Proses dan Kerja Tim
Tr a in in g Pr ogr a m M a n a j e m e n Tim
da n Ke pe m im pin a n
Ole h W idh iy osisw a n t o
KEPEMIMPINAN
MERUPAKAN
SEBUAH PROSES SOSIAL
Definisi Tim
• Tim adalah sekelompok orang dengan
Tugas Pemimpin
“Untuk menciptakan, menjaga dan
meningkatkan kerja sekelompok orang
Langkah-langkah Dalam
Kepemimpinan Tim yang Efektif
• Menentukan Konteks dan menjelaskan tujuan • Menjabarkan batasan-batasan
• Mengidentifikasi masalah-masalah kritis • Memberikan dorongan untuk kontribusi
• Membuat keputusan dan menerangkan rencana dengan jelas • Memberikan tugas
• Memonitor tugas • Melatih
Jelaskan konteks dan tujuan
Uraikan batasan dan aturan
Antisipasi hal-hal kritis
Minta saran dan pendapat
Buat Keputusan dan penjelasan atas rencana
Berikan tugas QQRT
Bimbing Pantau
Perilaku Pemimpin Tim Perilaku Anggota Tim
Jelaskan Konteks dan tujuan
Jelaskan batas-batas &
aturan Pahami konteks dan tujuan
Antisipasi hal-hal kritis Berikan saran dan pendapat mengenai cara melakukan sesuatu
Minta Saran dan Pendapat Dengarkan pendapat orang lain Pemberian Tugas CPQQRT
Buat Keputusan tentang
rencana yang jelas Terima keputusan yang telah dibuat
Berikan tugas yang jelas Perjelas tugas-tugas anda
Pantau kemajuan Pusatkan perhatian pada tugas anda bekerjasamalah
Bimbing anggota tim Terima bimbingan yang diberikan
Tinjau kegiatan Minta untuk ditinjau
Tugas Anggota Tim
“
Terlibat secara aktif dakam proses tim dan memberikan
kontribusi secara kritis terhadap perencanaan dan
Langkah-langkah Dalam
Keanggotaan Tim yang Efektif
• Pahami konteks dan tujuan
• Berikan saran dan pendapat mengenai cara melakukan sesuatu • Dengarkan
• Terimalah keputusan
• Perjelas tugas-tugas anda
• Pusatkan perhatian pada tugas anda dan bekerjasamalah • Terima bimbingan yang diberikan
Proses Tim
Peran Saling Melengkapi
Kerja tim – semua pekerjaan – merupakan akuntabilitas perorangan
Perilaku kepemimpinan dan keanggotaan yang baik, keduanya sangat penting dalam kerja tim
Dalam setap tugas tim , ada akuntabilitas untuk mengembangkan dan mempertahankan
hubungan yang efektif
Pertanggungjawaban Memimpin
dan kepemimpinan
Memimpin sub-tugas yang berbeda-beda dalam sebuah tim atau menunjukkan tingkah laku kepemimpinan (tingkah laku yang mempengaruhi terhadap hasil yang
konstruktif)
Pemberian Tugas
Tugas adalah pemberian tugas khusus
- untuk mencapai suatu hasil
- dalam batasan waktu tertentu
- sumber daya yang telah ditetapkan
• Biasanya terjadi dalam hubungan antara atasan langsung dengan bawahan
• Menetapkan kerangka kerja dimana seseorang dapat melaksanakan kerjanya
Komponen Tugas
• Konteks dn Tujuan
Tujuan dan bagaimana kaitannya dengan kinerja yang lain dan gambaran tugas yang lebih luas
• Hasil
Kualitas dan kuantitas
• Sumber Daya
Anggaran, staf, peralatan, kewenangan, informasi, waktu, jam, kerja staf, lokasi geografis, ……….
Pemberian Tugas
Mengapa ?
Konteks &
Tujuan
Apa ?=Hasil
Kuantitas &
Kualitas
Dengan Apa ?
Sumber Daya
Konteks
•
Memberikan gambaran kepada saya apa yang sedang
terjadi di sekitar tugas tersebut. Memberikan
gambaran tugas yang lebih luas.
•
Memungkinkan saya membuat keputusan dalam hal
detail, perubahan atau prioritas bila saya harus
melakukannya.
Tujuan
• Pernyataan singkat mengenai tujuan untuk
mengaikan detail tugas dan konteks
Perumusan dan Pemberian
Tugas
Bila efektif, proses itu akan :
• Membangun dan memperkuat komitmen • Mengurangi ketidakpastian
• Memperlihatkan bagaimana suatu tugas berhubungan dengan tugas-tugas lainnya (gambaan lebih luas)
• Memungkinkan adanya pertanyaan dan umpan balik • Membentuk kesepakatan mengenai siapa yang
bertanggungjawab atas tugas
Perumusan Tugas
• Adalah suatu pekerjaan bagi orang yang memberi tugas
• Akan mempengaruhi kualitas pemberian tugas serta pekerjaan itu sendiri
• Sering tidak disediakan waktu yang memadai
Membuat Perumusan Tugas
1. Bagi anda sendiri tugas-tugas tersebut harus jelas 2. Tetapkan tugas apa yang akan anda berikan
3. Pertimbangkan kemampuan individu yang dibutuhkan 4. Tetapkan konteks dan tujuannya.
5. Setujui hasilnya
7. Rumuskan dengan jelas waktu penyelesaian tugas 8. Sebutkan dimensi khusus dan cakupan lingkup tugas 9. Cek untuk memastikan bahwa pemahaman sudah
sama
10. Tinjau kembali prioritas untuk tugas yang lain/berikutnya
11. Tetapkan sistem untuk peninjauan kembali
Memahami Pekerjaan Saya
Daftar Periksa
1. Apa maksud pimpinan saya dan apa tugas saya dalam perencanaan keseluruhannya ?
2. Apa yang harus saya lakukan atau tugas penting apa yang harus saya selesaikan untuk memenuhi permintaan mereka ? 3. Apakah saya memiliki kebebasan untuk bertindak dan
apakah benar-benar ada kendala-kendala?
Tanggung Jawab Pemberi Tugas
• Merumuskan tugas secara tepat sebagai bagian kerja keseluruhan mereka termasuk membuat prioritas.
• Tugas yang diberikan harus jelas dan sertakan masukan Anggota Tim dalam tugas tesebut.
• Mengecek untuk memastikan tugas telah kelas dan dipahami. • Menentukan proses pemantauan dan peninjauan ulang
Kewenangan Pemberi Tugas
• Memberikan Tugas
• Meninjau kembali, memberikan penghargaan dan mengenali siapa yang diberi tugas.
• Meminta pelaporan dan umpan balik
Tanggung Jawab Penerima
Tugas
• Memahami Tugas dan konteksnya
• Memberikan input terhadap tugas tersebut, syarat-syaratnya dan kesesuaiannya dengan tugas lain. • Memberikan informasi tentang kemajuan tugas. • Mengangkat masalah dan perhatian, terutama bila
keadaan lingkungan berubah, maslah-masalah penting baru mencuat atau bila tugas terlihat keluar dari jalur. • Melaksanakan tugas sesuai dengan harapan pemberi
Kewenangan Pemberi Tugas
• Memberikan masukan dalam konstruksi tugas- termasuk kesesuaian Tugas tersebut dengan tugas-tugas mereka yang lain
• Mencari informasi mengenai anggota tim yang lain dan tugas mereka
• Mengangkat masalah dan memberikan umpan balik tehadap kemajuan tugas
Implikasi terhadap Organisasi
• Terdapat keseimbangan dinamis antara memiliki sistem dan prosedur kerja dan memberikan lingkup kepada seseorang agar dapat mempertimbangkan dan membuat keputusan (demikian juga untuk meningkatkannya)
• Mengambil semua hak seseorang untuk melakukan
pertimbangan dalam rangka melaksanakan tugasnya dalam hal yang tidak manusiawi.
• Memberikan tantangan terlalu besar kepada seseorang akan sama buruknya dengan memberikan terlalu sedikit
Beberapa Perangkap bagi
Pemimpin Tim
• Tidak dapat melihat masalah dari sudut pandang anggota • Terlalu terlibat dalam pelaksanaan
• Merasa selalu mempunyai jawaban • Bersikap seolah-olah seorang ahli
• Mengabaikan segi-segi interaksi sosial dan program • Memperbaiki satu hal saja
Beberapa Perangkap Bagi
Anggota
• Diam saja
• Tidak mendengarkan
• Melaksanakan “pekerjaan saya sendiri” • Melaksanakan pekerjaan orang lain
• Mencari alternatif namun tidak melapor ke atasan • Memecah belah tim
• Membuktikan anda selalu benar • Mengabaikan bimbingan
Memberikan Umpan Balik
Untuk membantu merubah perilaku
Hasil
(Output)
Masa Depan
(Future)
Perilaku
(Behavior)
Bagaimana kita dapat mengubahnya menjadi tindakan? Apa yang bisa kita lakukan untuk mengubahnya ?
Future (Masa Depan) Mengubah umpan
Apa tanggapan saya pribadi terhadap perilaku itu ? Adakah perilaku itu memenuhi harapan saya ?
Apakah hal itu menolong saya mendapatkan sesuatu untuk masa depan ?
Feeling (Perasaan) Pengaruhnya pada diri sendiri
Konsekuensi yg sesungguhnya atau yg diasumsikan ? Apakah hal itu sudah menjelaskan hasil yang relevan ? Adakah kemungkinan mendapat persetujuan
Outcome (Hasil) Pengaruh pada tim, perusahaan,
keselamatan, dsb
Apakah fokusnya pada fakta-fakta yang dapat diamati ? Apakah jelas ? Apakah spesifik ?
Apakah aktual ? Behaviour (perilaku)
Fokus pada fakta
