SOP Kas Kasir

(1)

Divisi : Koperasi Tanggal :

Proses : Pembukaan dan Penutupan Brankas No. Revisi : 0.0

No. Dokumen : Koperasi Halaman : 1 dari 4

1. TUJUAN

Standarisasi pelaksanaan proses pembukaan dan penutupan brankas

2. RUANG LINGKUP

Proses mengeluarkan uang dari brankas oleh pengurus ke manajer sampai dengan penguncian brankas oleh pengurus diakhir hari

3. REFERENSI

UU Koperasi No. 12 tahun 1992 PP No. 9 tahun 1995

Standar mutu Kosindo Standar operasional Koperasi

4. DEFINISI/TERMINOLOGI

Pengurus : Pengurus bertugas membuka dan menutup brankas

Manajer : Manajer bertanggung jawab atas pengelolaan, monitoring dan pengembangan kegiatan dibidang pendanaan dan pelayanan front office sesuai dengan pedoman sistem syariah yang berlaku di Koperasi

Teller : Staff Koperasi yang bertugas memproses transaksi kas dan non kas serta tugas front office. Teller juga bertugas untuk membuat buku mutasi harian kas berikut rekapitulasi kas harian

Administrasi & keuangan : Staff Koperasi yang bertugas meakukan pencatatan dan pembuatan laporan keuangan Koperasi

5. PENANGGUNG JAWAB

Pengurus Manajer Teller

(2)

6. LAMPIRAN

Mutasi vault Cash in vault Teller exchange

Disiapkan oleh Direview oleh Disetujui oleh

Nama : Nama : Nama :

Tanggal : Tanggal : Tanggal :

(3)

Aktifitas PIC Uraian Aktifitas Dokumen/Catatan

Pengurus Pengurus manajer Manajer Pengurus, manajer & adminstrasi keuangan Manajer Teller Manajer & administrasi & keuangan

1. Pada awal hari pengurus membuka dan mengeluarkan uang dari brankas sesuai dengan permintaan manajer, disaksikan oleh administrasi & keuangan.

2. Pengurus menyerahkan uang tunai kepada manajer sesuai dengan kebutuhan Koperasi. 3. Manajer menerima dan memeriksa uang tunai dari

pengurus sesuai dengan permintaan untuk modal awal.

4. Brankas dikunci kembali oleh pengurus disaksikan oleh manajer administrasi & keuangan, dan kunci dipegang pengurus.

5. Manajer menyerahkan uang tunai kepada teller. 6. Teller menerima dan memeriksa uang tunai sesuai

dengan permintan modal diawal.

7. Pada akhir hari teller menyetorkan uang sesuai laporan kas harian yang telah diperiksa manajer dan dalam keadaan rapih.

-Teller exchange -Mutasi voult -Cash in voult

(4)

Manajer

Pengurus

8. Manajer menyerahkan uang tunai kepada pengurus disaksikan oleh Administrasi & keuangan.

9. Brankas dibuka dan uang tunai disimpan kembali oleh pengurus pada brankas.

10. Pengurus mengunci kembali brankas disaksikan manajer dan administrasi & keuangan.

(5)

Proses : Pembukaan Sesi Kerja Harian No. Revisi : 0.0

1. TUJUAN

Standarisasi pelaksanaan proses pembukaan sesi kerja harian

2. RUANG LINGKUP

Proses teller mengajukan analisa kebutuhan dana sampai dengan teller siap melayani anggota

3. REFERENSI

Manajer : Manajer bertanggung jawab atas pengelolaan, monitoring dan pengembangan kegiatan di bidang pendanaan dan pelayanan front office sesuai dengan pedoman system syariah yang berlaku di Koperasi

Teller : Staff Koperasi yang bertugas memproses transaksi kas dan non kas serta tugas front office. Teller juga bertugas untuk membuat buku mutasi harian kas berikut rekapitulasi kas harian

5. TANGGUNG JAWAB

Teller Manajer

6. LAMPIRAN

(6)

Proses : Pembukaan Sesi Kerja Harian No. Revisi : 0.0

Teller Manajer Manajer Teller Teller Teller Teller Teller

1. Teller mengajukan dana yang diperlukan untuk modal awal, berdasarkan kebutuhan uang tunai awal sesi dan dilakukan pada sore hari sebelumnya.

2. Manajer membuka sesi kerja : Mencatat teller pada counternya, membuat limit kas teller dan menentukan sesi kerja.

3. Manajer melakukan setoran awal dan teller menghitung jumlah fisik uang.

4. Teller memasukkan nominal setoran awal pada sistem.

5. Teller menghitung jumlah uang tunai yang diberikan manajer di depan cash vault (disaksikan oleh kedua belah pihak)

6. Teller mempersiapkan peralatan transaksi seperti, : Stempel teller dan tanggal pengesahan, Kotak uang.

7. Teller membuat laporan persiapan teller, antara lain : Teller exchange (permintaan uang), cash in vault.

8. Teller siap melayani anggota.

Form permintaan uang dan penyetoran uang = teller exchange

Aplikasi Koperasi online manajer

A: Buka sesi kerja B: Informasi sesi harian C: Petugas operasional

(7)

Proses : Prosedur Pembayaran Non Tabungan No. Revisi : 0.0

1. TUJUAN

Standarisasi proses transaksi pembayaran non tabungan

2. RUANG LINGKUP

Proses penyetoran biaya administrasi atau transaksi keuangan di luar transaksi simpanan hingga nasabah menerima copy slip kuitansi penyetoran

3. REFERENSI

Standar mutu Kosindo

3.4. Standar operasional Koperasi

4.1. Nasabah : Adalah individu nasabah dan non nasabah dari Koperasi yang mendapat pelayanan transaksi keuangan dari Koperasi 4.2. Teller : Adalah staff Koperasi yang bertugas melakukan pelayanan transaksi uang tunai di Koperasi

5. PENANGGUNG JAWAB

Manajer Teller

6. LAMPIRAN

Kuitansi penyetoran / bukti pemasukan kas

(8)

Proses : Prosedur Pembayaran Non Tabungan No. Revisi : 0.0

Nasabah

Teller Teller

Nasabah

1. Nasabah diwajibkan membayar biaya administrasi untuk permohonan tertentu yang diajukan kepada manajer.

Nasabah mengisi slip kuitansi penyetoran/bukti penerimaan kas (4 rangkap) dan melakukan pembayaran biaya administrasi

• Pengajuan pembukaan dan penutupan rekening tabungan

• Pengajuan pembukaan dan penutupan rekening deposito Mudharobah

• Kehilangan buku tabungan dan bilyet

• Biaya materai

• Cetak rekening koran

2. Nasabah dapat membayar secara tunai dan debet rekening dengan menyerahkan langsung kuitansi penyetoran kepada teller.

3. Teller memverifikasi dan memvalidasi transaksi 4. Teller melakukan pencatatan transaksi pada buku

kas

5. Nasabah menerima copy kuitansi penyetoran

-Form permohonan pembukaan tabungan -Form permohonan pembukaan deposito mudharobah -Form permohonan penutupan tabungan -Form permohonan penutupan deposito mudharobah -Form permohonan penutupan rekening Unbook -Kuitansi penyetoran/bukti penerimaan kas -Kuitansi penyetoran/bukti penerimaan kas -Buku kas

(9)

Proses : Selisih Kas No. Revisi : 0.0

1. TUJUAN

Standarisasi pelaksanaan penanganan selisih kas di teller

2. RUANG LINGKUP

Proses penginformasian adanya selisih kas oleh teller sampai dengan membukukan nominal pada rekening selisih teller

3. REFERENSI

4.1. Nasabah : Adalah individu nasabah dan non nasabah dari Koperasi yang mendapat pelayanan transaksi keuangan dari Koperasi 4.2. Teller : Adalah staff Koperasi yang bertugas melakukan pelayanan transaksi uang tunai di Koperas

4.3. Manajer : Manajer bertanggung jawab atas pengelolaan, monitoring dan pengembangan kegiatan di bidang pendanaan dan pelayanan front office sesuai dengan pedoman system syariah yang berlaku di Koperasi

5. TANGGUNG JAWAB

Manajer Teller

6. LAMPIRAN

Slip transaksi Berita acara selisih

(10)

Proses : Selisih Kas No. Revisi : 0.0

Teller Teller dan manajer Teller Manajer Teller Teller Teller Administrasi & keuangan

1. Teller memberitahukan manajer tentang adanya selisih antara catatan dengan uang tunai/kas di dalam kotaknya

2. Teller bersama manajer memeriksa semua catatan dan bukti-bukti transaksi dan menghitung uang/kas teller yang bersangkutan untuk kebenaran pencatatan dan penghitungannya. 3. Teller membuatkan slip untuk membubuhkan

selisih ini kedalam perkiraan selisih atas nama kode teller yang bersangkutan. (Apabila selisih tidak ditemukan), dan membukukannya pada buku kas.

4. Manajer membubuhkan paraf pada tiap slip ini sebagai bukti pemeriksaan dan mengetahuinya. 5. Teller membuatkan berita acara perihal terjadinya

selisih yang kemudian ditandatangani oleh teller yang bersangkutan dengan manajer

6. Teller harus membukukan nominal selisih pada rekening selisih teller.

- Selanjutnya teller ybs dan dibawah pengawasan manajer harus tetap mengupayakan untuk pencairan dan penyelesaian selisihnya.

- Untuk selisih kas yang jumlahnya tidak material (selisih pembulatan), maka pembukuannya langsung dibukukan ke dalam perkiraan

- Untuk tertib administrasi atas kerugian selisih kas yang tidak dapat ditemukan dan disebabkan oleh kelalaian teller maka manajer dapat membuat ketentuan khusus yang mengatur sangsi-sangsi administrasi dan penalty atas kerugian tersebut.

7. Teller memberikan slip selisih kas kepada administrasi & keuangan

8. Administrasi & keuangan membukukan selisih sesuai dengan saldo teller, pada rekening selisih kas

-Lisan

-Catatan atau laporan kas -Slip transaksi

-Buku kas -Slip transaksi

-Slip transaksi -Berita acara

Pada program excel

(11)

Proses : Penutupan Kas No. Revisi : 0.0

1. TUJUAN

Standarisasi pelaksanaan proses penutupan sesi kerja teller

2. RUANG LINGKUP

Proses perhitungan uang oleh teller sampai dengan penyetoran uang kas ke manajer pada akhir hari

3. REFERENSI

4..1. Teller : Adalah staff Koperasi yang bertugas melakukan pelayanan transaksi uang tunai di Koperas

5. TANGGUNG JAWAB

Teller Manajer

6. LAMPIRAN

Buku kas harian Mutasi vault Cash in vault Teller exchange

(12)

Proses : Penutupan Kas No. Revisi : 0.0

Teller Teller Teller Manajer Manajer Manajer Manajer Manajer

1. Teller memeriksa area kerja untuk memastikan tidak ada kertas berharga yang tertinggal

2. Membuat laporan akhir harian teller, yang dilampirkan dengan buku kas, jurnal harian teller, mutasi vault dan rekapitulasi pembiayaan dari sistem.

3. Teller menghitung uang tunai dan dicocokkan dengan laporan mutasi vault.

4. Manajer memberhentikn sesi kerja teller dengan mengubah status teller pada sistem menjadi selesai.

5. Manajer menerima dan menyetujui laporan mutasi vault dar teller dengan menandatanganinya. 6. Manajer melakukan otorisasi : Jumlah fisik uang

dan kas pada system harus sama.

7. Manajer melakukan penarikan akhir

menggunakan sistem, cash vault dan teller melakukan otorisasi dengan memasukkan password masing-masing.

8. Manajer menyerahkan uang tunai kepada pengurus untuk dimasukkan pada brankas.

-Teller exchange -Cash in vault -Mutasi vault -Buku kas

-Jurnal harian teller -Rekapitulasi pembiayaan

Manajer pakai Koperasi online :

Aplikasi manajer Lihat sesi kerja -Mutasi vault

Koperasi online Penarikan akhir

(13)

Proses : Penutupan Operasi Harian Teller No. Revisi : 0.0

1. TUJUAN

Standarisasi pelaksanan proses penutupan operasi harian teller

2. RUANG LINGKUP

Proses pemeriksaan buku kas harian sampai dengan proses perhitungan untuk kebutuhan operasional besok hari

3. REFERENSI

4..1. Teller : Adalah staff Koperasi yang bertugas melakukan pelayanan transaksi uang tunai di Koperasi

4.2. Manajer : Manajer bertanggung jawab atas pengelolaan, monitoring dan pengembangan kegiatan di bidang pendanaan dan pelayanan front office sesuai dengan pedoman sistem syariah yang berlaku di Koperasi

5. TANGGUNG JAWAB

Manajer Teller

6. LAMPIRAN

Form permintaan uang Buku kas harian Mutasi voult Cash in voult

(14)

Manajer Teller Teller Teller Teller Manajer Manajer

1. Manajer melakukan proses back office harian : -Memproses deposito yang akan jatuh tempo -Memproses pindah buku otomatis

2. Teller melakukan print jurnal harian teller dan rekap jurnal harian teller serta menerima rekapitulasi pembiayaan

3. Teller menghitung fisik uang pada kotak uang dan mencatat pada teller exchange

4. Teller membuat buku kas harian dan mutasi voult

5. Teller menyerahkan fisik uang dan mutasi voult dan buku kas kepada manajer untuk diperiksa dan disetujui

6. Manajer membuat rekapitulasi jurnal harian untuk seluruh teller dan detail juran teller harian.

7. Manajer melakukan penarikan akhir dalam sistem.

Koperasi online

Transaksi teller A: Detail jurnal harian B: Sub menu detail C: Sub menu rekap Format teller exchange

-Buku kas harian -Mutasi voult -Cash in voult -Teller exchange Koperasi online Manajer Lihat sesi Koperasi online Report harian Report teller Koperasi online Penarikan akhir

(15)

Manajer

Teller

8. Manajer melakukan back up data pada program excel terhadap normative tabungan yang disimpan 9. Teller memberikan buku kas harian teller dan

rekapitulasi teller beserta slip transaksi ke bagian akunting untuk dilakukan proses pembukaan dan verifikasi

10. Teller menghitung kebutuhan dana untuk sesi awal besok dengan mempertimbangkan :

-Jumlah nominal pada form permintaan uang -Jumlah nominal bilyet yang jatuh tempo dari CS -Pencairan pembiayaan (dropping) dari adm pembiayaan

11. Teller mengarsipkan semua laporan harian berupa:

-Mutasi voult (exchange, cash in voult) -Jurnal harian teller

-Buku kas

-Rekapitulasi pembiayaan

-Buku mutasi kas harian -Jurnal harian teller -Rekapitulasi pembiayaan

-Form permintaan uang

-Mutasi voult -Jurnal harian teller -Buku kas

-Rekapitulasi pembiayaan

(16)

Proses : Informasi Cetak Saldo dan Rekening Koran No. Revisi : 0.0

1. TUJUAN

Standarisasi pelaksanaan proses pencetakan rekening koran tabungan atas permintaan nasabah

2. RUANG LINGKUP

Proses permintaan pencetakan rekening Koran sampai dengan pencetakan dan pengiriman rekening koran ke nasabah

3. REFERENSI

4.1. Nasabah : Adalah individu nasabah dan non nasabah dari Koperasi yang mendapat pelayanan transaksi keuangan dari Koperasi 4.2. Teller : Adalah staff Koperasi yang bertugas melakukan pelayanan transaksi uang tunai di Koperasi

5. TANGGUNG JAWAB Teller 6. LAMPIRAN Buku tabungan Lembar speciment Kuitansi penyetoran

Form permohonan pembukaan tabungan Buku kas harian

(17)

Proses : Informasi Cetak Saldo dan Rekening Koran No. Revisi : 0.0

Nasabah

Teller Nasabah

Teller

1. Nasabah mengajukan permintan pencetakan rekening Koran kepada teller

-Untuk nasabah penabung baru, permintan pencetakan RK sudah menjadi pilihan pada saat

pengisian form permohonan pembukaan

tabungan

-Untuk pencetakan rekening Koran secara otomatis setiap bulan, nasabah harus mengajukan permohonan tertulis kepada manajer dan menunjukkan buku tabungan dan lembar speciment

-Untuk mencetak rekening Koran secara adhoc, nasabah harus membawa dan menunjukkan buku tabungan

2. Teller mencetak rekening Koran dari system 3. Nasabah diharuskan membayar biaya administrasi

pencetakan rekening Koran : untuk pencetakan otomatis, slip setoran dibuat oleh teller sedangkan adhoc harus diisi oleh nasabah

4. Teller memverifikasi dan validasi transaksi tersebut -Form permohonan pembukaan tabungan -Permohonan tertulis -Buku tabungan -Lembar speciment -Buku tabungan -Lembar speciment Koperasi online Manajemen rekening dan bilyet Kuitansi Setoran

(18)

Proses : Jasa Pembayaran (Payroll) No. Revisi : 0.0

1. TUJUAN

Standarisasi proses pelaksanaan jasa penggajian (payroll)

2. RUANG LINGKUP

Proses pengajuan standing instriktion oleh perusahaan/unit kerja sampai dengan manajer memberikan laporan penggajian

3. REFERENSI

4.1. Nasabah : Adalah individu nasabah dan non nasabah dari Koperasi yang mendapat pelayanan transaksi keuangan dari Koperasi 4.2. Teller : Adalah staff Koperasi yang bertugas melakukan pelayanan transaksi uang tunai di Koperas

5. TANGGUNG JAWAB

Manajer Teller

6. LAMPIRAN

Form standing instruction Laporan hasil penggajian

(19)

Proses : Jasa Pembayaran (Payroll) No. Revisi : 0.0

Nasabah Teller Teller/manajer Teller Teller Manajer

1. Buat standing instructions [berisi daftar dari rekening (penerima) dan nominal gaji yang akan dikreditkan dan rekening perusahaan (pengirim)] 2. CS memberikan standing instruction kepada

manajer operasional untuk pemeriksaan dana yang tersedia di rekening pengirim dan kelengkapan administrasi

3. Jika dana cukup maka standing instruction dilanjutkan, sedangkan jika tidak cukup maka diklarifikasi dengan pemilik rekening pengirim penggajian

4. Jalankan sistem maka program akan mengkredit nominal gaji dari rekening perusahaan (pengirim) ke rekening masing-masing pegawai (Penerima) sesuai dengan standing instructions

5. Teller menghitung total biaya administrasi untuk pentransferan gaji dan mendebet nominalnya dari rekening perusahan

6. Manajer memberikan laporan hasil debet rekening ke perusahaan (lampiran bisa di cetak dari

Form standing instruction

Program payroll excel

(20)

Proses : Transaksi Internal Saat Sesi Berjalan No. Revisi : 0.0

1. TUJUAN

Standarisasi pelaksanaan proses transaksi penambahan atau penyetor kas kepada manajer pada sise berjalan

2. RUANG LINGKUP

Proses teller mengajukan permintaan tambahan atau penyetoran kas teller sampai dengan teller siap melayani nasabah kembali

3. REFERENSI

4..1. Teller : Adalah staff Koperasi yang bertugas melakukan pelayanan transaksi uang tunai di Koperasi

4.2. Manajer : Manajer bertanggung jawab atas pengelolaan, monitoring dan pengembangan kegiatan di bidang pendanaan dan pelayanan front office sesuai dengan pedoman sistem syariah yang berlaku di Koperasi

5. TANGGUNG JAWAB

Manajer Teller

6. LAMPIRAN

Form permintaan uang (teller exchange)

(21)

Proses : Transaksi Internal Saat Sesi Berjalan No. Revisi : 0.0

Teller Manajer Manajer Teller Manajer Teller

1. Teller meminta tambahan dana apabila kebutuhan uang tunai melewati limit dana atau akan menyetorkan dana tunai kepada cash voult. Dengan menggunakan form permintaan uang (teller exchange)

2. Manajer memberhentikan proses transaksi di teller, dengan mengubah status teller pada system menjadi STOP sementara

3. Manajer melakukan setoran atau penerikan kas dengan persetujuan teller

4. Teller menghitung jumlah uang tunai yang disetor manajer

5. Manajer mengaktifkan kembali proses transaksi teller, dengan mengubah status system teller menjadi berjalan

6. Teller sisp melayani transaksi nasbah

Form permintaan uang

Aplikasi manajer Lihat sesi kerja

Koperasi online Setoran sesi berjalan Penarikan sesi berjalan

Koperasi online Lihat sesi kerja