PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KINERJA PEGAWAI (SIMKP) SEBAGAI ACUAN PENILAIAN KINERJA DI PT. PLN
(PERSERO) DISTRIBUSI JAWA TIMUR AREA MALANG
LAPORAN
KULIAH KERJA NYATA ALTERNATIF (KKN-A)
OLEH NI’MATUL UDZMA
NIM 130413614979
UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul : Penerapan Sistem Informasi Manajemen Kinerja Pegawai
(SIMKP) sebagai Acuan Penilaian Kinerja di PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang
Nama : Ni’matul Udzma NIM : 130413614979 Program Studi : S1 Manajemen Jurusan : Manajemen
Telah disetujui oleh:
Pembimbing/Penguji Pembimbing Lapangan
Drs. Mohammad Hari, M.Si. Yudianti
NIP 196202011986011001 NIP 8106344Z
Mengetahui, Ketuan Jurusan
ABSTRAK
Udzma, Ni’matul. 2016. Penerapan Sistem Informasi Manajemen Kinerja Pegawai (SIMKP) sebagai Acuan Penilaian Kinerja di PT. PLN
(Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang. Laporan KKN-A, Jurusan Manajemen, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Malang.
Pembimbing: Drs. Mohammad Hari, M.Si.
Kata kunci: Sistem Infomasi Manajemen Kinerja Pegawai (SIMKP), Penilaian Kinerja, PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang.
Tugas manajemen adalah berusaha memahami banyak keadaan yang dihadapi oleh organisasi, mengambil keputusan, dan merumuskan rencana kegiatan untuk memecahkan permasalahan organisasi. Para manajer melihat adanya tantangan bisnis dari lingkungan; mereka membuat strategi organisasi untuk merespon tantangan tersebut; dan mengalokasikan serta mengoordinasikan sumber daya manusia dan keuangan untuk bekerja sama mencapai keberhasilan. Umumnya, para manajer harus memiliki kepemimpinan yang bertanggung jawab. Sistem Informasi Manajemen dalam hal ini mengindikasikan harapan, impian, dan realitas dari manajer sesungguhnya.
Di samping itu, kegiatan dan pekerjaan apapun akan selalu diikuti dengan suatu evaluasi dengan tujuan untuk mengukur seberapa jauh tingkat keberhasilan dan kinerjanya perusahaan, kelompok atau individu, serta hambatan dan
kekurangan apa saja yang perlu penyempurnaan di kemudian hari. Dengan metode penilaian kinerja yang benar akan dapat terpecahkan bagaimana cara
meningkatkan kompetensi karyawan. Dari sinilah organisasi menciptakan format penilaian kinerja pegawai atau biasa kita sebut sebagai Evaluasi Kinerja (Evakin).
PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang merupakan anak perusahaan PT. PLN pusat, salah satu organisasi BUMN di Indonesia yang bergerak di bidang layanan jasa kelistrikan. Dalam menjalani bisnisnya, PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang dituntut untuk memberikan
pelayanan yang optimal sehingga menjadi alat bantu pemerintah dalam bidang pencahayaan listrik untuk meningkatkan kualitas kehidupan dan pendorong kegiatan masyarakat.
KATA PENGANTAR
Bismillah Wa Alhamdulillah. Puji syukur penulis panjatkan kepada Rabb Semesta, yang telah memberikan karunia-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan penulisan Laporan KKN-A ini dengan judul: “Penerapan Sistem Informasi Manajemen Kinerja Pegawai (SIMKP) Sebagai Acuan Penilaian Kinerja di PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timut Area Malang”.
Adapun laporan KKN-A ini diajukan sebagai bahan evaluasi hasil kegiatan KKN-A sekaligus sebagai proses pembelajaran dalam menulis karya ilmiah dan hasil praktek lapangan.
Penulis menyadari bahwa selama proses penulisan laporan KKN-A ini tidak lepas dari bantuan dan dukungan berbagai pihak, baik dalam memberikan data sebagai bahan laporan, maupun kesediaan tenaga, waktu dan pikiran untuk membimbing dan memotivasi. Teriring salam hormat dan untaian terima kasih kepada:
1. Bapak Drs. Mohammad Hari, M.Si., selaku Dosen Pembimbing
2. Dr. Agus Hermawan, M.Si., Grad Dip MGT, M.Bus., selaku Ketua Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang.
3. Prof. Dr. Budi Eko Soetjipto, M.Ed., M.Si. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang.
5. Ibu Yudianti selaku Supervisor Pelayanan Pelanggan dan Administrasi sekaligus pembimbing kelompok KKN-A kami di PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang.
6. Seluruh pegawai PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang, Ibu Indah, Ibu Mukhrodoh, Ibu Della, Mbak Sasa, Mbak Revi, Mas Arya.
7. Teman-teman anggota kelompok KKN-A, Dian dan Arieska, serta semua pihak yang turut membantu penulis dalam penyelesaian laporan kegiatan KKN-A ini.
Atas semua bantuan, saran, dan kritik yang membangun sehingga penulis bisa menyelesaikan laporan KKN-A dengan baik. Akhir kata, semoga penulisan karya ilmiah ini dapat memberikan manfaat serta wawasan kepada pembaca umumnya dan penulis khususnya.
Terima kasih.
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ...1
B. Tujuan Penulisan ...5
C. Hasil yang Diharapkan ...5
D. Definisi Operasional...5
BAB II PELAKSANAAN A. Gambaran Umum Perusahaan ...7
B. Aktivitas Selama KKN-A ...10
C. Pengalaman Belajar ...10
D. Masalah yang Dihadapi ...11
BAB III PEMBAHASAN A. Sistem Informasi Manajemen ...12
B. Penilaian Kinerja ...14
C. Penerapan Sistem Informasi Manajemen Kinerja Pegawai (SIMKP) Sebagai Acuan Penilaian Kinerja di PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang ...20
BAB IV PENUTUP A. Simpulan ...25
B. Saran ...28
DAFTAR RUJUKAN ...29
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Tampak depan kantor PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area
Malang... 7
Gambar 2 Komponen Sistem Informasi ... 13
Gambar 3 Pola penetapan indikator kinerja ... 18
Gambar 4 Tampilan Login SIMKP Nasional... 20
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Tugas manajemen adalah berusaha memahami banyak keadaan yang dihadapi oleh organisasi, mengambil keputusan, dan merumuskan rencana kegiatan untuk memecahkan permasalahan organisasi. Para manajer melihat adanya tantangan bisnis dari lingkungan; mereka membuat strategi organisasi untuk merespon tantangan tersebut; dan mengalokasikan serta mengoordinasikan sumber daya manusia dan keuangan untuk bekerja sama mencapai keberhasilan. Umumnya, para manajer harus memiliki kepemimpinan yang bertanggung jawab. Sistem Informasi Manajemen dalam hal ini mengindikasikan harapan, impian, dan realitas dari manajer sesungguhnya.
Para manajer pada kenyataannya harus bekerja lebih dari sekedar mengelola hal yang sudah ada. Mereka harus juga menciptakan produk dan jasa baru dan bahkan membentuk kembali organisasi dari waktu ke waktu. Bagian penting dari tanggung jawab adalah kreatif yang disebabkan oleh pengetahuan dan informasi baru. Teknologi informasi dapat memainkan peranan penting dalam membantu manajer untuk merancang dan menciptakan produk dan jasa baru dan mengelola serta merancang kembali organisasi (Laudon & Laudon, 2007: 21).
Di samping itu, kegiatan dan pekerjaan apapun akan selalu diikuti dengan suatu evaluasi dengan tujuan untuk mengukur seberapa jauh tingkat keberhasilan dan kinerjanya perusahaan, kelompok atau individu, serta hambatan dan
penilaian kinerja yang benar akan dapat terpecahkan bagaimana cara
meningkatkan kompetensi karyawan. Dari sinilah organisasi menciptakan format penilaian kinerja pegawai atau biasa kita sebut sebagai Evaluasi Kinerja (Evakin).
Evaluasi kinerja atau penilaian prestasi karyawan yang dikemukakan Leon C. Meggison (1981) dalam Mangkunegara (2005: 9-10) adalah sebagai berikut: “penilaian prestasi kerja (performance Appraisal) adalah suatu proses
yang digunakan pimpinan untuk menentukan apakah seorang karyawan melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya”.
Selanjutnya Andrew E. Sikula (1981) yang dikutip oleh mangkunegara (2005: 10) mengemukakan bahwa “penilaian pegawai merupakan evaluasi yang sistematis
dari pekerjaan pegawai dan potensi yang dapat dikembangkan. Penilaian dalam proses penafsiran atau penentuan nilai, kualitas atau status dari beberapa obyek orang ataupun sesuatu (barang)”. Selanjutnya menurut Siswanto (2001) penilaian kinerja adalah “ suatu kegiatan yang dilakukan oleh Manajemen/Penyelia penilai
untuk menilai kinerja tenaga kerja dengan cara membandingkan kinerja atas kinerja dengan uraian/deskripsi pekerjaan dalam suatu periode tertentu biasanya setiap akhir tahun”.
Anderson dan Clancy (1991) sendiri mendefinisikan pengukuran kinerja sebagai: “feedback from the accountant to management that provides information
about how well the actions represent the plans; it also identifies where managers may need to make corrections or adjustments in future planning and controlling
activities”, sedangkan Anthony dkk (1997) mendefinisikan pengukuran kinerja sebagai “The activity of measuring the performance of an activity or the value
bahwa pengukuran atau penilaian kinerja adalah tindakan pengukuran yang dilakukan terhadap berbagai aktivitas dalam rantai nilai yang ada pada perusahaan. Hasil pengukuran tersebut digunakan sebagai umpan balik yang memberikan informasi tentang prestasi, pelaksanaan suatu rencana dan apa yang diperlukan perusahaan dalam penyesuaian-penyesuaian dan pengendalian.
Hampir seluruh perusahaan melakukan tindakan informal ataupun formal dalam menilai kinerja karyawan mereka. Penilaian kinerja berarti mengevaluasi kinerja karyawan saat ini dan/atau di masa lalu relatif terhadap standar kinerjanya. Saat “penilaian kinerja” biasanya terlintas alat penilaian khusus seperti formulir
penilaian. Formulir sesunguhnya hanyalah bagian dari proses penilaian. Penilaian kinerja juga selalu mengasumsikan bahwa karyawan memahami apa standar kinerja mereka dan supervisor juga memberikan karyawan umpan balik, pengembangan dan insentif yang diperlukan untuk membantu orang yang bersangkutan yang menghilangkan kinerja yang kurang baik atau melanjutkan kinerja yang baik.
PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang merupakan anak perusahaan PT. PLN pusat, salah satu organisasi BUMN di Indonesia yang bergerak di bidang layanan jasa kelistrikan. Dalam menjalani bisnisnya, PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang dituntut untuk memberikan
PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang senantiasa berusaha
memperbaiki kienrja baik organisasi maupun individu melalui penilaian kinerja yang efektif.
Adanya kebijakan baru dalam Sistem Informasi Manajemen telah memudahkan proses kerja perusahaan. Sistem Informasi Manajemen Kinerja Pegawai (SIMKP) adalah sistem penilaian kinerja pegawai yang diterapkan di PT. PLN (Persero). Sebelumnya sistem penilaian kinerja pegawai berupa sistem penilaian dengan Manajemen Unjuk Kerja pegawai (MUK). Siklus MUK yang semula dilakukan setahun sekali yang terdiri atas tiga sesi penilaian dan dua kali pemberian kompensasi dalam bentuk IKS. Kemudian siklus tersebut diselaraskan menjadi dua kali dalam setahun dengan dua kali penilaian dan dua kali pemberian Imbalan Kerja Sementara (IKS). PT. PLN (Persero) memperbarui penilaian kinerja tersebut dengan menggunakan SIMKP yang berbasis website.
Maksud diterapkannya SIMKP ini tak lain adalah untuk menciptakan pemahaman bersama antara Perseroan dengan pegawai mengenai tujuan yang harus dicapai, cara, serta optimalisasi sumber daya untuk mencapai tujuan tersebut. Dengan demikian, diharapkan dapat tercipta keselarasan gerak antara kinerja pegawai dan tujuan perusahaan, sehingga bersatu dalam tujuan bersama.
B. Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan laporan KKN-A adalah sebagai berikut: 1. Memahami konsep dasar Sistem Informasi Manajemen 2. Memahami konsep dasar penilaian kinerja
3. Memahami penerapan Sistem Informasi Manajemen Kinerja Pegawai (SIMKP) sebagai acuan penilaian kinerja pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang
C. Hasil yang Diharapkan
Penulisan laporan KKN-A ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai: 1. Wadah bagi mahasiswa dalam proses pembelajaran penulisan karya ilmiah. 2. Wadah bagi mahasiswa dalam memahami konsep dasar Sistem Informasi
Manajemen.
3. Wadah bagi mahasiswa dalam memahami konsep dasar penilaian kinerja. 4. Wadah bagi mahasiswa dalam memahami teori-teori Manajemen Sumber Daya Manusia dan implementasinya pada praktek kerja nyata, khususnya tentang penerapan Sistem Informasi Manajemen Kinerja Pegawai (SIMKP) sebagai acuan penlaian kinerja di PT. PLN (Persero) Disrtribusi Jawa Timur Area Malang.
D. Definisi Operasional
1. Sistem Informasi Manajemen
mendistribusikan informasi mengenai manajemen suatu organisasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan.
2. Penilaian Kinerja
Penilaian Kinerja merupakan kajian sistematis tentang kondisi kerja karyawan yang dilaksankaan secraa formal yang dikaitkan dengan standar kerja yang telah ditentukan perusahaan.
3. Sistem Informasi Manajemen Kinerja Pegawai (SIMKP)
BAB II PELAKSANAAN
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Sejarah Singkat PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang
Gambar 1 Tampak depan kantor PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang
Sejarah eletrifikasi wilayah kota Malang antara lain tidak lepas dari sejarah listrik di Indonesia. Menurut berbagai keterangan yang ditemukan bahwa cahaya listrik mulai bersinar di wilayah Indonesia mulai akhir abad ke-19 pada zaman pemerintahan Hindia-Belanda. Selanjutnya, Pemerintah Hindia-Belanda mendirikan cabang perusahaan listrik (umumnya pembangkitan) di beberapa wilayah di Indonesia, maka pendistribusian tenaga listrik oleh Pemerintah Daerah dialihkan kepada perusahaan-perusahaan listrik swasta.
yaitu pemberian konsesi untuk Elektrifikasi wilayah berbagai kota di Jawa Tengah dan Jawa Timur diluar wilayah yang telah dikelola oleh perusahaan OJEM,
Electrian, EMR, dan EAIB. Selama Perang Dunia Kedua, seluruh perusahaan listrik di Indonesia diambil alih oleh Angkatan Darat Jepang, termasuk wilayah Jawa Timur. Setelah Perang Dunia Kedua berakhir dan diproklamasikannya kemerdekaan Indonesia, penguasaan pemimpin perusahaan listrik diambil alih Kesatuan Aksi para Karyawan Perusahaan Listrik di seluruh wilayah Indonesia. Penguasaan ini secara keseluruhan dapat diselesaikan pada pertengahan Oktober 1945. Perusahaan-perusahaan ini kemudian diserahkan kepada Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga Kerja di Jakarta.
Singkat cerita, terjadilah Nasionalisasi perusahaan-perusahaan listrik yang telah beroperasi di Indonesia. Diawali oleh perusahaan listrik NV. OGEM untuk wilayah Jakarta-Cirebon pada tanggal 1 Januari 1954, disusul perusahaan listrik NV ANIEM pada tanggal 1 November 1954 untuk pelistrikan wilayah Jawa Timur dan Jawa Tengah. Setelah keduanya dinasionalisasikan, maka dibentuklah Panuditel dan Panuputel. Untuk pengelolaan selanjutnya, pemerintah membentuk Dewan Direksi beranggotakan Diektur Panuditel, Direktur Panuputel, Direktur eks. Sebagai tindak lanjut pembentukan Dewan Direktur, maka untuk
Pada tahun 1965, struktur organisasi Perusahaan Listrik Negara di seluruh Indonesia ditetapkan menjadi 14 kesatuan wilayah dengan cabang yang terdiri dari 12 PLN Distribusi, 1 PLN Eksploitasi, dan 1 PLN Gas. Dari sinilah kemudian terbentuk kantor PLN Distribusi Jawa Timur dengan beberapa cabang di kantor area, termasuk area Malang sebagaimana yang dapat kita saksikan sekarang di Kota Malang.
2. Visi dan Misi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang
PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang memiliki visi dan misi sebagai berikut:
Visi
“Pada tahun 2012 diakui sebagai Unit Distribusi dengan pelayanan kelas dunia dan mengutamakan kepuasan pelanggan serta mengedepankan budaya integritas”
Misi:
a. Memberikan pelayanan yang transparan kepada pelanggan dengan cepat, tepat, tuntas, dan berintegrasi
b. Selalu melakukan perbaikan pelayanan untuk meningkatkan kepuasaan pelanggan
3. Motto PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang “Listrik untuk kehidupan yang lebih baik”
4. Lokasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang
B.Aktivitas Selama KKN-A
Aktivitas yang dilakukan mahasiswa selama 2 bulan (23 Mei 2016-29 Juli 2016) KKN-A di PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang, meliputi:
1. Pelayanan dan Administrasi bagian Sumber Daya Manusia, meliputi pengarsipan Surat Perintah Kerja, presensi kehadiran karyawan, pensiunan, restitusi kesehatan, serta sertifikat diklat pegawai. Selain pengarsipan, juga perekapan data secara manual di komputer baik online maupun offline yang terdiri dari perekapan restitusi kesehatan, pensiunan, dan diklat pegawai. 2. Pelayanan dan Administrasi bidang akuntansi dan keuangan, meliputi
pengarsipan data tagihan pelanggan, scan data tagihan pelanggan, serta perekapan teks data tagihan pelanggan secara online.
C.Pengalaman Belajar
Dari kegiatan KKN-A yang telah dilaksanakan selama dua bulan, yaitu tanggal 23 Mei 2016-29 Juli 2016 penulis mendapatkan kesempatan belajar dan mendapatkan ilmu dalam dunia kerja yang sesungguhnya antara lain:
1. Disiplin dan tepat waktu. PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang memberikan penghargaan kepada pegawai yang selalu tepat waktu selama periode tertentu. Penghargaan tersebut akan dipajang di dinding sekitar jalan umum, sehingga sering dijumpai dan menjadi motivasi bagi pegawai lain. 2. Melihat secara langsung bagian Manajemen Sumber Daya Manusia yang
mengikuti berbagai macam diklat, perekapan data pensiunan secara online di SIMKP, serta perijinan cuti dan restitusi kesehatan yang berhubungan dengan asuransi pegawai.
3. Pengalaman menjadi bagian dari dunia kerja secara langsung. Memberikan pelajaran antara komunikasi dalam dunia kerja dan bisnis, sikap profesional yang senantiasa harus ditunjukkan, hubungan baik antar pegawai yang senantiasa harus dijaga, serta kepercayaan pelimpahan pekerjaan atas kinerja yang kita hasilkan.
D.Masalah yang Dihadapi
1. Masalah yang dihadapi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang adalah hubungan komunikasi dan pelayanan pelanggan. Beberapa pelanggan melakukan komplain atas pelayanan yang didapatkan oleh perusahaan. Namun demikian, secara internal organisasi, baik sistem, manajemen, fasilitas, maupun hubungan personal karyawan dapat dikatakan baik. Sehingga masalah utama perusahaan adalah dengan pihak eksternal.
2. Masalah yang dihadapi mahasiswa selama KKN-A
a. Penulis belum memiliki pengalaman dalam aktivitas KKN-A di perusahaan b. Penulis kurang memiliki kesempatan untuk ikut serta dalam aktivitas
BAB III PEMBAHASAN
A.Sistem Informasi Manajemen
Para manajer selalu menggunakan sistem informasi untuk melaksanakan tugas-tugas mereka, sehingga objek manajemen informasi bukanlah suatu hal yang baru. Yang baru adalah kemudahan memperoleh informasi yang akurat dan mutakhir. Inovasi yang memungkinkan kemampuan ini adalah komputer.
Organisasi menjadi semakin sadar bahwa informasi adalah sumber daya yang penting secara strategis, dan komputer dapat mengolah sumber daya tersebut (McLeod & Schell, 2004: 1).
McLeod & Schell, (2004: 9) menerangkan bahwa sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai satu tujuan. Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti (McLeod & Schell, 2004: 12). Sehingga sistem informasi manajemen dapat kita artikan sebagai sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud mencapai satu tujuan yang berbasis data-data mengenai manajemen sebuah organisasi.
manajer dan karyawan menganalisis permasalahan, menggambarkan hal-hal yang rumit, dan menciptakan produk baru.
Gambar 2 Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi berisi informasi tentang organisasi dan lingkungan sekitarnya. Tiga aktivis dasar – input, pemrosesan, dan output – memproduksi infomasi yang dibutuhkan organisasi. Umpan balik merupakan output yang dikembalikan kepada anggota atau kegiatan dalam organisasi untuk mengevaluasi dan memperbaiki input. Pelaku di lingkungan seperti pelanggan, pemasok,
pesaing, pemegang saham dan badan pembuat peraturan akan berinteraksi dengan oganisasi dan sistem informasinya.
Sebuah organisasi besar umumnya memiliki banyak jenis sistem informasi berbeda yang dibangun di sekitar fungsi, tingkatan organisasi, dan proses bisnis yang berbeda yang tidak dapat bertukar informasi secara otomatis. Sistem perusahaan (Enterprise System), yang juga dikenal sebagai sistem perencanaan sumber daya perusahaan (Enterprise Resource Planning – ERP), menyelesaikan masalah ini dengan mengumpulkan data dari beragam proses bisnis inti pada manufaktur dan produksi, keuangan dan akuntansi, penjualan dan pemasaran, dan
Data
Informasi
sumber daya mausia yang menyimpan data pada pada penyimpanan data pusat tunggal.
B.Penilaian Kinerja
Dalam upaya mengatasi permasalahan organisasi yang sangat kompleks, manajemen dapat melakukan perbaikan ke dalam, salah satunya melalui
pengembangan SDM. Perbaikan kondisi internal ini bertujuan untuk memperkuat diri dan meningkatkan daya tahan dalam menghadapi persaingan lokal dan global yang pasti akan semakin ketat. Ini berarti bahwa perusahaan harus memperbaiki kinerja perusahaannya melalui perbaikan kinerja karyawannya. Keberhasilan perusahaan dalam memperbaiki kinerja perusahaannya sangat tergantung pada kualitas SDM yang bersangkutan dalam berkarya atau bekerja sehingga
perusahaan perlu memiliki karyawan yang bekemampuan tinggi untuk kemudian mengevaluasi kinerjanya.
Evaluasi kinerja atau penilaian pestasi karyawan yang dikemukakan Leon C. Meggison (1981) dalam Mangkunegara (2005: 9-10) adalah sebagai beikut: “penilaian pestasi kerja (performance appasial) adalah suatu proses yang
digunakan pimpinan untuk menentukan apakah seorang karyawan melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya”. Selanjutnya Andrew
E. Sikula (1981) yang dikutip oleh Mangkunegara (2005: 10) mengemukakan bahwa “penilaian pegawai merupakan evaluasi yang sistematis dari pekerjaan
pegawai dan potensi yang dapat dikembangkan. Penilaian dalam proses penafsiran atau penentuan nilai, kualitas atau status dari beberapa obyek orang ataupun sesuatu (barang)”. Selanjutnya menurut Siswanto (2001) penilaian kinerja adalah: “suatu kegiatan yang dilakukan oleh manajemen/penyelia penilai untuk menilai
kinerja tenaga kerja dengan cara membandingkan kinerja atas kinerja dengan uraian/deskripsi pekerjaan dalam suatu periode tertentu biasanya setiap akhir tahun”.
Anderson dan Clancy (1991) sendiri mendefinisikan pengukuran kinerja sebagai: “Feedback from the accountant to management that provides information
about how well the actions represent the plans; it also identifies where managers may need to make corrections or adjusments in future planning and controlling activities” sedangkan Anthony, Banker, Kaplan, dan Young (1997)
digunakan sebagai umpan balik yang memberikan informasi tentang prestasi, pelaksanaan suatu rencana dan apa yang diperlukan perusahaan dalam
penyesuaian dan pengadilan.
Dengan demikian, jelaslah bahwa penilaian kinerja merupakan kajian sistematis tentang kondisi kerja karyawan yang dilaksanakan secara formal yang dikaitkan dengan standar kerja yang telah ditentukan perusahaan. Selain itu, kinerja sebagai suatu sistem pengukuran dan evaluasi, memengaruhi atribut-atribut yang berhubungan dengan pekerjaan karyawan, perilaku dan keluaran, dan tingkat absensi untuk mengetahui tingkat kinerja karyawan pada saat ini. Dalam praktiknya, evaluasi kinerja menggunakan alat evaluasi, berupa pemberian komentar dalam formulir yang isinya berkaitan dengan pengamatan seorang pimpinan terhadap karyawan tentang kerja itu sendiri (seperti evaluasi harian, mingguan, bulanan, triwulan, semesteran, atau tahunan). Berikut adalah simpulan evaluasi kinerja menurut Rivai, dkk (2011: 19):
1. Alat yang paling baik untuk menentukan apakah karyawan telah memberikan hasil kerja yang menandai dan melaksanakan aktivitas kinerja sesuai dengan standar kerja
2. Satu cara untuk penilaian kinerja dengan melakukan penilaian mengenai kekuasaan dan kelemahan karyawan
3. Alat yang baik untuk menganalisis kinerja karyawan dan membuat rekomendasi perbaikan
yang dilaksanakan. Indikator kinerja ini digunakan untuk meyakinkan bahwa kinerja hari demi hari karyawan membuat kemajuan menuju tujuan dan sasaran dalam rencana strategis.
Penetapan awal indikator kinerja hendaknya didasarkan pada perkiraan yang realistis dengan memerhatikan tujuan, sasaran, dan hasil yang diinginkan. Penetapan awal ini mungkin berdasarkan data atau informasi yang sangat sedikit. Namun, paling tidak indikator yang ditetapkan sedapat mungkin lebih dari satu. Oleh karena itu, penetapan indikator kinerja haruslah hasil kerja tim, bukan hasil kerja seseorang saja atau hasil pemikiran pimpinan perusahaan.
Dalam mengembangkan indikator kinerja, hendaknya diperhatikan bahwa pengembangan tersebut difokuskan apda hal-hal utama yang merupakan kegiatan yang terikat pada tujuan program dan dapat menggambarkan tingkat keberhasilan pencapaiannya. Di samping itu, juga perlu dipertimbangkan antara sistem ukuran kinerja dengan kondisi nyata yang dihadapi seperti biaya
pengumpulan data, tingkat kecukupan data, tigkat akurasi data, dan konsistensi data untuk pengambilan keutusan.
Hal-hal yang perlu dilakukan dalam mengukur kinerja adalah sebagai berikut:
1. Penetapan indikator kinerja, dengan memerhatikan: a. Karakteristik indikator kinerja yang baik, yaitu:
- Terikat pada tujuan program dan menggambarka pencapaian hasil - Terbatas pada hal-hal yang perlu mendapat prioritas;
b. Pertimbangan utama bahwa indikator kinerja harus: - Menggambarkan hasil atau usaha pencapaian hasil;
- Merupakan indikator di dalam wewenangnya (uncontrollable) - Mempunyai dampak negatif yang rendah
- Digunakan untuk menghilangkan insentif yang sudah ada
- Ada pengganti atau manfaat yang lebih besar jika menghilangkan insentif Selain itu, penetapan indikator juga harus tetap mengacu pada visi, misi, tujuan, sasaran yang telah ditetapkan seperti pada Gambar 3.
Gambar 3 Pola penetapan indikator kinerja
2. Cara pengukuran kinerja
Keberhasilan ataupun kegagalan manajemen dapat diukur dengan melakukan:
a. Perbandingan antara kinerja nyata dengan kinerja yang direncanakan b. Perbandingan antara kinerja nyata dengan hasil (sasaran) yang diharapkan c. Perbandingan antara kinerja nyata tahun ini dengan tahun-tahun sebelumnya
d. Perbandingan kinerja suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang unggul di bidangnya (bencmarking/patok duga)
e. Perbandingan capaian tahun berjalan dengan rencana dalam (dua, tiga, empat atau lima tahun) tren pencapaian.
3. Penilaian kinerja
Penilaian kinerja merupakan analisis dan interpretasi keberhaslan atau kegagalan pencapaian kinerja. Penilaian sebaiknya dikaitkan dengan sumber daya (input) yang berada di bawah wewenangnya seperti SDM, dana/keuangan, sarana-prasarana, metode kerja dan hal lainnya yang berkaitan. Tujuannya adalah agar dapat diketahui dengan pasti apakah pencapaian kinerja yang tidak sesuai (kegagalan) disebabkan oleh faktor input yang kurang mendukung atau kwgagalan pihak manajemen.
4. Penggunaan informasi kinerja
C.Penerapan Sistem Informasi Manajemen Kinerja Pegawai (SIMKP) di PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang
Gambar 3 Tampilan Login SIMKP Nasional
Sistem informasi manajemen kinerja pegawai (SIMKP) adalah sistem penilaian kinerja pegawai yang diterapkan di PT. PLN (Persero). Sebelumnya sistem penilaian kinerja pegawai berupa sistem penilaian dengan manajemen Unjuk Kerja Pegawai (MUK). Siklus MUK yang semula dilakukan setahun sekali yang terdiri dari 3 sesi penilaian dan dua kali pemberian kompensasi dalam bentuk IKS. Kemudian siklus tersebut diselaraskan menjadi dua kali dalam setahun dengan dua kali penilaian dan dua kali pemberian Imbalan Kerja Semesteran (IKS). PT. PLN (Persero) mempebaharui penilaian kinerja tersebut dengan menggunakan SIMKP yang berbasis website.
waktu kerja dapat lebih terukur dengan lebih baik. Disamping itu, juga agar dapat menyelaraskan kinerja organisasi dengan kinerja individu.
Informasi dalam SIMKP meliputi skor tiap-tiap pegawai yang diperoleh dari skor sasaran kinerja dan skor PDP (Pengembangan Diri Pegawai) lain.
Gambar 4 Sumber pengambilan skor dalam SIMKP
Sasaran Kinerja pegawai merupakan serangkaian penugasan yang harus dilaksanakan oleh pegawai, memuat Inisiatif Strategis, Indikator Kinerja, dan Target yang merupakan hasil diskusi formal antara pegawai dengan atasan
langsung pada Tahap Perencanaan Kinerja Pegawai dan harus dapat digambarkan secara Specific, Measurable, Achievable, Realistic, And Time-bound (SMART), dengan uraian sebagai berikut:
a. Specific: spesifik atau terfokus pada arah pekerjaan atau usaha yang diperlukan untuk mencapai tujuan perseroan.
b. Measurable: terukur baik secara kuantitatif maupun kualitatif, yangd apat dibandingkan dengan pencapaian sebelumnya atau benchmark
bagian/unit/institusi lain.
S
ko
r
Sasaran Kenerja
c. Achievable: bisa dicapai, sehingga memerlukan proses diskusi, kesepakatan, dan pemahaman antara atasan langsung dengan pegawai
d. Realistic: realistis, sesuai dengan kompetensi pegawai serta dukungan sumber daya yang tersedia.
e. Time-bound: ada batasan waktu, sehingga dapat membantu pegawai dalam menyusun prioritas.
Sasaran Kinerja pegawai memuat 3 (tiga) acuan utama, sebagai berikut: a. Inisiatif Strategis, merupakan penggambaran rencana tindakan (action plan) dari pelaksanaan sasaran kinerja, yang mempresentasikan kesesuaian dengan jenjang jabatan pegawai, selaras dengan level kompetensi pegawai serta menggambarkan peran pegawai.
b. Indikator Kinerja, merupakan ukuran yang menyatakan standar pencapaian dan/atau ukuran baku sasaran kinerja dan/atau pencapaian akhir dari suatu sasaran kinerja pegawai yang biasanya dinyatakan dalam bentuk kata benda, secara umum indikator kinerja harus memiliki persyaratan sebagai berikut:
1) Indikator Kinerja harus didefinisikan dengan baik dan tidak menimbulkan ambiguitas atau multi interpretasi.
2) Indikator Kinerja harus memiliki acuan data yang dapat diperoleh secara rutin dan jelas.
3) Indikator Kinerja harus mengukur daerah yang berada dalam kewenangan pegawai.
Skor dalam PDP (Pengembangan Diri Pegawai) adalah sebagai berikut: a. Skor maksimal penugasan peran jabatan (In-Role Assignment)
b. Skor maksimal penugasan luar peran jabatan (Extra-Role Assignment) c. Skor maksimal pendidikan dan pelatihan (Diklat)
d. Skor maksimal pengelolaan pengetahuan (Knowledge Management)
e. Skor maksimal Program Terobosan (Breakthrough Program)
Tipe KPI (Key Performance Indicator) yang dikembangkan dan ditetapkan berasal dari:
a. KPI uraian jabatan yang bersumber dari penuntasan aktivitas rutin harian pegawai dalam memenuhi uraian jabatan dan fungsi kerja pegawai di organisasi.
b. KPI organisasi yang bersumber dari kontrak manajemen dan atau kontrak kinerja tingkat tertinggi organisasi yang penuntasannya akan menyatakan tingkat pencapaian atau kesehatan unit bisnis atau suatu organisasi.
Penilaian Kinerja dengan menerapkan SIMKP dilakukan setiap 1 tahun melalui 3 tahap meliputi tahap Perencanaan, Pemantauan, dan Pengukuran. Namun dikarenakan keterbatasan akses dan rahasia perusahaan, penulis hanya dapat menjelaskan tahapan penilaian kinerja menggunakan SIMKP tanpa dukungan format penilaian maupun capture tampilan penilaian kinerja dalam SIMKP. Berikut adalah penjelasan mengenai tiga tahapan penilaian kinerja di PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang;
1. Tahap Perencanaan
asumsi target tahun sebelumnya dan sasaran kinerja yang ditetapkan atasan langsung. Penginputan data sasaran kinerja pada bulan Januari. Sasaran kinerja yang dimaksud meruapakan visi-misi perusahaan yang diinterpretasikan ke dalam job description pegawai pada masing-masing bidang. Direksi dan General
Manajer kemudian menurunkan ketetapan sasaran kinerja kepada Manajer Area, dilanjutkan ke Manajer Rayon. Manajer masing-masing menurunkan sasaran kinerja kepada bawahannya.
2. Tahap Pemantauan
Tahapan pemantauan meliputi aktivitas revisi sasaran kinerja dan penyesuaian kinerja yang dilakukan sekitar bulan Maret. Tujuan diadakannya revisi kinerja adalah untuk menyesuaikan asumsi perencanaan kinerja bulan Desember dengan kontrak kerja manajemen perusahaan tahun sekarang dengan Direktur Operasi.
3. Tahap Pengukuran
BAB IV PENUTUP
A. Simpulan
1. Sistem Informasi Manajemen
Laudon & Laudon (2007: 15) secara teknis mendefinisikan sistem informasi (Information System) sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan (atau mendapatkan), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. Selain menunjang proses pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengawasan, sistem informasi juga dapat membantu manajer dan karyawan menganalisis permasalahan, menggambarkan hal-hal yang rumit, dan menciptakan produk baru.
Sistem informasi berisi informasi tentang organisasi dan lingkungan sekitarnya. Tiga aktivis dasar-input, pemrosesan, dan output-memproduksi infomasi yang dibutuhkan organisasi. Umpan balik merupakan output yang dikembalikan kepada anggota atau kegiatan dalam organisasi untuk mengevaluasi dan memperbaiki input. Pelaku di lingkungan seperti pelanggan, pemasok,
pesaing, pemegang saham dan badan pembuat peraturan akan berinteraksi dengan oganisasi dan sistem informasinya.
2. Penilaian Kinerja
pengukuran dan evaluasi, memengaruhi atribut-atribut yang berhubungan dengan pekerjaan karyawan, perilaku dan keluaran, dan tingkat absensi untuk mengetahui tingkat kinerja karyawan pada saat ini. Dalam praktiknya, evaluasi kinerja
menggunakan alat evaluasi, berupa pemberian komentar dalam formulir yang isinya berkaitan dengan pengamatan seorang pimpinan terhadap karyawan tentang kerja itu sendiri (seperti evaluasi harian, mingguan, bulanan, triwulan, semesteran, atau tahunan).
3. Penerapan Sistem Informasi Manajemen Kinerja Pegawai (SIMKP) di PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang
Sistem Informasi Manajemen Kinerja Pegawai (SIMKP) adalah aplikasi sistempenilaian kinerja pegawai yang diterapkan di PT. PLN (Persero) yang berbasis website. Informasi dalam SIMKP meliputi skor tiap-tiap pegawai yang diperoleh dari skor sasaran kinerja dan skor PDP (Pengembangan Diri Pegawai) lain.
Penilaian Kinerja dengan menerapkan SIMKP dilakukan setiap 1 tahun melalui 3 tahap meliputi tahap Perencanaan, Pemantauan, dan Pengukuran. Namun dikarenakan keterbatasan akses dan rahasia perusahaan, penulis hanya dapat menjelaskan tahapan penilaian kinerja menggunakan SIMKP tanpa dukungan format penilaian maupun capture tampilan penilaian kinerja dalam SIMKP. Berikut adalah penjelasan mengenai tiga tahapan penilaian kinerja di PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur Area Malang;
4. Tahap Perencanaan
asumsi target tahun sebelumnya dan sasaran kinerja yang ditetapkan atasan
langsung dan penginputan data sasaran kinerja pada bulan Januari. Sasaran kinerja yang dimaksud meruapakan visi-misi perusahaan yang diinterpretasikan ke dalam job description pegawai pada masing-masing bidang. Direksi dan General
Manajer kemudian menurunkan ketetapan sasaran kinerja kepada Manajer Area, dilanjutkan ke Manajer Rayon. Manajer masing-masing menurunkan sasaran kinerja kepada bawahannya.
5. Tahap Pemantauan
Tahapan pemantauan meliputi aktivitas revisi sasaran kinerja dan penyesuaian kinerja yang dilakukan sekitar bulan Maret. Tujuan diadakannya revisi kinerja adalah untuk menyesuaikan asumsi perencanaan kinerja bulan Desember dengan kontrak kerja manajemen perusahaan tahun sekarang dengan Direktur Operasi.
6. Tahap Pengukuran
B. Saran
Berdasarkan uraian di atas, beberapa saran yang disampaikan penulis adalah sebagai berikut:
1. Perusahaan sebaiknya meningkatkan kecepatan akses internet untuk mempermudah seluruh pegawai dalam mengakses aplikasi SIMKP secara serentak.
DAFTAR RUJUKAN
Laudon, Kenneth C & Laudon, Jane P. 2007. Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10. Alih bahasa: Chriswan Sungkono & Machmudin Eka P. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Mangkunegara, A.A. Anwar Prabu. 2005. Evaluasi Kinerja SDM. Bandung: PT. Refika Aditama.
