Pengadaan langsung pada prinsipnya menggunakan prakualifikasi, dimana Pejabat Pengadaan sudah menentukan (pre-knowledge) calon penyedia yang akan ditugaskan. Namun proses prakualifikasinya lebih sederhana dibandingkan metoda prakualifikasi pada pemilihan penyedia barang/jasa untuk pekerjaan komplek dan/atau pemilihan jasa konsultansi badan usaha. Calon penyedia tidak diwajibkan mengisi form isian kualifikasi.
Pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang bernilai sampai dengan Rp. 100.000.000,00 (seratus juta rupiah) dan jasa konsultansi yang bernilai sampai dengan
Rp50.000.000 (lima puluh juta rupiah) dapat dilakukan melalui Pengadaan Langsung. Penetapan penyedia dilakukan oleh Pejabat Pengadaan, khususnya untuk Pengadaan Konstruksi dan Jasa lainnya. Sedangkan penanda tanganan SPK dan proses pembayaran dilakukan oleh PPK. Peraturan Dirjen Perbendaharaan mengenai tata cara pembayaran, mengatur penggunaan TUP/UP sampai dengan Rp20.000.000 (dua puluh juta rupiah). Dengan demikian belanja yang menggunakan SPK sampai dengan Rp20.000.000 (dua puluh juta rupiah) dapat dibayar secara tunai, tidak perlu melalui LS. Sedangkan untuk pengadaan yang bernilai diatas Rp10.000.000 (sepuluh juta rupiah) sampai dengan Rp100.000.000 (seratus juta rupiah) dapat menggunakan SPK atau kontrak, tetapi tidak dapat menggunakan kuitansi.
Berdasarkan ketentuan pada pasal 39 ayat (1), pengadaan langsung untuk pengadaan
barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang bernilai paling tinggi Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah) dapat dilaksanakan apabila memenuhi salah satu kriteria sebagaimana tercantum pada huruf a sampai dengan d.
Dengan demikian bilamana pengadaan belanja modal tidak memenuhi kriteria huruf a karena menambah aset, masih dapat dilakukan melalui pengadaan langsung bila memenuhi kriteria lainnya. Dalam suatu kelompok belanja pada suatu kegiatan melalui pengadaan langsung dapat dilakukan oleh beberapa penyedia (bukti pembayaran). Pengadaan dimaksud dapat dilakukan oleh penyedia mana saja yang memenuhi kualifikasi untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, baik orang perseorangan maupun badan usaha. Meskipun demikian PA/KPA dilarang
menggunakan metode Pengadaan Langsung sebagai alasan untuk memecah paket Pengadaan menjadi beberapa paket dengan maksud untuk menghindari pelelangan.
Resiko kecil yang dimaksud dalam pasal 39 ayat 1 adalah risiko kecil dalam proses pengadaannya. Bahkan usaha kecil dapat menjadi pemasok untuk beberapa merk tertentu. Pengadaan langsung dapat dilakukan kepada usaha kecil maupun usaha mikro yang tidak memiliki akte perusahaan (orang perseorangan). Meskipun demikian penyedia tersebut harus memenuhi ketentuan mengenai ijin usaha dan memiliki kompetensi di bidang usaha tersebut. Penyedia perseorangan diharuskan memiliki NPWP. Sebagai informasi, usaha mikro tidak diharuskan memiliki SIUP.
Istilah pengadaan langsung dapat diartikan dengan pembelian langsung untuk pengadaan barang/jasa lainnya yang tidak wajib menggunakan SPK, yaitu paket pekerjaan yang bernilai sampai dengan Rp10.000.000 (sepuluh juta rupiah).
Mekanisme Pengadaan Langsung
1. Sebelum dilakukan Pengadaan Langsung, maka PPK harus menetapkan terlebih dahulu spesifikasi teknis dan HPS pekerjaan tersebut, serta menetapkan rancangan SPK
bilamana pengadaan tersebut bernilai di atas Rp10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah). HPS sudah memperhitungkan keuntungan yang wajar, PPN dan biaya overhead. HPS dapat menggunakan kontrak dengan penyedia jasa sebelumnya yang sejenis dan harganya masih valid;
2. Pejabat Pengadaan kemudian menyusun dokumen pengadaan beserta lampirannya yang akan digunakan sebagai dasar penyusunan SPK antara PPK dengan Penyedia. Dokumen pengadaan langsung yang disiapkan pejabat pengadaan pada prinsipnya sama dengan dokumen untuk pelelangan umum dengan pascakualifikasi terdiri dari dua (2) yaitu dokumen kualifikasi dan dokumen pemilihan, khususnya untuk pekerjaan konstruksi/jasa lainnya/jasa konsultasi. Perbedaannya terletak pada bagian IKPP, dimana tidak terdapat tahapan aanwijzing, pemasukan dan pembukaan penawaran, penetapan pemenang serta sanggahan sebagaimana dilakukan pada pelelangan umum;
3. Dalam hal pelaksanaan pengadaan langsung merupakan pengadaan barang, maka pengadaan/pembelian barang tersebut tidak harus dilaksanakan oleh PPK dan/atau Pejabat Pengadaan. Pejabat Pengadaan dapat melakukan transaksi atau menunjuk staf lainnya. Namun Pejabat Pengadaan tetap bertanggung jawab terhadap proses penetapan penyedia tersebut. Sedangkan Pejabat Pembuat Komitmen bertanggung jawab pada proses pengadaan langsung tersebut khususnya proses pembayaran, baik untuk pembayaran yang menggunakan bukti pembayaran, kuitansi maupun Surat Perintah Kerja/SPK (pasal 55 ayat (1));
4. Sedangkan pemilihan penyedia untuk pengadaan langsung pekerjaan konstruksi/jasa lainnya/jasa konsultasi, Pejabat Pengadaan melakukan survei untuk mendapatkan sekurang-kurangnya dari 2 (dua) informasi harga yang berbeda (pasal 57 ayat (5)). Pejabat Pengadaan mengundang calon penyedia yang diyakini mampu untuk
menyampaikan penawaran administrasi, teknis dan harga. Selanjutnya Pejabat Pengadaan melakukan klarifikasi dan negosiasi dengan penyedia yang memberikan harga yang terbaik (terendah dan responsif);
5. Di dalam melakukan survey harga pasar kepada penyedia jasa, Pejabat Pengadaan dapat meminta penawaran dari Penyedia sebelumnya yang digunakan oleh PPK untuk
menetapkan HPS. Selanjutnya Pejabat Pengadaan membandingkan penawaran tersebut sekurang-kurangnya dengan 1 (satu) informasi harga lainnya. Survey harga dapat dilakukan diberbagai media, seperti internet, surat kabar atau pun mendatangi langsung tempat-tempat yang dianggap dapat mewakili dalam mendapatkan harga barang/jasa dimaksud sampai di tempat pengguna barang;
6. Penilaian kualifikasi untuk pengadaan langsung tidak seperti pembuktian kualifikasi pada proses pelelangan/seleksi. Penyedia cukup menyampaikan data-data yang dibutuhkan
untuk membuktikan kemampuannya dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut kepada Pejabat Pengadaan sebagai pihak yang berwenang untuk menetapkan penyedia. Penyedia tidak diharuskan mengisi isian form kualifikasi. Meskipun demikian calon penyedia harus memenuhi persyaratan yang dimaksud dalam pasal 19, sesuai dengan ruang lingkup pekerjaan yang diberikan;
7. Pejabat Pengadaan tidak diharuskan menyusun dokumen pengadaan untuk Pengadaan Langsung sebagaimana Standar Dokumen Pengadaan untuk Pelelangan/Seleksi yang ada di website LKPP. Dokumen Pengadaan untuk pekerjaan yang bernilai sampai dengan Rp.10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah) lebih sederhana, dimana sekurang-kurangnya terdiri dari HPS, spesifikasi teknis dan jadwal waktu pengiriman/penyelesaian pekerjaan. Namun Pejabat Pengadaan harus melakukan survey harga pasar untuk pekerjaan
dimaksud.
Pejabat Pengadaan harus bersertifikat keahlian Pengadaan Barang/Jasa(pasal 1 angka 9), dan menetapkan penyedia untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang bernilai sampai dengan Rp100.000.000 (seratus juta rupiah)
Metoda evaluasi jasa konsultan dengan pengadaan langsung sama dengan seleksi sederhana. Hanya pada pengadaan langsung tidak dilakukan tahap aanwijzing, pemasukan penawaran, penetapan pemenang serta masa sanggah sebagaimana dilakukan pada seleksi sederhana.
Penyedia yang memasukkan penawaran pada pengadaan langsung sekurang-kurangnya 2 peserta. Tahapan Pengadaan Langsung
1. PPK membuat HPS, spesifikasi teknis dan rancangan SPK. Pejabat Pengadaan menyusun dokumen pengadaan;
2. Pejabat Pengadaan tidak diharuskan menyusun dokumen pengadaan untuk Pengadaan Langsung sebagaimana Standar Dokumen Pengadaan untuk Pelelangan/Seleksi. Dokumen Pengadaan untuk pekerjaan yang bernilai sampai dengan Rp10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah) lebih sederhana, dimana sekurang-kurangnya terdiri dari HPS, spesifikasi teknis dan jadwal waktu pengiriman/ penyelesaian pekerjaan;
3. Pejabat Pengadaan membuat Surat Permintaan Informasi Harga sekurang-kurangya kepada 2 (dua) calon penyedia (apabila diperlukan) atau melakukan survei untuk mendapatkan sekurang-kurangnya 2 (dua) informasi harga;
4. Pejabat Pengadaan membandingkan informasi harga yang diperoleh dengan HPS yang ditetapkan oleh PPK. Bilamana penawaran (informasi) harga yang diperoleh melebihi HPS, maka Pejabat Pengadaan mencari penyedia lain;
5. Setelah diperoleh Penyedia yang memenuhi persyaratan, maka Pejabat Pengadaan melakukan evaluasi, klarifikasi dan negosiasi penawaran kepada calon Penyedia yang dituangkan dalam Berita Acara Klarifikasi & Negosiasi Harga;
6. Pejabat Pengadaan membuat Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung kepada PPK; 7. Pejabat Pengadaan membuat surat Penetapan Penyedia;
8. PPK dan Penyedia menandatangani SPK (bila menggunakan SPK).
Berdasarkan pasal 16 ayat (3), Pengadaan Langsung dapat dilakukan oleh 1 (satu) orang pejabat pengadaan. Dalam hal dilakukan oleh ULP, maka pemilihan tersebut dilakukan melalui
pelelangan umum/sederhana atau penunjukan langsung.
Draf kontrak untuk pengadaan langsung yang merupakan bagian dari SDP pengadaan langsung sedang disiapkan.Untuk sementara anda dapat menggunakan SDP pelelangan umum tentunya dengan beberapa penyesuaian.
Pengadaan langsung dilakukan oleh Pejabat Pengadaan (pasal 16 ayat 3). PA/KPA dapat menunjuk lebih dari 1 Pejabat Pengadaan pada suatu satker, bergantung kepada ruang lingkup pekerjaan dan beban kerja.
Pengadaan Jasa Konsultan Perencana Teknis dengan anggaran sampai dengan Rp.50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) , dapat dilakukan dengan pengadaan langsung, maka proses pengadaan dapat dilakukan dengan langsung meminta surat permintaan penawaran harga kepada konsultan atau mendapakan kontrak sejenis dalam waktu yang berdekatan untuk mendapatkan sekurang-kurangnya 2 (dua) informasi harga.
Bila salah satu informasi harga yang diperoleh lebih tinggi dari HPS dan Penyedia tersebut tidak bersedia menurunkan harga penawarannya, maka Pejabat Pengadaan melakukan klarifikasi dan negosiasi hanya kepada satu Penyedia yang memiliki penawaran sekurang-kurangnya sama dengan HPS. Namun bila tidak terdapat Penyedia yang memiliki penawaran sekurang-kurangnya sama dengan HPS, maka Pejabat Pengadaan mengusulkan kepada PPK untuk menetapkan HPS yang baru.
Dalam proses pengadaan langsung, yang meminta penawaran untuk mendapatkan info harga dimaksud adalah Pejabat pengadaan, bukan penyedia yang diminta untuk memasukkan
penawaran. Pengadaan jasa akomodasi hotel dapat pula dilakukan dengan penunjukan langsung bila bernilai di atas seratus juta rupiah, dan proses pemilihannya dilakukan oleh ULP dengan tahapan yang berbeda dengan pengadaan langsung.
Untuk kegiatan pemeliharaan gedung dengan kontrak kurang dari Rp100.000.000 (seratus juta rupiah) yang dilakukan dengan pengadaan langsung, maka penyedia jasa tidak diharuskan menyampaikan jaminan penawaran dan jaminan pelaksanaan. Namun jaminan pemeliharaan atau retensi pemeliharaan tetap harus disampaikan.
Pada pengadaan langsung, PPK melakukan survey pasar untuk menetapkan rencana pelaksanaan pengadaan Barang/jasa yang meliputi spesifikasi teknis barang/jasa, HPS dan rancangan kontrak (Pasal 11 ayat 1 huruf a). Sedangkan pada pengadaan langsung pejabat pengadaan melakukan survei harga dalam melakukan pemilihan penyedia.
