GARIS PANDUAN PERSEDIAAN
AGENSI KERAJAAN UNTUK
PELAKSANAAN PEROLEHAN KERAJAAN
MELALUI SISTEM ePEROLEHAN BAHARU
Bahagian Perolehan Kerajaan
Kementerian Kewangan Malaysia
ISI KANDUNGAN
GARIS PANDUAN PERSEDIAAN AGENSI KERAJAAN UNTUK PELAKSANAAN PEROLEHAN KERAJAAN MELALUI SISTEM ePEROLEHAN (eP) BAHARU
1. LATAR BELAKANG………. 1
2. PERSEDIAAN PELAKSANAAN SISTEM eP BAHARU OLEH AGENSI... 1
2.1 Persediaan Infrastruktur dan Khidmat Sokongan Teknikal... 1
2.2 Persediaan Pengguna Sistem eP……….. 2
2.3 Aktiviti Persediaan Agensi ... 3
3. TADBIR URUS PELAKSANAAN SISTEM eP BAHARU DI AGENSI... 8
3.1 Pasukan Petugas/Pelaksana ………..……….………..…... 8
3.2 Peranan Unit Audit Dalam………… ………. 8
4. KHIDMAT BANTUAN... 9 LAMPIRAN
Lampiran 1: Senarai Peranan Pengguna di dalam Sistem eP Baharu Lampiran 2: Terma Rujukan Pasukan Petugas Kementerian
GARIS PANDUAN PERSEDIAAN AGENSI KERAJAAN UNTUK PELAKSANAAN
PEROLEHAN KERAJAAN MELALUI SISTEM ePEROLEHAN (eP) BAHARU
1.
LATAR BELAKANGKerajaan sedang membangunkan Sistem ePerolehan (eP) Baharu sebagai tranformasi kepada Sistem eP sedia ada. Semua urusan perolehan bekalan dan perkhidmatan bukan perunding Kerajaan Persekutuan hendaklah dilaksanakan melalui Sistem eP Baharu secara atas talian sepenuhnya mulai 1 Januari 2017. Oleh itu, semua Kementerian/Jabatan (Agensi) dikehendaki membuat persediaan bagi pelaksanaan Sistem eP Baharu dari segi infrastruktur, persediaan pengguna, pembangunan modal insan, tadbir urus dan lain-lain.
2.
PERSEDIAAN PELAKSANAAN SISTEM eP BAHARU OLEH AGENSI 2.1 Persediaan Infrastruktur dan Khidmat Sokongan TeknikalAgensi hendaklah memastikan spesifikasi minima perkakasan dan perisian yang diperlukan serta khidmat sokongan teknikal disediakan bagi tujuan pelaksanaan Sistem eP Baharu seperti berikut:
2.1.1 Spesifikasi Minima Perkakasan (Hardware) a) Processor Pentium Dual Core atau setaraf; b) Kapasiti memori 1 GB;
c) Mempunyai sambungan ke Internet;
d) Resolusi skrin 1280 x 800 untuk paparan terbaik; dan
e) Alat Pengimbas 200 x 200 dpi (hanya diperlukan bagi pengguna yang memegang peranan sebagai Pentadbir Kontrak)
2.1.2 Spesifikasi Minima Pelayar (Browser)
Pelayar Internet Explorer versi 9.0 atau Mozilla Firefox versi 20 atau
Chrome versi 24.
2.1.3 Penggunaan Perisian Dengan Lesen Yang Sah
Agensi hendaklah menggunakan perisian yang mempunyai lesen yang sah mengikut undang-undang dan peraturan semasa yang berkuat kuasa.
2.1.4 Pelantikan Pegawai Khidmat Sokongan Teknikal
Agensi hendaklah melantik sekurang-kurangnya seorang Pegawai/ Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/ Juruteknik atau pegawai-pegawai lain yang bersesuaian bagi memberi bantuan teknikal di agensi masing-masing.
2.2 Persediaan Pengguna Sistem eP Baharu
Agensi hendaklah memastikan keperluan pengguna Sistem eP Baharu dipenuhi sepenuhnya supaya capaian dan transaksi perolehan yang dilaksanakan kelak dapat berjalan dengan lancar.
2.2.1 Capaian ke Sistem eP Baharu
Sistem eP Baharu dapat dicapai dengan menggunakan No. Kad Pengenalan (IC) pengguna sebagai ID Pengguna (username) dan kata laluan (password) yang sah. Kata laluan akan dihantar melalui e-mel rasmi pengguna (e-mel Agensi). Sehubungan itu, Agensi hendaklah memastikan setiap pengguna Sistem eP Baharu mempunyai e-mel rasmi Agensi yang betul semasa membuat permohonan ID.
2.2.2 Tandatangan Digital
a) Terdapat peranan-peranan tertentu dalam Sistem eP Baharu yang turut memerlukan pengguna untuk menandatangan secara digital untuk melaksanakan sesuatu transaksi.
b) Medium yang akan digunakan bagi tujuan tandatangan digital dalam Sistem eP Baharu adalah token USB yang dibekalkan oleh Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU).
c) Sub Administrator (SA) dan Authorised Personnel (AP)
bertanggungjawab mengendalikan permohonan token USB kepada MAMPU melalui portal Government Public Key
Infrastructure (GPKI) (https://gpki.mampu.gov.my/govpki). Sila
rujuk portal GPKI mengenai peranan SA dan AP.
d) Agensi hendaklah memastikan pengguna Sistem eP Baharu yang berkaitan telah membuat permohonan pertukaran kad pintar 1024 kepada token USB 2048 selewat-lewatnya sebelum 10 Mei 2016. Semua kad pintar akan luput penggunaannya pada 20 Mei 2016.
e) Agensi boleh merujuk surat Kementerian Kewangan no. rujukan KK/eP/473/1/21 Jld 5 (14) bertarikh 3 November 2014, K.KEW/PK/MOF/ePP1/59/13(2) bertarikh 18 Ogos 2015 dan K.KEW/PK/MOF/ePP3/55/12(42) bertarikh 29 April 2016 berhubung arahan penggantian kad pintar kepada token USB ini. 2.2.3 Peranan dan Pelantikan Pengguna
Agensi hendaklah mengenal pasti dan melantik pegawai-pegawai yang akan bertindak sebagai Pentadbir Pusat Tanggungjawab (PTJ), Sub
Administrator (SA), Authorised Personnel (AP) dan
pengguna-pengguna lain dalam Sistem eP Baharu mengikut peranan seperti di Lampiran 1.
2.3 Aktiviti Persediaan Agensi
Bagi membolehkan pelaksanaan perolehan Kementerian/Agensi berjalan lancar di dalam Sistem eP Baharu, Kerajaan dengan kerjasama Commerce Dot Com Sdn Bhd (CDCSB) akan melaksanakan beberapa aktiviti bagi membantu persediaan Agensi.
2.3.1 Program Pengumpulan Maklumat Profil Pengguna dan PTJ
a) Program ini bertujuan untuk mengumpul maklumat profil pengguna dan PTJ terkini serta melaksanakan ‘user role
mapping’ . Ini memandangkan terdapat peranan-peranan baharu
atau nama-nama baharu bagi peranan sedia ada yang telah diwujudkan di dalam Sistem eP Baharu.
b) Proses pengumpulan maklumat ini akan dilaksanakan secara atas talian mulai 1 Julai 2016. Agensi akan dimaklumkan mengenai tatacara capaian ke atas borang pengumpulan maklumat ini dalam masa terdekat.
c) Bagi melicinkan proses pengumpulan maklumat ini, Pentadbir PTJ Sistem eP sedia ada terlebih dahulu dikehendaki melaksanakan tindakan-tindakan seperti berikut :
i. Menyemak dan mengemas kini semua profil pengguna dan
PTJ dalam Sistem eP sedia ada selewat-lewatnya sehingga 30 Jun 2016 untuk memastikan pengguna aktif sahaja yang
akan dimigrasikan ke dalam Sistem eP Baharu; dan
ii. Mengemas kini e-mel rasmi pengguna yang masih aktif dalam Sistem eP sedia ada.
d) Pentadbir PTJ juga seterusnya akan terlibat dalam melaksanakan proses ‘User Roles Mapping’ dan melengkapkan borang secara atas talian seperti yang dinyatakan di Perkara 2.3.1.(b) di atas.
e) Agensi melalui Pentadbir PTJ adalah bertanggungjawab memastikan keperluan persediaan pengguna Sistem eP Baharu seperti di Perkara 2.2 di atas dipenuhi.
2.3.2 Program Pengumpulan Maklumat Kontrak Kementerian Program ini akan dilaksanakan melalui dua (2) kaedah iaitu:
a) Penguatkuasaaan Penggunaan Modul Kontrak Kementerian (Ministry Contract)
i. Mulai tarikh surat ini ditandatangani hingga 31 Oktober 2016, semua Agensi adalah diwajibkan untuk mengunci masuk semua kontrak yang berstatus seperti berikut:
a. Kontrak semasa yang masih berkuat kuasa selepas 1 Januari 2017; dan
b. Kontrak tersebut masih belum diwujudkan di dalam Sistem eP sedia ada.
ii. Maklumat kontrak berkenaan perlu dikunci masuk sehingga status kontrak tersebut di dalam Sistem eP adalah “Lengkap untuk Pembekalan” atau “Lengkap” bagi membolehkan Pesanan Kontrak dikeluarkan melalui Sistem eP Baharu mulai 1 Januari 2017.
iii. Ini kerana mulai 1 Januari 2017, semua Agensi hanya dibenarkan menggunakan Sistem eP Baharu dalam melaksanakan perolehan bekalan dan perkhidmatan serta Pesanan Kontrak sehinggalah ke peringkat Padanan Bayaran.
iv. Kegagalan mengunci masuk maklumat seperti di Perkara 2.3.2(a)(i) akan mengakibatkan Pesanan Kontrak tersebut tidak dapat diteruskan di dalam Sistem eP Baharu.
v. Agensi juga digalakkan mengunci masuk maklumat kontrak semasa yang belum diwujudkan di dalam Sistem eP sedia ada yang tamat sebelum 1 Januari 2017 bagi tujuan rekod dan analisa statistik. Rekod dan statistik ini boleh diakses oleh pihak pengurusan atasan dan pegawai-pegawai Kementerian menerusi Modul Business
Intelligence dalam Sistem eP Baharu kelak.
b) Pengisian Borang Maklumat Pengumpulan Data Kontrak Kementerian
i. Bagi kontrak yang melibatkan kuantiti dan harga yang melebihi dua titik perpuluhan yang tidak boleh dikunci masuk menggunakan Sistem eP sedia ada, Agensi hendaklah menggunakan Borang Maklumat Pengumpulan Data Kontrak Kementerian yang disediakan dalam bentuk MS Excel.
ii.
Borang Maklumat Pengumpulan Data Kontrak Kementerian ini boleh dimuat turun melalui portal rasmi Sistem eP mulai 15 Mei 2016 dan boleh diakses sehingga 30 November 2016.iii. Borang yang telah dilengkapkan hendaklah dihantar ke mcdata@eperolehan.gov.my untuk tindakan migrasi data seterusnya.
iv. Bagi agensi yang telah mengambil bahagian dalam aktiviti pengumpulan maklumat kontrak pada tahun 2015, maklumat kontrak-kontrak yang telah diberikan pada masa tersebut tidak perlu dikunci masuk dalam borang berkenaan.
2.3.3 Pengujian Sistem eP Baharu
Sistem eP Baharu akan melalui dua peringkat pengujian bersama pengguna iaitu Ujian Penerimaan Pengguna (UAT) dan Ujian Kesediaan Operasi (ORT).
a) Ujian Penerimaan Pengguna / User Acceptance Test (UAT) i. Ujian Penerimaan Pengguna (UAT) adalah proses
pengujian untuk memastikan Sistem eP Baharu boleh mengendalikan proses perolehan yang diperlukan, mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan.
ii. Ujian ini dijangka diadakan selama tiga (3) bulan bermula pada pertengahan bulan Mei 2016 sehingga pertengahan Ogos 2016 dan melibatkan agensi pengguna yang dikenal pasti. Surat jemputan akan diedar oleh Kementerian Kewangan kepada agensi yang berkaitan.
b)
Ujian Kesediaan Operasi / Operation Readiness Test
(ORT)
i. Ujian Kesediaan Operasi (ORT) adalah satu proses simulasi di antara proses, pengguna dan teknologi dalam persekitaran terkawal.
ii. Ujian ini dijangka diadakan selama sebulan pada bulan November 2016 sehingga Disember 2016 dan melibatkan agensi pengguna yang dikenal pasti. Surat jemputan akan diedar oleh Kementerian Kewangan kepada agensi yang berkaitan.
Agensi hendaklah mengenal pasti pegawai-pegawai yang akan terlibat di dalam sesi UAT dan ORT yang akan dilaksanakan seperti butiran di atas. Kerjasama agensi dipohon untuk memberi pelepasan kepada pegawai-pegawai yang dinamakan kelak untuk hadir ke sesi-sesi pengujian tersebut. 2.3.4 Sesi Latihan Pengguna
a) Latihan penggunaan Sistem eP Baharu akan diberikan secara berperingkat mulai September 2016.
b) Agensi hendaklah mengenal pasti pegawai-pegawai yang akan terlibat di dalam sesi latihan berkenaan. Kerjasama agensi dipohon untuk memberi pelepasan kepada pegawai-pegawai yang dinamakan kelak untuk hadir ke sesi-sesi latihan tersebut. c) Penyertaan daripada pegawai-pegawai Agensi adalah penting memandangkan pembangunan Sistem eP Baharu mengguna pakai pendekatan yang berbeza dan memperkenalkan dasar-dasar perolehan baharu berbanding sistem sedia ada.
d) Pengguna juga boleh mendapatkan latihan Sistem eP Baharu secara atas talian melalui eP Online Learning (ePOL) di portal rasmi eP (www.eperolehan.gov.my) mulai September 2016.
2.3.5 Program Kesedaran
a) Bagi memastikan pihak pengguna mendapat maklumat awal/perkembangan Sistem eP Baharu, Kementerian Kewangan dengan kerjasama pihak CDCSB melaksanakan beberapa siri program kesedaran secara berterusan yang telah bermula sejak tahun 2014.
b) Jadual pelaksanaan program kesedaran bagi tahun 2016 akan diumumkan kepada agensi dan pembekal dari semasa ke semasa melalui surat, e-mel atau portal rasmi Sistem eP. Pihak agensi digalakkan untuk menyertai program kesedaran berkenaan.
c) Pihak agensi juga dinasihatkan supaya melayari portal rasmi Sistem eP dari semasa ke semasa bagi mendapatkan maklumat terkini berhubung pelaksanaan Sistem eP Baharu. 2.3.6 Pelaksanaan Perolehan Tahun 2016 dan Perancangan Perolehan
Tahun 2017
a) Bagi melaksanakan kerja-kerja migrasi data peringkat akhir dan aktiviti-aktiviti peralihan daripada Sistem eP sedia ada kepada Sistem eP Baharu untuk tujuan go live pada 1 Januari 2016, akses kepada Sistem eP dan transaksi dalam Sistem eP akan dibekukan mulai 25 Disember 2016, jam 12.01 tengah malam hingga 1 Januari 2017, jam 8.00 pagi.
b) Sehubungan itu, semua Agensi diminta untuk merancang jadual pelaksanaan proses perolehan dengan teliti bagi mengelakkan perolehan dilaksanakan pada saat-saat akhir dan permasalah timbul semasa tempoh pembekuan tersebut. c) Agensi dinasihatkan untuk membuat senarai pelaksanaan
perolehan bagi tahun 2016 dengan memberi keutamaan kepada perolehan yang memerlukan transaksi pesanan dilakukan dalam tahun 2016 dan suku pertama tahun 2017. d) Garis panduan mengenai tarikh akhir proses perolehan boleh
dilaksanakan dalam Sistem eP sedia ada mengikut jenis kaedah perolehan (pembelian terus/sebut harga/tender) dan transaksi tertentu (permintaan Pesanaan Kerajaan / pengeluaran Surat Setuju Terima dan lain-lain) akan dikeluarkan dalam masa terdekat.
2.3.7 Kesediaan Pembekal
Agensi hendaklah memaklumkan kepada semua pembekal yang berurusan dengan Agensi masing-masing untuk membuat persediaan bagi pelaksanaan Sistem eP Baharu. Garis Panduan Pembekal Untuk Persediaan Pelaksanaan Perolehan Kerajaan Melalui Sistem eP Baharu boleh dirujuk di portal rasmi Sistem eP.
3.
TADBIR URUS PELAKSANAAN SISTEM eP BAHARU DI AGENSI 3.1 Pasukan Petugas/PelaksanaBagi melancarkan pelaksanaan Sistem eP Baharu, Agensi hendaklah memperkasakan Pasukan Petugas/Pelaksana sedia ada di peringkat Kementerian dan Jabatan berdasarkan terma rujukan seperti berikut:
3.1.1 Pasukan Petugas Kementerian
Pasukan Petugas ditubuhkan di peringkat Kementerian dengan terma rujukan seperti di Lampiran 2.
3.1.2 Pasukan Pelaksana Agensi (Peringkat Jabatan)
Pasukan Petugas ditubuhkan di peringkat Jabatan dengan terma rujukan seperti di Lampiran 3.
Bagi agensi/PTJ yang baharu diwujudkan, Agensi hendaklah memastikan struktur tadbir urus di atas ditubuhkan agar pelaksanaan Sistem eP Baharu berjalan dengan lancar.
3.2 Peranan Unit Audit Dalam
Unit Audit Dalam Kementerian/Jabatan adalah berperanan memantau pelaksanaan bagi pencapaian sekurangnya-kurangnya 75% daripada jumlah peruntukan tahunan bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan (tidak termasuk perkhidmatan perunding) dilaksanakan melalui Sistem eP. Sehubungan itu, Unit Audit Dalam turut diminta untuk memantau persediaan Agensi/Jabatan menjelang pelaksanaan Sistem eP Baharu ini dan melaporkan kepada Jawatankuasa Petugas Kementerian/Jabatan hasil pengauditan.
4.
KHIDMAT BANTUANSebarang pertanyaan boleh dibuat melalui saluran berikut: 4.1. Khidmat Pelanggan
Telefon : 03-7985 7888
E-mel : bantuanptj@eperolehan.gov.my
4.2. Unit Pengurusan Kerajaan, Commerce Dot Com E-mel : ptj-onboarding@eperolehan.gov.my
4.3. Sektor Sistem Perolehan dan Pendaftaran, Bahagian Perolehan Kerajaan Telefon : 03-8882 6900 / 8904 / 8913
E-mel : pmo.ep@treasury.gov.my
Semua Agensi diminta untuk mengambil perhatian dan tindakan sewajarnya bagi memastikan pelaksanaan Sistem eP Baharu berjalan lancar. Kegagalan melaksanakan langkah-langkah di atas akan menyebabkan Agensi tidak dapat bertransaksi bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan apabila Sistem eP Baharu beroperasi kelak.
Bahagian Perolehan Kerajaan Kementerian Kewangan Malaysia 5 Mei 2016
LAMPIRAN 1
SENARAI PERANAN PENGGUNA DI DALAM SISTEM eP BAHARU
1)
Senarai Peranan Yang Memerlukan Token
Bil. Peranan Organisasi Fungsi Modul
1. Pelulus Barangan Import
Kementerian (Pegawai Pengawal)
1. Meluluskan barangan import Sebut Harga/ Tender
2. Pelulus Pengiklanan Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ
1. Meluluskan penciptaan Sebut Harga dan Tender sebelum maklumat yang diiklankan 2. Meminda maklumat yang
diiklankan
3. Menyemak dan
mengesahkan maklumat SST sebelum dihantar kepada pembekal. Sebut Harga/ Tender 3. Penandatangan Surat Perlantikan Jawatankuasa Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ
1. Meluluskan dan meminda pembentukan jawatankuasa di dalam Sebut Harga/Tender
Sebut Harga/ Tender 4. Pengerusi Jawatankuasa Spesifikasi Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 1. Mengesahkan spesifikasi teknikal dan kewangan serta kriteria penilaian selepas semua ahli membuat semakan dan bersetuju
Sebut Harga/ Tender 5. Pengerusi Jawatankuasa Pembuka Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 1. Mengesahkan penilaian berdasarkan pematuhan Sebut Harga/ Tender 6. Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Teknikal Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 1. Mengesahkan keputusan penilaian teknikal untuk Penilaian 2 Peringkat
Nota:
Penilaian 2 peringkat bermaksud terdapat 2 jawatankuasa diwujudkan untuk menilai sesuatu sebut harga/ tender iaitu:
i) Jawatankuasa Penilaian Kewangan; dan
ii) Jawatankuasa Penilaian Teknikal Sebut Harga/ Tender 7. Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Kewangan Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 1. Mengesahkan keputusan penilaian kewangan untuk Penilaian 2 Peringkat
Sebut Harga/ Tender
Bil. Peranan Organisasi Fungsi Modul 8. Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 1. Mengesahkan keputusan penilaian untuk Penilaian 1 Peringkat
Nota:
Penilaian 1 peringkat bermaksud terdapat 1 jawatankuasa diwujudkan untuk menilai sesuatu sebut harga/ tender iaitu Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Kewangan
Sebut Harga/ Tender
9. Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga A/B
Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 1. Memuktamadkan Pemilihan Pembekal Sebut Harga/ Tender 10. Pengerusi Lembaga Perolehan A/B Kementerian / Kumpulan PTJ 1. Memuktamadkan Pemilihan Pembekal Sebut Harga/ Tender 11. Pengerusi Lembaga Perolehan Persekutuan Perbendaharaan Malaysia Sabah/ Sarawak 1. Memuktamadkan Pemilihan Pembekal Sebut Harga/ Tender 12. Pentadbir Kontrak Kementerian Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 1. Meluluskan/ Menolak permintaan Pembelian Luar Aturan bagi item Kontrak Kementerian
Pembelian Terus
13. Pelulus Kontrak Kementerian
Kementerian 1. Meluluskan/ Menolak butiran Pesanan sebelum kontrak boleh digunakan di dalam Modul Pemenuhan
2. Meluluskan/ Menolak sebarang perubahan kepada butiran Pesanan
3. Meluluskan/ Menolak deraf perjanjian
4. Meluluskan/ Menolak Notis Penyelesaian
5. Meluluskan/ Menolak Notis Penamatan 6. Meluluskan untuk mengeluarkan/ menambah Syarikat Pemfaktoran 7. Meluluskan/ Menolak perjanjian muktamad 8. Meluluskan/ Menolak penamatan bersama Pengurusan Kontrak
Bil. Peranan Organisasi Fungsi Modul 9. Meluluskan/ Menolak
pindaan dengan / tanpa kontrak tambahan 10. Meluluskan/ Menolak penciptaan/pengeluaran SST 14. Pelulus Pesanan /Permintaan Pembelian Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 1. Meluluskan/Menolak untuk Pemintaan Pembelian (Purchase Request) 2. Meluluskan/Menolak untuk Pemintaan Kontrak (Contract
Request)
3. Membatalkan Pesanan
Kerajaan untuk
kontrak/bukan kontrak 4. Mengeluarkan Arahan untuk
Memberhentikan Bekalan/ Perkhidmatan atau Kelulusan atau Penolakan Arahan untuk Memberhentikan Bekalan/Perkhidmatan yang dipohon oleh pembekal 5. Meluluskan Nota Debit 6. Melulus pindaan yang telah
dikemaskini atau pembatalan dokumen oleh pembekal 7. Mengeluarkan Sijil
Pelepasan GST (CoGSTR) (untuk senario dengan
Arahan untuk
Memberhentikan Bekalan/ Perkhidmatan)
Pemenuhan (Fulfilment)
15. ` Pegawai Pengesah Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ
1. Meluluskan /Menolak Nota Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan (FRN)
2. Mengeluarkan CoGSTR (untuk senario tanpa Arahan untuk Memberhentikan Bekalan/ Perkhidmatan) Pemenuhan (Fulfilment) 16. Pegawai Padanan Bayaran Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 1. Memadankan 3-dokumen (Pesanan Kerajaan, FRN/ Perkhidmatan dan Invois) 2. Mengeluarkan arahan
pembayaran kepada 1GFMAS
Pemenuhan (Fulfilment)
2) Senarai Peranan Yang Tidak Memerlukan Token
Bil Peranan Organisasi Fungsi Modul
1. Pentadbir Kementerian
Kementerian 1. Mencipta Profil
2. Menyelenggara Maklumat Kementerian
3. Menetapkan Had Nilai Operasi
Pengurusan Profil
2. Pentadbir Kumpulan PTJ
Kumpulan PTJ 1. Mencipta Profil
2. Menyelenggara Maklumat Kumpulan PTJ
Pengurusan Profil
3. Pentadbir PTJ PTJ 1. Mencipta Profil
2. Menyelenggara Maklumat PTJ Pengurusan Profil 4. Pengguna Kajian Pasaran 1. Kementerian 2. Kumpulan PTJ 3. PTJ 4. Badan Berkanun 5. Kerajaan Negeri 6. Pihak Berkuasa Tempatan 7. GLC
1. Mendapat capaian kepada maklumat harga dan spesifikasi bagi tujuan tinjauan pasaran (market
survey) Pengurusan Profil 5. Pengguna Profil Syarikat 1. Kementerian 2. Kumpulan PTJ 3. PTJ 4. Badan Berkanun 5. Kerajaan Negeri 6. Pihak Berkuasa Tempatan 7. GLC
1. Mendapat capaian kepada maklumat profil syarikat Pembekal Berdaftar eP Pengurusan Profil 6. Pegawai Perancangan Perolehan Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ / Pusat Kos
1. Menyediakan atau mengkaji semula pelan perancangan perolehan atau perbelanjaan 2. Mengunci masuk jumlah
bajet semasa penciptaan perancangan
Perancangan Perolehan
Bil Peranan Organisasi Fungsi Modul 7. Pegawai Pengesah Perancangan Perolehan Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 1. Menyemak dan mengesahkan perancangan perolehan atau perbelanjaan yang dibuat oleh Pegawai Perancang Perolehan Perancangan Perolehan 8. Pegawai Pelulus Perancangan Perolehan Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 1. Melulus perancangan perolehan atau
perbelanjaan yang dibuat oleh Pegawai Perancangan Perolehan
2. Meluluskan perancangan perolehan yang disemak dan disahkan oleh Pegawai Pengesah Perancangan Perolehan
Perancangan Perolehan
9. Pelulus Nota Minta Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ
1. Menyemak dan
mengesahkan Nota Permintaan yang disediakan oleh Peminta
2. Menyemak dan
mengesahkan permintaan Pembelian Luar Aturan.
3. Menyemak dan mengesahkan maklumat SST sebelum dihantar kepada pembekal. Pembelian Terus 10. Penandatangan Kontrak Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 1. Menandatangan SST dalam sistem ePerolehan Pembelian Terus /Sebut Harga/ Tender 11. Urusetia Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 1. Menyediakan dokumen Sebut Harga/ Tender
2. Menyediakan cadangan penubuhan dan keahlian Jawatankuasa
3. Menyediakan kriteria pemilihan pembekal (kod bidang/ lokaliti dan sebagainya)
4. Menguruskan semua urusan sebut harga/tender dari mula sehingga proses sebut harga/tender selesai
Sebut Harga/ Tender
12. Pembantu Urusetia Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ
1. Membuat pendaftaran pembekal bagi Lawatan Tapak/ Pendaftaran Taklimat
Sebut Harga/ Tender
Bil Peranan Organisasi Fungsi Modul 13. Pencadang Spesifikasi (Business owner - bahagian yang berkaitan) Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ
1. Menyediakan spesifikasi Sebut Harga/ Tender
14. Setiausaha Jawatankuasa Spesifikasi Kementerian
Kementerian 1. Membuat pengesahan spesifikasi untuk semua PTJ di bawah Kementerian Sebut Harga/ Tender 15. Setiausaha Jawatankuasa Spesifikasi Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ
1. Mengunci masuk spesifikasi yang dipersetujui oleh Jawatankuasa Spesifikasi 2. Menyediakan minit mesyuara/laporan mesyuarat Sebut Harga/ Tender 16. Ahli Jawatankuasa Spesifikasi Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ
1. Menyediakan spesifikasi Sebut Harga/ Tender 17. Setiausaha Jawatankuasa Pembuka Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ
2. Mengunci masuk hasil semakan dan menyediakan Laporan Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga/ Tender 18. Ahli Jawatankuasa Pembuka Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 1. Membuka Sebut Harga/Tender dan membuat semakan ke atas semua dokumen yang disyaratkan
Sebut Harga/ Tender 19. Setiausaha Jawatankuasa Penilaian Teknikal Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ
1. Mengunci masuk hasil penilaian yang dipersetujui oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal 2. Menyediakan minit mesyuarat/laporan mesyuarat Sebut Harga/ Tender 20. Ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ
1. Menilai cadangan teknikal Sebut Harga/ Tender 21. Setiausaha Jawatankuasa Penilaian Kewangan Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ
1. Mengunci masuk hasil penilaian yang telah dipersetujui oleh Jawatankuasa Penilaian Kewangan 2. Menyediakan minit mesyuarat/laporan mesyuarat Sebut Harga/ Tender 22. Ahli Jawatankuasa Penilaian Kewangan Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ
1. Menilai cadangan kewangan Sebut Harga/ Tender
Bil Peranan Organisasi Fungsi Modul 23. Setiausaha Jawatankuasa Penilaian Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ
1. Mengunci masuk hasil penilaian yang dipersetujui oleh Jawatankuasa Penilaian 2. Menyediakan minit mesyuarat/laporan mesyuarat Sebut Harga/ Tender 24. Ahli Jawatankuasa Penilaian Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ
1. Menilai cadangan penilaian Sebut Harga/ Tender
25. Setiausaha Jawatankuasa Sebut Harga A/B
Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ
2. Mengunci masuk pemilihan pembekal yang telah dimuktamadkan oleh Jawatankuasa Sebut Harga A/B 3. Menyediakan minit mesyuarat/laporan mesyuarat Sebut Harga/ Tender 26. Ahli Jawatankuasa Sebut Harga A/B
Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ
1. Membuat penilaian akhir dan memuktamadkan pemilihan pembekal Sebut Harga/ Tender 27. Setiausaha Lembaga Perolehan A/B
Kementerian 1. Mengunci masuk pemilihan pembekal yang telah dimuktamadkan oleh Lembaga Perolehan A/B 2. Menyediakan minit mesyuarat/laporan mesyuarat Sebut Harga/ Tender 28. Ahli Lembaga Perolehan A/B
Kementerian 1. Membuat penilaian akhir dan memuktamadkan pemilihan pembekal Sebut Harga/ Tender 29. Setiausaha Lembaga Perolehan Persekutuan Perbendaharaan Malaysia Sabah/Sarawak
1. Mengunci masuk pemilihan pembekal yang telah dimuktamadkan oleh Lembaga Perolehan Persekutuan 2. Menyediakan minit mesyuarat/laporan mesyuarat Sebut Harga/ Tender 30. Ahli Lembaga Perolehan Persekutuan Perbendaharaan Malaysia Sabah/Sarawak
1. Membuat penilaian akhir dan memuktamadkan pemilihan pembekal Sebut Harga/ Tender 31. Penandatangan Kontrak Perbendaharaan Malaysia Sabah/Sarawak 1. Menandatangan kontrak. Senarai penandatangan kontrak akan dipilih dari
Pengurusan Kontrak
Bil Peranan Organisasi Fungsi Modul menu dropdown semasa
penyediaan perjanjian 32. Pentadbir Kontrak Kementerian Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ 1. Memperakukan permintaan untuk syarikat pemfaktoran 2. Memperakukan permintaan
untuk menukar maklumat bank
3. Mengunci masuk maklumat Bon Pelaksanaan Kontrak 33. Pentadbir Templat Kontrak Perjanjian Kementerian Kementerian / Kumpulan PTJ / PTJ
1. Mencipta dan menyelengara Klausa Kontrak Perjanjian untuk diguna pakai oleh PTJ di bawah selian Kementerian masing-masing Document Repository 34. Peminta (Pembelian/Kontrak) Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ/Pusat Kos 1. Mencipta, menyerah, mengkaji semula dan membatalkan Permintaan Pembelian
2. Mencipta, menyerah, mengkaji semula dan membatalkan Permintaan Kontrak Pemenuhan 35. Penerima Barang/ Perkhidmatan Kementerian/ Kumpulan PTJ/ PTJ/Pusat Kos 1. Memperakukan pesanan penghantaran dan menjana Nota Penerimaan bekalan/ perkhidmatan (FRN)
2. Menyediakan pengukuran Penarafan Pembekal
3. Menolak kuantiti di dalam Pesanan Penghantaran atau menolak dokumen Pesanan Penghantaran dan FRN (jika terpakai)
4. Mengkaji semula FRN 5. Mencipta dokumen di
dalam lingkungan alamat penghantaran yang ditetapkan Pemenuhan 36. Pengguna Business Intelligence Kementerian (Pengurusan atasan/ Bahagian Perolehan atau Kewangan)
1. Mendapat capaian kepada Modul Business Intelligence bagi janaan laporan dan statistik
Business Intelligence
Bil Peranan Organisasi Fungsi Modul 37. Pengguna Learning Management System (LMS) 1. Kementerian 2. Kumpulan PTJ 3. PTJ 4. Badan Berkanun 5. Kerajaan Negeri 6. Pihak Berkuasa Tempatan 7. GLC
1. Mendapat capaian kepada LMS bagi tujuan latihan secara atas talian
Sistem Pengurusan Latihan
38. Juruadit Kementerian
Unit Audit Dalam 1. Mendapat capaian kepada laporan berkaitan Sistem eP
LAMPIRAN 2
TERMA RUJUKAN
PASUKAN PETUGAS KEMENTERIAN
Pengerusi Ketua Setiausaha Kementerian /Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian Ahli a) Setiausaha Bahagian Perolehan/ Kewangan;
b) Setiausaha Bahagian Pentadbiran/ Korporat; c) Setiausaha Bahagian Teknologi Maklumat; d) Wakil Ketua Jabatan/PTJ;
e) Wakil Unit Audit Dalam Kementerian; dan f) Wakil lain-lain yang difikirkan perlu.
Peranan a) Memastikan keperluan infrastruktur ICT di Agensi untuk pelaksanaan Sistem eP (Sistem eP sedia ada dan Sistem eP Baharu) disediakan; b) Memastikan khidmat sokongan teknikal ICT disediakan untuk Sistem eP; c) Memastikan semua pengguna Sistem eP mendapat capaian dan latihan
sewajarnya;
d) Memastikan semua PTJ di bawah seliaan agensi masing-masing berstatus eP enable dan bertransaksi melalui Sistem eP;
e) Memantau pelaksanaan dan penggunaan Sistem eP bagi mencapai prestasi yang ditetapkan;
f) Melaporkan prestasi penggunaan dan status pelaksanaan Sistem eP kepada Sektor Sistem Perolehan dan Pendaftaran, Bahagian Perolehan Kerajaan;
g) Memastikan penglibatan pengguna-pengguna berkaitan dalam mana-mana pengujian atau sesi taklimat yang dilaksanakan oleh Kementerian Kewangan apabila diperlukan;
h) Mengenal pasti pegawai-pegawai yang berkeupayaan untuk memberi latihan kepada PTJ di bawah Kementerian masing-masing. Pegawai tersebut juga bertindak sebagai pegawai perhubungan di antara Kementerian dan Kementerian Kewangan;
i) Memastikan keberkesanan fungsi Pasukan Pelaksana Agensi (Peringkat Jabatan) termasuk menyelesaikan permasalahan dalam pelaksanaan eP di Agensi; dan
j) Mengenal pasti dan menyelesaikan isu-isu dan permasalahan dalam pelaksanaan Sistem eP dan dikemukakan kepada Jawatankuasa Penyelaras Petugas Kementerian di peringkat Kementerian Kewangan sekiranya perlu.
Kekerapan Mesyuarat
LAMPIRAN 3
TERMA RUJUKAN
PASUKAN PELAKSANA AGENSI (PERINGKAT JABATAN)
Pengerusi Ketua Jabatan/Timbalan Ketua Jabatan
Ahli a) Pegawai Bahagian Perolehan/Kewangan Kementerian; b) Pegawai Unit Perolehan/ Kewangan Jabatan;
c) Pegawai Unit Pentadbiran/Korporat Jabatan; d) Pegawai Teknologi Maklumat Jabatan; dan e) Pegawai-pegawai lain yang difikirkan perlu.
Peranan a) Memastikan keperluan infrastruktur ICT di Agensi untuk pelaksanaan Sistem eP (Sistem eP sedia ada dan Sistem eP Baharu) disediakan;
b) Memastikan khidmat sokongan teknikal ICT disediakan untuk Sistem eP; c) Memastikan semua pengguna Sistem eP mendapat capaian dan latihan
sewajarnya;
d) Memastikan semua PTJ di bawah seliaan agensi masing-masing berstatus eP enable dan bertransaksi melalui Sistem eP;
e) Memantau pelaksanaan dan penggunaan Sistem eP bagi mencapai prestasi yang ditetapkan;
f) Melaporkan prestasi penggunaan dan status pelaksanaan Sistem eP kepada Pasukan Petugas Kementerian;
g) Memastikan penglibatan pengguna-pengguna berkaitan dalam mana-mana pengujian atau sesi taklimat yang dilaksanakan oleh Kementerian Kewangan apabila diperlukan;
h) Mengenal pasti pegawai-pegawai yang berkeupayaan untuk memberi latihan kepada PTJ di bawah Agensi masing-masing. Pegawai tersebut juga bertindak sebagai pegawai perhubungan di antara Agensi (Jabatan) dengan Kementerian masing-masing serta Kementerian Kewangan;dan
i) Mengenal pasti dan menyelesaikan isu-isu dan permasalahan dalam pelaksanaan Sistem eP dan dikemukakan kepada Pasukan Petugas Kementerian masing-masing sekiranya perlu.
Kekerapan Mesyuarat
