Buku Panduan GDMS untuk Vendor
2015
Buku Panduan GDMS untuk Vendor
2
Daftar Isi:
Daftar Isi: ... 2
Sekilas Mengenai GDMS ... 3
Cara Masuk kedalam Sistem GDMS ... 3
Membuat PDN untuk Complete Delivery dan Partial Item Delivery ... 5
Keterangan mengenai kolom yang harus diisi ... 7
Pada Lembar Utama... 7
Additional Emails: ... 7
Forwarder Information: ... 7
Vendor’s Note ... 7
Delivery Options ... 8
Pada Line Items ... 8
Pada Supporting Documents ... 9
Membuat PDN untuk Partial Quantity Delivery ... 10
Cara Mengupload Dokumen ... 13
Cara melakukan konfirmasi atau reschedule tanggal pengiriman barang ... 15
Buku Panduan GDMS untuk Vendor
3
Sekilas Mengenai GDMS
Goods Delivery Monitoring System atau disingkat GDMS wajib digunakan oleh Vendor untuk
menyiapkan semua prasyarat yang diperlukan -- terutama dokumen dokumen pendukung -- sebelum melakukan pengiriman barang. Dengan menggunakan GDMS, maka diharapkan proses pengiriman barangnya menjadi cepat, teratur dan lancar tak terkendala.
Sistem ini menggantikan sistem Pre Delivery Notification yang sebelumnya diterapkan secara manual.
Cara Masuk kedalam Sistem GDMS
Sebelum mulai menggunakan Goods Delivery Monitoring System (GDMS) ini, Anda harus masuk
melalui
http://scm.phe-wmo.com/GDMS
dan selanjutnya mengisi Vendor No. dan PO No. yang
sesuai dengan yang tertera pada PO tercetak yang anda telah terima. Jangan lupa masukkan
code captcha sesuai dengan tampilannya.
Setelah login, maka anda akan masuk ke Lembar PDN (Pre Delivery Notification). Akan tampil
satu PO yang sesuai dengan yang anda masukkan pada saat login. Klik tanda + disebelah PO No.
Buku Panduan GDMS untuk Vendor
4
Oleh karena belum ada PDN yang dibuat untuk PO tersebut, maka pada tampilan tertulis “No
data to display”.
Buku Panduan GDMS untuk Vendor
5
Membuat PDN untuk Complete Delivery dan Partial Item
Delivery
Untuk membuat PDN baru, klik tanda
di sebelah kiri PO Item. Maka akan tampil sbb:
Isilah semua kolom kolom selengkap lengkapnya, info yang dibutuhkan adalah:
Vendor Information (hanya bila diperlukan email tambahan untuk pemberitahuan status
PDN)
Forwarder Information beserta estimasi tanggal pengirimannya (Planned Deliv. Date)
PO Item yang akan dikirimkan, beserta informasi berat dan dimensinya yg wajib diisi
Dokumen pendukung (Supporting Documents)
Buku Panduan GDMS untuk Vendor
6
Bilamana semua info sudah dimasukkan, maka klik tombol
, maka PDN akan terkirimkan
dan statusnya akan berubah menjadi
menunggu approval dari Receiving.
Buku Panduan GDMS untuk Vendor
7
Keterangan mengenai kolom yang harus diisi
Pada Lembar Utama
Additional Emails:
Kolom ini diisi bilamana Vendor menginginkan pemberitahuan untuk PDN tersebut juga dikirimkan -- selain ke email utama (Primary Email) -- ke email tambahan (maksimal 2 email tambahan).
Catatan: Setiap tahapan perubahan status dari PDN akan diinformasikan melalui email kepada semua pihak terkait (Vendor, Expeditor, QA/QC, Receiving, dll).
Forwarder Information:
Forwarder Information diisi jika menggunakan jasa Forwarder.
Note: Planned Delivery Date wajib diisi, walau tidak menggunakan jasa forwarder. Tanggal tersebut merupakan estimasi Vendor mengenai kapan barang akan dikirim. Dalam proses selanjutnya, tanggal tersebut akan dijadwalkan kembali oleh Receiving.
Delivery Destination ditentukan oleh Sistem dan tidak dapat dirubah oleh Vendor. Vendor’s Note
Disini tempat untuk Vendor berkomunikasi dengan
Receiving atau QA/QC. Segala hal yang perlu
diberitahu kepada Receiving atau QA/QC perlu
dituliskan disini sebelum melakukan Submit.
Catatan: Klik Save Note untuk menyimpan note yang telah anda buat.
Buku Panduan GDMS untuk Vendor
8
Delivery Options
Sistem GDMS secara default sudah memilihkan pengiriman lengkap (Complete Delivery).
Bilamana anda ingin melakukan pengiriman sebagian, maka pilih
, lalu
pilihlah PO Item yang akan dikirim.
Catatan: Partial Quantity Delivery tidak dapat dipilih. Sistem akan melakukan pemilihan otomatis berdasarkan adanya perbedaan pada jumlah barang yang ditulis di PDN dengan jumlah barang yang tertulis pada PO.
Untuk melakukan pengiriman secara Partial Quantity Delivery, harap lihat bagian “Membuat PDN untuk Partial Quantity Delivery”
Pada Line Items
Pilihlah PO Item yang akan dikirim. Sistem GDMS secara default sudah memilihkan pengiriman
lengkap (Complete Delivery). Bilamana anda ingin melakukan pengiriman sebagian, maka pilih
, lalu pilihlah PO Item yang akan dikirim.
Untuk PO Item yang dipilih, Weight (Kg), Material Dimension dan Pallet/Carton Dimension
wajib diisi (akan muncul tanda merah seperti diatas bila tidak diisi). Contoh: Weight (Kg) : 20,
Material Dim. (PxLxT) (Cm): 120x60x40, Pallet/Carton Dim. (PxLxT) (Cm): 150x100x60.
Catatan: bilamana mendapatkan pesan , harap periksa
Buku Panduan GDMS untuk Vendor
9
Pada Supporting Documents
Dokumen Pendukung seperti sertifikat, foto barang, dll yang dibutuhkan sebagai prasyarat
sebelum melakukan pengiriman barang, dapat dilampirkan disini.
Bilamana anda berhasil melakukan upload dokumen, maka tampilannya akan seperti berikut:
Buku Panduan GDMS untuk Vendor
10
Membuat PDN untuk Partial Quantity Delivery
Pengiriman secara sebagian -- dengan jumlah yang berbeda dengan yang tertulis pada PO --
sangat tidak dianjurkan. Namun bilamana kondisinya terpaksa, maka Partial Quantity Delivery
dapat dilakukan dengan syarat mendapatkan Surat Persetujuan dari user’s Manager PHEWMO
yang berisikan persetujuan mengenai PO Item serta jumlah yang akan dikirimkan.
Bilamana pada PO diperbolehkan untuk melakukan Partial Quantity Delivery, maka PO tersebut
dapat menjadi pengganti Surat Persetujuan yang dimaksud diatas.
Prasyarat untuk membuat PDN Partial Quantity Delivery adalah:
1. Melampirkan (mengupload) Surat Persetujuan (Approval Letter) pada PDN
2. Merubah jumlah (Quantity) barang yang akan dikirim pada Line Items supaya sesuai
dengan yang tertera pada Surat Persetujuan.
Berikut langkah yang harus dilakukan:
1. Melampirkan (mengupload) Surat Persetujuan (Approval Letter) pada PDN
Buku Panduan GDMS untuk Vendor
11
Tekan tombol Upload Letter, Maka akan tampil sbb:
Klik , lalu klik Browse untuk memilih Filenya, lalu klik Upload untuk mengunduh Surat Persetujuan tersebut kedalam sistem.
Setelah File terupload, klik Add. Maka status Partial Quantity Approval Letter akan berubah menjadi
Pada posisi ini, Vendor sudah dapat memasukkan perubahan jumlah barang pada PO Item yang manapun. Pastikan perubahan jumlah barang tersebut sesuai dengan yang ada di Approval Letter. Catatan: Dimana saya bisa melihat Approval Letter yang sudah saya upload? Approval Letter tersebut dapat dilihat pada Supporting Document
Buku Panduan GDMS untuk Vendor
12
2. Merubah jumlah (Quantity) barang yang akan dikirim pada Line Items supaya sesuai
dengan yang tertera pada Surat Persetujuan.
Pastikan bahwa pada PDN ini sudah bisa dilakukan perubahan jumlah barang. Tandanya sbb:
Lakukan perubahan pada PO Item yang diinginkan. Contoh:
PO Item 10 dgn Qty 100, dirubah menjadi Qty 30:
Perhatikan bahwa:
Rem. Qty berubah menjadi 70, artinya masih ada 70 lagi yang belum diurus untuk pengirimannya.
Delivery Options otomatis berubah menjadi Partial Quantity Delivery. (vendor tidak dapat merubah tanda Partial Quantity Delivery. Sistem akan mendeteksi perubahan jumlah yang dilakukan oleh vendor dan menandai secara otomatis)
Buku Panduan GDMS untuk Vendor
13
Cara Mengupload Dokumen
Utk cara mengupload dokumen, klik tanda
, lalu klik
, maka akan tampil:
Klik Browse, maka akan tampil
Pilih file yang akan diunduh, klik Open, maka akan tampil
Buku Panduan GDMS untuk Vendor
14
Isilah Nama Dokumen dan penjelasannya, lalu klik Upload, maka akan tampil:
Buku Panduan GDMS untuk Vendor
15
Cara melakukan konfirmasi atau reschedule tanggal
pengiriman barang
Setelah Receiving melakukan penjadwalan pengiriman barang (Delivery Date Scheduling), maka PDN
akan berstatus .
Catatan: Receiving sewaktu waktu dapat melakukan finalisasi tanggal pengiriman tanpa menunggu Vendor melakukan konfirmasi ataupun rescheduling Vendor akan mengetahuinya melalui notifikasi email.
Dalam posisi ini, Vendor diharapkan untuk melakukan konfirmasi terhadap tanggal tersebut, atau bilamana tanggal tersebut terkendala, maka vendor diharapkan untuk melakukan rescheduling. Caranya sbb:
Pilih PDN yang jadwal pengirimannya akan dikonfirmasi atau di reschedule (berstatus “Delivery Date Scheduled by RCV”). Klik , maka akan tampil:
Buku Panduan GDMS untuk Vendor
16
Klik , maka akan tampil:
Klik Accept untuk menerima tanggal tersebut, atau Reschedule untuk melakukan merubah tanggal atau waktu pengiriman barang. Jika reschedule, maka akan tampil:
Anda dapat merubah tanggal maupun waktu pengiriman barang. Klik Submit untuk melakukan rescheduling
Catatan: PO Delivery Date(s) memperlihatkan semua tanggal pengiriman dari PO yang bersangkutan. Mengingat satu PO dapat memiliki beberapa PO Item dan setiap PO Item dapat memiliki PO Delivery Date yang berbeda, maka daftar ini dapat menjadi lebih dari satu, dan diurut berdasarkan yang tertua. Informasi ini berguna sebagai referensi untuk memastikan penjadwalan pengiriman tidak terlambat melebihi PO Delivery Date.
Buku Panduan GDMS untuk Vendor
17
Melihat Rejection Letter
Bilamana barang di reject pada saat pengiriman barang, maka Receiving akan membuatkan Rejection Letter kepada Vendor. Vendor tersebut dapat melihat Rejection Letter untuk PDN yang bersangkutan melalui menu Rejection Letters, seperti tampak pada tampilan berikut:
Klik pada untuk melihat Rejection Letter tersebut:
Catatan: Rejection Letter tersebut dapat dibuka, dicetak ataupun disimpan dalam format pdf. Data pendukung seperti foto, dll dapat dilihat pada Supporting Documents.
