PANDUAN SATKER DALAM
MENGHADAPI ROLLOUT
SPAN
OUTLINE
Petunjuk Teknis/Pelaksanaan
Pemilihan Tipe Supplier
Pengisian Alamat Email
Pengisian Detail Rekening Penerima
Perubahan Data Supplier
Transfer ADK SPM ke Dalam Flashdisk
Penyampaian ADK Kontrak
Pengajuan SPM Gaji Induk
Penggunaan
Virtual Account
Untuk Pembayaran
Langganan Daya dan Jasa PT. PLN (Persero)
Ketentuan Lain-Lain
PETUNJUK TEKNIS/PELAKSANAAN
Satuan Kerja agar MEMAHAMI dan
MEMPEDOMANI Peraturan Direktur Jenderal
Perbendaharaan Nomor 58/PB/2013 tentang
PEMILIHAN TIPE SUPPLIER
Pemilihan kode tipe supplier pada aplikasi SPM
harus tepat, yaitu :
Tipe Supplier Jenis Supplier
01 Bendahara Pengeluaran 02 Pihak ketiga/Rekanan 03 Para Pegawai (PNS)
06 Bantuan Sosial, Beasiswa, Pegawai Non PNS
PENGISIAN ALAMAT EMAIL
Alamat email harus diisi dengan email satker yang
valid dan aktif (bukan email rekanan) ;
Dapat menggunakan semua email (gmail, yahoo, dll)
Bagi penggunaan email *.go.id, dikonfirmasi dahulu
karena beberapa admin email tersebut secara
otomatis akan menolak email masuk selain dari
instansi/alamat email yang sama;
Apabila tidak mendapat notifikasi via email, cek pada
bagian SPAM;
Penggantian alamat email tidak perlu menggunakan
surat, cukup diganti pada aplikasi SPM/GPP;
Pastikan penulisan email benar (huruf besar/kecil,
PENCATATAN DAN VALIDASI DATA
SUPPLIER
Dalam rangka pelaksanaan pembayaran, KPPN melakukan pencatatansupplier ke dalam data supplier ke dalam database SPAN yang dilakukan terhadap :
1. Data supplier hasil inventarisasi oleh Direktorat Jenderal Perbendaharaan/
KPPN yang dilakukan dengan tahapan sebagai berikut :
a. Direktorat Jenderal Perbendaharaan/KPPN melakukan inventarisasi
seluruh data supplier berdasarkan tipe supplier tersebut diatas;
b. Direktorat Jenderal Perbendaharaan/KPPN menyampaikan hasil
inventarisasi data supplier kepada satker untuk mendapatkan pengesahan;
c. PPK melakukan verifikasi terhadap data hasil inventarisasi data
supplier sebagaimana dimaksud pada huruf b;
d. Terhadap hasil verifikasi tersebut, PPK melakukan :
1) Pengesahan data supplier yang dianggap benar dan menyampaikan ke
KPPN atau;
2) Perbaikan data supplier apabila ditemukan kesalahan dan
menyampaikan data supplier yang benar ke KPPN setelah terlebih dahulu dilakukan pengesahan;
e. Data supplier sebagaimana dimaksud pada huruf d menjadi data awal
PENCATATAN DAN VALIDASI DATA
SUPPLIER
2. Data supplier hasil pendaftaran oleh satker dilakukan untuk
data supplier dari hasil perekaman pada aplikasi SPM yaitu :
a. Data supplier yang belum dicatat dalam SPAN
b. Penambahan elemen data informasi lokasi dan/atau informasi
rekening pada data supplier yang telah dicatat dalam SPAN.
PENCATATAN DAN VALIDASI DATA KONTRAK
Dalam rangka pelaksanaan pembayaran, KPPN melakukan pencatatan kontrak ke dalam data kontrak ke dalam database SPAN yang dilakukan terhadap :
1. Data kontrak hasil inventarisasi oleh Direktorat Jenderal Perbendaharaan/
KPPN yang dilakukan dengan tahapan sebagai berikut :
a. Direktorat Jenderal Perbendaharaan/KPPN melakukan inventarisasi
seluruh data kontrak yang telah masuk ke KPPN sebelum rollout SPAN;
b. Direktorat Jenderal Perbendaharaan/KPPN menyampaikan hasil
inventarisasi data kontrak kepada satker untuk mendapatkan pengesahan;
c. PPK melakukan verifikasi terhadap data hasil inventarisasi data kontrak
sebagaimana dimaksud pada huruf b;
d. Terhadap hasil verifikasi tersebut, PPK melakukan :
1) Pengesahan data kontrak yang dianggap benar dan menyampaikan ke
KPPN atau;
2) Perbaikan data kontrak apabila ditemukan kesalahan dan menyampaikan
data kontrak yang benar ke KPPN setelah terlebih dahulu dilakukan pengesahan;
PENCATATAN DAN VALIDASI DATA KONTRAK
2. Data kontrak hasil pendaftaran oleh satker dilakukan untuk
data kontrak dari hasil perekaman pada aplikasi SPM yaitu :
a. Data kontrak yang belum pernah dicatat dalam SPAN b. Perubahan atas data kontrak yang telah tercatat dalam
SPAN
PENGISIAN DETIL REKENING
PENERIMA
Nomor rekening tidak boleh lebih dari 30 digit;
Penulisan rekening tidak boleh mengandung
tanda baca/simbol termasuk spasi (hanya dalam
bentuk angka);
Penulisan rekening harus sama dengan referensi
bank, rekening koran bank, atau buku tabungan;
Kebenaran pengisian rekening menjadi tanggung
jawab satker;
Kode bank pusat harus diisi dan benar;
Kode nama bank tidak wajib diisi tp wajib
PERUBAHAN SUPPLIER
Perubahan data supplier dilakukan dengan
mengajukan Surat Permintaan Perubahan Data
Supplier (Sesuai format) dilampiri :
Fotocopy Surat keterangan Domisili
Perusahaan;
Fotocopy rekening koran bank;
Fotocopy NPWP untuk perubahan NPWP;
KPPN tidak memproses permintaan yang belum
TRANSFER ADK SPM KE DALAM FLASH
DISK
ADK SPM yang diajukan ke KPPN dipisahkan
perjenis SPM dalam folder terpisah
Gaji Induk/kekurangan gaji/gaji terusan/dll;
SPM UP/TUP/GUP/Nihil;
SPM Kontraktual;
SPM Non Kontraktual;
Khusus SPM GUP, beberapa SPM dapat
SPM KONTRAKTUAL
Karwas Kontrak disampaikan ke KPPN paling
lambat 5 hari setelah penandatanganan kontrak;
Teliti dalam pengisian detail karwas kontrak;
Pada saat perekaman SPM yang telah didaftarkan
Kontraknya harus diisi sebagai SPM-kontraktual
dan tidak boleh terekam sebagai SPM-non
kontraktual;
Tanggal kontrak tidak boleh beda tahun anggaran
dengan DIPA (kecuali multiyears);
Pengisian data kontrak pada Aplikasi SPM
menggunakan pilihan manual bukan persentase
untuk menghindari adanya selisih karena
PENGAJUAN SPM GAJI INDUK
SPM Gaji Induk disampaikan ke KPPN Paling lambat
tanggal 15 setiap awal bulan;
Tanggal pada SPM Gaji Induk adalah tanggal pengajuan
SPM Gaji Induk ke KPPN, kecuali SPM Gaji Induk Bulan
Januari;
Pastikan Nama dan Nomor Rekening pada daftar terlampir
sudah terisi dengan benar dan rekening dalam posisi aktif;
Pastikan pengisian NPWP pegawai adalah NPWP pribadi
bukan bendahara dan sesuai dengan kartu NPWP terdiri
dari 15 digit angka, apabila masih menggunakan standar
lama (14 digit) harap dikonfirmasi ke Kantor Pelayanan
Pajak;
Kesalahan pengisian data rekening dan NPWP dapat
PENGGUNAAN VIRTUAL ACCOUNT
Pembayaran langganan daya dan jasa PT. PLN
(Persero) dengan mekanisme SPM-LS (langsung)
agar menggunakan
Virtual Account;
Nomor
Virtual Account
agar dikonfirmasi
terlebih dahulu ke PLN setempat;
Bagi yang satker yang belum mempunyai
Virtual
Account,
agar segera menghubungi PLN untuk
mendapatkan
Virtual Account;
Apabila informasi
Virtual Account
berbeda
KETENTUAN LAIN-LAIN
Untuk SPM-GUP Nihil dan SPM-PTUP
menggunakan tipe supplier 1 (satker) dengan
uraian penerima pada SPM GUP Nihil dan
SPM-PTUP yaitu “Bendahara Pengeluaran ...(diisi nama
satker)..”;
Untuk pengesahan SPM-BLU dan SPM Hibah
menggunakan tipe supplier 1 (satker);
Aplikasi SPM dan Aplikasi GPP harus selalu
menggunakan
update
versi terbaru;
Penulisan apapun dalam aplikasi SPM maupun
GPP, tidak boleh menggunakan simbol (ASCII),
yang diperbolehkan adalah yang ada pada
PERMASALAHAN DATA INPUT DARI SATKER
Supplier
No Permasalahan Solusi
1 NPWP tidak valid Konfirmasi ke KPP terkait NPWP yang valid. Sistem memvalidasi NPWP harus 15 digit dan digit 10 s.d digit ke-12 adalah kode KPP
2 Nama pemilik rekening
(Nomor rekening yang sama telah terdaftar dengan nama pemilik rekening yang berbeda)
PERMASALAHAN DATA INPUT DARI SATKER
Supplier
No Permasalahan Solusi
3 Data-data yang bersifat
mandatory tidak diisi Lihat lampiran perdirjen 58 Tahun 2013 untuk mengetahui data-data yang wajib diisi pada saat merekam data supplier
4 Terdapat karakter yang tidak dapat dikenali sistem sehingga mengakibatkan data ditolak
PERMASALAHAN DATA INPUT DARI SATKER
No Permasalahan Solusi
5 Pembayaran kepada penerima tunggal untuk tipe supplier banyak penerima
Kesalahan menentukan tipe supplier,
sebagian data mandatory tidak terisi
Tetap menggunakan tipe supplier ke banyak penerima sesuai peruntukannya. Tujuan dalam baris additional bank info diisi hanya 1 penerima.
6 Pembayaran langsung ke rekening penerima untuk selain belanja pegawai (menggunakan supplier tipe 6 untuk beasiswa, honorarium dan
sejenisnya)
Apabila penerima adalah pns/ polri, informasi rekening tujuan yang digunakan (untuk pembayaran dengan tipe supplier 6) tidak boleh sama dengan yang digunakan untuk pembayaran gaji (tipe supplier 3).
7 Pembayaran ke rekening bank di luar negeri
PERMASALAHAN DATA INPUT DARI SATKER
No Permasalahan Solusi
8 Kode Pos Supplier satker menggunakan kode pos
satker, sesuai pada data referensi aplikasi SPM
Supplier rekanan menggunakan kode pos
rekanan
Kode pos untuk supplier yang digunakan pada data kontrak tertentu harus konsisten (khususnya apabila telah terdapat pembayaran)
9 Alamat e-mail Menggunakan alamat email satker (email untuk vendor belum diaktifkan)
10 Pembayaran ke rekening
Poin-poin Khusus terkait Supplier dan Kontrak
•
SUPPLIER
1. Gunakan / cantumkan data supplier secara konsisten.
2. Pastikan memilih tipe supplier yang benar demi kelancaran pendaftaran kontrak dan pembayaran sesuai Perdirjen Perbendaharaan Nomor 58 Tahun 2013.
3. Tata cara perekaman data bendahara/supplier pada aplikasi SPM harus sesuai dengan petunjuk pengisian dari DJPBN.
4. Perhatikan aturan mengenai supplier yang sering mengalami kesalahan pada saat didaftarkan: supplier yang terkait dengan bantuan sosial, beasiswa, daya dan jasa, pengesahan (SPM nihil) dan supplier banyak penerima yang didaftarkan sebagai lampiran.
5. Data yang didapat dari pihak eksternal harus ditulis sama persis dengan yang diterbitkan pihak eksternal tersebut. Hal yang paling utama adalah “nama rekening” harus sama dengan nama rekening pada rekening koran/buku tabungan yang diterbitkan bank.
6. Lakukan konfirmasi jika data yang dimiliki satker dinilai meragukan. Misalnya NPWP seharusnya 15 digit tetapi data yang diterima hanya 13 digit.
7. Apabila seorang pegawai menerima honor/ allowance beasiswa/ hak selain belanja pegawai, hendaknya jangan menggunakan rekening yang biasa digunakan untuk menerima gaji.
8. Tidak ada pembayaran dengan tujuan “terlampir” dalam SPAN.
Poin-poin Khusus terkait Supplier
PERMASALAHAN DATA INPUT DARI SATKER
Kontrak
No Permasalahan Solusi
1 Data-data yang bersifat mandatory
tidak diisi Lihat lampiran perdirjen 58 Tahun 2013 untuk mengetahui data-data yang wajib diisi pada saat merekam data kontrak
2 Terdapat karakter yang tidak dapat dikenali sistem sehingga
mengakibatkan data ditolak
Perhatikan pada saat perekaman data kontrak agar operator tidak menggunakan karakter-karakter ASCII dalam perekaman data kontrak. Karakter-karakter tersebut biasanya berupa simbol seperti simbol ±, simbol permil, dll
3 Nilai kontrak tidak sama dengan
PERMASALAHAN DATA INPUT DARI SATKER
Kontrak
No Permasalahan Solusi
4 Tidak memenuhi validasi terkait tanggal-tanggal dalam kontrak (Tanggal kontrak, tanggal mulai dan selesai kontrak, tanggal
kontrak release dan multiyear)
Agar dipastikan pada saat perekaman tanggal sesuai dokumen kontrak .
Tanggal mulai kontrak/pekerjaan tidak boleh lebih awal dari tanggak kontrak, tanggal
5 Informasi Supplier dalam ADK Kontrak tidak sama dengan data Supplier yang telah terdaftar di SPAN
Agar memperhatikan data/ informasi yang tercantum dalam laporan informasi supplier yang telah dikirim ke satker.
6 Penolakan addendum kontrak
terkait perubahan struktur kontrak (menambah atau mengurangi baris dan termin pembayaran)
• KONTRAK
1. Tipe data kontrak ada 3, yaitu :
Data kontrak tahunan
Data kontrak tahun jamak
Data komitmen tahunan kontrak tahun jamak (release tahun jamak)
2. Data kontrak yang disampaikan ke KPPN adalah data kontrak yang menurut ketentuan pada PP 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah harus menggunakan Surat Perintah Kerja (SPK) dan Surat Perjanjian sebagai tanda bukti perjanjiannya
3. Data kontrak yang disampaikan ke KPPN akan dijadikan sebagai dasar pencadangan dana dan salah satu dasar perencanaan kas
4. Data kontrak konsorsium disampaikan ke KPPN untuk masing-masing bagian anggota konsorsium [sesuai ketentuan Perdirjen Perbendaharaan No - 22/PB/ 2012]
5. Kontrak dengan lebih dari satu mata uang, data kontraknya disampaikan ke KPPN untuk masing-masing mata uangnya
6. Data kontrak untuk porsi PHLN, nilainya dicantumkan sebesar nilai fisik yang dialokasikan dalam DIPA (PPN tidak dipungut) sebagaimana diatur dalam ketentuan terkait penyusunan dan penelaahan RKA-KL
