BAB III PEMBAHASAN
Kegiatan Praktik Kerja Lapangan yang kami lakukan di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI) mencakup semua bagian unit kerja, mulai dari bagian Direktorat Deposit Bahan Pustaka sampai Layanan Umum Koleksi Khusus. Selama kegiatan praktik kerja lapangan berlangsung, kami dibimbing oleh banyak pustakawan dan diberi pengarahan tentang tugas yang mereka kerjakan. sebelumnya kami disambut oleh ketua kelompok layanan informasi kunjungan yaitu ibu Martini dan ibu khusnul hatimah, serta kami diberi arahan tentang Perpustakaan Nasional, aturan, dan tatacara dalam melakukan kegiatan praktek magang. Berikut merupakan kegiatan dari praktek magang yang kami lakukan :
Hari 1 dan hari ke 2, Senin, 19 Januari (08.00-16.00), sampai Selasa 20 Januari 2015 (08.00-12.00)
DIREKTORAT DEPOSIT BAHAN PUSTAKA (Kepala Bidang : Lucya Dhamayanti) a. Subdirektorat Bibliografi ( Kepala Direktorat : Prita Wulandari)
Pembimbing : Nur Widyawati, Arta Simamora, Stansye Anneke Tangkawarow
Kegiatan magang ini, dimulai pada tanggal 19 Januari 2015,. Selanjutnya kegiatan diawali pada bagian subdirektorat bibliografi. Berdasarkan struktur organisasi Perpustakaan Nasiaonal RI, subdirektorat bibliografi bersama dengan subdirektorat deposit merupakan bagian dari direktorat deposit bahan pustaka. Pada subdirektorat bibliografi sendiri terbagi atas beberapa kelompok kerja, antara lain :
1. Kelompok kerja Katalog Induk Nasional (KIN).
Kelompok kerja ini bertugas untuk menerbitkan Katalog Induk Naional. Katalog ini berisikan katalog dari seluruh terbitan Indonesia yang dikumpulkan dari berbagai perpustakaan daerah di Indonesia. Katalog Induk ini diterbitkan sebanyak satu kali tiap tahunnya yaitu pada akhir tahun.
2. Kelompok kerja Bibliografi Nasional Indonesia (BNI).
dalam setahun. Bibliografi ini dapat dihimpun dari berbagai sumber terpercaya misalnya melalui NLA (National Library of Australia), Library of Congress (LOC) atau bekerjasama dengan perpustakaan-perpustakaan daerah.
3. Kelompok Literatur Sekunder
Kelompok kerja yang bertugas untuk menyusun berbagai literature sekunder atau literatur turunan dari literatur primer seperti indeks, abstrak, direktori,kamus, notas dan lainnya. 4. Kelompok kerja Katalog Dalam Terbitan dan ISBNKelompok kerja ini bertugas untuk
menyusun katalog dalam terbitan suatu bahan pustaka serta bertugas untuk menerbitkan ISBN untuk buku serta ISMN untuk musik.
Pada bagian subdirektorat bibliografi, kegiatan magang berlangsung selama satu setengah hari diawali dengan pemberian arahan serta materi seputar kegiatan-kegiatan yang ada pada bagian subdiektorat bibliografi oleh kepala direktorat deposit, kemudian dilanjutkan pemberian arahan oleh ketua kelompok kerja bagian masing-masing. Melalui penjelasan tersebut ada beberapa informasi yang dapat diperoleh, antara lain:
a. Perbedaan antara Bibliografi Nasional dan Katalog Induk Nasional dimana Bibliografi Nasional diterbitkan selama 4 kali dalam setahun sementara Katalog Induk Nasional diterbitkan 1 kali dalam setahun. Lalu dalam penyusunannya Bibliografi Nasional menggunakan nomor kelas sementara pada penyusunan Katalog Induk Nasional tidak menggunakan adanya nomor kelas.
b. Proses penyusunan Bibliografi Nasional Indonesia, menghimpun bibliografi melalui NLA, entri data pada pangkalan data Inlis, hingga menyusun Bibliografi Nasional Indonesia.
c. Proses penyusunan Katalog Induk Nasional
d. Persyaratan-persyaratan untuk memperoleh nomor ISBN, Layanan yang disediakan, serta struktur nomor ISBN
Hari ke 2 dan ke 3 (Selasa, 20 Januari 2015 (13.00-16.00), sampai dengan Rabu, 21 Januari 2015 (08.00-16.00),
Pembimbing : Wuri Setya Intarti
Berdasarkan UU No 40 Tahun 1990. PP No. 70 tahun 1991 , PP NO. 23 Tahun 1999, Perpustakaan Nasional RI melaksanakan , penghimpunan, penyimpanan, pelestarian, pendayagunaan, dan pemantauan karya cetak dan karya rekam yang dihasilkan diwilayah RI , sebagai upaya untuk mewujudkan koleksi nasional hasil budaya yang sangat penting dalam menunjang pembangunan, pendidikan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi , penelitian dan penyebaran informasi serta pelestarian kekayaan budaya bangsa.
Koleksi yang wajib diserahkan ke Perpustakaan Nasional RI adalah karya cetak dan karya rekam yang diperuntukan bagi umum, dan yang wajib menyerahkannya adalah penerbit, pengusaaha rekaman, warga negara Indonesia yang yang hasil karyanya diterbitkan di/direkam di luar negeri, orang atau badan usaha yang memasukakn karya cetak dan rekam mengenai Indonesia.Mekanisme penyerahannya yaitu :
1. Penyerahan karya cetak dan rekam ke Perpustakaan Nasional RI dan Perpustakaan Daerah.
2. Jumlah yang wajib diserahkan untuk karya cetak sebanyak 2 eksemplar masing-masing judul ke Perpustakaan Nasional RI , dan 1 eksemplar kepada Perpustakaan Daerah. Untuk karya rekam menyerahkan 1 copy rekaman ke Perpustakaan Nasional RI dan 1 copy ke Perpustakaan Daerah.
3. Penyerahan daftar judul karya cetak dan rekam kepada Ppeprustakaan Nasioanal dan Daerah setiap 6 bulan sekali
4. Waktu penyerahan:
a) Karya cetak dan rekam wajib diserahkan selambat-lambatnya 3 bulan setelah diterbitkan/ proses rekamannya selesai
b) Bagi yang memasukan karya cetak atau rekamnya di luar negeri , wajib menyerahkan selambat-lambatnya 1 bulan setelah diterima oleh yang bersangkutan.
5. Cara Penyerahan
PELAKSANAAN UU NO. 4 TAHUN 1990 PERPUSTAKAAN NASIONAL RI
DIREKTORAT DEPOSIT BAHAN PUSTAKA
Gedung Blok.E Lt. 7. Jl. Salemba Raya No. 28A. Jakarta 10430 Kotak Pos 3624. Jakarta 10002
Telp. 021-3922669, 3922749 ext. 361, 356 E-mail : [email protected]
http://www.pnri.go.id
Pelaksanaan Penerimaan dan Pengelolaan 1. Penerimaan
Perpustakaan Nasional dan Daerah akan mengirimkan tanda bukti penerimaan kepada wajib serah yang mengirimkan karya cetak dan karya rekamnya.
2. Pengelolaan
Karya cetak dan karya rekam yang diterima akan dicatat , diolah, disimpan, dan didayaguanakan serta dilestarikan. Datanya akan dimuat dan diterbitkan dalam Bibliografi Nasioanl RI oleh Perpusnas RI dan dalam Bibliografi Daerah oleh Perpusda.
Kegiatan yang telah dilaksanakan di bagian Direktorat Deposit yaitu 1. Selasa , 21 Januari 2015, Pukul 13.00-16.00 WIB Blok 7E
Kegiatan yang dilaksanakan berupa : a. Cap kepemilikan dan tanggal deposit
b. Pemisahan koleksi Deposit dengan kode CB-D (copy book-deposit) berdasarkan tahun penerimaan di bagian deposit
c. Labelling kolekdi deposit yang telah dipisah tahunnya. 2. Rabu, 22 Januari 2015, pukul 08.00-16.00 WIB Blok 7E
Kegiatan yang dilakukan berupa :
b. Labelling koleksi deposit yang telah dipisah tahunnya.
Hari ke 4 (Kamis, 22 Januari 2015 (08.00-16.00) di Panti asuhan Pa Van Der Steur bagian Bidang Layanan Koleksi Umum (Perpustakaan Elektronik Keliling)
Kepala Kelompok Layanan Pusteling : Mery Rosmala Pembimbing : Suwanto dan kawan-kawan
Layanan Pusteling atau Perpustakaan Elektronik keliling ini adalah layanan yang hampir sama dengan layanan Perpustakaan Keliling, namun koleksi yang dilayankan berupa koleksi elektronik dan layanan internet yang disediakan Perpustakaan Nasional RI untuk warga indonesia. Layanan ini terutama diperuntukan bagi warga Jakarta dan sekitarnya ,target layanan ini adalah lembaga pendidikan, lembaga pemasyarakatan, panti asuhan, panti sosial, pemukiman. Layanan ini memiliki motto “terdepan dalam informasi pustaka menuju Indonesia gemar membaca”
Tujuan layanan Pusteling ini adalah untuk a. mempromosikan Perpusnas RI b. Meningkatkan minat baca masyarkat
c. Mendidik masyarakat agar melek informasi dan komputer d. Menyediakan koleksi multimedia
Di layanan ini ada beberapa syarat dan ketentuan yang bisa dilayani Pusteling , yaitu : a. Akses jalan yang memadai
b. Tidak terdapat portal, gerbang dan kabel listrik yang menghalangi bis pusteling c. Kerjasama yang baik dengan pihak-pihak yang akan dilayani
Fasilitas yang disediakan terdiri atas 2 bus untuk satu tujuan, dengan membawa laptop , saat ini terhitung tanggal 29 Januari , laptop yang bisa dipakai hanya 7 buah per bus, pusteling juga menyediakan koleksi dalam bentuk CD dan DVD tema pendidikan dan hiburan .
Jenis layanan yang diberikan adalah berupa : Keanggotaan online
Pengenalan e-resources
Bimbingan pemakai perpustakaan
Penelusuran katalog OPAC
Klinik perpustakaan
Layanan pusteling ini digagas pertama kali oleh Perpustakaan Nasional yang kepanjangan dari perpustakaan elektronik keliling. Dimana Pusteling ini berkonsep seperti perpustakaan keliling yang menggunakan kendaraan yang memungkinkan layanan pusteling dapat berkeliling di daerah atau tempat yang membutuhkan layanan tersebut. Namun yang berbeda dengan perpustakaan keliling pada dasarnya yaitu isi dari pusteling ini bukanlah buku melainkan berbentuk elektronik seperti laptop, modem wifi ada pula koleksi CD / DVD. Perpusnas mengharapkan dengan adanya layanan pusteling dapat membantu masyarakat dalam mengenal teknologi dan literasi informasi melihat perkembangan teknologi yang semakin canggih diharapkan masyarakat indonesia bisa turut cerdas dalam memanfaatkan teknologi dalam mencari kebutuhan informasinya.
pusteling. Yang sudah dijelaskan sebelumnya layanan pusteling memberi panduan / cara menemukan informasi yang sesuai biasa disebut literasi informasi, sekaligus mengajarkan dan mengingatkan pemustaka agar mencantumkan sumber informasi yang diambil agar tidak terjadi plagialisme.
Hari ke 5 (Jumat (08.00-16.00) 23 Januari 2015 )
PUSAT PENGEMBANGAN KOLEKSI DAN PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA (Kepala :Ahmad Masykuri)
a. bagian Akuisisi (Pengadaan ), Kepala bagian : (Upriyadi) Pembimbing : Subeti Makdriani, Sudiro
Dalam rangka mendukung visi Perpustakaan Nasional “ Terdepan dalam informasi pustaka, menuju Indonesia gemar membaca”. Visi tersebut menyiratkan bahwa penyediaan bahan perpustakaan harus lengkap, baik yang bersifat fisik, kerjasama antar perpustakaan , maupun online didunia maya. Kebijakan pengembangan koleksi Perpustakaan Nasional RI mengatur tentang pengembangan koleksi dalam lingkum 5W dan 1H yakni : bahan perpustakaan apa (What) yang diadakan/dikembangkan ; kenapa (Why) bahan perpustakaan diadakan/dikembangkan ; dimana (Where) bahan perpuustakaan diperoleh, kapan (When) bahan perpustakaan diadakan , siapa (Who) yang bertanggung jawab atas pengadaan bahan perpustakaan, dan bagaimana (How) mekanisme pengadaanya.
Mekanisme pengembangan koleksi di Perpustakaan Nasional RI adalah melalui pembelian, hadiah, hibah dan tukar menukar bahan perpustakaan. Mekanisme pengembangan koleski yang sering dilaksanakan untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas sumber daya perpustakaan adalah melalui pembelian yang sesuai visi, misi serta kebutuhan pemustaka. Sehingga diharapkan kebutuhan pemustaka akan informasi yang tepat dan cepat dapat terpenuhi.
barang/ jasa lainnya dilakukan dengan pelelangan umum/ pelelangan sederhana, penunjukan langsung, dan pengadaan langsung.
Maksud dan Tujuan
Tujuan pengadaan bahan perpustakaaan dilaksanakan secara langsung ke penerbit (untuk bahan perpustakaan terbitan dalam negeri) dan agen tunggal di Indonesia(untuk bahan perpustakaan terbitan luar negeri) adalah dalam rangka peningkatan efisiensi penggunaan angaran, serta dalam rangka memenuhi kebutuhan pemustaka akan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi yang up to date, current dan tidak out of print, turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa dan menyukseskan gemar membaca dengan tetap tidak menyalahi prosedur pengadaan barang/ jasa pemerintah sebagaimana diatur dalam Peraturan Presiden nomor 70 tahun 2012.
Kegiatan yang dilakukan dibagian ini adalah sebagai beriktu : a. Pengarahan tentang kegiatan dan seluk beluk Pusbangkol
b. Cap label dan penanggalan surat kabar yang baru datang , serta diurutkan halaman dan tanggalnya, untuk diserahkan kebagian layanan mutakhir di lantai 1
c. Memasukan data ke komputer di program Inlist untuk terbitan berkala dari luar negeri yang merupakan koleksi hadiah luar negeri
d. Mencoba pencarian informasi menggunakan E-Resources , berupa jurnal, e-book atau video dan informasi lainnya yang dilanggan oleh Perpusnas .
e. Memasukan data koleksi berkala ke inlist dalam bentuk elektronik , misalnya CD, DVD serta pemberian tutorial dari pembimbing kami.
Hari ke 6 (Senin, 26 Januari 2015 (08.00-16.00)
b. Bidang pengolahan bahan pustaka (kepala : Suharyanto) Pembimbing : Mariana Ginting, Suharyanto,
MARC muncul menjadi standar internasional untuk cantuman katalog setelah menjalin kerjasama dengan The British dan kemudian ditiru oleh negara lain sesuai dengan kebutuhan masing-masing dan dengan nama masing-masing pula. Indonesia kemudian mengembangkan MARC yang disesuakan dengan kebutuhan Indonesia dengan nama IndoMARC. MARC terdiri dari 2 bagian, bagian pertama terdiri dari label cantuman; direktori dan ruas kendali sedangkan bagian kedua merupakan direktori cantuman yang membagi data menjadi ruas dan subruas.
MARC terdiri dari 2 bagian. Bagian pertama terdiri dari (1) label cantuman yang mencakup perintah dan informasi pengolahan seperti panjang cantuman, format (monograf, materi geografis, rekaman suara dll). (2) direktori yang merupakan data pada ruas pengendalian dan data dalam sebuah cantuman dan (3) ruas kendali, merupaman ruas panjang tetap, diisi oleh pengatalog dan terdiri dari data tentang tanggal pengisian, negara penerbtian, bahasa dll. Bagian kedua merupakan direktori cantuman yang membagi data menjadi ruas dan subruas. Ruas ditandai oleh tengara yang mewakili cantuman bibliografis serta titik akses. Adapun struktur bagian kedua terdiri dari bagian sebagai berikut:
001 - 009 Ruas kendali
010 - 099 Keterangan kendali, nomor dan kode
100 - 199 Entri utama
200 - 246 Judul dan ruas yang terkait 250 - 299 Edisi, impresium dsb
300 - 399 Deskripsi fisik 400 - 499 Pernyataan seri 500 - 599 Catatan
600 - 599 Akses subjek
700 - 799 Catatan, untuk entri tambahan 800 - 840 Entri tambahan seri
850 - Informasi kepemilikan 900 - 948 Referensi
949 - 999 Dicadangkan untuk implikasi lokal Kegiatan yang dilakukan dibagian ini yakni :
b. Pembahasan tentang format Inlis dan indikatornya c. Praktek langsung dibagian pengolahan bahan pustaka
d. Memverifikasi bahan pustaka yang telah diinput oleh pustakawan bagian akuisisi
e. Mengklasifikasi subyek menggunakan DDC 23 dan e-DDC, dan membuat katalog bahan pustaka yang berpedoman pada daftar tajk subyek Pperpusnas
f. Menginput data koleksi berupa monograf berbahasa asing ke Inlis
g. Belajar memecahkan masalah di Inlis jika terjadi kesalahan dalam inputan h. Scan cover buku dan menulis nomor scan, contoh ZB 1072
i. Tagging buku dan memasang RFID pada cover belakang buku j. Label koleksi audio visual
k. Labelling koleksi buku.
Berikut cara mengolah data , jika data koleksi telah diinput oleh akuisis : 1. Buka inlis dengan memasukan NIP pustakawan dan Password 2. Masuk kedalam : jenis koleksi, lalu pilih, misalanya monografi
3. Buka daftAR katalog melalui judul yang telah di entri oleh bagian akuisisi 4. Buka koleksi yang telah diterima dan diverifikasi
5. Buka daftar katalog dan input data-data sesuai dengan format MARC atau sama dengan format LOC , jangan lupa disimpan. Data MARC biasanya bisa dilihat di katalog
LOC.gov.id, atau NLA.gov.id , dan bisa dicopy jika data koleksi sama dengan data yang akan kita masukan dalam Inlis.
Hari ke 7 (Selasa, 27 Januari 2015 (08.00-16.00) lantai 3 dan 4 )
PUSAT PRESERVASI BAHAN PUSTAKA (Kepala : Ibu Sri Sumekar)
pada bahan pustaka tersebut, Perpustakaan Nasional RI memiliki bagian khusus untuk melaksanakan kegiatan preservasi dan konservasi yaitu pada Bidang Preservasi dan Konservasi bahan pustaka yang teletak di lantai 3, lantai 4, lantai 5 dan lantai 6 gedung E Perpustakaan Nasional RI Jl. Salemba Rayla 28A. Pada lantai 3 terdapat kegiatan konservasi bahan pustaka terhadap buku-buku yang rusak, peta, dll. Sementara pada lantai 4 kegiatan konservasi bahan pustaka nya berupa kegiatan penjilidan bahan pustaka, lalu pada lantai 5 terdapat kegiatan transformasi digital atau alih media. Dan pada lantai 6 terdapat kegiatan alih media dalam bentuk microfilm dan reprografi.
a. Konservasi (kepala : Ibu Mulatsih Susilorini)
1. Sub Bidang Perawatan dan Perbaikan Bahan Pustaka (Kepala : Made Ayu Wirayati)
Pada tanggal 27 Januari 2015, kegiatan magang pada bagian preservasi dan konservasi bahan pustaka dimulai dari lantai 3 dengan bimbingan dari Bapak Yusuf dan Ibu. Elis.Kegiatan diawali dari pengenalan tentang koleksi-koleksi yang layak untuk di konservasi seperti koleksi yang bernilai sejarah, koleksi yang langka, dan lainnya. Salah satu kegiata konservasi yang berlangsung pada saat itu adalah kegiatan penguatan bahan pustaka yang rapuh dengan menggunakan bahan kimia berupa CMC. Dari kegiatan yang berlangsung ini, kami mendapatkan penjelasan tentang penggunaan CMC yang berupa lem, cara pengadukan CMC sebelum digunakan hingga CMC mulai dioleskan pada bahan pustaka yang rapuh. Setelah kegiatan penguatan bahan pustaka selesai, kegiatan dilanjutkan dengan penjelasan mengenai deacidasi kering dan deacidasi basa. Deacidasi kering adalah pengurangan kadar asam hingga ph nya kurang dari 7, sementara deacidasi basa adalah pengurangan kadar asam pada bahan pustaka dengan ph di atas 7. Untuk melakukan deacidasi kering diperlukan bahan kimia Barium dan pada deacidasi basa diperlukan bahan kimia magnesium hydroxide dan aquades (air oksidasi).
asam oxalad. Setelah air yang tercampur bahan kimia yang sudah siap, masukkan peta ke dalam air tersebut satu persatu, tunggu hingga noda pada satu lembar peta hilang baru masukkan satu peta lagi ke dalam air tersebut. Setelah itu buat deacidasi basa dengan mempersiapkan aquades/air oksidasi yang dibuat dengan tekanan oksigen 10 selama 1 jam dan campuran magnesium hidroxide. Setelah air oksidasi siap, rendam peta ke dalam air tersebut agar tingkat keasaman pada peta stabil dengan ph 8 da peta siap untuk dikeringkan.
2. Sub BidangPenjilidan Pembimbing : Agus Suyono,
Bagian penjilidan di Perpusnas berada di gedung E di lantai 4. Penjilidan di Perpusnas termasuk dalam tahap pelestarian yang terfokus kegiatannya dalam penanganan fisik koleksi majalah dan surat kabar. Selain itu tahap penjilidan dimaksudkan untuk memperbaiki koleksi yang lem atau jahitannya terlepas, lembar pelindung dan sampul mengalami kerusakan, sobek, dan bentuk-bentuk kerusakan fisik lainnya yang diperkirakan masih dapat diperbaiki. Koleksi-koleksi yang mengalami penjilidan ditentukan oleh pustakawan bagian layanan. Adapun Koleksi-koleksi yang perlu dijilid yaitu yang umurnya tua dan memiliki informasi yang penting akan dibuatkan box / stop map yang dibuat sendiri oleh bagian preservasi. Serta ada juga koleksi terbaru yang dijilid.
Adapun cara ataupun bentuk penjilidan nya berupa :
1. Kuras atau katern , yaitu lembaran0lembaran yang dilipat dalam ukuran yang sama dan dijahit satu dengan yang lalinnya sehingga membentuk isi buku atau block buku
2. Sistem tanpa benang (perpect binding) yaiut isi buku aatau block buku di lem pada punggungnya, setelah itu buku dipress, diberi lem dan diberi kain kasa dibagian pungugngnya. Lalu ditunggu sampai lem mengering dan menyatu dengan kain kasa lalu dilanjutkan dengan tahap selanjutnya.
Bahan- bahan yang diperlukan dalam penjilidan seperti lem, cutter, pensil, penggaris, kain kasa, kain linen, benang, jarum jahit , kertas, karton, pita kapital( untuk hiasan), lilin, jarum , tulang sapi, (untuk merapikan sisi-sisi setelah penjilidan).
Hari ke 8 (Rabu, 28 Januari 2015 (08.00-16.00)
b. Tranformasi digital (Kepala : Teguh Purwanto)
Proses kegiatan alih media digital terbagai kedalam 3 (tiga) tahapan utama yaitu :
a. tahapan pra digitalisasi (prosedurawal) erupakan tahap persiapan sebelum dilaksanakannya proses pengambilan objek digital
b. tahapan digitalisasi merupakan tindakan pengalihan format suatu media ke format digital, yang dimulai dengan proses pengambilan objek digital
c. tahapan pasca (setelah) digitalisasi, tahapan ini lebih menitik beratkan pada bagaimana objek digital ini disajikan serta dapat diakses oleh para pemustaka.
Prosedur Operasional pada Proses Alih media digital
digital dilakukan pada saat kegiatan alih media digital, meliputi :
1. kegiatan pertama yang dipersiapkan adalah lebih bersifat persiapan administrasi, diantaranya : inventarisasi dan seleksi bahan pustaka, survey kondisi fisik bahan pustaka, evaluasi dan analisis metadata, serta penentuan format file digital dan pemilihan metode pengambilan objek digital (capture)
2. setelah dipastikan tahap persiapan seleksi, tahap selanjutnya adalah melakukan tindakan alih media ke dalam format digital, yakni meliputi :
melakukan kalibrasi perlatan yang akan digunakan, terutama untuk pengetesan ketajaman warna yang dihasilkan, pengambilan objek digital, baik itu menggunakan kamera digital, scanner, atau alat konversi lainnya, melakukan koreksi pada objek digital (editing) setelah proses pengambilan objek, proses perubahan format file (konversi) yang awalnya merupakan format master file, kemudian diturunkan menjadi format turunannya, proses kompilasi file yang menyatukan kembali file-file image menjadi satu kesatuan format buku elektronik, proses pengubahan format gambar (image) menjadi format karakter tulisan (text), sehingga informasi yang ada didalam koleksi tersebut dapat ditelusur secara kata perkata (searchable),proses memasukan deskripsi bibliografi bahan perpustakaan beserta berkas file digitalnya (upload content digital), aktivitas yang terakhir dilakukan membuat kemasan multimedia dalam bentuk offline yang disajikan pada media CD atau DVD.
3. Tahapan terakhir (pasca digitalisasi), pada tahapan ini lebih kepada proses
pengecekan serta pengontrolan kualitas berkas digital, baik itu secara ketepatan warna yang dihasilkan, kelengkapan terhadap penyajian kemasan multimedia dalam bentuk offline.
1. Sub bidang microfilm (Kepala : Muhayar)
Subbidang Mikrofilm mempunyai tugas melakukan alih media bahan pustaka langka kedalam bentuk mikro beserta pemeliharaan, perawatan, dan penyimpanan master film negatif bentuk mikronya.
Kegiatan yang dilaksanakan pada sub bagian ini adlaah seperti pemaparan tentang alat-alat yang digunakan pada bagian microfilm serta proses pembuatan microfilm, mulai dari scanner naskah menggunakan scanner hybrid, lalu data disimpan di dalam microfilm.
2. Sub bidang Reproduksi ( Kepala Sub Bidang : Pristiawati) Alur Kerja Sub Bidang Reproduksi Foto
1. Sistem Analog a) Persiapan
- Penelusuran, pengumpulan
- Penelitian kondisi fisik bahan pustaka - Pembuatan data bibliografis
- Persiapan alat dan bahan siap reproduksi b) Proses Pemotretan
- Persiapan kamera dengan film 6x7 - Pengaturan focus terhadap objek gambar
- Pengaturan sinar yang merata pada objek gambar - Pemilihan ASA film pada kamera
- Pengaturan waktu yang diperlukan film untuk menangkap cahaya - Objek siap diprotet
c) Proses Pencucian
- Pemasukan film pada Canging Bag dalam ruang gelap
- Pemindahan rol negative kerol khusu pemrosesan lalu dimasukkan ketabung proses,
- Pemasukan developer kedalam tabung tersebut yang berisi air bersih, kemudian diamkan selama 7 s.d 8 menit lalu dibuang airnya.
- Pembilasan air bersih, kemudian film siap dikeringkan. d) Proses Pencetakan
- Penempatan film pada ENLARGER
- Pengaturan focus gambar berdasarkan besar kecilnya objek yang dicetak -Pengaturan waktu penyinaran yang diinginkan
-Pengaturan diafragma terhadap objek
-Penempatan kertas yang akan dicetak pada dasar tempat jatuhnya sinar -Persiapan tempat yang berisi cairan Developer kertas dan menyiapkan juga untuk fixer
-Penyelupan kertas foto kedalam bak yang berisi cairan developer kemudian ke bak yang berisi fixer
-Pembilasan air bersih, kemudian pengeringan gambar cetak foto e) Administrasi Akhir
- Pemasukan foto pada album sesuai dengan nomor rol dan nomor ekspose - Pembuatan registrasi foto sesuai dengan urutan gamabar pada album - Album berisi foto siap dilayankan
- Film negative yang sudah kering tadi dipotong setiap 2(dua) ekspose kemudian dimasukkan kedalam jaket plastic yang tersedia sesuai dengan ukuran film
- Pemberian nomor paaada setiap kotak yang berisi file film tersebut - Pembuatan laporan
f) Penyimpanan dan Pemeliharaan
-Penyimpanan kotak berisi file film tersebut disimpan diruang penyimpanan master film
- Pengontrolan temperature ruang penyimpanan - Pembersihan debu
- Pemeliharaan master film 2. Sistem alih media baru (Digitalisasi)
- Pengaturan focus terhadap obyek gambar
- Pengaturan sinar yang merata pada obyek gambar - Pengaturan ketepatan diafragma terhadap objek gambar - Pengaturan waktu yang diperlukan untuk menangkap cahaya - Obyek siap dipotret
b) Proses Editing
- Pengaturan besar/kecilna gambar (Resize) - Pengaturan kerusakan gambar (Adjust)
- Merapihkan/membersihkan gambar (Retouching) - Menyimpan dalam file (Save as)
c) Combine file JPEG Ke PDF - Combine file
-Make searchble
-Pemberian kode (Waterrmark) - Save as file PDF
d) E-book - Import file -Setting
- Creatif E-book : - Of line (format EXE) - On line (format HTML) -Design cover, disk e-book
e) Finishing
- Pemberian label pada disk dan cover pada casing - Penyimpanan.
Hari ke 9 (Kamis, 29 Januari 2015. Layanan Umum : Pusteling di SMPN 139 Jakarta Timur)
Pembimbing : Mery Rosmala
Kegiatan yang dilakukan dimulai dari apel pagi di Perpusnas sambil mendengarkan arahan dari bu Mery, setelah jam 09.00 WIB , kami menaiki bus Pusteling yang di bagi ke dalam 2 bus, kami dibagi 2 kelompok dan bus pusteling langsung mengarah ke daerah Klender. Dalam perjalanan, memang tidak mengalami kendala yang berarti, hanya saja kepala kami terasa pusing karena duduk dengan posisi yang tidak benar. Pukul 10 lebih, kami tiba di tempat tujuan, disini kami diberi arahan sedikit tentang siapa pengguna dan bagaimana cara melayani siswa-siswi yang membutuhkan informasi.
Ditingkat lembaga sekolah ini, biasanya guru bekerjasama dengan pustakwan Pusteling dengan memberi tugas dan menyuruh siswa-sisinya menelusur informasi di internet, yang tentunya internet yang ada di layanan Pusteling. Dikarenakan ketersediaan komputer dan perangkatnya masih minim, maka satu bus biasanya diisi oleh siswa sesuai dengan jumlah komputer yang ada, untuk mengatasi banyaknya user, maka pustakawan menyiasati dengan cara mengantri, agar semua dapat dilayani dengan baik, waktu yang diberikan hanya sekitar 20 menit saja per rombongan, itupun terkadang sering lebih dari waktu yang ditetapkan, karena banyaknya tuntutan siswa baik yang tugasnya belum selesai ataupun masih ingin menelusur web yang lainnya.
Layanan ini dimulai dengan perkenalan singkat pustakawan dan promosi perpusnas dengan menceritakan sedikit profil perpusnas serta layanan yang ada, misalnya koleksi digital, koleksi e-resources, koleksi manuskrip ataupun video. Selanjutnya petugas akan menanyakan tugas yang diberikan oleh guru mereka dan membimbing bagaimana menelusur dengan baik dan tepat, terkadang user diminta untuk menelusur menggunakan web Perpusnas, Goole ataupun Google Advanced.
Kloter berikutpun sudah memasuki bus dan kegiatan layanan pusteling dimulai dari awal lagi yakni perkenalan pustakawan dan promosi perpusnas dan seterusnya. Kegiatan ini berakhir jam 12 siang, bus kami mampu melayani 4 kloter dengan jumlah mencapai 35 siswa.
Bus pun meluncur setelah pustakawan pamitan dengan petugas sekolah. Kami tiba kembali di gedung Perpusnas jam 2 siang dan langsung Ishoma , setelah itu di lanjutkan dengan evaluasi kegiatan, tujuannya untuk memberi saran dan masukan bagi layanan pusteling kedepannya.
Hari ke 10 (Jumat, 30 Januari 2015 (08.00-16.30)
PUSAT JASA PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI (Kepala : Titik Kismiyati) a. Kelompok Layanan Keanggotaan ( Ketua kelompok : C. Juli Odor Nainggolan) Pembimbing : Abdul Rahim, Juli Nainggolan
Layanan Keanggotaan berada di lobi pintu masuk gedung B lantai 1, layanan ini berperan dalam memberikan informasi cepat kepada pemustaka, selain itu pustakawan pada bagian layanan keanggotaan juga memberikan layanan pendidikan pemakai untuk pemustaka. Pada layanan keanggotaan pemustaka yang belum mempunyai nomor anggota atau kartu perpustakaan di sarankan untuk membuat dengan mengisi form pada komputer yang telah disiapakan, dengan ketentuan pengisian identitas sesuai dengan KTP, tetapi perlu diingat password yang telah dimasukkan untuk dapat mengakses e-journal luar negeri yang telah dilanggan oleh Perpustakaan Nasional RI,.
Dari kegiatan praktek satu hari ini, kami mendapatkan ilmu sedikit tentang bagaimana cara untuk menjadi anggota perpusnas, yang tentunya gratis, tanpa dipungut biaya satu persenpun, beriktu tatacaranya :
1. Isi form di komputer yang telah disediakan diluar ruangan keanggotaan
2. Pengisian sebaiknya sesuai dengan identitas di KTP , untuk mendapatkatkan kartu anggota, syaratnya minimal siswa SMA.
3. Setelah semua formulir terisi dengan benar sesuai contoh format, lalu klik daftra, maka beberapa saat akan muncul nomor anggota user
4. Catat no anggota dan nama legkap user di kertas yang telah disediakn dekat komputer 5. Masuk ruanga keanggotaan untuk pemvalidan data oleh pustakawan agar mendapat
informasi lebih lanjut
6. Setelah divalidasi , user akan difoto utuk mendapatkan kartu anggota pengguna untuk mendapatkan layanan/jasa yang ada di perpusnas.
b. Kelompok Layanan Koleksi Berkala Mutakhir (Ketua Kelompok : Sri Rejeki) Layanan mutakhir memberikan layanan dengan jenis koleksi terbitan berkala mutakhir (surat kabar, tabloid, dan majalah) baik terbitan dalam maupun luar negeri yang terbit tiga tahun terakhir. Selain itu layanan ini juga menyediakan koleksi surat kabar yang dikliping berdasarkan bulan terbitnya dan jenis surat kabar dengan subjek khusus dibidang ilmu-ilmu sosial dan humaniora.
Kegiatan kami selama magang di layanan berkala mutakhir adalah mengecek surat kabar yang dikliping apakah ada surat kabar lain yang tercampur dalam kliping atau surat kabar yang tidak ada dalam kliping, cara mencari surat kabar yang tidak ada dalam kliping adalah melihat tanggal terbit surat kabar, mengecek seluruh tanggal selama sebulan jika ada surat kabar dengan tanggal tertentu tidak ada untuk dicatat di selembar kertas, tujuannya adalah untuk pendataan dan mengetahui apakah memang tidak terbit karena hari libur, hilang, atau alasan lainnya. Selain itu juga mengurutkan surat kabar didalam kliping dari tanggal satu sampai akhir bulan.
Hari ke 11 (Senin, 02 Februari 2015 (08.00-16.00)
Pembimbing : Yuliatri Bunga, Dharma, Marsudi,
Online Public Access Catalog yang biasa disebut oleh beberapa perpustakaan sebagai katalog online, katalog akses online, katalog akses daring perpustakaan, atau katalog akses umum talian. Menurut Corbin (1985,255) mengatakan online public catalog merupakan katalog yang berisikan cantuman bibliografi dari koleksi satu atau beberapa perpustakaan, disimpan pada magnetic disk atau media rekam lainnya, dan dibuat secara online kepada pengguna. OPAC adaah sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum dan dapat dipakai pengguna untuk menelusuri data katalog (untuk memastikan apakah perpustakaan menyimpan karya tertentu untuk mendapatkan informasi tentang lokasinya dan jika sistem katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi, maka pengguna dapat mengetahui keberadaan koleksi di perpustakaan.
Tujuan OPAC Menururt Siregar (2004 : 57) menyatakan bahwa peralihan manual ke bentuk online, disamping banyak menghemat waktu pengguna dalam penelusuran, juga mampu meningkatkan efisiensi pekerjaan pengatalogan bahan pustaka baru. Katalog elektronik terbukti mampu mempromosikan koleksi perpustakaan sheingga penggunanya semakin tinggi. Menurut Kusmayadi (2006 : 53) Tujuan penyediaan OPAC adalah : Pengguna dapat mengakses secara langsung ke dalam pangkala data yang dimiliki perpustakaan. Mengurangi beban biaya dan waktu yang diperlukana dan yang harus dikeluarkan oleh pengguna dalam mencari informasi. Mengurangi beban pekerjaan dalam pengelolaan pangkalan data sehingga dapat meningkatkan efisiensi tenaga kerja. Mempercepat pencarian informasi. Dapat melayani kebutuhan informasi maysrakat dalam jangkauan luas. Jadi, tujuan penyediaan OPAC di perpustakaan adalah untuk memberi kepuasan kepada pengguna dan staf perpustakaan dan mempercepat pencarian informasi yang tersedia di perpustakaan yang menyediakan koleksi mereka untuk dilayankan.
Kegiatan yang kami lakukan selama magang dibagian layanan ini meliputi :
1. Mendapatkan pengarahan dari ibu Bunga tentang layanan OPAC dan cara melayani user 2. Praktek melayani user di meja keerja pustakawan untuk merujuk pemustaka ke ruangan
koleksi yang dituju
Melalui kegiatan ini, kami mampu memahami seluk beluk ruangan yang ada di perpusnas, dan koleksi yang dilayankan, ibaratnya melalui layanan OPAC , kami seperti mengikuti bimbingan pemakai , dan mampu membimbing pemustaka , baik yang belum tidak tahu sama sekali maupun yang sudah pernah memanfaatkan layanan perpusnas.
Gbr. Dashboard OPAC Perpustakaan Nasional Republik Indonesia
b. Kelompok Layanan Referensi 08.00-16.00, ( Ketua Kelompok : Fathmi)
Layanan referensi merupakan salah satu layanan yang diberikan perpustakaan untuk memberikan rujukan serta membantu pemustaka dalam menelusur dan menemukan informasi yang dibutuhkan. Pada Perpustakaan Nasional RI, layanan referensi memiliki tugas untuk memberikan bimbingan pemakai yang diadakan setiap hari Selasa dan hari Kamis, Membantu pemustaka dalam menelusur informasi baik itu koleksi disertasi, laporan penelitian, thesis yang ada di lantai 4 perpustakaan Nasional maupun koleksi dalam bentuk lain.
Sebagaimana dengan tugas dari bagian layanan referensi tersebut, kegiatan magang yang dilaksanakan pada tanggal 2 Februari 2015 meliputi kegiatan pelayanan informasi kepada pemustaka dimulai dari menelusur informasi melalui OPAC, memecahkan masalah ketidak adaan koleksi hingga mengambilkan koleksi yang diminta oleh pemustaka pada rak koleksi.
Pada saat melayani pemustaka terdapat sebuah permasalahan ketika seorang pemustaka membutuhkan koleksi laporan penelitian berbahasa Inggris tentang Human Resource namun pada penelusuran OPAC hanya terdapat koleksi dalam bentuk monograf sehingga koleksi yang dapat dirujuk hanyalah koleksi laporan penelitian berbahasa Indonesia tentang Sumber Daya Manusia.
Selain kegiatan dalam melayani pemustaka, ada pula kegiatan menghitung jumlah koleksi thesis dan disertasi yang ada di bagian layanan referensi lantai 4. Penghitungan jumlah koleksi ini bertujuan untuk mendata koleksi thesis dan disertasi yang dimiliki perpusnas serta untuk melakukan pendataan dalam rangka mempersiapkan pemindahan layanan ke gedung perpustakaan nasional yang terdapat di jalan Medan Merdeka Selatan. Penghitungan jumlah koleksi ini dilakukan secara sistematis yaitu dengan menghitung jumlah koleksi dan jumlah ambal berdasarkan rentang nomor kelas, misalnya pada nomor kelas 000-100 ada berapa ambal dan ada berapa jumlah koleksinya, dan seterusnya. Setelah dilakukan pendataan koleksi, hasil pendataan tersebut di rekap dan di entri ke komputer dengan membuat daftar tabel
Kegiatan lain yang juga dilakukan dalam satu hari tersebut yaitu menyusun statistik pengunjung dan juga statistik koleksi yang dipinjam berdasarkan nomor kelasnya. Statistik ini dibuat dalam bentuk table dan diagram batang untuk setiap bulannya. Untuk statistik pengunjung dibuat berdasarkan tipe keanggotaannya, apakah siswa, mahasiswa, umum atau peneliti. Sementara untuk statistik koleksi yang dipinjam, data direkap dan disusun berdasarkan jumlah tiap nomor kelas, misal untuk nomor kelas 000 ada berapa koleksi yang dipinjam tiap bulannya, dan seterusnya.
Hari ke 12
Bidang Layanan Koleksi Umum (Kepala Bidang : Agus Sutoyo )
a. Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Sosial (Ketua Kelompok : Lutfi Makarim)
Layanan monograf ilmu sosial merupakan layanan umum yang terletak di 3B gedung Perpusnas. Layanan tersebut terdiri dari call number / nomor panggil 100-400. Layanan monograf ilmu sosial yang ada di Perpusnas Salemba menggunakan layanan tertutup sehingga koleksi yang dibutuhkan pemustaka akan diambilkan oleh pustakawan. adapun alasan mengapa menggunakan sistem layanan tertutup yaitu untuk menghindari koleksi berantakan atau tidak sesuai dengan kelasnya. Jika tidak sesuai kelasnya akan menyulitkan pemustaka mencari buku. Sehingga penggunaan layanan tertutup dirasa tepat.
Layanan tertutup hanya bisa diakses atau dimasuki pemustaka, namun ada persyaratan bagi pemustaka jika ingin koleksi diambilkan seperti melalui prosedur atau tata cara menemukan koleksi di perpusnas, yaitu terlebih dahulu pemustaka mengisi bon permintaan yang ada di lantai dua dimana lantai dua merupakan layanan katalog sehingga sebelum meluncur ke lantai lokasi koleksi berada maka harus mengisi bon permintaan lalu akan diarah pustakawan keberadaan koleksi yang dibutuhkan. Selain itu kami bertemu dengan pustakawan-pustakawan yang ramah dan siap membimbing kami. Di layanan monograf ilmu sosial kami diajarkan cara shelving yaitu meletakan atau mengembalikan koleksi sesuai nomor panggil yang tersedia. Selain itu diajarkan dan diberi kesempatan untuk melayani dan menemukan koleksi yang sesuai dengan bon permintaan pemustaka. Sehingga diharapkan dapat menjadi tambahan pelajaran bagi kami, bagaimana bersikap ramah terhadap pemustaka.
b. Kelompok Layanan Bahan Pustaka Ilmu Terapan ( Ketua Kelompok : Serilanjunita)
Layanan monograf ilmu terapan terdiri dari koleksi yang mencakup ilmu pengetahuan teknologi terapan. Layanan ini terletak di lantai 3C dengan sistem layanan tertutup (close access) dimana pemustaka tidak boleh langsung mencari dan mengambil bahan pustaka di rak, tetapi petugas perpustakaan yang akan mencarikan dan mengambilkannya di rak.
1. Melaksanakan layanan informasi 2. Melaksanakan layanan rujukan
3. Melaksanakan penyediaan bahan pustaka 4. Melaksanakan shelving bahan pustaka 5. Memelihara jajaran koleksi bahan pustaka 6. Melaksanakan penelusuran bahan pustaka
7. Menyusun data statistik pengunjung, jumlah koleksi, jumlah pemanfaatan koleksi, jumlah layanan fotocopy
Dalam layanan monograf ilmu terapan terdapat prosedur yang perlu dilakukan oleh pemustaka, yang pertama yaitu pemustaka melakukan penelusuran bahan pustaka yang akan dicari dengan katalog atau OPAC, selanjutnya pemustaka mengisi bon peminjaman yang berisi nomor panggil buku, judul buku, nama pemustaka, dan tanggal pinjam. Setelah itu pemustaka menyerahkan bon peminjaman dan kartu anggota kepada petugas perpustakaan. Dan petugas perpustakaan akan mencarikan bahan pustaka yang dicari. Prosedur ini dilakukan karena mengingat sistem layanan yang digunakan yaitu sistem layanan tertutup.
Ada beberapa kekurangan dalam layanan monograf ilmu terapan yaitu komputer yang digunakan sebagai OPAC tidak semuanya berfungsi, ada beberapa komputer yang rusak dan tidak terpakai. Selanjutnya tidak semua pemakai paham menggunakan teknik mencari bahan pustaka melalui OPAC.
Kegiatan yang kami lakukan di layanan monograf ilmu terapan yaitu yang pertama pengarahan dari pembina, selanjutnya menghitung jumlah koleksi berdasarkan jumlah eksemplar tiap rak dan melayani pemustaka dalam mencari bahan pustaka.
Hari ke 13
Rabu, 04 Februari 2015, (08.00-16.00)
a. Kelompok Layanan Koleksi Majalah Terjilid (Ketua Kelompok Ratu Atibah Muliyani)
Layanan majalah terjlid ini, merupakan layanan tertutup yang tidak bisa dipinjam oleh pemustaka, tetapi hanya bisa dibaca tempat, majalah ini kebanyakan terdiri dari majalah berbahasa Indonesia, Inggris, Belanda, dan sedikit yang berbahsa Jerman, Spanyol, Jepang.
Pemustaka yang sering menggunakan koleksi ini terutama dari kalangan peneliti, terutama peneliti dari luar negeri dan mahasiswa serta lawyer. Tatacara peminjaman koleksi di bagian ini dimulai dari pengisian bon peminjaman yang diisi di layanan lantai 2 OPAC, setelah itu, pemustaka harus mengisi buku tamu di komputer, lalu mancari koleksi di katalog, langsung menyerahkan bon peminjaman ke pustakwan, setelah itu menunggu sebentar samapai pustakawan menemukan majalah yang akan dipinjam. Dan menyerahkan ke pemustaka .
Kegiatan yang kami lakukan dibagian layanna ini meliputi :
1. Pengarahan dari pembimbing tentang majalah terjilid dan tata cara peminjaman dan pelayanannya
2. Praktek shelving majalah terjilid
3. Praktek menelusur koleksi yang ada di rak berdasarkan nomor panggil yang menyesuaikan dari penomoran yang telah ditetapkan oleh museum nasional .
4. Melayani pemustaka yang mencari koleksi yang dibutuhkan.
b. Kelompok Layanan Koleksi Surat Kabar Terjilid ( Ketua Kelompok : Endang Sumarsih)
Layanan Surat Kabar Terjilid di Perpustakaan Nasional dapat diakses pada Gedung C lantai 8, dimana koleksi yang disimpan pada bagian ini tidak hanya surat kabar yang berusia 5 atau 10 tahun namun kita juga dapat menemukan surat kabar tahun 1800 an, masa penjajahan Belanda, surat kabar pada masa kemerdekaan, orde baru, atau surat kabar awal tahun 2000 an.Beberapa surat kabar yang ada disini misalnya Indonesia Observer, Indonesia Times, Surat Kabar Pesat,dan lainnya. namun surat kabar daerah pun juga terdapat disini, seperti surat kabar Bintang Timor dari Surabaya, Surat Kabar dari daerah Banjarmasin,dan lainnya.
dalam melakukan shelving pada surat kabar terjilid ini yaitu perlu adanya kehati-hatian yang lebih karena koleksi yang ada disini hampir semuanya sangat rapuh sehingga apabila kurang hati-hati dapat mengakibatkan kerusakan pada koleksi seperti robek atau robekan surat kabar tercecer. Koleksi surat kabar terjilid yang ada di Perpusnas sebetulnya perlu ruang yang lebih luas lagi karena ada begitu banyak koleksi yang terpaksa diletakkan di atas rak bahkan ada beberapa koleksi yang masih diletakkan di bawah tangga menuju lantai 8.
Selain melakukan shelving, kegiatan yang kami lakukan yaitu melayani pemustaka yang membutuhkan informasi mengenai sutu peristiwa yang terjadi di tahun 1945. Untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka tersebut, pustakawan di bagian ini menyarankan untuk memberikan beberapa koleksi surat kabar terjilid yang terbit di tahun 1945 sehingga diharapkan informasi terkait peristiwa yang terjadi di tahun tersebut dapat ditemukan di salah satu koleksi tersebut. Untuk prosedur pelayanan disini pun terkesan berbeda karena pemustaka diizinkan masuk dan mengambil koleksi yang disarankan oleh pustakawan, lalu dengan membawa troli pemustaka dapat membawa koleksi-koleksi tersebut ke ruang baca.
Hari ke 14
Kamis, 05 Februari 2015 (08.00- 16.00) ,
Sub Bidang Otomasi (Kepala Sub Bidang : Wiratna Tirtawirasta) Pembimbing : Aristianto Hakim
Sub bidang otomasi yang ada di Perpustakaan Nasional awalnya berada di gedung perpustakaan nasional yang berada di Jl Medan Merdeka Selatan, namun karena adanya renovasi yang berlangsung hingga 2017 nanti maka saat ini sub bidang otomasi berada di Lantai 7 gedung C Perpustakaan Nasional yang terletak di Jl.Salemba 28A bergabung dengan ruang yang digunakan untuk server. Kegiatan magang di sub bidang otomasi yang dilaksanakan tanggal 5 februari 2015 diawali dengan pengarahan oleh Bapak Aristianto tentang otomasi perpustakaan dan aplikasi atau penerapan otomasi di perpustakaan nasional yang menggunakan Inlis.
Alasan penggunaan software berbasis MARC yaitu MARC sebagai jenis metadata yang tertua telah digunakan oleh hampir semua perpustakaan di dunia sehingga diharapkan akan memudahkan dalam menyamakan format katalog. Selain itu format metadata MARC memiliki kelebihan dengan adanya sub ruas yang artinya akan membuat data yang di inputkan menjadi lebih detail. Karakteristik INLIS ini sendiri antara lain :
a. Menggunakan format metadata MARC b. Menggunakan bahasa pemrograman pearl
c. Menggunakan pemrograman dotnet, yang merupakan pengembangan dari visual basic d. Berbasis web
e. Tidak opensource, namun ke depannya akan dibuat opensource meskipun tidak secara keseluruhan melainkan hanya pada bagian tertentu.
Perpustakaan nasional sebagai pihak yang menyusun Katalog Induk Nasional (KIN) juga telah mulai melakukan bimbingan teknik ke berbagai perpustakaan daerah terkait aplikasi INLIS Lite. INLIS Lite ini merupakan pengembangan dari aplikasi INLIS yang diterapkan di perpustakaan nasional hanya saja pada INLIS Lite tidak terdapat menu deposit dan lebih disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan-perpustakaan daerah. Secara umum fitur yang ada pada INLIS dan INLIS Lite sama hanya ada sedikit perbedaan, antara lain:
a. Pada software INLIS terdapat menu deposit, sementara pada INLIS Lite tidak ada menu deposit.
b. INLIS yang digunakan Perpustakaan Nasional menggunakan database Oracle (level enterprise dengan penyimpanan besar) sementara INLIS Lite menggunakan mysql. Setelah adanya pengarahan, kegiatan selanjutnya pada hari itu adalah melakukan analisa terhadap pemustaka terkait dengan aplikasi otomasi baik itu OPAC nya maupun dalam penggunaannya di bagian otomasi.
Hari 15
Jumat, 06 Februari 2015 (08.00-16.00),
Bidang Layanan Koleksi Khusus ( Kepala Bidang : Moh. Kodir) Pembimbing: Muhamad Kodir , Lis Darmayanti, bu Ayu , ibu Dini
a) Pelaksanaan layanan koleksi bahan pustaka manuskrip, buku langka, audio visual b) Pelaksanaan layanan terjemahan dan transliterasi (alih aksara) dan konsultasi
perpustakaan
Layanan khusus yang ada di Perpusnas berupa :
1. Layanan Naskah ( Ketua kelompok : Sanwani S.) dan Koleksi Buku Langka ( Ketua Kelompok :Yeri Nurita)
Layanan manuskrip atau koleksi kuno dan buku terlarang ini berisi koleksi-koleksi yang dianggap kuno , sesuai dengan kriterianya, misalnya dilihat dari tahun terbit pada tahun yang lampau, keunikannya, isinya yang dianggap penting, fisiknya yang antik, ataupun sangat banyak dicari namun tersedia dalam jumlah yang minim.
Begitupula dengan buku terlarang, buku-buku ini dianggap terlarang jika koleksi tersebut membahas tentang idealis tertentu, misalnya marxisme, komunisme dan sebagainya, atau terbitan yang berisi menentang pemerintahan, misalnya di zaman Soeharto, buku yang di brendel seperti karanagn Pramoedya Ananta Toer.
Kegiatan yang kami lakukan disini berupa pengarahan dari pembimbing, terjun langsung ke ruangan manuskrip dan buku terlarang untuk mengetahui kondisinya secara jelas, dan shelving koleksi .
2. Layanan Audio Visual (Ketua kelompok : Sarmiati Saragih)
Layanan di bagian ini berisikan koleksi dalam bentuk microfis , microfilm dan peta, disini pemustaka dapat mencari informasi yang dibutuhkan menggunakan katalog yang telah disediakan, untuk dapat membaca isi koleksi, maka pemustak hrus menggunakan microreader yang telah disediakan.
Kegiatan kami selama di bagian layannan ini , berupa shelving koleksi pada rak khusus untuk koleksi berupa microfis, microfilm, dan foto. Raknya berupa lemari besi yang bertingkat-tingkat berisi banyak rak.
3. Layanan peta dan Lukisan (Ketua kelompok : Mediawati)
hujan, penyebaran minyak bumi, peta disini juga ada yang sudah berumur lebih dari 200 tahun. Klasisikasi peta berdasarkan kode yang telah ditentukan, misalnya kode JAW untuk semua peta tentang pulau Jawa.
Kegiatan yang kami lakukan berupa mendengarkan pengarahan dari pembimbing kami, praktek penelusuran peta di rak yang bertingkat seperti di layanan microfilm. Lalu kami juga ditugaskan membuat katalog peta : kecamatan yang ada di jakarta yang diterbitkan oleh kementerian pertanahan, pemerintah provinsi DKI Jakarta.
BAB 1V
Kesimpulan dan Saran
Kamipun memperoleh ilmu baru yang hanya bisa kami dapatkan di Perpusnas yaitu bagian deposit yang melaksanakan UU No.4 tahun 1999 mengatur serah simpan karya cetak dan karya rekam. Secara umum pengolahan pada bagian ini tidak berbeda dengan pengolahan untuk koleksi yang dilayankan, hanya saja koleksi-koleksi yang termasuk deposit ini tidak untuk dilayankan melainkan hanya untuk disimpan sekaligus sebagai simpanan bagi penerbit bila suatu saat kehilangan atau terjadi bencana. Selain hal tersebut, hal baru lain yang kami dapatkan disini yaitu tentang preservasi dan konservasi bahan pustaka yang sebelumnya hanya kami dapatkan secara teori saja di kampus atau hanya sekedar melakukan penjahitan pada buku namun disini kami diberi kesempatan untuk melakukan praktek secara langsung tentang proses bleaching atau membersihkan koleksi berupa peta dari noda yang membuat kusam. Selain proses bleaching kami juga mendapatkan kesempatan untuk mengetahui lebih dalam tentang proses-proses alih media serta peralatan-peralatan yang dibutuhkan dalam proses alih media. Ditambah lagi, disini kami dapat mengetahui koleksi alih media dalam bentuk microfilm, microfis serta alat pembaca koleksi microfilm yang selama ini hanya sekedar kami dengar melalui proses perkuliahan.
Pada praktek kerja lapangan ini kami di perkenalkan dengan E-resource yang merupakan sumber daya informasi elektronik yang dapat diakses gratis oleh anggota Perpusnas dan diperkenalkan sistem otomasi dari Perpusnas yang terbaru yaitu INLIS (Integrated Library System) yang dibuat sendiri oleh vendor Perpusnas.
Berdasarkan hasil dari praktik kerja yang telah kami lakukan di Perpustakaan Nasional, maka kami dapt menarik beberapa kesimpulan diantaranya yaitu:
1. Perpustakaan sudah memiliki koleksi bahan pustaka yang banyak namun dinilai masih kurang relevan dengan kebutuhan pengguna karena gedung berisi koleksi yang biasa melayani layanan terbuka yang berada di jalan Merdeka Selatan masih dalam tahap renovasi.
2. Kurangnya perhatian dari lembaga pemerintah akan keberadaan perpustakaan ini.
3. Perpustakaan masih kekurangan tenaga/pustakawan yang ahli dalam bidangnya, sehingga fungsi Perpustakaan tidak dapat berjalan dengan baik
Terimakasih kepada seluruh pihak yang telah menerima, membimbing dan membantu kami selama kami magang disini, kritik dan saran kami lampirkan dihalaman berikutnya, semoga dapat bermanfaat dalam memajukan perpustakaan nasioanl RI menjadi lebih baik lagi dalam mencerdaskan kehidupan bangsa
Kritik dan Saran
1. Pengarahan yang diberikan hampir semuanya berisikan teori , hampir sama seperti perkuliahan di kampus, hanya saja lebih mudah dipahami dan dimengerti karena langsung terjun ke lapangan dan praktek serta bersama-sama memecahkan kasus. Sebaiknya materi yang akan diberikan dibuat dalam bentuk PPT, agar materi yang diberikan dapat dipahami secara jelas, dan bisa menjadi ilmu baru bagi kami. Sehingga kami bisa sharign ilmu bersama teman-teman di kampus.
3. Ruangan di bagian subdirektorat deposit kurang fasilitas utuk menyimpan koleksi yang berdatangan, sehingga bertumpuk di ruangan masuk, yang mengakibatkan kekeliruan pemisahan tanggal dan kurang enek dilihat. Sebaiknya disediakan rak atau almari agar tertata dengan baik
4. Ada beberapa bagian layanan, misalnya Pusbangkol yang langsung membimbing kami untuk praktek, namun tidak menjelaskan makna atau maksud dari kode-kode yang ada, sehingga terkadang kami keliru dan kurang paham, sebaiknya sambil praktek, kami dijelaskan maksud dari kode-kode tersebut, misalnya kode untuk majalah terjilid yang berbeda dengan no panggil DDC ,
5. Untuk pusteling, kalo bisa mobilnya lebih luas lagi, agar user lebih banyak terlayani , sediakan majalah atau surat kabar untuk user yang mengantri, setidaknya mereka mendapatkan informasi baru, meski harus membaca koleksi tercetak, sediakan video pendek yang menarik tentang profil perpusnas dan ajakan untuk gemar membaca, juga sediakan e-book atau artikel , cerita pendek elektronik yang bisa diakses user , yang bersifat khusus, misalnya khusus ibu-ibu, khusus anak-anak, agar saaat pemustaka bingung untuk menelususr apa, atau mencari informasi apa, mereka bisa terhibur dengan koleksi yang disediakan, harus ada sistem block untuk memblok situs-situs atau iklan yang berbabu pornografi atau SARA,
6. Ruangan bagian akusisi hampir semuanya berantakan, mungkin karena selalu berhadapan dengan koleski yang banyak, sebagai pustakawan, sebaiknya menerapkan ilmu yang didapat, misalnya mengklasif dokumen atau file milik pribadi di meja atau di bawah meja dengan baik,agar terlihat rapi, dan juga dibuthkan box atau rak lebih besar untuk menempatkan koleksi yanga akan diakuisis
7. Baliho perpusnas tidak terlihat di jalan Salemba yang sebesar itu, sebaiknya dibuatkan baliho yang mudah terlihat oleh orang-orang yang melintasi , agar banyak masyarakat mengetahui keberadan daan segala aspek tentang perpusnas
9. Pada bagian layanan OPAC, banyak pemustaka yang tidak paham dengan alur dan tatacara menggunakan dan manfaatnya, sebaiknya dibagian ini dibuat display tatacara penelusuran, dan diletakaan didekat meja informasi dan dekat komputer, serta dalam display juga dijelaskan letak-letak koleksi dan diarahkan kemana , menggunakan peta layanan Perpusnas. Jumlah Buku tamu di komputer harus ditambah karena sering antri, agar mudah dibaca dan dipahami, buat display contoh akses OPAC dan manual yang mudah terlihat. OPAC juga sering tidak terhubung karena masalah jaringan, banyak komputer yang eror dan tidak bisa dipakai.
10. Ada beberapa pustakawan yang semuanya laki-laki, sering nongkrong di kantin dekat masjid, padahal masih dalam jam kerja, sebaiknya ada penertiban untuk mereka, karena mereka lalai dengan tugasnya dan mungkin bisa menimbulkan pandangan yang buruk dari pemustaka yang datang dan melihat mereka.
11. Meja informasi kurang bermanfaat jika berada dipojokan, sebaiknya meja informasi berada di dekat pintu masuk atau yang terlihat langsung saat pemustaka masuk, karena banyak pemustaka yang bingung dengan layanan dan gedung yang sebesar ini.
12. Perlu keramahan dari pustakawan agar pemustaka merasa nyaman , dengan menerapkn 5S, Salam, sapa, senyum, sopan dan santun perlu ditingkatkan
13. Pada bagian layanan katalog online atau OPAC perlu adanya perbaikan terhadap komputer-komputer karena menghambat pemustaka dalam pencarian
14. Pekerjaan pustakawan agar tidak dipindah tangankan ke orang yang tidak tahu ilmunya agar hasil kerja tidak mengecewakan.
15. Jabatan yang tinggi memang bagus, tetapi harus tetap menjaga sopan santun pada orang yang umurnya lebih tua.
17. Untuk bagian layanan monograf ilmu terapan, ada sedikit kekecewaan, karena kurangnya keterbukaan dalam hal kesempatan untuk melaksanakan kegiatan lain dalam rangka mencari pengalaman lain, dan lengah terhadap kebutuhan pemustaka.
18. Untuk dibagian layanan-layanan umum dan khusus petugasnya sudah ramah sekali, komunikatif, siap sedia ketika pemustaka membutuhkan bantuan. Lalu untuk sistem pendaftaran anggota perpusnas dapat secara online sehingga mempermudah dan pemustaka tidak perlu antri. Namun yang disayangkan ketika pemustaka baru yang akan membuat kartu perpustakaan nasional masih banyak yang bingung bagaimana prosedur atau alur pembuatannya,
19. Selain itu untuk bimbingan pemustaka dapat memberitahukan dan mempromosikan kepada pemustaka kapan dan jam berapa dilaksanakan, dapat juga di share di website perpustakaan.
20. Untuk Website Perpusnas perlu di kembangkan lagi menjadi menarik dan terstruktur dalam 1 dashboard, misalnya web kelembagaan daan web keanggotaan terintegrasi, sehingga informasi akan banyak diperoleh oleh pengunjung web
21. Untuk koleksi yang sudah langka sebaiknya proses alih medianya di percepat, karena jika ada kesalahan dalam mengambil koleksi seperti terjatuh , maka koleksi akan cepat rusak.
22. Koleksi yang berharga seperti naskah dan buku kuno jangan diletakan menumpuk di bagian lain, karena akan membuat koleksi susah dicari dan cepat rusak.
23. Sediakan rak yang memadai untuk koleksi langka serta ruangannya di perluas lagi. 24. Rak untuk koleksi yang ada , terutama koleksi ilmu sosial dan terapan masih sederhana,
dan jumlahnya kurang.
25. Sebaiknya perpustakaan Nasional sebagai pusat referensi bagi peneliti membuat daftar judul hasil penelitian yang telah dibuat peneliti yang datang ke perpusnas dan menggunakan koleksi yang tersedia , terutama peneliti luar negeri untuk dijadikan koleksi deposit Perpusnas.
26. Ruangan sudah tertata dengan rapi, AC juga sudah optimal, hanya masih kurang penghijauan.
28. Di kursi tunggu seperti layanan keanggotaan, sediakan Televisi untuk menghibur pengunjung yang sedang antri atau hanya sekedar menumpang duduk, atau sekali-kali tampilkan dokumentasi dan promosi tentang Perpustakaan Nasional.
lampiran . Tugas Dari Bagian Automasi : Analisis Kebutuhan User
ANALISIS KEBUTUHAN USER DALAM PENGGUNAAN OPAC DI PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
OLEH : Fatmawati
Elisa Cintia Lestari Galih Mahendra Sukma
Refina Putri
JURUSAN S1 ILMU PERPUSTAKAAN UNDIP 06 FEBRUARI 2015
Kesimpulan hasil wawancaranya adalah sebagai berikut : DARI SEGI :
1. KENYAMAN : area OPAC lumayan nyaman, namun ruanganya harus lebih luas lagi, dan stand OPAC nya jangan terlalu tinggi,
2. APLIKASI : Banyak yang tidak paham apa itu OPAC dan bagaimana menelusur koleksi yang dicari user dengan tepat dan cepat
3. TAMPILAN : terlalu monoton, harusnya berwarna dan mudah terlihat,
4. SCANER BUKU TAMU : sering rusak, harusnya di tambah lagi jumlahnya, untuk informasi tentang pengisian buku tamu, sebaiknya dibuat banner yang agak besar dan mudah terlihat
5. HARDWARE UNTUK OPAC : banyak yang rusak dan tidak bisa dipakai atau loading lama, seharusnya bagian automasi harus mengecek secara rutin, dan perangkat hardware nya ditambah, mouse nya juga terkadang tidak ada
6. SLIP/ BON PEMINJAMAN : ini pemborosan , dan user harus bolak balik ke loker mengambil pulpen untuk mengisi BON, seharusnya sudah ada sistem cetak struk seperti di atm
7. PENCARIAN : pencarian terkadang rumit, untuk ukuran peprrustakaan Nasional,seharusnya koleksinya lengkap dan bisa diakses siapa saja
8. PENDAFTARAN ANGGOTA : Prosesnya cepat, tapi sering ngantri dan petugas juga harus menyediakan pulpen atau alat tulis di dekat stand PC,
9. JARINGAN : jaringan di lantai OPAC kadang cepat, kadang lama, yang paling cepat di lantai 4
1. Narasumber : Lala dan Nafisah (UNJ) Hasil Wawancara :
Mengenai pendaftaran keanggotaan sudah cukup bagus, mudah dalam melakukan pendaftaran hanya saja saya tidak tahu kalau pendaftaran bisa dilakukan secara online diluar perpustakaan nasional
Untuk penggunaan bon atau slip peminjaman saya rasa cukup rumit, kalau misal dibuat pemesanan secara online saya setuju karena itu menurut saya lebih simple dan juga bisa lebih cepat tanpa harus menulis bon terlebih dahulu lalu menunggu buku diambilkan.
Saya rasa perlu adanya alur/proses pelayanan serta penggunaan OPAC agar orang yang baru pertama kali mengakses tidak mengalami kebingungan.
Komputer banyak yang mati sehingga butuh waktu yang lebih untuk antri menelusur OPAC, padahal tidak semua orang punya waktu yang lebih atau senggang.
2. Narasumber : Nur Annisa - Fakultas Teknik Yogyakarta Hasil Wawancara :
untuk bagian layanan keanggotaan bagus, cepat dengan sistem online. dan prosedurnya pengisiannya juga mudah. namun untuk ruang layanannya kurang luas sehingga terkadang ngantri panjang menghabiskan banyak waktu.
untuk kenyamanan layanan OPAC membuat pegal pemustaka karena harus berdiri terus menerus apalagi bagi user yang membutuhkan waktu lama untuk menemukan kebutuhan informasi yang sesuai
untuk tampilan OPAC tidak menjadi masalah karena masih mudah dipahami. alur prosedur penggunaan koleksi membingungkan.
Gbr1. Foto bersama dengan pembimbing Kelompok Layanan Pusteling di layanan informasi
Gbr.3 Praktek dalam mengolah buku kuno ke dalam bentuk digital menggunakan kamera
Gbr 5. Praktek pemisahan koleksi monograf berdasarkan tahun terbitnya di bagian subdirektorat deposit
Daftar Pustaka http://www.pnri.go.id/MajalahonlineAdd.aspx?id=86
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/22136/4/Chapter%20II.pdf
Perpustakaan Nasional RI. Pedoman Teknis Layanan Perpustakaan Dan Informasi: Pusat Jasa Perpustakaan Dan Informasi. Perpustakaan Nasional RI, Jakarta: 2002
http://www.Opac. pnri.go.id
http://kelembagaan.pnri.go.id/beranda/jajaran_unit_kerja/index.php?
