1 A. Latar Belakang
Di Indonesia Puskesmas merupakan pusat pelayanan kesehatan masyarakat tingkat pertama. Konsep puskesmas dilahirkan tahun 1968 ketika dilangsungkan RApat KErja NASional (RAKENAS) di Jakarta. Melalui gagasan untuk menyatukan semua pelayanan kesehatan tingkat pertama ke dalam suatu organisasi yang dipercaya dan diberi nama Pusat Kesehatan Masyarakat.
Data adalah fakta kasar atau gambaran yang dikumpulkan dari keadaan tertentu. Informasi adalah data yang telah diolah dan dianalisis secara formal, dengan cara yang benar dan efektif sehingga hasilnya dapat bermanfaat dalam operasional dan manajemen. Sistem adalah suatu kesatuan yang utuh dan terdiri dari berbagai faktor yang berhubungan satu sama lain dan saling mempengaruhi, yang dipersiapkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.⁽1⁾
Informasi atau laporan haruslah mempunyai kualitas yang relevan, tepat waktu, dan efisien agar dapat bermanfaat bagi yang membutuhkan sebagai dasar pengambilan keputusan. Sedangkan informasi yang dibuat dengan cara manual mempunyai risiko kebenaran dan keakuratan lebih kecil. Kemungkinan terjadi kesalahan baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja akan lebih besar, sehingga keakuratan informasinya pun berkurang. Efisiensi waktu dan kecepatan menghasilkan informasi atau laporan kepada pengguna juga bisa terlambat. Salah satu cara untuk
mengatasinya adalah dengan cara pengembangan sistem, yaitu menyusun sistem baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.⁽2⁾
Sistem informasi adalah suatu cara yang sudah tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan sukses.⁽3⁾ Kegiatannya terdiri dari input untuk menyediakan data, proses untuk memperoses dan mengolah data, output untuk menghasilkan laporan, penyimpanan untuk memelihara dan menyimpan data, serta kontrol yang menjamin suatu sistem informasi berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas SP2TP / SP3 didalam pelaksanaannya masih terbatas pada data yang merupakan hasil dari interaksi antara masyarakat dengan fasilitas kesehatan. SIMPUS juga dapat membantu dalam perancangan program – program kesehatan di Puskesmas, namun dalam kenyataannya belum berjalan seperti yang diharapkan, bahkan kehadiran sistem Pencatatan dan Pelaporan di Puskesmas. Evaluasi dilakukan untuk mengkaji pelaksanaan sestem pencatatan dan pelaporan di Puskesmas, menemukan masalah – masalah yang dihadapi baik dari aspek teknis dan non teknis.
Di era globalisasi ini, sistem informasi di harapkan menyediakan informasi yang dibutuhkan pada tiap tingkatan manajemen kesehatan dengan akurat, tepat waktu, relevan, dan berkesinambungan. Dalam pertumbuhan dan perkembangan saat ini di bidang kesehatan memiliki permasalahan dan tantangan yang harus di hadapi dalam mendapatkan informasi dari dalam maupun luar. Komputerisasi di setiap Puskesmas
merupakan alternatif yang tepat dalam proses pengolahan data. Dengan menggunakan komputer pengiriman dan penyajian informasi dalam pengambilan keputusan dapat di atasi dengan waktu yang lebih cepat. Data yang dihasilkan lebih efisien dan tingkat kesalahan relatif kecil.⁽⁵⁾
Menurut jurnal tentang Penerapan SIMPUS ini salah satunya diterapkan di Puskesmas dalam rangka mencapai derajat kesehatan yang optimal dalam suatu peningkatan mutu dan pelayanan kepada masyarakat luas pada umumnya dan khususnya pada pasien, maka dalam rangka pencapaian derajat kesehatan yang optimal Puskesmas Cimahi Utara Menerapkan SIMPUS pada proses pelayanan kesehatannya. SIMPUS merupakan wujud dari system informasi dalam ruang lingkup pemerintahan dimana instansi terkaitnya adalah Puskesmas yang bertujuan untuk memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas.⁽11⁾
Berdasarkan survei awal yang dilakukan di Puskesmas Karangmalang Semarang dalam pelaksanaan SIMPUS masih belum memanfaatkan SIMPUS secara optimal sehingga sering mengalami keterlambatan dalam pelaporan ke Dinas Kesehatan Kota Semarang. Dan permasalahan itu disebabkan oleh belum diterapkan SIMPUS secara optimal yang disebabkan tidak adanya sistem Online dikarenakan tidak tersedianya jaringan internet dari Puskesmas Karangmalang Semarang.
Menurut petugas SIMPUS di Puskesmas Karangmalang Semarang kendala pengiriman laporan ke DKK dikarenakan pengumpulan data – data dari BP umum, BP Gigi, KIA, dan Obat terlambat untuk diInput ke Komputer dan tidak bisa di kirim secara Online di karenakan bahwa tidak adanya sistem jaringan internet yang terhubung dari Puskesmas ke DKK dan di
Puskesmas Karangmalang Semarang memakai modem untuk mengirimkan laporan secara Online, akan tetapi modem tersebut juga sering mengalami masalah sehingga pengiriman masih menggunakan satu Notebook dan terkadang Notebook yang ada sering bergantian dengan petugas lain yang ada di Puskesmas Karangmalang Semarang. Kendala lain yang mengakibatkan Keterlambatan dalam pengiriman laporan ke DKK dikarenakan jarak antara Puskesmas Karangmalang Semarang ke DKK terlalu jauh.
.
B. Perumusan Masalah
Puskesmas Karang Malang Semarang belum menggunakan sistem SIMPUS Online secara optimal. Dalam pengolahan datanya petugas tidak langsung memproses data dari unit – unit di Puskesmas yang berasal dari BP (Balai Pengobatan) Umum, Gigi, KIA dan Obat, sehingga data – data menumpuk dibagian Sistem Pencatatan dan Pelaporan (SP3), akibatnya terjadi keterlambatan dalam pelaporan ke Dinas Kesehatan Kota Semarang. Oleh karena itu perlu diidentifikasi tentang “Bagaimana prosedur sistem pencatatan dan pelaporan SIMPUS di Puskesmas Karangmalang Semarang? ”.
C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum
Mengetahui prosedur sistem Pencatatan dan Pelaporan SIMPUS di Puskesmas Karangmalang Semarang.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui jenis dan informasi data di dalam SIMPUS di Puskesmas Karangmalang Semarang
b. Mengetahui pihak yang terkait dengan pemanfaatan SIMPUS di Puskesmas Karangmalang Semarang
c. Mengetahui alur pencatatan data dan pelaporan dengan SIMPUS ditinjau dari Input, Proses dan Output di Puskesmas Karangmalang Semarang
d. Mengetahui kendala dalam penerapan SIMPUS di Puskesmas Karangmalang Semarang.
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Puskesmas
Dapat diharapkan memberikan informasi dan masukan kepada pihak puskesmas dalam pengembangan sistem Pencatatan dan Pelaporan dengan penerapan SIMPUS.
2. Bagi Akademik
Diharapkan dapat menjadi bahan acuan dan referensi dalam bidang Rekam Medis dan Informasi Kesehatan khususnya tentang sistem informasi Pencatatan dan Pelaporan.
3. Bagi Peneliti
Diharapkan dapat menambah pengetahuan dalam sistem Pencatatan dan Pelaporan SIMPUS dan menerapkan ilmu yang diperoleh dibangku perkuliahan.
E. Ruang Lingkup 1. Lingkup Ilmu
Lingkup keilmuan yang dipakai penulis adalah rekam medis dan informasi kesehatan khususnya di Puskesmas Karangmalang Semarang.
2. Lingkup Materi
Materi yang digunakan adalah sistem informasi YANKES manajemen puskesmas (SIMPUS) sistem Pencatatan dan Pelaporan.
3. Lingkup Lokasi
Lokasi penelitian di Puskesmas Karangmalang Semarang. 4. Lingkup Metode
Metode yang diambil adalah metode observasi dan wawancara. 5. Lingkup Obyek
Lingkup obyek atau sasaran penelitian ini adalah Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas dengan metode SIMPUS.
6. Lingkup Waktu
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Data
Data adalah fakta kasar atau gambaran yang dikumpulkan dari keadaan tertentu. Informasi adalah data yang telah diolah dan dianalisis secara formal, dengan cara yang benar dan efektif sehingga hasilnya dapat bermanfaat dalam operasional dan manajemen. Sistem adalah suatu kesatuan yang utuh dan terdiri dari berbagai faktor yang berhubungan satu sama lain dan saling mempengaruhi, yang dipersiapkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. ⁽1⁾
B. Informasi
Informasi atau laporan harus lah mempunyai kualitas yang relevan, tepat waktu, dan efesien agar dapat bermanfaat bagi yang membutuhkan sebagai dasar pengambilan keputusan. Sedangkan informasi yang dibuat dengan cara manual mempunyai resiko kebenaran dan keakuratan lebih kecil. Kemungkinan terjadi kesalahan baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja akan lebih besar, sehingga keakuratan informasinya pun berkurang. Efesiensi waktu dan kecepatan menghasilkan informasi atau laporan kepada pengguna juga bisa terlambat. Salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan cara pengembangan sistem, yaitu menyusun sistem baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.⁽2⁾
C. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu cara yang sudah tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan sukses.⁽3⁾ Kegiatannya terdiri dari input untuk menyediakan data, proses untuk memperoses dan mengolah data, output untuk menghasilkan laporan, penyimpanan untuk memelihara dan menyimpan data, serta kontrol yang menjamin suatu sistem informasi berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
D. Puskesmas
Puskesmas adalah Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Kesehatan yang bertanggung jawab terhadap pembangunan kesehatan di wilayah kerja Kecamatan atau Kelurahan / Desa yang berperan untuk meningkatkan kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap penduduk agar supaya memperoleh drajat kesehatan yang optimal. Puskesmas merupakan suatu kesatuan organisasi kesehatan fungsional yang merupakan pusat pengembangan kesehatan masyarakat yang juga membina peran serta masyarakat, disamping memberikan pelayanan secara menyeluruh dan terpadu kepada masyarakat di wilayah kerjanya dalam bentuk kegiatan pokok. Wilayah kerja puskesmas meliputi satu kecamatan atau sebagian dari kecamatan. Faktor kepadatan penduduk, luas daerah,keadaan geografi dan keadaan infrasturktur lainnya merupakan bahan pertimbangan dalam menentukan wilayah kerja puskesmas. Untuk perluasan jangkauan pelayanan kesehatan maka puskesmas perlu ditunjang
dengan unit pelayanan kesehatan yang lebih sederhana yaitu puskesmas pembantu dan puskesmas keliling. ⁽¹¹⁾
Pelayanan kesehatan yang diberikan di puskesmas adalah pelayanan kesehatan yang meliputi pelayanan pengobatan (kuratif), upaya pencegahan (preventif), peningkatan kesehatan (promotif) dan pemulihan kesehatan (rehabilitatif) yang ditujukan kepada semua penduduk dan tidak dibedakan jenis kelamin dan golongan umur, sejak pembuahan dalam kandungan sampai tutup usia. ⁽¹¹⁾
Kegiatan – kegiatan pokok puskesmas harus dilaksanakan oleh para petugas puskesmas. Tujuan yang ditentukan atas – atas dasar kebutuhan dan keperluan masyarakat serta kemungkinan dapat dilaksanakan perincian mengenai cara penyelenggaraan kegiatan pokok puskesmas,antara lain:
1. Kesehatan ibu dan anak 2. Keluarga berencana 3. Usaha peningkatan gizi 4. Hygiene sanitasi
5. pencegahan dan pemberantasan penyakit menular 6. pengobatan
7. penyuluhan kesehatan 8. usaha kesehatan sekolah
9. perawatan kesehatan masyarakat 10. pencatatan dan pelaporan
11. kesehatan gigi dan mulut 12. kesehatan jiwa
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3) adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya kesehatan di puskesmas sering disebut juga sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). ”Sistem” satu kesatuan yang terdiri dari komponen yang saling berkaitan, berintegrasi dan mempunyai tujuan khusus, “Terpadu” gabungan berbagai macam kegiatan upaya pelayanan kesehatan puskesmas yang tidak tumpang tindih, “Puskesmas” mencakup puskesmas, puskesmas dengan tempat tidur, pustu, pusling, Bides. Di puskesmas juga ada yang disebut sistem informasi kesehatan puskesmas (SIMPUS) yaitu suatu tatanan manusia/peralatan yang menyediakan informasi untuk membantu proses manajemen puskesmas dalam mencapai sasaran kegiatannya. Tujuan SIMPUS adalah meningkatkan kualitas manajemen melalui pemanfaatan data SP2TP / SP3 dan informasi lain yang menunjang, sehingga dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan.
SIMPUS yang baik adalah sistem informasi yang mampu menghasilkan data / informasi yang akurat dan tepat waktu serta sesuai dengan kebutuhan puskesmas. Kemajuan Teknologi Komunikasi Informasi (TIK) yang pesat mewujudkan sistem informasi yang baik menjadi hal yang mungkin, tentunya dengan mengaplikasikan kaidah – kaidah informasi seperti melaksanakan prosedur secara konsisten dan rutin, menyediakan sumber daya yang memadai dan memperoleh dukungan/komitmen pimpinan dalam pengembangan, pemanfatan data/informasi yang dihasilkan.
Sistem informasi digunakan untuk mendukung kegiatan pelayanan kesehatan sehari – hari yang dilakukan di unit pelayanan kesehatan seperti
puskesmas, terutama dalam penanganan pasien dan intervensi penanggulangan masalah kesehatan. Di indonesia, tidak hanya Perkembangan Sistem Informasi Rumah Sakit yang sudah berbasis komputer (Computer Based Hospital Information System), puskesmas juga ada yang sudah berbasis komputer.
Salah satu Puskesmas yang telah memanfaatkan komputer untuk mendukung operasionalnya adalah Puskesmas Cimahi Utara Menerapkan SIMPUS pada proses pelayanan kesehatannya. TetapiDinas Kesehatan juga berusaha mengembangkan Sistem Informasi Puskesmas terkomputerisasi. Namun, tampaknya itu membutuhkan pengeluaran yang lebih dalam pemeliharaan dan pengelolaan komputer.
Ketidakberhasilan dalam pengembangan sistem tersebut, lebih disebabkan dalam segi perencanaan yang kurang baik, dan faktor keuangan yang belum terkoordinir dimana identifikasi faktor – faktor penentu keberhasilan dalam implementasi sistem informasi tersebut kurang lengkap dan menyeluruh, terlebih di cakupan puskesmas.
Dalam era seperti saat ini, begitu banyak sektor kehidupan yang tidak terlepas dari peran serta dan penggunaan teknologi komputer, terkhusus pada bidang-bidang dan lingkup pekerjaan. Semakin berkembangnya zaman, kemajuan teknologi komputer, baik dibidang piranti lunak maupun perangkat keras berkembang dengan sangat pesat, disisi lain juga berkembang kearah yang sangat mudah dari segi pengaplikasian dan murah dalam pembiayaan. Solusi untuk perkembangan bidang kerja apapun dapat dilakukan melalui media komputer, dengan catatan pengguna harus terus belajar untuk mengiringi kemajuan teknologinya. Sehingga pada akhirnya,
solusi apapun teknologi yang kita pakai, sangatlah ditentukan oleh sumber daya manusia yang menggunakannya.
E. Sitem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas 1. Pengertian sistem Pencatatan dan Pelaporan
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanana kesehatan di Puskesmas.
2. Jenis Pencatatan
Pencatatan kegiatan harian program Puskesmas dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung :
a. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas adalah semua data yang diperoleh dari pencatatan kegiatan, harian progaram yang dilakukan dalam gedung puskesmas seperti tekanan darah, laboratorium, KB dan lain – lain.
b. Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah data yang dibuat berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan diluar gedung Puskesmas seperti kegiatan program yandu, kesehatan lingkungan, UKS, dan lain – lain.
Pencatatan harian masing – masing program puskesmas dikombinasi menjadi laporan terpadu puskesmas atau yang disebut dengan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP). SP2TP ini dikirim ke Dinas Kesehatan Kabupaten atau
Kota, setelah itu mengolahnya dan mengirimkan umpan baliknya ke Dinas Kesehatan Provensi dan Departemen Kesehatan Pusat. Umpan balik tersebut harus dikirimkan kembali secara rutin ke Puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan program. Namun sejak otonomi daerah dilaksanakan Puskesmas tidak punya kewajiban lagi mengirimkan laporan ke Departemen Kesehatan Pusat, tetapi DINKES Kabupaten / Kota lah yang berkewajiban menyampaikan laporan rutinnya ke Depertemen Kesehatan Pusat 3. Jenis Pelaporan
Ada beberapa jenis laporan yang dibuat oleh Puskesmas antara lain : a. Laporan harian untuk melaporkan kejadian luar biasa penyakit
tertentu
b. Laporan mingguan untuk melaporkan kegiatan penyakit yang sedang ditanggulangi
c. Laporan bulanan untuk melaporkan kegiatan rutin progaram. Laporan jenis ini ada 4 jenis yaitu :
1) LB1, berisi data kesakitan 2) LB2, berisi data obat / LPLPO
3) LB3, berisi data program gizi, KIA, KB, dll 4) LB4, berisi tentang kegiatan puskesmas Bentuk Formulir Pelaporan :
1) Formulir LB : untuk data kesakitan dan obat dengan LPLPO 2) Formulir LT : untuk data kegiatan
4) LB1 : laporan data kesakitan a) Kasus lama b) Kasusu baru 5) LB2 a) Nama obat b) Persedian c) Kemasan d) Penerima obat e) Dll 6) LB3 a) Gizi b) KB c) Imunisasi d) KIA
e) Pengamatan penyakit menular, seperti : diare, malaria, DBD, TB paru, Kusta, Filaria, ISPA, Rabies dan lan – lain
7) LB4
a) Kunjungan Puskesmas
b) Kegiatan perawatan Kes.Mas (PERKESMAS) c) Pelayanan dasar gigi
d) Kesehatan Olah raga
8) LT : laporan kegiatan Puskesmas (Triwulan) a) Data Kesehatan Reproduksi Remaja (KRR)
b) Data Rujakan Penderita dan Puskesmas ke Rumah Sakit c) Data TB Paru
d) LT 1
1.1 Keadaan sarana Puskesmas 1.2 Dasar UKS
1.3 Kesehatan Lingkungan 1.4 Kesehatan Jiwa
15 Program Pendidikan dan Pelatihan
1.6 Program pemberantasan Penyakit dan Gizi e) LT 2 1.1 Tenaga PNS di Puskesmas 1.2 Tenaga PTT di Puskesmas 1.3 Tenaga PNS di Puskesmas f) LT 3 1.1 Linen 1.2 Peralatan laboratorium
1.3 Peralatan untuk kesehatan dan gizi 1.4 Peralatan untuk penyuluhan
1.5 Peralatan untuk Tindakan Medis dan Non Medis 9) Laporan Semester Puskesmas
a) Data Sarana Kesehatan
10) Lapuran Tahunan a) Data sasaran
b) Data Peran Serta Masyarakat (PSM) c) Data sarana Puskesmas keliling
4. Prosedur pengisian Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP)
Prosedur pengisian SP2TP, yaitu :
a. Formulir SP2TP mengacu pada formulir cetakan 2006 baik bulanan ,maupun tahunan
b. Pada formulir SP2TP diisi oleh masing – masing penanggung jawab program
c. Penanggung jawab program bertanggung jawab penuh terhadap kebenaran data yang ada
d. Hasil akhir pengisian data diketahui oleh kepala Puskesmas
e. Didalam pengentrian ke komputer dapat dilakukan oleh petugas yang ditunjuk atau staf pengelola program bersangkutan
f. Data pada formulir SP2TP agar diarsipkan sebagai bukti didalam pertanggung jawaban akhir minimal 2 tahun
g. Semua data diisi berdasarkan kegiatan yang dilakukan oleh Puskesmas
5. Pengertian data
Data adalah bahan keterangan tentang kejadian – kejadian yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak diacak sehingga menunjukkan jumlah atau tindakan – tindakan. Data diolah sehingga dapat menghasilkan suatu informasi.
6. Jenis data
a. Informasi pasien b. Catatan medik c. Registrasi pasien
d. Morbiditas dan Mortalitas e. Pelayanan KB khusus f. Obat
g. Laporan data Umum h. LPLPO
i. Peta penyakit
j. Laporan kunjungan pasien k. Laporan kematian
l. Laporan KB m. Laporan Lab n. Laporan Khusus 7. Kualitas data
a. Ciri – ciri data yang baik memiliki 4 karakter, yaitu sebagai berikut : 1) Akurat
Maksudnya adalah data harus lengkap dan tepat dalam merekam keadaan tertentu.
2) Valid
Artinya masih berlaku untuk waktu tertentu, tidak ketinggalan (up tu date), tidak kadaluarsa.
3) Terus menerus
Pengumpulan datanya dilakukan secara terus menerus, tidak terputus – putus.
4) Reliable
Data dapat diandalkan atau dapat dipercaya.
Keempatnya harus dipenuhi dalam suatu sistem pencatatan dan pelaporan sebagai sarana menciptakan informasi yang berkualitas / baik.
b. Ada 6 aturan kualitas data yang baik :
1) Data yang tidak terpakai jangan dibiarkan terlalu lama (dibuang saja).
2) Data yang berkualitas pada sisfo berfungsi untuk digunakan, tidak untuk koleksi atau dikumpulkan.
3) Kualitas data sangat tergantung pada ketepatan pada saat memasukka data (baik buruknya data tergantung ada data yang dicatat).
4) Masalah kualitas data berkembang seiring dengan umur sistem jadi harus selalu di perbaharui.
5) Kurang beberapa atribut/elemen data berarti akan mengubah hasil akhirnya.
6) Peraturan tentang kualitas data juga ditetapkan pada data dan data yang berisikan data.
8. Faktor – faktor yang mempengaruhi kelengkapan :
Suatu sistem terdiri dari beberapa komponen yang mempunyai peranan penting dalam mencapai tujuan tertentu khusunya pelayanan kesehatan, Komponen tersebut terdiri dari :
1) Man (manusia)
Merupakan faktor terpenting dari pelaksanaan suatu sistem untuk mencapai pelayanan kesehatan optimal.
2) Matherial (bahan)
Adalah suatu produk atau fasilatas yang digunakan untuk mununjang tujuan dalam pelaksanaan sitem pelayanan kesehatan yang ada di Puskesmas.
3) Machines (peralatan)
Adalah alat yang digunakan manusia untuk mengerjakan suata pekerjaan agar lebih cepat, efesien dan sebagai penunjang pelayanan kesehatan di Puskesmas.
4) Methodes (metode)
Metode yang tepat akan banyak membantu, tugas – tugas seseorang akan lebih cepat dan ringan didalam pelaksanaan pelayanan kesehatan di Puskesmas.
5) Money (uang/dana)
Dana juga sangat penting peranannya untuk mencapai pelaksanaan suatu sistem di Puskesmas agar pelayanan kesehatan di Puskesmas dapat berjalan dengan cepat sesuai dengan kebetuhan seorang pasien.
F. SIMPUS Online
Simpus, pada prinsipnya adalah alat bantu untuk mengolah data yang ada di puskesmas. Pada tahap awal yang telah saya kembangkan adalah Simpus untuk kunjungan rawat jalan. Secara umum alur data di semua puskesmas hampirsama (atau pasti sama), kecuali untuk beberapa proses administrasi yang pasti antar satu daerah berbeda dengan daerah yang lain. Ada beberapa daerah membutuhkan karcis untuk mengecek jumlah kunjungan, sementara daerah lain cukup dengan laporan rekapitulasi kunjungan.
Secara umum, alur pelayanan data – data informasi di SP3 dan SIMPUS (sebagai target data Simpus) di puskesmas adalah sebagai berikut :
1. Data didapatkan dari loket pendaftaran setelah itu data diInput kedalam Komputer
2. Dokumen RM dikirim kr Unit BP Umum, BP Gigi, KIA dan Obat
3. Setelah itu dokumen dikembalikan ke loket pendaftaran untuk di Assembling
4. Setelah itu data – data yang sudah di Assembling diserahkan kepetugas
SIMPUS untuk di masukkan ke dalam SIMPUS
H. Laporan yang dihasilkan
1. LB1 berisi tentang 10 besar penyakit.
2. LB2 berisi tentang laporan data kelahiran dan kematian Kelahiran
a) Nama b) Jenis kelamin c) Tanggal lahir d) RT/RW e) Ayah f) Ibu Kematian: a) Nama b) Jenis kelamin c) Tanggal meninggal d) Umur e) Alamat f) Sebab meninggal 3. Laporan tahunan a) Data sasaran
b) Data Peran Serta Masyarakat (PSM)
I. Kerangka Teori
Gambaran 2.1 Kerangka Teori PUSKESMAS
KEGIATAN
WAJIB
1. Kesehatan ibu dan anak 2. Keluarga berencana
3. Perawatan dan pelaporan 4. Pelaporan dan pencatatan
SIMPUS /Komputerisasi INPUT : 1. Informasi pasien 2. Catatan medik 3. Registrasi pasien 4. Morbiditas dan Mortalitas 5. Pelayanan KB khusus 6. Obat 7. Laporan data Umum 8. LPLPO 9. Peta penyakit 10. Laporan kunjungan pasien 11. Laporan kematian 12. Laporan KB 13. Laporan Lab 14. Laporan Khusus PROSES :
Data di rekap pada komputer pada masing – masing bagian data dengan komputerisasi atau SP3 OUTPUT : 1. LB 1= Data kesakitan 2. LB 2= Data obat/LPLPO 3. LB 3= KIA 4. LB 4= kegiatan Puskesmas 5. Laporan bulanan 6. Laporan triwulan puskesmas SP3 Petugas 1. Petugas pendaftaran/SIMPUS 2. Kepala TU
J. Kerangka Konsep
Gambar 2.2 Kerangka Konsep
SIMPUS /Komputerisasi INPUT : 1. Informasi pasien 2. Catatan medik 3. Registrasi pasien 4. Morbiditas dan Mortalitas 5. Pelayanan KB khusus 6. Obat 7. Laporan data Umum 8. LPLPO 9. Peta penyakit 10. Laporan kunjungan pasien 11. Laporan kematian 12. Laporan KB 13. Laporan Lab 14. Laporan Khusus PROSES :
Setelah itu data di rekap pada komputer pada masing – masing bagian
data dengan komputerisasi atau SP3 OUTPUT : 1. LB 1= Data kesakitan 2. LB 2= Data obat/LPLPO 3. LB 3= KIA 4. LB 4= kegiatan Puskesmas 5. Laporan bulanan 6. Laporan triwulan puskesmas SP3 Petugas 1. Petugas pendaftaran/ SIMPUS 2. Kepala TU
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan peneliti bersifat deskriptif yaitu menjelaskan kondisi sebenarnya yang diteliti. Sedangkan metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode observasi dan wawancara. Pendekatan yang digunakan secara cross sectional yaitu data yang diperoleh pada saat penelitian dilakukan.
B. Variabel Penelitian
1. Jenis Data dalam SIMPUS
2. Pihak yang terkait dengan pemanfaatan SIMPUS
3. Alur pencatatan data SIMPUS ditinjau dari Input, Proses dan Output 4. Kendala dalam penerapan SIMPUS
C. Identifikasi Variabel
No. Variabel Penelitian Definisi Operasional
1.
Jenis Data dalam SIMPUS
Data – data yang digunakan di Puskesmas Karangmalang Semarang sesuai dengan hasil observasi pada SIMPUS di Puskesmas Karangmalang Semarang.
2.
Pihak yang terkait dengan pemanfaatan SIMPUS
Petugas Puskesmas Karangmalang
Semarang yang memanfaatkan SIMPUS yaitu, Petugas pendaftaraan, koordinator SP3, koordinator SIK dan SIMPUS.
3.
Alur pencatatan data SIMPUS ditinjau dari Input, Proses dan Output
Langkah – langkah kegiatan pencatatan data mulai dari Pendaftaran sampai Pelaporan SIMPUS berdasarkan hasil wawancara.
4.
Kendala dalam penerapan SIMPUS
Permasalahan yang dihadapi dalam
penerapan SIMPUS berdasarkan wawancara dengan petugas.
D. Objek dan Subjek 1. Objek
Objek penelitian ini adalah penerapan SIMPUS di Puskesmas Karang Malang Semarang.
2. Subjek
Subjek penelitian yaitu petugas sistem pencatatan dan pelaporan meliputi Petugas pendaftaran SIMPUS dan kepala TU di Puskesmas Karang Malang Semarang.
E. Instrument Penelitian 1. Pedoman Wawancara
Yaitu penelitian dengan cara tanya jawab secara langsung (tatap muka) dengan petugas rekam medis, data yang diperoleh akan digunakan untuk mengetahui penerapan SIMPUS dan tanya jawab dengan Petugas SIMPUS tentang informasi apa yang dihasilkan dari SIMPUS.
2. Pedoman Observasi
Yaitu instrumennya mengamati secara langsung kegiatan pencatatan dan pendataan pada SIMPUS dibagian pendaftaran.
F. Pengumpulan Data
Metode penelitian metode pengumpulan data dengan observasi yaitu penelitian dengan melakukan pengamatan obyektif sistem pencatatan dan pelaporan dan melihat secara langsung tentang, kebijakan apa yang digunakan, siapa saja petugas yang terkait, catatan dan laporan apa yang digunakan dan keputusan apa yang telah dibuat oleh pelaku sistem pencatatan dan pendataan, sumber datanya adalah :
1. Data primer
Data yang diperoleh pada saat penelitian dilakukan dengan mengobservasi SIMPUS.
2. Data sekunder
Data yang diperoleh berdasarkan wawancara kepada URM dan staf yang terlibat didalam sistem pencatatan dan pelaporan.
G. Pengolahan Data 1. Editing
Meneliti kembali penerapan SIMPUS. 2. Klasifikasi
Mengelompok data-data yang telah terkumpul, yaitu data yang tercantum dalam SIMPUS.
H. Analisis Data
Menganalisis data dengan menguraikan secara deskriptif untuk mengetahui gambaran SIMPUS di Puskesmas Karangmalang Semarang.
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Puskesmas 1. Sejarah Puskesmas
a. Batas Wilayah
Puskesmas Karangmalang Semarang merupakan pusat pelayanan kesehatan dasar, yang berada di wilayah Kecamatan Mijen, Puskesmas Karangmalang merupakan Puskesmas Rawat inap untuk umum dan bersalin serta pelayanan 24 jam. Ditinjaukan dari letaknya Puskesmas Karangmalang cukup strategis, dengan luas wilayah 1.033.871 km², yang meliputi empat desa binaan yaitu:
1) Kelurahan Karangmalang 2) Kelurahan Bubakan 3) Kelurahan Polaman
4) Kelurahan Purwosari, dengan batas – batas wilayahnya antara lain adalah:
a) Sebelah Utara : Kelurahan Jatibarang Kec. Mijen b) Sebelah Selatan : Kecamatan Boja Kab. Kendal c) Sebelah Timur : Kecamatan Boja Kab. Kendal d) Sebelah Barat : Kelurahan Tambangan Kec. Mijen
b. Wilayah kerja
Wilayah kerja puskesmas karangmalang yaitu 4 kelurahan, 14 RW, 52 RT.Kelurahan yang menjadi desa binaan puskesmas karangmalang yaitu:
1) Kelurahan Karangmalang 2) Kelurahan Polaman 3) Kelurahan Purwosari 4) Kelurahan Bubakan 2. Visi, Misi dan Tata Nilai
a. VISI
Terwujudnya Masyarakat Kota Semarang yang Mandiri untuk Hidup Sehat
b. MISI
1) Meningkatkan pelayanan kesehatan yang berkualitas
2) Memperdayakan masyarakat untuk memiliki kemauan dan kemampuan hidup sehat
c. TATA NILAI
Dalam mewujudkan visi dan misi tersebut, terdapat 7 nilai dasar yang dijadikan pedoman Puskesmas Karangmalang Semarang adalah: 1) DISIPLIN 2) JUJUR 3) TANGGUNG JAWAB 4) KERJA SAMA 5) ADIL
6) PEDULI 7) VISIONER
Semua nilai dasar tersebut dapat disingkat menjadi SI JUANG JADI LION
3. Sumber daya ketenangan
a. Dokter umum : 2 orang b. Dokter gigi : 1 orang
c. SKM : 0 orang
d. Perawat : 5 orang
e. Perawat gigi : 1 orang
f. Bidan : 4 orang
g. Sanitarian : 1 orang
h. Ka. TU : 1 orang
i. Penyuluh Kesh : 1 orang j. Nutrision/gizi : 1 orang k. Petugas lab : 1 orang l. Petugas apotek : 1 orang
m. Staf : 3 orang
n. Petugas loket : 1 orang 4. Sarana pelayanan kesehatan di dalam gedung
Puskesmas Karangmalang memiliki pelayanan dalam gedung yang sudah memadahi, yaitu :
a. Poli umum (BP umum) b. Poli gigi (BP gigi) c. Poli KIA
d. Kamar obat
e. Konseling gizi dan sanitasi f. Promkes
g. IGD
h. Rawat Inap i. Rawat Jalan
5. Sarana pelayanan kesehatan di luar gedung a. Kelurahan siaga : 4 kelurahan b. Bidan kelurahan siaga : 4 orang
c. Kelurahan percontohan : 1 kelurahan kel. Polaman d. Posyandu balita : 20 buah
e. Posyandu lansia : 4 buah f. Pos Obat Desa : 0 buah g. Upaya Kesh Kerja : 6 buah 6. Program kegiatan
a. Program wajib
1) Promosi kesehatan
2) Kesehatan Ibu dan Anak (KIA) / Keluarga Berencana (KB) 3) Pengobatan
4) Kesehatan Lingkungan 5) Upaya perbaikan gizi
6) Pencegahan dan pemberantasan penyakit menular b. Laboratorium
c. Program pengembangan Rawat inap dan rawat bersalin
a) Upaya kesehatan usila b) Kesehatan OR
c) Kesehatan gigi dan mulut d) Perkesmas e) UKK f) PTM g) Kesehatan mitra h) Praktek mahasiswa i) Kesehatan mata 7. Program inovatif a. Pap smear b. EKG B. Hasil Pengamatan
Berdasarkan hasil pengamatan SIMPUS di Puskesmas Karangmalang Semarang Tahun 2012 – 2013 di dapatkan data sebagai berikut:
1. SIMPUS
Sistem Informasi Manajemen Puskesmas atau sering disebut dengan “SIMPUS” merupakan suatu aplikasi manajemen puskesmas yang dimana fungsi utamanya adalah mengelola semua data pasien, serta laporan lainnya yang sebagaimana dibutuhkan didalam manajemen puskesmas.
Sistem informasi manajemen puskesmas yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas manajemen puskesmas secara lebih berhasil guna dan berdaya guna. Puskesmas Karangmalang
Semarang sudah memiliki SIMPUS komputerisasi, akan tetapi belum memanfatkan SIMPUS tersebut dengan baik. Puskesmas Karangmalang hanya memanfaatkan komputer, tetapi belum menintegrasikan sistem komputerisasi dengan baik. Komputer yang aktif hanya di bagian loket pendaftaran dan bagian obat saja. Sedangkan di unit lain harus mendata secara manual dulu lalu di inputkan ke SP3.
Di Puskesmas Karangmalang dalam pengiriman laporan ke DKK masih tergolong manual, belum ada koneksi jaringan langsung yang terhubung dari DKK ke Puskesmas Karangmalang. Puskesmas Karangmalang masih mencetak hasil pencatatan dan pelaporannya atau datang dan mengisi data tersebut ke DKK.
2. Pihak yang terkait dalam pemanfaatan SIMPUS
Petugas SIMPUS yang terkait di Puskesmas Karangmalang Semarang yaitu :
a. Petugas Pendaftaran selain bertugas mendaftar pasien yang hendak berobat di Puskesmas, petugas juga harus mengambil dokumen Rekam Medis pasien di Filling kemudian petugas mengantarkan dokumen tersebut ke poli yang dituju setelah itu petugas meneliti dan merekap Dokumen serta menginput data tersebut ke komputer.
b. Bidan yang ada di Puskesmas selain bertugas melayani Ibu, Balita dan Keluarga Berencana (KB), juga harus bertugas melakukan Program Lansia,SDIDTK,PAUD dan SP3 Online
c. Perawat yang ada di Puskesmas selain melayani pasien, juga harus melakukan tugas SIK, SIMPUS dan PTM
3. Tinjauan tentang alur pencatatan data SIMPUS
Alur pencatatan data SIMPUS di Puskesmas Karangmalang Semarang dilakukan dari Unit Pendaftaran dengan cara memasukkan data pasien seprti Nama Pasien, Alamat, Jenis kelamin dan ditanyakan hendak berobat ke Polimana, setelah itu pasien dipersilahkan menunggu di Poli yang dituju, petugas pendaftaran mengantarkan dokumen pasien ke Poli, setalah itu dokumen kembali lagi kebagian pendaftaran dan di Assembling oleh petugas pendaftaran setelah itu diInput kedalam Komputer, setelah itu dokumen tersebut dimasukkan kedalam rak penyimpanan dokumen. 4. Kendala
Sarana dan prasana di Puskesmas Karangmalang Semarang sudah menggunakan Komputer akan tetapi komputer yang ada hanya disatu Unit yaitu dibagian pendaftaran saja.Petugas yangmembuatlaporan dari BP umum, BP gigi, KIA dan Obat tidak langsung menginput laporan ke dalam komputer dan langsung mengirimkan ke DKK akan tetapi petugas menumpuk semua laporan dibagian pendaftaran, yang seharusnya laporan tersebut harus di kirimkan ke DKK selambat – lambatnya pada tanggal 10 setiap bulannya, dibagian SIMPUS di Puskesmas. Untuk menginput data pasiendilakukan oleh petugas bagian pendaftaran, perawat dan bidan.Dan petugas harus bergantian menggunakan Komputer yang
disediakan di satu unit di bagian Pendaftaran. Sehingga mengakibatkan keterlambatan pelaporan ke DKK.
Kendalanya adalah petugas harus mengelola semua data pasien mulai dari pendaftaran, registrasi, pemeriksaan (Diagnosis) serta pengobatan pasien tersebut, kemudian data-data yang sudah diinputkan didalam komputer yang nantinya akan dikategorikan sesuai dengan parameter untuk kebutuhan laporan seperti laporan kunjungan harian, cara pembayaran, jenis penyakit serta laporan lainnya yang sebagaimana dibutuhkan didalam manajemen puskesmas.
Petugas SIMPUS di Puskesmas Karangmalang Semarang masih mencetak laporan dan mengirimkan sendiri ke Dinas Kesehatan Kota Semarang dikarenakan belum memanfaatkan SIMPUS secara efektif dan tidak adanya sistem jaringan internet yang terhubung dari Puskesmas ke DKK. Di Puskesmas Karangmalang Semarang sudah memakai modem untuk mengirimkan laporan secara Online, akan tetapi modem tersebut juga sering mengalami masalah sehingga pengiriman masih menggunakan satu komputer dan terkadang komputer yang ada sering bergantian dengan petugas lain yang ada di Puskesmas Karangmalang Semarang. Sehingga petugas dalam pengiriman laporan harus mengirimkan print out secara langsung datang ke DKK, sehingga sering mengalami keterlambatan dalam pelaporan ke Dinas Kesehatan Kota Semarang. Kendala lain yang mengakibatkan
keterlambatan pengiriman laporan ke DKK dikarenakan jarak antara puskesmas dengan DKK terlalu jauh.
5. Jenis Data dalam SIMPUS a. Laporan data umum b. LPLPO
c. LB1/Tren/PMPTM d. Peta Penyakit e. Cakupan pasien f. Lap. Kunjungan pasien g. Laporan kematian h. Laporan KB i. Laporan Lab j. Laporan Khusus
k. Data yang ada dibagian pendaftaran di antaranya adalah: 1) Nama
2) Tanggal lahir 3) Umur
4) Jenis Kelamin 5) Alamat
6) Nama kepala keluarga 7) Alamat kepala keluarga 8) Pekerjaan
l. Poli dan Unit yang terdapat di Puskesmas Karangmalang Semarang di antaranya adalah:
1) Poli Umum 2) Poli Gigi 3) UGD 4) Rawat Inap 5) Rawat Jalan 6) KIA 7) Obat C. Pembahasan 1. Jenis Data
Berdasarkan teori jenis data adalah Data – data yang digunakan di Puskesmas Karangmalang Semarang dalam SP3 dengan penerapan SIMPUS dan fakta kasar atau gambaran yang dikumpulkan dari keadaan tertentu dan bahan keterangan tentang kejadian – kejadian yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak diacak sehingga menunjukkan jumlah atau tindakan – tindakan. Data diolah sehingga dapat menghasilkan suatu informasi. Berdasarkan pengamatan di Puskesmas Karangmalang semarang jenis data yang di dapatkan sudah sesuai,data diperoleh dari BP umum, BP gigi, KIA dan Obat, data yang terdapat d Puskesmas Karang Malang Semarang antara lain adalah sebagai berikut :
a. Laporan data umum
1) Jumlah kunjungan Rawat JAlan 2) Jumlah Kunjungan Rawat Inap
3) Kegiatan perawatan kesehatan masyarakat 4) Pelayanan medik dasar kesehatan Gigi 5) Pelayanan laboratorium b. LPLPO/Obat 1) Nama obat 2) Persedian 3) Kemasan 4) Penerima obat 5) dll c. LB1/Tren/PM/PTM 1) Kasus lama 2) Kasus baru d. Peta Penyakit
Peta penyebaran Penyakit di wilayah karang malang Semarang e. Cakupan pasien
f. Lap. Kunjungan pasien 1) Nama
2) Alamat 3) Umur
4) Jenis kelamin
g. Laporan kematian h. Laporan KB i. Laporan Lab
1) Jumlah kunjungan 2) Pemeriksaan hemoglobin
3) Pemeriksaan darah trombosit tersangka DBD 4) Pemeriksaan darah malaria
5) Pemeriksaan test kematian 6) Pemeriksaan sputum TB
7) Pemeriksaan urine protein pada ibu hamal 8) Pemeriksaan urine lain
9) Pemeriksaan darah lain 10) Pemeriksaan tinja j. Laporan Khusus k. Laporan harian
Berisi tentang laporan yang dilakukan setiap hari l. Laporan bulanan
Berisi tentang laporan yang dilakukan 1 bulansekali dalam 1 tahun
m. Laporan triwulan
2. SIMPUS
Berdasarkan hasil observasi di Puskesmas Karangmalang Semarang, jenis data dalam SIMPUS yang terdapat di Puskesmas data – data yang digunakan sudah sesuai, dan pihak yang terkait dengan pemanfaatan SIMPUS adalah petugas pendaftaran, koordinator SP3 dan SIMPUS.
Untuk alur pencatatan data SIMPUS di Puskesmas dilakukan dengan kegiatan langkah – langkah pencatatan data mulai dari kegiatan pendaftaran sampai dengan pelaporan SIMPUS, dan berdasarkan wawancara kepada petugas SIMPUS dalam penerapan SIMPUS ada permasalahan yang dihadapkan dalam penerapan SIMPUS.
3. Petugas
Berdasarkan teori adalah petugas yang terkait sebaiknya harus sesuai dengan tugasnya. Berdasarkan penelitian, kepada Petugas di Puskesmas petugas smemiliki pekerjaan ganda yang membuat pekerjaan semakin menumpuk yang mengakibatkan keterlambatan pelaporan ke DKK.
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan dari hasil penelitian dan pembahasan maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
a. Jenis data dan informasi yang didapatkan di Puskesmas Karangmalang semarang sudah sesuai dengan yang ada diteori. b. Petugas yang terkait dengan pemanfatan SIMPUS tidak sesuai
dengan bidangnya dan petugas juga memiliki pekerjaan ganda yang membuat pekerjaan menumpuk, hal itu yang mengakibatkan keterlambatan pelaporan ke DKK.
c. Alur pencatatan SIMPUS dilakukan Data didapatkan dari loket pendaftaran setelah itu data diInput kedalam Komputer, Dokumen RM dikirim ke unit BP Umum, BP Gigi, KIA dan Obat, setelah itu dokumen dikembalikan ke loket pendaftaran untuk di Assembling, setelah itu data – data yang sudah di Assembling diserahkan kepetugas SIMPUS untuk dimasukkan ke dalam SIMPUS, setelah itu data di berikan kepetugas SP3 untuk menjadi laporan.
d. Kendala yang mengakibatkan keterlambatan dalam proses pelaporan dikarenakan pengiriman laporan di Puskesmas Karangmalang Semarang masih mencetak laporan dan mengirimkan sendiri keDKK, dikarenakan belum memanfaatkan SIMPUS secara efektif sehingga
sering mengalami keterlambatan dalam pelaporan ke DKK Semarang.
B. Saran
1. Bagi Petugas yang terkait sebaiknya harus sesuai dengan tugasnya, agar efektif dan tidak membuat pekerjaan semakin menumpuk yang mengakibatkan keterlambatan pelaporan ke DKK.
2. Bagi Puskesmas sebaiknya melengkapi fasilitas yang ada seperti Komputer sehingga pemanfaatan SIMPUS lebih optimal.
3. Untuk mendukung pelayanan petugas, sebaiknya dibuat deskripsi pekerjaan yang jelas yang disahkan oleh Kepala Puskesmas.
