UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Jurusan Teknik InformatikaSkripsi Sarjana Komputer Semenster Genap tahun 2007/2008
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA
ADMINISTRASI DAN PENGARSIPAN SURAT
PADA BADAN METEOROLOGI DAN GEOFISIKA (BMG)
Rizka Utami 0800781406 Melya Susanti 0800783014 Dita Nur Septyani 0800783166 Kelas / Kelompok : 08 PAT / 009
Abstrak
Tujuan penelitian dari skripsi ini adalah menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan sebuah sistem basis data pada Sub Bagian Persuratan dan Arsip di BMG. Metode penelitian yang digunakan adalah metode fact-finding, di mana metode fact-finding dilakukan dengan mempelajari dokumen-dokumen yang ada, wawancara, penelitian, dan observasi. Hasil penelitian digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pada perancangan sistem basis data, di mana masih terdapat kekurangan pada sistem manual sebelumnya, yaitu belum adanya sistem yang dapat memanajemen data dengan baik secara tersentralisasi pada proses administrasi dan pengarsipan surat. Simpulan yang diperoleh, yaitu dengan adanya sistem basis data yang dirancang maka permasalahan tersebut dapat diatasi, di mana sistem administrasi dan pengarsipan surat tersimpan secara terstruktur dan juga mampu mendukung konsistensi data dan informasi pada Sub Bagian Persuratan dan Arsip di BMG.
v
KATA PENGANTAR
Segala puji dan rasa syukur yang sebesar-besarnya Penulis ucapkan kepada Allah SWT, Yang Maha Pengasih dan Maha Penyayang, karena atas belas kasihan, rizki, hidayah, dan rahmat-Nya Penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat dan salam Penulis haturkan kepada baginda rasul atas jasa dan pengorbanannya untuk umat sekalian.
Penulisan skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk menempuh sidang sarjana guna mendapat gelar sarjana komputer pada Fakultas Ilmu Komputer, Jurusan Teknik Informatika, Universitas Bina Nusantara. Sebagai bahan dalam Penulisan skripsi ini Penulis memilih judul “Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Administrasi dan Pengarsipan Surat pada Badan Meteorologi dan Geofisika (BMG).”
Atas bantuan dan dukungan secara langsung maupun tidak langsung yang telah diterima, Penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan kesempatan kepada Penulis untuk mengikuti kuliah dan menyelesaikan skripsi ini.
2. Bapak Sablin Yusuf, Ir,Msc,MconpSc., selaku Dekan Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara.
3. Bapak Fredy Purnomo, S.Kom., M.Kom., selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika. 4. Bapak Yusrizal Oenzil Drs, M.Sc., selaku dosen pembimbing yang banyak sekali
memberikan pengarahan dan bimbingan kepada Penulis dalam Penulisan penelitian ini.
vi
5. Bapak Eryanto selaku Kepala Subbagagian Persuratan dan Arsip BMG dan Bapak Tri Iswanto selaku wakil Kepala Subbagian persuratan dan Arsip BMG serta seluruh staff Badan Meteorologi dan Geofisika (BMG) yang telah membantu memberikan informasi yang sangat berharga.
6. Seluruh staff dosen dan karyawan akademis dan non-akademis Universitas Bina Nusantara yang secara langsung maupun tidak langsung yang telah menunjang dalam penyelesaian skripsi ini.
7. Orang tua dan keluarga tercinta, terkasih dan tersayang yang sudah memberi segala perhatian dan bantuan yang luar biasa, baik secara materi, psikologi, dan ruhani. Hingga Penulis bisa mengerjakan penulisan skripsi ini dengan baik dan lancar. 8. Seluruh rekan, sahabat dan teman Penulis yang telah memberikan saran, dukungan
dan bantuan baik secara moril maupun materil kepada Penulis selama penyusunan skripsi ini.
Penulis telah berusaha sebaik mungkin dengan kemampuan yang ada dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini untuk mendapat hasil yang sebaik-baiknya. Namun Penulis menyadari bahwa hasilnya ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati Penulis sangat menghargai segala kritik dan saran yang membangun. Akhir kata, Penulis berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca serta dapat dijadikan awal bagi perancangan dan pengembangan selanjutnya.
Jakarta, Juni 2008
vii
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar ...i
Halaman Judul Dalam ...ii
Halaman Persetujuan Hardcover...iii
Abstrak ...iv
Kata Pengantar ...v
Daftar Isi ...vii
Daftar Tabel ...xiii
Daftar Gambar ...xv
Daftar Lampiran ...xx
BAB 1 PENDAHULUAN...1
1.1 Latar Belakang ...1
1.2 Ruang Lingkup ...2
1.3 Tujuan dan Manfaat ...3
1.3.1 Tujuan ...3
1.3.2 Manfaat ...3
1.4 Metodologi Penelitian ...3
1.4.1 Metode Pengumpulan dan Analisis Data ...4
1.4.2. Metode Perancangan ...5
viii
BAB 2 LANDASAN TEORI...7
2.1 Teori-teori Dasar ...7
2.1.1 Pengertian Data ...7
2.1.2 Pengertrian Database...8
2.1.3 Siklus Hidup Aplikasi Databse...9
2.1.3.1 Perencanaan Database (Database Planning)...10
2.1.3.2 Pendefinisian Sistem (System Definition) ...11
2.1.3.3 Pengumpulan dan Analisa Kebutuhan (Requirement Collection and Analysis) ...11
2.1.3.4 Database Design...12
2.1.3.5 Pemilihan DBMS (DBMS Selection) ...12
2.1.3.6 Rancangan Aplikasi (Aplication Design) ...14
2.1.3.7 Prototyping...14
2.1.3.8 Implementasi (Implementation) ...15
2.1.3.9 Loading dan Konversi Data (Data Conversion and Loading) ...15
2.1.3.10 Testing...15
2.1.3.11 Operasi Pemeliharaan (Operational Maintenance) ...16
2.1.4Entity Relationship Modelling...16
2.1.4.1 Entity Type...16
2.1.4.2 Relationship...17
2.1.4.3 Attribute...17
2.1.4.4Entity Relationship Diagram(ERD) ...18
ix
2.1.5.1 Bentuk Normalisasi ...20
2.1.5.2 Relational Key ...21
2.1.6 Metodologi Database Design...22
2.1.6.1 Perancangan Basisdata Konseptual ...22
2.1.6.2 Perancangan Basisdata Logikal ...23
2.1.6.3 Perancangan Basis data Fisikal ...24
2.1.7 Tools yang dipakai ...25
2.1.7.1 Data Flow Diagram (DFD) ...25
2.1.7.2 State Transition Diagram(STD) ...27
2.1.7.3 Bagan Alir(Flow Chart ) ...28
2.2 Teori-teori Khusus ...32
2.2.1 Pengertian Administrasi ...32
2.2.2 Pengertian Arsip ...32
2.2.3 Pengertian LAN (Local Area Network) ...33
BAB 3 ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN...35
3.1 Sejarah Badan Meteorologi dan Geofisika ...35
3.1.1. Visi ...37
3.1.2. Misi ...37
3.2 Struktur Organisasi ...38
3.2.1 Uraian Tugas dan Fungsi ...38
3.3 Prosedur Yang Sedang Berjalan ...43
3.3.1 Proses Surat Masuk ...43
x
3.3.3 Proses Percetakan ...45
3.4 Diagram Alir Sistem yang Sedang Berjalan ...47
3.4.1 Diagram Alir Dokumen ...47
3.4.2 Diagram Contex ...50 3.4.3 Diagram Nol ...51 3.5 Definisi Sistem ...52 3.5.1Mission Statement...52 3.5.2Mission Objectives...52 3.5.3Systems Boundaries...53
3.5.4 Analisa User Views...54
3.6 User Requirement Specifications...56
3.6.1 Data Requirements...56
3.6.2Transaction Requirements...58
3.6.3 General Systems Requirements...60
3.7 Permasalahan yang Dihadapi ...61
3.8 Usulan Pemecahan Masalah ...62
BAB 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN...64
4.1 Perancangan Basisdata ...64
4.1.1 Perancangan Konseptual ...64
4.1.1.1 Identifikasi Tipe – tipe Entitas ...64
4.1.1.2 Identifikasi Tipe-tipe Relasi ...66
4.1.1.3 Identifikasi Atribut ...69
xi
4.1.1.5 Identifikasi Candidate key danPrimary key...89
4.1.1.6 Validasi Model Konseptual dengan Transaksi User ...91
4.1.2 Perancangan Logikal ...93
4.1.2.1 Penghilangan Fitur-fitur yang tidak Kompatibel ...93
4.1.2.2 Bentuk Relasi untuk Model Data Logical Lokal ...98
4.1.2.3 Validasi Relasi dengan Normalisasi ...119
4.1.2.4 Menentukan Integrity Constraints...128
4.1.2.5 Pembentukan Model Data Logikal Global ...136
4.1.3 Perancangan Fisikal ...144
4.1.3.1 Menerjemahkan Model Data Logikal Global ke dalam DBMS ...144
a. Merancang Relasi Dasar ...144
. 4.1.3.2 Perancangan Representasi Fisikal ………...164
a. Analisa Transaksi ………...164
b. Pemilihan Indeks ………167
c. Estimasi Kebutuhan Media Penyimpanan ………..176
4.1.3.3 Perancangan Mekanisme Pengamanan Data ………...183
4.2 Perancangan Program Aplikasi ………...183
4.2.1 Bagan Terstruktur ………...183
4.2.2 Perancangan Struktur Menu ………...185
4.2.3 State Transition Diagram(STD) ………...186
4.2.4 Perancangan Layar ………...194
4.2.4.1 Perancangan Input ...194
xii
4.2.6 Spesifikasi Proses ……….204
4.3 Implementasi dan Evaluasi ………..217
4.3.1 Jadwal Implementasi ………...217
4.3.2 Pemilihan DBMS ...217
4.3.3 Spesifikasi Perangkat Keras ………....223
4.3.4 Spesifikasi Perangkat Lunak ………...225
4.3.5 Spesifikasi Kebutuhan Jaringan ………..230
4.3.6 Konversi Data, Backup dan Recovery Data ………....232
4.3.7 Evaluasi ...232
4.4 Panduan Pengoperasian Program Aplikasi ………..233
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN………251
5.1 Simpulan ………..251
5.2 Saran ……… ...252
DAFTAR PUSTAKA ...253
RIWAYAT HIDUP ...254 LAMPIRAN ...L1-L5 Surat Keterangan Survei Perusahaan
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Atribut pada Diagram Entity Relationship………..18
Tabel 2.2 Tabel Entity Relationship Diagram……… ...18
Tabel 2.3 Simbol-Simbol Data Flow Diagram ………...26
Tabel 2.4 TabelState Transition Diagram...27
Tabel 2.5 Simbol-Simbol Bagan Alir ……….28
Tabel 3.1 Referensi silang user viewdata utama ...54
Tabel 3.2Data Requirements...56
Tabel 4.1 Kamus Data Tipe Entitas ...64
Tabel 4.2 Kamus Data Tipe Relationship ...67
Tabel 4.3 Atribut-Atribut Entitas …...69
Tabel 4.4 Tabel Candidate keydan Primary keydari Entitas ………....89
Tabel 4.5 Tabel Entitas Relasi Model Data Lokal Logikal ...114
Tabel 4.6 Skema relasi model data logikal global dengan referential integrity...128
Table 4.7 Tabel Relasi Model Data Logikal Global ...136
Tabel 4.8 Tabel Analisa Transaksi Entry Data (1) ...165
Tabel 4.9 Tabel Analisa Transaksi Entry Data (2) ...166
Tabel 4.10 Tabel Pemilihan Indeks ...168
Tabel 4.11 Tabel Estimasi Ukuran Tabel ...177
Tabel 4.12 Tabel Estimasi Primary Index ...179
Tabel 4.13 Tabel Estimasi Secondary Index...181
xiv
Tabel 4.15 Tabel Spesifikasi Microsoft SQL ...218
Tabel 4.16 Tabel Perbedaan SQL Server 2000, Oracle 9i dan MySQL 4.1 ...218
Tabel 4.17 Tabel Perbandingan Keterbatasan SQL Server 2000 dengan MySQL ...221
Tabel 4.18 Tabel Perbandingan keterbatasan SQL Server 2000 dengan Oracle 9i ...222
Tabel 4.19 Tabel Spesifikasi Perangkat Keras ...223
Tabel 4.20 Tabel Perbandingan Hardware Requirements DBMS ...223
Tabel 4.21 Tabel Spesifikasi Perangkat Lunak ...225
Tabel 4.22 Tabel Perbandingan Software Requirements untuk SQL Server 2000 ...226
Tabel 4.23 Tabel Platform untuk MySQL 4.1 ...227
xv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Siklus Hidup Aplikasi Basis Data ………..10
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Badan Meteorologi dan Geofisika (BMG) ...38
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Biro Umum pada BMG ...40
Gambar 3.3 Bagan Alir Dokumen Proses Surat Masuk ...47
Gambar 3.4 Bagan Alir Dokumen Proses Surat Keluar ...48
Gambar 3.5 Bagan Alir Dokumen Proses Pencetakan ...49
Gambar 3.6 Diagram Contex ...50
Gambar 3.7 Diagram Nol ...51
Gambar 3.8System Boundaries pada Subbagian Persuratan dan Arsip ...53
Gambar 4.1 ER Diagram Konseptual ... 69
Gambar 4.2 ER Diagram Konseptual dengan Penambahan Primary Key...91
Gambar 4.3 Panah Transaksi pada ER Diagram ...93
Gambar 4.4 Menghilangkan Hubungan*:* antara AdmSrt dan SuratMasuk ...94
Gambar 4.5 Menghilangkan Hubungan*:* antara AdmSrt dan SuratKeluar ...94
Gambar 4.6 Menghilangkan Hubungan*:* antara PengarsipanSM dan SuratMasuk...95
Gambar 4.7 Menghilangkan Hubungan*:* antara PengarsipanSK dan SuratKeluar ...95
Gambar 4.8 Menghilangkan Hubungan*:* antara Pengiriman dan SuratKeluar ...96
Gambar 4.9 Menghilangkan Hubungan*:* antara Pengiriman dan Dokumen ...96
Gambar 4.10 Menghilangkan Hubungan*:* antara PengarsipanDok dan Dokumen .97 Gambar 4.11 Menghilangkan Hubungan*:* antara Pencetakan dan Dokumen ...97
xvi
Gambar 4.12 Tabel Perihal sudah normal ...119
Gambar 4.13 Normalisasi 3NF tabel SuratMasuk ...119
Gambar 4.14 Tabel SuratKeluar sudah normal ...120
Gambar 4.15 Normalisasi 2NF dan 3NF tabel PengarsipanSM ...120
Gambar 4.16 Tabel AdmSrt sudah normal ...121
Gambar 4.17 Normalisasi 2NF dan 3NF tabel PengarsipanSK ...122
Gambar 4.18 Normalisasi 3NF tabel Staff ...122
Gambar 4.19 Tabel Divisi sudah normal ...123
Gambar 4.20 Tabel Pengiriman sudah normal ...123
Gambar 4.21 Tabel Pencetakan sudah normal ...124
Gambar 4.22 Normalisasi 2NF dan 3NF tabel PengarsipanDok ...124
Gambar 4.23 Tabel Dokumen sudah normal ...125
Gambar 4.24 Normalisasi 2NF dan 3NF tabel RegistrasiSrt... ...125
Gambar 4.25 Tabel DetailAdmSM sudah normal ...126
Gambar 4.26 Tabel DetailAdmSK sudah normal ...126
Gambar 4.27 Tabel DetailPengarsipanSM sudah normal ...126
Gambar 4.28 Tabel DetailPengarsipanSK sudah normal ...126
Gambar 4.29 Tabel DetailPengirimanSK sudah normal ...127
Gambar 4.30 Tabel DetailPengirimanDok sudah normal ...127
Gambar 4.31 Tabel DetailPengarsipanDok sudah normal ...127
Gambar 4.32 Tabel DetailPencetakanDok sudah normal ...127
Gambar 4.33 Diagram Relasi Global ………...143
Gambar 4.34 Structure ChartData Klasifikasi ...184
xvii
Gambar 4.36Structure charttransaksi penomoran surat...185
Gambar 4.37 Struktur Menu...185
Gambar 4.38 STD Layar Login dan Main Menu...186
Gambar 4.39 STD Menu File...186
Gambar 4.40 STD Master...187
Gambar 4.41 STD Administrasi Surat Masuk...188
Gambar 4.42 STD Arsip Surat Masuk...189
Gambar 4.43 STD Administrasi dan Arsip Surat Keluar...190
Gambar 4.44 STD Penomoran Surat...191
Gambar 4.45 STD Administrasi dan Arsip Pencetakan...192
Gambar 4.46 STD Administrasi dan Arsip Pengiriman...193
Gambar 4.47 STD Konfigurasi...194
Gambar 4.48 Rancangan Layar Login...195
Gambar 4.49 Rancangan Layar Menu Utama...195
Gambar 4.50 Rancangan Layar Master Staff...196
Gambar 4.51 Rancangan Layar Master Klasifikasi...196
Gambar 4.52 Rancangan Layar Administrasi dan Arsip Surat Dinas Masuk...197
Gambar 4.53 Rancangan Layar Administrasi dan Arsip Surat Takah Masuk...197
Gambar 4.54 Rancangan Layar Administrasi Surat Pribadi...198
Gambar 4.55 Rancangan Layar Admnistrasi dan Arsip Surat Takah Keluar...198
Gambar 4.56 Rancangan Layar Administrasi dan Arsip Surat Dinas Keluar...199
Gambar 4.57 Rancangan Layar Penomoran Surat...199
Gambar 4.58 Rancangan Layar Administrasi dan Arsip Pencetakan...200
xviii
Gambar 4.60 Rancangan Layar Konfigurasi Ganti Password...201
Gambar 4.61 Rancangan Layar Konfigurasi Tambah User...201
Gambar 4.62 Perancangan Layar Laporan Surat Masuk...202
Gambar 4.63 Perancangan Layar Laporan Surat Keluar...202
Gambar 4.64 Perancangan Layar Laporan Pencetakan ...203
Gambar 4.65 Perancangan Layar Laporan Pengiriman...203
Gambar 4.66 Tampilan Layar Desktop Windows………..234
Gambar 4.67 Tampilan Layar Login...235
Gambar 4.68 Tampilan Layar Menu Utama ...235
Gambar 4.69 Tampilan Layar Menu File...236
Gambar 4.70 Tampilan Layar Menu Master...237
Gambar 4.71 Tampilan Layar Master Klasifikasi...238
Gambar 4.72 Tampilan Layar Master Staff ……….. 238
Gambar 4.73 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip...239
Gambar 4.74 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip Surat Masuk...240
Gambar 4.75 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip Surat Dinas……….241
Gambar 4.76 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip Surat Takah Masuk……….241
Gambar 4.77 Tampilan Layar Administrasi Surat Pribadi……….242
Gambar 4.78 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip Surat Dinas Keluar...243
Gambar 4.79 Administrasi dan Arsip Surat Takah Keluar...244
Gambar 4.80 Tampilan Layar Administrasi Penomoran Surat...245
Gambar 4. 81 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip Pencetakan...246
Gambar 4.82 Tampilan Layar Administrasi Pengiriman………..247
xix
Gambar 4.84 Tampilan Layar Tambah User ...249 Gambar 4.85 Tampilan Layar Ganti Password ...249 Gambar 4.86 Tampilan Layar Tentang Kami ...250
xx
DAFTAR LAMPIRAN
Wawancara Analisis ………..L1-L3 Wawancara Evaluasi ……….L4-L5
