SENARAI TUGAS GURU DATA Peringkat : Sekolah Menengah/Rendah
Jawatan : Guru Data Sekolah DG41/DGA32/DGA29 Waktu Bertugas : Mengikut waktu persekolahan (bagi sekolah
dua sesi waktu
bertugas boleh disesuaikan merangkumi kedua-dua sesi)
1. Menjalankan tugas-tugas berkaitan dengan kurikulum dan kokurikulum seperti yang ditetapkan oleh Guru Besar/Pengetua (PGB).
2. Merancang pengurusan data dan maklumat pendidikan
peringkat sekolah yang diarahkan oleh Bahagian-Bahagian di KPM, Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pendidikan Daerah (Gabungan) dan sekolah dan lain-lain agensi kerajaan.
a) Bertanggungjawab bagi pengurusan data di bawah sistem aplikasi seperti EMIS iaitu melaksanakan pengumpulan, pemprosesan, penyimpanan, pengeluaran, pelaporan,
pembekalan dan penyebaran data dan maklumat pendidikan sekolah mengikut kaedah dan jadual yang ditetapkan yang berkaitan dengan:
i. Guru seperti biodata, opsyen dan pengalaman mengajar;
ii. Pelajar seperti enrolmen, biasiswa dan bantuan lain; iii. Staf bukan guru;
iv. Profil sekolah termasuk fizikal dan maklumat am sekolah;
v. Pendaftaran PTK;
vi. Lain-lain yang ditetapkan dari semasa ke semasa. b) Membantu guru dan staf sokongan dalam penyelarasan data
dan maklumat pendidikan seperti HRMIS, Sistem Maklumat Murid (SMM), Sistem Salah Laku Disiplin Murid (SSDM), KWAMP,
peperiksaan, asrama, kokurikulum, Buku Teks dll.
c) Membantu dalam penyelenggaraan dan rangkaian
komputer; namun bagi sekolah Bestari tanggungjawab teknikal dibuat oleh Penyelaras IT.
▸ Baca selengkapnya: senarai tugas guru akademik biasa
(2)3. Memberi khidmat nasihat kepada guru berkenaan pengurusan data dan maklumat peringkat sekolah.
4. Menjadi Setiausaha Jawatankuasa Maklumat dan Pengkomputeran Sekolah (JMPS).
GARIS PANDUAN PENGURUSAN MAKLUMAT SEKOLAH Adalah menjadi tanggungjawab Guru Data:
1. Mengemas kini data EMIS Online.
2. Mematuhi tarikh kutipan dan garis panduan penyelenggaraan yang telah ditetapkan.
3. Memastikan data disemak dan disahkan.
4. Menyediakan laporan atau catatan yang diperlukan contoh: catatan atau alasan bagi turun/naik (perubahan) data enrolmen dan ditentu sah oleh GPK1 selaku Pengurus Maklumat Sekolah sebelum menghantar ke PPD.
5. Memastikan Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari aplikasi EMIS Online disemak dan disahkan oleh PGB sebelum dihantar ke PPD.
6. Menyimpan dengan baik segala dokumen (bahan bercetak atau elektronik) berkaitan pengurusan data EMIS Online.
7. Menyelenggara komputer yang digunakan untuk tujuan pengurusan maklumat sekolah dengan baik. Segala kerosakan peralatan/perisian/talian internet hendaklah dilaporkan kepada Pegawai Maklumat, PPD dengan segera supaya kutipan data tidak terganggu.
8. Membuat salinan backup data pada setiap kutipan melalui proses muat turun dan menyimpan disket backup dengan baik.
9. Jika berlaku kerosakan komputer /talian internet segala urusan kemas kini hendaklah dilakukan di sekolah
berhampiran/PKG/PPD/JPN/KPM.
PROSEDUR PENYERAHAN DATA KUTIPAN SEKOLAH 1. Ralat data yang berkaitan yang dipapar dari aplikasi Utiliti
Semak Ralat Data Online dibersihkan.
2. Pihak sekolah menyerahkan Cetakan Semak Ralat Data Online kepada JU atau Pegawai Maklumat Daerah yang telah disahkan PGB/PK1.
3. Pihak sekolah perlu mengesahkan data sekolah, catatan/alasan naik/turun (perubahan) data enrolmen, dan Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari aplikasi EMIS Online.
SENARAI SEMAK EMIS
Berikut adalah senarai bahan berkaitan EMIS yang perlu ada di sekolah:
1. Fail EMIS sekolah
2. Cetakan Analisa data kutipan Januari, April, Jun dan Oktober tahun semasa.
3. Sistem Utiliti Semak Ralat Data Online terkini 4. Manual Pengguna Utiliti EMIS Online terkini 5. Buku Definisi Variabel EMIS Online terkini 6. Kemaskini data dari masa ke semasa.
7. Muat turun data EMIS Online sekolah setiap akhir bulan. 8. Koleksi disket arkib kutipan-kutipan terdahulu
9. Koleksi Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang terdahulu yang dicetak dari aplikasi EMIS .
TUGAS GURU DATA SEBAGAI SETIAUSAHA JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT SEKOLAH (JPMS)
1. Memastikan data dalam bentuk soft copy serta bercetak yang disediakan setelah disemak, dan ditentu sah bagi menghasilkan data dan maklumat yang berkualiti, sahih dan menepati masa. 2. Bertindak sebagai Pegawai Perhubungan Maklumat Sekolah
3. Menghasilkan laporan statistik dan maklumat pendidikan peringkat sekolah.
4. Memastikan mesyuarat JMPS dilakukan pada akhir bulan Januari, April, Jun dan Oktober (kutipan perdana) iaitu sebelum data EMIS Online dimuat turun oleh PPD / JPN / KPM.
GARIS PANDUAN PENYELENGGARAAN EMIS PERINGKAT SEKOLAH
AKTIVITI PROSES TINDAK
AN RUJUKAN
Taklimat/ Penjelasa n
Menghadiri taklimat berkaitan dengan
EMIS Online Pengetua/
1) memasukkan dan mengemas kini data
2) membuat semakan
menggunakan aplikasi Utiliti dan Verifikasi Asas
3) membetulkan ralat data yang berkaitan yang dipapar
4) menyediakan catatan atau laporan ralat terutama tentang turun/naik maklumat enrolmen untuk dihantar ke PPD
5) memastikan data yang tersimpan dalam komputer di sekolah adalah data terkini yang telah dikemas kini dan diperbaiki selepas verifikasi terakhir
dijalankan
Maklumat Sekolah
Bilik-bilik di sekolah Kuarters Guru
Data Manual Definisi Variabel EMIS Online
Dokumen berkaitan: - pelan sekolah: keluasan sekolah, bilangan dan, kegunaan bilik, bilangan blok, jenis padang/ gelanggang dll.
- penubuhan sekolah - penyerahan sekolah - geran tanah
- keadaan bangunan dari JKR
Tempat letak kenderaan Maklumat Asrama Bangunan Asrama Bilik-bilik Asrama Peralatan
Maklumat Staf (Guru & Bukan Guru) Kelulusan Ikhtisas
Guru - bilangan blok - jenis padang/
gelanggang dll.
Fail Peribadi Guru dan staf
Dokumen berkaitan: - sijil akademik - sijil ikhtisas - jadual waktu peribadi
dll.
AKTIVITI PROSES TINDAK
AN RUJUKAN
Kokurikulum Bukan Guru
Latihan Dalam Perkhidmatan/PTK Elaun
Mata pelajaran Ajar Sejarah Perkhidmatan
1) menyediakan nota penerangan ringkas untuk
dilampirkan bersama borang pengisian/ pengemaskinian maklumat
2) mengagihkan
borang dan jadual yang berkaitan kepada mereka yang berkenaan
3) menjelaskan cara
mengisi borang/jadual tersebut dengan betul dan tepat
4) memaklumkan
tarikh mengumpul semula borang tersebut
5) memastikan
borang-borang berkenaan telah diterima dan diisi dengan lengkap
6) memasukkan dan
mengemaskinikan data dalam EMIS Online
Guru
Data PK HEMPenyelaras/Guru Tingkatan
Maklumat Enrolmen
Enrolmen Murid dan Bilangan Kelas Bilangan Murid Yatim
Bilangan Murid Intervensi 3M
Maklumat Murid Thn. 1 dari Prasekolah Tahun Lepas
Bilangan Murid Khas
Bilangan Murid dan Kelas Mengikut MP Elektif-KBSM/ Tambahan KBSR
Bilangan Murid POL
Bilangan Murid ke Tingkatan Peralihan/Tingkatan 1
Enrolmen Murid Tahun 1 dari/tanpa Prasekolah
Bilangan Murid Beragama Islam Bilangan Murid Mengulang Bilangan Pemegang Biasiswa Bilangan Penghuni Asrama
Bilangan Murid Mendaftar Tahun 1 Bilangan Murid Cicir (Berhenti sekolah dan tidak meneruskan pelajaran)
Bilangan Murid Cicir (Berhenti sekolah dan meneruskan dalam sistem lain) Bilangan Warga Negara Asing
Kelas Cantum
Dokumen berkaitan:
- Rekod/Jad
ual Kehadiran Murid setiap Tahun/
Tingkatan
- senarai
murid contoh: menerima biasiswa, yatim, mengikut subjek elektif, Islam, mendaftar
Tahun/Ting. 1, warganegara asing dll.
AKTIVITI PROSES TINDAK
AN RUJUKAN
Penghant aran data sekolah ke PPD
1) mengemaskini data berdasarkan dokumen yang berkaitan
2) membuat semakan
menggunakan aplikasi Utiliti dan Verifikasi Asas
3) menganalisis naik/turun (perubahan) data seperti yang terdapat dalam output kuiri Verifikasi Asas
4) menyediakan catatan/alasan bagi maklumat dalam 3)
1) melakukan muat turun data ke dalam disket untuk keselamatan data.
2) mencetak Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah.
3) mendapatkan tandatangan pengesahan daripada PK1 dan Pengetua/Guru Besar dalam Laporan yang dicetak.
4) melakukan proses muat turun dalam disket.
5) melabelkan disket serta tarikh kutipan dan disimpan ditempat khas.
6) menyerahkan data sekolah bersama Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari aplikasi EMIS serta catatan
naik/turun enrolmen ke PPD. 7) melaporkan segala masalah
Carta Aliran – Pengurusan Data EMIS
Lengkapkan/kemas kini semula
maklumat dalam sistem.
Buat semakan/ pembetulan dan cetak semula
Buat semakan/ pembetulan dan cetak semula
Guru Data sedia dan cetak
borang/dokumen: Profil sekolah, Guru dan Staf, Enrolmen, Asrama
Guru Data serah borang/dokumen kepada Pembantu Tadbir berkaitan maklumat Guru/Bukan Guru
Guru Data edar borang/dokumen kepada AJK JPMS yang berkenaan untuk
dilengkapkan
Guru Data kumpulkan semula
borang/dokumen yang diedarkan dan semak
Maklumat lengkap
Guru Data kemaskini maklumat dalam aplikasi
Guru Data semak data menggunakan Aplikasi Utiliti EMIS dan Verifikasi Asas dan cetak laporan ralat
Maklumat tepat
Guru Data dapatkan pengesahan PGB/PK1
Lulus
Guru Data cetak Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah dan dapatkan
tandatangan pengesahan daripada PK1 serta Pengetua/Guru Besar.
