Analisis Sistem
Akuntansi Penggajian
pada CV. Elssy Design
Disusun Oleh :
Esty Putri Ratnasari
22212566
Latar Belakang Masalah
Gaji bagi karyawan merupakan suatu sumber penghasilan yang digunakan
untuk memenuhi kebutuhan hidupnya. Sedangkan bagi perusahaan gaji
merupakan alat yang dapat meningkatkan semangat kerja karyawan untuk tetap
bekerja dengan baik sehingga dengan begitu tujuan perusahaan pun dapat
tercapai.
Penggajian merupakan masalah yang kompleks, hal tersebut mengharuskan
perusahaan untuk menyusun suatu aturan tentang penerapan penggajian yang
baik dan benar sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Salah satu resiko yang dapat terjadi pada perusahaan adalah adanya manipulasi
ataupun kecurangan pada saat pembayaran gaji, untuk itu perusahaan harus
memberikan perhatian terhadap sistem akuntansi yang diterapkan, dalam hal
ini sistem akuntansi penggajian.
Rumusan Masalah:
1. Bagaimanakah sistem akuntansi penggajian pada CV. Elssy Design?
2. Apakah sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi penggajian CV. Elssy Design sudah memenuhi unsur-unsur pokok pengendalian intern yang baik?
Objek Penelitan:
Objek peneitian pada penulisan ini adalah CV. Elssy Design yang beralamat di Jalan Pangeran Jayakarta No. 73, Jakarta
Data/Variabel yang digunakan:
Dalam penelitian ilmiah ini, penulis menggunakan dua jenis data yaitu data primer dan data sekunder. Metode Pengumpulan Data:
Metode pengumpulan data dengan studi lapangan meliputi metode wawancara dan metode observasi pada perusahaan.
Metode Analisis Data:
Pada penelitian ini, metode analisis data yang digunakan oleh penulis yaitu metode analisis data kualiatif. Dimana penulis menganalisis masalah dengan cara mendeskripsikan atau menguraikannya berdasarkan dengan kenyataan yang ada pada perusahaan dan mendeskripsikannya melalui pembuatan bagan alir dokumen (flowchart) kemudian menilai efektivitas dan efisiensi prosedur yang ada dengan menggunakan analisis sistem pengendalian internal, kemudian memberikan usulan prosedur penggajian yang baik untuk diterapkan dalam sistem penggajian pada CV. Elssy Design.
Analisis/Pembahasan Sistem Akuntansi Penggajian pada
CV. Elssy Design
A. Bagian yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penggajian pada CV. Elssy Design
1. Bagian Administrasi dan Keuangan
B. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian pada CV. Elssy Design
1. Daftar Hadir Karyawan (DHK) 2. Daftar Gaji
3. Rekap Daftar Gaji 4. Slip Gaji
5. Amplop Gaji
6. Bukti Kas Keluar (BKK)
C. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian pada CV. Elssy Design
Jurnal Umum
Beban gaji xxx
Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penggajian
pada CV. Elssy Design
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian pada CV. Elssy Design adalah sebagai berikut: 1. Fungsi kepegawaian
Fungsi ini bertugas untuk menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat keputusan tarif gaji karyawan dan pemberhentian karyawan. Pada CV. Elssy Design fungsi kepegawaian ini berada di tangan pimpinan perusahaa
2. Fungsi Pencatat Daftar Hadir Karyawan
Pencatatan daftar hadir karyawan berfungsi untuk mencatat hadir atau tidaknya karyawan di perusahaan dengan menggunakan kartu daftar hadir karyawan yang berdasarkan nama masing-masing karyawan. Pada CV. Elssy Design fungsi pencatatan waktu ini dipegang dan dicatat oleh bagian administrasi dan keuangan.
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Pembuatan daftar gaji berfungsi untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan setiap karyawan beserta potongan-potongan yang menjadi beban setiap karyawan. Pada CV. Elssy Design bagian ini berada di tangan bagian administrasi dan keuangan.
4. Fungsi Akuntansi dan Keuangan
Akuntansi dan Keuangan berfungsi untuk mencatat biaya gaji yang timbul pada perusahaan dalam jurnal umum. Selain itu fungsi ini juga mencairkan uang ke bank untuk pemberian gaji yang dilakukan secara manual atau tanpa transfer melalui rekening Bank. Fungsi keuangan kemudian memasukkan uang gaji tersebut ke dalam amplop yang kemudian diberikan kepada karyawan. Pada CV. Elssy Design fungsi ini berada di tangan bagian administrasi dan keuangan.
Bagan Alir Dokumen (Flowchart) Sistem Akuntansi
Penggajian pada CV. Elssy Design
Analisis Sistem Akuntansi Penggajian pada CV. Elssy
Design Berdasarkan Sistem Pengendalian Intern (SPI)
Struktur Organisasi
• Struktur organisasi pada CV. Elssy Design belum ada pemisahan tugas dan wewenang secara jelas. CV. Elssy Design belum memiliki fungsi dan bagian-bagian yang terpisah dengan baik. Pada CV. Elssy Design bagian administrasi dan keuangan merupakan satu-satunya bagian yang berkaitan langsung dengan sistem penggajian karyawan. Hal ini yang menyebabkan adanya perangkapan tugas pada bagian administrasi dan keuangan yang bertindak sebagai fungsi pencatat daftar hadir karyawan, fungsi pembuat daftar gaji, fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Kerangkapan tugas tersebut dapat menyebabkan kecurangan dan manipulasi dalam perhitungan gaji sehingga pemberian gaji tidak sesuai dengan kinerja karyawan. Dalam sistem pengendalian intern yang baik fungsi pencatat daftar hadir karyawan harus terpisah dari fungsi pembuat daftar gaji, begitu juga dengan fungsi akuntansi harus terpisah dengan fungsi keuangan agar tidak terjadi kecurangan.
Akibat dari kelemahan tersebut, penulis memberikan usulan yaitu sebaiknya CV. Elssy Design melakukan pemisahan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan fungsinya masing-masing agar tidak ada lagi kerangkapan kerja yang memungkinkan timbulnya kecurangan.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1. Setiap karyawan pada CV. Elssy Design yang namanya tercantum dalam daftar gaji memiliki surat keputusan pengangkatan karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh pimpinan perusahaan.
2. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji pada CV. Elssy Design diotorisasi oleh pimpinan perusahaan.
3. Pada CV. Elssy Design slip gaji yang diberikan kepada karyawan telah diotorisasi oleh pimpinan dan dibubuhi cap perusahaan namun tidak adanya pembubuhan cap ”LUNAS” pada slip gaji yang diserahkan pada karyawan.
Akibat dari kelemahan tersebut, penulis memberikan usulan yaitu sebaiknya CV. Elssy Design membubuhi cap “LUNAS” pada slip gaji dan bukti pendukung lainnya pada saat pembayaran gaji karyawan agar tidak terjadi pembayaran gaji ganda atau kecurangan.
4. Pada CV. Elssy Design pencatatan untuk pengeluaran biaya gaji dari bukti kas keluar dipindahkan dan dicatat kembali ke dalam jurnal umum.
Praktik yang Sehat
1. Pencatatan Daftar Hadir Karyawan Dilakukan dengan Cara Efektif dan Efisien
Pada CV. Elssy Design pencatatan daftar hadir karyawan masih dilakukan dengan cara manual, dan belum adanya pemisahan tugas yang berfungsi sebagai bagian pencatat waktu, sehingga proses absensi dilakukan oleh bagian administrasi dan keuangan. selain itu, sistem absensi yang diberlakukan adalah dengan cara menuliskan kata “masuk” pada kartu daftar hadir karyawan berdasarkan nama karyawan yang hadir pada hari itu dan tanpa ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan.
Akibat dari kelemahan tersebut, penulis memberikan usulan yaitu sebaiknya CV. Elssy Design melakukan pemisahan tugas dan tanggung jawab dan merekrut karyawan untuk menduduki jabatan pada bagian pencatat waktu. Selain itu, sebaiknya absen dilakukan dengan menggunakan mesin pencatat waktu yang dapat dilakukan oleh karyawan dengan cara memasukkan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu sehingga akan meminimalisir terjadinya manipulasi daftar hadir.
2. Daftar Hadir Karyawan Telah Diarsip
Pada CV. Elssy Design daftar hadir karyawan disimpan atau diaripkan menurut abjad sehingga akan memberikan kemudahan dalam proses pengolahan data gaji.
3. Daftar Gaji Direkap dan Diinput Ke dalam Komputer
Pada CV. Elssy Design daftar gaji direkap dan diinput ke dalam computer, sehingga akan memudahkan dalam pencarian data karyawan.
4. Penggunaan formulir Seperti Bukti Kas Keluar dan Rekap Daftar Gaji Harus Bernomor Urut
Pada CV. Elssy Design formulir seperti bukti kas keluar dan rekap daftar gaji belum bernomor urut, sehingga apabila terjadi kesalahan pada dokumen tersebut akan sulit untuk dilacak.
5. Penghitungan Pajak Penghasilan Karyawan
Pada CV. Elssy Design belum adanya perhitungan pajak penghasilan meskipun pada slip gaji khususnya pada bagian potongan tertera tulisan “PPh pasal 21” namun perusahaan belum melakukan pemotongan pajak penghasilan pada karyawannya.
Akibat kelemahan tersebut, penulis memberikan usulan yaitu sebaiknya CV. Elssy Design melakukan pemotongan pajak penghasilan kepada karyawannya sesuai dengan peraturan pemerintah.
6. Pembayaran Gaji Karyawan Harus Dilakukan dengan Cara yang Efektif dan Efisien
Pembayaran gaji karyawan pada CV. Elssy Design dilakukan dengan dua cara yaitu melalui transfer dan non transfer atau secara langsung. Pembayaran gaji secara langsung tentu saja kurang efektif dan efisien karena dapat menimbulkan kecurangan serta kurang aman dan kurang praktis yang dapat mengakibatkan resiko hilang sehingga menimbulkan kerugian yang besar pada perusahaan.
Akibat kelemahan tersebut, penulis memberikan usulan yaitu sebaiknya CV. Elssy Design memberlakukan pembayaran gaji melalui transfer antar bank karena akan lebih efisien dan efektif.
Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil penelitian dan pembahasan terhadap sistem pengendalian intern penggajian karyawan pada CV. Elssy Design adalah sebagai berikut:
1. Sistem akuntansi penggajian pada CV. Elssy Design adalah sebagai berikut:
Sistem akuntansi penggajian pada CV. Elssy Design hanya melibatkan satu bagian yang terkait, yaitu bagian administrasi dan keuangan. Bagian administrasi dan keuangan pada CV. Elssy Design dalam sistem akuntansi penggajian bertindak sebagai fungsi pencatat daftar hadir karyawan, fungsi pembuat daftar gaji, fungsi akuntansi dan juga fungsi keuangan.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pada CV. Elssy Design adalah Daftar Hadir Karyawan (DHK), Daftar Gaji, Rekap Daftar Gaji, Slip Gaji, Amplop Gaji dan Bukti Kas Keluar (BKK).
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian pada CV. Elssy Design adalah jurnal umum.
Jaringan prosedur yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian pada CV. Elssy Design diantaranya adalah prosedur pencatatan daftar hadir karyawan, prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur pembuatan bukti kas keluar, dan prosedur pembayaran gaji. Prosedur pembayaran gaji pada CV. Elssy Design dilakukan dengan dua cara yaitu melalui transfer dan non transfer.
2. Unsur-unsur pengendalian intern pada CV. Elssy Design meliputi struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dan praktik yang sehat.
Pada struktur organisasi CV. Elssy Design belum adanya pemisahan tugas dan wewenang secara jelas. CV. Elssy Design belum memiliki fungsi dan bagian-bagian yang terpisah dengan baik. Pada CV. Elssy Design hanya ada satu bagian yang berkaitan langsung dengan sistem akuntansi penggajian yaitu bagian administrasi dan keuangan. Hal tersebut menyebabkan terjadinya kerangkapan tugas pada bagian administrasi dan keuangan.
Pada sistem otorisasi dan prosedur pencatatan belum sepenuhnya berjalan dengan baik karena masih terdapat kelemahan yaitu pada slip gaji yang diserahkan kepada karyawan pada saat pembayaran gaji, tidak dibubuhi cap “LUNAS” dan hanya dibubuhi cap perusahaan.
Belum ada praktik yang sehat secara keseluruhan terhadap sistem akuntansi penggajian pada CV. Elssy Design. Hal ini dapat dilihat dari hal-hal berikut seperti cara absensi karyawan yang dilakukan secara manual dan tanpa ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan, formulir yang digunakan seperti bukti kas keluar dan rekap daftar gaji belum diberi nomor urut, belum adanya pemotongan pajak penghasilan bagi karyawan pada CV. Elssy Design, pembayaran gaji secara non transfer dirasa kurang efektif dan efisien karena hal tersebut dapat menimbulkan kecurangan dan adanya resiko hilang yang akan menyebabkan kerugian bagi perusahaan.
• Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern pada CV. Elssy Design belum
