Analisa Sistem Informasi Manajemen Penju (1)

(1)

“

(2)

i | A n a l i s a S i s t e m I n f o r m a s i P e n j u a l a n F o o d & B e v e r a g e

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbilalamin, begitu banyak nikmat yang Allah SWT berikan, tetapi sedikit sekali yang kita ingat. Segala puji hanya layak untuk Allah SWT, Tuhan seru sekalian alam atas segala berkat, rahmat, taufik, serta hidayah-Nya yang tiada terkira besarnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah dengan judul “Analisa Sistem Informasi Pemesanan Pada „The Coffee Bean & The Leaf‟” untuk memenuhi tugas Ujian Akhir Semester III pada mata kuliah Sistem Informasi Manajemen Program Diploma Tiga (D.III) Akademi Bina Sarana Informatika.

Dalam penyusunan makalah ini tidak mungkin dapat

terselesaikan tanpa bantuan, motivasi dari pihak yang berkaitan baik langsung maupun tidak langsung. Untuk itu pada kesmpatan ini penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Ibu Wina Widiati selaku dosen pengajar mata kuliah Sistem

Informasi Manajemen

2. Bapak Biansa Maulana selaku Manajer Outlet “The Coffee Bean

& Tea Leaf” cabang Tebet yang telah memberi izin untuk melakukan riset

3. Orang tua kami yang memberikan dukungan baik moril dan doa

maupun material

4. Rekan-rekan kelas 12.3A.01 yang telah mendukung dan memberi

semangat kepada kami

Dari sanalah semua kesuksesan ini berawal, semoga semua ini bisa memberikan sedikit manfaat dan menuntun pada langkah yang lebih baik lagi.

Penulis menyadari bahwa penulisan ini masih jauh dari sempurna. Meskipun penulis berharap isi dari makalah ini bebas dari kekurangan dan kesalahan, namun selalu ada yang kurang. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan Makalah ini masih terdapat kekurangan baik dalam hal penulisan, pembahasan, susunan laporan, tata bahasa maupun material yang disajikan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan makalah ini.

Akhir kata penulis berharap agar makalah ini bermanfaat bagi penulis, pembaca dan semua kalangan.

Oktober, 2014

(3)

ii | A n a l i s a S i s t e m I n f o r m a s i P e n j u a l a n F o o d & B e v e r a g e

FORM PENILAIAN UAS SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN

KELAS 12.3A.01

“

Analisa Sistem Manajemen Penjualan Food And

Beverage The Coffee Bean & Tea Leaf

”

No

NIM

Nama

Paraf

1

12130681

KOERMALLA SYAFEI

2

12131476

BIANSA MAULANA

3

12135691

FIQRI PRATAMA

(4)

iii | A n a l i s a S i s t e m I n f o r m a s i P e n j u a l a n F o o d & B e v e r a g e

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ... i

Form Penilaian ... ii

Daftar Isi ... iii

BAB I Pendahuluan ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Pembatasan Masalah ... 2

C. Maksud dan Tujuan ... 2

D. Sistematika Penulisan ... 2

BAB II Pembahasan ... 4

A. Tinjauan Perusahaan ... 4

a. Sejarah Perusahaan ... 4

b. Visi dan Misi Perusahaan ... 6

c. Struktur Organisasi ... 7

d. Tugas Dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi ... 8

B. Prosedur Sistem Berjalan ... 11

a. Manajemen Perusahaan ... 11

b. Analisa Sistem Informasi The Coffee Bean & Tea Leaf 12 c. Fasilitas Outlet ... 14

d. Tool Blok ... 14

C. Permasalahan Perusahaan ... 15

BAB III Penutup ... 16

A. Kesimpulan ... 16

B. Saran ... 16

C. Lampiran ... 17

(5)

1 | A n a l i s a S i s t e m I n f o r m a s i P e n j u a l a n F o o d & B e v e r a g e

BAB I

PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang Masalah

Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari teknologi informasi dalam sistem informasi biasanya terlihat seperti memiliki komponen TIK.

Sistem Informasi sebagai tipe khusus dari sistem kerja adalah suatu sistem di mana manusia dan atau mesin melakukan pekerjaan dengan menggunakan sumberdaya untuk memproduksi produk dan jasa bagi pelanggan. Sistem informasi adalah suatu sistem kerja yang kegiatannya ditujukan untuk pengolahan (menangkap, transmisi, menyimpan, mengambil, memanipulasi dan menampilkan) informasi. Dengan demikian, sistem informasi antar-berhubungan dengan sistem data di satu sisi dan sistem aktivitas di sisi lain. Sistem informasi juga dapat dianggap sebagai bahasa semi formal yang mendukung manusia dalam pengambilan keputusan dan tindakan. Sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam organisasi.

(6)

B.

Pembatasan Masalah

Karena pembahasan dari Sistem Informasi Manajemen amat luas, maka penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas pada makalah ini yaitu :

a. Konsep dari sistem informasi manajemen

b. Alasan yang menjadi penyebab gagalnya organisasi / perusahaan mengelola sistem informasi manajemennya sendiri

c.

Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dari penulisan makalah ini adalah :

1. Untuk memenuhi nilai UAS pada mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.

2. Membentuk pola pikir mahasiswa untuk menjadi pribadi yang memiliki wawasan pengetahuan khususnya dalam mengelola manajemen dalam sebuah perusahaan.

3. Melakukan penelitian mengenai suatu masalah dibawah bimbingan yang cermat dari dosen pembimbing, untuk menghasilkan pengetahuan baru dari penelaahan yang original.

4. Mendeskripsikan Profil Bisnis salah satu Coffee Shop yaitu “The Coffee Bean & Tea Leaf”.

5. Menjelaskan manajemen di outlet coffee shop tersebut.

Sedangkan tujuan dalam penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi mata kuliah Sistem Informasi Manajemen pada semester III (tiga) Jurusan Akademik Manajemen Informatika Bina Sarana Informatika.

d.

Sistematika Penulisan

Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan riset ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk mempermudah pembaca menelusuri dan memahami laporan makalah ini.

BAB I PENDAHULUAN

(7)

BAB II PEMBAHASAN

Pada bab ini penulis membahas tentang tinjauan perusahaan, sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi berikut tanggung jawabnya masing-masing, prosedur sistem berjalan, manajemen perusahaan, analisa sistem informaasi perusahaan, fasilitas outlet, tool blok , dan permasalahan perusahaan.

BAB III PENUTUP

(8)

BAB II

PEMBAHASAN

A.

Tinjauan Perusahaan

a.

Sejarah Perusahaan

The Coffee Bean yang pertama kali didirikan pada

September tahun 1963 oleh Herbert Bean Hyman sebagai layanan kopi untuk kantor dan merupakan perusahaan

yang bergerak dibidang specialty coffee & Tea paling

tua dan terbesar di Amerika Serikat. Ia dan istrinya

Mona, yang dinikahinya pada tahun 1966, setelah

berbulanmadu di Swedia, di mana mereka menemukan

kopi berkualitas. Ini memicu keputusan untuk

mengimpor, memanggang dan menjual kopi gourmet di

Los Angeles, membuka toko kopi pertama pada tahun

1968 di lingkungan Los Angeles Brentwood. Inovasi

termasuk menjual biji utuh dan menggembar-gemborkan

Negara asal mereka, dan memungkinkan pelanggan untuk

mengamati kacang dipanggang dan mencicipi varietas

sebelum melakukan pembelian. Hyman dianggap menjadi

instrument dalam penciptaan industri kopi gourmet di

Amerika Serikat. Beliau meninggal dunia pada tanggal

28 April 2014, pada usia 82 tahun.

The Coffee Bean dikenal sebagai leader dalam

inovasi produk kopi sekaligus sebagai pencinta

minuman “The Original Ice Blended”. Dengan

pengalaman lebih dari 50 tahun didalam industri

kopi, The Coffee Bean mempunyai reputasi yang sangat

terkenal akan kopi kualitas terbaik. Pada tahun yang

sama Herbert Bean Hyman memulai bisnis The Coffee Bean & Tea Leaf. Dedikasinya untuk mencari dan

melayani kopi dan teh terbaik di dunia membuatnya

(9)

Sekarang, lebih dari 50 tahun The Coffee Bean

telah tumbuh menjadi salah satu perusahaan terbesar

milik swasta, yang dikelola keluarga kopi dan teh di

dunia. Sepanjang jalan, (Bean), seperti yang

dikenal, telah menjadi model untuk minum kopi yang

sukses dan perusahaan teh terkenal. Saat ini

memiliki lebih dari 315 toko tersebar di Arizona,

Singapura, Brunei, Indonesia, Malaysia, Eropa,

Kuwait, Israel, Australia, China, Fillipina dan akan

segera di Hawaii.

Sejak tahun 1963, kami terus mencari lahan lepas

hanya untuk teh terbaik dan paling langka serta kopi

premium. Kami bangga menawarkan lebih dari 22 jenis

kopi dan 20 jenis teh. Selama bertahun-tahun, kami

telah bekerja keras untuk membangun hubungan dengan

pertanian individu dan perkebunan sehingga kita

dapat yakin kopi terbaik dan panen teh yang

tersedia. Kopi kami panggang segar setiap hari dalam

wadah kecil dalam gaya panggang Eropa manual,

kemudian dikemas menggunakan peralatan state of the

art_{untuk pengiriman dalam fasilitas memanggang kita}

sendiri dan disampaikan segar setiap hari ke toko

kami.

The Coffee Bean datang di Indonesia sejak tahun

2001. Dikelola oleh PT DWIMA yang kemudian pada

tahun 2006 kepemilikan 100% dimiliki oleh Bapak

Chairul Tanjung dengan nama PT TRANS COFFEE, yang

masuk kedalam anggota Transcorp sejak tahun 2006.

Transcorp Company adalah konglomerat Indonesia

terbesar dalam pertumbuhan yang cepat dan sukses

dalam berbagai sektor konsumen seperti media,

(10)

Mulailah dengan 9 outlet di Jakarta dan

Surabaya, kantor pusat pertama kali berada di

Sebelah gedung Trans lalu berpindah ke duren 3.

Otlet pertama kali Berawal di Mall Kelapa Gading.

Sekarang PT. TRANS COFFEE mengembangkan bisnis

dengan outlet baru terbuka dan sampai saat ini telah

memiliki 96 outlet di Jakarta, Tangerang, Bandung,

Bogor, Solo, Surabaya, Makassar, Bali, Medan dan

Banjarmasin. Di Setiap Otlet hanya terdapat 12

staff.

Dengan kopi dan teh terbaik, The Coffee Bean &

Tea Leaf Indonesia melayani pelanggan dalam

profesional dan layanan yang ramah. Untuk menjadi

pemimpin dalam industri makanan dan minuman di

Indonesia adalah tujuan dari PT TRANS COFFEE.

b.

Visi dan Misi Perusahaan

The Coffee Bean and Tea Leaf mempunyai visi yaitu ”Simply the Best” di bidang spesialis kopi dan

teh. Dalam mewujudkan visi dan misi perusahaan, The Coffee Bean and Tea Leaf menyediakan produk yang inovatif dan mengikuti selera pelanggan. Berdasarkan inovasi yang telah dilakukan tersebut dapat dilakukan penilaian kinerja The Coffee Bean and Tea Leaf tidak hanya dari perspektif finansial saja akan tetapi juga dapat dilakukan dari perspektif non finansial, sehingga perusahaan dapat terus mempertahankan kinerjanya.

(11)

c.

Struktur Organisasi

Chairul Tanjung Owner Frans Sumampau CEO Iwan Sulaiman Jendral Manajer Agus Daryadi OPS Manajer (Mengelola Outlet Nonnie Ririandani Distrik Manajer Biansa Maulana Outlet Manajer Ihsan Zubaidi Shift Supervisor

Dwi Indah Pratiwi

Kasir

(12)

d.

Tugas dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi

a. Owner

1. menerima dan mengesahkan laporan keuangan dari CEO

b. CEO

1. Bertanggung jawab penuh dalam mengkoordinir dan mengendalikan seluruh kegiatan

2. Bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perubahan

3. Memantau kelancaran operasional dalm penjualan, pemesanan, gudang, dan pengiriman

4. Mengevaluasi setiap laporan yang dihasilkan dari kegiatan operasional

5. Menyampaikan laporan keuangan kepada owner

6. Merencanakan dan mengawasi kegiatan penjualan unit, sparepart, produk dan lain – lain

7. Menentukan straategi memajukan peursahaan

8. Menyampaikan laporan perkembangan kemajuan perusahaan

9. Menerima laporan dari General Manajer

c. General Manajer

1. Membuat dan menyampaikan laporan kepada CEO 2. Menangani kegiatan yang berhubungan dengan

administrasi

3. Bertanggung jawab dan menjaga hubungan baik dengan kepala relasi serta supplier yang menyangkut kebutuhan perusahaan

e. Operasional Manajer (Mengelola Manajemen)

1. Bertanggung jawab untuk mengawasi kegiatan di back office yang berhubungan dengan manajemen, seperti HRD, Marketing, dan Administrasi

2. Bertanggung jawab atas semua manajemen yang berkaitan dengan operasional

3. Mengesahkan laporan dari Accounting dan Finance 4. Membantu Operation Manager dari pihak outlet

dalam melakukan pengerjaan Sales Analysis, Food Analisa serta Audit

f. HRD

1. Menggabungkan data gaji untuk membuat sistem penggajian uang makan

2. Tarik data absensi karyawan untuk membuat sistem penggajian bulanan

(13)

g. Marketing (Pemasaran)

1. Membuat program yang berkaitan dengan periklanan untuk mendongkrak penjualan di outlet

2. Membuat Marketing Collateral untuk menunjang kegiatan promosi di outlet

3. Membantu staff operasional untuk menambah ide-ide promosi yang dibutuhkan oleh outlet

h. Operasional Komunikasi (Communication Operational) 1. Menginformasikan segala hal yang diberikan oleh

manajemen kepada pihak outlet

2. Menginformasikan segala kebutuhan outlet kepada pihak manajemen

3. Membantu staff outlet untuk memenuhi kebutuhan seperti sparepart, uniform, petty cash, dan payroll

4. Mendukung dan menjadwalkan segala kebutuhan outlet pada saat outlet melakukan catering

i. Kitchen

1. Membuat pesanan yang dibutuhkan oleh outlet 2. Memastikan semua produk yang dibuat sesuai

dengan SOP

3. Memastikan kehigienisan setiap produk yang dibuat

j. Warehouse

1. Menyediakan pesanan yang dibutuhkan oleh kitchen 2. Memeriksa segala aset yang ada di outlet

3. Mendukung segala kebutuhan outlet saat outlet melakukan catering

k. Operasional Manajer (Mengelola Outlet)

1. Memastikan semua kegiatan operasioanal di outlet berjalan dengan baik

2. Bertanggung jawab atas semua kegiatan operasional yang terjadi didalam outlet

3. Menandatangani payroll (gaji), rembursment, dan surat cuti para staff yang ada di outlet

l. Distrik Manajer

(14)

2. Menggabungkan semua data dari outlet yang dipegang oleh distrik akan dikirim ke operasional manajer

3. Membantu outlet manajer dalam menjalankan kegiatan operasional outlet

m. Outlet manajer

1. Bertanggung jawab atas semua kegiatan operasional di outlet sehari - harinya 2. Membuat jadwal staff di outlet

3. Membuat jobdesk untuk para supervisor

4. Membuat target penjualan harian, mingguan dan bulanan

5. Memastikan semua staff melakukan produk sesuai dengan SOP (Standar Operasional Prosedur)

6. Bertanggung jawab atas ketersediaan barang di outlet

n. Shift Supervisor

1. Menjalankan job desk yang diberikan oleh outlet manajer

2. Membantu outlet manajer menjalankan oeprasional di outlet

3. Mengawasi semua staff agar para staff bekerja dengan baik

o. Kasir

1. Melakukan penjualan sdebanyak - banyaknya 2. Memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan 3. Memperbarui dan meningkatkan penjualan produk

yang akan dijual

p. Barista

1. Membuat produk yang dipesan oleh pelanggan 2. Membuat produk sesuai dengan SOP

(15)

B.

Prosedur Sistem Berjalan

a.

Manajemen Perusahaan

1. Mengembangkan Teknologi

Dalam memberikan nilai lebih untuk kenyamanan

pelanggan maka Outlet The Coffee Bean & Tea Leaf

ditangani oleh tenaga ahli yang terlatih dimana

fasilitas outlet menyediakan: AC, ruangan merokok,

ruangan bebas rokok, stop kontak, WiFi dan CCTV

untuk memantau kegiatan di outlet.

2. Pelatihan

Pelatihan untuk Manajemen, Karyawan, Barista dan

Kasir agar dapat menghasilkan tenaga yang mahir,

handal & berpengalaman, guna memastikan

terwujudnya kenyamanan dan keamanan bagi

pengunjung dan pelanggan The Coffee Bean & Tea

Leaf.

3. Memberikan Pelayanan Yang Terbaik

Pelayanan terbaik untuk pelanggan Outlet yaitu

pelayanan prima serta penampilan yang menarik

tidak luput dari sikap yang ramah tamah dan sopan

kepada semua pelanggan yang datang.

4. Kemampuan Manajerial Dan Pemasaran

Tanpa pelayanan yang baik dan profesionalisme

kerja dari staffnya, prosedur operasi dan

pelaksanaannya tidak akan mungkin dapat memenuhi

keinginan pelanggan. Untuk itu Outlet selalu

menjaga kekompakan tim kerja dan melakukan

beberapa strategi pemasaran seperti dengan

mengadakan diskon untuk beberapa produk yang

(16)

cabang baru di tempat lain untuk selalu menjaga

kesinambungan operasional usaha.

b.

Analisa Sistem Informasi Manajemen Penjualan

Coffee Been & Tea Leaf

1. Komponen

Costumer, Kasir, Barista, Manajer Outlet

2. Lingkungan Luar

Pelanggan

3. Batasan

Pemesanan serta pembelian produk di kasir

4. Jalinan

a. Pelanggan ke Kasir

Memesan makanan atau minuman serta melakukan

pembayaran (tunai atau non tunai)

- Mendapatkan bill atau struk pembelian

b. Kasir ke Barista

Mendelegasikan pesanan ke barista yang dipesan

oleh pelanggan

c. Barista di Bar

Membuat makanan atau minuman sesuai pesanan

pelanggan, lalu diletakkan di pickup counter

d. Barista ke Pelanggan

Memanggil pelanggan, mencocokkan bill atau

struk pembelian dengan makanan atau minuman

yang dipesan

e. Pelanggan ke Barista

Datang ke pick up counter menyerahkan bill atau

struk pembelian ke barista untuk di cek apakah

yang dipesan sesuai

(17)

Menyerahkan bill kembali kepada pelanggan dan

memberikan pesanan yang telah siap dan

diletakkan di pickup counter

- Mendapatkan makanan atau minuman yang

dipesan

g. Pelanggan di Outlet

Menikmati makanan atau minuman yang dipesan di

Outlet atau dibawa pulang

5. Masukan

Masukan pesanan yang dipesan oleh pelanggan

melalui program yang tersedia di outlet

6. Proses

- Pelanggan datang, memesan makanan atau minuman

di kasir, menyelesaikan transaksi, menentukan

apakah ingin makan di tempat atau dibawa

pulang, mendapatkan struk atau bill dari kasir

- Kasir mendelegasikan kepada barista untuk

membuat pesanan pelanggan

- Setelah barista selesai membuat pesanan,

pesanan diletakkan di pick up counter, lalu

memanggil pelanggan untuk mencocokkan pesanan

dengan bill atau struk pembelian yang telah

didapat dari kasir

- Setelah pesanan cocok, bill atau struk

pembelian diserahkan kembali kepada pelanggan,

serta memberikan pesanan yang telah disiapkan

di pick up counter

- Pelanggan dapat menikmati pesanan di outlet

atau bisa dibawa pulang

7. Keluaran

Struk pembelian, pesanan (makanan atau minuman)

(18)

Untuk memudahkan dalam memesan menu yang tersedia

tanpa harus antre berkali-kali saat proses

pemesanan dan pembayaran

c.

Fasilitas Outlet

 Meja dan kursi yang nyaman

 Stopkontak

 Free WiFi

 Full AC

 Smooking Area

 Non Smooking Area

d.

Tool Blok

1. Blok input

Alat yang digunakan untuk menerima data : a. POS (Point Of Sales)

b. EDC (Electronic Digital Capture)

2. Blok Output

Alat yang digunakan untuk menghasilkan keluaran : a. Printer POS

b. Printer EDC

3. Blok Model

Aplikasi maupun program yang sering digunakan adalah :

a. Ms. Office b. Ms. Exel c. Power Point d. Vb.net

4. Blok Teknologi

a. Menggunakan internet speedy b. Pajak Online

5. Blok Database a.Transbrowser

6. Blok Kontrol

(19)

C. Permasalahan Perusahaan

1. Koneksi internet kadang tersendat 2. Server dikantor pusat sering error

3. Peralatan yang berada dioutlet sering mengalami kerusakan, seperti:

- Jug blender yang bocor

- Hot Water tab pada mesin kopi tersumbat - Suhu showcase tidak dingin

(20)

BAB III

PENUTUP

Demikianlah makalah yang kami buat ini, semoga bermanfaat dan menambah pengetahuan para pembaca. Kami mohon maaf apabila ada kesalahan ejaan dalam penulisan kata dan kalimat yang kurang jelas, dimengerti, dan lugas. Karena kami hanyalah manusia biasa yang tak luput dari kesalahan Dan kami juga sangat mengharapkan saran dan kritik dari para pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Sekian penutup dari kami semoga dapat diterima di hati dan kami ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya.

A.

KESIMPULAN

Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Dalam hal ini The Coffee Bean & Tea Leaf sudah mulai berkembang dengan baik di Indonesia terutama manajemen komputersasinya, karena semua sistem yang digunakan sudah menggunakan sistem online dan mudah dipahami.

B.

SARAN

(21)

(22)

(23)

(24)

(25)

(26)

(27)

DAFTAR PUSTAKA

Modul BSI, mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.

http://sputrahmadiyan.blogspot.com/2013/12/tugas-sim.html

http://alfat-nurdiansyah.blogspot.com/2013/02/makalah-sistem-informasi-manajemen.html