Terjemahan tidak resmi. Pedoman Global Emergency Response Funds (ERF)

Terjemahan tidak resmi

Pedoman Global

Emergency Response Funds

(ERF)

Disetujui oleh: Valerie Amos, Emergency Relief Coordinator dan Under-Secretary-General for Humanitarian Affairs

A. TUJUAN

Tujuan dari pedoman ini adalah untuk memberikan kantor negara OCHA (CO) piranti yang tepat untuk mendukung Humanitarian Coordinator (HC) dalam mengelola Emergency Response Fund (ERF). Pedoman ini juga berusaha untuk memastikan keterpaduan dalam pengelolaan semua ERF.

B. CAKUPAN

Pengguna utama pedoman ini adalah HC, Kepala Kantor OCHA dan staf OCHA yang mengelola pendanaan ini. Pengguna sekunder adalah staf OCHA di Kantor Pusat. Konteks tertentu di suatu negara perlu selalu diingat saat membentuk, mengelola dan menutup ERF, tapi semua Pendanaan harus sesuai dan beroperasi menurut pedoman ini.

C. DASAR PEMIKIRAN 

Sejak tahun 1997, OCHA telah mengelola beberapa ERF di sejumlah negara.  Pendanaan ini telah diciptakan dengan sedikit arahan dari Kantor Pusat, dan seringkali HC dan Kepala Kantor OCHA perlu menciptakan kembali sistem yang ada tanpa dukungan yang memadai.   Pada tahun 2009, Funding Coordination Section (FCS) dibentuk di OCHA New York untuk mengatasi kesenjangan ini dan mengawasi pooled fund di suatu negara.  Selanjutnya, dengan dibentuknya FCS, ada pertumbuhan yang cepat dengan delapan ERF baru.   Namun, tinjauan independen telah menunjukkan bahwa pooled fund di suatu negara telah terbukti menjadi alat yang bernilai dalam memastikan pendanaan yang tepat waktu, sesuai dan fleksibel untuk kegiatan mendesak dan menyelamatkan jiwa yang menangani

kebutuhan kemanusiaan yang tak terduga atau baru.  ERF juga telah memperkuat nilai strategis dari Humanitarian Country Team (HCT) melalui prioritas kebutuhan.  Pedoman ini bertujuan untuk membakukan proses dan piranti pengelolaan ERF, memastikan bahwa semua ERF terbangun dari pembelajaran, evaluasi dan praktek yang baik terakumulasi selama bertahun-tahun dimana OCHA mengelola mekanisme yang sama.  

 D. PEDOMAN

 1.  Tujuan Umum ERF     

"Emergency Response Fund" merupakan istilah umum yang mencakup berbagai pooled

fund di suatu negara dengan berbagai karakteristik umum.  Berikut adalah beberapa fitur

khas ERF:  

 Beroperasi di bawah manajemen dan pengawasan HC secara keseluruhan.  

 Menyediakan mekanisme pendanaan dalam negeri yang cepat dan fleksibel  bagi organisasi penerima. 

 Menyediakan dana untuk perkembangan situasi baru atau tidak terduga.  

 Dapat menyediakan pendanaan untuk kegiatan penyelamatan nyawa dengan kesenjangan kritis dalam Consolidated Appeal Process (CAP) dan menjembatani pendanaan untuk memenuhi kebutuhan darurat jangka pendek.  

 Relatif kecil dalam ukuran.    

ERF beroperasi dengan nama yang berbeda-beda di negara yang berbeda, termasuk

Humanitarian Response Fund (HRF).  Namun, sejak FCS diciptakan, semua dana baru

mengikuti nama standar: Emergency Response Fund.     

ERF adalah suatu alat yang diputuskan oleh HC.  ERF memungkinkan pendanaan yang cepat dan fleksibel untuk kebutuhan kemanusiaan yang mendesak, dan memfasilitasi koordinasi kegiatan tanggap darurat.  ERF menyediakan dana tambahan untuk mengisi kesenjangan kritis, memungkinkan mitra kemanusiaan untuk memenuhi kebutuhan darurat jangka pendek tanpa penundaan bagi masyarakat rentan.  ERF tidak dimaksudkan untuk mendukung kegiatan yang berada di luar lingkup kemanusiaan atau dapat lebih baik ditangani melalui jalur-jalur pembangunan.  ERF juga tidak dimaksudkan sebagai sumber pendanaan utama untuk kegiatan inti program kemanusiaan inti di suatu negara.  

 

Apabila ada Common Humanitarian Action Plan (CHAP) atau perencanaan lain atau kerangka kerja prioritas, ERF berkontribusi untuk tujuan dari kerangka kerja tersebut.  ERF bekerja sesuai dengan prioritas yang ditetapkan oleh HC dan HCT.  ERF juga perlu fokus pada kebutuhan kemanusiaan baru atau tidak terduga dan proyek kedaruratan yang bukan bagian dari proses perencanaan tahunan.  

 

ERF memfasilitasi koordinasi kegiatan tanggap darurat melalui konsultasi dengan mitra kemanusiaan di dalam negeri pada tingkat yang berbeda-beda untuk menghindari duplikasi.   Mekanisme pendanaan juga berfungsi untuk memperkuat kemitraan antara aktor PBB dan non-PBB melalui akses yang setara terhadap dana, perwakilan dalam Advisory Board (AB) dan Review Board (RB), serta mekanisme pengambilan keputusan yang transparan.     

ERF melengkapi saluran pendanaan yang ada termasuk CERF.  Untuk meningkatkan konsistensi, koherensi dan saling melengkapi, sekretariat CERF dan FCS menyelaraskan proses dan mekanisme untuk manajemen hibah dan alokasi untuk CERF dan ERF.  Di negara-negara yang mempunyai ERF, HC didorong untuk menggunakan struktur ERF dan kerangka konsultasi yang ada sebagai dasar untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan proyek-proyek untuk pendanaan CERF.  Hal ini akan meningkatkan koordinasi dan saling melengkapi antara alokasi ERF dan CERF.  Ini juga akan membantu memastikan proses CERF didasari oleh struktur dan sistem yang mapan, dan mitra LSM aktif berpartisipasi dalam diskusi dan keputusan CERF.

  

 2.  Persyaratan untuk ERF    

Dana ERF dimaksudkan terutama untuk memfasilitasi respon LSM (internasional, nasional dan lokal) dalam keadaan darurat.  Namun, alokasi juga dapat mendukung aksi

kemanusiaan oleh badan-badan PBB, IOM dan Gerakan Palang Merah / Bulan Sabit Merah.   Preferensi untuk LSM dengan memperhitungkan kenyataan bahwa hanya badan-badan PBB dan IOM yang dapat menjadi penerima langsung dana CERF.  Kecenderungan ERF untuk LSM ini juga sejalan dengan prinsip Good Humanitarian Donorship (GHD) untuk membangun kemitraan.  

 

Agar memenuhi syarat untuk pendanaan ERF, organisasi pelamar harus mengisi format kapasitas-penilaian , yang menyoroti:  

 Terbukti memiliki kemampuan untuk melaksanakan kegiatan yang diusulkan.  

 Sesuai akreditasi dan pendaftaran dengan Pemerintah.  

 Perbandingan keuntungan lebih dibanding pelaksana potensial lainnya, seperti akses, jaringan, kapasitas dan sumber daya.  

  

Di samping persyaratan program tersebut, organisasi pelamar juga harus menunjukkan:  

 Rekening bank dalam US$ atas nama organisasi yang dapat digunakan untuk menerima dana melalui transfer kawat dari badan PBB dan donor lainnya, dan untuk melakukan pengiriman uang bila diperlukan.  

 Kemampuan untuk menyimpan catatan keuangan sesuai dengan standar akuntansi internasional, dengan rekening yang diaudit setidaknya sekali setahun dan

diterbitkan dalam laporan tahunan.     

3.  Peran dan Tanggung Jawab  

Berikut ini dijabarkan tugas-tugas utama dalam ERF dari HC, Kepala Kantor OCHA dan Unit ERF, AB, RB, bagian-bagian di OCHA HQ, dan organisasi penerima.  

 

3.1.  Humanitarian Coordinator (HC)    

Under-Secretary-General (USG) untuk Urusan Kemanusiaan, atas nama OCHA, dan sebagai Emergency Relief Coordinator (ERC) komunitas kemanusiaan, memegang kekuasaan pengambilan keputusan akhir di HQ untuk membuka ERF,  dan untuk

memastikan bahwa OCHA memiliki kapasitas yang diperlukan untuk mengelola ERF.  HC melapor kepada ERC, sebagaimana disepakati dalam Compact masing-masing, dengan tanggung jawab untuk pengawasan dan pengelolaan ERF secara keseluruhan, dan mendukung pembentukannya di tingkat negara.  

 

HC bertanggung jawab untuk keputusan pendanaan, dan untuk memastikan pengawasan strategis dan program yang memadai serta kelayakan kegiatan yang didanai.  Meskipun biasanya diberi masukkan oleh RB dalam menentukan proyek, HC dapat membuat

keputusan pendanaan di luar kebiasaan ini ketika muncul kebutuhan (misalnya dalam situasi kritis dan mendesak, atau untuk layanan bersama).  HC memberikan persetujuan akhir pada proyek-proyek yang diusulkan, dan menandatangani perjanjian dengan LSM dan nota kesepahaman (MoU) dengan badan-badan PBB.  

HC bertanggung jawab memastikan pelaporan dan pemantauan kegiatan / program, dan melaporkan penggunaan dana kepada pemangkukepentingan, termasuk para donor.  HCS juga memimpin upaya untuk mengumpulkan dana bagi ERF.  

 

HC dibantu oleh kantor OCHA untuk isu-isu strategis dan operasional.  HC dapat

mendelegasikan beberapa tanggung jawabnya (kecuali tanggung jawab keuangan) kepada Kepala Kantor OCHA.  Delegasi tersebut harus dilakukan secara tertulis dari HC kepada Kepala Kantor OCHA.  

 

HC juga harus mengedepankan dan memastikan kepemimpinan di tingkat negara dengan meningkatkan akuntabilitas proyek ERF untuk perempuan, anak perempuan, anak laki-laki dan laki-laki, khususnya dengan menggunakan piranti jender Inter-Agency Standing

Committee (IASC) dan Gender Marker (GM).  

  

3.2.  Kepala Kantor OCHA  

Kepala Kantor OCHA mengawasi pengelolaan harian dari fungsi inti OCHA, termasuk ERF.   Kepala Kantor OCHA:  

 Bertindak sebagai focal point utama dalam kantor OCHA untuk HC yang berkenaan

dengan ERF. 

 Menyarankan HC dan berinteraksi dengan HQ untuk isu-isu strategis dan kebijakan   terkait dengan ERF.  

 Memperoleh masukan dari Manager ERF dan bagian lain dari kantor OCHA, seperti kantor lapangan atau sub-kantor di mana situasi dan  kebutuhan kemanusiaan yang paling dikenal.  

 Menjamin penyerahan laporan pengeluaran secara tepat waktu dari organisasi penerima.  

 Mendukung HC dalam penggalangan dana dan membuat donor terinformasi tentang  perkembangan ERF.  

 

 3.3.  Manajer / Unit ERF  

Di bawah pengawasan langsung kepala kantor, Manager ERF bertanggung jawab atas manajemen harian ERF.  Dia perlu menjamin keseluruhan administrasi ERF, mengelola dan mengawasi staf di Unit ERF, dan berhubungan dengan bagian-bagian lain di OCHA untuk hal-hal mengenai ERF.  Manajer ERF terutama bertanggung jawab untuk memfasilitasi dan mengelola keseluruhan siklus proyek: mereview proposal, proses alokasi dana, termasuk perpanjangan waktu tanpa tambahan biaya (no-cost extension) dan proses audit, serta memenuhi persyaratan pemantauan, pelaporan dan evaluasi, sesuai dengan pedoman ini dan Kerangka Acuan (ToR) Manajer ERF. 

 

Manajer ERF berfungsi sebagai sekretariat untuk RB dan AB, dan merupakan penghubung utama antara RB, AB dan pengirim proposal.  Manajer ERF bertanggung jawab untuk mengkonsolidasikan rekomendasi, komentar teknis dan hasil review, dan menginformasikan kepada pihak-pihak yang berkaitan.  Manajer ERF juga memantau secara ketat proses review dan persetujuan proposal yang diajukan ke ERF tersebut.  Mereka juga memastikan tepat waktu tindak lanjut oleh masing-masing pihak untuk mempertahankan jadwal yang disepakati untuk memproses proposal yang masuk.  Dalam kasus kebutuhan penting atau mendesak, kerangka waktu yang telah disepakati dapat dipersingkat pada kebijaksanaan HC.  

 

Untuk proyek yang telah disetujui HC, Manajer / Unit ERF mempersiapkan perjanjian resmi (MoU atau kesepakatan) bekerjasama dengan pengirim proposal, dan permintaan transfer dana dari Administration Service Branch (ASB) OCHA di Jenewa, ke bank internasional terakreditasi.  Manager ERF menindaklanjuti dan memantau clearance dan pencairan dengan ASB.  Dia juga terus memonitor proyek-proyek melalui laporan yang dihasilkan oleh organisasi penerima dan kunjungan lapangan. 

 

Bekerjasama dengan organisasi penerima, Manager ERF menyusun dan menyampaikan laporan naratif dan keuangan akhir kepada ASB tentang penggunaan dana pada akhir periode pelaksanaan.  Manager ERF juga secara teratur berbagi informasi tentang keputusan-keputusan pendanaan bagi para pemangku kepentingan. Ketika ERF telah mendanai sebuah proyek baru yang tidak termasuk dalam CAP, proyek dan jumlah dananya ditambahkan ke CAP secara berlaku surut.  

 

3.4.  Advisory Board (AB)    

Sebuah AB harus dibentuk untuk memberikan saran bagi HC tentang isu-isu strategis dan kebijakan yang berkaitan dengan ERF.  AB akan:  

 dipimpin oleh HC.  

 memiliki OCHA sebagai sekretariat, dengan semua catatan pertemuan tertulis.  

 terdiri dari wakil-wakil dari badan PBB, IOM,  LSM dan Gerakan Palang Merah / Bulan Sabit Merah.  

AB dapat berfungsi sebagai forum koordinasi donor, dan HC dapat mempertimbangkan mengundang donor utama yang tidak memberikan kontribusi pada ERF untuk berpartisipasi sebagai peninjau.  Tergantung pada situasi, perwakilan Pemerintah mungkin diperlukan.   Dalam keadaan tertentu, seperti tercantum dalam TOR AB,  usulan anggota dapat didiskusikan pada HCT dan diberikankan kepada HC.  Anggota AB harus pada tingkat pimpinan organisasi.  

 

Fungsi utama AB adalah untuk:  

 mendiskusikan kemajuan proyek ERF.  

 meninjau isu-isu kebijakan.  

 melacak tingkat pendanaan, dan menilai target pendanaan dan kerangka waktu   untuk mengisi kembali dana ERF.  

 mengevaluasi efektivitas, relevansi dan nilai tambah ERF dalam memenuhi tujuan dan dalam kaitannya dengan respon kemanusiaan secara keseluruhan.  

 memastikan kemajuan pelaksanaan dan kepatuhan penuh pada GM.    

Laporan akhir proyek, laporan evaluasi dan temuan audit harus secara berkala diringkas dan disajikan kepada AB oleh HC, didukung oleh Kepala Kantor OCHA.  

AB harus bertemu setidaknya setiap enam bulan.  Sebagai bagian dari fungsi pengawasan, AB harus secara berkala meninjau tingkat partisipasi dan perwakilan dari berbagai mitra dan sektor.  

 

3,5.  Review Board (RB)    

Review Board:  

 dipimpin oleh HC, yang dapat mendelegasikan tanggung jawab ini kepada Kepala kantor OCHA.  

 terdiri dari wakil-wakil dari badan PBB, IOM dan LSM.  

 menyertakan Penasihat Gender sebagai anggota, jika ada.  

 mempunyai Manager ERF yang melakukan peran sekretariat, dengan semua catatan pertemuan tertulis. 

 mempunyai ToR yang mengatur masa keanggotaan perwakilan RB.  HCT atau AB dapat mengusulkan nama-nama untuk menjadi anggota RB.  Konsorsium LSM atau forum juga dipersilahkan untuk mengusulkan perwakilan.  Pada akhirnya HC yang akan menyetujui anggota RB.  

 

RB membantu HC dalam menelaah proposal ERF berdasarkan prioritas yang ditetapkan dalam ToR ERF dan kerangka respon kemanusiaan.  Proposal harus dikembangkan dengan konsultasi Cluster yang relevan sebelum dikirim kepada Manajer ERF.  Proposal ERF disampaikan oleh Manajer ERF ke RB setelah dilakukan pengecekan umum untuk memastikan terpenuhinya persyaratan minimum.  RB bertanggung jawab meninjau, memeriksa dan merekomendasikan proyek kepada HC untuk keputusan akhirnya.  Lebih khusus, RB harus:  

 menyepakati seperangkat kriteria teknis, berkonsultasi dengan cluster masing-masing, untuk  menilai proposal proyek.  Kriteria ini harus mencakup GM.  

 menyepakati kuorum untuk menentukan proyek dapat dipertimbangkan untuk   persetujuan dalam hal seorang anggota RB tidak dapat menghadiri rapat atau memberikan masukan mereka dalam jangka waktu yang dibutuhkan.  

 Untuk memastikan ketidakberpihakan, anggota RB tidak boleh terlibat dalam proses proposal yang diajukan oleh lembaga mereka, kecuali secara eksplisit diminta untuk melakukannya oleh HC atau Ketua RB.  

 melakukan ulasan usulan secara pribadi, meskipun ulasan virtual mungkin   diperbolehkan.  

  

Proses peninjauan :    

1.  Anggota RB menyelesaikan penilaian mereka  

Anggota RB akan memberikan penilaian mereka akan proposal dalam beberapa hari dari pengajuannya oleh Manajer ERF, mengindikasikan apakah proposal tersebut disetujui, perlu dimodifikasi atau ditolak.  Manager ERF mengumpulkan dan menyatukan masukan dari anggota RB menjadi rekomendasi kepada HC.  Rekomendasi ini harus mempertimbangkan kinerja penerima organisasi pada proyek ERF sebelumnya, ketepatan waktu pelaksanaan, temuan audit dan kode GM.  Anggota RB perlu mempertimbangkan hal-hal ini.  Maka, Manager ERF harus memberikan semua informasi yang relevan dan mudah diakses bagi anggota RB.  

 

2.  Anggota RB dapat berkonsultasi dengan cluster yang relevan / kelompok sektoral   Proposal ERF perlu dikonsultasi dengan Cluster sebelum diajukan ke Manajer / Tim ERF.   Namun, bila diperlukan dan jika waktu memungkinkan, anggota RB didorong untuk secara cepat menguatkan setiap konten teknis atau operasional dari proposal dengan cluster/sektor yang relevan, serta dengan staf dan pemangku kepentingan yang relevan.  

  

3.  ERF Manajer mengumpulkan penilaian  

Manajer ERF akan mengumpulkan dan mengkonsolidasikan penilaian dari setiap anggota RB, dan menginformasikan RB, Kepala kantor OCHA dan HC dari hasil review ini.  

Rekomendasi RB akan diberikan kepada HC untuk pertimbangannya.   4.  HC meninjau rekomendasi anggota RB 

Keputusan akhir terletak pada HC, dan ia mungkin memutuskan untuk mencari masukkan tambahan.  Ia mungkin memutuskan untuk tidak mengikuti rekomendasi dari RB.  Dalam kasus ini, alasan keputusannya dicatat dan dikomunikasikan kepada RB. 

5.  HC mengadakan pertemuan dengan RB, jika perlu  

HC harus mengadakan pertemuan ketika dipandang perlu.  Satu contoh adalah ketika proposal tidak disetujui oleh seluruh anggota RB.  Dalam hal ini, HC atau Kepala kantor OCHA bertindak atas nama nya harus mengadakan pertemuan RB dalam jangka waktu yang wajar untuk mengatasi perbedaan pendapat dan mencapai konsensus.  

 

6.  HC membuat keputusan akhir proyek untuk didanai ERF  

Jika RB tidak dapat mencapai konsensus, HC yang akan memutuskan.  Dalam kasus ini, alasan keputusannya dicatat.

 

7.  ERF Manajer mensintesis temuan-temuan utama RB  

 Sebuah sintesis temuan-temuan utama RB (yaitu penyebab penolakan proposal yang berulang atau proposal-proposal paling memenuhi syarat) akan dibuat oleh Manajer ERF untuk disajikan kepada AB setiap enam bulan.  Laporan ini akan disusun oleh Manajer ERF, kemudian dikaji dan disahkan oleh RB dan HC sebelum yang disajikan kepada AB.  Laporan naratif harus dilengkapi dengan matriks pelacakan proyek yang dikelola oleh Manajer ERF.     

3.6.  OCHA Headquarters (HQ)    

Banyak bagian di OCHA HQ yang menyediakan sumber daya dan dukungan untuk ERF pada berbagai tahap.  Kontak utama untuk dukungan HQ adalah bagian berikut:  

 FCS: FCS memimpin dalam menetapkan kebijakan, prosedur dan standarisasi untuk memandu kinerja, efektifitas, dan akuntabilitas global bagi pendanaan yang dikelola di negara.  Secara lebih spesifik:  

 FCS bertindak sebagai focal point HQ yang memastikan dukungan harian tepat waktu dan efektif untuk Manajer ERF dan kantor OCHA CO dalam membentuk, mengelola atau menutup ERF.  

 Hal ini termasuk memberikan bimbingan yang tepat dan alat (misalnya pelatihan, piranti pengelolaan siklus proyek), mengatur surge capacity bila diperlukan, meninjau kebijakan dan pedoman ERF, dan mengembangkan kerangka pemantauan,

pelaporan dan pertanggungjawaban.  

 FCS menyediakan dukungan kepada USG / ERC dan manajer senior OCHA setiap pengambilan keputusan di tingkat HQ mengenai, ERF yang spesifik atau semua.  

 FCS memimpin diskusi tentang isu-isu strategis, kebijakan, program dan teknis pendanaan kemanusiaan dengan koordinasi yang erat dengan bagian / cabang lain di HQ yang relevan, dan ketika berinteraksi dengan badan-badan PBB, donor dan LSM melalui badan-badan IASC dan forum lain yang relevan.  

 FCS juga mengidentifikasi dan menganalisis tren dan perkembangan global pooled

fund di tingkat negara ini, menyediakan formulasi kebijakan utama, memimpin

konsolidasi dan penyebaran pelajaran dan praktik terbaik, memfasilitasi komunikasi dan interaksi di semua pooled fund, mengawasi evaluasi global pooled fund, dan menyediakan informasi umum dan terkonsolidasi kepada para pemangku

kepentingan internal dan eksternal.    

Coordination and Response Division (CRD): Direktur CRD memiliki tanggung jawab

menyeluruh untuk mengelola operasi OCHA di lapangan.  Atas nama ERC, Direktur memastikan akuntabilitas Kepala Kantor OCHA untuk manajemen yang efektif dari kantor OCHA CO, yang meliputi pengelolaan ERF.  

 

Agar Direktur dapat mengawasi keterlibatan CRD dalam manajemen ERF, para kepala bagian di CRD bertanggung jawab untuk menginformasikan Direktur tentang keputusan program dan / atau kebijakan yang berkaitan dengan ERF.  

 

Sebagai pintu masuk utama kantor OCHA CO, desk officer harus diberitahu, dan terlibat dalam, setiap perkembangan dan efektivitas ERF di negara tertentu.  Mereka harus terlibat dalam perencanaan dan pengambilan keputusan dalam pembentukan, penutupan atau memodifikasi dari ERF bersama dengan FCS.  

 

CRD terutama bertanggung jawab untuk rencana kerja, rencana pembiayaan dan perekrutan staf ERF dan pengiriman surge, didukung oleh FCS.  

 

ASB: ASB Jenewa bertanggung jawab kepada Kantor Controller PBB untuk manajemen

yang tepat dan penggunaan dana ERF sesuai dengan ketentuan yang terkait keuangan dan peraturan PBB.  Sebuah unit Pooled Fund di ASB melaksanakan fungsi dukungan keuangan seperti tercantum dibawah ini.  

 

Semua MoU dengan badan-badan PBB dan perjanjian dengan LSM yang berkaitan dengan ERF disiapkan oleh Manajer ERF harus disetujui oleh ASB sebelum penandatanganan oleh para pihak.  ASB meninjau ketentuan dari perjanjian pada umumnya, dan rencana biaya pada khususnya, untuk memastikan dana digunakan untuk kegiatan yang memenuhi syarat (dijelaskan dalam bagian 5.2), dan untuk memastikan bahwa alokasi untuk biaya

administrasi dan non-program lainnya sesuai dengan Pedoman ERF.  ASB harus menerima perjanjian yang perlu disetujui minimal satu minggu sebelum tanggal dimulainya proyek.   Tidak ada komitmen dapat dibuat oleh para pihak sampai perjanjian / MoU telah disetujui

sebagaimana mestinya dan ditandatangani oleh pejabat berwenang di ASB, yang dilimpahkan wewenang dari Controller PBB.  

 

Setelah ASB telah menyetujui dan menandatangani perjanjian / MoU, salinannya akan dikirim ke kantor OCHA CO untuk ditandatangani oleh HC dan mitra pelaksana.  Setelah tanda tangan perjanjian / MoU di tingkat negara, salinan tersebut akan dikirim ke ASB untuk mengucurkan dana.  OCHA CO memegang satu salinan asli sebagai referensi, sementara salinan asli lainnya disimpan oleh mitra pelaksana.  Setelah menerima perjanjian / MoU yang telah ditandatangani, ASB akan mengucurkan dana sesuai dengan ketentuan yang

digariskan dalam perjanjian, dan dalam jangka waktu 10 hari kerja, dengan United Nations

Office at Geneva (UNOG).  

 

ASB akan memberikan laporan keuangan tahunan kepada semua donor ERF melalui

Resouces Mobilization Section (RMS).  ASB juga akan menmenyetujui semua informasi

keuangan termasuk dalam laporan tahunan yang disiapkan oleh setiap manajer ERF untuk masing-masing pooled fund sebelum laporan disampaikan ke RMS untuk pengajuan resmi ke donor.  Hal yang sama berlaku untuk setiap laporan keuangan formal maupun informal lainnya yang disampaikan kepada donor.  

 

UNOG memberikan OCHA layanan treasury untuk transfer dana.  UNOG akan membantu ASB dalam pengolahan transfer elektronik dana kepada pihak ketiga (misalnya LSM).    

RMS: RMS bertanggung jawab untuk menegosiasikan kontribusi keuangan untuk OCHA dan

ERF dengan donor dan perjanjian hibah terkait, termasuk perjanjian donor untuk ERF.  RMS tidak terlibat dalam negosiasi antara ERF dan penerimanya.  Donor mungkin mendekati RMS atau OCHA CO untuk mengekspresikan minat dalam mendanai ERF tertentu.  Dalam kasus di mana donor berkomunikasi langsung dengan OCHA CO, Kepala kantor OCHA atau Manajer ERF bertanggung jawab harus segera merujuk donor untuk RMS.  RMS akan memastikan, bila perlu konsultasi dengan FCS, ASB dan Kepala kantor OCHA, bahwa OCHA dapat mematuhi persyaratan dan kondisi hibah donor.  RMS juga memastikan bahwa OCHA memenuhi semua kewajiban hukumnya yang mengikat.  

 Sebelum penandatanganan oleh ASB, semua perjanjian donor harus melalui RMS untuk memastikan konsistensi dengan yang sebelumnya, persyaratan dan kondisi yang jelas, negosiasi untuk kata-kata alternatif, jika diperlukan, dan bahwa informasi tersebut dicatat dengan baik dalam Sistem OCHA Contribution Tracking (OCT).  

 RMS juga perlu menginformasikan OCHA CO tentang negosiasi yang sedang berlangsung dan memastikan bahwa semua perjanjian hibah donor dibagi kepada kantor OCHA pada saat yang tepat.  RMS juga akan memberitahu Kepala Kantor  OCHA / manajer ERF persyaratan pelaporan donor dan tanggal berakhirnya perjanjian.  

 Sebagai focal point untuk kepatuhan perjanian donor, RMS bertanggung jawab untuk pengajuan resmi laporan, permintaan NCE, laporan keuangan dan korespondensi lainnya yang berhubungan dengan hibah dengan donor.  Semua laporan ERF harus disetujui oleh FCS dan ASB sebelum disampaikan kepada RMS.  

 Semua kontribusi untuk ERF dilacak di OCT.  Manajer ERF perlu mengacu pada OCT untuk informasi yang paling kini tentang status janji-janji bagi ERF.  

Financial Tracking Service (FTS): FTS akan merekam kontribusi dan janji donor untuk ERF

berdasarkan laporan dari RMS.  Alokasi ERF kepada organisasi penerima dan data

pendukungnya - termasuk mitra pelaksana, tanggal persetujuan, judul proyek, kode proyek CAP, kode GM dan sector - akan dilaporkan manajer ERF ke FTS.  Selain itu, manager ERF menyediakan pengkinian data tentang perjanjian proyek ERF setiap bualnnya ke FTS.

Berdasarkan laporan ini, FTS dapat menyajikan informasi pendanaan real-time untuk masing-masing ERF.  

 

Partnership and Resource Mobilization Branch in NY and GVA (PRMB): PRMB akan

mendukung pengembangan dan pelaksanaan strategi mobilisasi sumber daya di tingkat global untuk ERF dengan konsultasi dan koordinasi erat dengan OCHA CO dan FCS.    

3.7.  Organisasi  Penerima   

Organisasi penerima mengajukan aplikasi proposal kepada manajer ERF dengan dokumen pendukung sesuai template proposal.  

 

Organisasi penerima menandatangani perjanjian tertulis dengan OCHA yang menetapkan syarat dan ketentuan yang berlaku untuk proyek yang disetujui.  Organisasi penerima juga bertanggung jawab untuk memahami dan menerapkan semua persyaratan dalam perjanjian.   Selama tahap implementasi, organisasi penerima memfasilitasi pemantauan proyek bekerja sama dengan HC,OCHA, pemimpin Cluster, dan pihak terkait lainnya.  Mereka juga

menyampaikan laporan narasi dan keuangan sebagaimana dimaksud pada bagian 7.1.   dibawah, dan dalam kesepakatan / MoU.  

 

LSM Penerima akan memfasilitasi audit proyek oleh sebuah perusahaan audit yang ditunjuk atau disetujui oleh kantor OCHA di akhir setiap proyek.  Pengadaan jasa audit akan

dilakukan oleh penyedia layanan lokal.  Selama proses audit, LSM penerima bertanggung jawab untuk menanggapi semua hal yang diperlukan oleh auditor dan / atau manajer ERF, dan untuk menyediakan dokumen yang diminta.  

 

Badan-badan PBB memiliki prosedur standar tersendiri untuk audit keuangan.  Badan PBB harus membuat narasi dan laporan keuangan sesuai dengan MoU.  

 

4.  Alur Kerja  

Alur kerja di bawah ini menggambarkan keseluruhan siklus manajemen proyek ERF.  Alur ini menunjukkan di mana berbagai bagian OCHA memiliki tanggung jawab, dan memberikan tolak ukur untuk proses proyek di berbagai tahap siklus manajemen.   

   

5.  Keuangan dan Administrasi  

 

OCHA CO bertanggung jawab atas manajemen harian dari kegiatan keuangan dan

administrasi ERF.  Kantor tersebut harus menyimpan catatan lengkap dari semua dokumen terkait.  Kantor tersebut juga harus memastikan bahwa semua dokumen yang diterima dari organisasi penerima diperiksa secara menyeluruh sebelum dikirim ke ASB.  Dokumen yang tidak lengkap akan dirujuk ke OCHA CO untuk verifikasi dan revisi jika perlu.  Semua perjanjian / MoU ERF akan disetujui oleh ASB untuk memastikan mereka sesuai dengan aturan dan regulasi PBB.  

 

Ketika dokumen yang benar dan lengkap disampaikan kepada ASB, pencairan tahap awal dana akan terjadi dalam waktu 10 hari kerja.  Setelah penandatanganan MoU, ASB akan mentransfer 100% dari dana melalui satu kali pencairan kepada badan PBB.  Untuk hibah badan PBB sebesar US $ 5 juta atau lebih, dana akan disalurkan melalui lebih dari satu kali pencairan.  Dalam situasi seperti ini sebuah laporan keuangan interim akan diperlukan untuk pencairan selanjutnya.  

Untuk proyek LSM, ASB akan mentransfer 80 persen dari jumlah total proyek sebagai pencairan pertama dari dua tahap, dan akan mengucurkan dana tersisa hanya setelah laporan naratif dan keuangan akhir yang telah diaudit diajukan dan disetujui.  Setelah disetujui oleh ASB, pencairan pembayaran akhir akan terjadi dalam waktu 10 hari.  OCHA CO akan menyewa atau menetapkan perusahaan audit terkemuka untuk melakukan semua audit untuk LSM pelaksana.  

 

5.1.  Persetujuan Perjanjian  

Semua perjanjian dan dokumen pendukung harus disetujui oleh ASB sebelum

ditandatangani oleh HC dan organisasi penerima.  Sebuah perjanjian biasanya disetujui ketika pemegang pelimpahan wewenang dari Controller PBB menandatangani perjanjian menunjukkan persetujuannya pada dokumen.

  

Tanggal dimulainya proyek adalah tanggal dimana pihak terakhir (HC atau penerima organisasi) menandatangani perjanjian.  Tanggal awal proyek tidak dapat diubah surut.  HC dan / atau CO OCHA harus tidak menyetujui secara formal maupun informal dimulainya proyek sebelum kesepakatan telah disetujui dan ditandatangani.  

 

5.2.  Pengeluaran yang Layak  

Bagian 5.2 dan 5.3 dari pedoman ini memberikan gambaran tentang apa yang biasanya dianggap pengeluaran yang memenuhi syarat dan tidak memenuhi syarat untuk ERF.   Pedoman ini dapat menjadi referensi untuk menentukan kategori ini secara lebih rinci untuk masing-masing ERF.

  

Pengeluaran yang memenuhi syarat adalah pengeluaran yang telah tercantum dalam anggaran proyek dan dikeluarkan sesuai dengan proposal proyek yang telah disetujui.  Ada dua kategori pengeluaran yang memenuhi syarat: biaya langsung dan biaya tidak langsung.   Biaya langsung adalah biaya proyek yang memiliki dampak langsung pada penerima manfaat, misalnya makanan, pompa air, tempat tinggal, transportasi langsung, perawat, dokter dan koordinator program.  

Biaya tidak langsung adalah biaya yang tidak dapat ditelusuri secara tegas kedalam spesifik proyek, layanan atau program.  Biaya ini termasuk biaya yang dikeluarkan dengan

memberikan fungsi administrasi dan pendukung lainnya untuk berbagai operasi, program dan proyek.  

 

Biaya tidak langsung dapat terjadi ketika melakukan fungsi-fungsi berikut: perekrutan dan pelayanan staf dan konsultan, pengadaan dan kontrak, evaluasi, penyusunan dan kontrol anggaran, operasi keuangan, dan akuntansi dan pelaporan.  Biaya tidak langsung tidak boleh lebih dari 7 persen dari total pengeluaran proyek yang sebenarnya.  

 

Berikut adalah beberapa contoh dari biaya langsung dan tidak langsung:    

Jenis Biaya Contoh

Langsung Biaya Gaji dan tunjangan staf proyek

Material, peralatan dan perlengkapan untuk proyek

Biaya perjalanan dan transportasi yang terkait dengan proyek Biaya pelatihan, seminar dan pertemuan terkait proyek Biaya utilitas untuk proyek dalam fasilitas mereka sendiri

Biaya komunikasi yang terkait dengan proyek (telepon, fax, pos) Biaya yang terkait dengan lokasi proyek seperti biaya sewa

Biaya lainnya yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek Biaya Tidak Langsung Pengadaan jasa

Persiapan dan pemantauan dari anggaran Pemeliharaan rekening proyek

Pengendalian pengeluaran proyek Penerimaan dan pencairan dana Pelaporan keuangan

Layanan rekrutmen dan sumber daya manusia Layanan hokum

Biaya administrasi lain  

Biaya tidak langsung disebut sebagai Programme Support Cost (PSC) dalam perjanjian dengan badan-badan PBB, dan sebagai Biaya Administrasi dalam perjanjian dengan LSM.   PSC dibebankan sebagai sebuah persentasi dari pengeluaran yang telah disetujui, yang dikeluarkan oleh organisasi penerima untuk setiap proyek.  OCHA membebankan tarif tetap 3 persen sebagai PSC dari pengeluaran semua organisasi penerima.  

 

OCHA CO harus berkonsultasi dengan ASB untuk bimbingan tambahan jika ada

kekhawatiran tentang klasifikasi biaya langsung dan tidak langsung.  Setiap pengecualian dari pedoman ini harus disampaikan ke ASB sebelum dimasukkan dalam anggaran proyek.    

5.3.  Pengeluaran Tidak Layak  

Pendanaan biasanya tidak digunakan untuk membeli aset, seperti kendaraan, peralatan IT, dan peralatan komunikasi dan kantor kecuali disahkan khusus oleh HC.  

 

Pembayaran untuk biaya personil dan sewa proyek harus terbatas pada biaya yang timbul secara langsung sebagai akibat dari pelaksanaan proyek.  Pembayaran ini juga harus terbatas pada durasi proyek.  

 

Biaya yang berkaitan dengan struktur pengelolaan LSM (yaitu gaji dan biaya perjalanan untuk anggota dewan) dan staf manajemen umum terkait atau non-operasional tidak dianggap sebagai biaya langsung.  

Pendanaan hanya dapat digunakan untuk biaya perjalanan internasional bagi staf yang 100 persen bekerja untuk proyek.  Perjalanan internasional hanya akan diganti apabila jelas diperinci dalam proposal proyek dan anggaran.  

 

Hibah diberikan kepada mitra pelaksana untuk kegiatan kemanusiaan penyelamatan jiwa yang disetujui dalam perjanjian proyek.  Dengan demikian, kegiatan seperti evaluasi ERF, audit dan konsultasi mitra pelaksana tidak memenuhi syarat untuk hibah ERF dan harus tidak dimasukkan dalam anggaran proyek.  

 

Pengeluaran yang belum tercantum dalam anggaran proyek yang disetujui tidak akan memenuhi syarat untuk penggantian oleh OCHA.  

 

5.4.  Modifikasi Kegiatan Proyek  

Variasi pengeluaran dalam kategori anggaran tidak boleh melebihi maksimum 15 persen dari jumlah yang telah disetujui oleh HC, seperti yang dinyatakan dalam perjanjian ditandatangani.

  

Penyesuaian atau modifikasi kurang dari 15 persen dalam kegiatan proyek dapat diterima selama kegiatan baru mempunyai lingkup dan sifat yang sama dengan yang awal.  Variasi

dalam satu kategori yang harus diimbangi dengan perubahan proporsional dalam kategori lainnya.  Organisasi penerima tidak perlu meminta persetujuan HC untuk variasi kurang dari 15 persen.  

 

Setiap variasi lebih dari 15 persen dalam kategori anggaran perlu dikonsultasikan sebelumnya dengan OCHA dan persetujuan secara tertulis dari HC.  Perubahan besar dalam lingkup kegiatan proyek atau setiap peningkatan dalam jumlah total dana

memerlukan perjanjian baru.  Permintaan untuk modifikasi dari perjanjian harus ditujukan kepada HC secara tertulis oleh organisasi penerima.  Permintaan ini harus menjelaskan mengapa kesepakatan tersebut perlu diubah, menggambarkan status operasional proyek saat ini dan biaya yang dikeluarkan sampai saat ini.  

Dengan pengajuan NCE, suatu, kesepakatan dapat dimodifikasi untuk memperpanjang durasi proyek.  Untuk memperpanjang durasi proyek, amandemen perjanjian asli harus ditandatangani oleh kedua belah pihak.  HC akan merespon organisasi penerima secara tertulis, menerima, memodifikasi atau menolak permintaan.  Jika diterima, amandemen ini menjadi bagian integral dari perjanjian dan harus disetujui oleh ASB.  Jumlah dan durasi NCE untuk organisasi penerima harus ditentukan di dalam negeri oleh AB berdasarkan pertimbangan program.  Manajer ERF bertanggung jawab untuk memantau bahwa permintaan berada dalam batas yang disepakati.  

Sementara organisasi penerima bertanggung jawab atas apa yang ditetapkan dalam perjanjian, Manager ERF harus meninjau tanggal pelaksanaan dari semua proyek secara bulanan, dan mengingatkan organisasi penerima berakhirnya tanggal setidaknya satu bulan sebelum perjanjian berakhir.  Organisasi penerima juga harus diingatkan bahwa biaya yang dikeluarkan setelah perjanjian telah berakhir tidak akan dapat diganti oleh OCHA.  

 

5.5.  Audit dan Biaya  

Setiap proyek yang dilaksanakan oleh LSM harus diaudit setidaknya sekali selama masanya.  OCHA menyewa auditor eksternal independen untuk meninjau kegiatan keuangan dari LSM pelaksana.  Dalam proses seleksi audit perusahaan, OCHA CO harus terlibat dengan United Nations Development Programme (UNDP) untuk mengidentifikasi perusahaan audit untuk perjanjian jangka panjang.  Proyek ERF yang dilaksanakan oleh badan-badan PBB dan IOM yang tidak diaudit oleh OCHA karena organisasi ini diaudit secara independen oleh badan PBB yang sesuai.  

 

Organisasi penerima hibah ERF bertanggung jawab atas pengelolaan dana mereka, dan mereka bertanggung jawab kepada HC dan OCHA untuk keseluruhan sumber daya ERF di bawah manajemen mereka.  Organisasi penerima akan menanggapi semua pertanyaan dari auditor dalam memfasilitasi audit, dan untuk setiap permintaan tambahan setelah selesainya audit.  Jika tidak ada respon dari organisasi penerima kepada auditor dalam tenggat waktu tertentu, auditor berwenang untuk menyampaikan laporan kepada OCHA berdasarkan informasi yang tersedia.

  

Audit, biaya auditor dan biaya yang terkait akan dibebankan langsung ke OCHA dan tidak termasuk dalam anggaran proyek.  Biaya perbankan yang terkait dengan penggunaan UNDP atau pengelolaan keuangan sebagai pengganti rekening bank LSM juga harus dibayar langsung dari OCHA.  Biaya-biaya ini tidak dimasukkan dalam anggaran proyek, tetapi perlu ada kaitannya dengan hal tersebut.  

 

5.6.  Mengelola Proses Audit  

OCHA CO bertanggungjawab untuk mengelola proses audit local, yang termasuk pengadaan jasa audit, pemantauan kunjungan audit, menindaklanjuti masalah audit dan

mempertahankan keberlanjutan kontrak layanan audit.  Jika perlu, focal point dalam OCHA CO harus ditugaskan untuk memastikan proses ini dikelola dengan lancar.  

 

Pengadaan layanan audit harus dilakukan melalui penyedia layanan local OCHA CO sesuai dengan aturan pengadaan yang berlaku.  OCHA CO tidak boleh melakukan permohonan tawaran tersendiri karena OCHA memiliki delegasi pengadaan terbatas di lapangan.  OCHA CO harus menggunakan TOR standar audit ERF untuk dipakai saat mengirim permintaan pengadaan ke penyedia layanan lokal.  

 

Proses pengadaan jasa audit bisa memakan waktu hingga tiga bulan tergantung pada penyedia layanan lokal.  OCHA CO harus memperhitungkan hal ini ketika merencanakan auditnya.  Proses pengadaan harus dimulai sedini mungkin untuk menghindari penundaan yang tidak perlu.  

Setelah sebuah perusahaan audit dipilih, OCHA CO harus bertemu dengan auditor untuk meninjau jadwal kunjungan audit.  OCHA CO harus memantau jadwal audit, dan membantu auditor yang diperlukan dalam memperoleh akses ke mitra pelaksana dan catatan keuangan mereka.  OCHA CO juga harus menindaklanjuti dengan auditor dan mitra pelaksana untuk menyelesaikan setiap pertanyaan atau masalah yang timbul selama audit.  Pertanyaan tentang kebijakan keuangan dan administrasi harus dirujuk ke ASB untuk bimbingan.   Sangat penting bagi CO untuk menjaga keberlanjutan kontrak jasa audit.  Durasi kontrak harus dipantau untuk memastikan tidak berakhir sebelum kontrak baru diperoleh, atau kontrak yang ada telah diperpanjang.  Persyaratan dalam kontrak audit juga harus ditinjau untuk memastikan bahwa perjanjian ERF yang baru dapat tercakup dalam masa kontrak layanan audit.  Syarat dan durasi kontrak audit harus dimodifikasi sesuai dengan aturan pengadaan yang berlaku penyedia layanan lokal.  

 

5.7.  Transfer Peralatan dan Properti  

Peralatan atau properti yang tidak habis pakai yang dibiayai oleh OCHA sebagai bagian dari hibah ERF adalah milik OCHA.  Peralatan tidak habis pakai didefinisikan sebagai barang dengan harga beli sebesar $ 1.500 atau lebih, atau setara dalam mata uang lokal di kurs tukar resmi PBB pada tanggal pembelian, dan memiliki masa pakai setidaknya lima tahun .    

Setelah penyelesaian proyek, aset tersebut akan terus digunakan untuk tujuan hibah.   Barang-barang tersebut dapat diberikan gratis kepada para penerima manfaat langsung, atau disumbangkan untuk mendukung kegiatan yang serupa di negara penerima.  Jika aset tersebut tidak disumbangkan kepada penerima manfaat atau digunakan untuk kegiatan serupa, maka harus dikembalikan ke OCHA dalam waktu 30 hari dari penyelesaian proyek.   OCHA CO harus memutuskan dengan organisasi penerima bagaimana membuang barang-barang tersebut.  

 

6.  Pengarusutamaan Gender  

 

Semua organisasi pemohon harus memastikan bahwa GM IASC diterapkan untuk semua proposal dengan menggunakan format yang disediakan oleh OCHA CO. OCHA CO dan AB harus memastikan bahwa hasil kode GM dilacak dan termasuk dalam proyek-proyek CAP yang didanai oleh ERF.  GM IASC ini dirancang untuk membantu HC, HCT dan organisasi penerima untuk pengarusutamaan jender dalam desain dan pendanaan, dan keseluruhan pelaksanaan proyek.

Kode GM

GM memberikan kode, dalam skala 0-2, apakah proyek-proyek dirancang untuk secara efektif memenuhi kebutuhan berbeda dari perempuan, anak perempuan, pria dan anak laki-laki: Kode Jender Deskripsi

0 Jender tidak tercermin di manapun pada dokumen proyek

Desain proyek tidak mempertimbangkan jender

1 Penilaian kebutuhan proyek termasuk analisis gender dan / atau satu atau lebih kegiatan atau hasil merespon kebutuhan yang berbeda dari perempuan, anak perempuan, anak laki-laki atau pria *

Berkontribusi secara terbatas untuk kesetaraan gender

Jika isu gender disebut pertama kalinya dan satu-satunya di bagian hasil, proyek tersebut masih dianggap tidak berwawasan jender dan kodenya 0 2a

Pengarusutamaan Gender

Penilaian kebutuhan proyek ini meliputi analisis jender, yang tercermin dalam kegiatan dan hasil proyek

Proyek berkontribusi signifikan terhadap kesetaraan gender

2b

Target Aksi

Sebagai hasil analisis gender, proyek ini ditargetkan pada satu kelompok tertentu - wanita, anak perempuan, anak laki-laki atau laki-laki - yang dirugikan atau didiskriminasikan karena peran gender mereka *

Tujuan utama proyek adalah untuk memajukan kesetaraan gender

Harap diperhatikan bahwa proyek respon dan pencegahan Kekerasan Berbasis Jender yang berdiri sendiri, serta proyek-proyek gizi yang dilaksanakan dalam tahap pertama dari krisis, selalu dikodekan pada skala 0-1-2b.

 

7.  Akuntabilitas  

 

Dengan berkonsultasi pada HC, Kepala kantor OCHA, AB dan HCT, Manager ERF harus mengembangkan dan merumuskan rencana pemantauan dan pelaporan (M&R) terinci untuk ERF yang menguraikan strategi pemantauan kinerja dan hasil.  Selain itu, Manager ERF harus mengembangkan system analisis risiko, manajemen dan mitigasi.  Pekerjaan ini akan didasarkan pada kerangka kerja M&R standar dan piranti manajemen risiko yang

dikembangkan dan didukung oleh FCS.    

7.1.  Rencana M&R 

Dalam konteks rencana M&R untuk proyek-proyek ERF, kerangka kerja dibentuk melalui definisi sebagai berikut:  

 Monitoring: mengacu pada kunjungan secara berkala ke lokasi proyek yang telah menerima dana ERF.  Tujuan dari monitoring adalah untuk melacak dan

memverifikasi Informasi yang dilaporkan, dan untuk menyediakan unsur pengawasan untuk proyek tersebut. 

 Pelaporan: mengacu pada pengumpulan laporan program dan keuangan secara berkala dari semua organisasi penerima yang menerima dana ERF. 

  

Rencana M&R paling sedkit akan memberikan rincian tentang:  

 Strategi untuk pemantauan proyek melalui kunjungan ke lokasi: Berapa banyak proyek akan dikunjungi dan seberapa sering?  Jika tidak semua proyek yang menjadi   dikunjungi, rencana akan menguraikan kriteria dan proses pemilihan sampel proyek yang ditargetkan.  Tentukan format kunjungan monitoring dan gambarkan siapa yang akan terlibat (misalnya unit ERF, cluster leads, suatu Kelompok yang ditunjuk antar-lembaga, evaluator independen).  

 Persyaratan pelaporan ERF dari organisasi penerima dan dari Pendanaan ERF  sendiri: rencana tersebut memberikan informasi tentang jenis, format dan frekuensi pelaporan ERF dan penjelasan bagaimana laporan akan disebarluaskan.  

 

7.1.1 Pelaporan Proyek oleh Organisasi Penerima:  

Sebagaimana ditetapkan dalam perjanjian, laporan kemajuan singkat  pelaksanaan kegiatan dan keuangan proyek disampaikan di pertengahan durasi proyek yang lebih dari enam bulan.  Setiap kendala (misalnya keuangan, logistik, keamanan) yang mempengaruhi proyek harus dimasukkan dalam laporan atau dilaporkan langsung ke OCHA CO. Untuk proyek berdurasi kurang dari enam bulan lama, hanya memerlukan laporan akhir.  

 

Dalam waktu tiga bulan setelah penyelesaian proyek, laporan narasi dan keuangan  akhir harus disampaikan.  Bila proyek memerlukan perpanjangan, permintaan yang menjelaskan keadaan perlu disampaikan selambat-lambatnya dua minggu sebelum tanggal akhir proyek yang direncanakan.  

 

Laporan naratif akhir akan membandingkan capaian proyek terhadap tujuan dan menggambarkan kegiatan, hasil, dan latar belakang.  Laporan ini harus mencakup pembelajaran dan penjelasan dari setiap perbedaan antara hasil yang direncanakan dan aktual, termasuk perbedaan kode GM antara usulan dan pelaksanaan proyek yang sebenarnya.  

 

Laporan keuangan harus disajikan sesuai dengan kategori format anggarannya.  Untuk LSM, laporan akhir meliputi pengeluaran proyek yang telah diaudit, serta dokumen pendukung jika diperlukan.  Setiap uang yang tidak terpakai harus dikembalikan kepada OCHA dalam waktu 30 hari setelah penyerahan laporan akhir.  OCHA CO harus

menindaklanjuti dengan organisasi penerima secara tertulis untuk memastikan bahwa laporan keuangan dan pengembalian uang yang diterima secara tepat waktu.  

 

OCHA CO dan HQ berhak untuk mengatur kunjungan dengan mitra, ahli eksternal atau donor untuk meninjau kegiatan proyek yang sedang berlangsung atau telah selesai.    

7.1.2 Pelaporan ERF kepada pemangku kepentingan (termasuk donor):  

 

HC akan mengeluarkan laporan tahunan konsolidasi untuk Dana secara keseluruhan.   Laporan tahunan wajib melaporkan kepada stakeholder tentang penggunaan dana dan harus, minimal, memberikan informasi yang diuraikan dalam catatan panduan dan template yang disediakan oleh FCS.  Pelaporan individu terhadap kontribusi donor harus dihindari.    

Laporan tahunan disiapkan oleh Manajer ERF dan diperiksa di dalam negeri oleh Kepala Kantor OCHA.  Setelah itu, OCHA CO akan mengirimkan laporan draft FCS di bulan April untuk ditinjau program sebagai draft pertama.  FCS akan bertanggung jawab untuk meninjau dokumen dan berbagi dengan ASB untuk tinjauan keuangan.  Setiap perubahan yang timbul selama proses ini akan dibagikan oleh FCS kepada manajer ERF, yang akan bertanggung jawab untuk mendapatkan persetujuan akhir dari Kepala kantor OCHA dan tanda tangan HC.  Tanggal jatuh tempo akhir bagi Manajer ERF untuk mengirim laporan yang telah disetujui Kepala kantor OCHA dan HC kepada FCS dan RMS adalah 30 Juni.  RMS bertanggung jawab untuk menyerahkan laporan ini kepada donor.  Hanya setelah laporan telah resmi dibagi kepada donor maka semua pihak diizinkan untuk berbagi dokumen laporan secara eksternal.  

Untuk memaksimalkan transparansi, laporan narasi dan keuangan akhir, laporan evaluasi dan laporan konsolidasi tahunan HC akan tersedia di website eksternal OCHA.  

 

FCS akan menghasilkan laporan tahunan global untuk memberikan update yang

komprehensif dan terkonsolidasi dari pooled fund di suatu negara.  Laporan tahunan ini akan mencakup informasi tentang semua ERF dan Common Humanitarian Funds (CHFs).  

Laporan akan menampilkan tren, praktik terbaik, pembelajaran yang dipetik dan tantangan, dan menampilkan kisah sukses dan pencapaian pooled fund.  

 

7.2.  Evaluasi dan Review    

Semua organisasi yang menerima dana dari ERF harus berkomitmen untuk berbagi semua hasil evaluasi dengan HC, RB, AB dan OCHA ketika diminta.  Selain rencana pemantauan organisasi penerima, HC juga dapat meminta tinjauan periodik kegiatan yang didanai ERF demi mendorong pembelajaran, dan untuk mengidentifikasi peluang yang jelas untuk berbagi pengalaman dan praktek yang dapat direplikasi di berbagai proyek ERF yang mirip.   AB juga dapat menyarankan dan berpartisipasi dalam pengkajian bersama dengan mitra, meminta masukan dari para ahli, atau mengadakan evaluasi eksternal untuk meningkatkan kinerja organisasi.  Cluster Leads juga dapat meninjau dan mengevaluasi kegiatan proyek ERF yang sedang berlangsung atau telah selesai sebagai bagian dari mandat mereka yang lebih luas.  Prioritas dan indikator Cluster harus menjadi acuan dalam ulasan dan evaluasi ini.  

 

Sebagai upaya tambahan akuntabilitas, auditor dari organisasi dan / atau operasi menyeluruh sistem (yaitu Office of Internal Oversight Services, Dewan Audit, dll) akan melakukan audit operasional dan keuangan proyek individu sebagai bagian dari tujuan audit yang lebih luas.  

 

Evaluasi eksternal akan dilakukan setiap tiga tahun dan akan didukung oleh Evaluation Guidance Section OCHA dan FCS.  Hal ini akan membantu menilai kinerja ERF dan menetapkan rekomendasi untuk perbaikan.  Setiap permintaan untuk evaluasi oleh donor pada tingkat negara harus diarahkan ke FCS.  Evaluasi tersebut harus dibiayai oleh donor bilateral ERF.  

 

Misi evaluasi internal yang dipimpin OCHA HQ untuk mempelajari pelajaran dan tinjauan ERF akan dilakukan.  Evaluasi internal ini dapat mencakup kinerja menilai, kepatuhan pada Pedoman, efektivitas dan / atau relevansi ERF dalam konteks, dll. Hal ini dapat diminta oleh HC, OCHA CO dan / atau OCHA HQ (yaitu FCS / CRD).  

 

Masing-masing ERF juga harus melakukan survei pemangku kepentingan tahunan untuk mengukur kepuasan pengguna dan untuk mengidentifikasi daerah-daerah yang perlu perbaikan.  FCS dapat memberikan Unit ERF piranti dan praktik yang baik untuk survei.  

E. REFERENSI  

Referensi normatif atau superior  

Buletin Sekretaris Jenderal mengenai Ketentuan dan Peraturan Keuangan Perserikatan Bangsa Bangsa pada tanggal 9 Mei 2003  

 

Pedoman terkait  

Pedoman Standardisasi CHF 

Kriteria Life-Saving CERF (dokumen lainnya CERF:  http://ochaonline.un.org/cerf/)   Instruksi Kebijakan tentang Mobilisasi Sumber Daya  

Instruksi Kebijakan tentang Peran dan Tanggung Jawab Kantor Negara 

F. PEMANTAUAN DAN KEPATUHAN  

FCS di Divisi Program Perusahaan, OCHA NY, akan memastikan kepatuhan pada pedoman ini melalui komunikasi rutin, misi lapangan, pelacakan kepatuhan, evaluasi / ulasan dan laporan dari lapangan.  

 

G. TANGGAL  

 

Pedoman ini berlaku sejak 9 Oktober 2012.  Pedoman ini akan ditinjau dan diperbaharui secara berkala untuk mencerminkan evolusi besar di PBB dan praktek kemanusiaan.   Tinjauan berikutnya dijadwalkan akan dilakukan paling lambat 1 Juli 2013. Namun sesuai  Instruksi Kebijakan Bahan Pedoman OCHA, USG mungkin setiap saat meminta atau memulai review setiap pedoman resmi OCHA. 

 

H. KONTAK  

 

Kontak untuk pedoman ini adalah Kepala FCS, Corporate Programme Division, OCHA NY.    

I. SEJARAH 

 

Pedoman tersebut disetujui pada tanggal 9 Oktober 2012.  Pedoman ini belum diubah.  

DITANDATANGANI: Valerie Amos

Lampiran I. DAFTAR SINGKATAN  

AB Advisory Board  

ASB Administrative Services Branch   CAP Consolidated Appeal Process   CERF Central Emergency Response Fund   CHAP Common Humanitarian Action Plan   CHF Common Humanitarian Fund   CO Country Office (OCHA)  

CRD Coordination and Response Division   ERC Emergency Relief Coordinator   ERF Emergency Response Fund   FCS Funding Coordination Section   FTS Financial Tracking Service   GHD Good Humanitarian Donorship  

GM Gender Marker  

HC Humanitarian Coordinator   HCT Humanitarian Country Team   HoO Head of Office (OCHA)  

HQ Headquarters  

HRF Humanitarian Response Fund   IASC Inter-Agency Standing Committee   IOM International Organization for Migration   MoU memorandum of understanding  

M&R monitoring & reporting  

NGO non-governmental organization   NCE No-Cost Extension  

OCHA Office for the Coordination of Humanitarian Affairs   OCT OCHA Contribution Tracking System  

PRMB Partnership and Resource Mobilization Branch   PSC Programme Support Cost  

RB Review Board  

RMS Resource Mobilization Section   ToR Terms of Reference  

UN United Nations  

UNDP United Nations Development Programme   UNOG United Nations Office at Geneva  

USG Under-Secretary-General   WFP World Food Programme