Data Secara luas didefinisikan sebagai
komponen yang saling berkaitan, meliputi :
Data Models, memberikan struktur data:
File Orientation
Data-base Orientation
Tindakan atas data merupakan proses
konversi input menjadi output
Rangkaian terkait tugas yang harus
Menciptakan catatan dan penyimpanannya.
(Record & Repository, Creation)
Memelihara catatan melalui aktivitas seperti
menambahkan catatan baru atau update data. (Repository Maintenance through
additions and updates)
Mendapatkan/menampilkan data yang sudah
disimpan (Data Retrieval)
Melakukan pengarsipan dan penghapusan
Entity adalah suatu object, person, atau event dimana
perusahaan mengumpulkan dan menyimpan data
Characteristics dari Entities merupakan Attributes
Masing-masing attribute didalam system disebut Data Element
Biasanya terdapat hubungan one-to-one antara attributes dan data
elements
Secara luas attribute memiliki beberapa spesifik attributes dan seluruhnya termasuk data elements, seperti alamat yang terdiri atas:
Street Address City
Field Length, adalah jml/banyaknya
posisi tertentu yang dibutuhkan utk menyimpan suatu elemen data.
Besarnya ditentukan oleh jml karakter yang dinginkan dan value field yang sesuai dengan atribut yang akan diisi.
Data Type, adalah tipe elemen data
File
Record
Data Element
Data base
Data-sets (or
Tables)
Record
Data Element
Data Models
Files
Data
-bases
Pengelolaan dan penyimpanan data terkomputerisasi membutuhkan prosedur
formal yang harus diikuti. Sistem berorientasi file adalah aplikasi yang hanya dapat
dioperasikan untuk menggunakan suatu data tertentu saja.
Setiap recorded attribute dari suatu entity
merupakan suatu data element
Field Length: Merupakan banyaknya atribut
Sistem berorientasi pada data base
adalah sistem atau aplikasi yang
Data Type:
Character
Numeric
Date
Raw
Data Value, adalah data yang disimpan
Field 1 Field 2 Field 3
Field 1 Field 2 Field 3
Field 1 Field 2 Field 3
Records
{
1. Master Files, memuat catatan mengenai entity
tertentu (orang, tempat, atau benda) seperti pelanggan, kantor dan produk.
2. Transaction Files, memuat catatan mengenai
peristiwa-peristiwa yang sedang diproses, seperti penjualan atau penerimaan barang.
3. History Files, memuat catatan mengenai
transaksi yang telah selesai, misal penjualan yg telah terjadi
4. Reference Files, memuat catatan atau tabel utk
Master files: Berisi data (catatan)
permanent tentang entities (people, places, and things). Contoh MF dalam Akuntansi:
General and Subsidiary ledgers
General ledger master file
Customer/Accounts Receivable master file
Vendor/Accounts Payable master file
Inventory master file
Employee/Payroll master file
Open WIP master file
Transaction files: Berisi catatan-catatan
berkaitan dengan events (peristiwa) yang
diproses, seperti sales, receipts of goods, dll.
Transaction files termasuk transaction data
rinci. Transaksi file berisi general atau special journals dalam sistem manual
Secara periodik, data transaksi diposting
Accounting terkait transaction files adalah:
General/Special journal file (General ledger) Sales/Cash receipts file (Accounts receivable) Receiving/Purchases file, Cash disbursements
file (Inventory, Accounts payable)
Inventory issuance file/shipment file/sales file/
adjustments file (Inventory)
Reference files: Berisi tabel atau daftar data yg
dibutuhkan utk membuat perhitungan atau utk
memeriksa akurasi data input . Contoh; tabel harga product , daftar pelanggan, dll.
History files: disebut pula archive berisi catatan
berkaitan semua transaksi yang telah diselesaikan seperti transaksi penjualan sebelumnya
Open files: merupakan transaksi yang belum
Report files: dihasilkan dari catatan dalam
master atau transaction files. contoh, Laporan Umur piutang yang dihasilkan
secara periodik merupakan bersumber dari master file Accounts Receivable.
Backup file: merupakan suatu copy dari file
saat ini dari file yang ada.
Suspense file: kumpulan catatan dari file
yang rusak (erroneous atau questionable
Record keys: elemen data dalam catatan
yang berfungsi sebgai sort keys. Contoh, customer-account number
Two types record keys yg sering digunakan
dalam master dan transaction file yaitu
primary key dan secondary keys
Primary key (disebut juga record key) berisi
atribut yang unik (uniquely) mengidentifikasi suatu specific record. contoh, customer number
Secondary key atribut selain dari primary key
Flags merupakan simbol atau karakter
yang digunakan untuk tujuan
2 cara yang digunakan utk
menggambarkan sistem informasi
khususnya data (File structure) dalam
suatu sistem:
1. “logical view” file structures,
berkaitan dengan cara pandang
pemakai terhadap sistem informasi.
2. “physical view” file structures,
Siapa usernya
Tujuan penggunaannya
Pengorganisasiannya dan aksesnya
Lama file disimpan
Dll
Ditentukan oleh “record Layout”, yang
menunjukkan masing-masing field dalam membentuk record dan
Lebih efisien digunakan pada
pengolahan data yang masih terbatas jumlahnya.
Masing-masing user menyimpan file
sendiri sehingga keamanan ada ditangan user.
Sederhana dan mudah
Dalam data base system, data dapat
digunakan secara bersama-sama
(sharing), satu sumber untuk semua user dan aplikasi.
Fokus pada data sebagai
Tempat penyimpanan data dirancang
Elemen data yang berhubungan
dikelompokkan ke dalam suatu data base yang merepresentasikan entitas.
Contoh seorang konsultan adalah entitas,
elemen datanya meliputi; nama, alamat, no telp, tgl lahir, jumlah pegawai.
Conceptual data model, berarti
Pemahaman terhadap model data
konseptual melalui 2 dokumentasi:
1. data dictionary
Berfungsi sebagai referensi atau
Repository
Berisi fakta suatu elemen data yang
ER diagram merupakan teknik
dokumentasi utk merepresentasikan
hubungan diantara entitas dalam suatu sistem.
REA adalah salah satu model dalam
Sales-person Car
Customer Order
Vendor Inventory
Assigned
Places
Supply
Entity Relationship Entity
1
M
M M
1
1
34
Inventory Line items Sales Party to Sales
person
Pays for
Cash Collections
Increases
Cash
Made to
Customer
Cashier
Received from Received
Arus Economic Events dalam
GL (Pemrosesan transaksi)
Penjelasan tahapan dalam Gambar:
1. Bandingkan saldo AR dalam balance sheet dengan master file saldo akun control AR .
2. Rekonsiliasikan AR
pengendali dengan total akun AR subsidiary .
3. Pilih sample jurnal yg update AR subsidiary ledger dan trace transaksi ini dalam sales journal (archive file).
4. Dari jurnal ini, identifikasi sumber documen yangdapat ditarik dari file dan lakukan verifikasi, konfirmasi sumber dok ini dengan pelanggannya.
Source
Document Journal GeneralLedger
Financial Statements
Financial
Statements GeneralLedger Journal SourceDocument
Audit Trail
Akuntan harus mampu tracing kedua arah.
Digunakan untuk mengikhtisarkan banyak kata (narasi) dari
suatu aktivitas dalam sistem pendokumentasian.
1. System Flowchart, menggambarkan hubungan diantara
proses, menggambarkan sistem secara keseluruhan, atau
suatu bagian sistem yg luas. Misal Sistem upah secara manual.
2. Program Flowchart,menggambarkan setiap proses tahapan
logis dalam program komputer, atau yang dilakukan oleh komp
3. Document Flowchart, menekankan arus dokumen yang
diproses dari suatu aktivitas dalam sistem, prosedur atau transaksi.
4. Data Flow Diagram, menggambarkan urutan aktivitas dalam
Suatu data-flow diagram
menunjukkan arus fisik dan
logika dari data melalui sistem pemrosesan transaksi
Physical devices dari data yg
ditranformasikan tidak digunakan dalam diagram logika
Merepresentasikan sumber data external
atau destinasi data .
mengindikasi entity atau suatu proses yg
mengubah atau mentransformasi data
Representasikan suatu penyimpanan
atau repository data
Symbol pada Flowcharts
Terminal menunjukkan sumber atau destinasi dari dokumen Dan laporan
Dok sumber atau laporan
penangananManual
File utk menyimpan dok sumber Dan laporan
Catatan akuntansi (journals, registers, ledgers)
total yang dihitung (menghitung)
connector antar halaman
connector halaman penutup
Diskripsi proses atau komentar
Systems Flowchart
Remittance
Advices Online Terminal
Update AR AR
Master File
Sales Order 4 Customer
Order
Sales Department Credit Department Warehouse Shipping Department
Document Flowchart
Customer
Customer Order
Prepare Sales
Order #1
N
Sales Order #1
Checks
Credit Credit Records
Signed Sales Order #1
Signed Sales Order #1
Distribute SO and
File
N
Customer OrderSigned Sales
Order #1
Sales Order 4
Data Flow Diagram
Timekeeping ProcessPayroll Data
Employees
Payroll Data
Payroll Data Paychecks
Payroll
Data Payroll Details
Customer
Process bubble
}Boundary (border between a system and its environment)
Relevant Environment comprised of External Entities
Customer ClerkSales Blue sales book
Cash Order & register tape
Verified
register tape Deposit slip & cash
Sales
information
Form 66W
1. Bubbles are labeled with nouns
Sales Journal
Cash & Tape
Payment Receipts &
receipts summary
Sales record
Verified receipts summary
Sales data
Verified receipts
Deposit
1) Bubbles are labeled with verbs that describe the activity taking place
Soal_1. Identifikasi: Primary key, dan
list 2 secondary key, tipenya, dan contoh data values:
a. GL e. Cash receipt
b. A/R f. Purchase orders
Soal_2. Buatlah document flow chart
perusahaan pengecer (grosir) untuk sistem pembayaran hutang, dan
Transaksi perush adalah penggerak krn
sebagai input untuk diproses dalam suatu sistem.
Untuk menjadi input sistem, transaksi
hrs direkam kedalam dokumen perusahaan
Dokumen dapat berbentuk hardcopy
Dokumen yang terdapat dalam perusahaan
dapat berasal: -internal
-eksternal
Formulir internal digunakan dalam sistem
informasi akuntansi.
Formulir eksternal digunakan sebagai
Dasar kegiatan untuk memulai (start),
mencatat, atau menyelesaikan transaksi.
Mengurangi kesalahan dalam pencatatan
Mengirim data dari satu pihak kepihak
lainnya
Merekam transaksi atau meminta
dilakukannya suatu kegiatan.
Alat tanggung jawab, melibatkan pihak yg
Faktur (invoice), alat perekam
transaksi.
Permintaan pembelian (purchase
requisition), adalah alat yang digunakan untuk meminta
Minimalisasi form asli.
Menggunakan lembar duplikat (tembusan)
Sederhana dan ringkas.
Desain formulir memudahkan pencatatan
Terkandung unsur internal check
Dapat dimanfaatkan utk kepentingan
statistik
Memudahkan proses audit eksternal (audit
Jumah pihak yang membutuhkan formulir
dokumen, jml pihak menentukan jml form. Pihak yg terlibat menggunakan sbg alat
pengambilan keputusan dan utk suatu tindakan tertentu
Jenis formulr lain yg memiliki muatan yang
hampir sama contoh, faktur dapat digunakan sebagai surat pengantar barang, slip
Cara pengerjaan, manual atau
komputer
Cara penyimpanan, form hardcopy
yang disimpan dalam suatu tempat penyimpanan mis ordner haruslah
Form yg ditujukan ke pihak luar hrs
diberi nama perusahaan (logo) serta alamat dll
Judul formulir harus jelas, agar
penggunaanya mudah dipahami
Sebaiknya memiliki nomor petunjuk, tgl.
Jika memiliki tembusan sebaiknya
Flowchart adalah suatu diagram simbol
yg menampilkan arus data dan
dokumen dan rangkaian kegiatan dari tahapan operasional dalam suatu
Basic symbol (simbol dasar)
Specialized input/output sybol (simbol
input-output tertentu
Specialized process symbol (simbol
proses tertentu)
Terdiri dari:
1. simbol input/output
2. simbol proses
3.simbol garis arus
Input/output
Simbol proses
Simbol garis arus
Symbols Input/Output
Manual Input
Keying Operation
Display
Punch Card
Can also be output. These are rarely used nowadays.
Document
Also output as reports
General Purpose Input-Output
System Flowcharting
Symbols Processing
Manual Operation
Processing
Collate Sorting
Auxiliary Operation
Also known as off-line process
