PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH

(1)

PEDOMAN

TATA NASKAH DINAS

INSTANSI PEMERINTAH

KEMENTERIAN

PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI

REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2012

(2)

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI... i PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 80 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH

LAMPIRAN PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 80 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH

BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang... B. Maksud dan Tujuan... C. Sasaran... D. Asas... E. Ruang Lingkup... F. Pengertian Umum... 1 2 2 3 3 4 BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS... 5

A. Naskah Dinas Arahan... 1. Naskah Dinas Pengaturan... a. Peraturan... b. Pedoman... c. Petunjuk Pelaksanaan... d. Standar Operasional Prosedur... e. Surat Edaran... 2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)... 3. Naskah Dinas Penugasan...

a. Instruksi... b. Surat Perintah... c. Surat Tugas... B. Naskah Dinas Korespondensi... 1. Naskah Dinas Korespondensi Intern... a. Nota Dinas... b. Memorandum... 2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern... 3. Surat Undangan... C. Naskah Dinas Khusus... 1. Surat Perjanjian...

a. Perjanjian Dalam Negeri... b. Perjanjian Internasional... 2. Surat Kuasa... 3. Berita Acara... 4. Surat Keterangan... 5. Surat Pengantar... 6. Pengumuman... 4 4 4 4 10 14 14 18 22 22 26 30 33 33 33 36 40 44 50 50 50 51 56 58 60 62 65 68

(3)

D. Laporan... E. Telaahan Staf... F. Formulir... G. Naskah Dinas Elektronik...

70 73 73 BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS...

A. Persyaratan Penyusunan... B. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas... C. Penomoran Naskah Dinas... D. Nomor Halaman... E. Ketentuan Jarak Spasi... F. Penggunaan Huruf... G. Lampiran... H. Daftar Distribusi... I. Rujukan... J. Ruang Tanda Tangan... K. Penentuan Batas/Ruang Tepi... L. Penggunaan Bahasa... M. Media/Sarana Naskah Dinas... N. Susunan Surat Dinas... O. Ketentuan Surat-Menyurat... 74 74 75 75 81 81 81 82 82 82 83 84 85 85 88 91 BAB IV PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI...

A. Naskah Dinas Korespondensi Intern (Nota Dinas/Memorandum)... B. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern...

94 94 94 BAB V PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH DINAS...

A. Penandatanganan... B. Untuk Perhatian (u.p.)... C. Pelaksana Tugas (Plt.)... D. Pelaksana Harian (Plh.)... E. Kewenangan Penandatanganan... BAB VI PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA DAN LOGO DALAM NASKAH DINAS...

A. Penggunaan Lambang Negara... B. Penggunaan Logo... C. Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam Kerja Sama... D. Pengawasan... 103 103 104 105 106 106 109 109 113 116 116 BAB VII PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT NASKAH

DINAS... A. Pengertian... 1. Perubahan... 2. Pencabutan... 3. Pembatalan... 4. Ralat... B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat...

117 117 117 117 117 117 117 BAB VIII PENUTUP... 119

(4)

LAMPIRAN

PERATURAN MENTERI

PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 80 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan di lingkungan instansi pemerintah. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.

Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat.

Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh instansi pemerintah telah diatur dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas. Dengan adanya Undang Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan, dan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang

(5)

Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan, ketentuan dalam Pedoman Umum Tata Naskah Dinas tersebut perlu disesuaikan.

Sehubungan dengan hal tersebut, Pedoman Umum Tata Naskah Dinas yang ditetapkan dengan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 perlu disempurnakan.

B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud

Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah dinas pada instansi pemerintah.

2. Tujuan

Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pemerintahan.

C. Sasaran

Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah adalah:

1. tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di seluruh instansi pemerintah;

2. terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;

3. terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis; 4. tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas; 5. berkurangnya tumpang-tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata

naskah dinas.

D. Asas

Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah ini disusun berdasarkan asas sebagai berikut.

(6)

1. Efektif dan Efisien

Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.

2. Pembakuan

Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.

3. Pertanggungjawaban

Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.

4. Keterkaitan

Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum.

5. Kecepatan dan Ketepatan

Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.

6. Keamanan

Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi.

E. Ruang Lingkup

Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah meliputi pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas; penyusunan naskah dinas; pengurusan naskah dinas korespondensi; pejabat penanda tangan naskah dinas; penggunaan lambang negara dan logo dalam naskah dinas; serta perubahan, pencabutan,pembatalan, dan ralat naskah dinas.

F. Pengertian Umum

(7)

1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.

2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.

3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas.

5. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

6. Instansi pemerintah adalah kementerian, lembaga pemerintah nonkementerian, sekretariat lembaga negara, lembaga setingkat menteri dan lembaga lain, lembaga nonstruktural, serta pemerintah provinsi dan kabupaten/kota.

7. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika.

(8)

BAB II

JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan naskah dinas korespondensi. Kedua jenis naskah dinas tersebut dijelaskan sebagai berikut.

A. Naskah Dinas Arahan

Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi pemerintah yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.

1. Naskah Dinas Pengaturan

Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur (SOP), dan surat edaran.

a.

Peraturan

Ketentuan lebih lanjut tentang pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan peraturan diatur dengan peraturan perundang-undangan.

b.

Pedoman

1) Pengertian

Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan instansi pemerintah yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik instansi/organisasi yang bersangkutan.

(9)

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan pejabat yang berwenang.

3) Susunan a) Lampiran

Pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan lambang negara dan nama jabatan pejabat negara (untuk pejabat negara) atau logo dan nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk nonpejabat negara) yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris.

b) Kepala

Bagian kepala pedoman terdiri dari

(1) tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital dan dicantumkan di tengah atas;

(2) rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari

(1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, danpengertian umum; (2) materi pedoman;

(3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut.

d) Kaki

Bagian kaki pedoman terdiri dari

(1) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) tanda tangan;

(10)

(3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

(11)

CONTOH 1A

FORMAT PEDOMAN YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA

NAMA JABATAN ……….. REPUBLIK INDONESIA LAMPIRAN PERATURAN MENTERI……….. REPUBLIK INDONESIA NOMOR ... TAHUN ... TENTANG PEDOMAN ……… PEDOMAN ……… BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ………...………..………

B. Maksud dan Tujuan

………...………..……… C. Sasaran ………..………..……….. D. Asas ………..……..….………..……….. E. Ruang Lingkup ………..……..….………..……….. F. Pengertian Umum ………..……..….………..……….. BAB II A. ……….…….……….. B. dan seterusnya BAB III A. ……...………….……….. ……...………….……….. B. dan seterusnya NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap jabatan

NAMA LENGKAP

Judul Pedoman yang ditulis dengan huruf kapital

Memuat latar belakang tentang ditetapkannya pedoman, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian umum

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital Terdiri dari konsepsi dasar/pokok-pokok/isi pedoman Lambang Negara dan nama jabatan yang telah dicetak

(12)

CONTOH 1B

FORMAT PEDOMAN YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA

NAMA INSTANSI LAMPIRAN PERATURAN KEPALA……… REPUBLIK INDONESIA NOMOR ... TAHUN ... TENTANG………. PEDOMAN ……… PEDOMAN ……… BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ………...………..………

………...………..……… C. Sasaran ………..………..……….. D. Asas ………..……..….………..……….. E. Ruang Lingkup ………..……..….………..……….. F. Pengertian Umum ………..……..….………..……….. BAB II A. ……….…….……….. B. dan seterusnya BAB III A. ……...………….……….. B. dan seterusnya NAMA JABATAN, Tanda Tangan

dan Cap jabatan NAMA LENGKAP

Judul Pedoman yang ditulis dengan huruf kapital

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital Terdiri dari konsepsi dasar/pokok-pokok Logo dan nama instansi yang telah dicetak Log o Memuat latar belakang tentang ditetapkannya pedoman, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian umum

(13)

c.

Petunjuk Pelaksanaan 1) Pengertian

Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya.

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk pelaksanaan adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah.

3) Susunan a) Lampiran

Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan lambang negara dan nama jabatan pejabat negara (untuk pejabat negara) atau logo dan nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk nonpejabat negara) yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pelaksanaan dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris.

b) Kepala

Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari

(1) tulisan petunjuk pelaksanaan dengan huruf kapital, dicantumkan di tengah atas;

(2) rumusan judul petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan huruf kapital dan dicantumkan secara simetris.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri dari

(1) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu;

(2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan, yang dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi,

(14)

pengawasan dan pengendalian, serta hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan.

d) Kaki

Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari

(1) nama jabatan pejabat yang menetapkan petunjuk pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(2) tanda tangan pejabat yang menetapkan;

(3) nama lengkap pejabat yang menandatangani yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

4) Distribusi

Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distribusi yang berlaku.

(15)

CONTOH 2A

FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA NAMA JABATAN ……….. REPUBLIK INDONESIA LAMPIRAN PERATURANMENTERI……… REPUBLIK INDONESIA NOMOR ... TAHUN ... TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN………….. PETUNJUK PELAKSANAAN ……… BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ………...………..……….

………...………..………. C. Ruang Lingkup ………..………..………. D. Pengertian Umum ………..……..….………..………. BAB II PELAKSANAAN A. ………..………. B. dan seterusnya NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap jabatan

NAMA LENGKAP

Judul Juklak yang ditulis dengan huruf kapital

Memuat alasan tentang ditetapkannya petunjuk pelaksanaan, maksud dan tujuan, sasaran, ruang lingkup, dan pengertian umum Menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi , pengawasan pengendalian, dsb.

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital

Lambang Negara dan nama jabatan yang telah dicetak

(16)

CONTOH 2B

FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA NAMA INSTANSI LAMPIRAN PERATURAN KEPALA………… REPUBLIK INDONESIA NOMOR ... TAHUN ... TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN……….. PETUNJUK PELAKSANAAN ……… BAB I PENDAHULUAN A.Latar Belakang ………...………..……….

………...………..………. C. Ruang Lingkup ………..………..………. D. Pengertian Umum ………..……..….………..………. BAB II PELAKSANAAN A. ………..………. B. dan seterusnya NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap jabatan

NAMA LENGKAP

Judul Juklak yang ditulis dengan huruf kapital

Memuat alasan tentang ditetapkannya petunjuk pelaksanaan, maksud dan tujuan, sasaran, ruang lingkup, dan pengertian umum Menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi , pengendalian, dsb.

Log o

Logo dan nama instansi yang telah dicetak

(17)

a. Standar Operasional Prosedur

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan.

SOP administrasi pemerintahan merupakan prosedur operasional standar dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Ketentuan lebih lanjut tentang SOP administrasi pemerintahan diatur dengan peraturan perundang-undangan.

b. Surat Edaran 1) Pengertian

Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.

Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat dilimpahkan kepada pejabat pimpinan sekretariat instansi pemerintah atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi surat edaran.

3) Susunan a) Kepala

Bagian kepala surat edaran terdiri dari

(1) kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo instansi dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris;

(2) tulisan surat edaran, yang dicantumkan di bawah lambang negara/logo instansi, ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara simetris,

(3) kata tentang, yang dicantumkan di bawah frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(18)

(4) rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari (1) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran;

(2) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran;

(3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.

c) Kaki

Bagian kaki surat edaran terdiri dari (1) tempat dan tanggal penetapan;

(2) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) tanda tangan pejabat penanda tangan;

(4) nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital;

(5) cap dinas.

4) Distribusi

Surat edaran disampaikan dengan surat dinas/memorandum/nota dinas dari pejabat yang berwenang kepada pejabat dan pihak terkait lainnya.

(19)

CONTOH 3A

FORMAT SURAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA

NAMA JABATAN ……….. REPUBLIK INDONESIA SURAT EDARAN NOMOR …. TAHUN .... TENTANG ………. A. Latar Belakang ……… ………….………

……… ………..……… C. Ruang Lingkup ……… ……… D. Dasar ……… ……… E. ………..……… dan seterusnya. Ditetapkan di ……… pada tanggal ………... NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap jabatan

NAMA LENGKAP

Penomoran yang berurutan dalam 1 tahun takwin

Judul Surat Edaran yang ditulis dengan huruf kapital

Memuat alasan tentang perlu diterapkannya Surat Edaran, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dasar dan seterusnya

Memuat ketentuan peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar ditetapkannya Surat Edaran

Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal

penandatanganan

Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak

Lambang Negara dan nama jabatan yang telah dicetak

(20)

CONTOH 3B

FORMAT SURAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA

NAMA INSTANSI SURAT EDARAN NOMOR …. TAHUN .... TENTANG ………. A. Latar Belakang ……… ………….………

……… ………..……… C. Ruang Lingkup ……… ……… ……….. D. Dasar ……… ……… E. ………..……… dan seterusnya. Ditetapkan di ……… pada tanggal ………... NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap jabatan

NAMA LENGKAP

Penomoran yang berurutan dalam 1 tahun takwin

Judul Surat Edaran yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu diterapkannya Surat Edaran Memuat ketentuan peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar ditetapkannya Surat Edaran

Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak Log

o

(21)

2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)

Jenis naskah dinas penetapan hanya ada satu macam, yaitu Keputusan,

a. Pengertian

Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk:

1) menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/ keanggotaan/ material/peristiwa;

2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim; 3) menetapkan pelimpahan wewenang.

b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan adalah pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Keputusan terdiri dari:

(a) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(b) kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(c) nomor Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(d) kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf kapital; (e) judul Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital;

(f) nama jabatan pejabat yang menetapkan Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma.

2) Konsiderans

(22)

(a) kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlu ditetapkannya Keputusan;

(b) kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran Keputusan.

3) Diktum

Bagian diktum Keputusan terdiri dari hal berikut.

(a) Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital.

(b) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital.

(c) Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan Salinan dan Petikan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

4) Batang Tubuh

Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan Peraturan, tetapi substansi Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya.

5) Kaki

Bagian kaki Keputusan terdiri dari

(a) tempat dan tanggal penetapan Keputusan;

(b) jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(c) tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan;

(d) nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

d. Pengabsahan

1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan telah

(23)

dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Keputusan.

2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata Salinan sesuai dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda tangan, dan dibubuhi nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.

e. Distribusi

Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.

f. Hal yang Perlu Diperhatikan

Pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan keputusan yang bersifat pengaturan disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(24)

CONTOH 4

FORMAT KEPUTUSAN YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA

NAMA INSTANSI KEPUTUSAN……….……… NOMOR … TAHUN …. TENTANG ………. NAMA JABATAN ……….. Menimbang : a. bahwa ………. ………..…; b. bahwa ………..……… ………..; Mengingat : 1. ………; 2. ………; MEMUTUSKAN:

Menetapkan: KEPUTUSAN ……… TENTANG….……… ……….……….……… KESATU : ……… KEDUA : ……… KETIGA : ……… Ditetapkan di ……… pada tanggal …….………. NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap jabatan

NAMA LENGKAP

3. Naskah Dinas Penugasan a. Instruksi

1) Pengertian

Logo dan nama jabatan yang telah dicetak

Judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital

Memuat alasan tentang perlu ditetapkan Keputusan

Memuat Ketentuan perundang-undangan yang menjadi dasar ditetapkannya Peraturan

Memuat subtansi tentang kebijakan yang ditetapkan

Kota sesuai dengan alamat instansi &tanggal penandatanganan

Nama jabatan & nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital Log

(25)

Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting.

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani instruksi adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah.

Bagian kepala instruksi terdiri dari

(1) kop naskah dinas yang berisi gambar lambang negara dan tulisan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo instansi dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(2) kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(3) nomor instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(4) kata tentang, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (5) judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

(6) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris.

b) Konsiderans

Bagian konsiderans instruksi terdiri dari

(1) kata menimbang, yang memuat latar belakang penetapan instruksi;

(2) kata mengingat, yang memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi.

c) Batang Tubuh

(26)

d) Kaki

Bagian kaki instruksi terdiri dari

(1) tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan instruksi;

(2) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma;

(3) tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi;

(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

4) Distribusi dan Tembusan

Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.

5) Hal yang Perlu Diperhatikan

a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang-undangan.

b) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.

(27)

CONTOH 5A

FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA

NAMA JABATAN ……….. REPUBLIK INDONESIA INSTRUKSI ……….……… NOMOR … TAHUN …. TENTANG ………. NAMA JABATAN ………..

Dalam rangka ……….………..………..………... dengan ini memberi instruksi Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai;

2. Nama/Jabatan Pegawai; 3. Nama/Jabatan Pegawai; 4. Nama/Jabatan Pegawai; Untuk : KESATU: ……….. KEDUA: ……….. KETIGA: ……….. KEEMPAT: Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab.

Instruksi …. ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan.

Dikeluarkan di ……… pada tanggal ………... NAMA JABATAN,

Tanda Tangan dan Cap jabatan NAMA LENGKAP Lambang Negara dan nama jabatan yang telah dicetak Judul Instruksi yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu ditetapkan Instruksi

Daftar pejabat yang menerima Instruksi

Memuat substansi tentang arahan yang diinstruksikan

(28)

CONTOH 5B

FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA

NAMA INSTANSI INSTRUKSI ……….……… NOMOR … TAHUN …. TENTANG ………. NAMA JABATAN ………..

Dalam rangka ……….………..………..………... dengan ini memberi instruksi Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai;

2. Nama/Jabatan Pegawai; 3. Nama/Jabatan Pegawai; 4. Nama/Jabatan Pegawai; Untuk : KESATU: ……….. KEDUA: ……….. KETIGA: ……….. KEEMPAT: Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab.

Instruksi …. ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan.

Dikeluarkan di ……… pada tanggal ………... NAMA JABATAN,

Tanda Tangan dan Cap jabatan NAMA LENGKAP Judul Instruksi yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu ditetapkan Instruksi

Daftar pejabat yang menerima Instruksi

Memuat substansi tentang arahan yang diinstruksikan

penandatanganan Log

o

Logo dan nama jabatan yang telah dicetak

(29)

b. Surat Perintah 1) Pengertian

Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Bagian kepala surat perintah terdiri dari

(1) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris;

(2) kata surat perintah, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat perintah.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari hal berikut.

(1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah tersebut.

(2) Diktum dimulai dengan frasa memberi perintah, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan.

c) Kaki

(30)

(1) tempat dan tanggal surat perintah;

(2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) tanda tangan pejabat yang menugasi;

(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya;

(5) cap dinas.

a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat perintah.

b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait.

a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.

b) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.

c) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.

(31)

CONTOH 6A

FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA

NAMA JABATAN ……….. REPUBLIK INDONESIA SURAT PERINTAH NOMOR …/../../.. ……… Menimbang : a. bahwa ……….…; b. bahwa ………..…; Dasar : 1. ………; 2. ………; Memberi Perintah Kepada : 1. ………; 2. ………; 3. ………; 4. dan seterusnya. Untuk : 1. ………; 2. ………; 3. ………; 4. dan seterusnya.

Nama Tempat, Tanggal Nama Jabatan,

Tanda Tangan dan Cap Instansi Nama Lengkap Tembusan: 1. .... 2. .…

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital Nama Jabatan yang menandatangani Lambang Negara dan nama jabatan yang telah dicetak Daftar Pejabat yang menerima perintah

Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatanganan Memuat Substansi arahan yang diperintahkan Memuat Peraturan/ dasar ditetapkan Surat Perintah

(32)

CONTOH 6B

FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA NAMA INSTANSI SURAT PERINTAH NOMOR …/../../.. ……… Menimbang : a. bahwa ……….…; b. bahwa ………..…; Dasar : 1. ………; 2. ………; Memberi Perintah Kepada : 1. ………; 2. ………; 3. ………; 4. dan seterusnya. Untuk : 1. ………; 2. ………; 3. ………; 4. dan seterusnya.

Nama Tempat, Tanggal Nama Jabatan,

Tanda Tangan dan Cap Instansi Nama Lengkap

Tembusan: 1. .... 2. .…

Logo dan nama instansi yang telah dicetak Log o Nama Jabatan yang menandatangani Daftar Pejabat yang menerima perintah Memuat Substansi arahan yang diperintahkan

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital

Memuat Peraturan/ dasar ditetapkan Surat Perintah

Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatanganan

(33)

c. Surat Tugas 1) Pengertian

Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari

(1) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris;

(2) kata surat tugas, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat tugas.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari hal berikut.

(1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat tugas tersebut.

(2) Diktum dimulai dengan frasa memberi tugas, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan.

(34)

c) Kaki

Bagian kaki surat tugas terdiri dari (1) tempat dan tanggal surat tugas;

(2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) tanda tangan pejabat yang menugasi;

(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; (5) cap dinas.

a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas.

b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait.

a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.

b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.

c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.

(35)

CONTOH 7 FORMAT SURAT TUGAS NAMA INSTANSI SURAT TUGAS NOMOR …/../../2012 ……….. Menimbang : a. bahwa ……….… b. bahwa ………..… Dasar : 1. ………; 2. ………; Memberi Tugas Kepada : 1. ………; 2. ………; 3. ………; 4. dan seterusnya. Untuk : 1. ………; 2. ………; 3. ………; 4. dan seterusnya. Nama Tempat, Tanggal

Nama Jabatan,

Tanda Tangan dan Cap Instansi

Nama Lengkap

Tembusan: 1. .... 2. .…

Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin

Memuat Peraturan/ dasar ditetapkan Surat Tugas Daftar Pejabat yang menerima tugas

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital Kota sesuai alamat instansi dan tanggal penandatanganan Log o Nama Jabatan yang menandatangani Memuat Substansi arahan yang ditugaskan

(36)

B. Naskah Dinas Korespondensi

1. Naskah Dinas Korespondensi Intern a. Nota Dinas

1) Pengertian

Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Bagian kepala nota dinas terdiri dari

(1) kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/satuan organisasi ditulis secara simetris di tengah atas;

(2) kata nota dinas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) kata nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik;

(5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup ditulis secara singkat, padat, dan jelas.

c) Kaki

Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika perlu).

(37)

a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas.

b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi.

c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor nota dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.

(38)

CONTOH 8 FORMAT NOTA DINAS NAMA INSTANSI ……..……… NOTA DINAS NOMOR …/…./……./…….. Yth : ……….… Dari : ……….… Hal : ……….… Tanggal : ………..… ……….. ………..……… ………..……… ……….. ………..……… ……….. ………..……… Tanda Tangan Nama Lengkap Tembusan: 1. ………. 2. ………. 3. ……….

Nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital, tidak dibubuhi cap dinas Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Memuat laporan, pemberitahuan, pernyataan, atau permintaan yang sifatnya rutin, berupa catatan ringkas

(39)

b. Memorandum 1) Pengertian

Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan.

Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan instansi/unit kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

Bagian kepala memorandum terdiri dari

(1) kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/satuan organisasi ditulis secara simetris di tengah atas; kecuali memorandum yang ditandatangani oleh Menteri/pejabat negara, kop naskah dinas menggunakan lambang negara;

(2) kata memorandum, ditulis di tengah dengan huruf kapital;

(3) kata nomor, ditulis di bawah kata memorandum dengan huruf kapital;

(4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital; (5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital.

b) Batang Tubuh

Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan.

c) Kaki

Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan.

(40)

a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas;

b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan intern instansi; c) Penomoran memorandum dilakukan dengan mencantumkan

nomor memorandum, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.

(41)

CONTOH 9A

FORMAT MEMORANDUM YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA

NAMA JABATAN ……….. REPUBLIK INDONESIA MEMORANDUM NOMOR …/.../……../…………. Yth. : ……….… Dari : ……….… Hal : ……….… Tanggal: ………..… ……….. ………..……… ………..……… ……….. ………..……… ……….. ………..……… Tanda Tangan Nama Lengkap Tembusan: 1. ………. 2. ………. Lambang Negara dan nama jabatan yang telah dicetak Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tidak dibubuhi cap dinas

Memuat materi yang bersifat mengingatkan suatu masalah atau menyampaikan saran/pendapat kedinasan

(42)

CONTOH 9B

FORMAT MEMORANDUM YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA NAMA INSTANSI ……..……… MEMORANDUM NOMOR …/../……../…………. Yth. : ……….… Dari : ……….… Hal : ……….… Tanggal: ………..… ……….. ………..……… ………..……… ……….. ………..……… ……….. ………..……… Tanda Tangan Nama Lengkap Tembusan: 1. ………. 2. ………. Nama Instansi Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tidak dibubuhi cap dinas

Memuat materi yang bersifat mengingatkan suatu masalah atau menyampaikan saran/pendapat kedinasan

(43)

2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern

Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya ada satu macam, yaitu surat dinas.

a. Pengertian

Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan.

b. Wewenang Penandatanganan

Surat dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan 1) Kepala

Bagian kepala surat dinas terdiri dari

a) kop surat dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara) secara simetris;

b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat dinas;

c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;

d) kata Yth., ditulis di bawah hal, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat;

e) alamat surat, ditulis di bawah Yth.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup.

3) Kaki

Bagian kaki surat dinas terdiri dari

a) nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma;

(44)

b) tanda tangan pejabat;

c) nama lengkap pejabat/penanda tangan, ditulis dengan huruf awal kapital;

d) stempel/cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan; e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada)

d. Distribusi

Surat dinas disampaikan kepada penerima yang berhak.

e. Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas; 2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran

dicantumkan jumlahnya;

3) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca.

(45)

CONTOH 10A

FORMAT SURAT DINAS YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA

NAMA JABATAN ……….. REPUBLIK INDONESIA Nomor : ../../../../… Tempat, (Tgl.,Bln.,Thn) Sifat : Lampiran : Hal : Yth. ……….… …….……….… ………….……….… ………(Alinea Pembuka)..……….. ………..……… ………..……… ………(Alinea Isi)……….. ………..……… ………..……… ………(Alinea Penutup)……….. ………..……… ………..……… Nama Jabatan,

(Tanda Tangan dan Cap Jabatan) Nama Lengkap

Tembusan: 1. ………. 2. ………. 3. ……….

Kop surat yang berupa lambang negara dan nama jabatan yang telah dicetak Tempat dan tanggal pembuatan surat Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal capital

(46)

CONTOH 10B FORMAT SURAT DINAS YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA NAMA INSTANSI ………. JALAN ………..……… TELEPON ………...FAKSIMILE……… Nomor : ../../../../… (Tgl.,Bln.,Thn) Sifat : Lampiran : Hal : Yth. ……….… …….……….… ………….……….… ………(Alinea Pembuka)..……….. ………..……… ………..……… ………(Alinea Isi)……….. ………..……… ………..……… ………(Alinea Penutup)……….. ………..……… ………..……… Nama Jabatan,

(Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama Lengkap

Tembusan: 1. ………. 2. ………. 3. ……….

Kop surat yang berupa logo, nama instansi dan alamat lengkap yang telah dicetak tanggal pembuatan surat Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal capital Log o

(47)

3. Surat Undangan a. Pengertian

Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.

b. Kewenangan

Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Bagian kepala surat undangan terdiri dari

a) kop surat undangan, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara);

b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik di sebelah kiri di bawah kop surat undangan;

c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;

d) kata Yth., ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan).

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari a) alinea pembuka;

b) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara;

c) alinea penutup.

3) Kaki

Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat ditulis dengan huruf awal kapital.

(48)

d. Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat undangan dapat ditulis pada lampiran;

2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu. Format surat undangan dapat dilihat pada Contoh 11.

(49)

CONTOH 11A

FORMAT SURAT UNDANGAN YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA

NAMA JABATAN ……….. REPUBLIK INDONESIA Nomor : ../../../../… Tempat, (Tgl.,Bln.,Thn) Sifat : Lampiran : Hal : Yth. ……….… …….……….… ………….……….…

………(Alinea Pembuka dan isi)..……….. ………..……… pada hari, tanggal: ………

waktu : pukul……… tempat : ……… acara : ……….. ………(Alinea Penutup)……….. ………..……… ………..……… Nama Jabatan,

(Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama Lengkap Tembusan: 1. ………. 2. ………. 3. ………. nama instansi dan alamat lengkap yang telah dicetak Tempat dan tanggal pembuatan surat

Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri, dan jumlahnya cukup banyak, dapat dibuat pada daftar lampiran

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital

(50)

CONTOH 11B

FORMAT SURAT UNDANGAN YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA NAMA INSTANSI ………. JALAN ………..……… TELEPON ………...FAKSIMILE……… Nomor : ../../../../… (Tgl.,Bln.,Thn) Sifat : Lampiran : Hal : Yth. ……….… …….……….… ………….……….…

………(Alinea Pembuka dan isi)..……….. ………..……… pada hari, tanggal: ………

waktu : pukul……… tempat : ……… acara : ……….. ………(Alinea Penutup)……….. ………..……… ………..……… Nama Jabatan,

(Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama Lengkap Tembusan: 1. ………. 2. ………. 3. ………. nama instansi dan alamat lengkap yang telah dicetak tanggal pembuatan surat

Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri, dan jumlahnya cukup banyak, dapat dibuat pada daftar lampiran

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital Log o

(51)

CONTOH 11C

FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN

Lampiran Surat:…….. Nomor : …/…/…/…… Tanggal: ………..

DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG

1. ..………..……… 2. ..………..……… 3. ..………..……… 4. ..………..……… 5. ..………..……… 6. ..………..……… 7. ..………..……… 8. ..………..……… 9. ..………..……… 10. .………..……… Nama Jabatan,

(Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama Lengkap

(52)

CONTOH 11D

FORMAT KARTU UNDANGAN

NAMA JABATAN ……….. REPUBLIK INDONESIA

Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara pada acara

……….. ……….

……… hari …………/ (tanggal) ………, pukul ………….WIB

bertempat di ………

Ø Harap hadir 30 menit sebelum Pakaian :

Acara dimulai dan undangan Laki-laki : ……… dibawa Perempuan: ……… Ø Konfirmasi: TNI/Polri : ………

(53)

C. Naskah Dinas Khusus 1. Surat Perjanjian

Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antarkedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama.

a. Perjanjian Dalam Negeri 1) Pengertian

Kerja sama perjanjian dalam negeri antarinstansi baik di pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama atau perjanjian kerja sama.

Perjanjian yang dilakukan antarinstansi pemerintah di dalam negeri, baik di pusat maupun di daerah dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam negeri terdiri dari

(1) lambang negara (untuk pejabat negara) diletakkan secara simetris, atau logo (untuk nonpejabat negara) yang diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan dengan penyebutan nama instansi;

(2) nama instansi;

(3) judul perjanjian; dan (4) nomor.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal.

(54)

c) Kaki

Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

b. Perjanjian Internasional

Proses pembuatan perjanjian internasional telah diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(55)

CONTOH 12A

FORMAT PERJANJIAN ANTARINSTANSI DALAM NEGERI PERJANJIAN KERJASAMA ANTARA ……… DAN ……… TENTANG ……….……… NOMOR……… NOMOR………

Pada hari ini, ……… tanggal …..., bulan ……, tahun …….. bertempat di …… yang bertanda tangan di bawah ini

1. ……… : ……….selanjutnya disebut sebagai Pihak I 2. ……… : ……….selanjutnya disebut sebagai Pihak II bersepakat unutk melakukan kerja sama dalam bidang ………..yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut:

Pasal 1

………..………... ……….

Pasal 2

RUANG LINGKUP KERJA SAMA

………..………... ………. Pasal 3 PELAKSANAN KEGIATAN ………..………... ………. Pasal 4 PEMBIAYAAN ………..………... ………. Judul perjanjian (nama naskah dinas, para pihak, objek perjanjian) Memuat materi perjanjian, yang ditulis dalam bentuk pasal-pasal Memuat identitas pihak yang mengadakan dan menandatangani perjanjian Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin

(56)

Pasal 5 PENYELESAIAN PERSELISIHAN ……….……… ….……….………. ……….……… ….……… Pasal 6 LAIN-LAIN

(1) Apabila terjadi haL-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure,

dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas

pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak. (2) Yang termasuk force Majeure adalah:

a. bencana alam;

b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.

(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua.

Pasal 7 PENUTUP

……….……… ….……….……… …….

Nama Institusi Nama Institusi Nama Jabatan Nama Jabatan Tanda Tangan Tanda tangan Nama Nama

(57)

CONTOH 12B FORMAT PERJANJIAN KERJA SAMA PEMERINTAH LINGKUP NASIONAL

KERJA SAMA ANTARA (Kementerian/Lembaga dan Pemda)

DAN

(Kementerian/Lembaga dan Pemda) TENTANG

(Program) ……….... NOMOR ………..

NOMOR ………..

(Kementerian/Lembaga dan Pemda) dan (Kementerian/Lembaga dan Pemda) ……….

Kedua belah pihak sepakat untuk mangadakan kerja sama dalam rangka (Program) ……….. dengan ketentuan sebagai berikut.

Pasal 1

TUJUAN KERJA SAMA

………. Pasal 2

RUANG LINGKUP KERJASAMA

………. Pasal 3 PELAKSANAAN KEGIATAN ………. Pasal 4 PEMBIAYAAN ………. Judul perjanjian (nama naskah dinas, para pihak, objek perjanjian) Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin

(58)

Pasal 5 PENYELESAIAN PERSELISIHAN ………. ………. Pasal 6 LAIN-LAIN

(1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tagas pekerjaan dengan porsetujuan kedua betah pihak.

(2) Yang termasuk force majeure adalah a. bencana alam;

b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.

(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur bersama kemudian oleh pihak pertama dan pihak kedua.

Pasal 7 PENUTUP

………. ………. ……….

Nama Institusi Nama Institusi Nama Jabatan, Nama Jabatan, Tanda Tangan Tanda Tangan Nama Nama

(59)

2. Surat Kuasa a. Pengertian

Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.

b. Susunan 1) Kepala

Bagian kepala surat kuasa terdiri dari

a) kop naskah dinas yang berisi logo dan nama instansi, yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;

b) judul surat kuasa; c) nomor surat kuasa.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi yang dikuasakan.

3) Kaki

Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan para pihak yang berkepentingan, dan dibubuhi materai.

(60)

CONTOH 13 FORMAT SURAT KUASA NAMA INSTANSI ………. JALAN ………..……… TELEPON ………...FAKSIMILE……… SURAT KUASA NOMOR …/…/…/…/…

Yang bertanda tangan di bawah ini,

nama : .……… NIP : .………

jabatan : ……….… alamat : ……….… memberi kuasa kepada

nama : .……… NIP : .……… jabatan : ……….… alamat : ……….… untuk ……….……….… ………..……… Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, ………..

Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa,

Tanda Tangan Materai dan Tanda Tangan Nama Lengkap Nama Lengkap

Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim memuat identitas yang memberikan kuasa

Kota sesuai dengan alamat Instansi dan tanggal

penandatanganan Memuat pernyataan tentang pemberian wewenang kepada pihak lain untuk melakukan sesuatu tindakan tertentu Log o memuat identitas yang menerima kuasa

(61)

3. Berita Acara a. Pengertian

Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan.

b. Susunan 1) Kepala

Bagian kepala berita acara terdiri dari

a) kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;

b) judul berita acara; c) nomor berita acara.

2) Batang tubuh

Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari

a) tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara;

b) substansi berita acara.

3) Kaki

Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan penandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan para saksi apabila diperlukan.

(62)

`CONTOH 14 FORMAT BERITA ACARA NAMA INSTANSI ………. JALAN ………..……… TELEPON ………...FAKSIMILE……… BERITA ACARA NOMOR …/…/…/…/…

Pada hari ini, ……tanggal ………, bulan ………, tahun …….., kami masing-masing: 1. …………(nama pejabat) …… (NIP dan jabatan), selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.

dan

2. ……(pihak lain) ……….., selanjutnya disebut PIHAK KEDUA, telah melaksanakan

1. ………. ………. 2. dan seterusnya.

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan ………… ……….

Dibuat di ………..

PIHAK KEDUA, PIHAK PERTAMA, Tanda Tangan Tanda Tangan Nama Lengkap Nama Lengkap

Mengetahui/Mengesahkan Nama Jabatan, Tanda tangan, Nama Lengkap Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim memuat identitas para pihak yang melaksanakan kegiatan Kota seusai dengan alamat instansi Memuat kegiatan yang dilaksanakan Tanda tangan para pihak dan para saksi Log

(63)

4. Surat Keterangan a. Pengertian

Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Bagian kepala surat keterangan terdiri dari

a) kop surat keterangan, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;

b) judul surat keterangan; c) nomor surat keterangan.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan.

3) Kaki

Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah.

(64)

CONTOH 15 FORMAT SURAT KETERANGAN NAMA INSTANSI ………. JALAN ………..……… TELEPON ………...FAKSIMILE……… SURAT KETERANGAN NOMOR …/…/…/…/…

Yang bertanda tangan di bawah ini,

nama : .……… NIP : .……… jabatan : ……….… dengan ini menerangkan bahwa

nama : .……… NIP : .……… pangkat/golongan : .……… jabatan : ……….… ……….……….… ……….……….… ……….……….… ……….……….… ……….……….… ……….……….… Jakarta, ………..

Pejabat Pembuat Keterangan, Tanda Tangan dan Cap Instansi Nama Lengkap

logo dan nama instansi yang telah dicetak

Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim

Kota seusai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan Memuat informasi mengenai suatu hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan memuat identitas yang memberikan keterangan memuat identitas yang diberi keterangan Log o