KEMAHASISWAAN
(STUDI KASUS UNIT TATA USAHA DEPARTEMEN PADA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR)
Oleh
WINDRY NOVERA
H24061402
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
ABSTRAK
WINDRY NOVERA. H24061402. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit Tata Usaha Departemen pada Institut Pertanian Bogor). Di bawah bimbingan ANGGRAINI SUKMAWATI dan UTAMI DYAH SYAFITRI
Globalisasi yang terjadi di segala bidang termasuk pendidikan dan teknologi semestinya dapat ditanggapi secara positif oleh lembaga-lembaga pendidikan seperti halnya perguruan tinggi. Kondisi globalisasi yang menuntut peningkatan pembangunan nasional dapat dimanfaatkan oleh berbagai perguruan tinggi untuk bersaing secara sehat yaitu menghasilkan lulusan yang kompeten dan tangguh. Persaingan yang sehat menuntut adanya perbaikan di lingkup kerja organisasi seperti pengurangan biaya, peningkatan produktifitas karyawan dan melakukan segala sesuatu dengan lebih baik dan murah. Hal tersebut tidak terlepas dari peranan sumber daya manusia perusahaan sebagai penggerak utama dalam membantu perusahaan mencapai visi, misi dan tujuan serta strateginya. Perencanaan sumber daya manusia yang baik adalah hal yang penting untuk dilakukan yaitu meliputi analisis pekerjaan dan beban kerja perusahaan secara keseluruhan.
Adapun tujuan penelitian ini yaitu : 1) Mengindentifikasi tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan, 2) Menghitung penggunaan waktu kerja oleh karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan, dan 3) Menganalisis beban kerja serta jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan berdasarkan beban kerja yang terdapat di unit tata usaha. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh langsung melalui pengamatan terhadap aktifitas karyawan selama bekerja dan wawancara. Data sekunder dikumpulkan melalui studi kepustakaan yang dilakukan dengan cara membaca dan mengutip informasi dari buku, skripsi, situs-situs internet, maupun dokumen-dokumen yang dimiliki oleh institusi. Populasi penelitian yaitu karyawan yang bekerja pada bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha departemen di IPB. Sampel pada penelitian ini diambil dari semua aktifitas pokok atau tugas pokok yang dilakukan oleh karyawan yang bekerja pada bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan pada masing-masing unit tata usaha selama jam kerja. Pengambilan sampel unit tata usaha dilakukan dengan cara sampling acak berlapis tak proporsional.
Tugas-tugas pokok administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha yaitu pelayanan akademik mahasiswa, pelaksanaan administrasi tugas akhir mahasiswa, penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi, dan ujian, serta pengarsipan. Hasil pengamatan terhadap penggunaan waktu kerja menunjukkan bahwa karyawan bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan di seluruh sampel unit tata usaha belum optimal dalam menggunakan waktu kerja produktif. Jumlah kebutuhan karyawan untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan berdasarkan beban kerja yaitu rata-rata sebanyak satu orang di setiap unit tata usaha yang diteliti. Menurut hasil perbandingan jumlah kebutuhan karyawan terhadap jumlah riil atau aktual yang terdapat di unit tata usaha, dapat diketahui bahwa terdapat sebelas unit tata usaha memiliki kelebihan jumlah karyawan.
KEMAHASISWAAN
(STUDI KASUS UNIT TATA USAHA DEPARTEMEN PADA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR)
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
SARJANA EKONOMI
pada Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor
Oleh
WINDRY NOVERA
H24061402
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Judul Skripsi : Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit Tata Usaha Departemen pada Institut Pertanian Bogor)
Nama : Windry Novera
NIM : H24061402
Menyetujui :
Pembimbing I Pembimbing II
(Ir. Anggraini Sukmawati, MM) (Utami Dyah Syafitri, M.Si) NIP : 196710201994032001 NIP : 197709172005012001
Mengetahui : Ketua Departemen,
(Dr. Ir. Jono M. Munandar, MSc) NIP : 196101231986011002
iii
Penulis dilahirkan di Pangkalpinang, Bangka Belitung pada tanggal 7 November 1988. Penulis yang bernama lengkap Windry Novera, merupakan anak kedua dari tiga bersaudara dengan orang tua bernama Rusdy dan Ria Wulandari. Pada tahun 1994 hingga tahun 2000, penulis menyelesaikan pendidikan dasar di SDN 44 Tanjungpandan kemudian pindah ke SDN 5 Pangkalpinang. Pada tahun 2000 penulis melanjutkan pendidikannya di SMP Negeri 2 Pangkalpinang dan lulus pada tahun 2003 serta pada tahun yang sama hingga tahun 2006, penulis menyelesaikan pendidikan di SMA Negeri 1 Pangkalpinang. Pada tahun 2006, penulis diterima menjadi mahasiswa Tingkat Persiapan Bersama di Institut Pertanian Bogor (IPB) melalui jalur Undangan Seleksi Masuk IPB (USMI), kemudian diterima pada mayor Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, dengan program minor Ilmu Konsumen.
Selama berada dalam masa perkuliahan, penulis aktif di unit kegiatan kemahasiswaan di IPB yaitu Paduan Suara Mahasiswa (PSM) IPB Agria Swara. Pada tahun 2007, penulis menjadi ketua pembinaan calon anggota baru PSM IPB Agria Swara. Kemudian, pada periode kepengurusan Agria Swara tahun 2008-2009 penulis menjabat sebagai Ketua Divisi Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) dan tahun 2009-2010 menjadi anggota Divisi PSDM. Penulis juga aktif sebagai penyanyi di berbagai acara yang diikuti oleh Agria Swara dan aktif menjadi panitia dalam berbagai kegiatan yang diadakan oleh Agria Swara yaitu sebagai anggota Divisi Latihan dalam empat event besar berturut-turut dari tahun 2008 hingga 2011. Selain itu, penulis juga aktif menjadi penyanyi di berbagai konser maupun perlombaan paduan suara bersama Agria Swara. Konser yang pernah diikuti yaitu bertajuk “Le Baylere” tahun 2007 dan “Rhine-Danubian Cruise” tahun 2008. Perlombaan paduan suara yang diikuti bersama Agria Swara antara lain : “Lomba Paduan Suara Mahasiswa Antar-Perguruan Tinggi Tingkat Nasional Tahun 2009” dan berhasil meraih juara ke-3, kemudian “The 1st ITB International Choir Competition 2010” dan berhasil meraih juara ke-2 serta memperoleh penghargaan The Outstanding Programme, dan perlombaan lainnya.
iv
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat, karunia, dan hidayah-Nya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit Tata Usaha Departemen pada Institut Pertanian Bogor)” dengan baik. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi dan memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Skripsi ini bertujuan mengetahui berapakah jumlah kebutuhan karyawan yang diperlukan untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan berdasarkan besarnya nilai beban kerja.
Tak ada gading yang tak retak. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih terdapat kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran sangat diperlukan untuk kemajuan yang lebih baik. Penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat dan bernilai ibadah di hadapan Allah SWT. Amin.
Bogor, Januari 2011
v
Penulis telah dibantu oleh banyak pihak dalam hal penyusunan skripsi ini. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Allah SWT Yang Maha Agung atas semua nikmat, kasih sayang, dan berkah yang Dia berikan, yang tak kan cukup waktu untuk menguraikannya.
2. Ir. Anggraini Sukmawati, MM dan Utami Dyah Syafitri, M.Si sebagai dosen pembimbing skripsi, atas segala bimbingan dan arahan yang luar biasa kepada penulis hingga menjadikan penulis mampu menyelesaikan skripsi dengan baik.
3. Erlin Trisyulianti, S.TP, M.Si sebagai dosen penguji skripsi, atas masukan-masukan yang sangat bermanfaat sehingga skripsi menjadi lebih berkualitas. 4. Seluruh kepala tata usaha beserta karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan dari unit tata usaha ITSL, ARL, FKH, ITK, IPT, MNH, TEP, TIN, MAT, BIK, MAN, GM, dan IKK yang telah banyak membantu penulis memperoleh data serta atas kesediaan berbagi pengalaman seputar pekerjaan dengan penulis.
5. Seluruh dosen dan staf di lingkup Fakultas Ekonomi dan Manajemen terutama pada Departemen Manajemen yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan kuliah dan tugas akhir dengan baik.
6. Papa dan Mama tercinta. Terima kasih Pa atas perjuangan dan kerja keras untuk menafkahi keluarga, dan terima kasih Ma karena selalu tiada henti mendoakan anak-anaknya. Kakak tersayang Winda, dan adik tersayang Randy, yang selalu menjadi tempat berkeluh kesah yang asyik dan menenangkan bagi penulis. Semoga kita tetap bisa menjadi anak-anak yang membanggakan Papa dan Mama.
7. Keluarga besar penulis, Paduan Suara Mahasiswa IPB Agria Swara, dari semua adik-adik angkatan 46, 45, 44, teman-teman angkatan 43, hingga kakak-kakak angkatan 42 beserta kakak-kakak alumni, pelatih, dan pembina yang tak mampu penulis sebutkan satu per satu namanya. Terima kasih atas segala kesempatan berharga yang telah diberikan kepada penulis untuk
vi
memaksimalkan peranan sebagai seorang anggota organisasi paduan suara, teman, sahabat, kakak, maupun adik bagi kalian. Be with you is one of the greatest life I have ever had.
8. Sahabat-sahabat terbaik sepanjang masa yang sudah seperti saudara kandung bagi penulis, Widya Ameryna, Wahyu Adi Setyaningsih, dan Indah Nurlita. Terima kasih banyak atas segala nasehat, dukungan, kasih sayang, pengalaman, suka duka, dan pengorbanan yang telah kalian berikan. Semoga Allah SWT selalu memberkahi kehidupan kalian.
9. Teman-teman terbaik sepanjang masa di Manajemen 43, Irwan, Heni, Yani, Mba Nurul, Iis, Nenny, Santi, Irma, dan Alin. Terima kasih banyak karena telah memberikan warna tersendiri bagi penulis selama kuliah di jurusan Manajemen dan atas kesempatan indah untuk menjadi bagian dari kalian. Semoga kalian sukses, bahagia dan selalu dilindungi oleh Allah SWT.
10. Teman-teman yang sama-sama berjuang dengan penulis ketika menyelesaikan skripsi, Ani, Windarti, Mas Wahyu, Fifin, Kak Nisa, dan Kak Bagus serta teman-teman Manajemen angkatan 43 lainnya yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu. Terima kasih atas semangat yang kalian berikan, semuanya memang sudah dan akan indah pada waktunya.
11. Semua pihak lainnya yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi. Semoga kalian semua selalu diberkahi oleh Allah SWT.
Bogor, Januari 2011 Penulis,
vii
Halaman
ABSTRAK
RIWAYAT HIDUP ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
UCAPAN TERIMA KASIH ... v
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR TABEL ... .... ix DAFTAR GAMBAR ... x DAFTAR LAMPIRAN ... xi I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ... 1 1.2. Rumusan Masalah ... 2 1.3. Tujuan Penelitian ... 5 1.4. Manfaat Penelitian ... 5
1.5. Ruang Lingkup Penelitian ... 6
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia ... 7
2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia ... 7
2.3. Analisis Pekerjaan ... 8
2.3.1 Istilah-istilah dalam Analisis Pekerjaan ... 9
2.3.2 Teknik Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan ... 10
2.3.3 Deskripsi Pekerjaan ... 12
2.3.4 Spesifikasi Pekerjaan ... 13
2.4. Beban Kerja ... 13
2.4.1 Work Sampling ... 14
2.5. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja ... 15
2.6. Tinjauan Studi Terdahulu ... 17
III. METODE PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran 3.1.1 Kerangka Pemikiran Konseptual ... 20
3.1.2 Kerangka Pemikiran Operasional ... 23
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 26
3.3. Jenis dan Sumber Data ... 26
3.4. Populasi dan Sampel Penelitian ... 26
viii
3.6. Pengolahan dan Analisis Data
3.6.1 Pengolahan Data ... 28
3.6.2 Analisis Data ... 29
IV.HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum Institut Pertanian Bogor ... 32
4.1.1 Sejarah IPB ... 32
4.1.2 Visi, Misi dan Tujuan IPB ... 34
4.2. Sekilas tantang Unit Tata Usaha Departemen di IPB ... 35
4.3. Tugas-tugas Pokok Pekerjaan Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan ... 36
4.4. Gambaran Hari dan Waktu Kerja Karyawan ... 38
4.5. Penggunaan Waktu Kerja ... 38
4.6. Analisis Jumlah Kebutuhan Karyawan bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan ... 43
4.7. Perbandingan Jumlah Kebutuhan Karyawan terhadap Kondisi Aktual ... 46
4.8. Faktor-faktor Perbedaan Nilai Beban Kerja Karyawan Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan ... 49
4.9. Implikasi Manajerial ... 49
KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan ... 51
2. Saran ... 52
DAFTAR PUSTAKA ……….. 53
ix
No Halaman
1. Pemilihan sampel unit tata usaha ... 27 2. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas ... 31 3. Uraian tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan
kemahasiswaan... 37 4. Jumlah penggunaan waktu kerja karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan... 39 5. Ringkasan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan ... 45 6. Perbandingan jumlah kebutuhan karyawan dengan jumlah aktual
karyawan ... 47
x
DAFTAR GAMBAR
No Halaman
1. Alur kerangka pemikiran konseptual ... 22 2. Alur kerangka pemikiran operasional ... 25 3. Diagram batang penggunaan waktu kerja ... 41
xi
No Halaman
1. Formulir work sampling ... 55 2. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha ITSL ... 57 3. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha ARL ... 58 4. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha FKH ... 59 5. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha ITK ... 60 6. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha IPT ... 61 7. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha MNH ... 62 8. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha TEP ... 63 9. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha TIN ... 64 10. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha MAT ... 65 11. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha BIK ... 66 12. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha MAN ... 67 13. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada unit tata usaha GM ... 68 14. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Setiap organisasi baik perusahaan maupun institusi, baik yang bersifat profit maupun non-profit saat ini dihadapkan pada kondisi globalisasi yang mengarah pada peningkatan pembangunan di segala bidang. Organisasi atau perusahaan baik yang bertujuan laba maupun nirlaba dituntut agar berperan serta dalam peningkatan pembangunan terutama yang bertujuan untuk kesejahteraan umat.
Era pembangunan yang bertujuan untuk kemakmuran masyarakat juga dihadapi tidak terkecuali oleh organisasi nirlaba seperti Institut Pertanian Bogor. Berdasarkan PP Nomor 154 tahun 2000, IPB merupakan badan hukum milik negara yang menyelengarakan dan bertanggung jawab atas pendidikan tinggi dalam berbagai disiplin ilmu terutama ilmu pertanian secara luas. Institut Pertanian Bogor juga telah diberi mandat sebagai perguruan tinggi pelopor pembangunan pertanian dalam arti yang luas. Mandat ini dicanangkan oleh Presiden Pertama RI ketika meletakkan batu pertama pembangunan kampus IPB pada tahun 1954 (dikutip dari Rencana Strategi IPB, 2008-2013). Institut Pertanian Bogor dalam hal ini merupakan lembaga pendidikan yang bertujuan menghasilkan lulusan berkualitas yang mampu mengembangkan dan menerapkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni dengan baik dalam rangka menghadapi tuntutan pembangunan baik nasional maupun global.
Institut Pertanian Bogor sebagai badan hukum milik negara yang bersifat nirlaba, mendayagunakan seluruh keuntungan yang diperoleh dari usaha bisnisnya untuk kepentingan peningkatan kualitas pendidikan. Penyelenggaraan pendidikan di IPB dalam rangka pencapaian tujuannya menghasilkan lulusan yang berkualitas juga tidak terlepas dari peran serta tenaga pendidik dan tenaga kependidikan sebagai sumber daya penunjang.
Upaya IPB dalam rangka mencapai tujuan menghasilkan lulusan yang berkualitas untuk menghadapi tuntutan pembangunan dapat dilakukan melalui suatu pengelolaan organisasi yang efektif dan efisien. Pengelolaan organisasi yang efektif dan efisien dapat dilakukan di seluruh bidang termasuk bidang
pengembangan sumber daya manusia (SDM). SDM organisasi di lingkup IPB (dalam hal ini karyawan) merupakan salah satu aset perusahaan yang juga harus dikelola dengan baik. Usaha yang efektif dan efisien mengandung arti bahwa output yang dihasilkan oleh setiap karyawan memenuhi apa yang ditargetkan oleh organisasi. Berdasarkan jumlah output atau hasil kerja yang mampu dihasilkan oleh setiap karyawan, dapat diketahui berapa jumlah karyawan yang sesungguhnya diperlukan oleh perusahaan untuk mencapai target. Hal tersebut dapat dilakukan melalui suatu pengukuran beban kerja, sehingga karyawan dapat bekerja optimal sesuai kemampuannya.
Beban kerja seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja perusahaan menurut jenis pekerjaannya (Mangkuprawira, 2003). Beban kerja yang dibebankan kepada karyawan dapat terjadi dalam tiga kondisi. Pertama, beban kerja sesuai standar. Kedua, beban kerja yang terlalu tinggi (over capacity). Ketiga, beban kerja yang terlalu rendah (under capacity). Beban kerja yang terlalu berat atau ringan akan berdampak terjadinya inefisiensi kerja. Beban kerja yang terlalu ringan berarti terjadi kelebihan tenaga kerja. Kelebihan ini menyebabkan organisasi harus menggaji jumlah karyawan lebih banyak dengan produktifitas yang sama sehingga terjadi inefisiensi biaya. Sebaliknya, jika terjadi kekurangan tenaga kerja atau banyaknya pekerjaan dengan jumlah karyawan yang dipekerjakan sedikit, dapat menyebabkan keletihan fisik maupun psikologis bagi karyawan. Akhirnya karyawan pun menjadi tidak produktif karena terlalu lelah.
Institut Pertanian Bogor yang merupakan lembaga pendidikan tinggi negeri memiliki tugas mulia mencerdaskan bangsa. Demi mendukung tugas mulia tersebut, efisiensi dan efektifitas organisasi mutlak harus diwujudkan dan dipelihara. Hal ini dikarenakan ketidakefisienan akan menyebabkan turunnya produktivitas organisasi dan mengancam pelaksanaan pencapaian tujuan mulia IPB. Hal inilah yang kemudian melatarbelakangi pentingnya melakukan analisis beban kerja dan jumlah kebutuhan karyawan di lingkungan kerja Institut Pertanian Bogor.
1.2. Rumusan Masalah
Globalisasi yang terjadi di segala bidang termasuk pendidikan dan teknologi semestinya dapat ditanggapi secara positif oleh lembaga-lembaga
3
pendidikan seperti halnya perguruan tinggi. Kondisi globalisasi yang menuntut peningkatan pembangunan nasional dapat dimanfaatkan oleh berbagai perguruan tinggi untuk bersaing secara sehat yaitu menghasilkan lulusan yang kompeten dan tangguh. Persaingan yang tinggi menuntut adanya perbaikan di lingkup kerja organisasi seperti pengurangan biaya, peningkatan produktifitas karyawan dan melakukan segala sesuatu dengan lebih baik dan murah. Hal tersebut tidak terlepas dari peranan sumber daya manusia perusahaan. Peranan sumber daya manusia dalam hal ini adalah sebagai penggerak utama dalam membantu perusahaan mencapai visi, misi dan tujuan serta strateginya.
Saat ini terdapat pergeseran cara pandang terhadap sumber daya manusia perusahaan. Sumber daya manusia tidak lagi dipandang hanya sebagai karyawan tetapi juga sebagai rekan atau partner perusahaan, sehingga sumber daya manusia harus diperlakukan dan dikelola dengan baik. Selain itu, penting untuk diketahui bahwa masing-masing sumber daya manusia perusahaan memiliki karakter yang sangat beragam dan berbeda antara satu dengan yang lainnya, sehingga dibutuhkan penanganan yang tepat.
Perencanaan tenaga kerja yang baik adalah hal yang penting untuk dilakukan yaitu meliputi analisis pekerjaan dan beban kerja perusahaan secara keseluruhan. Menurut Moekijat (2008), analisis beban kerja merupakan metode yang biasa digunakan untuk menentukan jumlah atau kuantitas tenaga kerja yang diperlukan. Beban kerja yang didistribusikan secara tidak merata dapat mengakibatkan ketidaknyamanan suasana kerja karena karyawan merasa beban kerja yang dilakukannya terlalu berlebihan atau bahkan kekurangan.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 154 Tahun 2000 tentang Penetapan Institut Pertanian Bogor sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) dan Ketetapan MWA Nomor 17/MWA-IPB/2003 tentang Anggaran Rumah Tangga IPB, melalui Ketetapan MWA Nomor 77/MWAIPB/2008, organisasi IPB terdiri atas beberapa organ. Organ tersebut yaitu : (1) Penentu yang terdiri atas Majelis Wali Amanat (MWA) dan Senat Akademik, (2) Pengelola yaitu Rektor dan Wakil Rektor, (3) Pelaksana akademik terdiri atas fakultas, lembaga penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, departemen dan pusat, (4) Pelaksana administrasi yaitu direktorat dan kantor, dan (5) Penunjang yang
meliputi perpustakaan, bagian/lab, bengkel, rumah sakit hewan, kebun universitas (university farm), satuan usaha, satuan keamanan dan ketertiban, dan bentuk lainnya.
Seluruh bagian organisasi Institut Pertanian Bogor memiliki peranan masing-masing dalam mencapai tujuan organisasi baik secara langsung maupun tidak langsung. Pelaksana akademik pada Institut Pertanian Bogor terutama fakultas dan departemen merupakan bagian dari institusi yang berperan dalam pengadaan pelaksanaan akademik bagi para mahasiswa. Unit tata usaha juga merupakan bagian penting dari fakultas dan departemen terutama dalam hal menangani masalah administrasi perkuliahan mahasiswa. Kenyamanan dan kelancaran mahasiswa dalam hal pelayanan administrasi sangat penting agar mahasiswa dapat berkonsentrasi penuh terhadap perkuliahannya.
Sumber daya manusia pada unit tata usaha harus dapat dikelola dengan baik terutama agar beban kerja yang ditanggung oleh masing-masing pekerja sesuai dengan kapasitas yang dimiliki. Jika terjadi kelebihan beban kerja, maka para karyawan akan merasa kelelahan dalam melayani kebutuhan administrasi mahasiswa dan dapat berakibat menurunnya kualitas pelayanan. Sebaliknya jika terjadi kekurangan beban kerja, maka institusi menggaji karyawan dengan jumlah yang lebih banyak untuk hasil kerja yang sama atau terjadi inefisiensi biaya. Karyawan yang tidak dapat bekerja optimal sesuai kapasitasnya dapat berakibat terganggunya proses pencapaian tujuan organisasi.
Berdasarkan data tentang jumlah karyawan pada unit tata usaha setiap departemen di IPB, diketahui bahwa terdapat perbedaan jumlah tenaga kerja yang mengerjakan jenis pekerjaan yang sama, salah satunya pekerjaan administrasi dan akademik. Perbedaan tersebut disebabkan belum terdapatnya ketetapan standar jumlah tenaga kerja yang mengerjakan tugas tertentu. Oleh karena itu, pengukuran beban kerja perlu dilakukan kembali untuk mengetahui jumlah kebutuhan karyawan yang sesungguhnya .
Berdasarkan uraian di atas dapat dirumuskan beberapa permasalahan yang ingin dikaji, yaitu sebagai berikut :
5
1. Apa saja tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan di lingkup unit tata usaha departemen Institut Pertanian Bogor?
2. Bagaimana gambaran penggunaan waktu kerja oleh karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan?
3. Berapakah jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan berdasarkan pengukuran beban kerja pada unit tata usaha? 4. Bagaimanakah alternatif solusi atau implikasi manajerial yang dapat
ditawarkan? 1.3. Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah yang terdapat pada uraian sebelumnya, maka tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah :
1. Mengindentifikasi tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan.
2. Menghitung penggunaan waktu kerja oleh karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan.
3. Menganalisis beban kerja serta jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan berdasarkan beban kerja yang terdapat di unit tata usaha.
1.4. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat diantaranya :
1. Bagi peneliti yaitu dapat menambah wawasan tentang permasalahan manajemen sumber daya manusia dalam suatu perusahaan.
2. Bagi peneliti lain yaitu sebagai bahan acuan untuk melakukan penelitian tentang beban kerja secara lebih lanjut.
3. Bagi institusi yaitu memberikan gambaran kepada organisasi dalam hal peningkatan kinerja dan kualitas sumber daya manusia.
4. Bagi masyarakat secara umum yaitu menambah wawasan dan ilmu pengetahuan.
1.5. Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian ini terfokus pada kajian masalah sumber daya manusia yaitu mengenai pengukuran beban kerja dan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada bagian organisasi IPB yaitu Pelaksana Akademik khususnya departemen. Sasaran penelitian yaitu karyawan yang bekerja pada bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan di masing-masing unit tata usaha departemen. Adapun objek penelitian adalah beban kerja yang dihasilkan karyawan bagian administrasi ketika menyelesaikan pekerjaannya.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia (MSDM) menurut Rivai dan Sagala (2009), merupakan salah satu bidang dari manajemen umum yang meliputi segi-segi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian. Proses ini terdapat dalam fungsi atau bidang produksi, pemasaran, keuangan, maupun kepegawaian. Berbagai pengalaman dan hasil penelitian dalam bidang SDM dikumpulkan secara sistematis dalam suatu manajemen sumber daya manusia. Istilah “manajemen” memiliki arti sebagai kumpulan pengetahuan tentang bagaimana seharusnya mengelola sumber daya manusia.
Karyawan dalam manajemen sumber daya manusia merupakan kekayaan (asset) utama perusahaan atau organisasi, sehingga harus dipelihara dengan baik. Faktor yang menjadi perhatian dalam manajemen sumber daya manusia adalah manusia itu sendiri.
Manajemen sebagai ilmu dan seni untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang lain. Artinya, tujuan dapat dicapai bila dilakukan oleh satu orang atau lebih. Sementara itu, manajemen sumber daya manusia sebagai suatu bidang manajemen yang khusus mempelajari hubungan dan peranan manusia dalam suatu perusahaan. Unsur dalam manajemen adalah tenaga kerja pada suatu perusahaan. Saat ini banyak perusahaan yang menyadari bahwa sumber daya manusia merupakan masalah perusahaan yang paling penting. Hal ini dikarenakan melalui sumber daya manusia, sumber daya yang lain dalam perusahaan dapat berfungsi atau dijalankan. Selain itu, sumber daya manusia dapat menciptakan efisiensi dan efektivitas perusahaan.
2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumber daya manusia merupakan proses pengambilan keputusan dalam menyewa dan menempatkan staf dalam perusahaan (Mangkuprawira, 2003). Perencanaan SDM merupakan langkah awal dalam menyiapkan SDM yang berkompeten sesuai bidangnya sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat terwujud dan tujuan perusahaan dapat tercapai.
Salah satu definisi klasik tentang perencanaan yaitu perencanaan pada dasarnya merupakan pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dilaksanakan di masa depan. Perencanaan SDM dengan demikian memiliki fokus perhatian pada langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin tersedianya SDM yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat pula. Hal tersebut dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan (Rivai dan Sagala, 2009).
Berdasarkan informasi dari analisis pekerjaan dan desainnya, maka perencanaan SDM perusahaan dalam hal permintaan dan persediaan karyawan atau tenaga kerja untuk masa yang akan datang dapat diramal secara sistematis. Hal ini memungkinkan para manajer dan departemen SDM untuk mengembangkan perencanaan penyusunan staf, didukung oleh strategi organisasi yang memberikan kesempatan untuk bertindak secara proaktif daripada reaktif (Rivai dan Sagala, 2009).
Suatu perusahaan tanpa didukung karyawan yang sesuai baik segi kuantitatif, kualitatif, strategi, operasional, dan fungsional maka perusahaan itu tidak akan mampu mempertahankan keberadaan, mengembangkan, dan memajukannya di masa mendatang. Menurut Rivai (2006), ada beberapa keuntungan bagi perusahaan besar yang menggunakan perencanaan SDM, yaitu :
1. Integrasi yang strategis antara permintaan dan jumlah staf yang ada. 2. Pemanfaatan SDM yang tersedia secara efektif.
3. Persaingan SDM dan sasaran perusahaan masa depan secara tepat guna. 4. Hemat secara ekonomi dalam penerimaan para pegawai baru.
5. Memperluas informasi SDM sesuai dengan kegiatan SDM dan unit organisasi lain.
6. Permintaan dalam jumlah besar pada pasar tenaga kerja lokal akan terpenuhi.
7. Koordinasi program SDM dan kebutuhan yang tersedia. 2.3. Analisis Pekerjaan
Suatu organisasi perlu menetapkan identifikasi atau uraian suatu pekerjaan dan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan
9
tersebut. Hal ini dilakukan sebelum seorang karyawan ditetapkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan tertentu. Penetapan uraian dan pengetahuan serta keterampilan suatu pekerjaan akan memberikan kejelasan dalam hal proses pelaksanaan pekerjaan dan juga bermanfaat dalam penentuan jumlah karyawan.
Analisis pekerjaan adalah prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi dan karakteristik orang yang bekerja untuk posisi tersebut (Dessler, 2004). Beberapa terminologi tentang analisis pekerjaan salah satunya yaitu analisis pekerjaan merupakan kegiatan atau proses menghimpun dan menyusun berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap pekerjaan, tugas-tugas, jenis pekerjaan, dan tanggung jawabnya secara operasional untuk mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis sebuah perusahaan (Rivai, 2006).
Berdasarkan pengertian tentang analisis pekerjaan dapat diketahui bahwa analisis pekerjaan tidak terlepas dari dua hal penting yaitu uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Data yang dikumpulkan dari analisis pekerjaan dapat digunakan untuk bermacam-macam tujuan salah satunya adalah untuk menulis deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.
2.3.1 Istilah-istilah dalam Analisis Pekerjaan
Menurut Moekijat (2008), analisis pekerjaan atau job analysis terdiri atas dua kata yaitu job dan analysis. Job diterjemahkan sebagai pekerjaan atau jabatan dan analysis berasal dari kata kerja bahasa Inggris yaitu to analyze yang berarti memisahkan atau menguraikan pekerjaan ke dalam bagian-bagian atau unsur-unsur pekerjaan yang disebut tasks (tugas-tugas).
Istilah-istilah yang berhubungan dengan pekerjaan atau job diantaranya adalah element (unsur), dan task (tugas). Istilah-istilah dalam analisis pekerjaan perlu untuk dibedakan agar analisis pekerjaan dapat dibicarakan secara jelas (Moekijat, 2008).
a. Element (unsur)
Kesatuan paling kecil yang digunakan dalam kebanyakan analisis pekerjaan atau suatu aspek khusus dari suatu tugas tertentu disebut unsur atau elemen. Contohnya adalah mengeluarkan kertas dari laci meja adalah unsur dari tugas mempersiapkan suatu kuliah.
b. Task (tugas)
Tugas dapat didefinisikan sebagai komponen dari suatu pekerjaan. Tugas dapat pula diartikan sebagai gabungan dari dua unsur (element) atau lebih sehingga menjadi suatu kegiatan yang lengkap. Misalnya tugas-tugas untuk pekerjaan mengajarkan mata kuliah terdiri dari membuat ikhtisar mata kuliah, mempersiapkan kuliah, dan menilai ujian.
2.3.2 Teknik Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh organisasi dan kemudian dianalisis untuk berbagai keperluan. Penggunaan data dan informasi misalnya dapat dipakai untuk memperkirakan kebutuhan karyawan di berbagai lini (Rivai dan Sagala, 2009).
Teknik-teknik yang dipilih untuk mengumpulkan informasi dalam analisis jabatan sebaiknya mempertimbangkan faktor-faktor seperti waktu, biaya dan keakuratan informasi yang diperoleh. Berbagai teknik yang dapat digunakan adalah wawancara, pandangan pejabat senior, kuesioner, catatan harian pegawai, observasi dan penggabungan berbagai teknik (Siagian, 2008).
a. Wawancara
Teknik wawancara merupakan teknik pengumpulan informasi yang paling sering digunakan karena informasi yang didapatkan melalui teknik ini dipandang cukup akurat. Ketepatan informasi dengan tingkat tinggi dimungkinkan oleh tiga faktor. Pertama, karena pengumpul informasi memiliki deskripsi pekerjaan yang telah ditetapkan organisasi. Kedua, dalam tanya jawab antara pengumpul informasi dengan para pekerja selalu terbuka kesempatan untuk menghilangkan perbedaan pemahaman tentang deskripsi pekerjaan yang dijadikan objek penelitian. Ketiga, para penyelia yang turut diwawancari memberikan konfirmasi tentang kebenaran hasil wawancara atas analisis dengan para pekerja yang bersangkutan. Kelemahan teknik ini adalah memerlukan waktu dan biaya yang tidak sedikit dalam hal prosesnya.
b. Pandangan pejabat senior
Salah satu teknik pengumpulan informasi yang sering digunakan dalam organisasi mapan adalah dengan memperoleh pandangan dari dua kelompok
11
organisasi yaitu mereka yang dianggap senior dalam bidang pekerjaan yang dianalisis dan para atasan langsung dari para pekerja yang bersangkutan. Manfaat yang dapat diperoleh dengan menggunakan teknik ini yaitu informasi yang dikumpulkan menjadi semakin lengkap dan memperkaya pandangan mengenai pekerjaan yang dianalisis. Kelemahan teknik ini adalah adanya anggapan remeh dari para pejabat senior terhadap beberapa tugas.
c. Kuesioner
Keuntungan penggunaan teknik kuesioner yaitu biaya murah, jumlah responden yang diperoleh besar, dan proses pengumpulan informasi dapat berlangsung cepat. Sebaliknya, kelemahan teknik ini adalah jawaban yang kurang lengkap, tidak akurat, dan jumlah responden yang mengembalikan kuesioner yang tidak memungkinkan analisis yang sahih.
d. Catatan harian pegawai
Teknik meneliti catatan harian pegawai dapat akurat apabila para pegawai diharuskan membuat catatn harian tentang apa yang mereka kerjakan dan catan harian tersebut mencakup waktu yang relatif panjang. Kelemahan teknik ini adalah adanya keengganan para pegawai mnegisi buku catatan harian karena dipandang sebagai tugas yang tidak berhubungan dengan pekerjaannya.
e. Observasi
Observasi juga merupakan teknik yang sering digunakan yaitu dengan mengamati langsung terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan yang sedang dianalisis pekerjaannya. Manfaat terbesar dari penggunaan teknik ini yaitu dapat dijadikan sebagai alat verifikasi ketepatan informasi yang terkumpul melalui penggunaan teknik lainnya.
f. Penggabungan berbagai teknik
Mengingat pentingnya informasi tentang berbagai jenis pekerjaan yang diselenggarakan dalam suatu organisasi, para analis biasanya mengunakan gabungan dari berbagai teknik pengumpulan informasi. Penggabungan ini dimaksudkan untuk meningkatkan mutu informasi yang terkumpul, sekaligus mengurangi beban pembiayaan.
2.3.3 Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi atau uraian pekerjaan menggambarkan tugas-tugas, tanggung jawab, syarat-syarat kerja, dan kegiatan pekerjaan utama. Uraian pekerjaan beragam dalam hal tingkat kerincian isi (Mangkuprawira, 2003).
Deskripsi pekerjaan merupakan salah satu hasil utama yang disajikan oleh suatu analisis pekerjaan yang sistematis. Deskripsi pekerjaan adalah suatu uraian tertulis dari apa yang diperlukan oleh suatu pekerjaan. Deskripsi pekerjaan dapat diasumsikan sebagai keseluruhan kajian ringkas informasi pekerjaan dan syarat-syarat pelaksanaannya sebagai hasil dari analisis, yang biasanya berisi tugas pokok dari uraian tersebut. Deskripsi pekerjaan tidak membahas masalah orang atau pekerja, tetapi masalah ruang lingkup kegiatan, fungsi dasar atau tugas pokok, nama pekerjaan, wewenang dan kewajiban, tanggung jawab, kriteria penilaian dan hasilnya.
Menurut Rivai (2006), uraian atau deskripsi umumnya mengemukakan tentang pentingnya beberapa informasi. Informasi tersebut yaitu sebagai berikut :
a. Nama pekerjaan
Nama pekerjaan dan informasi identifikasi lain seperti upah dan klasifikasi keuntungan;
b. Ringkasan
Ringkasan satu atau dua pernyataan kalimat yang menggambarkan penggunaan pekerjaan dan output yang diharapkan dari karyawan yang melaksanakan;
c. Peralatan
Pernyataan singkat mengenai perlengkapan, peralatan, dan informasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu secara efektif;
d. Lingkungan
Deskripsi kondisi lingkungan kerja, lokasi kerja, dan karakteristik lingkungan lain yang seperti tingkat bahaya dan kebisingan.
e. Aktivitas
Termasuk uraian tugas pekerjaan, tanggung jawab, dan tampilan perilaku dalam pekerjaan. Juga menguraikan interaksi sosial yang berhubungan
13
dengan pekerjaan (sebagai contoh, ukuran kelompok kerja, tingkat kebebasan dalam melaksanakan pekerjaan).
2.3.4 Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan menggambarkan kualifikasi karyawan, seperti pengalaman, pengetahuan, keahlian, atau kemampuan yang disyaratkan untuk melaksanakan pekerjaan. Kualifikasi yang diperlukan karyawan untuk melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawab yang digambarkan dalam uraian pekerjaan dimuat spesifikasi pekerjaan.
Spesifikasi pekerjaan merinci tingkat pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang relevan untuk suatu pekerjaan, termasuk pendidikan, pengalaman, pelatihan khusus, sifat personal, dan keterampilan manual. Selain itu, sebuah perusahaan mungkin juga memasukkan persyaratan fisik, termasuk kemampuan lama berjalan, berdiri, mencapai tujuan, dan mengangkat yang dipersyaratkan pengusaha. Semua persyaratan fisik dan nonfisik diatas secara ideal akan terkait dengan tipe pekerjaan yang akan dipegang oleh karyawan yang memenuhi persyaratan tersebut (Mangkuprawira, 2003).
2.4. Beban Kerja
Beban kerja seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja perusahaan menurut jenis pekerjaannya. Apabila sebagian besar karyawan bekerja sesuai dengan standar perusahaan, maka tidak menjadi masalah. Sebaliknya, jika karyawan bekerja di bawah standar maka beban kerja yang diemban berlebih. Sementara jika karyawan bekerja di atas standar, dapat berarti estimasi standar yang ditetapkan lebih rendah dibanding kapasitas karyawan itu sendiri. Kebutuhan SDM dapat dihitung dengan mengidentifikasikan seberapa banyak output perusahaan pada divisi tertentu yang ingin dicapai. Kemudian hal itu diterjemahkan dalam bentuk lamanya (jam dan hari) karyawan yang diperlukan untuk mencapai output tersebut, sehingga dapat diketahui pada jenis pekerjaan apa saja yang terjadi deviasi negatif atau sesuai standar. Analisis beban kerja sangat erat kaitannya dengan fluktuasi permintaan pasar akan barang dan jasa perusahaan sekaligus dengan pemenuhan SDM yang diperlukan untuk memenuhi permintaan pasar komoditi. Semakin tinggi permintaan pasar terhadap komoditi tertentu, perusahaan akan segera memenuhinya dengan meningkatkan produksinya. Sejalan
dengan itu jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan semakin banyak (Mangkuprawira, 2003).
Moekijat (2008) menyatakan bahwa prosedur yang sering digunakan untuk menentukan berapa jumlah tenaga kerja yang diperlukan adalah dengan menganalisis pengalaman. Catatan-catatan tentang hasil pekerjaan dapat menunjukkan volume hasil rata-rata yang dicapai oleh setiap tenaga kerja. Rata-rata tersebut selanjutnya dapat digunakan untuk menaksir kebutuhan tenaga kerja.
2.4.1 Work Sampling
Beban kerja dapat dihitung melalui metode work sampling. Barnes dalam Indriana (2009), menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja mereka, kemudian disajikan dalm bentuk persentase. Metode work sampling mengamati apa yang dilakukan oleh responden dan informasi yang dibutuhkan dalam penelitian melalui metode ini adalah waktu kegiatan dan kegiatannya bukan siapa yang melakukan kegiatan.
Barnes dalam Indriana (2009) menyatakan ada tiga kegunaan utama dari work sampling diantaranya adalah :
1. Activity and Delay Sampling, yaitu untuk mengukur aktifitas dan penundaan aktifitas dari seorang pekerja. Contohnya adalah dengan mengukur persentase seseorang bekerja dan persentase seseorang tidak bekerja.
2. Performance Sampling, yaitu untuk mengukur waktu yang digunakan untuk bekerja, dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja.
3. Work Measurement, untuk menetapkan waktu standar dari suatu kegiatan Tahapan-tahapan yang harus dilaksanakan dalam melakukan survei pekerjaan dengan work sampling diantaranya adalah :
a. Menentukan jenis personil yang akan diteliti
b. Apabila jumlah personel banyak, maka perlu dilakukan pemilihan sampel sebagai subjek personal yang akan diamati
15
d. Melatih pelaksana peneliti mengenai tata cara pengamatan kerja dengan menggunakan work sampling. Petugas pelaksana sebaiknya mempunyai latar belakang pendidikan yang sejenis dengan subjek yang akan diamati untuk mempermudah dalam proses pengamatan. Setiap pelaksana peneliti mengamati 5-8 personel yang sedang bekerja.
e. Pengamatan dilakukan dengan interval 2-15 menit tergantung karakteristik pekerjaan. Makin tinggi tingkat mobilitas pekerjaan yang diamati maka semakin pendek waktu pengamatan. Semakin pendek jarak pengamatan maka semakin banyak sampel pengamatan yang dapat diamati oleh peneliti, sehingga akurasi penelitian menjadi semakin akurat. Pengamatan dilakukan selama jam kerja. Apabila jenis tenaga yang diteliti berfungsi selama 24 jam maka pengamatan dilaksanakan sepanjang hari.
2.5. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja
Menurut Moekijat (2008) jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu jabatan dapat ditentukan yaitu pertama-tama dengan menentukan jumlah waktu yang sunguh-sungguh diperlukan untuk menyelesaikan jabatan. Waktu tersebut diperoleh berdasarkan studi waktu dan gerak. Kemudian langkah berikutnya dengan menentukan persentase dari waktu yang dipergunakan untuk kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan tetapi bermanfaat bagi organisasi, waktu untuk menghilangkan kelelahan, dan waktu untuk keperluan pribadi. Masing-masing waktu tersebut kemudian dijumlahkan sehingga diperoleh jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan. Selanjutnya, jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan dibagi jumlah waktu yang disediakan untuk menyelesaikan jabatan tersebut. Hasil pembagian dikalikan dengan satu orang sehingga diperoleh jumlah tenaga kerja yang diperlukan.
Penentuan jumlah tenaga kerja yang lebih tepat dapat dilakukan dengan menambahkan jumlah tenaga kerja yang telah dihitung dengan persentase tertentu atau persentase kelonggaran. Persentase ini menunjukkan besarnya kelonggaran yang dapat diterima akibat ketidakhadiran pegawai karena alasan sakit, meninggal, dan alasan-alasan lainnya.
Metode lain yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja yaitu melalui perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja seperti yang terdapat dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil. Perhitungan dapat dilakukan melalui metoda umum yaitu perhitungan untuk jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yang belum ditetapkan standar kebutuhannya oleh instansi Pembina. Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan tersebut menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yang dipergunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan yang tersusun rapi. Jumlah kebutuhan pegawai dihitung dengan mengidentifikasi beban kerja melalui beberapa pendekatan yaitu hasil kerja, objek kerja, peralatan kerja, tugas per tugas jabatan.
a. Pendekatan Hasil Kerja
Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir. Perlu diperhatikan, bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis. Informasi yang diperlukan dalam menggunakan metode ini adalah wujud hasil kerja dan satuannya, jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai, dan standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.
b. Pendekatan Objek Kerja
Objek kerja yang dimaksud disini adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai contoh, Dokter melayani pasien, maka objek kerja jabatan Dokter adalah pasien. Banyaknya volume pekerjaan Dokter tersebut dipengaruhi oleh banyaknya pasien. Pendekatan melalui metode ini memerlukan informasi tentang wujud objek kerja
17
dan satuan, jumlah beban kerja yang tercemin dari banyaknya objek yang harus dilayani, standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja.
c. Pendekatan Peralatan Kerja
Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerjanya. Sebagai contoh, pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan. Adapun informasi yang diperlukan dalam metode ini adalah satuan alat kerja, jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja, jumlah alat kerja yang dioperasikan, dan rasio jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK).
d. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan
Metoda ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam artinya hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya seperti yang terdapat pada pekerjaan pengadministrasian umum. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metoda ini adalah uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas, waktu penyelesaian tugas, dan jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata. 2.6. Tinjauan Studi Terdahulu
Lituhayu (2008) dalam skripsinya yang berjudul Analisis Beban Kerja dan Kinerja Karyawan (Studi Kasus pada Head Office) PT Lerindo Internasional Jakarta, menyatakan bahwa permasalahan beban kerja yang terjadi pada karyawan PT. Lerindo Internasional antara lain : jumlah karyawan yang masih belum cukup untuk menangani pekerjaan yang ada (khususnya pada divisi Operation, Sales, dan HR), gaji dan insentif yang masih kurang sesuai dengan beban kerja, kurangnya pelatihan bagi karyawan, pendistribusian pekerjaan yang kurang baik serta beban kerja karyawan yang belum sesuai (khususnya pada divisi Operation, Sales, dan HR).
Berdasarkan hasil analisis persepsi beban kerja pada penelitian tersebut, terdapat perbedaan beban kerja pada masing-masing divisi di perusahaan. divisi support memiliki total beban kerja yang paling rendah daripada divisi lainnya, dan divisi operation memiliki total beban kerja yang paling tinggi diantara divisi lainnya. Kemudian, berdasarkan hasil perhitungan jumlah total karyawan yang
efisien pada Head Office PT. Lerindo Indonesia diperoleh jumlah sebanyak 38 orang. Jumlah karyawan efisien pada divisi Finance dan Accounting sebesar tujuh orang, divisi HRD sebesar enam orang, divisi Operation sebesar sepuluh orang, divisi Sales sepuluh orang dan divisi Support sebesar lima orang.
Kinerja karyawan secara rata-rata dinilai sudah baik berdasarkan hasil analisis persepsi karyawan sebagai responden. Kinerja yang baik tersebut meliputi : cara penyelesaian kerja, kesesuaian kualitas dan kuantitas pekerjaan dengan standar dan kompetensi, kemampuan adaptasi, bekerja sama, kesadaran keselamatan kerja, pelayanan yang diberikan, produktivitas dan absensi.
Setyawan (2008) menjelaskan dalam skripsinya yang berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus Seksi MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom, Bogor), bahwa berdasarkan analisis persepsi karyawan dapat diketahui persepsi karyawan terhadap analisis pekerjaan dan kondisi pekerjaan sudah baik. Permasalahan yang terjadi di Seksi MDF yaitu jam kerja yang kurang diperhatikan, peralatan yang sering dipinjam orang lain dari unit lain sehingga menghambat pekerjaan Seksi MDF, tugas dari manajemen terkadang disampaikan bersamaan dengan target kerja yang tinggi dan masalah teknis seperti rak utama yang sudah terlalu penuh dengan kabel.
Berdasarkan Penilaian Beban Kerja I, II, dan III pada diperoleh beban kerja riil Seksi MDF sebesar 2125,76 jam per orang per tahun. Angka tersebut adalah 117 persen dari waktu efektif karyawan selama satu tahun. Hal tersebut mengindikasikan terjadinya over capacity beban kerja pada karyawan. Beban kerja yang berlebihan menyebabkan karyawan mengalami keletihan fisik dan psikologis. Keadaan tersebut harus diatasi dengan menambah jumlah karyawan untuk mengerjakan kelebihan beban kerja tersebut. Jumlah karyawan yang efektif dan efisien berdasarkan perhitungan adalah sejumlah sembilan orang.
Berdasarkan penelitian Saragih (2004) dalam skripsinya yang berjudul Analisis Beban Kerja, Kompensasi, dan Kepuasan Kerja Karyawan Puskesmas (Studi Kasus Puskesmas Bogor Timur) menyatakan bahwa beban kerja karyawan dilihat dari waktu standar hariannya secara keseluruhan untuk seluruh karyawan melebihi waktu kerja Puskesmas, dan adanya karyawan yang bertanggung jawab
19
terhadap lebih dari satu unit pelayanan sehingga beban waktu standar hariannya bertambah.
Penerapan kompensasi di Puskesmas berdasarkan beban kerja pada tiap karyawan. Penerapan kompensasi berasal dari dana hasil tindakan di Puskesmas yang sesuai dengan beban kerja yang ditetapkan pada tiap-tiap karyawan. Rangking jabatan karyawan yang ditetapkan menjadi dasar pembagian dana yang diperoleh dari hasil tindakan tersebut, sedangkan hubungan antara beban kerja dan kompensasi tergolong sedang. Hubungan beban kerja dengan kepuasan kerja tergolong rendah dan tidak berpengaruh nyata, dan untuk hubungan antara kompensasi terhadap kepuasan kerja tergolong rendah dan tidak berhubungan nyata.
Robot (2009) dalam tesisnya yang berjudul Analisis Beban Kerja Perawat Pelaksana dalam Mengevaluasi Kebutuhan Tenaga Perawat di Ruang Rawat Inap Rumah Sakit Umum Prof. dr R. D. Kandou Manado, menyatakan bahwa berdasarkan hasil pengamatan tentang penggunaan waktu dari kegiatan perawat sesuai shift dinas diperoleh gambaran waktu kegiatan seluruh shift yaitu 2518 menit dan sampel total 330. Penggunaan waktu kegiatan perawat shift pagi sebesar 40,91 persen, shift sore sebesar 21,72 persen, dan shift malam sebesar 37,3 persen. Gambaran beban kerja perawat pelaksana berdasarkan jenis kegiatan perawat yaitu untuk kegiatan keperawatan langsung sebesar 46,67 persen, kegiatan tidak langsung keperawatan sebesar 19,39 persen dan kegiatan lainnya sebesar 33,94 persen.
Adapun kebutuhan tenaga perawat pelaksana di ruang rawat inap B yang dihitung berdasarkan hasil pengamatan beban kerja dan waktu yang dibutuhkan pasien, yaitu terdapat kekurangan perawat sebanayak empat orang. Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui faktor-faktor yang mempengaruhi beban kerja perawat pelaksana di ruang rawat inap Irina B RSU Prof. dr. R. D. Kandou Manado. Faktor-faktor tersebut yaitu persentase tingkat hunian tempat tidur, jumlah pasien, tingkat keparahan penyakit, dan jumlah variasi kasus pasien.
3.1. Kerangka Pemikiran
3.1.1 Kerangka Pemikiran Konseptual
Institut Pertanian Bogor (IPB) merupakan salah satu perguruan tinggi negeri di Indonesia, telah memiliki lulusan yang tersebar di berbagai profesi baik yang bekerja di dalam maupun di luar negeri. IPB telah dipercaya oleh masyarakat sebagai perguruan tinggi negeri yang mampu menghasilkan lulusan yang kompeten baik dari segi pengetahuan maupun keterampilannya. IPB juga tidak terlepas dari adanya kondisi persaingan antar perguruan tinggi negeri dalam menghasilkan lulusan yang berkualitas. Kondisi tersebut menyebabkan perguruan tinggi negeri seperti IPB dituntut untuk terus meningkatkan kepuasan bagi konsumen (mahasiswa) melalui pelayanan akademik yang baik serta tetap berusaha kompetitif dalam mencapai setiap tujuannya. Institut Pertanian Bogor memiliki visi, misi dan tujuan yang jelas dalam rangka melaksanakan kegiatan organisasinya. Penjabaran dari visi dan misi sangat diperlukan dalam pelaksanaan organisasi secara keseluruhan. Hal ini terutama agar terjadi keseragaman tujuan dalam seluruh tingkat dan unit kerja dalam organisasi.
Sejalan dengan penjabaran visi dan misi yang dimiliki sebuah organisasi, maka salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perencanaan terhadap sumber daya manusia (SDM). Perencanaan SDM merupakan faktor terpenting yang dapat mendukung keberhasilan pencapaian tujuan organisasi. Perencanaan SDM yang baik juga akan menghasilkan karyawan yang baik. Karyawan yang baik yaitu apabila bekerja sesuai dengan kemampuan yang dimiliki menurut kebutuhan perusahaan. Menurut Siagian (2008) melalui perencanaan SDM yang matang, produktivitas kerja dari tenaga yang sudah ada dapat pula ditingkatkan.
Jumlah kebutuhan SDM untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada setiap unit tata usaha departemen di IPB selama ini belum memiliki suatu keseragaman. Adapun perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang didasarkan pada beban kerja dapat dilakukan dengan melakukan pengamatan
21
dan pencatatan terhadap aktifitas atau kegiatan yang dilakukan oleh karyawan adminstrasi dalam selang waktu tertentu. Berdasarkan hasil pengamatan terhadap aktifitas yang dilakukan karyawan, dapat diketahui seberapa besar alokasi penggunaan waktu oleh karyawan untuk bekerja maupun tidak bekerja. Pencatatan terhadap aktifitas dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan aktifitas berguna untuk mengetahui beban kerja seorang karyawan yang kemudian digunakan untuk menentukan jumlah kebutuhan tenaga kerja atau sumber daya manusia.
Perencanaan SDM yang tepat akan menghasilkan efisiensi dan efektivitas kerja sehingga dapat meningkatkan produktivitas organisasi. Tujuan institusi dapat tercapai apabila produktivitas organisasi semakin meningkat. Adapun alur kerangka pemikiran konseptual berdasarkan uraian di atas dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Alur kerangka pemikiran konseptual Visi, Misi dan Tujuan Institut
Pertanian Bogor
Efisiensi Tenaga Kerja
Pengukuran Kebutuhan Jumlah Tenaga Kerja
Aktifitas Karyawan Administrasi dalam Waktu Tertentu Penentuan Beban Kerja Karyawan Administrasi
Perencanaan SDM Tujuan Unit Tata Usaha Tujuan Departemen IPB
Beban Kerja Karyawan Adminstrasi
Input
Jumlah Tenaga Kerja yang Dibutuhkan pada Unit Administrasi
Output
Perhitungan Jumlah Tenaga Kerja berdasarkan Beban Kerja
Karyawan Administrasi Proses Analisis Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja
23
3.1.2 Kerangka Pemikiran Operasional
Setiap organisasi yang bergerak dalam bidang apapun akan menghadapi suatu kondisi ketidakpastian di masa yang akan datang. Bagi Institut Pertanian Bogor yang merupakan institusi pendidikan juga tidak terlepas dari kondisi tersebut. Rencana strategis IPB (2008-2013) memuat beberapa isu strategis yang kemungkinan akan dihadapi oleh Institut Pertanian Bogor di masa yang akan datang diantaranya yaitu arah pembangunan Indonesia, khususnya di bidang ekonomi, pangan, bioenergi, kesehatan, manajemen sumberdaya alam dan lingkungan. Selain itu, terdapat pula isu kecenderungan persaingan global pendidikan tinggi yang mengharuskan perguruan tinggi di dalam negeri untuk meningkatkan daya saingnya, baik dalam penyelenggaraan maupun mutu lulusan yang kompetitif bertaraf internasional. Isu atau faktor-faktor ketidakpastian tersebut tentunya berada diluar kemampuan kendali organisasi IPB. Menurut Siagian (2008), situasi ketidakpastian di masa yang akan datang dapat berpengaruh pada perencanaan sumber daya manusia. Oleh karena itu, setiap organisasi dituntut untuk bersikap proaktif dan antisipatif tidak hanya di bidang fungsional seperti perencanaan produksi dan strategi pemasaran tetapi juga yang menyangkut perencanaan sumber daya manusia.
Sikap proaktif dan antisipatif organisasi dalam perencanaan SDM dapat dilakukan dengan mendefinisikan atau menguraikan secara jelas tugas-tugas dan tanggung jawab yang akan dilaksanakan oleh karyawan. Hal ini penting dilakukan agar karyawan dapat menyelesaikan tugas dan tanggung jawab itu dengan baik sehingga tujuan organisasi keseluruhan dapat tercapai. Beban kerja untuk setiap karyawan harus sesuai dengan standar beban yang telah ditetapkan. Apabila pada kenyataannya terjadi kekurangan atau kelebihan beban, maka organisasi harus mengkaji ulang beban kerja standar yang ditetapkan untuk suatu pekerjaan tertentu. Hal ini dikarenakan penetapan beban kerja memiliki dampak terhadap hasil pekerjaan. Beban kerja pada setiap unit pekerjaan juga mencerminkan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. Ketidaksesuaian antara beban pekerjaan dengan jumlah tenaga yang mengerjakannya, membutuhkan penyesuaian melalui pengurangan dan penambahan jumlah karyawan.
Uraian aktifitas atau tugas pokok yang dilakukan karyawan perlu diketahui sebelum melakukan penelitian. Pengamatan terhadap aktifitas yang dilakukan oleh karyawan melalui metode work sampling dalam interval waktu tertentu berguna untuk mengetahui gambaran penggunaan waktu kerja oleh karyawan. Selanjutnya dilakukan pencatatan terhadap frekuensi serta waktu untuk menyelesaikan aktifitas. Frekuensi dan waktu untuk menyelesaikan aktifitas mencerminkan nilai beban kerja yang selanjutnya digunakan untuk menentukan jumlah kebutuhan tenaga kerja melalui analisis perhitungan kebutuhan tenaga kerja. Jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan kemudian dapat dibandingkan dengan jumlah tenaga kerja riil yang ada di unit tata usaha. Hasil perbandingan kemudian dapat dijadikan rekomendasi bagi perencanaan SDM organisasi. Alur pemikiran operasional penelitian dapat dilihat pada Gambar 2.
25
Gambar 2. Alur kerangka pemikiran operasional
Perhitungan Jumlah Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja
Frekuensi dan Waktu Aktivitas
Jumlah Tenaga Kerja yang Dibutuhkan
Perhitungan Beban Kerja Karyawan Administrasi
Analisis Beban Kerja Unit Tata Usaha Departemen IPB
Perencanaan SDM
Evaluasi
Jumlah Tenaga Kerja yang Dibutuhkan
Jumlah Tenaga Kerja Riil
Rekomendasi
Analisis Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan di unit tata usaha lingkup departemen pada Institut Pertanian Bogor. Lokasi penelitian beralamat di Jalan Raya Darmaga Kampus IPB Darmaga Bogor, Jawa Barat. Penelitian dilaksanakan pada bulan Juli sampai dengan Agustus 2010.
3.3. Jenis dan Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini merupakan data yang bersifat kuantitatif dan kualitatif. Data kuantitatif misalnya berupa angka penggunaan waktu kerja, waktu kerja efektif, rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas pokok (standar kemampuan rata-rata) dan kuantitas atau beban tugas pokok selama setahun, sedangkan data kualitatif berupa informasi mengenai tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan.
Adapun sumber data berasal dari data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh secara langsung melalui kegiatan pengamatan terhadap aktifitas yang dilakukan oleh karyawan selama waktu kerja dan hasil kegiatan wawancara. Data sekunder diperoleh dari data kepegawaian di lingkup Direktorat SDM IPB khususnya pada unit tata usaha terutama mengenai beban kerja dan yang berkaitan dengan beban kerja.
3.4. Populasi dan Sampel Penelitian
Populasi penelitian yaitu karyawan yang bekerja pada bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha departemen di IPB. Sampel pada penelitian ini diambil dari semua aktifitas pokok atau tugas pokok yang dilakukan oleh karyawan yang bekerja pada bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan pada masing-masing unit tata usaha selama jam kerja.
Adapun cara pengambilan sampel unit tata usaha departemen dilakukan dengan stratified sampling atau sampling acak berlapis. Sampling berlapis yaitu bentuk sampling random dimana populasi (elemen populasi) dibagi dalam kelompok-kelompok yang disebut strata (Hasan, 2002).
Terdapat 35 unit tata usaha departemen yang ada di Institut Pertanian Bogor (IPB). Unit-unit tata usaha tersebut terlebih dahulu dikelompokkan berdasarkan strata fakultas. Terdapat sembilan strata fakultas di IPB yaitu
27
Fakultas Pertanian, Fakultas Kedokteran Hewan, Fakultas Perikanan, Fakultas Peternakan, Fakultas Kehutanan, Fakultas Teknologi Pertanian, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, dan Fakultas Ekologi Manusia. Selanjutnya, dari tiap strata fakultas dilakukan pengambilan sampel unit tata usaha secara random. Jumlah keseluruhan sampel yang diinginkan yaitu sebanyak 13 unit tata usaha. Banyaknya unit tata usaha yang dipilih dalam setiap strata fakultas ditentukan secara tidak sebanding atau tidak proposional disebut sampling acak berlapis tidak proposional (Tabel 1). Tabel 1. Pemilihan sampel unit tata usaha
Fakultas Jumlah Unit Tata Usaha Sampel
Pertanian 4 2 Kedokteran Hewan 1 1 Perikanan 5 1 Peternakan 2 1 Kehutanan 4 1 Teknologi Pertanian 4 1
Matematika dan IPA 8 2
Ekonomi dan Manajemen 4 1
Ekologi Manusia 3 2
Jumlah 35 13 Jumlah sampel yang diambil dari setiap strata dilakukan secara tidak proporsional dikarenakan rata-rata jumlah sampel unit tata usaha pada setiap fakultas yang kecil (Tabel 1) sehingga penentuan jumlah sampel unit tata usaha yang diambil didasarkan pada pertimbangan-pertimbangan sesuai kebutuhan penelitian (Nasution, 2003). Pertimbangan memilih sampel unit tata usaha departemen dalam suatu fakultas yaitu dari setiap fakultas agar dapat terwakilkan hendaknya dipilih minimal satu unit tata usaha.
Hasil pemilihan sampel menghasilkan sebanyak 13 unit tata usaha yaitu unit tata usaha pada Ilmu Tanah dan Sumberdaya Lahan (ITSL), Arsitektur Lanskap (ARL), Fakultas Kedokteran Hewan (FKH), Ilmu dan Teknologi Kelautan (ITK), Ilmu dan Produksi Ternak (IPT), Manajemen Hutan (MNH), Teknik Pertanian (TEP), Teknologi Industri Pertanian (TIN), Matematika (MAT), Biokimia (BIK), Manajemen (MAN), Gizi Masyarakat (GM), serta Ilmu Keluarga dan Konsumen (IKK). Khusus untuk Kedokteran Hewan, seluruh kegiatan administrasi akademik dan kemahasiswaan terpusat pada satu unit tata usaha yang terdapat pada fakultas tersebut.
3.5. Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data primer mengenai karyawan diperoleh melalui metode work sampling yaitu pengamatan terhadap aktifitas yang dilakukan oleh karyawan selama jam kerja dengan jarak waktu pengamatan setiap sepuluh menit. Pengamatan dilakukan selama 8.5 jam waktu kerja selama dua hari untuk masing-masing unit tata usaha departemen.
Aktifitas yang diamati dalam penelitian menggunakan work sampling dikelompokkan menurut kategori kegiatan produktif, tidak produktif, dan pribadi. Menurut Ilyas (2004) pengelompokkan kegiatan dapat disesuaikan dengan tujuan dan kebutuhan penelitian.
Kegiatan produktif merupakan semua kegiatan yang berhubungan dengan penyelesaian pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan seperti yang terdapat pada uraian tugas-tugas pokok di setiap unit tata usaha. Kegiatan tidak produktif meliputi kegiatan yang dilakukan karyawan yang tidak bermanfaat bagi pekerjaan seperti terlambat, bermalas-malasan, mengobrol, dan sebagainya. Kegiatan pribadi merupakan kegiatan yang dilakukan karyawan untuk menghilangkan kelelahan. Hasil pengamatan kemudian dicatat dalam formulir work sampling.
Pengumpulan data primer berupa standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian dan kuantitas beban tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan selama setahun dilakukan melalui metode wawancara terhadap karyawan. Selain itu, pengumpulan data untuk tujuan mengidentifikasi tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan dilakukan dengan metode gabungan wawancara dan observasi. Adapun data sekunder dikumpulkan melalui studi kepustakaan yang dilakukan dengan cara membaca dan mengutip informasi dari buku, skripsi, situs-situs internet, maupun dokumen-dokumen yang dimiliki oleh institusi.
3.6. Pengolahan dan Analisis Data 3.6.1 Pengolahan Data
Langkah pertama yang dilakukan dalam pengolahan data yaitu melakukan pemeriksaan terhadap data yang telah diperoleh pada lembar pengamatan work sampling. Pemeriksaan ditinjau dari segi kelengkapan atau
29
jika ada kesalahan maupun ketidakkonsistenan data pengamatan. Kegiatan yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori kegiatan produktif, tidak produktif dan pribadi masing-masing kemudian dihitung jumlahnya. Selanjutnya data yang berasal dari lembar pengamatan dipindahkan ke dalam komputer untuk diolah.
Langkah kedua yaitu memasukkan data mengenai standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada setiap unit tata usaha serta kuantitas beban tugas selama setahun ke dalam rumus perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja. Perhitungan dilakukan menggunakan bantuan Microsoft Excel.
3.6.2 Analisis Data
Melalui pengelompokkan kegiatan-kegiatan selama pengamatan, dapat diketahui berapa persentase waktu kerja yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan kegiatan yang produktif, tidak produktif maupun pribadi. Dengan demikian gambaran penggunaan waktu kerja dapat dijelaskan.
Berdasarkan standar kemampuan rata-rata pencapaian waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas pokok serta kuantitas beban tugas dalam setahun dapat diketahui beban kerja untuk setiap tugas-tugas pokok. Besarnya frekuensi melakukan aktifitas dalam satuan waktu menunjukkan besarnya beban kerja. Beban kerja yang diperoleh kemudian menjadi dasar untuk melakukan perhitungan terhadap jumlah kebutuhan tenaga kerja.
Metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang digunakan yaitu perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan sesuai Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil yaitu sebagai berikut :
a. Menetapkan waktu kerja
Waktu kerja yang dimaksud adalah waktu kerja efektif, artinya waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas hari kerja efektif dan jam kerja efektif.
Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut :
Hari Kerja Efektif =
………(1)
Keterangan :
A = Jumlah hari menurut kalender
B = Jumlah hari Sabtu dan Minggu dalam setahun C = Jumlah hari libur dalam setahun
D = Jumlah cuti tahunan
Hari libur dapat berupa hari libur nasional dan hari libur kedaerahan. Oleh karena itu, bagi tiap-tiap daerah dapat menghitung sendiri hari libur kedaerahannya.
Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat makan, dan sebagainya. Allowance diperkirakan rata-rata sekitar 30 persen dari jumlah jam kerja formal. Dalam menghitung jam kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran 1 minggu.
b. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas
Waktu penyelesaian tugas merupakan hasil perkalian dari jumlah beban suatu tugas pokok dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas tersebut. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas dapat dilihat pada Tabel 1.
31
Tabel 2. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas
No. Uraian Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR) 1. 2. 3. 4. 5. dst. ∑ WPT Keterangan :
BT = jumlah beban tugas dalam waktu tertentu
SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = waktu penyelesaian tugas
Berdasarkan Tabel 1, perkalian antara beban tugas dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas dilakukan per tugas pokok. Hasil perkalian dari seluruh tugas pokok yang ada kemudian dijumlahkan sehingga menghasilkan total waktu penyelesaian tugas.
c. Menghitung Jumlah Kebutuhan Pegawai
Jumlah kebutuhan pegawai dengan demikian dapat dihitung setelah waktu penyelesaian tugas ditentukan. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan pegawai yaitu :
Kebutuhan Pegawai =∑Waktu Penyelesaian Tugas∑Waktu Kerja Efektif x 1 orang
