PENGANTAR BISNIS
TOPIK
: STUKTUR ORGANISASI DAN
MANAJEMEN PERUSAHAAN
PRODI D4 MANAJEMEN BISNIS
DOSEN : SENNY HANDAYANI, S.E., MM. KELAS
JUMLAH SKS
KODE MK
KULIAH KE
: I A
: 3 (2/1) / 200 Menit
: M4P243C3
: 5
5.1.PENDAHULUAN
Setiap perusahaan mempunyai tujuan yang telah ditetapkan, karena tujuan itulah yang akan memberikan arah bagi kegiatan yang akan dilakukan serta digunakan untuk mengukur efektivitas kegiatannya. Untuk mencapai tujuan tersebut, perusahaan harus pandai dalam mengelola faktor produksi yang ada dalam perusahaannya. Faktor-faktornya adalah tenaga kerja, bahan baku, Mesin, metode, modal, dan pasar. Keenam faktor harus dikembangkan semaksimal mungkin oleh perusahaan-perusahaan dengan menggunakan fungsi-fungsi manajemen.
5.2.MANAJEMEN
Manajemen merupakan suatu proses yang melibatkan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian yang dilakukan untuk mencapai sasaran perusahaan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya. Dari pengertian tersebut dijumpai adanya aktivitas-aktivitas khusus dalam manajemen yang merupakan suatu proses untuk mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dalam mencapai tujuannya, selain memanfaatkan sumber-sumber daya yang ada, manajemen juga menggunakan metode ilmiah dan seni dalam setiap pendekatan atau penyelesaian masalah-masalah yang dihadapi. Metode ilmiah yang digunakan umumnya meliputi kegiatan sebagai berikut :
1. Mengetahui adanya persoalan 2. Mendefinisikan persoalan
3. Mengumpulkan fakta, data dan informasi 4. Menyusun alternatif penyelesaian 5. Mengambil keputusan
6. Melaksanakan keputusan serta melakukan tindak lanjut.
5.3.FUNGSI MANAJEMEN
Berdasarkan pengertian manajemen yang telah dikemukakan sebelumnya, manajemen memiliki fungsi-fungsi berikut :
5.3.1. Perencanaan
Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi manajemen. Ibarat perjalanan kapal, maka perencanaan merupakan pedoman yang harus dipakai untuk mengarahkan tujuan berlayarnya kapal tersebut. Jadi, perencanaan diperlukan untuk membawa perusahaan ke sasaran dan tujuan yang ingin dicapainya dimasa yang akan datang. Perencanaan yang baik dapat memberikan beberapa keuntungan seperti:
1) Dapat mengidentifikasikan peluang masa depan 2) Mengantisipasi dan menghindari permasalahan
3) Mengembangkan rangkaian langkah strategik dan taktik.
Perencanaan mempunyai bentuk-bentuk berikut : 1. Tujuan (objective)
Tujuan merupakan suatu sasaran kegiatan yang sedapat mungkin dicapai daam jangka waktu tertentu. Misalnya, bila tujuan perusahaan adalah kenaikan laba sebesar 60% dalam kurun waktu dua tahun mendatang, maka semua kegiatan akan diarahkan ke situ.
2. Kebijakan (policy)
Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian yang digunakan untuk mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan yang dijalani untuk mencapai tujuan.
3. Strategi
Strategi merupakan program yang dirancang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, yaitu bagaimana perusahaan akan melaksanakan misinya. Strategi akan menetapkan alokasi sumber daya yang diperlukan. Ketepatan waktu pelaksanaan merupakan faktor utama yang perlu diperhatikan dalam menentukan strategi.
4. Prosedur
Prosedur merupakan serangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.
5. Aturan
Aturan merupakan bagian dari prosedur dan merupakan tindakan spesifik. Beberapa aturan sejnis dapat dikelompokkan menjadi suatu prosedur.
6. Program
Program merupakan kombinasi dari kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai anggaran atau budget.
Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa perencanaan merupakan penetapan sasaran kinerja oganisasi dimasa mendatang dan memutuskan upaya-upaya yang perlu dilakukan untuk mencapainya. Dalam pelaksanaannya perencanaan dapat meliputi :
a. Menentukan jenis dan jumlah produk yang akan dibuat agar tepat dalam hal kualitas, manfaat, dan kuantitasnya sehingga dapat dicapai keuntungan maksimal.
b. Menetapkan jumlah dana dan sumber dana yangdiperlukan untuk modal kerja maupun modal tetap. Misalnya apakah dana akan dipenuhi dengan modal sendiri atau dengan pinjaman.
Perencanaan dapat dibedakan menjadi perencanaan strategis dan perencanaan taktis.
A. Perencanaan strategis
Perencanaan strategis merupakan suatu untuk menganalisis dan mengambil keputusan yang berkenaan dengan :
1) Misi, atau alasan keberadaan suatu organisasi
2) Sasaran, atau hasil yang harus dicapai oleh suatu organisasi
3) Strategi, atau upaya (aktivitas) untuk mencapai sasaran yang diinginkan
4) Alokasi sumber daya, yaitu mendistribusikan sumber daya pada aktivitas yang tepat untuk mencapai sasaran
B. Perencanaan Taktis
Perencanaan taktis merupakan langkah-langkah untuk mencapai tujuan perencanaan strategis jangka pendek, yang mencakup :
1) Apa yang harus dilakukan ? 2) Siapa yang melakukan, dan ? 3) Bagaimana melakukannya ?
Perencanaan taktis, antara lain mencakup kegiatan :
• Membuat anggaran tahunan (divisi, departemen, dan proyek)
• Memilih metode atau prosedur spesifik guna mengimplementasi strategi perusahaan • Menetapkan serangkaian tindakan tertentu yang diperlukan guna memperbaiki dan
meningkatkan kinerja operasional
5.3.2. Pengorganisasian
Pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses penciptaan hubungan antara berbagai fungsi, personalia, dan faktor-faktor fisik, agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan. Mengorganisasikan merupakan bagian proses manajemen yang memiliki arti : membagi pekerjaan diantara para individu dan kelompok serta mengkoordinasi aktivitas mereka, agar setiap individu dapat mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tugasnyasehingga mereka dapat bekerja sama dengan baik dalam suatu perusahaan, guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Pengorganisasian mencakup : 1. Membagi pekerjaan
2. Mengelompokkan pekerjaan 3. Mendelegasikan wewenang
4. Mengembangkan mekanisme koordinasi
Pengorganisasian yang baik dapat memberikan beberapa keuntungan sebagai berikut:
1. Dapat terbina hubungan yang baik antara anggota organisasi, maupun antar organisasi sehingga akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
2. Setiap anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas tugas dan kewajiban serta tanggung jawabnya.
5.3.3. Pengarahan
Dalam hal ini manajer atau pimpinan dituntut untuk dapat berkomunikasi, memberikan petunjuk, berpikir kreatif, berinisiatif, meningkatkan kualitas, serta memberikan stimulasi kepada karyawan. Dengan demikian, kegiatan pengarahan ini banyak menyangkut masalah pemberian motivasi kepada bawahan, masalah kepemimpinan, serta masalah pengembangan komunikasi.
1. Motivasi
Motivasi adalah proses pemberian motif kepada karyawan untuk dapat bekerja sedemikian rupa sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif. Memberikan motivasi tidak berarti dapat mengganti kedudukan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian, tetapi justru saling mengisi. Jadi, dalam memberikan motivasi, manajer harus mempengaruhi sikap bawahan agar merupakan bersedia menjalankan tugas-tugasnya selaras dengan tujuan organisasi.
Faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi : a) Kebutuhan pribadi
b) Tujuan dan persepsi individu atau kelompok
c) Cara untuk mewujudkan kebutuhan, tujuan, dan persepsi tersebut.
Apabila para pekerja menyukai pekerjaannya, menganggap tugas mereka penuh tantangan, dan menyukai lingkungan kerja secara umum, maka biasanya mereka akan berusaha maksimal untuk melaksakan pekerjaan dengan bersemangat dan penuh dedikasi. Ada dua jenis motivasi yang dapat ditanamkan, yaitu :
Motvasi positif
Yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan memberikan tambahan tingkat kepuasan tertentu, misalnya memberikan promosi tambahan penghasilan, menciptakan kondisi kerja yang nyaman dan sebagainya.
Motivasi negatif
Yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan memberikan ancaman atau mendorongan seseorang untuk melakukan sesuatu dengan terpaksa. Misalnya mermberikan ancaman dengan penurunan pangkat, pemotongan gaji, atau dipecat dari jabatannya.
Pimpinan dapat mengkombinasikan penggunaan motivasi positif maupun ngatif dalam memberikan dorongan kepada bawahan. Dalam hal ini, proporsai tentunya disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi yang dihadapi.
2. Kepemimpinan
Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang untuk mempengaruhi, memotivasi, dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Jadi, pengarahan lebih terorientasi pada proses yang dapat memotivasi orang lain untuk bekerja kearah tujuan yang ingin dicapai.
Pimpinan dapat mengarahkan dan mempengaruhi bawahan agar bersedia melaksanakan tugasnya, apabila ia memiliki kerterampilan berikut :
- Berbagi Kekuasaan (Empowerment): Yaitu kemampuan untuk berbagi pengaruh dan kendali dengan bawahan.
- Intuisi (Intuition): Kemampuan untuk mamantau dan mendiagnosa situasi, mengantisipsi perubahan, mengambil resiko, dan membangun kepercayaan.
- Tampakan (Vision): Kemampuan untuk mambayangkan situasi dimasa depan yang berbeda dan lebih baik yang sekarang, berikut usaha untuk mencapainya.
Berhasil atau tidaknya pemimpin dalam dalam melaksanakan tugas kepemimpinannya lebih banyak ditentukan oleh keahliannya dalam menggerakkan orang lain agar bekerja dengan baik, yaitu keterampilan manajerial (Managerial Skills), dari pada keterampilan teknis (Technical Skills). Perlu ditekankan disini bahwa pemimpin yangbaik tidak melaksanakan sendiri kegiatan atau tindakan yang bersifat operasional, melainkan mengambil keputusan, membuat kebijakan, dan menggerakkan orang lain untuk menjalani pelaksanaan yang sesuai dengan kebijakan itu.
Tugas-tugas di dalam organisasi, ada tiga tindakan manajemen :
Manajemen Tertinggi (Top Management)
Sering disebut pula manajemen puncak atau eksekutif kunci, misalnya Dewan Direktur, Direktur Utama, Presiden Direktur, dan para pejabat eksekutif lainnya. Manajemen puncak bertugas mengembangkan rencana-rencana yang luas dan melakukan pengambilan keputusan strategis. Jadi, keterampilanyang dibutuhkan disini adalahketerampilan yang bersifat konseptual (Conceptual Skills).
Manajemen Menengah (Middle Management)
Termasuk dalam katagori manajemen menengah ini : pimpinan pabrik, kepala divisi, kepala seksi, dan kepala bagian. Tanggung jawab yang harus dilaksanakan para manajer tingkat ini adalah mengembangkan rencana-rencanaoperasi untuk mlaksanakan semua rencana yang telah disusun manajemen puncak. Keterampilan yang dibutuhkan disini adalah keterampilan yang bersifat manajerial (Managerial Skills).
Manajemen Puncak (Operating Management)
Para manajemen ditingkatini bertanggung jawab unuk melaksanakan semua rencana yang telah dibuat manajemen menengah serta bertugas untuk mengawasi para pekerja dalam menjalankan pekerjaan sehari-hari. Manajer pelaksana sering pula disebut pengawas atau penyelia tingkat pertama (First line supervisor). Karena itu, keterampilan yang dibutuhkan ditingkat ini adalah keterampilan yang bersifat teknik (Technical Skills).
3. Komunikasi
Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima sehingga informasinya dapat dipahami oleh penerima. Lebih lanjut, komunikasi merupakan kegiatan timbal balik dalam memberi keterangandan ide. Ini diperlukan dalam setiap usaha kerjasama manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi dapat berfungsi sebagai :
• Sarana untuk memadukan aktivitas yang terorganisir, • Sarana penyaluran pemasukan sosial kedalam sistem sosial,
• Sarana untuk memodifikasi perilaku, mempengaruhi perubahan, dan sarana untuk mencapai tujuan.
Pelaksanaan kegiatan operasional suatu organisasi, terdapat tiga macam komunikasi, yaitu :
2) Komunikasi ke atas: Yaitu komunikasi yang disampaikan bawahan kepada atasan. Ujudnya bisa laporan atau keluhan, pendapat, ataupun saran-saran.
3) Komunikasi horizontal: Komunikasi ini disampaikan oleh dan untuk para anggota organisasi. Bisa saja dalam bentuk pemeriksaan ulang bersama untuk memperoleh persetujuan.
Untuk menjalankan pengawasan organisasi, yang diperlukan adalah komunikasi kebawah. Disitu tugas pemimpin penting sekali dalam hal memberi pengertian tentang tujuan organisasi, agar tidak bertentangan dengan tujuan pribadi masing-masing karyawan.
5.3.4. Pengendalian
Fungsi terakhir manajemen yang harus dilaksanakan oleh manajer adalah fungsi pengndalian. Pengendalian merupakanaktivitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai, dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pada setiap tahap kegiatan perlu dilakukan pengendalian, agar bisa lebih cepat dilakukan koreksi bila terjadi penyimpangan. Proses pengendalian mencatat setiap perkembangan ke arah tujuan pokok perusahaan. Juga sasaran serta metode pencapaiannya yang memungkinkan manajer mengetahui lebih awal bila terdapat penyimpangan. Karenanya, pengendalian berkait erat denganperencanaan. Dalam hal ini, perencanaan mengindentifikasi komitmen-komitmen terhadap hasil-hasil yang ingin dicapai di masa yang akan datang.
5.3.4.1. Menetapkan standar dan metode
Langkah ini untuk mengukur prestasi, misalnya berapa target produksi dan penjualan yang ingin dicapai.
5.3.4.2. Mengukur prestasi kerja
Pelaksanaan langkah kedua ini merupakan proses yang berkesinambungan serta berulang-ulang dan frekuensinyatergantung pada jenis aktivitasnya. Pengukuran prestasi kerja ini sedapat mungkin dilakukan dengan segera agar tindak lanjut bisa segera pula dilakukan.
5.3.4.3. Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar
Langkah ini merupakan tindak lanjut dari kedua langkah sebelumnya, yaitu membandingkan antara langkah pertam dan kedua.
5.3.4.4. Mengambil tindakan koreksi
Tindakan koreksi diperlukan apabila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan, misalnya mengadakan beberapa perubahan terhadap aktivitas organisasi atau standar kerja yang ada.
5.4.ORGANISASI
Pada hakikatnya, organisasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan. Organisasi merupakan alat manajemen untuk mencapai tujuannya. Organisasi adalah bentuk perserikatan untuk mencapai tujuan bersama. Dalam oganisasi terdapat tiga faktor atau unsur penting, yaitu :
• Adanya sekelompok orang
• Adanya tujuan yang ingin dicapai
Secara ringkas dapat diberikan batasan organisasi sebagai berikut :
1. Dalam arti badan, organisasi adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Dalam arti badan, organisasi adalah gambaran skematis tentang hubungan kerjasama antara orang-orang yang terdapatdalam suatu badan untuk mencapai tujuan tertentu. 3. Dalam arti dinamis, organisasi adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan,
pembatasan tugas, dan tanggung jawab,serta penetapan hubungan antara unsur-unsur oganisasi, sehingga memungkinkan orang bekerjasama secara efektif untukmencapai tujuan.
Dalam pelaksanaannya, organisasi dapat dibedakan menjadi organisasi formal dan organisasi informal
1. Organisasi Formal
Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan. Struktur formal ini dibuat untuk mencakup pekerjaan yang harus dilakukan dan memberikan kerangka bagi perilaku dalam mengerjakannya. Organisasi formal menawarkan bidang-bidang yang relatif tetap bagi masng-masing orang yang bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri. Pekerjaan setiap orang itu menjadi bagian dari tugas lebih besar yang harus diselesaikan secara keseluruhan oleh perusahaan. Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi, sedangkan organisasi informal tidak. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah :
a. Wewenang b. Tanggung jawab c. Pertanggungjawaban d. Delegasi
e. Koordinasi
2. Organisasi Informal
Organisasi informal adalah jaringan hubungan pribadi dan sosial yang umumnya dilakukan atas dasar aturan formal. Organisasi informal selalu ada dalam setiap organisasi, keberadaannya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik yang menyangkut pekerjaan ataupun tidak.
Organisasi informal hampir selalu terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia. Organisasi informal pada dasarnya dapat melayani empat fungsi utama :
a. Memelihara dan memperkuat kesamaan norma diantara anggota
b. Memberi atau menyediakan kepuasan sosial, status dan rasa aman bagi anggotanya. c. Membantu para anggotanya untuk berkomunikasi
d. Membantu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi.
5.5.BENTUK ORGANISASI
organisasi, yang menjadi dasar adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responsibility). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada masing-masing struktur organisasi yang akan dibahas satu persatu dibawah ini.
1. Organisasi Garis
Pada organisasi jenis ini, garis bersama dari kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada setiap tingkat pimpinan, dari yang teratas sampai yang terbawah. Setiap atasan mempunyai sejumlah bawahan dan masing-masing bawahan memberikan pertanggungjawaban tugasnya kepada atasannya. Dalam hal ini seseorang hanya bertanggung jawab pada satu atasan. Karena itu, pada organisasi garis, atasan dituntut untuk memiliki pengetahuan yang luas, karena ia tidak memiliki staf.
Gambar 5.1. Struktur Organisasi Garis
Organisasi Garis memiliki kebaikan dan kelemahan • Kebaikan organisasi garis
- Kesatuan dalam pimpinan dan perintah - Pengambilan keputusan lebih cepat - Solidaritas karyawan tinggi
- Biayanya rendah
• Kelemahan organisasi garis
- Terlalu bergantung pada satu orang (pimpinan). Sehingga, kalau ia tidak mampu, akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut.
- Adanya kecendrungan pimpinan untuk bertindak otokratis. - Perkembangan kesempatankaryawan terbatas.
2. Organisasi Garis dan Staf
Organisasi banyak diguankan oleh perusahaan besar yang daerah usahanya luas serta memiliki bidang tugas yang kompleks. Di sini kesatuan perintah juga dipertahankan, atasan memiliki bawahan tertentu dan bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan. Kepada atasan tersebut bawahan harus bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaannya. Dalam hal ini terdapat satu atau beberapa staf, yang dimaksud staf disini adalah ahli dalam bidang tertentu yang bertugas memberi nasihat ataupun saran-saran yang sesuai dengan bidangnya kepada pimpinan dalam organisasi tersebut bilamana pimpinan mengalami kesulitan dalam menangani kesulitan permasalahan dalam
Manajer
Manajer Pemasaran Manajer
Personalia
Manajer Produksi
Manajer Keuangan
organisasi. Karena itu staf disini tidak memiliki hak untuk memerintah bawahan, sebab secara formal yang berhak memerintah hanya pimpinan saja.
Gambar 5.2. Struktur Organisasi Garis dan Staf
Dalam struktur organisasi dan staf juga dijumpai adanya kebaikan dan keburukan. • Kebaikan organisasi garis dan staf
- Relevan untuk perusahaan besar
- Keputusan lbih rasional karena adanya staf ahli - Dapat mewujudkan the right man in the right place
• Kebaikan organisasi garis dan staf
- Organisasinya rumit karena kompleksnya susunan organisasi serta membutuhkan biaya tinggi
- Koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan
- Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlah yang banyak sehingga memungkinkan mereka untuk tidak lagi saling mengenal.
3. Organisasi Fungsional
Organisasi ini didasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut, seperti fungsi produksi, keuangan, personalia, administrasi, dan lain-lain. Dalam organisasi fungsional, seorang karyawan tidak bertanggung jawab kepada satu atasan saja. Pimpinan berwenang pada satuan-satuan organisasi di bawahnya untuk bidang pekerjaan tertentu. Pimpinan berhak memerintah selama masih berhubungan dengan bidang kerjanya.
Pada organisasi jenis ini, tedapat sejumlah spesialis fungsional yang mengawasi kegiatan masinh-masing karyawan, sehingga berbagai unit staf mempunyai wewenang garis atas orang yang sama.
Manajer Pemasaran Manajer
Personalia
Manajer Produksi
Manajer Keuangan
Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan Manajer
Produksi
Gambar 5.3. Struktur Organisasi Fungsional
Sebagaimana dua struktur organisasi sebelumnya, dalam organisasi fungsional juga dijumpai adanya kebaikan dan keburukan.
• Kebaikan organisasi fungsional Pembagian tugas jelas
Spesialisasi keryawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga tedapat keserasian antara tugas dan keahlian.
• Kelemahan organisasi fungsional
Tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberap atasan yanfg sama-sama memiliki kekuasaan.
Karyawan yang telah merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerj sama, karena masing-masing meras bidangspesialisasinyalah yang terpenting.
5.6. PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI
Agar organisasi berjalan baik, diperlukan pedoman atau prinsip dalam melaksanakan kegiatannya. Prinsip-prinsip organisasi adalah :
1. Perumusan Tujuan dengan Tegas
Bila akan melakukansuatu aktivitas, pertama-tama harus dijelaskan dulu tujuannya. Bagi suatu organisasi, tujuan aktivitas ituakan berperan sebagai :
Pedoman kearah mana organisasi itu akan dibawa Landasan bagi organisasi bersangkutan
Menentukan macam aktivitas yang akandilakukan
Menentukan serangkaian program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplifikasi, sinkronisasi, dan mekanisme.
2. Pembagian Tugas
Dalam suatu organisasi, pembagian tugas merupakan suatu keharusan mutlak untuk menghindari terjadinya tumpah tindih dalam pekerjaan. Pembagian tugas akan
Manajer
Manajer
Pemasaran
Manajer
Personalia
Manajer
Produksi
Manajer
Keuangan
menghasilkandepartemen-departemen dan deskripsi tugas (job description) masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi. Dengan pembagian tugas, sekaligus ditetapkan susunan organisasi, tugas dan fungsi masing-masing unit dalam organisasi, hubunga-hubungan, serta wewenang masing-masing unit organisasi.
3. Delegasi kekuasaan
Salah satu prinsip pokok dalam setiap organisasi adalah delegasi kekuasaan. Kepada setiap karyawan yang menduduki jabatan tertentu harus didelegasikan kekeuasaan, atau wewenang yang diperlukan agar yang bersangkutan dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya. Wewenang atau kekuasaan itu mempunyai aspek pengambilan keputusan, penggunaan peralatan, dan lain sebagainya.
4. Rentangan Kekuasaan
Yang dimaksud dengan rentangan kekuasaan adalah berapa jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang pemimpin, agar dia mampu memimpin, membimbing, dan mengawasi secara efektif.
Dalam menetapkan jumlah bawahan yang tepatbagi seorang pimpinan, harus diperhatikan faktor-faktor sebagai berikut :
• Jelas tidaknya tugas, wewenang, dan pertanggungjawaban masing-masing orangdalam suatu organisasi. Bila ketiga hal tersebut jelas, semakin banyak orang yang dapat menjadi bawahan seorang pimpinan.
• Jalinan hubungan kerja satu sama lain dari masing-masing bawahan. Makin kompleks jalinan hubungan kerja, makin sedikit jumlah bawahan dari seorang atasan atau sebaliknya.
• Kemampuan bawahan dalam suatu organisasi. Makin mampu atau makin termpil bawahan, makin amyak orang yang dapat dikendalikan oleh seorang pimpinan,atau sebaliknya.
• Keragaman pekerjaan bawahan. Apabila tidak terlalu beragam maka semakin banyak bawahan yang dapat dikendalikan, atau sebaliknya.
• Stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja. Rentangan kekuasaan yang luas dapat diterapkan bila telah terdapat stabilitas orgnisasi dan stabilitas tenaga kerja dalam suatu organisasi atau sebaliknya.
• Jarak dan waktu. Bila bawahan seseorang tersebar berjauhan rentangan kekuasaan harus lebih sempit, sealiknya bila bawahan seseorang saling erdekatan, rentangan kekuasaan dapat lebnh luas. Demikianpula bila pelaksanaan suatu tugas relatif lama, rentangan kekuasaan harus lebih sempit.
5. Tingkat Pengawasan
Tingkat pengawasan hendaknya diusahakan sesedikit mungkin. Harus diusahakan agar organisasi sesederhana mungkin. Selain memudahkan komunikasi, juga agar ada motivasi bagi setiap orang dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi pada struktur organisasinya.
6. Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab
Menurut prinsip ini, seorang bawahan hanya mempunyai seorng atasan yang memberinya perintah dan menerima pertanggugjawaban terhadap pelaksanaan tugasnya.
7. Koordinasi
keseluruhan. Misalnya, pada sebuah univrsitas yang terdiri dari beberapa fakultas, membuat setiap fakultas cenderung hanya memberi perhatian terhadap tugas unitnya saja dan kemungkinan melupakan tujuan universitas sebagai keseluruhan. Untuk mencegah hal demikian, harus ada usaha membalikkan gerak yang cenderung memisahkan diri dari usaha koordinai, yaitu dengan mengarahkan kegiatan unsur-unsur organisasi agar memberikan sumbangan semaksimal mungkin bagi tercapainya tujuan kesluruhan organisasi. Usaha inilah yangdisebut dengan prinsip koordinasi.
5.7. MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
Mengkoordinasi sumber daya manusia merupakansalah satu aktivitas fungsional keorganisasian yang secara umum dikenal sebagai manajemen sumber daya manusia. Manajemen sumber daya manusia merupakan suatu proses menganalisis dan mengelola kebutuhan organisasi terhadap sumber daya manusia, sehingga dapat menjamin tercapainya sasaran strategis perusahaan.
Fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia : 1) Perencanaan Sumber Daya manusia
Yaitu peramalan secara sistematik terhadap permintaan (demand) dan penawaran (supply) tenaga kerja organisasi di waktu yang akandatang.
2) Rekrutmen
Yaituproses pencariandan penarikan calon tenaga kerja yang mampu. 3) Seleksi
Yaitu seraangkaian kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterimaatau tidak.
4) Orientasi
Memperkenalkan karyawan baru pada peranan atau kedudukan mereka dalam organisasi dan pada karyawan lain.
5) Latihan dan Pengembangan
Latihan bertujuan untuk memperbaiki penguasaan berbagai keterampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu,terinci, dan rutin. Sedangkan pengembangan bertujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, sikap, dan kepribadian.
6) Pemeliharaan
Merupakan fungsi personalia yang berkaitan dengan pemberian kompensasi, hubungan perburuhan, pelayanan karyawan, dan program kesehatan serta keamanan kerja.
7) Pemberhentian
Pemberhentia atau pemutusan hubungan kerja bisa terjadi karena karyawan mengundurkan diri, pensiun, tidak mampu/produktif, dipecat atau dikeluarkan.
Dalam setiap organisasi, kegiatan-kegiatan personil tertentu harus diadakan agar tenaga kerja tetap produktif dan mempunyai moril yang tinggi. Kegiatan-kegiatan ini antara lain:
a. Analisis dan desain pekerjaan
Suatu pekerjaan adalah organisasi dari satuan kerja. Suatu pekerjaan terdiri dari sekumpulan tugas, kewajiban dari penugasan tanggung jawab.. Analisis pekerjerjaan dibuat agar dapat :
- Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan
- Menjelaskan batas-batas wewenang dan tanggung jawab.
- Menyediakan data yang diperlukan untuk mengembangkan sistem klasifikasi pekerjaan
b. Uraian pekerjaan
Uraian pekerjaan adalah deskripsi tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh seorang karyawan dalam kaitannya dengan pekerjaan tertentu, misalnya :
- Nama pekerjaan - Ciri-ciri yang khusus
- Tugas-tugas khusus yang harus dilaksanakan - Hubungan pekerjaan tsb dengan pekerjaan lain
- Kecakapan, alat-alat dan perlengkapan yang digunakan serta bagaimana menggunakannya.
- Material dan perbekalan yang digunakan - Kecakapan fisik dan mental yang dierlukan
- Tugas-tugas dan tanggung jawab khusus yang diberikan kepada pekerjaan tersebut.
c. Spesifikasi pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan menjelaskan kecakapan seseorang dan digunakan sebagai persyaratan dalam merekrut tenaga kerja, sedangkan uraian pekerjaan menjelaskan pekerjaajn yang harus dilaksanakan. Contoh spesifikasi pekerjaan :
- Persyaratan fisik : kesehatan yang baik
- Pendidikan, pengetahuan, keahlian : Harus mempunyai pendidikan minimal SMU
- Pengalaman kerja : tidak diperlukan pngalaman kerja sebelumnya, namun diutuhkan riwayat pekerjaan yang dilakukan dalam bidang apapun.
- Bakat : harus mempunyai kemampuan untuk mempelajari dan tetap mengingat petunjuk-petunjuk.
- Ciri-ciri pribadi : harus memiliki emosi stabil dan mampu menyesuaikan diri pada keadaan yang erubah-ubah serta mampu secara harmonisbersama rekan kerja.
d. Evaluasi pekerjaan
Evaluasi pekerjaan adalah membandingkan suatu pekerjaan denganpekerjaan lain untukmenjamin bahwa pekerjaan tersebut dihargai secara adil. Evaluasi pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memberikan nilai (bobot) kepada tiap bagian, kemudian dievaluasi menurut komponen-komponennya, umpamanya berdasarkan kecakapan, bertanggung jawab, upaya dan lingkungan kerja.
RANGKUMAN
Manajemen merupakan suatu proses yang melibatkan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian yang dilakukan untuk mencapai sasaran perusahaan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya. Berdasarkan pengertian manajemen yang telah dikemukakan sebelumnya, manajemen memiliki fungsi-fungsi berikut: Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, Pengendalian.
Dalam bentuk organisasi, dengan segala aktivitasnya,terdapat hubungan diantara orang-orang yang menjalankan aktivitas tersebut. Makin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks pula hubungan-hubungan yang ada. Untuk itulah dibuat bagan yang menggambarkan hubungan tersebut, termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi. Bagan itu dikenal sebagai bagan organisasi atau struktur organisasi. Macam-macam bagan organisasi terdiri dari organisasi garis, organisasi bagan dan staf, serta organisasi fungsional.
Mengkoordinasi sumber daya manusia merupakansalah satu aktivitas fungsional keorganisasian yang secara umum dikenal sebagai manajemen sumber daya manusia. Manajemen sumber daya manusia merupakan suatu proses menganalisis dan mengelola kebutuhan organisasi terhadap sumber daya manusia, sehingga dapat menjamin tercapainya sasaran strategis perusahaan. Kegiatan manajemen sumber daya manusia terdiri dari: perencanaan SDM, rekrutmen, seleksi, orientasi, pelatihan dan pengembangan, pemeliharaan, dan pemberhentian.
EVALUASI
1. Apa yang dimaksud dengan manajemen ? 2. Jelaskan fungsi-fungsi manajemen ? 3. Apa yang dimaksud dengan motivasi ?
4. Berikanlah contoh dari motivasi positif dan motivasi negatif !
5. Apa yang dimaksud dengan organisasi formal dan organisasi informal ?
6. Apa yang dimaksud dengan ornganisasi garis, organisasi garis dan staf, dan organisasi fungsional ?
7. Jelaskan tahapan Manajemen Sumber Daya Manuasia !
TUGAS
