PPP- PK- 03 PENGURUSAN PENDAFTARAN KURSUS

(1)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI

POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH

PROSEDUR KERJA

PPP- PK- 03

PENGURUSAN PENDAFTARAN

KURSUS

Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:

NORHAYATI CHE HUSIN KOL. BERSEKUTU (PA)

HAJI TAJUDDIN BIN ABD RASHID K.M.N

PPPT Pengarah

(2)

KANDUNGAN

1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1_{... 3}

2. SKOP PROSES 4.4.1_{... 3}

3. PELANGGAN PROSES 5.1.2_{... 3}

4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 _{& KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN}7.2_{... 3}

5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2_{... 4}

6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C_{... 4}

7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4_{... 4}

8. RISIKO PROSES 6.1_{... 5}

9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7_{... 5}

10. DEFINISI ... 5

11. SINGKATAN 4.4 ... 6

12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4_{... 7}

13. SIPOC DIAGRAM 4.4_{... 9}

14. PROSES KERJA ... 9

Pengurusan Pendaftaran Kursus ... 9

Pemilihan Pelajar (minggu 1) ... 10

Pemantauan Status Pemilihan Pelajar (minggu 3) ... 10

Tambah / Gugur Kursus (Minggu ke 3-6) ... 10

15. REKOD 7.5_{... 11}

16. LAMPIRAN 8.5.1 ... 11

(3)

1. OBJEKTIF PROSES KERJA

4.4.1

Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang perlu diambil dalam pengurusan pendaftaran kursus

2. SKOP PROSES

4.4.1

Prosedur ini meliputi semua program di Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah

3. PELANGGAN PROSES

5.1.2

Semua pelajar PSA

4. PEMILIK PROSES

4.4.1 (e). 5.3

_{& KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN}

7.2

PEMILIK PROSES

KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2

PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN

Ketua Program Ijazah Sarjana Muda mengikut bidang Kelayakan ikhtisas dalam bidang pendidikan Minat dan fokus melaksanakan proses pendaftaran kursus Pernah mengendalikan proses pendaftaran kursus dan daftar kursus Penyelaras Pendaftaran Kursus Taklimat Pendaftaran Kursus Kelayakan ikhtisas dalam bidang pendidikan Minat dan fokus melaksanakan proses pendaftaran kursus Pernah mengendalikan pendaftaran kursus Penasihat Akademik Taklimat Penasihat Akademik Audit Komunikasi berkesan Minat dan fokus melaksanakan proses pendaftaran kursus Sekurang-kurangnya pernah mengikuti kursus SPAK

(4)

5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN

8.2

6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN

4.4 (d), 8.1 C

JENIS SUMBER

KEPERLUAN

Sumber manusia

a. Ketua Jabatan

b. Ketua Program

c. Penyelaras Pendaftaran Kursus

d. Pensyarah

Peralatan

a. Alat tulis

b. Struktur Kursus

c. Jadual Waktu

d. Komputer

Bahan

a. Struktur Kursus

Keperluan lain

a. Seminar PPI untuk semua program

7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR

8.4

KEPERLUAN

KRITERIA

Maklumat yang perlu dirujuk

7.5.3.2

1. ISO 9001 : 2015

Komunikasi dengan pelanggan

8.2.1

Slip Pendaftaran Kursus

Harta hak milik pelanggan

8.5.3

_{1.Data pelajar (dikawal dalam sistem)}

Identifikasi dan

kemudahkesanan

8.5.2

a. PPP-PK-03(L1)

b. PPP-PK-03(L2)

Pemuliharaan

8.5.4

_{Data dalam sistem}

Peraturan dan perundangan

8.2.2 (a)

Buku Arahan-Arahan Peperiksaan dan Kaedah

Penilaian Edisi Terkini

Perubahan dan kajian semula

8.2.3.1 (e)

Pelajar boleh pinda/gugur kursus pada minggu ke-6

JENIS KHIDMAT LUAR

KAEDAH KAWALAN

(5)

8. RISIKO PROSES

6.1

PROSES

RISIKO

TINDAKAN

PENCEGAHAN

TINDAK BALAS JIKA

BERLAKU

Pengurusan

Pendaftaran

Kursus

- Konflik semasa

laksanakan proses

pendaftaran kursus

- Taklimat/garis

panduan

tujuan

pendaftaran

kursus

- Rujuk pada unit yang

bertanggungjawab

9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR

8.7

10. DEFINISI

Terminologi & Definisi

1. Jabatan Pendidikan

Politeknik

Satu jabatan di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia

(KPM) yang bertanggungjawab terhadap Pengurusan

Politeknik.

2. Ketua Jabatan

Ketua Jabatan Akademik yang dilantik oleh Ketua Pengarah

JPP.

3. Ketua Program(KP)

Adalah pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah JPP bagi

mengetuai sesebuah program yang dijalankan di jabatan

akademik politeknik.

4. Penyelaras

Pendaftaran

Kursus (PPK)

Pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan akademik di

politeknik bagi tujuan menyelaras pendaftaran kursus di

jabatan masing-masing dan memaklumkan kepada

penasihat akademik untuk tindakan seterusnya.

POTENSI OUTPUT TIDAK

AKUR

TINDAKAN PERLU DIAMBIL

JIKA BERLAKU

TINDAKAN

PENCEGAHAN UNTUK

ELAK BERLAKU

Pelajar tersilap daftar kursus

Penasihat akademik perlu

betulkan.

Menetapkan kursus

yang perlu didaftarkan

sahaja.

Pensyarah kursus tidak pilih

pelajar

PA maklumkan pada

pensyarah kursus berkenaan

Penyelaras pendaftaran

kursus keluarkan

senarai semak

pensyarah kursus tidak

pilih pelajar pada

minggu ke 3.

(6)

Terminologi & Definisi

5. Penasihat

Akademik (PA)

Pensyarah atau pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan

akademik di politeknik bagi tujuan menasihatkan pelajar

berhubung dengan prestasi atau kemajuan akademik

pelajar.

6. Pensyarah Kursus

Pensyarah yang mengajar dan menilai kursus.

7. Unit Teknologi

Maklumat (UTM)

Jabatan yang mengurus dan menyelenggara sistem

rangkaian kampus, peralatan ICT dan sistem aplikasi.

8. Pendaftaran Kursus

Proses mendaftarkan pelajar ke atas kursus yang diambil

oleh pelajar pada semester berkenaan merujuk kepada

Struktur Program yang berkaitan.

9. Penambahan

Kursus

Proses menambah kursus yang telah didaftarkan oleh

pelajar merujuk kepada buku Arahan-arahan Peperiksaan

dan Kaedah Penilaian.

10. Pengguguran

Kursus

Proses mengeluarkan kursus yang telah didaftarkan oleh

pelajar merujuk kepada buku Arahan-arahan Peperiksaan

dan Kaedah Penilaian.

11. SINGKATAN 4.4

Singkatan

Maksud

JPP

Jabatan Pendidikan Politeknik

KJ

Ketua Jabatan

KP

Ketua Program

PPK

Penyelaras Pendaftaran Kursus

PA

Penasihat Akademik

PK

Pensyarah Kursus

(7)

12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA

4.4 PENSYARAH

KURSUS PELAJAR

PENASIHAT

AKADEMIK KETUA JABATAN

PENYELARAS PENDAFTARAN KURSUS ICT DAFTAR KURSUS ONLINE. RUJUK STRUKTUR PROGRAM DAPATKAN TANDATANGAN PENSYARAH KURSUS(JIKA TUMPANG KELAS SELAIN KELAS SEMASA) ISI BORANG DAFTAR KURSUS MANUAL (pelajar masalah) DAFTAR KURSUS ONLINE (pelajar tiada masalah) SEMAK/SAHKAN BORANG DAFTAR KURSUS PILIH PELAJAR YANG DAFTAR KURSUS DALAM SPMP LULUS/TIDAK LULUS DAFTAR KURSUS CETAK DAFTAR KURSUS ONLINE. RUJUK SISTEM DAN KENALPASTI STATUS YANG BELUM DIPILIH OLEH PENSYARAH KURSUS

(8)

PENSYARAH

KURSUS PELAJAR

PENASIHAT

AKADEMIK KETUA JABATAN

PENYELARAS PENDAFTARAN KURSUS ICT CETAK SENARAI KEHADIRAN PELAJAR MAKLUM PADA PENSYARAH KURSUS UNTUK PILIH DAN PA UNTUK PEMANTAUAN RUJUK ARAHAN PEPERIKSAAN TERKINI. BINCANG DENGAN PELAJAR ISI BORANG TAMBAH/ GUGUR KJ LULUS/TIDAK DAFTAR TAMBAH/GUGUR KENALPASTI KEPERLUAN TAMBAH/GUG UR PADA MINGGU KE 3 – 6 (sekiranya ada). BINCANG DENGAN PA ISI BORANG TAMBAH/ GUGUR SEMAK DAN SAHKAN BORANG DAFTAR TAMBAH/ GUGUR DALAM SPMP ISI BORANG TAMBAH/ GUGUR

(9)

13. SIPOC DIAGRAM

4.4

PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN

JPP Kalendar Akademik Pendaftaran Kursus

Struktur Program Ketua Program

Ketua Program

Struktur Program Memasukkan semua kursus dalam sistem Senarai kursus setiap semester mengikut program Penyelaras Pendaftaran Kursus Penyelaras Pendaftaran Kursus Cartalir proses pendaftaran kursus Menyedia jadual pendaftaran kursus Makluman jadual pendaftaran kursus Penasihat akademik Pelajar Penasihat akademik Surat lantikan Struktur program Memantau proses pendaftaran kursus pelajar Slip pendaftaran kursus Pensyarah kursus Pelajar Penasihat akademik

SPMP i daftar Pilih kursus dan pelajar dalam spmp Senarai kehadiran pelajar Pensyarah kursus Pelajar Penyelaras pendaftaran kursus SPMP I daftar Semakan pensyarah tidak pilih kursus Makluman pada penasihat akademik Pensyarah kursus Pelajar Unit Teknologi Maklumat Buku Arahan-Arahan Peperiksaan terkini Sekat tambah/ gugur kursus dalam sistem Senarai semak terkini pelajar mendaftar kursus Pensyarah kursus Penasihat akademik

14. PROSES KERJA

Pengurusan Pendaftaran Kursus

1. Daftar Kursus pelajar tiada masalah

T.JAWAB BIL TINDAKAN

PELAJAR 1

Rujuk Struktur Program dan rancang kursus yang sesuai

2

_{Daftar kursus online dalam SPMP.}

Cetak slip pendaftaran kursus.

PA 3

Semak slip pendaftaran kursus dan simpan dalam Fail Penasihat

Akademik

(10)

2. Daftar kursus pelajar ada masalah

PA 4 Edar borang Pendaftaran Kursus (PPP-PK-03(L1)) kepada pelajar. 5

Rujuk struktur program/jadual waktu dan bincang dengan pelajar

tentang kursus yang ingin didaftar.

PELAJAR 6

Dapatkan tandatangan pensyarah kursus (jika tumpang kelas selain

kelas semasa).

PA 7

Semak dan sahkan borang pendaftaran kursus.

Salinan asal: pelajar simpan

Salinan pendua: serah pada PA

KJ 8

Jika PA tidak setuju:

Lulus atau tidak luluskan pendaftaran kursus pelajar

PELAJAR 9

Daftar online dalam sistem seperti bil. 2

Pemilihan Pelajar (minggu 1)

PK 10

_{Rujuk sistem. Pilih pelajar yang daftar kursus}

11

Cetak Senarai Kehadiran pelajar

Pemantauan Status Pemilihan Pelajar (minggu 3)

PPK 12

Rujuk sistem dan kenalpasti status pelajar yang tidak dipilih oleh

pensyarah kursus

13

_{Maklum kepada pensyarah kursus untuk pilih pelajar dan PA untuk}

pemantauan sekiranya ada.

Tambah / Gugur Kursus (Minggu ke 3-6)

PELAJAR 14 Kenalpasti keperluan untuk Tambah/Gugur Kursus.

Jumpa PA

PA 15 Rujuk Arahan Peperiksaan. Bincang dan beri cadangan kepada pelajar.

PELAJAR 16 Isi borang Tambah/Gugur Kursus (PPP-PK-03(L1)).

PA 17 Semak dan sahkan borang Tambah/Gugur Kursus.(jika setuju)

(11)

Lulus atau tidak pendaftaran tambah/gugur kursus pelajar

PELAJAR 19 Daftar tambah/gugur dalam sistem. Cetak slip pendaftaran :

Salinan asal: pelajar simpan Salinan pendua: serah kepada PA

PA 20 Selenggara salinan slip pendaftaran Tambah/Gugur kursus dalam Fail Penasihat Akademik

UTM 21 Sekat tambah/gugur kursus dalam sistem pada minggu ke-6.

15. REKOD

7.5

BIL NAMA REKOD _TEMPOH

SIMPANAN

TEMPOH SIMPANAN

1

Borang Pendaftaran Kursus

3 tahun Fail Penasihat

Akademik 2

Borang Tambah/ Gugur Kursus.

3 tahun Fail Penasihat

Akademik

16. LAMPIRAN

8.5.1

BIL NAMA LAMPIRAN RUJUKAN

1. Borang Pendaftaran Kursus. PPP-PK-03 (L1)

2. Borang Tambah/Gugur Kursus PPP-PK-03 (L2)

17. PETUNJUK PRESTASI (PI)

(12)

BORANG PENDAFTARAN KURSUS SESI : __________________

Bahagian A : Maklumat Pelajar

Nota : Ruangan bertanda ‘ * ‘ adalah wajib diisi

*Nama : *No. KP :

*No Pend : *Program/Semester :

*Alamat surat Menyurat

*No. Telefon bimbit

*Email :

Bahagian B : Maklumat Pendaftaran Kursus yang Didaftarkan

Nota : Kategori kursus : C – Compulsory; CC – Common Core; DC – Discipline Core; S – Specialisation; E – Elective; LI – Latihan Industri

Status : BA – Belum pernah ambil; UK – Ulang Kursus; LI – Latihan Industri

Jumlah Jam Kredit : Tertakluk kepada Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian Terkini

BIL KOD KURSUS NAMA KURSUS KATEGORI KURSUS STATUS JAM KREDIT CATATAN (SEKIRANYA UK, CATATKAN KELAS, NAMA

DAN T.TGN PENSYARAH KURSUS)

Saya dengan ini mendaftar kursus-kursus seperti di atas. Setuju / Tidak bersetuju

____________________________ ____________________________

(Tandatangan pelajar) (Tandatangan Penasihat Akademik)

Cop :

Tarikh : ______ /_____ /______ Tarikh : ______ /_____ /______

Sekiranya Penasihat Akademik Tidak Bersetuju

Kelulusan Ketua Jabatan : Lulus/Tidak lulus Tandatangan :

Cop :

Tarikh : _______ /_____ /________

PPP-PK-03 (L1) P: 00 01-01-2017

(13)

Bahagian A : Maklumat Pelajar

Nota : Ruangan bertanda ‘ * ‘ adalah wajib diisi

*Nama : *No. KP :

*No Pend : *Program/Semester :

*Alamat surat Menyurat

*No.telefon bimbit *Email :

Bahagian B : Maklumat Kursus Yang Di Tambah / Gugur

Nota : Kategori kursus : C – Compulsory; CC – Common Core; DC – Discipline Core; S – Specialisation; E – Elective; LI – Latihan Industri

Status : BA – Belum pernah ambil; UK – Ulang Kursus; LI – Latihan Industri

Jumlah Jam Kredit : Tertakluk kepada Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian Terkini

BIL KOD KURSUS NAMA KURSUS TAMBAH

( √ ) GUGUR ( √ ) KATEGORI KURSUS

STATUS

JAM KREDIT

Jumlah Jam Kredit Kursus Yang di Tambah Jumlah Jam Kredit Kursus Yang di Gugur

Saya dengan ini ingin menambah / menggugur kursus seperti di atas.

____________________________ (Tandatangan pelajar)

Tarikh : ______ /_____ /_____

Ulasan Penasihat Akademik

Pengesahan PA : Setuju / Tidak setuju Ulasan : ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ Tandatangan : ________________________ Cop : Tarikh : _______ / ______ / _______

Sekiranya Penasihat Akademik Tidak Bersetuju

Kelulusan Ketua Jabatan : Lulus / Tidak lulus

Tandatangan : _________________________ Cop :

Tarikh : ______ / ______ / ______

PPP-PK-03 (L2) P: 00 01-01-2017