Unit Kompetensi 22 Melakukan Penerimaan Hasil Pengadaan Barang/Jasa

Melakukan Penerimaan Hasil Pengadaan

Barang/Jasa

Unit Kompetensi 22

Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

Jenjang Muda

Unit Kompetensi 22 – Melakukan Penerimaan Hasil PBJ

Penulis Samidi

Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP

Tanggal Versi 2

Informasi Umum

 Membuat persiapan penerimaan hasil pengadaaan barang/jasa

 Melakukan pemeriksaan hasil pengadaan barang/jasa sesuai dengan jenis barang/jasa dan pengadaannya

 Menyusun berita acara serah terima hasil pekerjaan Tujuan Khusus

Tujuan Umum

Peserta akan melakukan persiapan penerimaan

hasil pengadaaan barang/jasa, melakukan pemeriksaan hasil pengadaan sesuai dengan jenis barang/jasa serta pengadaannya, dan menyusun berita acara serah

terima hasil pekerjaan.

BAB I

PENDAHULUAN

Awal

Pemilihan

Pelaksanaan

Perkiraan harga, penetapan spesifikasi, perencanaan pengadaan, pembuatan Purchase or Contract Requisition

Request for Quotation or Invitation to Bid

Respons dari Penyedia

Evaluasi Teknikal dan Komersial

Negosiasi Pembuatan Kontrak

Contract Award (Penunjukan Pemenang)

Pelaksanaan dan Pengelolaan Kontrak

Penyerahan barang, pelaksanaan pekerjaan, perubahan kontrak, Tahapan pengadaan

Overview Proses Pengadaan Secara Garis Besar

Pendahuluan

Mengapa proses penerimaan hasil pengadaan barang/jasa menjadi sangat

penting dalam proses pengadaan ?

Pendahuluan

Pendahuluan

Menentukan berhasil atau tidaknya suatu kontrak

Menetapkan penerimaan/penolakan terhadap suatu kontrak PBJ Melibatkan melibatkan proses-proses lain seperti pengelolaan:

• Pengendalian Kualitas (Quality Control)

• Penjaminan Kualitas (Quality Assurance)

• Perubahan termasuk pengesahan atau penolakan

Laporan dari proses pengadaan dan laporan perkembangan :

• Konfirmasi bahwa pekerjaan/barang telah selesai

• Melakukan penutupan seluruh syarat-syarat dan kondisi pengadaan

• Mendapatkan penerimaan dari barang/jasa yang disuplai

• Melakukan pembayaran

• Melaksanakan pembuatan laporan.

Proses Serah Terima PBJ Penting Karena ….

Bab 4 Bab 3

Bab 2

Melakukan persiapan penerimaan hasil pengadaan barang/jasa,

meliputi : ruang lingkup penerimaan hasil

PBJ,penerimaan hasil PBJ, metode penerimaan hasil PBJ, penerimaan hasil PHB, substansi dokumen kontrak.

Cakupan UK 22

Membuat berita acara serah terima hasil pekerjaan meliputi: surat

penerimaan/ penolakan hasil pekerjaan pengadaan

barang/jasa,berita acara serah terima hasil pekerjaan pengadaan

barang/jasa.

Melakukan pemeriksaan hasil PBJ meliputi: persiapan

pemeriksaan hasil PBJ, pelaksanaan pemeriksaan hasil PBJ, spesifikasi barang/jasa dan

pemeriksaan hasil PBJ, uji coba hasil pekerjaan PBJ,penetapan hasil pemeriksaan pemeriksaan

hasil PBJ

BAB II

MELAKUKAN PERSIAPAN

PENERIMAAN HASIL PBJ

 Penerimaan hasil PBJ sebagai bagian proses pengadaan

 Sebagai proses mengelola pelaksanaan dan penutupan kontrak.

 Penerimaan hasil PBJ dimulai dengan penyiapan dokumen kontrak untuk melakukan verifikasi lingkup barang/jasa sesuai dengan spefisifikasi yang tertuang dalam dokumen permintaan, dokumen kontrak dan dokumen penyerahan yang disediakan penyedia.

Ruang Lingkup Penerimaan PBJ

Sumber : ksppsbmtmentari

Peranan Quality Control Dan Quality Assurance Dalam Penerimaan Hasil Pengadaan

Barang/Jasa

Perencanaan pengadaan : penerimaan hasil pengadaan mencantumkan:

Ruang Lingkup

Strategi Kontrak

SSUK &

SSKK

Keperluan Penerimaan

Quality Waktu

Penerim aan

ITB/RFP / RFQ

Penerimaan hasil pengadaan dalam dokumen

kontrak PBJ

 Penerimaan hasil pengadaan barang/jasa dalam dokumen pelaksanaan pengadaan dapat berupa:

 Telaah terhadap unjuk kerja pengadaan

 Permintaan perubahan dan administrasi adanya tagihan

 Pengelolaan hubungan dengan penyedia

 Laporan unjuk kerja

 Pengendalian unjuk kerja terhadap apa yang tercantum di dalam kontrak

 Menelaah biaya yang telah digunakan dan ditagih penyedia

 Melakukan pembayaran

 Melakukan inspeksi dan audit

 Menyimpan semua catatan dalam pelaksanaan pengadaan .

Penerimaan hasil pengadaan dalam dokumen kontrak PBJ

Sumber : FireStock

 Penerimaan hasil pengadaan barang/jasa dalam proses akhir penutupan pengadaan :

 Hasil pelaksanaan audit pengadaan

 Pencapaian dari hasil negosiasi untuk menyelesaikan proses pengadaan.

 Membuat catatan pembelajaran (lessons learned)

 Hasil dari inspeksi dan verifikasi barang/jasa

 Menerbitkan berita acara serah terima secara resmi

 Memperbaharui seluruh catatan (update records)

 Menyimpan seluruh dokumen pengadaan

 Menyelesaikan seluruh tagihan pembayaran Penerimaan hasil pengadaan

dalam dokumen kontrak PBJ

Hasil Pengadaan Barang/Jasa dan Pengelolaan Aset

Proses Pengadaan

Mendapatkan

Barang/Jasa Aset

Hasil Pengadaan Barang/Jasa dan Pengelolaan Aset

Keuntungan dimasa depan

Organisasi mengendalikan sumber daya nya

Terukur dalam bentuk nilai moneter.

Keuntungan dari beberapa transaksi

Karakteristik Aset

Peraturan Menteri Keuangan No. 29/PMK.06/2010, 8 Golongan:

1. Persediaan 2. Tanah

3. Peralatan dan mesin 4. Gedung dan bangunan 5. Jalan,irigasi dan jaringan 6. Aset tetap lainnya

7. Konstruksi dalam pengerjaan 8. Aset tak berwujud.

Hasil Pengadaan Barang/Jasa dan

Pengelolaan Aset

Pasal 2 PP No. 38 Tahun 2008 :

• Hibah/sumbangan

• Perjanjian/kontrak

• Ketentuan yang berlaku

• putusan pengadilan

Hasil Pengadaan Barang/Jasa dan

Pengelolaan Aset

Penyiapan Dokumen Kontrak PBJ

Penentuan Metode Pemeriksaan Hasil PBJ

Pengecekan atau Pemeriksaan Hasil PBJ

Pembuatan Berita Acara 1

2

3

4

Tahapan Penerimaan Hasil

PBJ

Metode

pembandingan dan penelusuran

Metode konfirmasi dan inspeksi

Metode uji/tes dan permintaan

keterangan

administrasi,

teknis

keuangan

spesifikasi tertentu Spesifikasi dalam kontrak

Rules &

Regulations

Fisik

Kimia

Statistik

Metode Penerimaan Hasil

PBJ

Lingkup & jangka waktu pekerjaan

Hak & kewajiban Pihak

Pelaporan pekerjaan

Denda, sanksi, perselisihan

 Biaya administrasi

 Biaya penanganan

 Biaya pengiriman dan pemulangan

 Biaya instalasi dan pemasangan

 Biaya kualitas

 Biaya keuntungan dan tambahan

 Biaya pengelolaan resiko

 Biaya dari berhubungan dengan keuangan

 Biaya pajak

Uraian pekerjaan secara detail

Term of Reference

Persyaratan pelaksanaan &

penerimaan pekerjaan

Pengedalaian Kualitas dan Penjaminan

kualitas

Kuantitas barang

Hasil akhir dari jasa Instrumen

Administrasi

Instrumen Teknis

Instrumen Keuangan

Instrumen Penerimaan

Hasil PBJ

Meyakiknan penyerahan barang/jasa sesuai dengan spesifikasi , waktu, biaya dan lingkup yang tertulis di dalam kontrak

Penelaahan dan Pengesahan penerimaan hasil PBJ

Syarat2 Kontrak

Aspek Hukum Kontrak

Jenis-jenis kontrak

Rancangan Kontrak

Substansi Dokumen

Kontrak

BAB III

MELAKUKAN

PEMERIKSAAN HASIL PBJ

Dari Dalam Organisasi

(Internal Resources) Dari Luar Organisai (External Resources)

Staff Fungsional organisasi

Staff khusus di dedikasikan untuk pemeriksaan

Konsultan dari luar organisasi

Petugas Pemeriksaan

Hasil PBJ

Penetapan prosedur pemeriksaan

Penetapan teknik pemeriksaan

Penetapan penyusunan instrumen pemeriksaan

Rencana pemeriksaan hasil pengadaan barang/jasa Persiapan Pemeriksaan

Hasil PBJ

R E N C A N A A K T U A L I S A S I

Spesifikasi, Desain dll yang tertulis dalam Kontrak

Barang/Jasa yang tertulis dalam Kontrak

pembandingan dan penelusuran

konfirmasi dan inspeksi

uji/tes dan permintaan

keterangan

Pelaksanaan Pemeriksaan Hasil PBJ

UK 22

M e l a k u k a n P e n e r i m a a n H a s i l P B J

Aspek Administrasi

 Titel pengadaan barang/jasa

 Nama personil pemeriksa

 Nomor dokumen kontrak

 Tanggal pemeriksaan

 Ruang lingkup pengadaan

 Ruang lingkup pemeriksaan

 Pasal-pasal yang berkaitan dengan pengadaan dan pemeriksaan

 Jaminan pelaksanaan (garansi dari bank)

 Besar nya garansi, nama penerbit garansi, masa berlaku garansi

Aspek Teknik

 Volume pekerjaan/jasa

 Spesifikasi

 Merk barang

 Nama konsultan/jasa

 Surat pesanan

 Tanggal pengiriman barang / penyelesaian pekerjaan

 Jangka waktu kontrak

 Perpanjangan waktu pelaksaana

 Perubahan lingkup pekerjaan

 Standar kualitas penerimaan barang/jasa

Aspek Keuangan

 Total biaya di dalam kontrak

 Total

tambahan/penguran an biaya setelah perubahan

 Pembayaran yang telah dilakukan

Kertas Kerja Pemeriksaan Teknik Uji Perhitungan/Test/Uji

coba

Produk akhir.

Ruang Lingkup Pekerjaan (Scope of Work/SOW)

Kerangka Acuan Kerja

(Terms of Refference/TOR)

Kesepakatan teknis

Kesepakatan tingkat layanan

P E N E R I M A A N

 Kualitas barang/jasa

 Kuantitas barang/jasa

 Waktu penyerahan barang/jasa

 Tingkat pelayanan penyedia barang/jasa

R E N C A N A

Spesifikasi barang/Jasa dan Pemeriksaan

Hasil PBJ

Metode Uji Coba Merusak (Destruktif)

Uji ketegangan

Uji

kekerasan

metalograpi^Uji

Uji tabrakan

Sample

Peluang

Dengan cara

Teknik sampling

Teknik sampling

Uji Coba Hasil Pekerjaan

PBJ

Surat Peneriman

Atau Penolakan

• Strik terhadap pemenuhan standar.

• Subyektif standar thd suatu referensi

Kesimpulan Hasil Pemeriksaan

• Penerimaan

• Penolakan

Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan

Penetapan Hasil Pemeriksaan

Hasil PBJ

BAB IV MEMBUAT BERITA ACARA

SERAH TERIMA HASIL

PEKERJAAN

Dokumen teknis operasional barang/jasa dan feedback atas permintaaan

Identifikasi Dokumen Teknis Operasional

Identifikasi Permasalahan Selama Proses Pengadaan

Penyusunan BAST dan kelengkapan dokumen pendukung

Penilaian kesesuaian antara realisasi teknis hasil PBJ dengan kontrak

Referensi Dokumen Pendukung :

Forms BAST Hasil Test Hasil pembanding dll

Surat Penerimaan/Penolakan

Hasil Penerimaan PBJ

Hasil Penerimaan

Diterima Penolakan

Perbaik

an Penalti Pemut

usan

BAST Kontrak ^Putus

Pilihan Tindak Lanjut atas

Ketidaksesuaian Hasil PBJ dengan

Kontrak

Isi & Struktur BAST Tanggal dokumen BAST

Nomor referensi

Nama barang/jasa

Nama wakil dari pihak penyedia dan penerima

Alamat dari setiap wakil dan keterangan jabatan

Isi tentang tanggal pemeriksaan, pelaku pemeriksaan dan hasil pemeriksaan

Pernyataan tentang penerimaan/penolakan

Penandatanganan dokumen dan stempel

Berita Acara Serah Terima Hasil

Pekerjaan PBJ