59 BAB V ANALISIS
5.1 Analisis Sistem Yang Diusulkan
Permasalahan yang terjadi pada Divisi Pengadaan di PT Kaldu Sari Nabati Indonesia adalah sistem pengadaan masih bersifat konvensional dimana masih menggunakan paper. Berdasarkan hasil perhitungan yang dilakuan pada bab sebelumnya dapat dianalisa bahwa untuk melakukan proses pengadaan secara manual membutuhkan waktu 8 (delapan) hari lebih lama dibandingkan dengan menggunakan proses pengadaan secara elektronik. Proses pengadaan secara elektronik memudahkan dalam pembuatan dan pengecekan PO yang bisa dilakukan secara online dan real time, tanpa harus memakai jaringan yang hanya ada di PT Kaldu Sari Nabati Indonesia yaitu program SAP. e-Procurement terkoneksi dengan sistem SAP di PT Kaldu Sari Nabati Indonesia, sehingga bisa langsung membuat PO di jaringan internet kapan dan dimana saja tanpa harus memakai jaringan internet yang hanya di wilayah PT Kaldu Sari Nabati Indonesia. Selain itu, pelaksana pengadaan juga dapat mengontrol waktu pengadaan dengan lebih baik, karena progress PO dapat terus dipantau. Proses PO dapat mengintegrasikan terhadap pihak pihak yang terkait.
5.2 Analisis Proyeksi Waktu Penyelesaian Menggunakan e-Procurement Usulan e-Procurement ini diharapkan dapat memperbaiki proses yang ada yaitu mengurangi waktu proses pengadaan. Tabel dibawah ini perbandingan antara kondisi saat ini dengan kondisi menggunakan usulan e-Procurement.
Tabel 5. 1 Perbandingan Lama Waktu Pengadaan Barang Atau Jasa
No Kegiatan Proses Pengadaan Existing (Hari) Estimasi Proses Pengadaan Dengan Penerapan e-Procurement (Hari) 1 Penerbitan PR Pembuatan PR 1 1 Release PR 4 2 2 Terima PR 2 1 3 Pencarian penawaran dgn minimal 3 pemasok 7 5
60 No Kegiatan Proses Pengadaan Existing (Hari) Estimasi Proses Pengadaan Dengan Penerapan e-Procurement (Hari) 4 Menerima Penawaran 3 1 5 Pembuatan PO 3 1 6 Pengiriman PO ke pemasok 1 1 TOTAL 21 13
Sumber : Pengolahan Data
Pada tabel 5.1 di atas dengan menggunakan e-Procurement terjadi estimasi pengurangan waktu proses. Estimasi pengurangan waktu detailnya sebagai berikut :
1. Proses penerbitan PR estimasi dapat berkurang prosesnya sebesar 2 hari. Hal ini dikarenakan membuat PR dan release PR dapat dilakukan kapan dan dimana saja dengan menggunakan jaringan internet. Hal ini dapat dilakukan real time tanpa menunggu giliran menggunakan jaringan sistem SAP di wilayah PT Kaldu Sari Nabati Indonesia dan juga tanpa menuggu Manajer pabrik jika sedang berada diluar kantor.
2. Pada proses terima PR oleh pihak tim pembelian estimasi berkurang 1 hari prosesnya, dikarenakan menggunakan jaringan internet yang bisa di akses kapan dan dimana saja tanpa harus menggunakan komputer dan jaringan sistem SAP di kantor jika memang sedang berada diluar kantor atau sedang meeting.
3. Proses pencarian penawaran dengan minimal dari 3 pemasok, estimasi dapat berkurang prosesnya sebesar 2 hari. Hal ini dikarenakan pada sistem e-Procurement, PR dapat langsung diteruskan ke pemasok yang sudah kita tunjuk. Pemasok lainnya juga dapat menawarkan diri untuk ikut memberikan penawaran karena mengetahui PR tersebut melalui internet. pada proses ini pihak pemasok, orang gudang dan tim pembelian dapat langsung memberikan ataupun menerima tanggapan mengenai PR tanpa harus menghubungi orang gudang untuk menanyakan spesifikasi pada PR tersebut. Proses ini estimasi dapat berkurang 2 hari juga dikarenakan kita bisa memberikan batas waktu yang kita inginkan untuk suatu PR, agar lebih teratur dan tepat waktu.
61
4. Proses penerimaan penawaran dapat berkurang waktu prosesnya dengan estimasi sebesar 2 hari. Hal ini dikarenakan didalam tahap ini pihak pembelian dengan pemasok dapat langsung bernegoisasi dengan semua pemasok secara langsung. Pemasok dapat langsung berinteraksi memberikan penawaran harga dan juga pihak pembelian dapat juga memberikan batasan harga yang di inginkan. Proses sebelum menggunakan e-Procurement pihak pembelian bertemu satu persatu dengan pemasok untuk negoisasi harga. Pada proses ini pihak pembelian dipermudah untuk menentukan pemenang dikarenakan di e-Procurement dapat memberikan pembandingan dari beberapa penawaran yang masuk.
5. Proses pembuatan PO dapat berkurang prosesnya dengan estimasi sebesar 2 hari. Hal ini dikarenakan tim pembelian dapat dipermudah dengan penentuan pemenang pada proses sebelumnya yang sudah dibandingkan penawaran harga dari beberapa pemasok. Selain itu juga pembuatan PO dapat langsung dilakukan tanpa menuggu giliran memakai sistem SAP di kantor dan juga dapat dilakukan diluar kantor dengan menggunakan jaringan internet. Release PO juga dapat real time dilakukan tanpa harus memakai jaringan sistem dikantor, release PO dapat dilakukan kapan dan dimana saja dengan menggunakan jaringan internet.
Estimasi pengurangan waktu proses pengadaan ini diharapkan berdampak tidak terhambatnya proses produksi akibat lamanya perbaikan mesin, sehingga meminimalkan kerugian proses produksi akibat lamanya mesin tidak berjalan.
5.3 Analisis Implementasi
Penulis menilai usulan perbaikan ini dapat berdampak terhadap proses kegiatan di bagian pembelian dan juga gudang. Working Instruction (WI) akan berubah dikarenakan ada beberapa proses alur kerja yang berubah. Dalam hal ini bagian SOP yang akan memperbaiki alur proses kerja masing masing bagian yang terkena perubahan alur proses ini. Penulis menganalisa bagian yang terlibat dalam usulan perbaikan ini yaitu bagian pembelian, bagian gudang, bagian IT dan juga bagian SOP. Bagian IT sebagai pihak yang membuat sistem usulan perbaikan ini. Sedangkan pihak SOP yang memperbaiki SOP dan WI yang sudah ada.
62
Pada bagian pengadaan ada beberapa proses tambahan yang dilakukan oleh staf bagian pengadaan seperti
1. login, aktifitas ini mengharuskan membuka jaringan internet untuk melakukan proses pengadaan. aktifitas ini membutuhkan pembuatan username dan password yang akan digunakan oleh staf bagian pengadaan. 2. Membuat format standar formulir registrasi online yang sebelumnya tidak
ada, dikarenakan e-Procurement merupakan media online. Formulir registrasi online merupakan formulir yang harus diisi oleh perusahaan yang ingin menjadi pemasok PT Kaldu Sari Nabati Indonesia. Isi formulir ini berisi tentang data-data perusahaan.
3. Olah data pengadaan barang atau jasa, pembuatan form RFQ/iquiry ke dalam website agar pemasok dapat mengajukan proposal penawaran terhadap permintaan pengadaan barang atau jasa atas inquiry yang diterbitkan. Penentuan form standar RFQ agar memudahkan bagian pembelian menilai dan membandingkan setiap penawaran yang diajukan pemasok.
4. Olah data pengiriman barang atau jasa, membuat form standar untuk pemasok mengisi jadwal pengiriman rencana kirim maupun akan kirim. Perlunya dibuat standar agar semua pihak yang memerlukan informasi dapat mengerti. 5. Olah data penerimaan barang atau jasa, membuat form standar cek list
informasi apa saja yang diperlukan untuk penerimaan barang atau jasa.
Usulan perbaikan ini membutuhkan beberapa persiapan antara lain infrastruktur dan pengembangan sumber daya. Persiapan infrastrukur untuk mendukung sistem pengadaan elektronik tersebut seperti jaringan, hardware (PC desktop, notebook dan server) dan layanan internet.
Adapun pengembangan sumber daya yang dibutuhkan seperti pelatihan dan sosialisasi sistem pengadaan elektronik tersebut. Infrastruktur yang handal apabila tidak didukung oleh sumber daya yang kompeten tidak akan menghasilkan perbaikan yang maksimal. Berikut data persiapan yang dibutuhkan antara lain:
Tabel 5. 2 Data Kebutuhan No Deskripsi
kebutuhan Detail Estimasi Biaya
63 No Deskripsi
kebutuhan Detail Estimasi Biaya
2 Komputer Min Processor Core 2 Duo Rp 0,- memakai komputer Staf existing 3 Trainner
Informasi, Proses dan implementasi e-Procurement Rp 0,- memakai staf IT perusahaan 4 Konsumsi Trainning Mengundang semua pemasok dengan 4 kali pertemuan
Rp 1.500.000 Sumber : Pengolahan Data
Total biaya untuk diselenggarakan usulan e-Procurement di PT Kaldu Sari Nabati Indonesia yaitu sebesar Rp 3.500.000,- dengan dihilangkannya biaya pembelian komputer dan memakai tenaga ahli dari luar perusahaan.
5.4 Efektivitas e-Procurement
Berdasarkan analisis yang dilakukan oleh peneliti bahwa secara keseluruhan usulan penerapan sistem e-procurement di PT Kaldu Sari Nabati Indonesia dapat membantu membuat proses pengadaan barang atau jasa menjadi lebih efektif. Hal ini dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. e-Procurement dapat mempersingkat proses pembuatan dari PR menjadi PO. Proses PR ke PO awal di 21 hari lamanya menjadi 13 hari.
2. e-Procurement dapat meningkatkan transparansi bahwa proses pengadaan barang atau jasa di PT Kaldu Sari Nabati Indonesia dapat diperoleh secara terbuka dan mudah oleh semua pihak.
3. e-Procurement mengintegrasikan semua bagian sehingga dapat memantau proses pengadaan barang atau jasa.
