22
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Perusahaan 3.1.1. Sejarah Perusahaan
Pada tahun 1945 Kantor Desa Pabuaran di dirikan. Desa Pabuaran menurut asal muasal bernama Citokol, dan berubah menjadi pabuaran karena banyak pendatang yang membuka usahanya dan tidak kembali lagi ketempat asalnya dan menjadi penduduk tetap. Dengan istilah bahasa sunda ” Bubuara”
Sejak terbentuknya Desa pabuaran. Pada tahun 1945 Desa Pabuaran dipimpin oleh Bapak H.mansyur selaku kepala desa Pabuaran. Terhitung pada tahun 2015 Desa pabuaran mempunyai jumlah penduduk yang banyak yaitu 17.383 jiwa, 3,287 Kartu Keluarga yang terbagi ke dalam 6 Dusun. Jumlah penduduk laki-laki adalah 5.655 jiwa dan penduduk perempuan adalah 5.728 jiwa. Dan akan terus bertambah dari tahun ke tahun.
3.1.2. Visi dan Misi
Visi adalah pandangan jauh tentang suatu perusahaan ataupun lembaga, visi juga dapat diartikan sebagai tujuan perusahaan atau lembaga. Sedangkan Misi adalah suatu pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh perusahaan atau lembaga dalam usaha mewujudkan visi tersebut.
1. Visi
“ TERWUJUDNYA DESA PABUARAN SEBAGAI AGRO INDUSTRI PADA TAHUN 2020”
2. Misi
1. Mewujudkan masyarakat yang cerdas
2. Mewujudkan masyarakat yang sehat dan bergotong royong 3. Mewujudkan kesejahteraan masyarakat
4. Meningkatkan pendidikan 5. Meningkatkan hasil pertanian
3.1.3. Struktur Organisasi Dan Fungsi
Sumber: Kantor Desa Pabuaran Kabupaten Subang (2018) Gambar III.1 Strukrur Organisasi
1. Kepala desa
Sebagaimana yang diatur dalam peraturan pemerintahan Republik Indonesia Nomor 72 Tahun 2005 tentang desa, untuk tugas dan wewenang Kepala Desa terdapat pada pasal 14. Kepala Desa mempunyai tugas
menyelenggarakan urusan pemerintahan, pembangunan, dan
kemasyarakatan, dan dalam melaksanakan tugasnya Kepala Desa mempunyai Wewenang sebagai berikut:
a. Memimpin penyelenggaraan pemerintahan desa / kelurahan berdasarkan peraturan desa / kelurahan yang ditetapkan bersama BPD /LPM.
b. Mengajukan rancangan peraturan desa / kelurahan
c. Menetapkan peraturan desa / kelurahan yang telah mendapat persetujuan bersama BPD / LPM setelah dievaluasi oleh Bupati/ Walikota atau pejabat yang ditunjuk.
d. Menyusun dan mengajukan rancangan Peraturan Desa / Kelurahan mengenai Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa / Kelurahan untuk dibahas dan ditetapkan bersama BPD / LPM.
e. Membina masyarakat Desa atau Kelurahan f. Membina Perekonomian Desa / Kelurahan
g. Mengkoordinasikan Pembangunan Desa / Kelurahan secara partisipatif. h. Mewakili Desa / Kelurahan di dalam dan di luar pengadilan dan dapat
menunjuk kuasa hukum untuk mewakili sesuai dengan peraraturan perundang-undang.
i. Melaksanakan wewenang lain sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
2. Sekretaris Desa / Kelurahan
Sekretaris Desa / Kelurahan berkedudukan sebagai unsur staf yang membantu Kepala Desa / Lurah dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya serta memimpin sekretariat Desa / Kelurahan mempunyai tugas menjalankan fungsi administrasi pemerintahan pembangunan dan kemasyarakatan. Untuk melaksanakan tugas sekretariat Desa / Kelurahan mempunyai fungsi
a. Pelaksana urusan surat menyurat, kearsipan dan Laporan b. Pelaksana urusan keuangan
c. Pelaksana Administrasi pemerintahan, pembangunan dan
kemasyarakatan 3. Kasie Pemerintahan
a. Melaksanakan penyusunan program dan kegiatan Pemerintahan Kelurahan.
b. Melaksanakan penyusunan rencana kerja Pemerintahan Kelurahan
c. Melaksanakan pelayanan administrasi kependudukan kepada masyarakat yang terkait dalam Pemerintahan.
d. Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data administrasi pemerintahan.
e. Melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas dengan Lurah.
f. Memfasilitasi pelaksanaan pemilihan, pengangkatan dan pemberhentian Ketua RW dan Ketua RT, serta membantu penyelesaian proses administrasinya.
g. Melaksanakan administrasi pertanahan. Dan Melaksanakan fasilitasi kegiatan dalam rangka Pemilihan Umum Legislatif, Presiden dan Wakil Presiden.
h. Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan menginventarisasi permasalahan yang terjadi serta mencari alternatif pemecahannya.
i. Membagi tugas, memberi petunjuk, menilai dan mengevaluasi hasil kerja bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
j. Menghadiri rapat baik yang diadakan oleh Tingkat Kecamatan maupun Pemerintah Kota.
k. Menyampaikan laporan hasil rapat dan pelaksanaan tugas atau kegiatan lainnya kepada atasan.
l. Melaksanakan tugas Kedinasan lainnya yang diberikan atasan.
4. Kasie Pelayanan
a. Merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan melaporkan kegiatan pembinaan mental spritual, keagamaan, nikah, talak, rujuk, cerai, sosial, pendidikan, kebudayaan, olahraga, kepemudahan, kesehatan masyarakat, kesejateraan keluarga, pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak. b. Mengkoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat sesuai bidang
tugasnya.
c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Desa.
5. Kasie Kesejahteraan
a. Merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi, dan melaporkan kegiatan pembangunan desa.
b. Mengelola sarana dan prasarana perekonomian masyarakat desa dan sumber-sumber pendapatan desa.
c. Mengkoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat sesuai bidang tugasnya.
6. Kasun
a. Pembinaan wilayan dan kemasyarakatan termasuk organisasi kemasyarakatan pemuda dan olahraga.
b. Melaksanakan pembinaan kemasyarakatan dalam meningkatkan kemampuan dan kesadaran masyarakat dalam menjaga lingkungannya. c. Melakukan upaya-upaya pemberdayaan masyarakat dalam menunjang
kelancaran penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan. d. Mengawasi pelaksanaan pembangunan di wilayahnya
e. Melakukan usaha dalam rangka meningkatkan partisipasi dan swadaya gotong royong masyarakat dan melakukan pembinaan perekonomian f. Melakukan kegiatan dalam rangka pembinaan dan pemeliharaan
ketrentaman dan ketertiban masyarakat
g. Melakukan fungsi-fungsi lain yang dilimpahkan ke Kepala Desa.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan.
Berikut prosedur sistem berjalan surat pegantar Kartu Tanda Penduduk (KTP) Surat pengantar Kartu Keluarga (KK), Surat keterangan Domisili, Dan Surat Pengantar Pindah. proses dimulai dari surat pengantar RT/RW setelah itu ke Kantor Desa. Pada Kantor Desa Pabuaran Kabupaten Subang.
1. Proses Pembuatan Surat Pengantar KTP Dari Kantor Desa
Pada proses ini penduduk datang ke Kantor Desa dengan membawa persyaratan seperti ( fotocopy KK, dan surat pengantar dari RT/RW) lalu di serahkan kepada kasi pemerintahan yang melayani bagian administrasi kependudukan, setelah itu penduduk diberikan formulir oleh kasi pemerintahan
untuk diisi dan dilengkapi, setelah penduduk mengisi data dalam formulir tersebut kemudian diserahkan kembali kepada kasi pemerintahan. Setelah itu kasi pemerintahan menuliskan dan merekap formulir tersebut ke dalam buku penduduk dan direkap kembali ke dalam data perkembangan penduduk desa. Selanjutnya kasi pemerintahan memproses permohonan penduduk untuk ditandatangani oleh Kepala Desa, setelah ditandatangani kasi pemerintahan memproses permohonan ke penduduk yang berupa Formulir untuk dibawa ke kecamatan.
2. Proses Pembuatan Surat pengantar Pindah Dari Kantor Desa
Pada proses ini penduduk datang ke Kantor Desa dengan Membawa berkas persyaratan seperi fotocopy KTP, Fotocopy KK, Fotocopy surat nikah, dan Surat pengantar Dari Desa. Dan berkas tersebut disetrahkan kepada kasi pemerintahan yang melayani bagian administrasi kependudukan, setelah itu pemohon diberikan formulir untuk diisi dan dilengkapi, setelah pemohon mengisi formulir tersebut lalu diserahkan kembali kepada bagian administrasi kependudukan untuk di periksa dan diproses kedalam buku data penduduk, dan kasi pemerintahan memproses permohonan penduduk untuk ditandatangani oleh Kepala Desa. Setelah disetujui maka pemohon akan membawa berkas tersebut ke kantor Kecamatan untuk diproses lebih detail. 3. Proses Pembuatan Surat pengantar KK Dari Kantor Desa
Pada proses ini penduduk datang ke kantor Desa dengan membawa berkas persyaratan seperti Fotocopy KTP. Fotocopy Surat nikah, Fotocopy akta kelahiran dan surat pengantar dari RT/RW setempat. Lalu berkas tersebut diberikan kepada kasi pemerintahan yang melayani bagin administrasi
kependudukan, setelah itu pemohon diberikan formulir untuk diisi dan dilengkapi. setelah semuanya lengkap maka berkas diserahkan kembali kepada bagian administrasi untuk ditandatangani dan disetujui oleh Kepala Desa. Untuk dibawa ke Kantor Kecamatan.
4. Proses Pembuatan Surat keterangan Domisili Dari Kantor Desa
Pada proses ini pemohon datang ke Kantor Desa dengan membawa berkas persyaratan seperti Fotocopy KTP, Fotocopy KK, dan surat pengantar RT/RW. Pemohon menyerahkan berkas tersebut kepada kasi pemerintahan yang melayani bagian administrasi kependudukan. Setelah itu pemohon diberikan formulir untuk mengisi data tersebut, setelah dilengkapi maka berkas diserahkan lagi ke bagian administrasi kependudukan untuk diproses dan disimpan datanya dalam buku penduduk. Selanjutnya bagian administrasi memproses permohonan untuk ditandatangani oleh Kepala Desa. Dan berkas segera dibawa ke kecamatan untuk diproses lebih detail.
3.3. Use Case Diagram
penduduk
Sekretaris Desa
Kepala Desa datang ke kantor desa
memberikan surat pengantar RT/RW memberikan formulir surat pengantar
KTP kepada penduduk mengisi formulir memberikan formulir ke sekretaris Desa
menerima dan memproses berkas penduduk
menandatangani dan menyetujui berkas penduduk
Gambar III.2. Use Case Diagram Surat pengantar KTP
Tabel III.1.
Deskripsi Use Case Pembuatan Surat pengantar KTP
Use Case Name Pembuatan surat pengantar KTP
Requirements
Untuk mendaftarkan identitas seseorang sebagai tanda pengenal seseorang
Goal
Sebagai tanda pengenal seseorang
Pre-Conditions
Penduduk harus membuat surat permohonan
Post-conditions
Penduduk menyerahkan persyaratan untuk pembuatan surat pengantar ktp
Failed end condition
Penduduk tidak lengkap membawa
persyaratan untuk pembuatan surat pengantar
Actors
Main flow / busic path
1. penduduk datang membawa persyaratan berkas untuk membuat surat pengantar ktp 2. pegawai desa menerima persyaratan penduduk
3. kepala desa menandatangani berkas
penduduk
Sekretaris Desa
Kepala Desa
datang ke kantor desa
memberikan surat pengantar RT/RW
memberikan formulir surat pengantar KK kepada penduduk
mengisi formulir
memberikan formulir ke sekretaris Desa
menerima dan memproses berkas penduduk
menandatangani dan menyetujui berkas penduduk
Tabel III .2
Deskripsi Use Case Pembuatan Surat Pengantar KK
Use Case Name Pembuatan KK
Requirements
Untuk pembuatan akta kelahiran,
pendaftaran anak masuk sekolah, penggantian KTP, dan berbagai urusan perbankan juga akan membutuhkan kartu keluarga sebagai persyaratannya.
Goal
Sebagai data lengkap tentang identitas Kepala Keluarga dan anggota
keluarganya.
Pre-Conditions
Penduduk harus membuat surat permohonan
Post-conditions
Bagian administrasi dapat melayani penduduk
Failed end condition
Penduduk tidak lengkap membawa persyaratan untuk pembuatan surat pengantar
Actors
Penduduk, pegawai desa, kepala desa
Main flow / busic path
1. penduduk datang membawa
persyaratan berkas untuk membuat surat pengantar ktp
2. pegawai desa menerima persyaratan penduduk
3. kepala desa menandatangani berkas
datang ke kantor desa dengan membawa persyaratan surat pindah dari RT/RW
Membawa persyaratan surat pengantar ke kantor desa
mengisi formulir
memberikan formulir yang telah diisi kepada pegawai
menerima dan memproses berkas penduduk
menandatangani dan menyetutujui berkas penduduk penduduk
Pegawai desa
Kepala desa
menerima persyaratan berkas dari penduduk
Gambar III. 4 Use Case Diagram Surat Pengantar Pindah
Tabel III.3.
Deskripsi Use Case Pembuatan Surat Pengantar Pindah
Use Case Name Pembuatan Surat Pindah
Requirements
Untuk pembuatan surat ijin pindah
Goal
Sebagai surat perlengkapan untuk izin pindah rumah
Pre-Conditions
Penduduk harus membuat surat permohonan
Post-conditions
Bagian administrasi dapat melayani penduudk
Failed end condition
Penduduk tidak lengkap membawa persyaratan untuk pembuatan surat pengantar
actors
Penduduk, pegawai desa, kepala desa
Main flow / busic path
1. penduduk datang membawa
persyaratan berkas untuk membuat surat pengantar ktp
2. pegawai desa menerima persyaratan penduduk
3. kepala desa menandatangani berkas
Tabel III .4.
Deskripsi Use Case Pembuatan Surat Domisili
Use Case Name Pembuatan Surat Domisili
Requirements
untuk mengurus berbagai keperluan resmi seperti membuat rekening bank,
daftar sekolah dan sebagai bukti bahwa penduduk sudah menetap tinggal
Goal
Sebagai persyaratan bahwa penduduk sudah menetap tinggal disutu desa
Pre-Conditions
Penduduk harus membuat surat permohonan
Post-conditions
Bagian administrasi dapat melayani penduduk
Failed end condition
Penduduk tidak lengkap membawa persyaratan untuk pembuatan surat pengantar
Actors
Penduduk, pegawai desa, kepala desa
Main flow / busic path
1. penduduk datang membawa
persyaratan berkas untuk membuat surat pengantar ktp
2. pegawai desa menerima persyaratan penduduk
penduduk
Sekretaris Desa
Kepala Desa
datang ke kantor desa dengan membawa persyaratan untuk membuat surat keterangan
mengisi formulir
memberikan formulir ke sekretaris Desa
memproses berkas dan membuatkan surat keterangan Domisili
menandatangani surat keterangan Domisili
menerima surat keterangan Domisili
Gambar III. 5. Use Case Diagram Surat Domisili
3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
1. Spesifikasi Bentuk Masukan
a. Nama Dokumen : Surat pengantar
Fungsi : sebagai pengantar dari RT/RW Sumber : Kantor Desa
Tujuan : persyaratan pembuatan Kartu Tanda Penduduk, Kartu Keluarga, Surat Domisili, Surat pengantar pindah.
Media : Kertas Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap membuat Kartu Tanda Penduduk, Kartu Keluarga, Surat Domisili, Surat pengantar Pindah.
b. Nama Dokumen : Fotocopy kk + Fotocopy Akta kelahiran
Fungsi : Sebagai syarat untuk pembuatan Surat Pengantar KTP ke Kantor Desa
Sumber : Kantor Desa
Tujuan :Persyaratan pembuatan Kartu Tanda Penduduk Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : setiap membuat Kartu Tanda Penduduk Bentuk : Lampiran A.2
c. Nama Dokumen : Fotocopy KTP + Fotocopy Surat nikah
Fungsi : Sebagai surat permohonan pembuatan KK
Sumber : Kantor Desa
Tujuan : Persyaratan pembuatan Kartu Keluarga
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap Pembuatan Kartu Keluarga
Bentuk : Lampiran A.3
d Nama Dokumen : Fotocopy KTP + Fotocopy KK
Fungsi : Sebagai Surat permohonan pembuatan Surat Domisili
Sumber : Kantor Desa
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : setiap pembuatan surat Domisili
Bentuk : Lampiran A.4
E Nama Dokumen : Fotocopy KK + Fotocopy KTP + Fotocopy Surat nikah + Fotocopy Ijazah + Fotocopy Akte kelahoran
Fungsi : Sebagai surat pengantar permohonan Surat pindah
Sumber : Kantor Desa
Tujuan :Persyaratan permohonan Surat pengantar Pindah.
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : setiap membuat surat pindah
Bentuk : Lampiran A.5
2. Spesifikasi Bentuk keluaran
a. Nama Dokumen : Surat pengantar KTP
Fungsi : Sebagai identitas seseorang
Sumber : Kecamatan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : setiap membuat Kartu Tanda Penduduk
Bentuk : Lampiran B.1
b. Nama Dokumen : Surat pengantar Kartu Keluarga
Fungsi : Sebagai identitas asal – usul seseorang
Sumber : Kecamatan
Tujuan : Menunjukan Identitas dalam keluarga
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : setiap membuat Kartu Tanda Penduduk
Bentuk : Lampiran B.2
c. Nama Dokumen : Surat Domisili
Fungsi :Sebagai keterangan bahwa seseorang benar penduduk asli, surat izin usaha dagang dll
Sumber : Kantor Desa
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : setiap membuat Surat Domisili
Bentuk : Lampiran B.3
d. Nama Dokumen : Surat keterangan Pindah
Fungsi : Sebagai keterangan perpindahan domisili seseorang
Sumber : Kantor Desa
Tujuan : Menunjukan status perpindahan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap membuat Surat keterangan Pindah
Bentuk : Lampiran B.4
3.5 Permasalahan Pokok
1. Sistem Pelayanan Administrasi Kependudukan pada Kantor Desa Pabuaran dalam menginput datanya masih menggunakan cara yang sudah usang yakni dengan menyimpan data di dalam Microsoft excel, dan terkadang masih menggunakan tulis tangan untuk mendata penduduk, tentunya itu kurang efektif, sering kali terjadi kesalahan dalam penulisan, untuk menghindari kesalahan
tersebut Kantor Desa Pabuaran sudah harus menggunakan cara modern yang mengikuti zaman.
2. Berkas-berkas untuk menyimpan data penduduk pun masih berupa kertas, dan disimpan di dalam laci yang ada di bawah meja, hal ini tentu tidak baik untuk menyimpan berkas , karena kertas lama kelamaan akan rusak dan lapuk.
3. Pencatatan data penduduk pun masih dengan cara konvensional tentunya memakan waktu lama dan itu tidak akurat.
4. Proses membuat laporan tentang pelayanan Administrasi kependudukan belum terkomputerisasi sehingga dalam pembuatan laporan sering tertinggal dalam pengiriman dan informasi.
5. Dalam pembuatan Surat pengantar pun masih sulit didapatkan dalam waktu singkat, sehingga memakan waktu lama.
3.6 Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah dalam Administrasi kependudukan pada Kantor Desa
Pabuaran adalah:
1. Merancang prototype program yang nantinya digunakan untuk menginput data penduduk. Agar lebih mudah dan tentunya tidak terjadi kesalahan dalam penginputan data
2. Mengganti berkas-berkas yang disimpan di dalam laci, dengan cara disimpan di dalam database.
3. Proses pencatatan data penduduk yang sebelumnya masih manual, diganti dengan cara mendata menggunakan komputer.
4. Menyimpan laporan yang tadinya hanya di simpan ke dalam Microsoft excel dengan cara di simpan ke dalam database.
