E-PROCUREMENT DALAM PENGADAAN BARANG UNTUK
MEWUJUDKAN KEEFEKTIFAN DAN KEEFESIENAN KERJA
M. Gana Pranata
Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel
Email:
Iramagana@ymail.com
Abstrak
In the development of e-business, many examples of businesses that become more efficient with the use of IT. One such area is the e-procurement is practiced to overcome the problem of procurement of goods and facilitate working relationships with other unti. The purpose of this study is to develop a procurement system by analyzing and designing e-procurement system applications. While the methods used in its design using object-based approach (Object Oriented Analysis and Design Method) with a web-based application development. The results obtained are expected to increase the efficiency and effectiveness of enterprise procurement process. Conclusion is obtained in the presence of the e-procurement system, in addition to improving the efficiency and effectiveness of the procurement process, is also able to reduce administrative costs, and minimize process of recording and data entry errors in ordering.
Keywords: e-procurement, object-oriented.
Kata Kunci:
e-Procurement, Object-oriented
1.
Pendahuluan
Perkembangan sistem informasi yang sedemikian pesatnya telah membawa dunia memasuki era baru yang lebih cepat dari yang
pernah dibayangkan sebelumnya. Laju
perkembangan sistem informasi ini
mempengaruhi hampir semua kegiatan
manusia, mulai dari kegiatan manusia sehari –
hari sampai dengan kegiatan bisnis. Tak
terkecuali, bidang perbankan juga
memanfaatkan perkembangan dari sistem informasi yang sudah berkembang sedemikian pesatnya ini.
Lebih jauh lagi sistem informasi yang baik dapat mendukung perusahaan dalam mengatasi
permasalahan yang ada. Bagi sebuah bank, memiliki sebuah sistem informasi adalah sangat penting untuk dapat bersaing dengan bank-bank yang lain, salah satunya adalah Analisis Perancangan Sistem Informasi E-Procurement (Pengadaan) pada PT. Bank
Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Kanca
Pangkalpinang.
PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk, atau yang lebih dikenal dengan sebutan Bank BRI, merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang perbankan di Indonesia. Bank BRI memfokuskan usahanya kedalam beberapa bagian, yakni simpanan, pinjaman, jasa bank, produk konsumen, investment banking, dan priority banking. Didirikan sejak tahun 1895, Bank BRI kini menjadi salah satu bank yang memiliki jangkauan paling luas di antara bank lainnya. Khusunya PT Bank Rakyat Indonesia Kantor Cabang Pangkalpinang, Tercatat pada bulan Desember 2012, Bank BRI Pangkalpinang telah memilik 19 unit kerja, mulai dari KCP hingga teras BRI. Dengan jumlah unit kerja yang cukup banyak, tentunya Bank BRI memiliki Proses pengadaan yang cukup rumit.
Proses pengadaan Bank BRI Kanca Pangkalpinang dikelola oleh Bagian Logistik. Masalah timbul dari proses pengontrolan proyek pengadaan. Luasnya jangkauan wilayah Bank BRI menimbulkan kesulitan tersendiri
dalam melakukan pengontrolan proyek
pengadaan. Karena dalam penanganan
pengadaaan barangnya memakan waktu yang lama, karena sistem saat ini masih manual, sehingga peyediaan barang ke uker sering terhambat, dapat terjadi kesulitan dalam pengadaan barangnya, disamping itu juga proses pengadaan barangnya kurang efisien dan memerlukan biaya cukup besar , seperti
penggunaan media telepon, fax untuk
menghubungi Uker, juga pemakain kertas untuk pencetakan form pemesanan dan surat pengantar barang. Hal ini amat menyita waktu
dan menyebabkan penanganan terhadap
permintaan memakan waktu yang lama
sehingga menyebabkan keterlambatan. Keadaan
tersebut tentunya semakin menambah
ketidakefisienan dan ketidakefektifan dari segi
waktu, tenaga dan biaya. Belum juga
terciptanya proses monitoring yang efektif selama proses pengadaan.
Berdasarkan masalah diatas dan mengingat luasnya wilayah serta kompleksnya proses
pengadaan, maka untuk meningkatkan
keefektifan kinerja Bagian Logistik,
memanfaatkan teknologi informasi yang sedang berkembang saat ini yaitu e-procurement. Penerapan e-procurement berguna sebagai solusi sistemik disamping semua proses-proses pengadaan di Uker Kanca Pangkalpinang. Dengan bantuan system informasi pengadaan barang/jasa yang berbasis web diharapkan proses pengadaan di BRI Kanca Pangkalpinang menjadi lebih efektif dan efisien.
2.
Tinjauan Pustaka
2.1 Pengertian Procurement
Menurut Kalakota et al(2001), procurement adalah semua aktivitas yang melibatkan akivitas mendapatkan barang meliputi pembelian, juga kegiatan logistic ke dalam seperti, transportasi barang masuk dan penyimpanan di gudang sebelum barang
tersebut digunakan. Procurement atau
pengadaan barang tidak hanya terbatas pada aktivitas purchasing atau pembelian, yang selama ini dipandang sama oleh kebanyakan orang.
2.2 Pengertian e-Procurement
Kalakota et al (2001) menyatakan bahwa e-procurement merupakan proses pengadaan barang atau lelang dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk website. Sedangkan Chaffey (2007) e-procurement adalah merupakan integrasi dan manajemen elektronik terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk permintaan Seminar Nasional Informatika 2009 (semnasIF 2009)
ISSN: 1979-2328 UPN ”Veteran” Yogyakarta, 23 Mei 2009 E-129 pembelian, pemberian hak, pemesanan, pengantaran dan pembayaran antara pembeli dengan pemasok.
Sistem e-procurement ini dibangun dalam bentuk web dengan bahasa pemrograman PHP dengan sistem server-side , sehingga seluruh program dieksekusi pada server , bukan pada client. Sistem ini juga memerlukan sebuah web server pada sisi server- nya (Apache Web Server) dan Mysql sebagai basis datanya. Karena sistem ini sepenuhnya on-line , maka hanya memerlukan web browser (seperti Internet Explorer atau Mozilla) pada sisi client-nya. Tanpa melakukan instalasi seperti pada desktop program yang harus melakukan instalasi terlebih dahulu. Untuk spesifikasi perangkat keras/komputer yang dibutuhkan pada sisi client tidak ada syarat yang khusus. Yang terpenting adalah komputer tersebut dapat digunakan untuk koneksi dengan internet.
2.3 Jenis – Jenis e-Procurement
Menurut Neef, Dale (2001),) terdapat tujuh jenis utama dari e-procurement :
a. Web based ERP : membuat dan
menyetujui permintaan pembelian,
menempatkan purchase order dan menerima barang dan jasa dengan menggunakan sistem software berbasiskan teknologi Internet
b. e-MRO (Maintenance, Repair and Operating) : Sejenis dengan web-based ERP
terkecuali barang dan jasa yang dipesan
adalah persediaan non-produk yang
c. e-sourcing : mengidentifikasi supplier baru
untuk kategori tertentu dari keperluan pembelian menggunakan teknologi Internet.
d.e-tendering : mengirimkan permintaan
untuk informasi dan harga kepada supplier dan menerima balasan dari supplier menggunakan teknologi Internet.
e. e-reverse auctioning : menggunakan teknologi Internet untuk membeli barang dan jasa dari supplier yang diketahui atau tidak diketahui jumlahnya.
f. e-informing : mengumpulkan dan
mendistribusikan informasi pembelian dari
dan ke pihak internal dan eksternal menggunakan teknologi Internet.
g. E-marketsites: memperluas Web berbasis
ERP untuk membuka rantai nilai. Beli masyarakat dapat mengakses pilihan
pemasok produk dan layanan,
menambahkan ke shopping cart, membuat permintaan, meminta persetujuan, terima
pesanan pembelian elektronik dan
memproses tagihan dengan integrasi kepada pemasok rantai suplai dan pembeli sistem keuangan
2.3 Kunci Kesuksesan Menggunakan e- Procurement Menurut Kalakota et al (2001, p315)
manfaat e-procurement dibagi menjadi 2 kategori yaitu efisien dan efektif :
Efisien e-procurement mencakup biaya yang rendah, mempercepat waktu dalam proses procurement, mengontrol proses pembelian dengan lebih baik, menyajikan laporan informasi, dan pengintegrasian fungsi – fungsi procurement sebagai kunci pada sistem bak –office. Sedangkan efektivitas e- procurement yaitu meningkatkan control pada supply chain, pengelolaan data penting yang
baik, dan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dalam proses pembelian pada organisasi, Dukungan dari internal user, pihak supplier, user, Pemberian training untuk membiasakan para karyawan dan internal user, supplier, serta pihak terkait lainnya dengan sistem e-procurement, Membeli barang dan jasa hanya dari supplier yang terpercaya
3.
Metode Penelitian
Metode penelitian menggambarkan cara-cara menugmpulkan informasi atau data yang diperlukan dalam membuat Skripsi mengenai Analisa Sistem Perancangan E-Procurement (Pengadaan) adalah sebagai berikut:
3.1 Metode Pengumpulan Data Cara yang dilakukan oleh penulis dalam mendapatkan data atau informasi adalah
a. Interview (wawancara)
Penulis melakukan tanya jawab langsung dengan staff yang terlibat agar dapat
mengetahui proses sistem pengadaan
b. Penelitian dilapangan
Penulis ikut melihat secara langsung ke lapangan kegiatan proses pengadaan barang tersebut.
c. Media Kepustakaan
Media buku yang berhubungan dengan pembuatan Skripsi khususnya dalam Analisa Sistem Perancangan E-Procurement.
3.2 Analisa Sistem
a. Analisa Sistem
Kegiatan yang dilakukan pada tahap analisa sistem adalah pendekatan dengan menggunakan analisa program berorientasi Object Oriented yaitu meliputi:
1)Menganalisa sistem yang telah berjalan selama ini dengan mempelajari masalah – masalah yang ada.
2)Menganalisa dokumen masukan dan
keluaran guna melengkapi dokumen baru yang diperlukan sistem.
Yang dihasilkan pada tahap ini berupa model sistem yang telah ada, Penulis
menggunakan diagram Unified
Modelling Language (UML) untuk
mendeskripsi sistem yang telah berjalan guna mendeskripsikan konsep sistem baru yang akan dikembangkan guna memberikan solsusi dari permasalahan yang ada. Beberapa diagram tersebut adalah:
a) Activity Diagram
Activity Diagram digunakan untuk
memodelkan alur kerja sebuah proses bisnis dan urutan aktivitas didalam suatu proses. b) Use Case Diagram
Use Case Diagram digunakan untuk
menjelaskan manfaat sistem jika dilihat menurut pandangan orang yang berada diluar sistem atau actor.
c) Use Case Description
Use Case Description digunakan untuk
mendeskripsikan secara rinci mengenai Use
Case Diagram.
b. Perancangan Sistem
Tahap perancangan sistem digunakan untuk merancang sistem secara rinci berdasarkn hasil analisa sistem yang telah ada, sehingga menghasilkan model baru yang di usulkan, dengan disertai rancangan database dan spesifikasi program.
Alat-alat yang diusulkan pada tahap perancangan sistem ini antara lain sama dengan tahap analisa sistem namun terdapat beberapa tambahan sebagai berikut :
1) LRS (Logical Record Structure)
Logical Record Structure berasal dari setiap entity yang diubah kedlam bentuk sebuah
kotak dengan nama entity berada diluar kotak dan atribut berada didalam kotak. 2) Class Diagram
Class Diagram membantu dalam visualisasi
class dari suatu sistem. Hal ini disebabkan karena class adalah deskripsi kelompok
objek-objek dengan atribut (property), prilaku (operation) dan relasi yang sama. 3)Relasi (Tabel)
Relasi digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan model conceptual secara
terperinci dengan adanya primary key dan
foreign key.
4) Sequence Diagram
Sequence Diagram adalah Visual coding (perancangan form atau layer).
4.
Hasil dan Pembahasan
4.1 Proses Bisnis
Sistem yang ber jalan saat ini dalam proses bisnis perusahaan yaitu :
1) Proses pengadaan barang diawali dari, Uker membuat surat permohonan ke Kantor Cabang, yang ditujukan kepada Bagian Logistik. Kemudian Bagian Logistik mengecek stok barang. Jika stok ada, barang akan dikirim langsung ke Uker tersebut, Namun jika stok habis, maka Bagian Logistik memesan barang terlebih dahulu ke Supplier. 2) Pemesanan dilakukan melalui telepon
kepada supplier. Setelah proses
pemesanan dilakukan, maka supplier akan langsung mengantarkan barang kepada Bagian Logistik. Kemudian langsung menyerahkan Surat Tanda Terima Barang dan Faktur. Setelah barang diterima, maka selanjutnya
proses pembayaran dilakukan via
transfer Bank.
3) Jika proses pembayaran selesai, maka bagian logistik akan yang menitipkan barang beserta Surat Pengantar kepada driver untuk diantarkan kepada Uker. uker
akan menanda-tangani surat pengantar sebagai tanda terima dan menyerahkannya kembali kepada Bagian Logistik melalui Fax.
4) Terakhir ialah surat pengantar yang sudah ditandatangani oleh uker, diarsip kan, dan tidak pernah dimasukkan kedalam laporan, hanya berupa arsipan.
4.2 Activity Diagram
a. Proses Permohonan Barang
Gambar 4.1
Activity Diagram Proses Permohonan Barang Buat Surat Permohonan Kirim Surat Permohonan Terima Surat Permohonan Mengecek Stok Barang Menyiapkan Barang Memesan Barang
[Stok Ada] [Stok Habis] BAG. LOGISTIK UKER
b. Proses Pemesanan Barang
Gambar 4.2
Activity Diagram Proses Pemesanan Barang
c. Proses Pembayaran
Gambar 4.3
Activity Diagram Proses Pembayaran
d. Proses Pengeluaran Barang
Gambar 4.4
Activity Diagram Proses Pengeluaran Barang
4.3 Analisa Usulan
Berikut Analisa Usulan Pada Sistem e-Procurement pada Bank BRI Kanca Pangkalpinang:
a. Kaunit (User)
Proses permohonan di awali dari Kaunit terlebih dahulu membuka halaman Web, kemudian melakukan login setelah masuk ke halaman Home, User memilih
menu Cetak Surat Permohonan,
kemudian menginput data dan mencetak surat permohonan, dan data otomatis tersimpan.
b. Bag. Logistik (Admin)
Admin membuka menu Request,
kemudian melihat data request yang
Pesan Barang Via Telpon Terima Barang Terima Pesanan Siapkan Barang Buat STTB & Faktur
Kirim Barang beserta STTB & Faktur SUPPLIER BAG. LOGISTIK Siapkan Pembayaran Pembayaran Via
Transfer Bank PembayaranTerima
SUPPLIER BAG. LOGISTIK Menyiapkan Barang Membuat Surat Pengantar (SP) Terima SP lalu di Arsipkan Menitipkan barang beserta SP Terima Barang dan SP Mengantar Barang dan SP Terima Barang & SP Tanda Tangani SP Menyerahkan kembali SP UKER Driv er BAG. LOGISTIK
masuk. Lalu mengecek barang apakah ada atau tidak sesuai data yang diajukan. Jika stok ada, maka barang disiapkan. Jika stok tidak ada maka melakukan pemesanan ke supplier. Setelah pesanan diterima, supplier langsung mengantar barang ke bag. Logistik.
4.4 Activity Diagram Sistem Usulan a. Kaunit
Gambar 4.5
Activity Diagram Kaunit (User)
b. Bag. Logistik (Admin)
Gambar 4.6
Activity Diagram Bag. Logistik (Admin)
4.5 Use Case Diagram
a. Use Case Diagram dari sisi Admin
Gambar 4.7
Activity Diagram dari sisi admin
b. Use Case Diagram dari sisi User
Gambar 4.8
Activity Diagram dari sisi User
5.
Kesimpulan dan Saran
Dari pembahasan dan penjelasan semua materi, maka dapat ditarik kesimpulan
Login
Pilih menu Cetak Surat permohonan
Input data Surat Permohonan
Cetak dan Simpan Surat Permohonan
KAUNIT
Login
Buka menu Request
Melihat data request
Mengecek barang sesuai data request
Menyiapkan barang [ Ada ] Memesan Barang [ Tidak Ada ] Terima Barang Terima Pesanan Antar Barang Suppl ie r Ba g. Logistik Login
Entry Data Uker
Entry Data Supplier
Cetak Surat Pesanan
Cetak Surat Pengantar
Cetak Lap. Pengeluaran Barang
Cetak Lap. Pembelian Barang Entry Data Barang
Entry Pembayaran Admin
Entry STTB
Login
Cetak Surat permohonan User
mengenai pokok permasalahan bab-bab sebelumnya, yaitu sebagai berikut:
a. Aplikasi System Berbasis Website
merupakan solusi yang tepat bagi proses pengadaan di PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk, Kanca Pangkalpinang karena memberikan satu nilai tambah bagi kualitas dan ketepatan suatu informasi. Mengingat jauhnya jangkauan wilayah unit kerja. Dan Kemampuan penyimpanan informasi bisa lebih banyak serta lebih cepat dibandingkan dengan system manual.
b. Dengan adanya sistem e-procurement ini maka PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk, Kanca Pangkalpinang, dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pengadaan, mengingat jauhnya jangkauan wilayah unit kerja. Sistem ini
juga mampu mengurangi biaya
administrasi (penggunaan kertas, telepon, fax) dalam perusahaan dan mampu meminimalisir proses kesalahan pencatatan dan pemasukan data dalam pemesanan. Dan yang terpenting, Mempermudah Bagian Logistik dalam pembuatan laporan setiap bulannya.
5.1 Saran
Untuk menunjang keberhasilan dalam penggunaan Sistem Informasi E-Procurement, maka penulis memberikan saran-saran sebagai berikut:
a. Pemakai atau user harus memiliki
penguasaan dan kemampuan dalam bidang komputer baik hardware maupun software yang baik yang dibutuhkan dalam sistem aplikasi berbasis web ini.
b. Karena informasi yang disajikan pada dasarnya berasal dari data masukan, maka sebelum memasukkan data harus dilakukan pengecekan terhadap kebenaran data agar informasi yang dihasilkan benar-benar sesuai dengan keinginan pengguna.
c. Untuk menjaga hal-hal yang tidak
diinginkan, seperti hilang data, sebaiknya sistem komputerisasi pembelian dipelihara secara rutin dan hanya karyawan atau bagian logistic saja yang dapat mengakses sistem tersebut.
d. Melakukan back up data secara rutin sebagai cadangan dari master data dan media penyimpanan harus terjamin seperti dalam Flashdisk atau Harddisk atau CD ReWriteable.
e. Pastikan komputer bebas dari virus dengan sering mengupdate anti virus yang terbaru dalam sistem pembelian untuk mendeteksi sewaktu-waktu ada yang memasukkan data dari luar komputer itu sendiri.
f. Gunakan password dalam komputer dan kata sandi yang hanya User saja yang boleh tahu.
6.
Daftar Pustaka
[1] Neef, Dale. (2001). E-procurement : From Strategy to Implementation. Pearson Profl Education, New Jersey.
[2] Anonim1. 2008. E-procurement – Wikipedia the free encyclopedia. http://en.wikipedia.org/wiki/E-procurement. (18 September 2013).
[3] Kalakota, Ravi and Marcia Robinson. (2001). E-Business 2.0 : Roadmap for Success. Addison Wesley, Longman Inc., Cambridge, Massachussets.
