TINJAUAN MANAJEMEN
LABORATORIUM BAHASA INGGRIS
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2015
DAFTAR ISI
Hasil Audit Internal 1
Umpan Balik Pelanggan 3
Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan 5
Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya 6
Hasil Audit Internal
Laboratorium Bahasa Inggris menjalani Audit Internal Mutu (AIM) Siklus 14 tahun 2015 pada hari Senin tanggal 2 November 2015 bertempat di Laboratorium Bahasa Inggris gedung B lantai 1 FISIP UB. Visitasi AIM siklus 14 ini dihadiri oleh dua Auditor/ Asesor:
1. Drh. Dyah Ayu Oktavianie (ketua auditor) 2. Dr. Ir. Pudji Purwanti, MP (anggota)
Visitasi AIM siklus 14 tahun 2015 ini membahas tentang klarifikasi perbaikan temuan AIM siklus 13 tahun 2014.
Dalam visitasi AIM ini Auditor Internal mengevaluasi temuan lama serta tindak lanjut dan status dari tindakan tersebut. Berikut temuan, tindak lanjut dan status tersebut:
No Temuan AIM Siklus 13 th 2014 Tindak lanjut Status 1 Perlu disusun job dan gap
analisis SDM
akan membuat job analisis dan gap analisis SDM
Open
2 Tidak semua bisnis proses layanan sesuai dengan siklus pDCA
Temuan akan di tindaklanjuti Closed
3 Konten pada menu sejarah tidak relevan.
Menyampaikan kepada bagian TIK untuk memisahkan menu
"Sejarah" dari menu milik Lab Komputer
Open
4 AC sering bermasalah karena daya tidak stabil
Mengajukan Stabilizer/ Stavol agar dayanya stabil, sehingga tidak menyebabkan masalah pada AC
Closed
5 Dokumentasi di tingkat fakultas, laboratorium harus memiliki copy dokumen verifikasi penerimaan barang.
Mengajukan ke bagian Umum dan Perlengkapan untuk mengadakan tanda bukti
penerimaan barang.
Menjelaskan secara detail spesifikasi barang yang di butuhkan oleh Lab Bahasa.
Closed
6 Dokumentasi belum lengkap Melengkapi dokumentasi yang belum ada
Closed
7 Tidak tersedia menu berbahasa inggris
Melaporkan ke bagian TIK untuk meng-upgrade sehingga menu Bilingual bisa diakses
Closed
1
8 Perlu ditambahkan tujuan unit kerja
Melaporkan ke bagian TIK untuk menambahkan tujuan unit kerja Lab Bahasa
Open
9 Daftar Aset di tingkat Fakultas, kecukupannya 50%
Melakukan perawatan setiap aset Lab Bahasa, mengajukan ke bagian Pengadaan tentang barang- barang yang menjadi kebutuhan Lab Bahasa, dan mencatat kondisi aset Lab Bahasa, dan melaporkan dan memperbaiki apabila ada kerusakan atau kehilangan.
Open
10 Telah diimplementasikan namun dokumen belum lengkap (analisis dan tindak lanjut)
Lab Bahasa sudah membuat borang IKM untuk setiap kegiatan. Untuk setiap keluhan dari pengguna Lab Bahasa,
Laboran langsung
menindaklanjuti dan memperbaiki/ mengadakan sarana prasarana/ fasilitas yang kurang baik/ belum ada.
Closed
11 Dokumen analisis dan tindak lanjut belum terdokumentasikan secara lengkap
Akan diadakan koreksi dan di dokumentasikan
Closed
Dalam visitasi AIM ini Auditor Internal mengevaluasi temuan baru dan saran-sarannya sebagai berikut:
No Temuan AIM Siklus 14 th 2015 Saran dari Auditor/ Asesor 1 (IS-L-41a) B. Persyaratan SMM
ISO 9001:2008 [41a]
Struktur organisasi dan tupoksi tersedia di website, namun perlu didokumentasikan dalam bentuk printout agar memudahkan akses bagi pelanggan 2 (IS-L-622) B. Persyaratan SMM
ISO 9001:2008 [622]
SDM sudah mempunyai Job Description masing- masing, namun perlu disusun Job Analisis dan Gap Analisis, serta perlu adanya upaya untuk pengembangan kompetensi SDM (misal melalui pelatihan, dll).
3 (IS-L-63) b. Persyaratan SMM Sarana dan prasarana Lab Bahasa Inggris masih
ISO 9001:2008 [63] belum lengkap, sudah ada upaya mengajukan
tambahan sarpras ke Fakultas, dan masih menunggu penyerahannya dari Unit Perencanaan/
Pengadaan. Daftar kebutuhan sudah diajukan, tinggal menunggu penyerahan. Namun metode pemeliharaan belum terdokumentasi
4 (IS-L-63) b. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [64]
Belum ada jaringan internet internal lab, karena jaringan wifi masih mengikuti wifi Fakultas, daya kadang-kadang masih naik turun, koneksi wifi seringkali lambat karena menjadi satu dengan wifi mahasiswa. Sehingga belum bisa menyelenggarakan test Toefl dalam bentuk ITP (sementara masih paper based). Upaya yang telah dilakukan dengan pengajuan peningkatan kapasitas bandwith ke Fakultas.
Umpan Balik Pelanggan
Umpan balik pelanggan merupakan acuan dari pelayanan dan fasilitas yang dinikmati pelanggan di Laboratorium Bahasa Inggris. Umpan balik pelanggan di Laboratorium Bahasa bisa diukur dari beberapa metode, yaitu: pengisian borang IKM, borang kritik dan saran, maupun keluhan secara langsung. Borang IKM biasanya kami bagikan kepada pelanggan di akhir kegiatan untuk diisi, kemudian hasilnya di rekap dan dilaporkan kepada Ka Lab. Borang Kritik dan Saran di tempatkan di depan ruang Lab Bahasa Inggris agar diisi langsung oleh masyarakat (dosen, mahasiswa, dan karyawan FISIP UB). Setiap ada Borang Kritik dan Saran yang masuk di kotak Kritik dan Saran, Laboran akan langsung mengambil, membaca, dan melaporkan kepada Ka.Lab. Keluhan langsung adalah keluhan yang disampaikan kepada pegawai yang ada di Lab Bahasa Inggris baik melalui KaLab maupun Laboran.
Selain keluhan yang diambil dari Borang IKM, Lab Bahasa Inggris juga mendapat masukan atau keluhan secara langsung dari pengguna jasa layanan Lab. Keluhan-keluhan dan tindak lanjut serta hasil akhirnya:
3
No Jenis keluhan Uraian Tindak lanjut Hasil Akhir
1 Sarana prasarana Alas Mouse (Mouse Pad) tidak tersedia
Membuat surat
pengajuan Mouse Pad ke Subbag Umum dan Perlengkapan dengan ditandatangani Ka Lab Bahasa Inggris
Sudah terpenuhi
2 Fasilitas Mouse pointer sering berhenti mendadak karena daya listrik tidak stabil. Hal ini sangat berdampak pada praktikum mahasiswa
Membuat surat
pengajuan pe kembelian Stavolt/ Stabilizer kepada unit Pengadaan dengan ditandatangani Ka Lab Bahasa Inggris
Belum terpenuhi
Adanya keluhan dari pelanggan adalah karena adanya ketidakpuasan. Tujuan dari ISO 9001:2008 adalah customer satisfaction. Untuk itu semua keluhan yang Lab Bahasa Inggris terima dari Borang IKM dan Borang Kritik dan Saran selalu kami upayakan tindaklanjutnya.
Berikut adalah masukan dari Borang IKM dan Borang Kritik dan Saran:
No.
Jenis/Aspek/
Bidang/ Layanan yang dikeluhkan
Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau
rencana) Status Akhir 1. Sarana prasarana AC kurang dingin membuat pengajuan
perbaikan
Closed
2. Sarana prasarana Daya listrik naik turun sehingga pergerakan mouse pointer seringkali berhenti
Membuat pengajuan stavolt dan UPS
Open
3. Sarana prasarana Kursi kurang Membuat pengajuan pembelian kursi tambahan
Closed
4. Sarana prasarana Jaringan Internet tidak
ada
Membuat pengajuan pemasangan LAN Internet
Closed
Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan
Berikut adalah tabel tentang tindakan koreksi, status serta tindakan pencegahan yang diperoleh dari keluhan, evaluasi kepuasan, temuan audit, evaluasi program kerja dan evaluasi sasaran mutu:
No
. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/Closed) Tindakan Pencegahan A. Keluhan
1. Listrik tidak stabil Membuat surat pengajuan barang pembelian Stavolt
Open Mematikan PC
agar tidak merusak PC 2. Bangku kurang Membuat surat
pengajuan barang pembelian kursi
Closed Menjaga dan
memeriksa agar kursi tidak rusak B. Evaluasi
Kepuasan
1. AC kurang dingin Membuat surat pengajuan perbaikan (penambahan Ampere pada listrik)
Closed Mengecek agar
AC tidak rusak
2. Mouse Pad tidak ada
Membuat surat pengajuan barang pembelian Mouse Pad
Closed Mengecek dan
menjaga agar Mouse Pad tidak rusak atau hilang C. Temuan Audit
1. MP Maintenance dan dokumentasi
Membuat MP Maintenance dan dokumentasinya
Closed Memastikan agar
setiap kegiatan pemeliharaan sapras sesuai dengan MP dan
5
juga
mendokumentas ikannya
2. Membuat Gap dan Job Analysis
Rencana untuk Studi Banding ke lab Bahasa Inggris lain dan
Pelatihan Laboran
Open Memastikan dan
mengusahakan agar tahun depan sudah terlaksana D. Evaluasi Program
Kerja
1. Pelatihan Bahasa Inggris bagi karyawan FISIP UB
Berkonsultasi dan koordinasi lagi dengan Wadek 1
Open
2. Debate English dan English Speech
Berkonsultasi dan koordinasi lagi dengan Wadek 1
Open
E. Evaluasi Sasaran Mutu
1. ...
2. ... dst.
Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya
No.
Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumnya
Aspek Tindak Lanjut yang SUDAH dilakukan
Kendala yang dihadapi
Rencana selanjutnya
1. Pengadaan Bandwidth untuk koneksi internet
Fasilitas lab Pengajuan koneksi WIFI / LAN Internet
Daya listrik tidak stabil
Perawatan berkala
2. MP
Maintenance
Dokumen Membuat MP Pemeliharaan dan Perbaikan Sarana Prasarana Lab
Pembuatan Nomor
Dokumen oleh GJM
Melakukan maintenance sesuai dengan prosedur pada MP
3. Studi Banding untuk
menemukan Gap Analysis
Fasilitas dan sarana prasarana lab
Bertanya kepada Lab lain tentang format sudi banding
Belum menemukan Lab yang akan dikunjungi untuk studi banding
Akan melakukan studi banding dengan Lab Bahasa Inggris dari luar UB 4. Pelatihan
Laboran
SDM Mencari informasi ke Universitas lain tentang pelatihan laboran
Kebanyakan pelatihan tentang
laboran Lab IPA
Akan terus mencari informasi dan mengadakan pelatihan Laboran
7
