7
Bab II Landasan Teori
2.1 Komunikasi Internal
2.1.1 Definisi Komunikasi
Pentingnya komunikasi bagi manusia tidaklah dapat dipungkiri begitu juga halnya bagi suatu organisasi. Pelaksanaan komunikasi yang baik pada suatu organisasi tentu akan mencapai keberhasilan dan memperlancar kegiatan yang ada di dalamnya dan begitu pula sebaliknya, kurang atau tidak adanya komunikasi organisasi maka kegiatan yang ada dapat macet atau berantakan.
Istilah komunikasi berasal dari bahasa Inggris yaitu communication yang berasal dari kata Latin, communicatio dan bersumber dari kata communis yang berarti sama. Sama disini maksudnya adalah sama makna, sama makna berarti kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih. Secara sederhana komunikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan baik secara verbal dan nonverbal (Effendy, 1999).
Menurut Widjaya (2000), komunikasi dapat diartikan sebagai proses normal penyampaian pesan dari komunikator ke komunikan melalui saluran atau media yang tepat sehingga menghasilkan efek yang diharapkan.
Menurut Arifin (1982), komunikasi merupakan proses ketika seorang individu (komunikator) mentransfer stimuli (menggunakan lambang bahasa) untuk mengubah tingkah laku individu (komunikan) yang lain.
Berdasarkan pengertian para ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari satu pihak kepada pihak lain hingga tercapai kesamaan makna diantara keduanya. Jadi jika antara komunikator dan komunikan tidak tercapai kesamaan makna atau jika terjadi perbedaan persepsi diantara keduanya, maka belum dapat dikatakan mereka telah berkomunikasi dengan sempurna. Di samping terjadi kesamaan makna, dalam komunikasi juga ada keinginan komunikator untuk mempengaruhi komunikan, sehingga komunikan mengikuti dan menyetujui apa yang disampaikan komunikator.
2.1.2 Definisi Komunikasi Internal
Menurut Lawrence (Ruliana 2014), komunikasi internal adalah pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau organisasi guna terwujudnya tujuan perusahaan dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan itu berlangsung secara horizontal dan vertikal di dalam paerusahaan yang menyebabkan pekerjaan (operasi dan manajemen) berlangsung. Sedangkan definisi komunikasi internal menurut AW (2005) komunikasi internal adalah proses komunikasi yang terjadi di suatu kantor dan hanya
melibatkan orang-orang yang menjadi bagian internal suatu organisasi perkantoran (publik internal).
Berdasarkan definisi komunikasi intern di atas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi yang dilakukan oleh orang-orang yang terdapat dalam organisasi tersebut yang dilakukan antara atasan (pimpinan) dengan bawahan (karyawan) baik secara vertikal maupun horizontal
2.2 Pola Komunikasi Internal
Upaya untuk mencapai keefektifan dalam pola komunikasi dan informasi pada ruang lingkup sebuah organisasi perlu dibutuhkan keahlian dalam memahami bentuk- bentuk komunikasi, dari terbentuknya pola komunikasi yang efektif maka komunikasi yang diterima oleh komunikan akan sesuai dengan apa yang disampaikan oleh komunikator. Menurut Ruliana (2014) pola komunikasi internal yaitu :
a. Komunikai Vertikal
Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang berlangsung dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication) atau komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan secara timbal balik (two way traffic communication).
Komunikasi dari pimpinan ke bawahan yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan
kepada bawahannya. Menurut Rahman (2000 dalam Ruliana 2014), pada komunikasi organisasi ada 5 jenis tipe komunikasi downward yaitu pertama instruksi kerja yakni komunikasi yang merujuk pada penyelesaian tugas-tugas khusus kedua rasio kerja yakni komunikasi yang menghasilkan pemahaman terhadap tugas dan hubungan dengan pengaturan lainnya), ketiga prosedur dan pelaksanaan yakni komunikasi tentang kebijakan –kebijakan, aturan-aturan, regulasi dan manfaat-manfaat yang ada, keempat umpan balik yakni komunikasi yang menghargai tentang bagaimana individu melaksanakan tugas- tugasnya dengan baik, kelima doktrin atas tujuan yakni komunikasi yang dirancang dengan karakter ideologi yang memberikan motivasi karyawan tentang pentingnya suatu misi organisasi secara keseluruhan.
Menurut Ruliana (2014) Adapun bentuk-bentuk komunikasi ke bawah adalah yaitu (1) petunjuk merupakan pernyataan dari pimpinan yang ditujukan kepada bawahan untuk memberikan tuntunan kepada bawahan (pegawai) dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya, petunjuk ini menjadi pegangan bagi pegawai dalam melaksanakan tugas atau pekerjaannya. (2) Keterangan- keterangan umum, yang diberikan adalah yang dapat mempercepat pelaksanaan tugas para pegawai yaitu pimpinan mengintensifkan pengetahuan-pengetahuan umum yang berhubungan atau sesuai dengan bidang-bidang (bagian-bagian) yang ada di kantor. (3) Perintah merupakan penegasan dari pimpinan kepada bawahan tentang hal yang harus dijalankan atau yang harus dikerjakan dan dapat pula bersifat suatu larangan. (4) Teguran, teguran dilakukan apabila
perintah tidak dilaksanakan, pekerjaan tidak selesai pada waktunya, menyimpang dari prosedur yang ditentukan dan terjadi banyak kesalahan dalam pekerjaannya. Seorang pemimpin dalam memberikan teguran sebaiknya memperhatikan langkah-langkah sebagai berikut: (1) Terlebih dahulu melihat pelaksanaan pekerjaansecara obyektif, (2) Setelah jelas bahwa melaksanakan kesalahan baru diberi teguran, (3) Menunjukan hal-hal yang harus dilakukan pegawai yang bersangkutan sehingga terhindar dari kesalahan yang lebih besar atau terjadinya pengulangan kesalahan. (4) Pimpinan saat memberikan teguran kepada bawahan hendaknya dilakukan dalam suasana akrab dan penuh persahabatan, sehingga bawahan atau pegawai yang ditegur tidak tersinggung atau merasa dijatuhkan, bahkan mereka akan berterima kasih dan mau menyadari bahwa itu dilakukan demi kebaikannya juga.
Adapun komunikasi ke atas adalah komunikasi yang berasal dari bawahan kepada atasan dalam rangka menyediakan feddback (umpan balik) bagi manajemen yang digunakan karyawan karyawan sebagai saluran komunikasi untuk mengungkapkan ide-ide atau gagasan yang mereka ketahui. Dalam pelaksanaan komunikasi ke atas ada beberapa hal yang dapat mengambat pelaksanaan komunikasi ke atas. Adapun permasalahan tersebut menurut Arni (2007) yakni kecenderungan bawahan (pegawai) untuk menyembunyikan perasaan dan pikirannya, perasaan bawahan bahwa pimpinan tidak tertarik pada mereka, kurangnya pengetahuan pimpinan terhadap pegawai yang
berkomunikasi ke atas, perasaan bawahan bahwa pimpinan tidak dapat menerima dan merespon terhadap apa yang mereka katakan
Komunikasi ke atas ini memiliki empat tipe khusus yaitu : (1) Informasi tentang sikap pekerja,moral dan efisiensi yang berhubungan dengan kebijakan, perencanaan, dan masalah-masalah. (2) Pengembangan yang signifikan pada unit-unit kerja departmen (3) Kesalahan yang menurunkan efisiensi. (4) Masalah yang tidak diketahui cara penyelesaiannya oleh pekerja.
b. Komunikasi Horisontal
Komunikasi horisontal ialah komunikasi secara mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf, karyawan sesama karyawan, dan sebagainya. Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya lebih formal, komunikasi horisontal sering kali berlangsung tidak formal. Komunikasi horizontal mempunyai fungsi yaitu memperbaiki koordinasi tugas, upaya pemecahan masalah, saling berbagi informasi upaya pemecahan konflik dan membina hubungan melalui kegiatan bersama. Bentuk komunikasi horizontal yang paling umum mencakup semua jenis kontak antarpersonal. Bahkan bentuk komunikasi horizontal tertulis cenderung menjadi lebih lazim (Ruliana,2014).
c. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal atau disebut juga komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan pegawai seksi lain. Karyawan biasanyya paling efektif dalam komunikasi diagonal atau
komunikasi lintas saluran karena biasanya tanggung jawab mereka muncul di beberapa rantai otoritas perintah dan jaringan yang berhubungan dengan jabatan (Ruliana, 2014). Sedangkan pola komunikasi diagonal menurut Wursanto (2008) adalah komunikasi yang berlangsung antara pegawai pada tingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak yang lain.
Menurut Effendy (2005) komunikasi diagonal adalah Komunikasi antar pimpinan seksi dengan pegawai seksi lain. Komunikasi diagonal biasanya bertanggung jawab secara tidak formal, sehingga seringkali menimbulkan masalah karena biasanya mengenai keluhan-keluhan pegawai terhadap pimpinannya, tetapi tidak berani atau tidak bisa disampaikan langsung. Hal seperti ini bisa menjadikan kesalah pahaman antara pimpinan seksi yang satu dengan pimpinan seksi yang lain.
Selain pendapat diatas adapun pola komunikasi internal menurut Effendy (1990) yang terjadi dalam suatu organisasi yaitu:
a. Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal dibedakan menjadi 2 yaitu komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication) adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan ke pimpinan. Dalam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi , penjelasan dan sebaliknya bawahan memberikan laporan-laporan, saran, pengaduan dan informasi kepada pimpinan. Menurut
Pace & Faules (1998) komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong keluh kesah pegawai muncul ke permukaan sehingga atasan dapat mengetahui apa yang telah terjadi. Komunikasi dua arah secara timbal balik juga sangat penting karena jika hanya satu arah saja dari pimpinan kepada bawahan tidak akan berjalan dengan lancar pimpinan juga perlu mengetahui tanggapan atau saran dari para karyawan sehingga suatu keputusan dapat diambil dengan tepat.
Komunikasi vertikal dapat dilakukan secara langsung antara pimpinan dengan karyawan ataupun bertahap. Komunikasi menyangkut masalah hubungan manusia dengan manusia, maka suksesnya komunikasi ditentukan oleh frame of reference manusia-manusia yang terlibat proses komunikasi. Pada hakikatnya tingkah laku manusia merupakan pencerminan dari frame of reference-nya.
Tingkah laku manusia dapat digambarkan secara skematis yaitu Area I (Open Area) atau bidang terbuka yakni kegiatan yang dilakukan seseorang disadari sepenuhnya oleh yang bersangkutan, juga oleh orang lain, Area II (Blind Area) yakni perbuatan yang dilakukan seseorang diketahui oleh orang lain tetapi dirinya tidak menyadari apa yang telah dilakukannya, Area III (Hidden Area) atau tertutup yakni kegiatan yang dilakukan seseorang disadari sepenuhnya oleh olehnya tetapi orang lain tidak mengetahuinya dan yang terakhir adalah Area IV (Uknown Area) yakni menggambarkan bahwa tingkah laku seseorang tidak disadari oleh dirinya sendiri dan orang lain
b. Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal ialah komunikasi secara mendatar antara anggota staff, antara karyawan dengan karyawan dll. Komunikasi horizontal sering kali berlangsung tidak formal. Mereka berkomunikasi satu sama lain bukan pada waktu mereka sedang bekerja melainkan saat istirahat ataupun pulang kerja.
Dalam situasi komunikasi seperti ini desas-desus berkaitan dengan hal-hal yang menyangkut pekerjaan atau tindakan pimpinna yang merugika mereka cepat sekali menyebar.
c. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal disebut juga dengan komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan pegawai seksi lain. Andaikata komunikasi tidak jarang terjadi komunikasi antara kepala bagian personel dengan karyawan di bagian lain dan seksi lain mengenai keluhan yang menyangkut nasibnya disebabkan oleh kurang memuaskannya informasi yang diperoleh langsung dari atasannya.
Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa pola komunikasi internal yaitu komunikasi vertikal yang meliputi komunikasi ke atas dan komunikasi ke bawah, komunikasi horisontal dan komunikasi diagonal.
2.3 Hambatan Komunikasi
Meskipun proses komunikasi sudah dirancang secara matang, belum tentu tujuan komunikasi tercapai secara efektif. Menurut Abidin (2015) hambatan atau gangguan
komunikasi dapat terbagi antara lain hambatan dari proses komunikasi, hambatan fisik, hambatan semantik dasn hambatan psikologis.
a. Hambatan dari Proses Komunikasi
Ada beberapa hambatan yang terjadi dari proses komunikasi yang pertama hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi pengirim pesan. Hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional, kedua hambatan dari penyandian. Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu simbol yang dipergunakan antara pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit, ketiga hambatan media. Hambatan yang terjadi pada penggunaan media komunikasi misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan, keempat hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan ini terjadi dalam menafsirkan sandi oleh penerima, kelima hambatan dari penerima pesan. Misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima/mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut, keenam hambatan dalam memberikan output. Output yang diberikan tidak menggambarkan sesuatu secara apaadanya tetapi memberikan interprestatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas.
b. Hambatan Fisik
Hambatan fisik dapat menganggu komunikasi yang efektif misalnya gangguan kesehata, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
c. Hambatan semanti
Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti yang tidak jelas antara pemberi pesan dan penerima.
d. Hambatan Psikologis Hambatan psikologis yang menganggu komunikasi misalnya perbedaaan harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.
Sedangkan menurut Cangara (2007) rintangan atau hambatan komunikasi pada dasarnya dapat dibedakan tujuh macam yakni sebagai berikut
a. Gangguan Teknis
Gangguan teknis terjadi jika salah satu alat yang digunakan dalam berkomunikasi mengalami gangguan, sehingga informasi yang ditranmisi melalui saluran mengalami kerusakan misalnya gangguan jaringan telepon, rusaknya pesawat radio sehingga terjadi suara bising dan semacamnya.
b. Gangguan Semantik dan Psikologis
Gangguan semantik ialah gangguan yang disebabkan karena kesalahan pada bahasa yang digunakan. Gangguan semantik sering terjadi karena kata- kata yang digunakan terlalu banyak memakai jargon bahasa asing sehingga sulit dimengerti oleh khalayak tertentu, bahasa yang digunakan pembicara berbeda dengan bahasa yang digunakan oleh penerima, struktur bahasa yang digunakan tidak sebagaimana mestinya sehingga membingungkan penerima dan latar belakang budaya yang menyebabakan salah persepsi terhadap
simbol-simbol bahasa yang digunakan. Selain rintangan semantik, juga terdsapat rintangan psikologis. Rintagan psikologis terjadi karena adanya gangguan yang disebabkan oleh persoalan-persoalan dalam diri individu, misalnya rasa curiga penerima kepada sumber, situasi bersuka atau karena gangguan kejiwaan sehingga dalam penerimaan dan pemberian informasi tidak sempurna.
c. Rintangan Fisik
Rintangan fisik adalah rintangan yang disebabkan karena kondisi geografis misalnya jarak yang jauh sehingga sulit dicapai, tidak adanya sarana kantor pos, kantor telepon, jalur transportasi dan semacamnya.
d. Rintangan Status
Rintangan status adalah rintangan yang disebabkan karena jarak sosial di antara peserta komunikasi, misalnya perbedaan status antara senior dan yunior atau atasan dan bawahan. Perbedaan seperti inmi menuntut perilaku komunikasi yang selalu memperhitungkan kondisi dan etika yang sudash membudaya dalam masyarakat yakni bawahan cenderung hormat pada atasannya.
e. Rintangan kerangka Berpikir
Rintangan kerangka berpikir ialah rintangan yang disebabkan adanya perbedaan persepsi antara komunikator dan khalayak terhadap pesan yang
digunakan dalam berkomunikasi yang disebabkan oleh latar belakang pendidikan yang berbeda.
f. Rintangan Budaya
Rintangan budaya adalah rintangan yang terjadi disebabkan karena adanya perbedaan norma, kebiasaan dan nilai-nilai yang dianut oleh pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi.
Berdasarkan pendapat para ahli di atas hambatan-hambatan dapat terjadi dalam suatu proses komunikasi. Hambatan tersebut dapat terjadi pada semua unsur komunikasi yaitu komunikator, pesan, media dan komunikan.
