BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Sekretaris memiliki peran yang sangat penting dalam pengelolaan arsip. Menurut Rosidah dan Ambar (2005:12) kata sekretaris berasal dari bahasa latin, yaitu sectrum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia. Dalam bahasa Perancis disebut secretaire, dalam bahasa Belanda disebut secretraries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret yang artinya rahasia. Oleh karena itu sekretaris dalam kerjanya harus dapat menyimpan rahasia kantor maupun rahasia pimpinan untuk melakukan pekerjaan kesekrertariatan.
Menurut Lawalata (2012:2) sekretaris adalah orang yang bertanggung jawab mempersiapkan berbagai macam tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan clerical (ketatausahaan) dan administrasi perkantoran, agar perusahaan dapat menjalankan pekerjaannya dengan efisien dan lancar.
Seorang sekretaris profesional harus mampu mengelola, menyimpan dan menjaga arsip secara baik dan benar. Karena arsip merupakan bagian yang sangat penting dalam kegiatan administrasi. Menurut Simbolon (2004:16) administrasi adalah sebagai berikut :
a. Aktivitas-aktivitas untuk mencapai suatu tujuan atau sebagai proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
d. Administrasi mementingkan aspek-aspek konkrit dari metode-metode dan prosedur-prosedur manajemen dimana kerjasama adalah unsur yang utama
Sedangkan asal mula kata arsip pertama kali adalah arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, dan dalam Bahasa Inggris disebut “Achieve”, kata inipun berasal dari Bahasa Yunani yaitu dari kata “Arche” yang berarti “permulaan”. Kemudian kata “Arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-sheion” yang berarti “Gedung Pemerintahan”. Sedangkan dalam Bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya dalam Bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip”.
Menurut Saiman (2002:103) arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kartu (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman disket) kertas fotocopy dan lain lain.
Menurut Suraja (2006:33) arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan atau perorangan mengenai suatu peristiwa atau hal dalam kehidupannya, dalam corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, yang memiliki guna tertentu, dan disimpan secara sistematis, sehingga bilamana diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut :
1. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang.
2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kegunaan dan disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Ketentuan Pokok Kearsipan yang dimaksud arsip adalah :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta atau
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dengan demikian, menurut Undang-Undang tersebut, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu sebagai berikut.
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
2. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta atau perorangan mengenai suatu peristiwa atau hal dalam kehidupannya, dalam corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, yang memiliki guna tertentu, dan disimpan secara
B. Pengorganisasian dan Penataan Arsip di Fraksi Partai Golkar DPRD Provinsi Sumatera Utara.
1. Pengorganisasian Arsip
Pekerjaan administrasi terdapat pada perencanaan, pelaksanaan sampai pada pengawasan. Hasil pekerjaan administrasi adalah arsip, karena pekerjaan administrasi berada pada setiap unit kerja perkantoran, dan arsip juga merupakan alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi.
Menurut Suraja (2006:45), ada tiga asas pengorganisasian yang dapat dipilih yaitu:
a. Asas Sentralisasi
Asas sentralisasi kearsipan adalah pemusatan pengurusan arsip yang ada di dalam organisasi. Dalam hal ini, suatu organisasi yang menerapkan asas sentralisasi kearsipan memiliki satu unit kearsipan yang mempunyai fungsi membuat kebijakan sekaligus melaksanakan tugas-tugas pengurus arsip untuk kebutuhan seluruh unsur kerja organisasi. Jadi, dalam suatu organisasi, hanya ada satu bagian kearsipan yang mengurus arsip untuk semua satuan organisasi yang ada. Organisasi berukuran kecil lebih cocok menerapkan asas sentralisasi ini.
b. Asas Desentralisasi
Asas desentralisasi pengurusan arsip menunjukkan pendistribusian wewenang penyelenggaraan kegiatan kearsipan kepada setiap Bagian Kearsipan di setiap Unit Kerja dalam suatu organisasi. Jadi desentralisasi ini memberikan otonomi bagi setiap kantor disetiap unit kerja organisasi untuk mengurus arsipnya sendiri. Penerapan asas ini biasa digunakan oleh organisasi yang besar.
c. Asas Gabungan
Asas gabungan dalam pengurusan arsip merupakan suatu cara kompromi yang memperbolehkan sertiap unit pengolah untuk menyimpan dan memelihara arsip atau warkat aktifnya sendiri dibawah kontrol/kendali pusat Unit Kearsipan.
Menurut Saiman (2002:104) di dalam kegiatan pengorganisasian arsip sering disebut file aktif dan file inaktif yang mempunyai arti, yaitu sebagai berikut.
a. File aktif yaitu file (tempat arsip) yang berisikan arsip-arsip yang masih aktif dan banyak dipergunakan didalam pekerjaan sehari-hari
b. File inaktif yaitu file yang arsipnya sudah jarang dipergunakan dalam pekerjaan
Setiap jenis arsip mempunyai nilai guna sampai batas waktu untuk disimpan dalam file aktif dan file inaktif. Sesudah habis masa inaktif maka arsip akan dimusnahkan atau bila mempunyai nilai nasional akan menjadi arsip statis yang harus disimpan di ARNAS. Arsip permanen adalah arsip atau warkat yang disimpan selama-lamanya di perusahaan. Seperti akte pendirian perusahaan dan surat-surat penting lainnya.
Kriteria untuk menentukan nilai suatu arsip tergantung pada kantror masing-masing. Kriteria penilaian yang umum dapat dipergunakan adalah ALFRED (Saiman,2002:104-105), yang merupakan singkatan dari Administrasive Value (nilai administrasi), legal value (nilai hukum), Financial value (nilai pendidikan), research value (nilai penelitian), education value (nilai pendidikan), dan Documentary Value (nilai dokumentasi). Nilai ALFRED berkisar antara 0 sampai dengan 100 dihitung
a. Arsip vital (presentase nilai 90-100), yatu sangat penting dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini harus disimpan abadi di perkantoran yang bersangkutan. Contoh: akte pendirian perusahaan.
b. Arsip penting (presentase nilai 50-89), arsip ini melengkapi kegiatan rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama. Arsip ini disimpan didalam file aktif selama 5 tahun dan file inaktif selama 25 tahun. Contohnya arsip bukti-bukti keuangan.
c. Arsip berguna (presentase 10-49), arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di file aktif selama 2 tahun dan file inaktif selama 10 tahun. Contohnya surat pesanan.
d. Arsip tidak berguna (presentasi 0-9), arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip disimpan 3 bulan di file inaktif. Contohnya undangan rapat.
Pengorganisasian arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara terdapat didalamnya berbagai kriteria arsip yaitu :
a. Administrative Value (nilai administrasi), yakni keberadaan arsip dipertahankan karena nilai guna adminstrasi yang terkandung didalamnya dilihat dai pelaksanaan tugas kedinasan lembaga/instans Misalnya : surat dinas, formulir, dan lain lain.
b. Legal Value (nilai hukum), yakni keberadaan arsip dipertahankan karena berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan bukti-bukti kewajiban dan hak secara hukum baik bagi instansi penciptanya, warga negara dan pemerintah. Contoh: arsip yang berisikan semua jenis produk hukum (UU, PP, Kep...,), perjanjian, hak patent, kontrak dan lain-lain. Tanggung jawab
hukum berakhir apabila ketentuan hukum telah dipenuhi/diselesaikan, masa berlaku telah kadaluwarsa, telah dipertanggungjawabkan secara yuridis formal, memiliki arti segi dokumentasi kebijaksanaan pada tingkat eksekutif yang berpengaruh secara luas baik dalam maupun diluar lembaga.
c. Financial Value (nilai uang), yakni keberadaan arsip yang dipertahankan karena arsip yang memiliki informasi yang menggambarkan bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi dan dibelanjakan (memiliki nilai keuangan), contoh arsip yang memiliki nilai fiscal adalah Rencana Anggaran Belanja, pertanggungjawaban keuangan, pembukuan, laporan keuangan.
2. Penataan Arsip
Menurut Ratnawati dan Sunarto (2006:61) penataan arsip (filling) adalah kegiatan mengatur dan menyimpan menurut sistem tertentu, sehingga pemanfaatannya dapat dilakukan dengan mudah dan lancar.
Arsip yang akan ditata perlu dipersiapka terlebih dahulu, agar mempermudah pelaksanaannya. Menurut Herlambang dan Marwoto (2014:91) persiapan untuk menata arsip terdiri dari:
a. Memisahkan (segregating)
Yaitu sortir pendahuluan guna mengelompokkan arsip sesuai pokok masalah. b. Pemeriksaan arsip
Surat sudah atau belum didisposisi, jika belum harus mendapat persetujuan pejabat yang berwenang agar surat aktif tidak ikut disimpan
c. Memadukan (assembling)
Mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari suatu masalah atau saling terkait. Contoh: mutasi, cuti, kenaikan pangkat, pensiun, termasuk arsip kelompok bidang kepegawaian.
d. Mengklasifikasi arsip
Pengelompokkan urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasar fungsi dan kegiatan kantor pencipta atau penghimpun
e. Mengindeks
Menentukan inti isi surat dan isinya f. Tunjuk silang
Memakai formulir tunjuk silang untuk memudahkan pencarian kembali arsip g. Menyusun arsip
Menyusun arsip yang sudah diberi kode h. Menyimpan arsip
Menyimpan arsip ditempat penyimpanan sesusai kode arsip
Penataan arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara dilakukan dengan menggunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan untuk:
1. Pencarian arsip akan lebih mudah dilakukan
2. Pencarian arsip akan lebih cepat, apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali
3. Pengembalian arsip ketempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah
Dengan demikian arsip tidak akan mudah dan cepat rusak karena sering diambil dari tempat penyimpanannya. Dari kondisi ini, pelaksanaan arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara dapat dikatakan relatif baik.
C. Metode dan Prosedur Penyimpanan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara
1. Metode Penyimpanan Arsip
Menurut Suraja (20016:157-159) ada beberapa metode penyimpanan arsip dasar yaitu :
a. Metode penyimpanan arsip menurut pokok masalah
Yaitu suatu cara dalam meletakkan atau menyusun warkat-warkat yang disimpan berdasarkan golongan-golongan (klasifikasi) isi permasalahan yang terkandung di dalam masing-masing warkat.
b. Metode penyimpanan arsip menurut urutan nama (orang, wilayah, organisasi, barang)
Yaitu suatu cara dalam meletakkan atau menyusun warkat-warkat dimana warkat-warkat disimpan berdasarkan urutan nama orang, wilayah, organisasi/unit kerja atau nama barang.
c. Metode penyimpanan arsip berdasarkan urutan abjad
Yaitu suatu cara meletakkan atau menyusun warkat-warkat dimana warkat-warkat disusun peletakannya didalam laci filling cabinet, rak arsip, dan folder secara urut abjad dari A sampai dengan Z.
d. Metode penyimpanan arsip berdasarkan urutan tanggal
Yaitu suatu cara menyusun arsip-arsip yang peletakannya didalam almari atau rak arsip dan folder (map, ordner) menggunakan urutan tanggal yang tertera didalam naskah atau surat.
e. Metode penyimpanan arsip berdasarkan urutan nomor
Yaitu suatu cara menyusun arsip-arsip yang peletakannya ditempat penyimpanan didasarkan pada urutan nomor dari nomor yang terkecil. Menurut Ratnawarti dan Sunarto (2006:64) cara menyimpan arsip tergantung pada tempat untuk menyimpannya. Tempat atau alat itu dapat berupa:
a. Filling cabinet b. Laci terbuka c. Mikrofilm d. Komputer e. Meja biasa
Metode penyimpanan arsip yang digunakan pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara untuk surat masuk dan surat keluar menggunakan metode tanggal, dan kemudian mengurutkannya dengan metode nomor sebagai dasar penataan yang kemudian disimpan di dalam lemari arsip.
2. Prosedur Penyimpanan Arsip
Pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara, surat-surat yang diarsipkan adalah surat dinas, surat tugas, surat hasil rapat, surat permohonan dana, dan lain lain. Arsip dikelompokkan berdasarkan surat masuk dan surat keluar kemudian diberi kode sesuai dengan
pengirim atau yang ditujukan. Adapun kode untuk surat masuk dan surat keluar adalah:
1. Surat masuk diberi kode “M”
a. 1 M kode surat dari Anggota Fraksi (Intern) b. 2 M kode surat dari DPRD
c. 3 M kode surat dari DPD Partai Golkar d. 4 M kode surat dari Eksekutif
e. 5 M kode surat dari lain lain “contoh : 5M (Proposal) 2. Surat Keluar diberi kode “R”
a. 1 R kode surat untuk ke Anggota Fraksi (Intern) b. 2 R kode surat untuk ke DPRD
c. 3 R kode surat untuk ke DPD Partai Golkar d. 4 R kode surat untuk ke Eksekutif
e. 5 R kode surat untuk lain-lain
“contoh : 01/1.R/FPG DPRDSU/I/2016”
Setelah surat diberi kode, surat akan diberi tanggal surat dan nomor surat sesuai dengan urutannya kemudian surat akan dikelompokkan berdasarkan kodenya didalam letter file yang berbeda dan kemudian diletakkan didalam lemari penyimpanan arsip.
Untuk pendataan arsip, pegawai arsip juga mencatat semua arsip yang ada didalam sebuah buku agenda. Menurut Sugiarto dan Wahyono (2014:48) ada 3 jenis format buku agenda yang dapat digunakan, yaitu :
1. Buku Agenda Tunggal
Yaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk dan daftar surat keluar dalam satu format
2. Buku Agenda Berpasangan
Yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan lembar kiri untuk surat keluar
3. Buku Agenda Kembar
Yaitu dengan menyediakan 2 buku, satu buku untuk surat masuk dan satu buku untuk surat keluar
Pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyar Daerah Provinsi Sumatera Utara pencatatn kearsipan menggunakan buku agenda berpasangan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar.
Tabel 3.1
Contoh Pencatatan Surat Masuk pada Buku Agenda berdasarkan Nomor Surat dan Tanggal Surat
Nomor Urut
Surat-surat Masuk
Sipengirim Nomor dan Tanggal Isi Ringkas
566/2M DPRD-SU
188.44/f12/KPTS/2012 04 Desember 2012
Keputusan Gubernur Sumatera Utara tentanf Daftar Penerimaan Hibah dan Bantuan Sosial Beserta Jumlah Uang
T.A 2012 567/5M Panitia turnamen bola volley 03/PP/TBV/13 15 Desember 2013
Bantuan biaya turnamen 20 Januari 2014
Tabel 3.2
Contoh Pencatatan Surat Keluar pada Buku Agenda berdasarkan Nomor Surat dan Tanggal Surat
Nomor Urut
Surat-surat Keluar
Ditujuka n Nomor dan Tanggal Isi Ringkas
578/2R DPRD-SU
01/2.R/FPG DPRDSU/I/2016
1 Maret 2016
Notulen Hasil Rapat Pimpinan Dewan dengan Ketua Fraksi
20 Februari 2016 579/5R Fraksi PAN DPRD-SU 02/5.R/FPG DPRDSU/I/2016 21 Maret 2016
Mohon segera ditindaklanjuti pergantian ketua
Dari kondisi ini prosedur penyimpanan arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara sudah cukup baik, tetapi sebaiknya proses pendataan arsip di buku agenda ditingkatkan menggunakan komputer agar lebih efisien.
D. Metode Dan Prosedur Pemeliharaan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara
1. Metode Pemeliharaan Arsip
Menurut Suraja (2006:178) pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk mengusahakan keselamatan warkat-warkat dengan cara menyimpan, mengambil kembali, mengawasi, merawat, melindungi warkat-warkat
Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara menggunakan metode pemeliharaan arsip yang umum digunakan. Metode pemeliharaan arsip yang terdapat pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
1. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembapan yang diinginkan perlu dipenuhi.
Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara menggunakan lemari sebagai alat penyimpanan arsip secara teratur agar arsip-arsip tidak mudah kotor oleh debu. Tapi hal ini mengakibatkan arsip-arsip dilemari mudah lembab. Sehingga lemari harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembapan dan penataan arsip dibuat renggang agar ada udara diantara arsip-arsip tersebut.
Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara terdapat 3 lemari yang digunakan untuk menyimpan surat masuk dan surat keluar
2. Kebersihan
Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara mengusahakan agar tempat penyimpanan arsip selalu bersih sehingga terhindar dari serangga perusak atau pemakan kertas arsip. Pada
Fraksi Partai Golkar penyimpanan arsip dibersihkan melalui cara-cara sebagai berikut:
a. Membersihkan lemari penyimpanan arsip yang dilakukan setiap hari
b. Untuk membersihkan ruangan dan arsip dari debu yang melekart menggunakan alat penyedot debu (vacuum cleaner)
c. Untuk mencegah nimbulnya noda karat dikertas digunakan klip dari bahan plastik agar tidak menimbulkan bekas.
3. Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Tempat penyimpanan arsip dijaga sedemikian rupa, supaya tetap terjamin keutuhan, keamanan, kebersihan, kerapian, dan sebagainya. Untuk itu departemen Akutansi membuat peraturan untuk menjaganya, seperti : tidak ada yang boleh membuka lemari penyimpanan arsip kecuali pegawai yang menangani kearsipan itu sendiri.
Dari kondisi ini, pemeliharaan kearsipan pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara dapat dikatakan relatif baik.
2. Prosedur Pemeliharaan Arsip
Dari hasil penelitian penulis, prosedur pemeliharaan arsip yang dilakukan oleh Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara dengan cara :
1. Lemari penyimpanan arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara diatur penerangan dan kelembapannya. Agar arsip-arsip tersebut tidak rusak
2. Arsip-arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara selalu dijaga kebersihannya dengan cara membersihkan debu-debu yang menempel pada arsip
E. Metode Dan Prosedur Penyusutan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara
Menurut Suraja (2006:193) penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang dilakukan dengan cara memindahkan, menyerahkan atau memusnahkan arsip.
Penyusutan arsip merupakan kegiatan terakhir dari siklus atau daur hidup arsip. Ada dua bentuk kegiatan penyusutan arsip yaitu pemindahan dan pemusnahan arsip. Pemindahan dan pemusnahan arsip penting dilakukan dalam rangka menjaga dan menjamin efektifitas kearsipan.
1. Metode Penyusutan Arsip
Dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 dikatakan bahwa penyusutran arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara : 1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan
Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing 2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku 3. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional
Menurut Suraja (2006:193) akibat dari penyusutan arsip yaitu terhindarnya pencampuradukan antara arsip-arsip aktif dengan arsip-arsip inaktif, antara arsip-arsip penting, biasa dan tidak penting, tempat penyimpanan arsip menjadi longgar untuk menampung bertambahnya arsip baru, menghemat biaya pegawai, peralatan, ruangan, dan pengelolaanya.
Sebelum disusutkan, arsip perlu dinilai terlebih dahulu. Kegiatan penilaian arsip mencakup kegiatan pemindahan arsip dari unti pengolah ke pusat penyimpanan arsip organisasi atau perusahaan dan kemudian penggolongan arsip (Wursanto, 2004:276). Pada dasarnya ada dua cara pemindahan arsip, yaitu :
1. Pemindahan secara berkala
Pemindahan secara berkala dibagi menjadi tiga, yaitu pemindahan satu kali dalam waktu tertentu, pemindahan dua kali dalam jangka waktu tertentu, dan pemindahan atas dasar waktu minimum/maksimal
2. Pemindahan secara terus-menerus
Dalam pemindahan arsip secara terus-menerus, pemindahan dari arsip dinamis aktif ke arsip dinamis inaktif tidak didasarkan pada jangka waktu tertentu tertapi dilakukan secara terus menerus
Adapun tujuan penyusutan arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah :
1. Menghemat ruangan, peralatan, dan perlengkapan 2. Memudahkan penemuan kembali arsip yang diperlukan 3. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban
4. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi Berdasarkan hasil penelitian yang dilaksanakan pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara dapat disimpulkan sistem penyusutan arsip yang dilakukan masih kurang baik, karena masih banyak arsip yang sudah tidak digunakan tetapi masih disimpan. Hal ini membuat proses pencarian arsip yang dibutuhkan agak sulit karena masih tercampur dengan
jadwal pembersihan arsip yang pasti, kegiatan penyusutan arsip dilakukan setahun sekali. Sebaiknya Fraksi Partai Golkar membuat jadwal pembersihan arsip secara berkala, misalnya 2 kali dalam setahun dan melakukan proses penyusutan arsip sesuai dengan prosedur.
2. Prosedur Penyusutan Arsip
Prosedur penyusutan arsip yang umum dilakukan terbagi atas tiga, yaitu : 1. Penyusutan arsip dari aktif ke inaktif
2. Pemusnahan arsip
3. Penyusutan arsip instansi ke Arsip Nasional
Langkah-langkah pelaksanaan penyusutan arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah :
1. Memilih/mengambil arsip yang sudah tidak digunakan, agar arsip berkurang 2. Menyiapkan peralatan untuk menampung arsip yang akan disusutkan
3. Membuat catatan atau dafrtar tentang arsip yang akan disusutkan
F. Metode Dan Prosedur Pemusnahan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara
1. Metode Pemusnahan Arsip
Menurut Suraja (2006:196) pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau melenyapkan warkat atau arsip yang dipandang telah habis nilai gunanya atau telah habis masa penyimpanannya sesuai dengan jadwal retensi arsip. Ada beberapa cara yang dapat dipakai untuk memusnahkan arsip yaitu dirobek, dibakar, dicacah, dilebur atau dihancurkan dengan mesin penghancur kertas, atau dengan memakai bahan kimia.
Menurut Barthos (2007:8) pemusnahan arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh instansi yang bersangkutan maupun oleh Arsip Nasional.
Adapaun langkah-langkah pemusnahan arsip adalah sebagai berikut : 1. Membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan
2. Daftar tersebut perlu mendapat pengesahan/persetujuan dari Arsip Nasional, untuk mencegah musnahnya arsip yang mempunyai nilai menurut Arsip Nasional
3. Membuat berita acara pemusnahan arsip
4. Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip, untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan seperti arsip tidak dijual tetapi dimusnahkan
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 ketentuan-ketentuan pemusnahan arsip sebagai berikut :
a. Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan atau jadwal retensi arsip masing-masing
b. Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10 (sepuluh) tahun atau ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan, Lembaga Negara atau Badan-Badan-badan Pemerintahan setelah mendengar pertimbangan Panitia Penilai Arsip yang dibentuk olehnya dengan terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari Ketua Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan dari Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara – sekarang Badan Kepegawaian Negara
c. Pimpinan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan menetapkan keputusan pemusnahan arsip setelah mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional
d. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya, dan disaksikan oleh dua pejabat dari bidang hukum (perundang-undangan) dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan
e. Untuk pelaksanaan pemusnahan dibuat Daftar Pertelaan Arsip dari arsip-arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Premusnahan Arsip
Pemusnahan merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau bertimbunnya arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi.
2. Prosedur Pemusnahan Arsip
Sebelum pegawai kearsipan memusnahkan arsip, pegawai kearsipan di Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara harus melapror daftar arsip-arsip yang akan dimusnahkan dan setelah mendapat persetujuan maka dilakukan pemusnahan dengan cara arsip-arsip yang tidak digunakan lagi dimusnahkan dengan mesin penghancur kertas atau dengan cara dibakar, namun untuk arsip yang penting dan masih memiliki nilai guna, arsip tetap disimpan tetapi dipindahkan tempatnya dari lemari penyimpanan arsip yang berada diruangan ke gudang penyimpanan arsip.
G. Pengertian Efisiensi dan Efektifitas Kerja
Kata efisien dan efektif berasal dari kata Latrin efficere yang berarti melakukan, membuat, mengadakan, dan menghasilkan. Menurut Etni Ratnawati dan Sunarto (2006:10) efektif, berhasilguna, berartti mendatangkan atau menghasilkan efek yang diinginkan, dikehendaki. Efektif, berdayaguna, berarti sifat atau cara melakukan, membuat, memgadakan yang membawa proses perbuatan atau pengerjaan kehasil maksimal. Efisien berarti proses perbuatan maju ke hasil itu lancar, mudah, ringan, hemat waktu, tenaga, dan biaya.
1. Efisiensi
Menurut Saiman (2002:51) efisiensi merupakan keseimbangan atau perbandingan terbaik dalam penggunaan tenaga, pikiran, kemampuan, dan segala fasilitas yang diperlukan guna mewujudkan volume kerja yang optimal pada waltu yang telah ditetapkan.
Sarana kerja dan potensi seseorang untuk mendukung efisiensi pelaksanaan kerja, antara lain:
1. Bentuk dan susunan meja kerja
2. Kursi kerja sebaiknya yang dapatr berputar, tinggi kursi dapat diatur sesuai dengan kebutuhan
3. Peletakan alat-alat dimeja kerja sebaiknya yang sering dipakai, sedangkan alat-alat yang jarang dipakai disimpan di laci meja
4. Mempunyai daya ingat yang baik merupakan salah satu dasar bekerja secara efisien
2. Efektifitas
Menurut Saiman (2002:52) efektivitas kerja adalah sebagai hasil nyata (konkrit) maksimal yang dicapai sebagai akibat adanya pendayagunaan kemampuan secara sungguh-sungguh dan tepat.
Kriteria efektifitas suatu organisasi dapat dibagi kedalam 3 indikator yaitu : 1. Kemampuan adaptasi kerja
Kemampuan menyesuaikan diri sangat penting karena hal tersebut merupakan sarana tercapainya kerjasama antara karyawan yang dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi.
Pegawai di Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara mempunyai kerjasama yang baik antara pegawai dengan pegawai lainnya, hal ini dikarenakan mereka dapat beradaptasi dengan lingkungan kerja mereka.
2. Ketepatan waktu.
Disiplin kerja di Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah :
a. Hari senin sampai dengan jumat jam kerja mulai pukul 07.45 sampai dengan 16.00 WIB
b. Jam makan siang dari jam 12.00 sampai dengan 13.00 WIB
Berdasarkan hasil penelitian pegawai di Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara kurang menaati peraturan. Karena masih banyak pegawai-pegawai yang terlambat dan pulang sebelum waktunya.
3. Kepuasan kerja
Kepuasan kerja adalah tingkat kesenangan dalam melaksanakan pekerjaan yang dibebankan sebagai akibat dari imbalan yang diterima untuk memenuhi kebutuhan, bila kebutuhan karyawan terpenuhi maka mereka akan merasa puas dan senang. Pegawai di Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara merasa kurang puas dengan pekerjaan mereka, karena sebagian dari mereka adalah pegawai honorer mereka seringkali merasa terancam dengan nasib mereka dimasa yang akan datang.
4. Pencapaian tujuan
Kemampuan instansi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Setiap instansi memiliki tujuan yang berbeda-beda, dan menggunakan cara yang berbeda-beda untuk mencapainya. Pegawai kearsipan pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara dapat dikatakan belum mencapai tujuan kearsipan. Karena kurang adanya fasilitas komputer yang memadai, sehingga pegawai kearsipan pada Fraksi Partai Golkar harus menggunakan cara yang sederhana untuk mencatat dan menyimpan arsip.
H. Pengaruh Proses Penyimpanan Arsip Terhadap Efisiensi Dan Efektifitas Kerja pada Fraksi Partai Golkar Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara
Pengelolaan kearsipan sangat diperlukan pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja pegawai karena arsip yang diatur dan ditata dengan baik akan memudahkan para pegawai untuk menemukan kembali arsip dalam waktu yang cepat.
Adapun pengaruh proses penyimpanan kearsipan terhadap efisiensi dan efektifitas kerja pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
1. Pengorganisasiaan dan Penataan Arsip di Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara
Pengorganisasiaan arsip pada dasarnya terbagi atas tiga yaitu sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Adapun pelaksanaan sistem kearsipan yang menyangkut pengorganisasian arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah azas sentralisasi. Penggunaan azas sentralisasi dapat meningkatkan efesiensi dan efektifitas kerja pada Fraksi Partai Golkar karena arsip yang disimpan terfokus pada satu tempat penyimpanan arsip sehingga memudahkan pencarian berdasarkan kode dan tanggal, tetapi tetap mendapat pengawasan dari pegawai kearsipan. Dari kondisi ini, pelaksanaan pengorganisasian arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara dapat dikatakan cukup baik.
2. Penyimpanan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara
Menurut Ratnawati dan Sunarto (2006:61-63) ada beberapa cara menyimpan arsip yaitu:
a. Berdasarkan abjad
b. Berdasarkan abjad bernomor c. Berdasarkan pokok soal d. Berdasarkan wilayah e. Berdasarkan tanggal f. Berdasarkan nomor urut g. Berdasarkan dua nomor akhir h. Berdasarkan tiga nomor terakhir i. Berdasarkan dua nomor tengah j. Berdasarkan nomor persepuluhan k. Berdasarkan nomor berkode l. Berdasarkan suara
Berdasarkan metode penyimpanan arsip tersebut, maka metode penyimpanan yang digunakan pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara untuk surat masuk dan surat keluar adalah dengan metode tanggal dan pemberian kode. Dari kondisi ini, metode penyimpanan arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara dapat dikatakan cukup baik, namun terkadang walaupun sudah menggunakan metode tanggal dan pemberian kode masih banyak ditemukan
arsip-ini prosedur penyimpanan arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara sudah cukup baik tetapi belum terlalu dapat menunjang efisiensi dan efektifitas kerja pegawai.
3. Pemeliharaan Arsip Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara
Prosedur penyimpanan arsip yang dilakukan oleh Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara dilakukan dengan cara :
a. Lemari penyimpanan arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara diatur dengan rapi agar mudah dijangkau dan dengan meletakkan kode dan tanggalnya pada bagian luar sehingga bisa langsung menemukan arsip yang diinginka dan lemari arsip diberikan penerangan yang cukup.
b. Arsip-arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara selalu sibersihkan setiap hari agar tidak ada debu debu yang menempel pada arsip.
Dari kondisi ini, pemeliharaan arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara dapat dikatakan cukup baik dalam menunjang efesiensi dan efektifitas kerja pegawai.
4. Penyusutan Arsip Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara
Sistem penyusutan arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara belum menunjukkan adanya peningkatan refisiensi dan efektifitas kerja, karena dalam pelaksanaan penyusutan arsip, Fraksi Partai Golkar masih banyak menyimpan arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi sehingga mengakibatkan lemari penyimpanan arsip menjadi semakin penuh. Selain itu juga Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara tidak memiliki jadwal penyusutan arsip yang tetap.
5. Pemusnahan Arsip Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara
Pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara sistem pemusnahan arsip yang dilakukan yaitu melaporkan terlebih dahulu daftar arsip-arsip yang akan dimusnahkan dan setelah mendapat persetujuan maka dilakukan pemusnahan arsip dengan cara dibakar atau menggunakan alat penghancur kertas, namun untuk arsip yang sangat penting tetap disimpan atau dipindahkan ke bagian perlengkapan untuk diproses lebih lanjut. Tetapi sebaiknya, kegiatan pemusnahan arsip harus dijadwalkan terlebih dahulu agar mempermudah proses pemusnahan atau pemindahan arsip dan dapat lebih meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja para pegawai.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Sistem pengorganisasian arsip yang dilakukan Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara cukup baik karena menggunakan sistem sentralisasi sehingga dapat memudahkan pegawai untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip yang sewaktu-waktu diperlukan sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pegawai.
2. Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara belum cukup baik karena saat melakukan penyimpanan arsip dengan sistem tanggal dan pemberian kode masih banyak arsip yang tidak berada pada kelompok kodenya sehingga membuat pegawai bingung dan menghambat proses pencarian arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan. Hal ini sangat menghambat efisiensi dan efektifitas kinerja pegawai.
3. Sistem pemeliharaan yang dilakukan Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara sudah melakukan metode pemeliharaan yang umum dilakukan oleh instansi lainnya, seperti pengaturan tata letak penyimpanan arsip pada lemari penyimpanan arsip, kebersihan tempat penyimpanan arsip, serta larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar. Sistem pemeliharaan arsip yang dilakukan oleh Fraksi Partai Golkar sudah cukup baik sehingga dapat menunjang efisiensi dan efektifitas kinerja pegawai
4. Sistem penyusutan dan pemusnahan arsip yang dilakukan Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara belum cukup baik karena belum memiliki jadwal pemusnahan arsip yang pasti.
5. Sistem kearsipan pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara bisa disimpulkan secara keseluruhan dapat meningkatkan efesiensi dan efektifitas kerja.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan, penulis mebuat saran-saran sebagai berikut :
1. Sistem pengorganisasian arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara sebaiknya menggunakan gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi agar lebih memudahkan proses pencarian arsip yang dibutuhkan sehingga dapat meningkatkan efesiensi dan efektifitas kerja pegawai dimasa yang akan datang.
2. Sistem penyimpanan arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara sebaiknya dilakukan dengan lebih teliti agar tidak terjadi salah pengelompokkan arsip yang sudah diberi tanggal dan kode agar tidak membuat kebingungan dan agar pegawai dapat derngan mudah menemukan arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan.
3. Sistem pemeliharaan arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara sebaiknya melakukan pemeliharaan tambahan seperti melakukan pemeriksaan arsip secara berkala untuk melihat kondisi dan keadaan arsip. Dengan melaksanaka tindakan tersebut maka sistem pemeliharaan arsip dapat berjalan dengan baik dan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja pegawai.
4. Sistem penyusutan dan pemusnahan arsip pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara sebaiknya menetapkan jadwal pemusnahan arsip yang pasti agar
mempermudah proses penyusutan dan pemusnahan arsip secara berkala dan sesuai prosedur.
5. Sistem kearsipan pada Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja, tapi agar dapat lebih meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja dalam pelaksanaan sistem kearsipan maka sebaiknya para pegawai pada Fraksi Partai Golkar mengikuti dan melaksanakan seluruh kegiatan kearsipan sesuai dengan prosedur yang ada. Dan sebaiknya sistem penyimpanan arsip menggunakan buku agenda di tingkatkan menjadi menggunakan komputer agar lebih memudahkan pencarian arsip yang penting saat arsip dibutuhkan.
