1 BAB I PENDAHULUAN
1. 1 Latar Belakang
PT Kaldu Sari Nabati Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di industri makanan dan minuman ringan. Misi PT Kaldu Sari Nabati Indonesia yaitu selalu berinovasi dalam menghasilkan makanan dan minuman bergizi serta berkualitas. PT Kaldu Sari Nabati Indonesia dalam hal ini mempunyai rencana memperluas pangsa pasar mereka dengan menjadikan perusahaan go international. Pangsa pasar mereka tidak hanya di dalam negeri, tetapi juga keluar negeri seperti China dan India yang jumlah penduduknya sangat banyak. PT Kaldu Sari Nabati Indonesia terus meningkatkan kapasitas produksinya.
Seiring peningkatan kapasitas produksi dengan pembelian mesin mesin baru, akan muncul permasalahan di operasional yang khususnya di bagian pengadaan. Permasalahan yang terjadi yaitu masalah keterlambatan pengadaan yang disebabkan karena adanya faktor internal dan eksternal. Faktor eksternal bisa terjadi karena keterbatasan kapasitas dari pemasok, sedangkan faktor internal disebabkan oleh lamanya proses dari permintaan barang atau jasa sampai dengan terbitnya Purchase Order (PO). PT Kaldu Sari Nabati masih menggunakan proses pengadaan konvensional yaitu dengan cara bertatap muka dengan pemasok dan penggunaan file tertulis. Manajemen bagian pembelian menetapkan standar lamanya proses pembuatan PO dari adanya Purchase Request (PR) yaitu 12 hari. Standar yang ditetapkan di bagian Gudang untuk terbit PR yaitu 3 hari. Pada proses konvensional ini membutuhkan waktu 21 hari dari bagian Gudang untuk PR dan bagian Purchasing untuk PO. Lamanya proses PR dan PO ini disebabkan karena perlunya tatap muka pada proses release PR dan PO. Proses pencarian penawaran harga dari pemasok dan proses negoisasi juga membutuhkan waktu lama dikarenakan follow up ke pemasok untuk pengirimkan penawaran perlu terus menerus menghubungi pemasok, dan juga negoisasi masih perlu untuk bertemu secara langsung dengan pemasok. Salah satu contohnya pada proses pembuatan PO dan penandatanganan PO tidak bisa dilakukan apabila terdapat salah satu person in-charge (PIC) yang tidak berada dikantor. Sehingga harus menunggu sampai purchasing staff dan manager purchasing berada di kantor untuk proses
2
pembuatan PO dan juga penandatanganan PO. Selain itu harus menggunakan jaringan internet di wilayah PT Kaldu Sari Nabati Indonesia saja.
Kebijakan baru manajemen perusahaan yang dikeluarkan pada tahun 2017 adalah penggunaan pemasok lebih dari satu untuk semua bidang pekerjaan pengadaan barang atau jasa. Standar Operasional Prosedur (SOP) pengadaan barang atau jasa mewajibkan bahwa setiap pengadaan memiliki pembanding lebih dari satu pemasok penyedia. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan harga penawaran yang lebih bersaing dan mendapatkan kualitas pemasok terbaik. Selain itu pada pemenuhan barang atau jasa diharapkan dapat dilakukan lebih dari satu pemasok karena untuk dapat memenuhi permintaan user dan schedule produksi yang cukup padat. SOP ini juga untuk mengatasi permasalahan keterlambatan proses pengadaan. Berdasarkan data schedule pengadaan perusahaan di tahun 2017 diketahui keterlambatan pengadaan terlihat sebagaimana gambar 1.1 di bawah ini:
Gambar 1.1 Data Keterlambatan Pengadaan Tahun 2017 Sumber : PT Kaldu Sari Nabati Indonesia (diolah)
Keterlambatan pengadaan pada gambar 1.1 ini menyebabkan gagalnya proses produksi sehingga menyebabkan kerugian. Pada gambar 1.1 keterlambatan pengadaan disebabkan karena faktor internal dan eksternal. Faktor internal yaitu mengenai proses di tim pengadaan, dan faktor eksternal merupakan keterlambatan dikarenakan proses di pemasok. Faktor eksternal dipengaruhi oleh kapasitas
3
pemasok, indent barang, terlewat diproses oleh pemasok, dan juga ada faktor dari terlambatnya pengiriman PO oleh tim pengadaan kepada pemasok sehingga pemasok terlambat proses.
Produksi yang seharusnya sudah dapat menghasilkan output, karna keterlambatan ini mengakibatkan tidak dapat berproduksi. Faktor faktor penyebab keterlambatan pengadan antara lain yaitu kurangnya kehandalan pemasok dan proses internal pengadaan di PT Kaldu Sari Nabati. Dari data pengadaan perusahaan tahun 2017 diketahui siklus proses pengadaan mulai dari permintaan user sampai terbitnya Purchase Order (PO) adalah selama 21 hari. Hal ini dikarenakan proses yang dilakukan masih menggunakan metode konvensional. Permintaan penawaran di PT Kaldu Sari Nabati Indonesia masih menggunakan cara mengundang pemasok ke kantor ataupun menggunakan email. Mendapatkan penawaran dari pemasok dan negoisasi dengan pemasok masih bertemu langsung dan menerima langsung kertas penawaran harga dari pemasok. PT Kaldu Sari Nabati Indonesia harus bergerak maju dengan memanfaatkan teknologi yang semakin lama semakin berkembang dengan pesat, agar dapat memperbaiki metode yang saat ini masih konvensional.
Teknologi infomasi merupakan salah satu sumber daya penting yang sudah menjadi bagian dalam kehidupan kita, terutama teknologi internet. Internet membuat akses akan informasi pun menjadi lebih mudah dan cepat. Perkembangan internet ini mempengaruhi hampir semua kegiatan manusia, mulai dari kegiatan sehari hari sampai dengan kegiatan bisnis. Internet membuat manusia dapat berinteraksi bahkan bertransaksi dengan mudah dan cepat, sehingga segala urusan dapat dilakukan dengan waktu yang relatif singkat dan mudah. Internet diyakini mempengaruhi kehidupan manusia, menghapus jarak, ruang, budaya, dan menjadi jembatan sosial masyarakat tanpa batas ruang dan waktu sehingga kita tidak lagi merasakan adanya batas dan halangan dalam berkomunikasi.
Para pelaku kegiatan bisnis memanfaatkan teknologi informasi agar dapat melancarkan semua kegiatannya dari mulai proses produksi sampai penjualan. Salah satu aktivitas bisnis yang dapat memanfaatkan teknologi ini adalah di bagian pengadaan. Bagian pengadaan merupakan salah satu komponen utama
4
dalam Supply Chain Management (SCM) yang bertanggung jawab atas pengadaan barang atau jasa, yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain dalam perusahaan. Efisiensi dibagian pengadaan bisa memberikan kontribusi yang cukup berarti bagi peningkatan profit perusahaan. Penggunaan teknologi ini adalah dengan e-Procurement pada bagian pengadaan barang atau jasa.
e-Procurement adalah integrasi elektronik dan pengelolaan semua kegiatan pengadaan termasuk permohonan pembelian, otorisasi, pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan pemasok (Chaffey & Dave, 2009). Dengan e-Procurement diharapkan proses pengadaan menjadi lebih efektif dan efisien. Efektif dan efisien meliputi peningkatan kontrol atas rantai pasokan ,waktu siklus yang lebih cepat, biaya pengadaan yang lebih rendah karna mendapatkan harga pasaran, dan integerasi yang lebih kuat dengan dengan department lain dalam proses pengadaan.
Sebagai penunjang utama untuk merealisasikan peningkatan dari sisi efisiensi dan efektifitas operasional perusahaan, dibutuhkan e-Procurement untuk proses pengadaan.. Penerapan e-Procurement dalam usaha meningkatkan daya saing dengan kompetitor melalui efisiensi biaya dan waktu. Penerapan sistem e-Procurement membutuhkan pengaturan dan strategi yang disertai dengan sebuah desain sistem yang terintegrasi. PT Kaldu Sari Nabati Indonesia kini mulai memerlukan rancangan sistem e-Procurement yang sesuai dengan kebutuhannya.
1. 2 Perumusan Masalah
Dari uraian latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan utama dari penelitian ini yaitu :
1. Bagaimana rancangan e-Procurement yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk memudahkan proses pengadaan barang atau jasa pada PT Kaldu Sari Nabati Indonesia?
2. Apakah proses penerapan e-Procurement di PT Kaldu Sari Nabati Indonesia dapat meminimalkan waktu pengadaan?
5 1. 3 Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dari dilaksankannya penelitian ini adalah : 1. Membuat rancangan e-Procurement yang sesuai kebutuhan persahaan untuk
memudahkan proses pengadaan barang atau jasa pada PT Kaldu Sari Indonesia.
2. Menghitung estimasi waktu proses pengadaan dengan penerapan e-Procurement.
3. Menganalisis waktu proses pengadaan internal dengan penerapan e-Procurement.
1. 4 Pembatasan Masalah
Mengingat terbatasnya kemampuan dan waktu yang tersedia serta luas ruang lingkup kegiatan pengadaan barang atau jasa yang dilakukan oleh PT Kaldu Sari Nabati Indonesia, maka penulis akan memberikan pembatasan masalah yaitu berupa :
1. Penelitian ini hanya dilakukan pada bagian procurement yang mensuplai barang atau jasa teknikal atau non raw material (NRM) untuk PT Kaldu Sari Nabati Indonesia.
2. Tidak terjadi perubahan kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan pengadaan barang atau jasa selama penelitian dilakukan.
3. Penelitian ini hanya untuk pengadaan barang atau jasa lokal. 4. Kinerja pengadaan barang atau jasa pemasok.
1. 5 Sistematika Penulisan Laporan
Sistematika penulisan laporan penelitian ini terdiri dari enam bab Aspek-aspek dari laporan penelitian ini secara keseluruhan adalah:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang masalah, pokok permasalahan, tujuan penelitian, pembatasan masalah dan sistematika penulisan.
6
Bab kedua berisi pembahasan teori yang mendukung pemahaman dan penyelesaian akan data-data yang telah didapatkan lewat penelitian yang akan disajikan pada bab tiga.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Pada bab ketiga dalam laporan ini, penulis akan memberikan metode pelaksanaan yang dilakukan dalam penelitian ini.
BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
Pada bab empat akan disajikan data yang telah dikumpulkan dan dilakukan pengolahan dari data yang telah diperoleh.
BAB V ANALISIS
Bab ini menyajikan analisis dan pembahasan terhadap masalah yang terjadi dan berisi tentang implementasi serta penyelesaian terhadap masalah.
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bab yang berisikan suatu kesimpulan dari hasil analisis dan pembahasan yang telah diperoleh pada bab sebelumnya disertai dengan saran-saran yang diusulkan penulis, baik untuk pihak perusahaan maupun pengembangan penelitian selanjutnya.
