Buku Panduan GDMS untuk Vendor. Buku Panduan GDMS untuk Vendor

(1)

Buku Panduan GDMS untuk Vendor

2017

MAP Team

Menara ERA, Lt. 8-02

Jl. Senen Raya No. 135-137

Jakarta Pusat

T. 021 - 350 0440

F. 021 - 350 9967

20 February 2017

Versi 2.0

(2)

Buku Panduan GDMS untuk Vendor

2 Daftar Isi:

Daftar Isi: ... 2

Sekilas Mengenai GDMS ... 3

Cara Masuk kedalam Sistem GDMS ... 3

Membuat PDN untuk Complete Delivery dan Partial Item Delivery ... 5

Keterangan mengenai kolom yang harus diisi ... 7

Pada Lembar Utama... 7

Primary Email dan Additional Email: ... 7

Forwarder Information: ... 7

Vendor’s Note ... 8

Delivery Options ... 8

Pada Line Items ... 9

Pada Supporting Documents ... 9

Membuat PDN untuk Partial Quantity Delivery ... 10

Cara Mengupload Dokumen ... 13

Cara melakukan konfirmasi atau reschedule tanggal pengiriman barang ... 15

Melihat Rejection Letter ... 17

(3)

Buku Panduan GDMS untuk Vendor

3 Sekilas Mengenai GDMS

Goods Delivery Monitoring System atau disingkat GDMS wajib digunakan oleh Vendor untuk

menyiapkan semua prasyarat yang diperlukan -- terutama dokumen dokumen pendukung -- sebelum melakukan pengiriman barang. Dengan menggunakan GDMS, maka diharapkan proses pengiriman barangnya menjadi cepat, teratur dan lancar tak terkendala.

Sistem ini menggantikan sistem Pre Delivery Notification yang sebelumnya diterapkan secara manual.

Cara Masuk kedalam Sistem GDMS

Sebelum mulai menggunakan Goods Delivery Monitoring System (GDMS) ini, Anda harus masuk

melalui

http://scm.phe-wmo.com/GDMS/Home/Vendor dan selanjutnya mengisi Vendor No.

dan PO No. yang sesuai dengan yang tertera pada PO tercetak yang anda telah terima. Jangan

lupa masukkan code captcha sesuai dengan tampilannya.

Terhitung sejak 22 Juni 2015, ada beberapa perubahan pada sistem GDMS yang berdampak kepada cara Vendor masuk kedalam Sistem GDMS:

 Jika Anda adalah Vendor yang telah terdaftar sebelum tgl 22 Juni

2015, maka Anda akan mendapatkan Nomor Vendor baru (akan tertera pada PO yang anda terima setelah 22 Juni 2015), sehingga Anda akan

memiliki 2 Nomor Vendor: baru (6-digit) dan lama (7 digit).

 Untuk masuk kedalam sistem GDMS, Anda boleh menggunakan Nomor

Vendor lama maupun Nomor Vendor baru pada kolom input Vendor No. ; Sistem mampu mendeteksi kedua nomor tsb sebagai nomor Anda

yang valid.

 Jika Anda adalah Vendor yang baru terdaftar setelah tgl 22 Juni 2015, maka Anda hanya akan mendapatkan/memiliki satu Nomor Vendor saja yang panjangnya 6-digit, yang harus anda gunakan pada kolom input Vendor No. untuk masuk kedalam Sistem GDMS.

(4)

Buku Panduan GDMS untuk Vendor

4 Setelah login, maka anda akan masuk ke Lembar PDN (Pre Delivery Notification). Akan tampil

satu PO yang sesuai dengan yang anda masukkan pada saat login. Klik tanda + disebelah PO No.

Maka akan tampil sbb:

Oleh karena belum ada PDN yang dibuat untuk PO tersebut, maka pada tampilan tertulis “No

data to display”.

(5)

Buku Panduan GDMS untuk Vendor

5 Membuat PDN untuk Complete Delivery dan Partial Item Delivery

Untuk membuat PDN baru, klik tanda

di sebelah kiri PO Item. Maka akan tampil sbb:

Isilah semua kolom kolom selengkap lengkapnya, info yang dibutuhkan adalah:



Vendor Information (hanya bila diperlukan email tambahan untuk pemberitahuan status

PDN)



Forwarder Information beserta estimasi tanggal penerimaannya (Planned Rcvd. Date)



PO Item yang akan dikirimkan, beserta informasi berat dan dimensinya yg wajib diisi



Dokumen pendukung (Supporting Documents)

(6)

Buku Panduan GDMS untuk Vendor

6 Bilamana semua info sudah dimasukkan, maka klik tombol

, maka PDN akan terkirimkan

dan statusnya akan berubah menjadi

menunggu approval dari Receiving.

Catatan Perubahan per 29 Desember 2015:

Bilamana Anda adalah Vendor yang telah terdaftar sebelum 22 Juni 2015, maka akan tampil

sbb:

Perhatikan bahwa Nomor Vendor yang ditampilkan di kolom Company Name adalah Nomor

Vendor Anda yang baru. Jika anda layangkan pointer pada

x

, maka akan tampil informasi

mengenai nomor Vendor lama anda.

Anda dapat menggunakan Nomor Vendor yang baru maupun Nomor Vendor yang lama

tersebut untuk masuk kedalam Sistem GDMS. Sistem mampu mendeteksi kedua nomor

tersebut sebagai nomor Vendor Anda yang valid.

(7)

Buku Panduan GDMS untuk Vendor

7 Keterangan mengenai kolom yang harus diisi

Pada Lembar Utama

Primary Email dan Additional Email:

Kolom Additional Email diisi bilamana Vendor menginginkan pemberitahuan untuk PDN tersebut juga dikirimkan -- selain ke email utama (Primary Email) -- ke email tambahan (maksimal 2 email tambahan). Catatan: Setiap tahapan perubahan status dari PDN akan diinformasikan melalui email kepada semua pihak terkait (Vendor, Expeditor, QA/QC, Receiving, dll). Bilamana mendapatkan pesan

dan muncul tanda merah seperti diatas, harap periksa kembali apakah informasi tersebut diatas sudah diisi dan sesuai dengan format penulisan email. Forwarder Information:

Forwarder Information diisi jika menggunakan jasa Forwarder.

Note: Planned Received Date wajib diisi, walau tidak menggunakan jasa forwarder. Tanggal tersebut merupakan estimasi Vendor mengenai kapan barang akan diterima. Dalam proses selanjutnya, tanggal tersebut akan dijadwalkan kembali oleh Receiving.

Delivery Destination ditentukan oleh Sistem dan tidak dapat dirubah oleh Vendor.

Catatan : Vendor Commitment wajib di pilih, bertujuan agar vendor berkomitmen pada Planned

(8)

Buku Panduan GDMS untuk Vendor

8

Vendor’s Note

Disini tempat untuk Vendor berkomunikasi

dengan Receiving atau QA/QC. Segala hal

yang perlu diberitahu kepada Receiving atau

QA/QC perlu dituliskan disini sebelum

melakukan Submit.

Catatan: Klik Save Note untuk menyimpan note yang telah anda buat dan Klik Send Note as Email untuk mengirim percakapan antar Vendor dan Warehouse yang akan dikirim melalui email yang terdapat di PDN.

Delivery Options

Sistem GDMS secara default sudah memilihkan pengiriman lengkap (Complete Delivery).

Bilamana anda ingin melakukan pengiriman sebagian, maka pilih

, lalu

pilihlah PO Item yang akan dikirim.

Catatan: Partial Quantity Delivery tidak dapat dipilih. Sistem akan melakukan pemilihan otomatis berdasarkan adanya perbedaan pada jumlah barang yang ditulis di PDN dengan jumlah barang yang tertulis pada PO.

Untuk melakukan pengiriman secara Partial Quantity Delivery, harap lihat bagian “Membuat PDN untuk Partial Quantity Delivery”

(9)

Buku Panduan GDMS untuk Vendor

9 Pada Line Items

Pilihlah PO Item yang akan dikirim. Sistem GDMS secara default sudah memilihkan pengiriman

lengkap (Complete Delivery). Bilamana anda ingin melakukan pengiriman sebagian, maka pilih

, lalu pilihlah PO Item yang akan dikirim.

Untuk PO Item yang dipilih, Weight (Kg), Material Dimension dan Pallet/Carton Dimension

wajib diisi (akan muncul tanda merah seperti diatas bila tidak diisi). Contoh: Weight (Kg) : 20,

Material Dim. (PxLxT) (Cm): 120x60x40, Pallet/Carton Dim. (PxLxT) (Cm): 150x100x60.

Catatan: bilamana mendapatkan pesan , harap periksa

kembali apakah informasi tsb diatas sudah diisi pada PO Item yang lain (PO Item 20, 30, dst).

Pada Supporting Documents

Dokumen Pendukung seperti sertifikat, foto barang, dll yang dibutuhkan sebagai prasyarat

sebelum melakukan pengiriman barang, dapat dilampirkan disini.

Bilamana anda berhasil melakukan upload dokumen, maka tampilannya akan seperti berikut:

Catatan: untuk detil cara mengupload dokumen, harap lihat bagian “Cara Mengupload Dokumen” dan terdapat informasi mengenai total Support Document yang sudah di Upload pada PDN.

(10)

Buku Panduan GDMS untuk Vendor

10 Membuat PDN untuk Partial Quantity Delivery

Pengiriman secara sebagian -- dengan jumlah yang berbeda dengan yang tertulis pada PO --

sangat tidak dianjurkan. Namun bilamana kondisinya terpaksa, maka Partial Quantity Delivery

dapat dilakukan dengan syarat mendapatkan Surat Persetujuan dari user’s Manager PHEWMO

yang berisikan persetujuan mengenai PO Item serta jumlah yang akan dikirimkan.

Bilamana pada PO diperbolehkan untuk melakukan Partial Quantity Delivery, maka PO tersebut

dapat menjadi pengganti Surat Persetujuan yang dimaksud diatas.

Prasyarat untuk membuat PDN Partial Quantity Delivery adalah:

1. Melampirkan (mengupload) Surat Persetujuan (Approval Letter) pada PDN

2. Merubah jumlah (Quantity) barang yang akan dikirim pada Line Items supaya sesuai

dengan yang tertera pada Surat Persetujuan.

Berikut langkah yang harus dilakukan:

1. Melampirkan (mengupload) Surat Persetujuan (Approval Letter) pada PDN

(11)

Buku Panduan GDMS untuk Vendor

11

Tekan tombol Upload Letter, Maka akan tampil sbb:

Klik , lalu klik Browse untuk memilih Filenya, lalu klik Upload untuk mengunduh Surat Persetujuan tersebut kedalam sistem.

Setelah File terupload, klik Add. Maka status Partial Quantity Approval Letter akan berubah menjadi

Pada posisi ini, Vendor sudah dapat memasukkan perubahan jumlah barang pada PO Item yang manapun. Pastikan perubahan jumlah barang tersebut sesuai dengan yang ada di Approval Letter. Catatan: Dimana saya bisa melihat Approval Letter yang sudah saya upload? Approval Letter tersebut dapat dilihat pada Supporting Document

(12)

Buku Panduan GDMS untuk Vendor

12 2. Merubah jumlah (Quantity) barang yang akan dikirim pada Line Items supaya sesuai

dengan yang tertera pada Surat Persetujuan.

Pastikan bahwa pada PDN ini sudah bisa dilakukan perubahan jumlah barang. Tandanya sbb:

Lakukan perubahan pada PO Item yang diinginkan. Contoh:

PO Item 10 dgn Qty 100, dirubah menjadi Qty 30:

Perhatikan bahwa:

 Rem. Qty berubah menjadi 70, artinya masih ada 70 lagi yang belum diurus untuk pengirimannya.

 Delivery Options otomatis berubah menjadi Partial Quantity Delivery. (vendor tidak dapat merubah tanda Partial Quantity Delivery. Sistem akan mendeteksi perubahan jumlah yang dilakukan oleh vendor dan menandai secara otomatis)

(13)

Buku Panduan GDMS untuk Vendor

13 Cara Mengupload Dokumen

Utk cara mengupload dokumen, klik tanda

, lalu klik

, maka akan tampil:

Catatan : Format file yang dapat di Upload (“.pdf”, “.jpg” ,”.jpeg”, “ .png”, “.gif”)

Klik Browse, maka akan tampil

Pilih file yang akan diunduh, klik Open, maka akan tampil

(14)

Buku Panduan GDMS untuk Vendor

14 Isilah Nama Dokumen dan penjelasannya, lalu klik Upload, maka akan tampil:

Klik Add untuk menambahkan dokumen tsb pada PDN, maka akan tampil:

(15)

Buku Panduan GDMS untuk Vendor

15 Cara melakukan konfirmasi atau reschedule tanggal

pengiriman barang

Setelah Receiving melakukan penjadwalan pengiriman barang (Delivery Date Scheduling), maka PDN

akan berstatus .

Catatan: Receiving sewaktu waktu dapat melakukan finalisasi tanggal pengiriman tanpa menunggu Vendor melakukan konfirmasi ataupun rescheduling Vendor akan mengetahuinya melalui notifikasi email.

Dalam posisi ini, Vendor diharapkan untuk melakukan konfirmasi terhadap tanggal tersebut, atau bilamana tanggal tersebut terkendala, maka vendor diharapkan untuk melakukan rescheduling. Caranya sbb:

Pilih PDN yang jadwal pengirimannya akan dikonfirmasi atau di reschedule (berstatus “Delivery Date Scheduled by RCV”). Klik , maka akan tampil:

(16)

Buku Panduan GDMS untuk Vendor

16

Klik , maka akan tampil:

Klik Accept untuk menerima tanggal tersebut, atau Reschedule untuk melakukan merubah tanggal atau waktu pengiriman barang. Jika reschedule, maka akan tampil:

Anda dapat merubah tanggal maupun waktu pengiriman barang. Klik Submit untuk melakukan rescheduling

Catatan: PO Delivery Date(s) memperlihatkan semua tanggal pengiriman dari PO yang bersangkutan. Mengingat satu PO dapat memiliki beberapa PO Item dan setiap PO Item dapat memiliki PO Delivery Date yang berbeda, maka daftar ini dapat menjadi lebih dari satu, dan diurut berdasarkan yang tertua. Informasi ini berguna sebagai referensi untuk memastikan penjadwalan pengiriman tidak terlambat melebihi PO Delivery Date.

(17)

Buku Panduan GDMS untuk Vendor

17 Melihat Rejection Letter

Bilamana barang di reject pada saat pengiriman barang, maka Receiving akan membuatkan Rejection Letter kepada Vendor. Vendor tersebut dapat melihat Rejection Letter untuk PDN yang bersangkutan melalui menu Rejection Letters, seperti tampak pada tampilan berikut:

Klik pada untuk melihat Rejection Letter tersebut:

Catatan: Rejection Letter tersebut dapat dibuka, dicetak ataupun disimpan dalam format pdf. Data pendukung seperti foto, dll dapat dilihat pada Supporting Documents.

(18)

Buku Panduan GDMS untuk Vendor

18 Vendor Info And Follow Up

Klik “Vendor Follow Up”, untuk menampilkan Vendor Info dan Follow Up.

Klik “Response”, untuk meresponse Follow Up dari Expeditor.

(19)

Buku Panduan GDMS untuk Vendor

19

Keterangan Gambar – Follow Up

No.

Keterangan

1 _Follow

Email : untuk melakukan Follow Up PO via Email.

Pada Follow Type Email, terdapat 3 action :

Send Email : untuk langsung mengirimkan Follow Up via Email.

Save As Draft : untuk menyimpan Follow Up, kemudian dapat dibuka kembali dan dikirim. Cancel : untuk membatalkan penyimpanan.

Phone : untuk melakukan Follow Up Po via Phone.

Others : untuk melakukan Follow Up PO diluar dari Email dan Phone.

Pada Follow Up Type Phone & Others, terdapat 2 action : Add : untuk menambahkan Follow Up.

(20)

Buku Panduan GDMS untuk Vendor

20

2 Vendor Addititonal Emails : Berfungsi untuk menambahkan Email tambahan pada Vendor.

3 Pilih Contact Person, disarankan memilih yang terdapat Email agar Person menerima Email jika Type Follow Up : Email, kemudian hilangkan Tanda pada Checkbox jika Contact Person kosong.

4 Memo : berfungsi untuk memberikan catatan pendukung informasi tambahan.

5 Supporting Documents : berfungsi untuk manambahkan Document informasi terkait item