MAKALAH KOMUNIKASI DAN ETIKA BISNIS
“Memahami Dasar - Dasar Komunikasi dalam Kegiatan Bisnis’’Makalah ini dikerjakan untuk memenuhi salah satu tugas pada Mata Kuliah Komunikasi dan Etika Bisnis
Dosen Pengampu : Lina Marliana Dewi, M.Pd
Anggota Penyusun :
1. Aminudin Nur 2. Anjas Prastya 3. Budi
4. Fathurrohman 5. Miftahul Falaah 6. Rama Rahmatullah
MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SERANG RAYA
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Alloh SWT, Shalawat serta Salam semoga tetap tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW, keluarga beliau, para sahabatnya, para tabi’in- tabi’innya hingga kita semua selaku pengikutnya dari awal sampai akhir zaman. Berkat inayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan makalah ini tanpa mengalami kesulitan yang berarti.
Makalah ini berisi tentang Memahami Komunikasi dalam kegiatan Bisnis. Penulis menyadari akan banyaknya kekurangan baik dari segi bahasa, metodologi maupun pemaparannya, tidak lain karena keterbatasan, kelemahan dan kekurangan pada diri penulis yang tidak dapat penulis pungkiri.
Terwujudnya makalah ini sejak tahap persiapan, awal penulisan, hingga diangkatnya sebuah kesimpulan, tidak lepas dari banyak pihak yang membantu secara langsung maupun tidak langsung, sehingga semakin menumbuhkan kesadaran bagi penulis bahwa tanpa dukungan, bantuan, bimbingan dan arahan pihak-pihak terkait, tidak mungkin penulis dapat menyelesaikannya seperti sekarang. Semoga Allah SWT membalas atas segala bantuan dan kebaikannya dalam membantu Penulis dalam menyelesaikan karya tulis ini.
Dengan demikian semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi Penulis pada khususnya dan semua orang pada umumnya, kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan.
Serang, September 2017
Penulis
KATA PENGANTAR
Tahap Pertama : Pengirim Mempunyai Suatu Ide Tahap Kedua : Mengubah Ide Menjadi Suatu Pesan Tahap Ketiga : Pengirim menyampaikan Pesan Tahap Keempat: Penerima Menerima Suatu Pesan Tahap Kelima : Penerima Menafsirkan Pesan
Tahap Keenam: Memberi Tanggapan dan Umpanbalik ke Pengirim
C. MUNCULNYA KESALAHPAHAMAN KOMUNIKASI ………
1. Masalah Dalam Mengembangkan Pesan 2. Masalah dalam Menyampaikan Pesan 3. Masalah Dalam Menerima Pesan
1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati. 2. Minimisasi gangguan dalam proses komunikasi.
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG MASALAH
Peranan komunikasi dalam proses manajemen saat ini semakin meningkat. Sebagai manajer yang mengelola suatu organisasi, maka diperlukan keterampilan komunikasi yang baik.
Seorang manajer ataupun seorang pekerja perlu memiliki keterampilan komunikasi, baik lisan, tertulis maupun nonverbal.
Keterampilan komunikasi yang harus dikuasai oleh manajer diantaranya:
Memecahkan masalah dan mengambil keputusan
Mengatasi konflik yang terjadi di dalam perusahaan
Memanfaatkan hubungan masyarakat untuk meningkatkan kredibilitas
perusahaan
Memotivasi pekerja.
RUMUSAN MASALAH
Masalah yang akan di bahas yaitu mengenai komunikasi bisnis, yang mencakup keterampilan komunikasi baik tertulis maupun lisan dalam mengelola perusahaan
TUJUAN PENULISAN
Tujuan dari penulisan makalah ini yaitu agar masyarakat luas dapat mengetahui sejauh mana peranan komunikasi bisnis bagi kelangsungan hidup suatu
perusahaan.
PEMBAHASAN
A. KOMUNIKASI BISNIS
Sebelum kita membahas tentang bentuk dasar komunikasi terlebih dahulu kita harus memahami apa yang di maksud dengan komunkasi dan komunikasi bisnis.
Komunikasi adalah suatu process pertukaran informasiantar individu melalui system yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilakuatau tindakan.
(Himstreet dan Baty)
Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang di gunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu.
B. BENTUK DASAR KOMUNIKASI
Pada dasarnya, ada dua bentuk komunikasi yang lazim di gunakan dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal.
1. Komunikasi Verbal
Komunikasi Verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis (written) maupun lisan (oral).
Contoh komunikasi verbal:
Ø Mebuat dan mengirim surat penawaran barang kepada pihak lain Ø Mebuat dan mengirim surat penolakan kerja
Ø Mebuat dan mengirim suratkontrak kerja kepada pihak lain Ø Berdiskusi dalam sebuah kerja tim (teamwork)
Ø Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan Ø Melakukan negosiasi dengan pelaku bisnis lain.
Ø Melakukan presentasi proposal tentang pengembangan perusahaan dihadapan tim penguji
Ø Melakukan chatting dengan teman sejawat di internet.
Melalui komunikas secara lisan atau tertulis, diharapkan dapat memahami apa yang di sampaikan oleh pengirim pesan dengn baik.
2. Komunikasi nonverbal.
Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata mereka menggunakan gerakan-gerakan tubuh (body Language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain.
Berikut ini beberapa contoh tentang komunikasi nonverbal.
Ø Berpangku tangan untuk menunjukan bahwa orang tersebut sedang melamun Ø Telpak tangan yang terbuka untuk untuk menunjukan kejujuran
Ø Tangan mengepal untuk menunjukan penuh percaya diri
Ø Mengge;engkan kepala unuk menunjukan sikap menolak atau keheranan
Ø Asbak diatas meja tamu untuk menunjukan bahwa tamu di perbolehkan merokok. Pendek kata, dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai perasaan orang baik rasa senang, benci, cinta, rindu dan berbagai macam perasaan lainnya. Lagi pula, komunikasi nonverbal berbeda dengan komunikasi verbal.
Pada umunya, komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang terstruktur sehingga membuat komunikasi nonverbal sulit untuk di pelajari.
Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi verbal dalam hal penyampaian suatu pesan yaitu secara spontan.
Pentingnya komunikasi nonverbal.
Namun komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar dari pada komunikasi verbal.Isyarat-isyarat komunikasi non verbal adalah sangat penting terutama dalam menyampaikan perasaan dan emosi mendeteksi kecurangan atau kejujuran srta sifatnya yang efisien.
Satu keunggulan komunikasi nn verbal adalah reabilitasnya (kesahihanya). Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran si pembicara. Maka, tidaklah mengherankan bila seseorang lebih percaya isyarat nonverbal ketimbang pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat verbal komunikasi nonverbal penting bagi pengirim dan penerima pesan karena sifatnya yang efisien.
Menurut Thill dan Boove dalam Excellence in Business Comunications, komunikasi nonverbal mempunyai 6 yujuan yaitu :
Ø Untuk menyediakan / memberikan informasi. Ø Untuk mengatur alur suatu percakapan. Ø Untuk mengekspresikan emosi.
Ø Untuk memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal.
Ø Untuk mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.
Ø Untuk mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya mengajar seseorang untuk memperlancar permainan golf.
Bagaimana relevansi komunikasi nonverbal dalam dunia bisnis? Komunikasi nonverbal juga mempunyai peranan yang penting dalam dunia bisnis. Ia dapat membantu menentukan kredibilitas dan potensi kepemimpinan seseorang. Jika seseorang dapat belajar mengelola kesan yang telah dibuat dengan bahasa isyarat, karakteristik atau ekspresi wajah, suara dan penampilan, maka seseorang akan dapat melakukan komunikasi dengan baik. Dengan kata lain, seorang manajer (pemimpin) sekaligus harus dapat menjadi komunikator yang baik. Ia harus tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnisnya kepada para bawahannya, pada saat kapan suatu pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan, dan kepada siapa pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan
C. PROSES KOMUNIKASI
Sebagai suatu proses, komunikasi mempunyai persamaan dengan bagaimana seseorang mengekspresikan perasaan, hal-hal yang berlawanan (kontradiktif), yang sama (selaras, serasi), menulis, mendengarkan, dan pertukaran. Menurut Courtland L. Bovee dan John V.Thill ada lima tahapan dalam proses komunikasi, antara lain:
1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan 2. Ide yang disampaikan diubah menjadi suatu pesan 3. Pengirim menyampaikan pesan
4. Penerima menerima suatu pesan 5. Penafsiran pesan
6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim kembali sebagai umpan balik ke pengirim.
Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas dihadapan kita. Dunia ini penuh dengan berbagai macam informasi baik yang dapat di lihat, didengar, dicium maupun hal-hal yang dapat diraba. Ide-ide yang ada dalam benak pikiran kita, kemudian disaring dan disusun kedalam suatu map mental yang ada dalam jaringan otak kita yang menggambarkan persepsi kita terhadap kenyataan.
Tahap Kedua : Mengubah Ide Menjadi Suatu Pesan
Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide-ide dapat diterima, maupun dimengerti dengan sempurna. Ide yang ada dalam benak pikiran Anda, kemudian diubah kedalam bentuk kata-kata, yang selanjutnya dipindahkan kepada orang lain. Dalam penyampaian suatu pesan, perlu diperhatikan beberapa hal, antara lain: subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audience, gayapersonal, dan latar belakang budaya.
Tahap Ketiga : Pengirim menyampaikan Pesan
Setelah pengubahan ide-ide kedalam suatu pesan, maka tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan.
Didalam menyampaikan suatu pesan, adakalanya saluran komunikasi yang digunakan relatif pendek, namun ada juga yang melalui saluran komunikasi yang cukup panjang. Panjang-pendeknya saluran komunikasi yang digunakan akan berpengaruh terhadap efektifitas penyampaian pesan.
Tahap Keempat: Penerima Menerima Suatu Pesan
Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima menerima suatu pesan. Jika seseorang mengirim sepucuk surat, maka penerima surat harus membacanya terlebih dahulu sebelum dia dapat memahami isi surat tersebut.
Tahap Kelima : Penerima Menafsirkan Pesan
Setelah peneriam menerima pesan,tahap berikutnya adalah bagaimana iya bias menasirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah dimengerti dan tersimpan didalam benak pikiran di penerima pesan.
Tahap Keenam: Memberi Tanggapan dan Umpanbalik ke Pengirim
Disamping itu, adanya umpan balik akan dapat menunjukkan adanya faktor-faktor penghambat komunikasi, misalnya perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran kata-kata, dan perbedaan reaksi secara emosional.
D. MUNCULNYA KESALAHPAHAMAN KOMUNIKASI
Didalam suatu pidato, ada kecenderungan beberapa pesan tidak dapat dimengerti oleh penerima pesan dengan baik. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan. Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut mencakup antara lain masalah dalam pengembangan pesan, penyampaian pesan, penerimaan pesan dan penafsiran pesan.
1. Masalah Dalam Mengembangkan Pesan
Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau penerima, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan. Jika seseorang gagal dalam mengembangkan pesan, maka proses komunikasi akan memulai dengan sesuatu yang salah, yang pada akhirnya akan membawa kegagalan yang akan berkelanjutan atau terus menerus.
2. Masalah dalam Menyampaikan Pesan
Komunikasi dapat juga terganggu karena munculnya masalah dalam mendapatkan pesan dari pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor phisik, misalnya sambungan kabel yang jelek, akustik yang lemah, dan tindasan yang tak terbaca. Meskipun gangguan-gangguan tersebut nampaknya sepele, namun mereka dapat mengganggu suatu pesan.
Masalah lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan adalah bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan. Bila dua buah pesan disampaikan sekaligus secara bersamaan, maka akan muncul gangguan dalam arus komunikasi. Masalah serupa juga muncul, bila suatu pesan disampaikan melalui saluran penghubung yang cukup panjang. Orang terakhir yang menerima pesan ada kemungkinan hanya dapat menangkap pesan sebagian kecil saja dari orang yang pertama atau bahkan pesan yang disampaikan bisa jadi bertentangan dengan pesan aslinya.
3. Masalah Dalam Menerima Pesan
Sebagaimana halnya dengan penyampaian pesan, menerima pesanpun juga tak luput dari adanya suatu masalah. Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.
Dalam beberapa kasus, gangguan yang muncul berkaitan dengan kesehatan si penerima pesan. Pendengaran yang kurang baik, penglihatan yang mulai kabur atau bahkan sakit kepala, juga dapat mengganggu penerima dalam menerima suatu pesan. Meskipun hal tersebut tidak memblok (menghambat) jalur komunikasi secara keseluruhan, tetapi mereka dapat mengurangi konsentrasi si penerima pesan. Barangkali gangguan yang paling umum terjadi adalah kurangnya konsentrasi selama melakukan komunikasi. Kadang-kadang pada saat berkomunikasi, pikiran melayang memikirkan hal-hal lain diluar yang dibicarakan.
4. Masalah Dalam Menafsirkan Pesan
Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan terjadi, namun masalah terbesar adalah pada mata rantai terakhir, dimana suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan.
Dapat terjadi juga karena: a) Perbedaan latar belakang b) Perbedaan penafsiran kata c) Perbedaan reaksi emosional
Dalam melakukan komunikasi, kadang-kadang hasilnya tidak sesuati dengan apa yang kita harapkan. Dengan kata lain, komunikasi yang kita lakukan tidak bisa efektif, tidak mencapai sasaran dengan baik.Untuk melakukan komunikasi yang efektif memerlukan beberapa hal, yaitu:
1. Persepsi
Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan disampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Bila prediksinya tepat, audiens akan membaca dan menerima tanggapannya dengan benar. Audien sebagai penerima pesan, lalu akan mengantisipasi reaksi mereka, dengan tetap melakukan penyesuaian untuk menghindari kesalahpahaan dalam komunikasi yang dilakukan.
2. Ketepatan
Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir. Agar komunikasi yang dilakukan mencapai sasaran, maka seseorang perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka berpikir mereka. Apabila hal itu diabaikan, maka yang muncul adalahmiscommunications.
3. Kredibilitas
Komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa para audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian juga sebaliknya, komunikator harus mempunyai suatu keyakinan akan inti pesan dan maksud yang ingin mereka sampaikan.
4. Pengendalian
Audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi mereka dapat membuat komunikator tertawa, menangis, bertindak, mengubah pikiran, atau lemah lembut. Hal ini ditentukan oleh intensitas reaksi yang dilontarkan audiens terhadap apa yang disampaikan oleh komunikator. Sebaliknya, reaksi audiens tergantung pada berhasil atau tidaknya komunikator mengendalikan audiensnya saat melakukan komunikasi.
5. Keharmonisan
Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik dengan audiens, sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan mencapai tujuannay. Seorang komunikator yang baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik kepada audiensnya.
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai rintangan dalam komunikasi, maka perlu diperhatikan tiga hal sebagai berikut:
1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati.
Langkah pertama yang perlu Anda perhatikan dalam berkomunikasi adalah Anda perhatikan apa yang menjadi maksud dan tujuan berkomunikasi dan audience Anda. Katakan apa yang dikehendaki oleh audience Anda, gunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, tidak bertele-tele, jelaskan point-point yang penting, dan jangan lupa tekankan dan telaah ulang point-point yang penting.
2. Minimisasi gangguan dalam proses komunikasi.
Melalui pemilihan saluran komunikasi secara berhati-hati, Anda akan dapat membantu audience Anda untuk dapat memperhatikan apa pesan yang Anda sampaikan. Kalau suatu pesan disampaikan secara lisan, akan efektif bila lokasi atau tempat penyampaian pesan teratur, rapi, nyaman, sejuk dan sebagainya.
3. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan.
Agar pemberian umpan balik (feedback) tersebut memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, cara dan waktu penyampaianya harus direnanakan dengan baik. Kalau komunikator menghendaki umpan balik yang cepat, dapat di pilih sarana komunikasi yang cepat misalnya melalui telepo atau tatap muka secara langsung.
Contoh kasus Komunikasi :
Misal ketika diskusi kelompok, ketika ada yang sedang presenetasi pembicara baik sedang menjelaskan atau menjawab pertayaan dari audien, banyak teman atau pendengar yang duduk dibelakang menguap, menyandarkan punggungnya dan berpangku tangan seolah-olah menunjukan bahwa pendengar malas untuk menerima dan memberikan timbal balik(feedback) kepada pembicara sehingga proses berjalannya komunikasi kurang efektif dan tidak sesuai dengan yang di inginkan.
Penyelesaian :
Untuk pihak penyaji (selaku komunikator) :
di buat lebih menarik sehingga pendengar tetarik untuk mendengarkan dan memberikan tanggapan.
Berusaha menyimak dan memberi tanggapan agar komunikasi dapat berjalandengan efektif.
BAB 3 PENUTUP
KESIMPULAN
Berdasarkan apa yang sudah dipaparkan pada makalah ini, maka dapat ditarik suatu kesimpulan sebagai berikut :
1. Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku ataupun tindakan. Para ahli yang mengemukakan pendapatnya pun relatif memulai pengertian komunikasi dengan kata “proses”, jadi proses memiliki tempat utama dalam berkomunikasi.
2. Bentuk dasar komunikasi itu ada dua, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal dimana keduanya memperkaya cara manusia untuk berkomunikasi serta keduanya saling bersinergi dalam mewujudkan komunikasi yang efektif.
3. Proses-proses yang ada dalam komunikasi mengandung komponen/unsur komunikasi, dimana proses yang dimulai dari pengirim mempunyai ide sampai penerima mulai memberikan feedback dan menampakkan efek, keseluruhan proses itu merepresentasikan bahwa komunikasi memiliki keteraturan yang mungkin tidak disadari komunikator dan komunikan.
4. Komunikasi juga mengambil peranan penting dalam kegiatan bisnis manusia yang meliputi tujuan-tujuan tertentu untuk penyampaikan informasi bisnis, berbagi pengalaman bisnis, menjalin mitra kerjasama, pembuatan surat bisnis, dan lain sebagainya. Sehingga bila komunikasi bisnis dilakukan dengan baik, maka urusan dalam bisnis tersebut akan berjalan lancar.
SARAN
1. Perlu pemahaman intensif oleh setiap orang yang ingin berkomunikasi pada proses dan unsur komunikasi agar pesan yang disampaikannya mampu dipahami atau bahkan dituruti oleh penerima
2. Sebaiknya agar komunikasi berjalan lebih efektif dan efisien, pelaku dalam komunikasi harus mengetahui dan memahami bentuk dasar komunikasi dan mengimplementasikannya dalam percakapan sehari-hari
3. Dalam memuluskan urusan bisnis, perlu sekiranya pengoptimalan aspek-aspek serta pendekatan-pendekatan yang ada dalam komunikasi bisnis, karena komunikasi adalah hal dasar dalam penyampaian ide bisnis tersebut
DAFTAR PUSTAKA
1. http://kombisku.blogspot.com/2012/12/studi-kasus.html
