INTISARI
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BADAN PENGURUS PPI HIROSHIMA
2018/2019
Minggu, 22 September 2019
Pendahuluan
• Wilayah kerja saat ini:
• Higashihiroshima
• Hiroshima City
• Shobara City
• Meliputi universitas-universitas:
• Hiroshima University (Higashihiroshima dan Kasumi Campus)
• Prefectural University of Hiroshima (Hiroshima City dan Shobara Campus)
• Hiroshima Kokusai Gakuin University
Pendahuluan (02)
• Keanggotaan PPIH 2018/2019 (ART Bab I Pasal 1 & kondisi wilayah)
• Anggota Biasa
: Warga Negara Indonesia yang terdaftar sebagai
Pelajar di Lembaga Pendidikan minimal setingkat
SMA di Jepang untuk jangka waktu minimal 6 bulan
• Anggota Luar Biasa
: Warga Negara Indonesia yang terdaftar sebagai
Pelajar di Lembaga Penilitian setingkat Perguruan
Tinggi di Jepang untuk jangka waktu kurang dari 6
bulan dan Post-Doctoral Fellowship
• Anggota Kehormatan : Anggota keluarga dari Warga Negara Indonesia
yang terdaftar sebagai anggota biasa dan anggota
luar biasa yang memiliki status tinggal di Jepang
Pendahuluan (03)
• Struktur Organisasi
• SK Ketua Umum PPI
Hiroshima No.
2/SK/PPI-HIRO/XII/2018
Ketua Umum Kesekretariatan BendaharaDivisi Dana Usaha dan Kreativitas Koordinator Hiroshima City Koordinator Shobara City Ketua Bidang Pengembangan Anggota
Ketua Bidang Sosial dan Masyarakat
Divisi Internal
Divisi Olahraga
Divisi Minat dan Bakat
Divisi Akademik dan Beasiswa
Divisi Relasi Publik
Divisi Sarana dan Prasarana
Pendahuluan (04)
• Visi
• Menjadikan PPI Hiroshima sebagai sarana pengembangan diri yang kondusif bagi
anggota untuk kebermanfaatan bagi sesama melalui sinergi seluruh elemen.
• Misi
• Menciptakan PPIH yang kondusif dan ceria melalui kegiatan-kegiatan olahraga dan
rekreasi lainnya (PPIH Sehat).
• Meningkatkan ikatan kekeluargaan yang erat diantara seluruh anggota dan elemen
masyarakat (PPIH Kuat).
• Menumbuhkan kesadaran anggota terhadap isu sosial dan turut berpartisipasi aktif
dalam pencarian solusi melalui sinergi seluruh organisasi (PPIH Bersahabat).
• Menyebarluaskan kebudayaan nasional bagi sesama anggota dan masyarakat luas
(PPIH Bersahabat).
• Mengembangkan bakat anggota melalui sinergi seluruh elemen dengan
latarbelakang yang berbeda (PPIH Berbakat).
Pendahuluan (05)
• Hubungan Luar dan Antar Lembaga
• KMIH
• PIS Saijo
• KBRI
• KJRI
• Hiroshima Indonesia Association
• Hiroshima ASEAN Association
• Higashihiroshima Indonesia Friendship Club
• Hiroshima Global Platform (Sotokara)
• Shinki Bus
• JICA League
• PKPU Human Initiative
• Radio PPI Jepang
Kondisi Keuangan PPIH 2018/2019
• Penyusunan RAB
• Sumber pendanaan
• Iuran Anggota (SK Ketua
PPIH No.
1/SK/PPI-HIRO/XI/2018)
• Divisi Dana Usaha dan
Kreativitas
• HIA
• KBRI
• KJRI
• Lain-lain
Visi dan Misi Ketua
Program Kerja Divisi
Anggaran Kebutuhan Pelaksanaan Kegiatan Masing-masing Divisi Bendahara Ketua Divisi Permohonan Anggaran Pe rmo h o n a n Pe rse tu ju a n Pe rse tu ju a n An g g a ra n Anggaran yang disetujui Permohonan dana awal/ Reimburse
Kondisi Keuangan PPIH 2018/2019 (02)
• Penyusunan RAB
• Sumber pendanaan (per 15 September 2019)
• Iuran Anggota : ¥ 147,700 (target ¥ 164,400)
• Divisi Dana Usaha : ¥ 67,425 (target ¥ 50,000) • HIA : ¥ 210,000 (target ¥ 100,000) • KBRI : ¥ 100,000 (target ¥ 50,000) • KJRI : ¥ 80,000 (target ¥ 50,000) • Lain-lain – Shinki Bus Kansai : ¥ 42,074 (target ¥ 20,000) • Lain-lain – Ski Day Out PPIH : ¥ 9,420 (target ¥ 20,000) • Lain-lain – HIFC : ¥ 100,000 (target ¥ 20,000) • Lain-lain – Sumbangan luar : ¥ 19,000 (target ¥ 20,000) • Lain-lain – Kemenpar : ¥ 12,000 (target ¥ 20,000)
• Total Pengeluaran
: ¥ 622,477
• Dana Kas Akhir PPIH 18/19 : ¥ 318,965 +
¥ 122,000
Komponen Realisasi Target Persentase
Iuran Anggota ¥147,700.00 ¥164,400.00 89.84% Divisi Dana Usaha dan Kreativitas ¥67,425.00 ¥50,000.00 134.85% HIA ¥210,000.00 ¥100,000.00 210.00% KBRI ¥100,000.00 ¥50,000.00 200.00% KJRI ¥80,000.00 ¥50,000.00 160.00% Lain-lain – Shinki Bus Kansai ¥42,074.00
Lain-lain – Ski Day Out PPIH ¥9,420.00 Lain-lain – HIFC ¥100,000.00 Lain-lain – Sumbangan luar ¥19,000.00 Lain-lain – Kemenpar ¥12,000.00
Total ¥787,619.00 ¥514,400.00
¥100,000.00 182.49%
Kondisi Keuangan PPIH 2018/2019 (03)
• Lain-lain
• Donasi Kemanusiaan dari Higashihiroshima Indonesia Friendship Club
• SK Ketua PPIH No. 06/SK/PPI-HIRO/VI/2019• Penerimaan donasi sebesar ¥ 100,000 dari Higashihiroshima Indonesia Friendship Club pada tanggal 11 Juni 2019
• Penyaluran seluruh donasi melalui PKPU Human Initiative pada tanggal 15 Juni 2019
• Bantuan diserahterimakan oleh PKPU Human Initiative kepada masyarakat pada tanggal 13 Agustus 2019 (penerima: Bapak Darwis di Banawa, Donggala, Sulawesi Tengah)
• Pengembalian Dana Tak Terlacak di Rekening PPIH
• SK Ketua PPIH No. 24/SK/PPI-HIRO/IX/2018 (pembekuan)
• SK Ketua PPIH No. 07/SK/PPI-HIRO/VI/2019 (pengembalian kepada Saudara X) • Besaran dana ¥ 191,525
• Piutang atas nama Ibu DY (dipisahkan dari laporan aliran kas)
• Pembayaran cicilan kedua 29 April 2019 sebesar ¥ 7,867• Sisa hutang yang harus dibayarkan adalah ¥ 175,845
• Bukti pembayaran cicilan telah diserahkan kepada Ibu DY pada tanggal 10 Juni 2019, dengan nomor kuitansi 06-101/2019
Kondisi Keuangan PPIH 2018/2019 (04)
• Lain-lain
• Terdapat beberapa acara insidental yang dilaksanakan diluar perencanaan awal:
• Buka Puasa Bersama
• Perubahan kondisi di HICC dimana iftar menjadi tidak setiap hari
• Upaya merekatkan ikatan silaturahim dengan mengambil momentum puasa Ramadhan
• Studio Foto PPIH
• Adanya sumbangan peralatan dari salah satu alumni
• Usaha untuk memberikan apresiasi dan kenangan kepada wisudawan
• Kelas Foto di Hiroshima City
• Baru diketahui terdapat anggota PPIH yang memiliki keahlian dan pekerjaan di bidang fotografi • Memfasilitasi anggota di Hiroshima City
• Kuliah Tamu
• Narasumber yang kompeten
• Meningkatkan pengetahuan anggota PPIH
• Undangan Rapat Koordinasi Liga JICA
• Memperlancar arus informasi dan membangun relasi yang baik
• Lomba Futsal HICC
• Pertandingan Futsal Persahabatan dengan Vietnam
• Terdapat beberapa kegiatan yang terlupa direncanakan dan dibahas dari awal kepengurusan
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
• Timeline Kegiatan
No Kegiatan PJ Bulan
10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 Pencarian Ketua PPIH dan LPJ Ketua 21 22
2 Panduan Hidup di Jepang Sekretaris 16
3 Form Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris 31 17
4 Arsip Sekretaris 31 30 31 31 28 31 30 31 30 31 31 17
5 Laporan Keuangan Bendahara 31 30 31 31 28 31 30 31 30 31 31 22
6 Uang Kas Bendahara 31 30 31 31 28 31 30 31 30 31 31 22
7 Danus Dana Usaha
• Open Order Beras 7, 13 6
• Merchandise PPIH 28
• Lain-Lain 10
8 Welcoming Party Internal 27
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(02)
• Timeline Kegiatan
No Kegiatan PJ Bulan
10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9
10 Farewell Party Internal
• Farewell Party Maret 2019 10
• Farewell Party September 2019 8
11 Hanami Bersama Internal 6
12 Buka Puasa Bersama Internal 18
13 Upacara 17 Agustus Internal 17
14 Kuliah Tamu PPIH Akademik
• Land Development in Indonesia 19
• Anak Muda Kenal APBN 23
• Talkshow Hardiknas 2019 18
• Refleksi Sejarah 21
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(03)
• Timeline Kegiatan
No Kegiatan PJ Bulan
10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9
16 Beasiswa Bidik Anak Negeri Akademik
• Pengumpulan Donasi 31 30 31 • Pengumpulan Berkas Applicant 23
• Seleksi Berkas 31 11
• Pengumuman dan Transfer 12
17 Photo Contest Minkat
• Winter Xperience 8
• Sakura Magnificence 21
• Agustus Ceria 12
18 Kelas Foto Minkat 11
19 Kelas Video 11
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(04)
• Timeline Kegiatan
No Kegiatan PJ Bulan
10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9
21 Photo Studio PPIH Maret 2019 Minkat 23 20
22 Kelas Sketsa Minkat 23
23 Latihan Rutin Olahraga Olahraga 31 30 31 31 28 31 30 31 30 31 31 17
24 Winter Games Olahraga 10
25 17 Agustus Sports Event Olahraga 4
26 TGIF Relasi Publik
• Winter Break 7
• Bencana Melanda 11 • Romantisme Indonesia-Jepang 8
• Seluk Beluk Supersemar 15
• Drama di Negeriku 3
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(05)
• Timeline Kegiatan
No Kegiatan PJ Bulan
10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9
27 Brothers PPIH Relasi Publik
• Kenapa memilih Jepang 1 13 • Kenapa memilih Jepang 2 27
• Kehidupan di Jepang 6
• Workshop Foto 8
• Konten 5
28 Publikasi Relasi Publik
• Pernikahan 21 2, 13 2
• Hari Besar 28 10 25 1 5 7 3, 17, 19, 21 2, 5, 20, 30 4 9, 17 1 • Bela Sungkawa Bencana 24 16, 19 22
• What’s on PPIH 4 4 1 1 3 14 4 2 3 3
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(06)
• Timeline Kegiatan
No Kegiatan PJ Bulan
10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9
29 Konten Konnichiwa Komisariat Relasi Publik 16
30 HIA Social Gathering Sosbud
• Muslim Fashion 1 • Iftar Ramadhan 23 • Peringatan HUT RI 27 31 Kunjungan Sosbud • Kelahiran 10, 17 15, 22 16 14 15 • Bela Sungkawa 14
32 Cooking Class Sosbud 13
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(07)
• Timeline Kegiatan
• Brothers PPIH
• Direncanakan ada 5 konten, namun hanya terealisasikan 4 konten
• Bersih-bersih Gudang dan Inventarisasi
• Direncanakan 3 kali, namun hanya terlaksana 1 kali
• Batik Day
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(08)
• Divisi Sosial dan Budaya
• PPIH Peduli
• Kunjungan kelahiran (13 keluarga)
• Kunjungan pernikahan (1 keluarga)
• Kunjungan bela sungkawa (1 keluarga)
• Rekomendasi
• Selalu menggalang dana di setiap kegiatan seperti acara PPIH atau bahkan rapat pengurus sekalipun
• Waktu kegiatan dilaksanakan seminggu setelah dikabarkan kepada pengurus dan anggota PPIH • Aktif mencari informasi dari jauh-jauh hari untuk
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(09)
• Divisi Sosial dan Budaya
• Kebudayaan Indonesia
• 28 Oktober 2018: Himeji International Friendship Festival • 1 Februari 2019: HIA Social Gathering & Farewell Party • 13 April 2019: Cooking Class & Culture Sharing
• 28 Mei 2019: HIA Social Gathering & Iftar Party • 27 Agustus 2019: HIA Social Gathering
• Rekomendasi
• Adanya pembentukan tim melalui pencarian dan membuat daftar minat dan bakat untuk anggota PPIH
• Persiapan dilakukan 1-2 bulan sebelum bulan yang diperkirakan adanya acara berdasarkan pengalaman sebelum-sebelumnya
• Untuk mempermudah tingkat ketercapaian dan perluasan pengenalan budaya khas Indonesia kepada khalayak luar, disarankan untuk
menjalin komunikasi dengan masyarakat lokal dan aktif mengisi festival-festival baik di kampus ataupun Hiroshima (seperti: Himeji Festival, IDEC Open Day, International Festival Hiroshima University, Yukata Matsuri Hiroshima University, Flower Festival, dll).
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(10)
• Divisi Sosial dan Budaya
• Batik Day
• 17 Agustus 2019
• Rekomendasi
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(11)
• Divisi Akademik dan Beasiswa
• Kuliah Tamu
• Kuliah Tamu 1 19 Desember 2019
• Kuliah Tamu 2 23 Februari 2019
• Kuliah Tamu 3 23 Juli 2019
• Rekomendasi
• Peminjaman ruangan jauh-jauh hari dari sebelumnya • Share handout di website PPIH
• Info denah apabila menggunakan ruangan yang belum pernah digunakan sebelumnya
• Share informasi lebih giat untuk meningkatkan jumlah partisipan
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(12)
• Divisi Akademik dan Beasiswa
• Peringatan Hardiknas
• 18 Mei 2019
• Disatukan dengan Buka Puasa Bersama
• Rekomendasi
• Anak-anak yang hadir pada acara tersebut dibuatkan kelas tersendiri untuk membuat mereka nyaman dan ceria ketika hadir pada acara tersebut, tanpa mengganggu jalannya acara
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(13)
• Divisi Akademik dan Beasiswa
• Beasiswa Bidik Anak Negeri
• 23 Juli - 17 Agustus 2019 • Pengumpulan donasi
• Seleksi berkas
• Penyaluran beasiswa • Rekomendasi
• Diperjelas batas waktu pengumpulan dalam standar waktu Japan Standard Time (JST) dan pengumuman batas diterbitkan setiap hari selama 5 hari terakhir.
• Jangka waktu pengumpulan dana beasiswa sebaiknya dilakukan lebih dari 2 bulan
• Dikarenakan sumber dana beasiswa sebagian besar berasal dari sumbangan anggota PPIH, sebaiknya mempertimbangkan rasio antara jumlah donatur dengan jumlah besaran beasiswa yang akan diberikan serta jumlah penerima beasiswa
• Dikarenakan proses seleksi dokumen memakan waktu yang cukup lama, sebaiknya proses seleksi dilakukan minimal 1 bulan sebelum pengumuman penerima beasiswa
• Mencari sumber lain, misalkan dari danus dan juga pengalokasian khusus dari uang kas PPIH
Realisasi Program Kerja
PPIH 2018/2019 (14)
• Divisi Akademik dan Beasiswa
• Public Speaking Class for Kids
• 20 Juli 2019
• Rekomendasi
• Apabila akan dilaksanakan
kembali, perlu koordinasi yang lebih baik dengan stakeholders lain,
seperti PIS dan para pengajar
children class. Narasumber dapat
dicari dari mahasiswa di IDEC yang memiliki bidang sesuai.
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019 (15)
• Divisi Dana Usaha dan Kreativitas
• Jaket PPIH
• Pemesanan : 44 buah jaket.
• Total pengeluaran : ¥ 63,153.
• Total pemasukan : ¥ 151,577.
• Keuntungan : ¥ 88,424.
• Dana beasiswa (30% keuntungan) : ¥ 24,000
• Rekomendasi
• Perlu diminta kembali input terkait jaket PPIH karena belum ada peraturan baku terkait jaket sebagai identitas PPIH sehingga desain masih dapat berubah-ubah. Namun desain yg berubah-ubah bisa memberikan kebebasan untuk
kepengurusan selanjutnya menentukan jaket yang ingin dibuat.
• Informasi lebih disampaikan lebih awal lagi, misal sekitaran akhir/awal tahun (Desember/Januari) sehingga pembuatan dan penitipan jaket bisa dilakukan selama libur spring (kloter 1) atau libur summer (kloter 2).
• Membuat asesori lain, misal baju bola, kaos, kemeja lapangan, dll. karena proses / birokrasi pembuatannya tidak akan jauh beda
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(15)
• Divisi Dana Usaha dan Kreativitas
• Bazaar
• 10 Maret 2019 Winter Games • 4 Agustus 2019 Semarak Olahraga • Pemasukan sebesar ¥4,750
• Rekomendasi
• Perlu tambahan massa selama keberjalanan kegiatan.
• Perlu menaikan harga stand apabila menggunakan sistem fiksasi harga di awal.
• Perlu mengganti sistem penjualan dengan menggunakan sistem bagi hasil. Persentase bagi-hasil bisa didiskusikan oleh tim danus selanjutnya (misal 80:20). Hal ini dikarenakan keuntungan penjual jauh lebih tinggi dibanding dengan pemasukan bagi PPIH khususnya jika melihat
tenaga yang dikeluarkan PPIH untuk penyediaan tenda. Namun demikian, apabila harga stand terlalu tinggi, dikhawatirkan akan menurunkan minat para penjual.
• Sistem lain misalnya menggunakan pembayaran terpusat contoh seperti pembayaran terpusat di kasir foodcourt. Namun tentunya hal ini perlu koordinasi berkelanjutan dengan para penjual.
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(16)
• Divisi Dana Usaha dan Kreativitas
• Clearance Sale
• 1 – 31 Januari 2019
• Terjual beberapa 9 barang terjual dengan keuntungan ¥
675.
• Rekomendasi
• Perlu tambahan massa yang mampu memegang tanggung jawab proker.
• Perlu strategi dan inovasi penjualan agar barang barang dapat terjual.
• Barang barang masih bisa digunakan kepengurusan selanjutnya bila diperlukan. Apabila tidak terjual, masih bisa digunakan sebagai cindera mata atau hadiah lomba dalam berbagai kegiatan PPIH.
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(17)
• Divisi Dana Usaha dan Kreativitas
• Cutting Sticker
• Pelatihan terealisasi bulan Februari namun produksi
massal belum terealisasi
• Rekomendasi
• Danus stiker memiliki potensi untuk dikembangkan karena alat dan barangnya memadai.
• Perlu strategi dari segi waktu dan harga untuk meraih keuntungan yang optimal.
• Inventaris barang masih bisa digunakan kepengurusan selanjutnya bila diperlukan.
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(18)
• Divisi Dana Usaha dan Kreativitas
• Beras Mihara
• Beras terjual 880 kg selama periode November 2018 –
Januari 2019
• Pemasukan dari danus beras sebesar ¥ 28,368
• Rekomendasi
• Harga jual beras masih bisa dinaikan karena masih bisa kompetitif dengan harga beras yang tersedia di toko toko terdekat. Sistem antar menambah daya tarik bagi
konsumen Saijo.
• Perlu strategi dan komunikasi yang berkelanjutan dengan petani dan distributor beras Mihara.
• Beras sebaiknya dibeli banyak dan disimpan di suatu
tempat di Saijo, agar dapat menjual beras sewaktu waktu bagi yang membutuhkan.
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(19)
• Divisi Dana Usaha dan Kreativitas
• Pasar Saijo
• Melanjutkan program Danus Pasar Saijo sebagai wadah
transaksi jual beli antar masyarakat Hiroshima
• Rekomendasi
• Proker tetap dipertahankan.
• Perlu meminta database ke divisi lain untuk menambah anggota baru di grup.
• Membuat sistem pengawasan, peraturan, tata cara posting, tata cara penerimaan anggota baru, dll.
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(20)
• Divisi Minat dan Bakat
• Kelas Sketsa
• Minggu, 23 Juni 2019
• Kelas Teori: pukul 10.00-12.00 JST
• Kelas Praktik: pukul 13.00-16.00 JST
• Rekomendasi
• Menginfokan bagi peserta yang jauh untuk datang lebih awal dan menginfokan kepada semua peserta untuk datang tepat waktu.
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(21)
• Divisi Minat dan Bakat
• Kelas Fotografi dan Videografi
• Kelas Fotografi: Senin, 11 Februari 2019, pukul
10.00-12.00 JST (Teori)
• Kelas Videografi: Senin, 11 Februari 2019, pukul
12.30-14.30 JST (Teori)
• Hunting Foto dan Video: Sabtu, 2 Maret 2019, pukul
13.00-selesai JST (Praktik)
• Rekomendasi
• Menanyakan terlebih dahulu kepada peserta kapan bisa sampai di lokasi sehingga panitia dapat
mempertimbangkan untuk mengundur waktu pelaksanaan acara dan konfirmasi kepada tutor
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(22)
• Divisi Minat dan Bakat
• Kontes Foto
• WinterXperience: 24 Januari-8 Februari 2019
• Sakura Magnificence: 1-21 April 2019
• Agustus Ceria: 15 Agustus-12 September 2019
• Rekomendasi
• Rutin mengingatkan melalui akun sosial media untuk segera mengirimkan karya foto terbaiknya melalui link yang
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(23)
• Divisi Minat dan Bakat
• Studio Foto
• Sabtu, 23 Maret 2019
• Jumat, 20 September 2019
• Rekomendasi
• Menyediakan 2 kamera saat wisudawan datang bersamaan.
• Menambah peralatan studio foto agar kualitas pemotretan semakin baik.
• Berdasarkan kesan dan masukan para anggota PPIH, program kerja sebaiknya dilanjutkan.
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(24)
• Divisi Minat dan Bakat
• Workshop Foto - 2
• Sabtu, 6 Juli 2019
• Dilaksanakan berhubung ada narasumber yang
kompeten dan untuk memfasilitasi anggota di Hiroshima
City
• Rekomendasi
• Penyesuaian perencanaan waktu yang lebih awal sehingga ada pengalokasian waktu untuk istirahat dan shalat
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(25)
• Divisi Relasi Publik
• PPIH Komunikatif
• Penyusunan SOP publikasi di media sosial PPIH
• Penyampaian informasi selama satu tahun periode
kepengurusan PPIH 2018/2019
• Konnichiwa Hiroshima di-publish pada 16 Juni 2019
• Rekomendasi
• Penanggung jawab proker memposting ulang SOP setiap empat bulan sekali dan tidak terbatas hanya ke pengurus PPIH.
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(26)
• Divisi Relasi Publik
• Reportase PPIH
• Penyusunan konten reportase untuk dipublikasikan pada website hiroshima.ppijepang.org
• Publikasi dilakukan selama 5 kali (6 & 15 Feb, 6 Mar, 10 Mei, dan 5 Sep) untuk kegiatan-kegiatan besar PPIH
• Rekomendasi
• Permberlakuan sistem sanksi dengan contoh memberikan larangan posting publikasi kegiatan hingga reportase diberikan kepada divisi PR.
• Pemberlakuan sistem apresiasi dengan insentif untuk warga PPIH untuk menulis di situs resmi PPIH.
• Peninjauan ulang hosting situs resmi PPIH sebelum memutuskan untuk memperbaharui kontrak hosting atau memindahkan ke hosting yang lain.
• Terdapat layanan hosting gratis hasil kerjasama PPI Jepang dengan situs hosting di Indonesia yang mampu memberi hosting situs secara gratis.
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(27)
• Divisi Relasi Publik
• Big Data PPIH
• Database sebelumnya terdiri dari 151 alumni dan 45
anggota
• Total alumni yang terdata sebanyak 167 orang.
• Total anggota yang terdata sebanyak 91 orang.
• Rekomendasi
• PJ proker dibantu dengan pengurus melakukan
pendekatan personal terhadap anggota dan alumni dalam mengisi form.
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(28)
• Divisi Relasi Publik
• TGIF PPIH
• Menumbuhkan budaya diskusi dan kepekaan terhadap isu kontemporer
• 7 Desember 2018 – Winter Break
• 11 Januari 2019 – Bencana di Indonesia
• 8 Februari 2019 – Hubungan Indonesia & Jepang • 15 Maret 2019 – Supersemar
• 3 Mei 2019 – Sexy Killers
• 3 Agustus 2019 – Tips Pendakian Fuji-san • Rekomendasi
• Memasukkan beberapa kegiatan alternatif (nonton film bareng di bioskop, karaoke, atau bermain board game) dalam cakupan kegiatan TGIF.
• Jangan membatasi TGIF PPIH untuk diselenggarakan hanya pada hari Jumat.
• Kegiatan diselenggarakan di tempat-tempat yang berbeda (misalkan Peace Park, Kagamiyama Park, Shobara, dsb)
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(29)
• Divisi Relasi Publik
• PPIH Menginspirasi
• Konten video melalui akun youtube PPIH
• Rekomendasi
• Tema konten yang dibagikan lebih diperluas dan dengan teknis yang fleksibel (misal dengan format seperti vlog dimana anggota PPIH tertentu dapat membagikan kegiatannya di Hiroshima).
• Membuat lomba vlog untuk anggota PPIH dengan video-video terbaik digunakan sebagai konten yang akan dipublikasikan di channel YouTube PPIH.
Realisasi Program Kerja
PPIH 2018/2019 (30)
• Divisi Relasi Publik • Kenal PPIH
• Memperkenalkan Badan Pengurus PPIH 2018/2019 • Januari – Februari 2019
• Rekomendasi
• Inisiasi pembuatan organigram dilakukan lebih dini di awal kepengurusan mengingat urgensinya yang cukup tinggi.
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(31)
• Divisi Relasi Publik
• Public Relations on Duty
• Menjaga hubungan baik PPIH dengan pihak eksternal
• Rakor dengan KJRI (10 November 2019)
• Hiroshima’s Fun 100 People (17 November 2019)
• Silaturahmi ke Shobara (29 Desember 2019)
• Suksesi Kepengurusan KMIH (19 Jaunari 2019)
• Dialog dengan DCM KBRI (28 Mei 2019)
• Dialog dengan Dubes KBRI (27 Agustus 2019)
• HIA Social Gathering
• Rekomendasi
• Perlu disposisi yang jelas dari setiap surat/undangan yang masuk ke Kesekretariatan PPIH.
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(31)
• Divisi Relasi Publik
• What’s on PPIH
• Penyampaian informasi kegiatan PPIH selama satu bulan
• Rekomendasi
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(31)
• Divisi Internal
• Welcome Party
• 27 Oktober 2018
• Jumlah peserta yang terbilang sedikit dan jumlah anggota baru yang kurang terdaftar secara pasti sehingga tidak semua dapat hadir pada acara welcome party.
• Kondisi cuaca yang relatif dingin dimusim semi dan kegiatan yang dilakukan di luar ruangan membuat kondisi yang kurang kondusif. • Rekomendasi
• Sebaiknya jumlah anggota PPIH yang lebih lama bisa hadir dan memberikan sambutan kepada anggota baru, kedepannya dapat dipertimbangkan untuk hari atau waktu dimana sebagian besar anggota PPIH dapat hadir. Untuk anggota baru, sebaiknya dapat dibuat group atau daftar yang jelas agar kedepannya lebih mudah untuk mengundang dan memberikan informasi.
• Lokasi acara sebaiknya di dalam ruangan, dengan
mempertimbangkan kenyamanan peserta acara. Apabila ingin melakukan acara di luar ruangan perlu dipertimbangkan kondisi cuaca.
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(32)
• Divisi Internal
• Farewell Party
• 10 Maret 2019 dan 8 September 2019
• Untuk memberikan apresiasi terakhir kepada para wisudawan • Rekomendasi
• Sebaiknya mencari dan booking tempat pelaksanaan minimal 6 bulan sebelum acara dan mencari alternatif tempat lain selain Kurara Hall • Persiapan pembuatan souvenir harus dilakukan minimal 3 minggu sebelum
acara
• Perlunya koordinasi terlebih dahulu terutama mengenai koordinator teknis di lapangan pada hari H sehingga bisa memaksimalkan jumlah panitia yang ada di Saijo
• Sebaiknya disediakan PJ dan tempat bermain khusus untuk anak
• Projektor PPIH tidak memiliki kabel HDMI, jadi sebaiknya dicek terlebih dahulu mengenai ketersediaan kabel tersebut supaya tidak terjadi kendala teknis
• Porsi makanan anak dan dewasa dibedakan untuk meminimalisir kekurangan konsumsi
• Dalam penentuan waktu pelaksanaan acara lebih baik dikoordinasikan juga dengan koordinator Hiroshima City dan Shobara City
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(33)
• Divisi Internal
• Ski Day Out
• 26 Januari 2019
• Geihoku Kokusai Ski Resort
• Terdapat 151 peserta (134 dewasa dan 17 anak-anak) dengan 3 buah bus besar yang memiliki kapasitas total 159 penumpang
• Turut menyumbang uang kas ¥9,420 dari surplus kegiatan • Rekomendasi
• Sebaiknya aktif melakukan pengecekan cuaca dan ketebalan salju, serta menelpon Ski Resort 2 – 3 minggu sebelum
keberangkatan untuk memastikan terdapat fasilitas tempat menunggu bagi keluarga.
• Sebaiknya juga diberikan peraturan yang tegas terkait
dengan batas usia anak yang dapat dipangku serta regulasi terkait pembatalan untuk memudahkan panitia mengatur pembagian bus dan penjemputan.
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(34)
• Divisi Internal
• Halal Bihalal
• 16 Juni 2019
• Berkolaborasi dengan KMIH
• Rekomendasi
• Pemberian materi dengan peserta warga asing, perlu mempertimbangkan menggunakan bahasa Inggris sehingga dapat dipahami oleh seluruh peserta.
• Pelaksanaan lomba dapat dilakukan bersamaan dengan acara ramah taman dan makan siang, namun sebaiknya lokasinya berdekatan atau bersebelahan sehingga saat ramah tamah peserta dapat menonton dan menikmati perlombaan juga.
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(35)
• Divisi Internal
• Upacara dan Peringatan HUT RI
• 17 Agustus 2019
• Berkolaborasi dengan KMIH
• Rekomendasi
• Sebelum melakukan acara sebaiknnya perlu diadakan survey lokasi sehingga saat persiapan upacara tidak
membutuhkan waktu yang lama karena harus beradaptasi dengan kondisi lapangan.
• Untuk jumlah konsumsi, sebaiknya di perjelas berapa jumlah kupon makan dan jumlah porsi yang tersedia, sehingga perseta dengan kupon dapat mendapatkan haknya.
• Penyesuaian porsi makanan antara orang dewasa dan anak-anak.
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(36)
• Divisi Sarana dan Prasarana
• Inventarisasi
• 16 Maret, 12 Agustus, dan 14 September 2019
• Daftar inventarisasi ada di
http://bit.ly/2TTDryM
• Rekomendasi
• Diberi batas yang jelas antara barang milik PPIH dengan barang orang lain seperti tulisan, tali atau rambu-rambu lain, sehingga orang lain tahu bahwa gudang tersebut juga digunakan oleh PPIH sebagai lokasi penyimpanan.
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(37)
• Divisi Sarana dan Prasarana
• Bersih-Bersih Gudang
• 12 Agustus 2019
• Hanya terlaksana sekali selama satu tahun kepengurusan
• Rekomendasi
• Menentukkan hari libur panjang di Jepang pada awal tahun dan akhir tahun kepengurusan sehingga kegiatan bersih-bersih dapat terlaksana dengan baik.
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(38)
• Divisi Sarana dan Prasarana
• Membantu Kegiatan Divisi Lain
• Selama periode kepengurusan
• Rekomendasi
• Dilakukan pembagian penanggung jawab bagi anggota divisi pada tiap-tiap program kerja divisi lain. Para anggota juga disarankan memberikan jadwal mereka sehingga dapat diatur siapa saja yang menjadi
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(39)
• Divisi Olahraga
• Latihan Rutin
• Selama periode kepengurusan
• Rekomendasi
• Sebisa mungkin stand by hingga tengah malam apabila ingin mencari jadwal booking gym untuk hari yang
diinginkan/ditentukan
• Mengumumkan sejak jauh hari atau hanya booking gym untuk hari Jumat, Sabtu, dan Minggu saja
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(40)
• Divisi Olahraga
• Winter Games
• 10 Maret 2019
• Silaturahmi dan hiburan untuk masyarakat Indonesia di
Hiroshima melalui pertandingan olahraga
• Rekomendasi
• Memberikan peraturan tertulis bagi para peserta lomba • Sanksi terhadap yang melanggar
• Dibentuk tim pengawas untuk beberapa tempat seperti toilet, parkir dan pintu masuk
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(41)
• Divisi Olahraga
• Semarak Olahraga Agustusan
• 4 Agustus 2019
• Silaturahmi dan hiburan untuk masyarakat Indonesia di
Hiroshima melalui pertandingan olahraga
• Rekomendasi
• Memberikan peraturan tertulis bagi para peserta lomba • Sanksi terhadap yang melanggar
• Dibentuk tim pengawas untuk beberapa tempat seperti toilet, parkir dan pintu masuk
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(42)
• Tim Kesekretariatan
• Pengarsipan Dokumen
• Link soft copy dari arsip Tim Kesekretariatan PPIH dapat dilihat pada
https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1rLW4jumvEQdTQg-sxKA953mpjT1e-kWg
• Pengarsipan Big Data PPIH
• Link database dapat dilihat pada
https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1jhv8UlJk1Hl8R1UCa_jCciuyRdc69NE5
• Pengajuan Proposal Pendanaan Acara
• Pelaporan LPJ Kegiatan dengan Pendanaan Eksternal
Realisasi Program Kerja PPIH 2018/2019
(43)
• Bendahara
• Penyusunan RAB dan Laporan Aliran Kas Keuangan PPIH 2018/2019
1. Uang Kas 2. Oktober 2018 3. November 2018
4. Desember 2018 5. Januari 2019 6. Februari 2019
1. Maret 2019 2. April 2019 3. Mei 2019
Penutup
• Kesimpulan
• Berdasarkan pemaparan pada Bab II Program Kerja dan Realisasinya, Pengurus PPIH
periode kepengurusan 2018/2019 menyimpulkan bahwa secara umum seluruh
program kerja yang direncanakan dapat dilaksanakan meskipun masih terdapat
kendala, hambatan, dan kekurangan dalam pelaksanaannya. Utamanya disebabkan
oleh keterbatasan jumlah pengurus.
• Adapun kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada kepengurusan 2018/2019 dapat
dikelompokkan menjadi sebagai berikut:
• Kegiatan rekreasional • Kegiatan akademik • Kegiatan kebudayaan • Kegiatan silaturahim • Kegiatan eksternal • Kegiatan administratif
