LEMBAR DISPOSISI I CATATAN DINAS KOMUNIKASI, INFORMATIKA DAN KEHUMASAN PROVINSI DKI JAKARTA ~!9~~~1: ~= Diteruskan / kepada :

(1)

Indek:

...

UPT·

_Kode

m

Hal/isi Ringkas

Tgl./Nomor Surat Asa I

LEMBAR DISPOSISI

I

CATATAN

DINAS KOMUNIKASI, INFORMATIKA DAN KEHUMASAN

PROVINSI DKI JAKARTA

Tanggal Masuk :

.t?/f?YJ>.4?.I'!..:

.

:

.1~···1~1

.

·~!9~~~1:¥~=

...'fOii' /'"

j:

:;O···~·:···"··

.

:

:~p.f.)~~:~!~~:::~::::::::::::::::::::::::::::::::

Instruksi / Informasi :

~

'QfJ

~~ ~

~~

~::r~r('

~, \~&

/""

Sesudah digunakan harap segera dikembalikan Kepada:

• Coret yang tidak perlu

Diteruskan / kepada :

1. Sekretaris

2. Kabid Media Massa 3. Kabid Informasi Publik 4. Kabid SIM 5. Kabid Infrastruktur Perangkat Lunak 6. Kabid Infrastruktur Perangkat Keras 7. Kabid POSTEL

.

(2)

~,----•

--gj

No. Urul

,

•

KARTU Kode KENDALl Tgl@/M: Indek

f

Peri halIlsi ringkas . (

Dar;IKepada .) I

Tgl. Srt.

Pengolah

Keterangan :

.) Corel yang tidak perlu

No. Srt.:

i

~

i / )

Diteruskan

Lampiran: Disimpan

(3)

JAVA RAVA

w

~

PEMERINTAH PROVINSIDAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA

DINAS KOMUNIKASIINFORMATIKA DAN KEHUMASAN

Jln. Medan Merdek<:l Seiatan 8-9 Blok GLt.XIII

Telp. (021) 3814216, 3823054, 3823158, 3823258, 3823449, 3823457. Fax. (021) 3848850 JAKARTA 10110

-LAPORAN RAPAT

Nomor:

1''[

I

-Dr

Kepada Yth. Oari Sifat Lampiran Perihal

Kepala Oinas Komunikasi, Informatika dan Kehumasan Provinsi OKI Jakarta

Kepala UPT Jakarta Smart City Biasa

5 (lima) lembar

Rapat Persiapan Penyelenggaraan Diplomatic Corps Gathering 2015

Sehubungan dengan undangan rapat nomor 1216/072.1 dari Kepala Biro KOH dan KLN Selda Provinsi OKI Jakarta mengenai rapat koordinasi penyelenggaraan Diplomatic

Corps Gathering2015, dengan ini disampaikan beberapa hal sebagai berikut:

1. Acara dilakukan pada hari Jumat. 7 Agustus 2015 pukul 09.00 - 10.30 di Ruang Rapat Bagian Kerjasama Luar Negeri. 810k G Lt. 23 (P). Rapat dihadiri oleh unsur Protokol dan Konsuler I<ementerian Luar Negeri RI, Oinns Kominfomas Bidang Kehumasan, unsur UPT Jakarta Smart City, unsur Oinas Penataan Kota, dan unsur Biro Penataan Kota dan Lingkungan Hidup. Rapat dipimpin oleh Ibu Sinta, Kepala Bagian Kerjasama Luar Negeri.

2. Pembahasan:

a. Diplomatic Corps Gathering merupakan acara yang dilakukan setiap tahun, yang

memiliki maksud untuk mempererat hubungan diplomatik antar masing-masing

perwakilan negara asing yang ada di Jakarta dengan Pemerintah Provinsi OKI ~

Jakarta. , /

b. Acara akan dilaksanakan pada hari Rabu, 1!Vieptember 2015 di Ballroom (Imam Bonjol & Thamrin Room) Hotel Mandarin--6riental Jakarta. Oirencanakan waktu pelaksanaan dimulai dari pukul 09.00 s.d 13.00 WIB.

c. Para peserta gathering adalah Perwakilan Negara Asing di Jakarta, para SKPO Pemprov OKI Jakarta dan instansi Pernerintah Pusat. Pakaian yang digunakan untuk acara gathering ini adalah batik lengan panjang.

---d. Diplomatic Corps Gathering 2015 berbeda dengan gathering sebelumnya.

Gathering tahun ini akan ditampilkan paparan daii BPTSP dan UPT Jakarta Srnart

City. . , - - _

e. BPTSP dan UPT Jakarta Smart City diberikan waktu masing-masing sekitar 2Q---menit. Karena waktu yang cukup singkat rnaka paparan yang akan ditarnpilklfn hanya yang berkaitan dengan Kedutaan Besar seperti pelayanan keamanan, CCTV, pengaduan, titik zonasi, dan lain sebagainya.

f. Beberapa yang perlu disiapkan dari UPT JakartaSmar~alah bahan paparan dalam Bahasa IniJ9.Ds dan video Jakarta Srnart ~ahan paparan dan video tersebut diharapkan sudah dapat diserahkan kepada Biro KOH

&

KLN selambat-lambatnya 2 minggu sebelum acara berlangsung (Rabu, 2~ber2015).

~~lY'

...;.---~~#-(Il-

(j),.,J.<;tJ1'"

("I.~n

1 ; _ '

rNM"1Iu\1

L

ll/_

(4)

1$07-3. Saran staff :

UPT Jakarta Smart City akan segera mengirimkan paparan dan video yang diperlukan kepada Biro KOH dan KLN.

Oemikian laporan ini disampaikan. Mohon arahan dan petunjuk lebih lanjut dari Bapak.

:; Agustus 2015

Kepala UPT Jakarta Smart City

Oinas Komunikasi Informatika dan Kehumasan Provinsi OKI Jakarta

~.

se~

(5)

Perihal/ lsi ringkas

-,;... LEMBAR DISPOSISI / CATATAN

.!

_.~(l!mmm

_{~':,':"$j~k6~/~~}

\,b)~!l111·!1·~·!J.\\~~.t,.·.·7··iJJ~·5.b:~.~~

...

t~;3~~

~.; ff.~

.t;.:..

f:.l:c'-'.:..

e.~

t.t'.tt

t ..

f

.r..-r.\

.

~~.\.

q

Ct..

:.~??.c...:U

.

Tgl. I No. Sural :

>.::

kJft..

~~/'f.:\§!..~l"':.~

..\..:

.

A s a I :

.J?'c:o

.'tP.tl..

t....

'f.:~Ij

:

.

I

Instruksi / Informasi * Diteruskan / kepada :

Jh.Jir

I

1. /\...;

~

)~%jS

2. ~rn

",L

r~,j?h ~k;J.,

' 3.

/<T.o'

It

tr1

g

htl

btl,t,

f

Irm~ltl rya~

I

4.

,J--%/s'

I

5.

I

6.

Sesudah digunakan harap segera dikembatikan Kepada:

.... Coret yang tidak perlu

,

~

,

;

(6)

lndek'

.

...

~ro

.

_Kode "

m

Hal/isi Ringkas TglJNomor Sural As a I

, LEMBAR DISPOSISI / CATATAN

DINAS KOMUNlKASI, INFORMATIKA DAN KEHUMASAN

PROVINSI DKI JAKARl:<\

TanggalMa'1UK :

grdo§l~,l,5.,:"""",,,,,

,

j~3>.

, " , , ,

.

,

', , ,,,, ,

.

, ,

...

, ,

.

,.

.

,

.

,

.

, ,',

..

, , , ,

:

~:::€0f®:J~\:~ZJ~t~lt~:t.~::.·

.

.,

'~' 'A;'tt'~ i-b·i~)i'~i0/o·,:;i:

f"",,"",,,.,,,"""'"",.",'"'"

:

'e;.';;;Yfqji:r"~·'

'f':l/'i":""

1-..",.",..",.".".,,,.'.,,'.,, ,'.,,,,,,

. f7

:.l

.

Instruksi Iinformasi :

w(i

Diteruskan Ikepada : 1, Sekretaris

@

Kabid Media Massa 3, I<abid Informasi Publik 4, I<abid SIM 5, Kabid Infrastrul<tur Perangkat Lunak 6. Kabid Infrastruktur Perangkal Keras 7, Kabid POSTEL

· 1_ _

Sesudah digunakan harap segera dikembalikan Kepada:

(7)

(8)

'JAYA RAYA

ul

-

~-PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA

SEKRETARIAT DAERAH

BIRO KEPALA DAERAH

DAN KERJASAMA LUAR NEGERI

JL. Medan Merdeka Selatan 8-9 Telp. 3845981. ;,822046 Fax. 3454486, 3841860

JAKARTA

Kode Pos :

10110 .

Nomor Sifat Lampiran Hal

. 1.1-

t' /

Q7J..

'I : Penting

: ,Undangan Rapal Koordinasi Penyelenggaraan Diplomatic Corps Gathering 2015 1. 2. 3.

C)

5. 6. 7. ., Agustus 2015

Oireklur Fasililas Diplomatik, Oirjen.

Prolokol dan Konsuler, Kemenlerian Luar Negeri RI

Direktur Protokol, Dirjen. Protokol dan

Konsuh~r, Kementerian Luar Negeri RI Kepala Badan Pelayanan Terpadu Salu Pintu Provinsi OKI Jakarta

Kepala Dinas Komunikasi, Informalika dan Kehumasari Provinsi DKI Jakarta Kepala Dinas Penataan Kola Provinsi

DKI Jakarta .

Kepala Dinas Pelayanan Pajak Provinsi DKI Jakarta

Kepala Biro Penataan Kota dan

Lingkungan Hidup Selda Provinsi OKI Jakarta

di

Jakarta

Sehubungan dengan rencana penyelenggaraan Diplomatic Corps Gathering 2015, dengan ini saya mengharapkan kehadiran Saudara dalam rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada

Waklu Tempal

Agenda

Tanggal Jumal. 7 Aguslus 2015

09.00 S.d. selesai

Ruang Rapal Bagian KLN, Biro KDH & KLN, Blok G Lanlai 23 (P).

Balai Kota Jakarta, Jalan Medan Merdeka Selatan No.8-9. Jakarta Pusat

Rapal Persiapan Penyelenggaraan Diplomatic Corps Gathering 2015, membahas mengenai materi acara.

Mengingal penlingnya pertemuan'ini, diharapkan kehadiran Bapak/lbu lepal waktu. Demikian saya sampail<an, atas perhalian dan kehadiran Bapakllbu saya ucapkan lerima kasih.

Kepala Biro KOHd~;~~jasama Luar Negeri

Selda prol,~KI Jakarta, .

-

.

MuhamadMawardi NIP 196404041984101003

(9)

,

..

_Pointers_{by Biro KDH& Kerjasama Luar Negeri}

_I

_{Diplomatic Corps}

Service Sub-Division

POINTERS

KOORDINASI DENGAN KEMLU RI DAN SKPD TERKAIT MENGENAI RENCANA PENYELENGGARAAN "DIPLOMATIC CORPS GATHERING 2015"

,

1. Biro KDH dan KLN Setda Provinsi DKI Jakarta merencanakan menyelenggarakan "Diplomatic

Corps Gathering 2015" dalam upaya untuk mensosialisasikan pelayanan-pelayanan yang dapat diberikan oleh Pemprov. DKI Jakarta sesuai ketentuan yang ada serta penerapan asas resiprositas.

2. Maksud penyelenggaraan kegiatan ini, adalah untuk mempererat hubungan diplomatik antar

masing-masing perwakilan negara asing yang ada di Jakarta dengan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.

3. . Tujuan kegiatan ini adalah:

• Memelihara hubungan kerjasama antara Pemprov. DKI Jakarta dengan negara lain dalam

rangka menunjang kerjasama sister city dan kerjasama luar negeri yang telah dimiliki oleh Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.

• Memelihara dan mendukung hubungan bilateral Indonesia 'dengan negara-negara lain

sesuai dengan politik luar negeri yang dianut oleh Indonesia.

• Mendapatkan informasi yang menyeluruh mengenai bentuk pelayanan yang dapat diberikan

oleh Pemprov. DKI Jakarta kepada para perwakilan negara asing sesuai asas resiprositas dan rekomendasi dari Kementerian Luar Negeri RI.

4. Tanggal Pelaksanaan hari Rabu, 1§..l>eptember 2015 di Ballroom (Imam Bonjol & Thamrin

Room) Hotel Mandarin Oriental Jakarta. Direncanakan waktu pelaksanaan dimulai dari pukul 09.00 s.d. 13.00 WIB. Para peserta gathering adalah Perwakilan Negara Asing di Jakarta, para SKPD Pemprov DKI Jakarta dan instansi Pemerintah Pusat.

5. Bagian Kerjasama Luar Negeri telah membuat Nota Dinas kepada Bapak Gubernur Provinsi

DKI Jakarta guna melaporkan rencana kegiatan Diplomatic Corps Gathering sekaligus menjadwalkan kehadiran Bapak Gubernur dalam acara ini. Terhadap hal-hal tersebut, telah diperoleh persetujuan dari Bapak Gubernur.

6. Agenda Rapat:

a. Menginformasikan kepada peserta rapat mengenai rencana pelaksanaan acara: rundown

acara, para undangan dan narasumber, dan hal teknis terkait lainnya. Diharapkan peserta rapat dapat memberikan masukan mengenai materi yang sebaiknya dipaparkan dalam kegiatan gathering serta hal-hal lainnya guna kelancaran dan kesuksesan pelaksanaan kegiatan.

b. Sebagai Narasumber, direncanakan akan mengundang perwakilan dari Badan Pelayanan

Terpadu Satu Pintu (Materi: Jenis Pe!ayanan yang dapat diberikan o!eh Pemprov OK!

Jakarta kepada Perwakifan Negara Asing di Jakarta) dan perwakilan dari Dinas

Komunikasi, Informatika dan Kehumasan(Materi: Smart City, apfikasi untuk merigetahui

mengenai zonasi, dll.). Diharapkan Dinas-dinas dan Biro terkait lainnya dapat mendampingi

untuk mengantisipasi pertanyaan yang muncul saai diskusi berlangsung.

c. Materi Paparan akan diberikan dalam bentuk files dalam CD, yang akan dibagikan di akhir

acara. sehingga tidak ada materi yang di-print (paperless)'. Diharapkan Dinas-dinas dan Biro terkait dapat menyediakan materi paparan bahasa Inggris dalam bentuk soft copy, paling lambat 2 (dua) minggu sebelum hari pelaksanaan acara.

(10)

,

.

09.00 - 09.30 09.30 - 09.35 09.35 - 09.40 09.40 - 09.45 09.45 - 09.50 09.50 -10.00 10.00 - 10.05 10.05 -10.10 10.10 -10.30 10.30 - 10.50 10.50 -11.40 11.40 -11.45 • 11.45 - 11.55 11.55 - selesai

Pointers by Biro KDH&Kerjasama Luar Negeri

I

Diplomatic Corps

Service Sub-Division

TENTATIF ACARA DIPLOMATIC CORPS GATHERING

Registrasi Peserta Diplomatic Corps Gathering (Peserta dipersilahkan mencicipi Welcome Snack, Coffee & Tea)

Pembukaan oleh MC.

Speecholeh Direktur Jenderal Protokol dan Konsuler, Kemlu RI

Speech oleh Ketua Para Duta Besar di Jakarta (Dean of Ambassador)

Opening Speech oleh Bapak Gubernur Provinsi OKI Jakarta (atau Bapak

Deputi Gubernur bidang Industri, Perdagangan dan Transportasi)

Penyerahan Cinderamata dari Bapak Gubernur kepada Dirjen. Protokol dan Konsuler Kemlu RI serta Ketua Para Duta Besar di Jakarta.

MC menyerahkan acara diskusi kepada Moderator.

Moderator memperkenalkan para Narasumber dan mempersilahkan Narasumber pertama untuk memaparkan materi presentasi.

Paparan oleh Narasumber pertama. Papa ran oleh Narasumber kedua. Diskusi Tanya Jawab

Closing Diskusi oleh Moderator. MC mengambil alih.

Penutupan oleh MC sekaligus mempersilahkan Peserta untuk menikmati Jamuan Santap Siang.