ANALISIS BEBAN KERJA DALAM RANGKA
RESTRUKTURISASI ORGANISASI DI PT PETROKIMIA GRESIK
Yusuf Kodradi, Patdono Soewignyo dan Achmad Rusdiansyah Manajemen Industri, Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya
Email : yusufk@petrokimia-gresik.com ABSTRAK
PT Petrokimia Gresik merupakan perusahaan/produsen pupuk dan bahan kimia yang cukup besar dan kompleks. Didalam perjalanannya, seringkali dilakukan perubahan/penataan kembali struktur organisasi agar lebih effisien, effektif, responsive dan dapat menjawab tantangan kedepan dalam rangka memenangkan persaingan baik ditingkat regional maupun global. Problema yang ada adalah beban kerja pada masing-masing unit pada saat ini masih belum merata. Hal ini terlihat dari seringnya suatu unit kerja yang bekerja lembur, disisi lain ada unit kerja yang beban kerjanya dipandang masih rendah.
Suatu studi mengenai beban kerja dengan menggunakan methode work sampling telah dilakukan di PT Petrokimia Gresik untuk memperbaiki beban kerja dan melakukan penyesuaian terhadap struktur organisasinya.
Dari hasil penelitian yang dilakukan didapatkan unit-unit yang mengalami kelebihan beban kerja dan unit-unit yang mengalami kekurangan beban kerja. Untuk menyeimbangkan beban kerja, maka unit-unit operator lapangan steam system, operator lapangan feed gas compressor process air, operator CO2 plant 1, operator SP 501 digabungkan dengan unit lainnya.
Kata kunci: Analisis Beban Kerja, Work Sampling, Restrukturisasi Organisasi.
PENDAHULUAN Latar Belakang
Dengan era globalisasi yang terjadi saat ini, suatu unit usaha senantiasa dituntut mengelola resources yang dimiliki secara efektif dan efisien dalam rangka meningkatkan competitive advantage nya agar dapat memenangkan persaingan. Perubahan situasi bisnis yang sering terjadi harus dengan cepat diantisipasi. Didalam persaingan usaha yang demikian ketat, perusahaan dituntut menerapkan prinsip-prinsip effisiensi hampir disegala bidang untuk dapat menghasilkan produk dengan mutu yang baik dan dengan biaya yang murah. Faktor-faktor yang ikut berkontribusi didalamnya seperti sumber daya manusia, mesin dan material harus senantiasa dievaluasi apakah masih relevan dengan kondisi bisnis yang dijalankan atau perlu dilakukan revisi/perbaikan. Salah satu hal yang perlu dipikirkan adalah bagaimana menyusun struktur organisasi perusahaan untuk mewadahi sumber daya manusia secara efisien, efektif, ramping dan responsive untuk mendukung pencapaian goal/sasaran strategis perusahaan.
PT Petrokimia sebagai perusahaan besar dengan unit usaha yang beragam, saling terkait serta memiliki jumlah karyawan yang cukup banyak, pengelolaan karyawan merupakan hal yang cukup penting. Hal ini perlu mendapat perhatian karena diindikasikan bahwa biaya personil merupakan salah satu komponen biaya yang cukup besar. Oleh karena itu jumlah personil yang ada didalam struktur organisasi perlu dilihat
apakah memang benar-benar sudah mencukupi atau belum. Beberapa indikasi yang mendorong didalam penelitian analisis beban kerja ini antara lain adalah :
- Biaya lembur karyawan relatif cukup besar - Keberadaan karyawan di tempat kerja.
- Kesibukan/beban kerja karyawan di unit-unit kerja yang tidak merata.
Biaya lembur yang cukup besar dan cenderung terus meningkat perlu ditinjau lebih lanjut dan dicari penyebabnya apakah karena beban kerja yang terlalu besar atau karena disebabkan oleh hal-hal yang lain. Lembur secara terus-menerus disamping berdampak terhadap kenaikan biaya personil, juga akan berakibat kurang baik terhadap kesehatan karyawan yang pada akhirnya akan menaikkan biaya kesehatan dan menurunkan produktivitas kerja karyawan.
Keberadaan karyawan di tempat kerja juga dapat dijadikan sebagai indikasi apakah beban kerja disuatu unit kerja terlalu tinggi atau sebaliknya terlalu rendah. Pada umumnya seorang atasan tentu tidak akan membiarkan/mengijinkan anak buah meninggalkan unit kerjanya ketika beban kerja sedang tinggi. Persoalan akan timbul apabila karyawan sering tidak berada di tempat kerja tetapi biaya lembur tinggi. Hal seperti ini perlu dianalisis lebih lanjut dan dicarikan jalan keluarnya.
Adanya perbedaan beban kerja yang tidak seimbang didalam suatu organisasi perlu mendapat perhatian setiap pimpinan unit kerja dan hal ini harus harus dihindari/diminimalisir. Perbedaan beban kerja dalam suatu organisasi dapat menciptakan kondisi yang kurang sehat, menimbulkan kecemburuan dan pada akhirnya akan menurunkan produktivitas karyawan secara keseluruhan.
Perumusan Masalah
Dengan melihat indikasi yang ada, maka perlu kiranya dilakukan evaluasi mengenai jumlah personil yang ada didalam organisasi. Struktur organisasi dirancang untuk dapat mendukung sasaran strategis perusahaan. Beberapa permasalahan yang ada dan akan dibahas adalah:
• Bagaimana menyelaraskan kebutuhan personil dengan melihat beban kerja serta waktu operasi mesin produksi.
• Bagaimana menetapkan jumlah personil yang ada dengan melihat beban kerjanya. • Apakah perlu dilakukan penggabungan unit- unit organisasi untuk lebih
menyeimbangkan beban kerja. Tujuan dan Manfaat Penelitian. a. Tujuan dari penelitian ini adalah :
• Memberikan gambaran mengenai jumlah personil yang diperlukan dengan melihat beban kerja dikaitkan dengan restrukturisasi organisasi.
• Menetapkan struktur organisasi yang sesuai dengan kondisi di lapangan dan mampu mendukung sasaran strategis perusahaan.
• Menetapan jumlah personil dengan menyesuaikan beban kerja akan dapat meningkatkan semangat/peran disetiap fungsi organisasi.
b. Manfaat yang diperoleh dari penulisan tugas akhir ini adalah : • Sebagai alat untuk merencanakan kebutuhan karyawan
• Sebagai alat untuk mengukur tingkat effisiensi dan effektivitas karyawan. • Sebagai dasar perumusan kebijakan SDM
• Mengembangkan skill, knowledge dan attitude karyawan • Merancang kebutuhan kompetensi jabatan
Batasan dan Asumsi
Agar pembahasan tidak menyimpang dari permasalahan yang ada dan mencapai sasaran, maka dilakukan pembatasan-pembatasan sebagai berikut :
• Penelitian hanya dibatasi di Unit Pabrik I ( ProduksiI dan Pemeliharaan I).
Unit ini dipilih dengan pertimbangan: pabrik yang relatif stabil, keterampilan yang cukup baik, lokasi tidak terlalu menyebar dibandingkan unit lain serta biaya lembur karyawan yang relatif cukup tinggi.
Unit ini merupakan Unit Pabrik Pupuk Nitrogen yang menghasilkan Urea, ZA, CO2 padat/cair, serta Oksigen dan Nitrogen.
• Responden yang dipilih mewakili satu job family sebagai obyek pengamatan.
Sedangkan asumsi-asumsi yang digunakan dalam menentukan jumlah karyawan adalah :
• Tidak terjadi perubahan struktur organisasi perusahaan selama penelitian. • Tidak terjadi perubahan beban kerja pada personil yang diteliti.
METODE PENELITIAN
Pelaksanaan Analisis Beban Kerja ini dilakukan melalui tahap-tahap/langkah-langkah sebagai berikut :
1. Penentuan jabatan dan karyawan yang akan disurvey
Pengukuran beban kerja tidak dilakukan terhadap seluruh jabatan/karyawan yang ada. Pemilihan responden berdasarkan job family dengan beban kerja rata-rata. 2. Pembuatan Form Diary Sampling dan Kuesioner Referensi Pekerjaan
Form Diary Sampling diperlukan dalam rangka untuk mengetahui distribusi pekerjaan produktif dan non produktif dalam satu hari. Pekerjaan produktif adalah pekerjaan yang berkaitan dengan kegiatan produksi/kegiatan yang dilakukan sesuai dengan job descriptionnya antara lain seperti: membuat laporan, membaca laporan operasi, membicarakan kegiatan maintenance, melihat kondisi operasi, serah terima pekerjaan. Sedangkan pekerjaan non produktif adalah pekerjaan/kegiatan yang tidak berhubungan langsung dengan kegiatan produksi sepeerti istirahat, sholat, pergi ke toilet, makan siang, ijin untuk keperluan pribadi. Kuesioner Referensi Pekerjaan diperlukan untuk mengetahui seputar pekerjaan yang dilakukan khususnya distribusi tingkat kesibukan responden dalam satu bulan dan satu tahun.
3. Pelaksanaan Diary Sampling dan Penyebaran Kuesioner kepada karyawan yang disurvey
Pelaksanaan Diary Sampling dilaksanakan dengan cara mengamati secara langsung dilapangan dengan memberikan tanda tally pada pekerjaan yang dilakukan, baik pekerjaan produktif maupun non produktif. Bersamaan dengan pelaksanaan Diary Sampling, penyebaran kuesioner Referensi Pekerjaan dilakukan, sehingga diperoleh distribusi tingkat kesibukan dalam satu bulan maupun dalam satu tahun.
4. Perhitungan Produktivitas Rata-rata.
Perhitungan Produktivitas Rata-rata (Pi) dihitung dengan menggunakan rumus : Produktivitas Rata-rata Harian=
Jumlah tally diperoleh dari hasil Diary Sampling 5. Pengujian Kecukupan dan Keseragaman Data a. Uji kecukupan data.
Jumlah Tally Pekerjaan Produktif
Uji kecukupan data dilakukan untuk melihat bahwa jumlah data dianggap mewakili populasi, memiliki tingkat ketelitian (degree of accuracy) dan tingkat keyakinan (confidence level) yang memenuhi persyaratan dengan mengunakan formula:
{
(
)
}
2 2 2 ' − =∑
∑
∑
X
X
X
i i i N s k Ndimana : N' >N → pengamatan perlu ditambah N' ≤ N → pengamatan dianggap cukup
Untuk 95% confidence level dan 5% degree of accuracy k/s = 40, sedangkan untuk 95% confidence level dan 10% degree of accuracy k/s = 20
Maka uji kecukupan data untuk tingkat ketelitian 10% dengan tingkat keyakinan 95% adalah :
(
)
p s p k N × − = 2 2 ' 1 N' = p p) 1 ( 400 −dimana p : produktivitas rata-rata b. Uji Keseragaman Data
Uji keseragaman data diuji dengan menggunakan Batas Kontrol Atas (BKA) dan Batas Kontrol Bawah (BKB) dengan formula :
BKA = N p p p+3 (1− ) BKB = N p p p−3 (1− )
Data yang berada diluar BKA dan BKB dihilangkan dan dihitung kembali dengan menggunakan BKA dan BKB baru. Demikian seterusnya sampai seluruh data memenuhi syarat pengujian (berada diantara BKA dan BKB serta jumlah data telah mencukupi).
6. Perhitungan Kelonggaran dan Beban Kerja Rata-rata (Normal)
Faktor Kelonggaran sebagaimana dalam Tabel 2.3 (Pedoman penentuan
Kelonggaran Kerja) diperhitungkan dalam menghitung beban kerja Rata-rata secara normal.
Beban Kerja Rata-rata = Pi x (1 + % Kelonggaran) 7. Perhitungan Beban Kerja Rata-rata per bulan dan per tahun
Beban Kerja Rata-rata per Bulan dan Beban Kerja per Tahun dihitung dengan rumus:
Beban Kerja Rata-rata per Bulan :
{(%Jumlah hari kerja dengan kesibukan rendah) x
(Beban Kerja Rata-rata) x
+ {(%Jumlah hari kerja dengan kesibukan sedang) x
Faktor Beban Kerja Rendah
Faktor Beban Kerja Waktu Pengamatan }
... ( 2.2) ... ( 2.3) ... ( 2.4) ... ( 2.5) ... ( 2.6) ... ( 2.7)
Faktor Beban Kerja Sedang Faktor Beban Kerja Waktu Pengamatan
Faktor Beban Kerja Waktu Pengamatan
Faktor Beban Kerja Sedang (Beban Kerja Rata-rata) x
+{(%Jumlah hari kerja dengan kesibukan tinggi) x
(Beban Kerja Rata-rata) x
Beban Kerja Rata-rata per Tahun :
{(%Jumlah Bulan dengan Beban Kerja Rendah) x (Beban Kerja Rata-rata per Bulan) x
+{(%Jumlah Bulan dengan kesibukan sedang) x (Beban Kerja Rata-rata per Bulan) x
+ {(%Jumlah Bulan dengan kesibukan tinggi) x (Beban Kerja Rata-rata per Bulan) x
8. Perhitungan Kebutuhan Personil
Kebutuhan Personil dihitung dengan melihat beban kerja dalam satu tahun pada unit kerja eksisting.
Perhitungan Kebutuhan Personil = Jumlah personil eksisting x Beban Kerja Rata-rata per Tahun.
HASIL DAN DISKUSI Hasil Penelitian
Dari hasil perhitungan beban kerja, unit-unit yang mempunyai beban kerja rendah adalah operator lapangan CO2 absorber Bagian Amoniak (0.787), operator lapangan Bagian Pengantongan dan Produksi Samping (0.781) dan pelaksana utility Bagian Instrumen I (0.776). Sedangkan unit-unit lainnya umumnya mempunyai beban kerja yang lebih tinggi (sekitar 1).
Hasil Perhitungan Kebutuhan Personil dan Rekomendasi Jumlah personil seperti pada Tabel 1.
Faktor Beban Kerja Tinggi
Faktor Beban Kerja Rendah
Faktor Beban Kerja Sedang Faktor Beban Kerja Sedang
Faktor Beban Kerja Tinggi Faktor Beban Kerja Sedang
} } } } } ... ( 2.8) ... ( 2.9) ... ( 2.10)
Tabel 1. Hasil Perhitungan Kebutuhan dan Rekomendasi Jumlah Personil
Departemen Produksi I
Eksisting Hasil Perhitungan Rekomendasi
Ammoniak 54 47 46
Urea 46 44 46
ZAI/III & ASP 61 61 61
Utilitas I 82 82 82
Pantong I & Dukping 65 50 57
Candal Prod I 11 11 11
Departemen Pemeliharaan I
Eksisting Hasil Perhitungan Rekomendasi
Bengkel I 50 49 50 Mekanik I 58 57 58 Listrik I 58 56 58 Instrumen I 40 37 40 Candal Har I 26 26 26 Diskusi
a. Faktor-faktor yang berpengaruh langsung terhadap hasil perhitungan beban kerja selama satu bulan/satu tahun adalah Distribusi Tingkat Kesibukan, Faktor Kelonggaran dan Produktivitas rata-rata. Distribusi Tingkat Kesibukan sangat tergantung pada unit kerja dalam penetapannya, sedangkan Faktor Kelonggaran juga ditetapkan atas dasar referensi yang mungkin kondisi antara unit yang satu dengan unit yang lain bisa berbeda. Produktivitas rata-rata ditetapkan dari pengamatan langsung terhadap aktivitas yang dilakukan, namun pemilihan responden ditetapkan/dipilih oleh unit kerja terhadap personil yang diperkirakan memiliki beban kerja rata-rata. Oleh karena itu pemilihan/penetapan faktor-faktor ini harus sesuai dengan kondisi yang ada di lapangan.
b. Methode ini bisa digunakan untuk pekerjaan baik rutin maupun non rutin dengan menetapkan distribusi tingkat kesibukan. Distribusi tingkat kesibukan akan selalu sama untuk pekerjaan yang rutin, sebaliknya akan berubah ubah/tidak selalu sama untuk pekerjaan yang tidak rutin.
c. Kompetensi individu yang meliputi knowledge, skill dan attitude akan berpengaruh terhadap produktivitas karyawan namun hal ini tidak diperhitungkan karena Perusahaan telah menerapkan manajemen sumberdaya manusia berbasis kompetensi sehingga karyawan yang menduduki jabatan pada unit kerja yang diteliti dianggap telah memenuhi kompetensi sesuai tuntutan pada jabatannya.
KESIMPULAN
Dari hasil yang diperoleh terhadap analisis beban kerja ini dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut :
1. Dari hasil perhitungan beban kerja, masih ada peluang untuk mengurangi jumlah personil dan menggabungkan beberapa unit dengan unit lainnya khususnya di Departemen Produksi. Hasil perhitungan tidak langsung digunakan, akan tetapi perlu disesuaikan dengan waktu operasi mesin yang bekerja secara terus menerus (3 shift).
2. Dengan memiliki hasil mapping kebutuhan personil sesuai dengan beban kerja akan dapat membantu dalam penentuan jumlah personil dalam menetapkan struktur organisasi. Dengan analisis beban kerja disamping dapat diketahui jumlah personil di setiap unit, kebijakan-kebijakan manajemen dapat dibuat dengan tepat sesuai kebutuhan Perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Barnes, Ralph M. (1980), Motion and Time Study Design and Measurement of Work, Seventh Edition, New York, John Wiley & Sons.
Besterfield, Dale H. (2004), Quality Control, Seventh Edition, New Jersey, Pearson Prentice Hall.
Chase, Richard B.,Jacobs F.R., Aquilano,N.J., (2004), Operations Management for Competitive Advantage, New York, Mc Graw Hill
Defence Contract Audit Manual. (2005), Contract Audit Manual, US Government Printing Office.
Hussey,J., Hussey,R. (1997), Business Research, London, Mc Milland Press Ltd. LPPM ITB (2002), Study Pemetaan Kebutuhan Pegawai - BPPT
LPPM ITS (2006), Proses Bisnis, Struktur Organisasi dan Workload Analysys, Workshop Mapping Bisnis Proses & Analysis Beban kerja PT Petrokimia Gresik Meyers, Fred E. (1999), Motion and Time Study for Lean Manufacturing, Second
Edition, New Jersey, Prentice Hall.
Niebel, Benjamin W. (1976), Motion and time study, Sixth Edition, Richard D. Irwin Inc., USA
Orth, Darryl L.,Welty Sean and Jenkins, James J. (2006), Analyzing Labor Productivity through Work Sampling, ASC Proceedings of the 42nd Annual Conference, Colorado State University, Fort Collins, Colorado.
Petrokimia Gresik (2003), Rencana Jangka Panjang Perusahaan
Wignjosoebroto, Sritomo (1989), Teknik Tata Cara dan Pengukuran Kerja, Studio Penerbit Guna Widya, Surabaya.
