49
VII.
ANALISIS BIAYA PERSEDIAAN MELALUI
PENDEKATAN MODEL PROBABILISTIK
Model probabilistik menghitung permintaan/pemakaian bahan baku yang terjadi pada usaha MAM. Pada pendekatan model probabilistik persediaan ditekan serendah mungkin pada suatu tingkat pengaman atau safety stock. Bahan baku tidak akan dipesan lagi hingga jumlah persediaan bahan baku martabak manis mencapai reorder level yang berada sedikit diatas safety stock. Dengan demikian, biaya persediaan dapat ditekan serendah mungkin, selain itu pula, probabilistik juga menghitung ketidak pastian yang tedapat pada usaha martabak manis, sehingga batas waktu pemesanan tidak ditentukan oleh waktu pemesanan optimal, namun oleh tingkat kuantitas persediaan. Berikut tabel standar deviasi permintaan/pemakaian bahan baku martabak manis :
Tabel 8. Standar Deviasi Pemakaian Bahan Baku Martabak Manis (September-Desember 2011)
Keterangan Tepung terigu (ball)
Gula pasir (ball) Telur ayam (peti)
September 39,3 8 13 Oktober 47,8 10,5 15 November 50,6 9,9 15,8 Desember 63,3 11,4 18,2 Rataan 50,25 9,95 15,5 Standar Deviasi 9,939 1,439 2,151
Perhitungan rataan dan standar deviasi pada tabel di atas adalah merupakan hasil olahan menggunakan softwere Minitab 14 yang secara lengkap dapat dilihat dalam bentuk grafik pada lampiran 3.
Untuk perhitungan model persediaan probabilistik dapat dilihat pada lampiran 4. Waktu tunggu untuk masing-masing bahan baku adalah sama yaitu selama 1 hari untuk per pesanan. Jadi untuk waktu tunggu bahan baku selama 4 bulan (Septmber-Desember 2011) untuk tepung terigu adalah selama 0,25 bulan, gula pasir selama 0,30 bulan, dan telur ayam selama 0,27 bulan. Untuk perhitungan jumlah estimasi pemesanan (kali) optimal dapat dilihat pada lampiran 5.
50
Tabel 9. Hasil Perhitungan Biaya Persediaan Bahan Baku Martabak Manis dengan Pendekatan Model Probabilistik
Keterangan Notasi Tepung
Terigu Gula Pasir Telur Ayam
Waktu Tunggu (bulan) - 0,25 0,3 0,27
Demand rata-rata (0) 50,25 9,95 15,5
STDEV demand (1) 9,939 1,439 2,151
Safety Stock (satuan/4 bulan) (2) 32,8 (8,2/bulan) 5,2 (1,3/bulan) 7,2 (1,8/bulan) ROL (satuan/bulan) - 21 4,3 6 Jumlah pemesanan bahan baku estimasi (satuan/4bulan)
8,2 ball 5,1 ball 4,2 peti
Jumlah persediaan optimal estimasi (satuan/4bulan) (3) = (0) + (1) x (4bulan)
240 ball 45,6 ball 70,8 peti
Rata-rata pesanan estimasi (kali/4bulan) (4) 30 37 33 Biaya pemesanan (Rp/pemesanan) (5) 34.000 34.000 9.000 Biaya Penyimpanan (Rp/satuan/4bulan) (6) 7.742 23.080 10.274
Biaya total pemesanan (Rp) (7) = (4) x (5) 1.020.000 1.258.000 297.000 Biaya total penyimpanan (Rp) (8) = (2) x (6) 254.000 121.000 74.000 Biaya Total Persediaan (Rp) (9) = (7) + (8) 1.274.000 1.379.000 371.000
51 Pemesanan optimal bertujuan untuk menentukan jumlah pembelian bahan baku yang optimal dalam setiap kali pemesanan dilakukan. Berdasarkan hasil perhitungan, mengindikasikan perusahaan dapat mengalami kekurangan persediaan dalam pemenuhan permintaan. Hal ini dapat dilihat pada jumlah pemesanan persediaan untuk bahan baku tepung terigu adalah sebesar 8,2 ball, gula pasir sebesar 5,1 ball dan telur ayam sebesar 4,2 peti, sedangkan menyimpan
safety stock untuk tepung terigu sebesar 32,8 ball, gula pasir sebesar 5,2 ball, dan telur ayam sebesar 7,2 peti, dan disisi lain STDEV permintaan per bulan untuk masing-masing bahan baku tepung terigu sebesar 9,939 ball, gula pasir sebesar 1,439 ball, dan telur ayam sebesar 2,151 peti. Maka dalam hal ini hasil perhitungan untuk pemesanan bahan baku masih belum dikatakan optimal karena persediaan masih dikatakan kekurangan stok bahan baku, sedangkan seharusnya pemesanan optimal persediaan bahan baku harus diatas jumlah antara safety stock dengan STDEV. Maka pemesanan optimal estimasi yang harus tersedia pada perusahaan untuk bahan baku tepung terigu adalah 42,8 ball, gula pasir sebesar 6,7 ball dan telur ayam sebesar 9,4 ball.
Jika hasil persediaan bahan baku martabak manis dengan metode probabilistik dengan jumlah bahan baku yang tersimpan menurut data September-Desember 2011 maka jumlah pemesanan yang dilakukan oleh MAM untuk tepung terigu sebesar 277 ball yang mengalami kelebihan jumlah persediaan bahan baku tersimpan sebesar 37 ball dan untuk gula pasir juga mengalami kelebihan bahan baku sebesar 11,4 ball, sedangkan untuk telur ayam mengalami kekurangan bahan baku sebesar 8,8 peti. Sedangkan hasil perhitungan dari metode probabilistik jumlah biaya persediaan untuk bahan baku tepung terigu sebesar Rp. 1.274.000 sedangkan jumlah biaya persediaan pada perusahaan adalah sebesar Rp. 3.164.590 sehingga bisa terjadi penghematan biaya persediaan sebesar Rp. 1.890.590, sedangkan untuk gula pasir biaya persediaan sebesar Rp. 1.379.000 sedangkan pada perusahaan sebesar Rp. 2.573.548 dan juga bisa terjadi penghematan sebesar Rp. 1.194.548, dan untuk telur ayam biaya persediaan sebesar Rp. 371.000 sedangkan pada perusahaan biaya persediaan sebesar Rp. 934.000 sehingga juga bisa terjadi penghematan sebesar Rp. 563.000.
52 Tabel 10 merupakan perbandingan hasil dari perhitungan pendekatan model persediaan probabilistik dengan metode yang dilakukan perusahaan yang diperoleh untuk melihat keadaan persediaan bahan baku dan biaya total persediaan bahan baku :
Tabel 10. Hasil Perbandingan Tingkat Persediaan dan Biaya Persediaan Bahan Baku
Ketera ngan
Metode perusahaan Model Probabilistik Selisih
Tepung terigu Gula pasir Telur ayam Tepung terigu Gula pasir Telur ayam Tepung terigu Gula pasir Telur ayam Tingkat persedia an 277 ball 57 ball 62 peti 240 ball 45,6 ball 70,8 peti 37 ball 11,5 ball 8,8 peti Total biaya persedia an (Rp) 3.164.5 90 2.573.5 48 934.0 00 1.274.0 00 1.379 .000 371.0 00 1.890.5 90 1.194.5 48 563.0 00
Implikasi manajerial terhadap pengendalian persediaan bahan baku martabak manis di MAM yang dapat dirumuskan adalah sebagai berikut :
1. Berdasarkan hasil perhitungan MAM mengalami kelebihan stock bahan baku tepung terigu sebesar 15,5 persen, gula pasir kelebihan stok sebesar 25,3 persen dan telur ayam mengalami kekurangan stok sebesar 14 persen. Adapun langkah yang perlu dilakukan MAM adalah mengantisipasi hal ini antara lain melakukan pengendalian pemasukan bahan baku mulai dari jumlah pembelian hingga tingkat pemesanan tingkat persediaan bahan baku.
2. Koordinasi yang baik harus terjalin antara bagian penjualan, keuangan, produksi, logistik dan terutama administrasi pencatatan. Perkiraan mengenai tingkat penjualan yang tepat akan mengindikasikan pemesanan persediaan bahan baku yang optimal agar tidak terjadi under stock atau over stock. 3. Pengawasan terhadap persediaan dapat diawasi langsung oleh bagian logistik
dengan mengawasi seluruh pencatatan oleh admin yaitu kegiatan keluar masuknya barang dan dalam jangka panjang pencatatan ini tidak lagi harus menggunakan teknik manual namun harus menggunakan teknik komputerisasi sehingga data valid yang dibutuhkan bagian keuangan ke logistik, pemasaran ke logistik dapat terencana dan detail secara pasti. Hal ini berguna untuk memudahkan perusahaan dalam melakukan pengawasan dan pengontrolan terhadap seluruh kegiatan pengendalian persediaan bahan baku.
53 MAM dapat menggunakan sistem perencanaan modern dalam menanggulangi masalah perencanaan penjualan martabak manis yang nantinya akan berhubungan langsung dengan pengendalian persediaan bahan baku. Sistem perencanaan yang dapat dilakukan adalah dengan meramalkan data historis penjualan martabak manis selama beberapa periode kedepan yang nantinya akan digunakan sebagai asumsi dasar pengambilan keputusan dalam merencanakan produksi. Informasi yang dibutuhkan dalam meramalkan penjualan kedepan bukan hanya informasi dari data penjualan martabak manis saja melainkan juga informasi lain seperti kenaikan harga bahan baku ataupun kenaikan harga penunjang lain dan tingkat daya beli masyarakat di masa mendatang.
MAM juga dapat menggunakan metode persediaan dengan model pendekatan probabilistik dalam menentukan jumlah bahan baku yang seharusnya dibeli untuk memenuhi kebutuhan produksi dan menentukan jumlah bahan baku yang sebaiknya tersedia sebagai safety stock guna menjaga kelancaran proses produksi.
Mengantisipasi jumlah persediaan bahan baku diharapkan tidak mengganggu proses produksi, selain itu membantu perusahaan dalam menentukan jumlah pesanan bahan baku yang akan dibeli dari supplier. Sehingga perusahaan dapat memenuhi tingkat pemesanan yang diharapkan konsumen dalam rangka pemenuhan permintaan pasar.
Adapun hasil yang didapat setelah melakukan penelitian di MAM mengenai implikasi manajerial atas pengendalian persediaan bahan baku martabak manis dapat dilihat pada tabel 11 berikut :
54
Tabel 11. Matriks Implikasi Solusi Manajerial
Identifikasi Masalah Hasil Strategi Solusi Implikasi Solusi Pihak Terkait a. Perencanaa n penjualan masih belum terorganisa si dengan baik Ketidaktepatan jumlah bahan baku yang digunakan dalam proses dan proses peramalan penjualan yang masih kurang terorganisir Membuat suatu perencanaa terpadu antara bagian penjualan , produksi, keuangan dan logistik 1) Membuat peramalan tingkat penjualan martabak manis untuk periode harian 2) Membuat laporan perkiraan kebutuhan bahan baku yang berdasarkan pada hasil tingkat peramalan penjualan martabak manis 1) Bagian penjualan 2) Bagian keuangan 3) Bagian administrasi 4) Bagian logistik 5) Bagian purchaising b. Pengendali an tingkat persediaan yang kurang baik Terjadi kelebihan stok maupun kekurangan stok Pengendalian persediaan bahan baku (inventory control) 1) Menentuka n/menetapk an jumlah pembelian bahan baku sesuai denga kebutuhan produksi yang berdasarkan pada tingkat penjualan martabak manis 2) Menentuka n jumlah buffer stock pada tingkat safety stock tertentu 3) Membuat laporan harian, mingguan, bulanan dan tahunan mengenai kegiatan persediaan bahan baku c. Belum terdapat Pengendalian persediaan Melakukan pengawasan dan Membuat laporan harian,
55 Identifikasi Masalah Hasil Strategi Solusi Implikasi Solusi Pihak Terkait pengawasa n pengendali an bahan baku bahan baku masih kurang terkoordinasi pengontrolan terhadap aliran keluar masuknya bahan baku ke dalam gudang mingguan serta bulanan terhadap kegiatan keluar masuknya barang bahan baku ke dalam gudang d. Sistem informasi yang kurang mendukun g Pendataan dilakukan belum terintegerasi antar bagian manajemen Menggunakan sistem pencatatn komputerisasi dalam pengolahan maupun penyimpanan data Membuat jaringan sistem informasi yang terintegerasi ke semua bagian manajemen.
