Menyusun Spesifikasi
Teknis
Program Pelatihan
Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa
Jenjang
Muda
Unit Kompetensi
05 – Menyusun Spesifikasi Teknis
Penulis
Ferry Firmansyah
Media Pembelajaran
Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP
Tanggal
31 Januari 2016
Versi 2
Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan
mampu melaksanakan kegiatan menyusun spesifikasi
teknis pengadaan barang/jasa .
Tujuan Umum
Tujuan Khusus
Peserta mampu menyusun spesifikasi teknis pengadaan barang/jasa
yang sesuai dengan kebutuhan dan paket pengadaan barang/jasa
untuk berbagai jenis pengadaan barang/jasa
Peserta mampu menganalisis kesesuaian spesifikasi dengan
persyaratan, ketentuan, kebutuhan, dan kondisi terkini,
BAB I
PENDAHULUAN
Tepat
Kualitas
Tepat
Kuantitas
Tepat
waktu
Tepat
lokasi
Tepat
harga
KARAKTERISTIK
SPESIFIKASI
Karakteristik
Spesifikasi
Pentingnya
Spesifikasi
Spesifikasi sangat penting terkait dengan hal hal sbb:
Memudahkan
proses pengadaan
sampai serah
terima b/j
Menghindari
perselisihan
Tersedia kriteria
b/j untuk
membandingkan
penawaran
Memudahkan
proses identifikasi
barang/jasai
Manfaat Spesifikasi
Fase awal PBJ
PBJ
berjalan baik
Efisien PBJ
tercapai
BAB II
PENGERTIAN SPESIFIKASI
Pengertian
Spesifikasi
Specification is a statement of the
attributes of a product process or
Pertimbangan Dalam Penyusunan
Spesifikasi
Melakukan identifikasi kebutuhan organisasi yang meliputi aspek:
Teknis (mutu
barang/jasa),
tingkat
pelayanan
dari penyedia
barang/jasa
tersebut.
Jumlah,
lokasi, waktu,
Proses
Penyusunan
Spesifikasi
Mendefinisikan Kebutuhan
(need)
Mengumpulkan seluruh persyaratan
(requirement)
dan Mengidentifikasi
semua pihak
(stakeholders)
Mendefinisikan Spesifikasi
Alat :
Menganalisa Produk barang/jasa
Menganalisa persyaratan dan kebutuhan
semua pihak
Meminta pendapat ahli
Melihat referensi
Menentukan Jenis Spesifikasi
Spesifikasi berdasarkan kinerja Spesifikasi campuran Berdasarkan kinerja dan desain Spesifikasi berdasarkan desain
Identifikasi
Kebutuhan
Secara umum persyaratannya sebagai berikut :
Fungsi dan kinerja yang dibutuhkan
Jumlah barang/jasa yang diperlukan
Batasan ukuran dan desain yang esensial
Standar internal atau eksternal; nasional, regional atau
internasional yang relevan.
Rincian dari model yang ada saat ini yang sesuai (bila ada)
Batasan waktu, kapan diperlukannya barang/jasa
Karakteristik atau isu-isu khusus terkait barang/jasa
Kondisi Kesehatan dan Keselamatan
Menentukan Persyaratan
1. Elemen Kunci Spesifikasi
Ruang Lingkup
Karakteristik
Kinerja (Performance)
2. Poin Umum untuk dipertimbangkan pada saat membuat Spesifikasi
Wajar dan mudah diperiksa?
Standar Nasional, Daerah atau Internasional?
Ditulis dalam bahasa yang sederhana?
3. Isu untuk ditangani dalam Spesifikasi
Risiko Tanggung Jawab (Liability)
Membongkar Muatan
Instalasi dan Pengetesan (Commissioning)
Fasilitas Lokasi
Faktor lainnya yang dipertimbangkan
Deskripsi Elemen Kunci
Spesifikasi
1 Cara mengidentifikasi Judul, nomor referensi, kode otorisasi dan klasifikasi
2 Dokumen terkini Referensi silang terhadap spesifikasi lain yang terkait, sejarah publikasi dan tanggal pembuatan
3 Daftar isi Panduan mengenai tata letak dokumen
4 Pembuka Rincian mengenai alasan dibuatnya dokumen itu.
5 Pendahuluan Uraian mengenai isi secara umum dan aspek teknis mengenai tujuan
6 Ruang Lingkup Rincian mengenai serangkaian tujuan dan isinya
7 Definisi Istilah yang dipergunakan dengan artinya yang berlaku dalam teks tersebut
8 Detail Kebutuhan Bagian utama spesifikasi, berisi uraian persyaratan termasuk karakteristik, kinerja, Mutu Barang/Jasa, Jumlah dan Waktu, dan Tingkat Pelayanan dan informasi lain yang
dibutuhkan.
9 Standar yang digunakan
SNI, Regional, Internasional (apabila ada)
10 Pengujian Bagaimana Instalasi dan Pengetesan (Commissioning) akan dilakukan
11 Indeks Referensi Referensi silang terhadap spesifikasi lain, gambar, rencana dll, terhadap spesifikasi nasional, internasional atau spesifkasi organisasi internal lainnya.
Informasi Dalam
Spesifikasi
BAB III
MENDESKRIPSIKAN
Sumber Informasi Pembuatan spesifikasi :
Mendeskripsikan
Spesifikasi
Pengguna Akhir
Industri barang/jasa
Standar dan
Informasi
Pengujian dari tenaga ahli,
komunitas profesional atau
peneliti
Instansi Pemerintah.
Spesifikasi
Barang/Jasa
Mutu Barang/Jasa,
Jumlah dan Waktu,
Tingkat Pelayanan
Informasi Lainnya
yang diperlukan
Spesifikasi
Barang/Jasa
Mutu Barang/Jasa
Tingkat Mutu untuk Barang
Tingkat Mutu untuk Jasa Konsultansi
Spesifikasi
Barang/Jasa
Jumlah dan Waktu
Jumlah Barang
Kapan diserahkan, lokasi barang
(jasa) ruang lingkup waktu
Spesifikasi
Barang/Jasa
Tingkat Pelayanan
Kecepatan respon terhadap keluhan
pengguna jasa
Cara Menyusun Spesifikasi
Mutu
Berbagai macam cara menyusun spesifikasi MUTU barang/jasa :
Merek
Spesifikasi teknik
Standarisasi
Spesifikasi
komposisi
Sampel
Spesifikasi fungsi
Kelebihan menggunakan merek (yang sudah dikenal luas) :
Komunikasi jelas dan tidak multitafsir
Barang mudah digunakan dan tersedia di pasaran.
Mutu barang/jasa terjamin.
Sedangkan kelemahan menggunakan merek:
Cenderung mahal.
Sulit untuk menciptakan kompetisi
Perubahan spesifikasi secara mendasar tetapi tetap
dengan merek yang sama oleh penyedia.
Kelebihan menggunakan standar eksternal :
Familiar dalam proses produksinya.
Kompetisi tinggi ,memungkinkan mendapatkan harga murah.
Menghilangkan ketidakpastian dalam memenuhi kebutuhan internal
Waktu tenggang (lead time) lebih pendek
Lebih mudah memilih penyedia barang/jasa jika memasok dengan standar yang sama.
Kekurangan menggunakan standar eksternal
Standar merupakan kompromi berbagai pihak yang terkait dengan industri b/j
tersebut.
Cermin terbaik pada saat standar tersebut dibuat.
Bagian Pengadaan mendalami pengalaman penyedia barang/jasa terhadap
aspek-aspek yang terkait dengan standar barang/jasa yang akan dibeli.
Standarisa
si
Kelebihan Sampel :
Memudahkan penyedia barang/jasa untuk memahami kebutuhan dan
keinginan pengguna barang/jasa dalam hal spesifikasi sulit dijelaskan
dengan kata-kata.
Memudahkan PPK untuk memastikan ketersediaan barang/jasa atas
kemampuan penyedia barang/jasa memenuhi kebutuhan dan keinginan
pengguna barang/jasa.
Kekurangan Sampel :
Penerima Hasil harus mampu memastikan bahwa barang yang dikirimkan
oleh Penyedia barang/jasa sama dengan sampel yang diberikan.
Perbedaan kecil antara barang yang dikirimkan penyedia barang/jasa
dengan sampel mungkin akan sulit diketahui.
Untuk itu diperlukan alat ukur atau alat uji yang tidak mudah.
Spesifikasi teknik umumnya meliputi :
Karakteristik fisik (dimensi, kekuatan, dsb)
Detil desain.
Toleransi.
Material yang digunakan.
Metode produksi/pelaksanaan.
Persyaratan pemeliharaan.
Persyaratan operasi.
Spesifikasi yang
mendefinisikan karakteristik
teknis dan fisik dan/atau
pengukuran suatu produk,
seperti aspek fisik
(misalnya:
bentuk, dimensi, warna),
Spesifikasi
Teknis
Kelebihan menggunakan spesifikasi teknis :
Menjelaskan secara rinci dan jelas barang/jasa yang ditentukan.
Pengelola Pengadaan dapat menggunakan
spesifikasi teknis sebagai
landasan untuk melakukan verifikasi atas barang/jasa
yang dipasok.
Kekurangan menggunakan spesifikasi teknis:
Memerlukan tenaga ahli untuk menyusun spesifikasi teknis yang sempurna.
Kesalahan penyusunan spesifikasi teknis akan berdampak signifikan.
Makin rinci dan spesifik spesifikasi teknis yang disusun, dapat berakibat
memerlukan barang yang dihasilkan akan menjadi barang pesanan yang
spesifik pula dan berdampak pada peningkatan biaya.
Makin rinci dan spesifik spesifikasi teknis yang disusun akan makin sedikit
penyedia barang/jasa yang mampu.
Dalam kondisi tertentu, penyedia barang/jasa dapat memenuhi spesifikasi
teknis tetapi belum tentu memenuhi hasil kerja yang diharapkan oleh
Kelebihan spesifikasi komposisi :
Spesifik dan rinci.
Spesifikasi komposisi dapat digunakan untuk
landasan untuk melakukan verifikasi.
Kelemahan spesifikasi komposisi:
Memerlukan tenaga ahli yang kompeten untuk
menyusun nya.
Memerlukan alat pengujian yang spesifik untuk
melakukan verifikasi
Spesifikasi
Komposisi
Spesifikasi Fungsi menetapkan kegunaan
atau hasil yang diinginkan dengan
berfokus pada apa yang ingin dicapai
bukan bagaimana fungsi itu dihasilkan
Kelebihan: memberi peluang alternatif solusi
Spesifikasi yang mendefinisikan penggunaan
barang dan jasa dalam bentuk keluaran
(output) atau hasil (outcome) tertentu
Kelebihan: target ukuran penyediaan barang atau penyelesaian
pekerjaan lebih jelas, sehingga kriteria penerimaan lebih jelas
Spesifikasi
Kinerja
meliputi :
Apa yang harus dicapai (fungsi).
Tingkat output yang diinginkan
(misalnya : kecepatan maksimum, tekanan maksimum, dan lain-lain).
Input
(misalnya : material, komponen, dan lain-lain).
Lingkungan operasi
(misal : tahan terhadap frekuensi suara tertentu).
Detail interface
(misalnya : koneksi dengan sistem yang sudah ada untuk sistem IT).
….
lanjut
Spesifikasi Fungsi dan
Kinerja
…….
Tingkat mutu.
Tingkat keamanan produk
bagi pengguna barang/jasa.
Tingkat pemeliharaan dan pelayanan
purna jual maksimum.
Lama waktu barang/jasa
tersebut dapat beroperasi pada
kapasitas normal.
Biaya maksimum
yang diperlukan untuk memiliki barang tersebut.
Ketentuan dan/atau peralatan untuk mengukur kinerja
barang/jasa tersebut.
Spesifikasi Fungsi dan
Kinerja
Kelebihan spesifikasi fungsi dan kinerja :
Penyedia dapat menggunakan semua keahlian dan inovasinya untuk
memenuhi spesifikasi fungsi dan kinerja yang dipersyaratkan.
Lebih mudah menyusunnya dibanding dengan spesifikasi teknis.
Resiko tidak mampu memenuhi kinerja yang dipersyaratkan berada
pada penyedia barang/jasa.
Dibanding dengan spesifikasi teknis, akan lebih banyak penyedia
barang/jasa yang mampu memenuhi persyaratan.
Kelemahan spesifikasi fungsi dan kinerja :
Jika penyedia barang/jasa menggunakan teknologi yang
tidak familiar, akan sulit untuk melakukan verifikasi
fungsi dan kinerja dari barang/jasa.
Masing-masing penyedia barang/jasa mungkin akan
memberikan solusi berbeda untuk fungsi dan kinerja
barang yang sama. Hal ini akan menyulitkan bagi ULP
untuk membuat perbandingan dan/atau melakukan
evaluasi penyedia barang/jasa.
Tipe Kebutuhan Barang
Independent Demand,
merupakan jenis barang yang jumlah kebutuhannya
tidak ditentukan oleh kebutuhan barang yang lain. Jenis barang ini yang
akan dapat diramalkan kebutuhannya dengan metode yang akan dijelaskan
pada
Teknik Peramalan Kebutuhan Barang.
Dependent Demand,
merupakan jenis barang yang jumlah kebutuhannya
ditentukan oleh kebutuhan barang yang lain. Dengan demikian, kebutuhan
barang jenis ini tidak memerlukan teknik peramalan, tinggal dihitung
seperti biasa.
Teknik Peramalan Kebutuhan Barang secara umum, yaitu:
Kualitatif ; terdiri dari pendekatan Delphi dan Judgement
Kuantitatif; terdiri dari Time Series dan Sebab Akibat
Spesifikasi Jumlah
Barang/Jasa
Spesifikasi
Waktu
1. Menetapkan
Jadwal
Kedatangan
Barang/Jasa
(delivery time and
schedule)
2. Menetapkan
Lokasi
Kedatangan
Barang
(the point’s of
delivery)
3. Menetapkan
Metoda
Transportasi dan
Pengepakan
(transportation
method and
packing)
Spesifikasi Tingkat Pelayanan
Penyedia BJ
Tingkat Pelayanan Penyedia Barang/Jasa
Pelatihan dan Bantuan Teknik dari Penyedia BJ
*
Contact Person
*
Latar belakang pengadaan barang/jasa
*
Kriteria menentukan pemenang
*
Aspek legal
Spesifikasi Barang/Jasa
• barang yang sudah tersedia di pasar dan
bisa langsung digunakan oleh pengguna
barang/jasa.
Contohnya : mobil, kertas, printer, dan
sebagainya
Barang Jadi
• barang/jasa yang untuk dapat
digunakan oleh pengguna barang/jasa
harus diproses terlebih dahulu.
Termasuk dalam barang produksi adalah
jasa konsultansi, jasa lainnya, dan jasa
konstruksi
Barang
BARANG
JASA
OUTPUT
INPUT
PROSES
OUTPUT
Konstruksi
Konsultan
Jasa
Lainnya
Spesifikasi Barang/Jasa
Spesifikasi Barang/Jasa
Kualitas
Kuantitas
waktu
Tingkat
Layanan
Informasi
Lainnya
• Performance
OUTPUT
• Metode
PROSES
• Barang
• Alat
• Orang
INPUT
Spesifikasi Pekerjaan
Konstruksi dan Jasa
• Laporan akhir
• Hasil pengujian
• Gambar detail
dan rab
OUTPUT
• Urutan proses
• Tahapan
pelaporan
PROSES
• Tenaga ahli
• Tenaga
pendukung
• Alat & barang
INPUT
Spesifikasi Jasa
Konsultansi
Pemakaian Jenis
Spesifikasi
BAB IV
ANALISIS
KESESUAIAN SPESIFIKASI
• cukup informasi bagi penyedia, bebas dari ambiguitas, hindari kata
secepatnya, cukup bagus.
Clear
(Jelas)
• memuat hal hal yang memang penting dan diperlukan saja
•
Comprehensive
(Menyeluruh) : dapat memberikan gambaran ruang
lingkup pakerjaan sampai hasil pengadaan dapat dimanfaatkan oleh
pengguna akhir
Concise
(Singkat Padat)
• dapat memberikan gambaran ruang lingkup pakerjaan sampai hasil
pengadaan dapat dimanfaatkan oleh pengguna akhir
Comprehensive
(Menyeluruh)
• kriteria yang dipersyaratkan tidak berubah ubah, harus konsisten,
baik terkait persyaratan yang diharus dipenuhi atau hal hal lainnya
yang harus dilaksanakan oleh penyedia.
Consistent
(Konsisten)
• sesuai dengan kebutuhan pengguna akhir dan menghindari
spesifikasi yang berlebihan.
Correct
(Benar)
Terdapat implikasi
fokus utama
sasaran kebutuhan pengadaan
terhadap metoda spesifikasi dan tipe
spesifikasi yang sebaiknya
dipilih/digunakan .
Kesesuaian Spesifikasi dengan
Kebutuhan
Fokus Utama Sasaran Pasokan Metoda Spesifikasi dan Tipe Spesifikasi
Memastikan mutu dan inovasi barang/jasa yang dibeli
Memastikan bahwa Penyedia Barang/Jasa secara konsisten memenuhi spesifikasi yang tertera dalam kontrak
Memastikan bahwa bahwa Barang/Jasa yang diberikan Penyedia Barang/Jasa berkontribusi dalam meningkatkan kinerja Pengguna Barang/Jasa
Gunakan spesifikasi kinerja untuk memacu kreativitas dan inovasi Penyedia Barang/Jasa Gunakan standar jika diinginkan untuk mengurangi kesalahan
Gunakan spesifikasi teknis jika Penyedia Barang/Jasa memiliki pengalaman dan kepakaran/kompetensi yang tinggi
Gunakan merk terkenal bila memang diperlukan keandalan barang/jasa
Memastikan Ketersediaan
Memastikan ketersediaan pasokan yang kontinu, menurunkan waktu tenggang (lead time), dan mengamankan ketepatan waktu kedatangan barang/jasa yang dibeli
Gunakan standar sedemikian sehingga barang/jasa yang dibeli tersedia banyak di pasar
Memastikan Dukungan Penyedia Barang/Jasa
Memastikan Penyedia Barang/Jasa memberikan dukungan teknik
Gunakan merk terkenal yang sudah diketahui luas memiliki tingkat pelayanan yang baik, Masukkan kebutuhan dukungan teknik kedalam spesifikasi
Menurunkan Biaya Pengadaan
Menurunkan biaya perolehan dan/ atau total biaya kepemilikan
Gunakan spesifikasi kinerja untuk memacu kreativitas dan inovasi Penyedia Barang/Jasa dalam menurunkan biaya
Gunakan standar yang memungkinkan untuk lebih rendah dari desain yang khusus/pesanan
Hindari spesifikasi teknik yang menghalangi timbulnya kompetisi antar Penyedia Barang/Jasa
Hindari spesifikasi teknik yang menciptakan proses pembuatan barang/jasa menjadi tidak standar
