BAB lll
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Tinjauan Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah didirikan pada tahun 2004. Madrasah ini secara grafis terletak di Desa Gandamekar Kecamatan Plered Kabupaten Purwakarta Provinsi Jawa Barat Kode Pos 41162. Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah dibangun dibawah naungan yayasan dan organisasi Nahnudatul Ulama. Gedung madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah di dirikan diatas tanah wakaf dengan 247 m2. Saat ini Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah telah terakreditasi B sejak tahun 2010. Jumlah siswa Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah pada tahun ajaran 2018/2019 berjumlah 120 siswa, sedangkan jumlah guru dan karyawan di Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah ber jumlah 15 guru dengan status 3 PNS,12 honorer dan 5 karyawan. Sehingga keadaan SDM di MI Miftahussalmah Desa Gandamekar Kecamatan Plered Kabupaten Purwakarta sudah dalam kategori baik.
Sarana prasarana Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah Desa Gandamekar Kecamatan Plered Kabupaten Purwakarta dalam kategori bagus, buktinya telah memiliki fasilitas sarana prasaran pendidikan 6 ruang kelas, masing-masing berukuran 7 X 8m, 1 ruangan Guru jadi satu dengan ruangan kepala Madrasah, 1 Ruang UKS, 1 ruang Perpustakaan, 1 Musholah, 1 Ruang Gudang, 4 WC, 1 WC Guru, Serta halaman sekolah yang dimanfaatkan sebagai tempat upacara dan lapangan olahraga.
Plered Kabupaten Purwakarta adalah “Menjadi Madrasah yang unggul dan menjadi pilihan Umat.”
Misi dari Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah yaitu sebagai berikur:
1) Meningkatkan kompetensi guru
2) Menciptakan dan memelihara suasana kerja yang harmonis dan kondusif 3) Memberikan layanan yang memuaskan kepada guru, siswa,
orangtua/walisiswa dan Masyarakat
4) Menciptakan lingkungan Madrasah sebagai lingkungan yang nyaman damai harmonis, rajin dan bernuansa islam.
5) Memotifasi siswa agar giat dan rajin serta tekun dalam belajar, sopan dalam bersikap dan Taat pada peraturan tata tertib madrasah.
3.1.2 Struktur Oranisasi dan Fungsi
1. Strukrut organisai
Gambar III.1. Struktur organisasi Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalama
PIMPINAN YAYASAN KEPALA SEKOLAH KOMITE SEKOLAH WAKIL KEPALA SEKOLAH SISWA GURU MATA PELAJARAN WALI KELAS GURU BK KURIKULUM
2. Fungsi Organisasi
a. Pimpinan Yayasan
1) Menyelanggarakan lembaga pendidikan sejak poses perijinan. 2) Menetapkan visi, orientasi, plarformen program dan kebijakan
sekolah.
3) Menyeleksi, mengangkat dan memberisihkan tenaga pengelola sekolah.
b. Komite sekolah
1) Mendorong tumbuhnya perhatian dan komitmen masyarakat terhadap penyelanggaran pendidikan yang bermutu.
2) Melakukan kerja sama dengan masyarakat (perorangan/organisasi/dunia usaha/dunia industri) dan pemerintah berkenaan dengan
penyelenggaranan pendidikan yang bermutu. c. Kepala Sekolah
1) Memimpin pengelolaan sekolah
2) Merencanakan program dan anggaran sekolah berdasarkan RKS dan RKJM yang ditetapkan oleh pengurus yayasan.
3) Mengorganisir tenaga guru dan pegawai.
4) Mempertanggungjawabkan kondisi, perkembangan proses dan hasil pelaksanaan program sekolah kepada pengurus yayasan.
d. Wakil Kepala Sekolah
Wakil kepala sekolah membantu kepada sekolah dalam kegiatan-kegiatan seperti menyusun perancangan,membuat program kegiatan dan pelaksanaan
program , pengorganisasian , pengarahan, keterangan, pengkoordinasian, pengawasan, penilaian, identifikasi pengumpulan data, dan penyusunan laporan. Wakil kepala sekolah bertugas membantu kepala sekolah dalam urusan-urusan seperti kurikulum, kesiswaan, saran prasarana, dan humas. e. Tata Usaha
Koordinator Tata Usaha sekolah mempunyai tugas pelaksanaan ketatausahaan sekolah dan membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1) Penyusunan program kerja tata usaha sekolah. 2) Pengelolaan keuangan sekolah.
3) Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa. f. Kesiswaan
Kepala urusan Kesiswaan memiliki tugas dan fungsi, sebagai berikut: 1) Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 7k (keamanan,
Kebersihan, Ketertiban, Keindahan, kekeluargaan, Kesehatan dan keindahan).
2) Mengatur dan membina program kegiatan meliputi Kepramukaan, Palang Merah Remaja (PMR), Usaha Kesehatan Sekolah (UKS), Patroli keamanan Sekolah (PKS), dan lain-lain.
g. Kurikulum
1) Menyusun dan menyebarkan kalender pendidikan. 2) Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran.
3) Mengatur pelaksanaan program penilaian kriteria kenaikan kelas, kriteria kelulusan dan laporan kemajuan belajar siswa, serta pembimbing rapor dan STTB.
h. Guru BK
1) Menyusun kurikulum bimbingan dan konseling. 2) Menyusun silabus bimbingan dan konseling.
3) Menyusun satuan layanan bimbingan dan konseling persemester. 4) Melaksanakan bimbingan dan konseling persemester.
i. Wali Kelas
1) Mewakili orang tua dan kepala sekolah dalam lingkungan pendidikan. 2) Melakukan penilaina terhadap tingkah laku anak didik sehari-hari
disekolah, kerajinan, ketekunan, kesantunan, keperibadian, dan lain-lain. 3) Pengisian buku laporan penilaian hasil belajar.
4) Pembagian buku laporan penilaian hasil belajar. j. Guru Mata Pelajaran
1) Menyusun silabus pembelajaran.
2) Menyusun rencana pelaksanaan pembelajaran . 3) Menyusun alat ukur/soal sesuai mata pelajaran.
4) Menilai dan mengevaluasi proses dan hasil belajar pada mata pelajaran yang di ajarinya.
5) Melaksanakan pembelajaran/perbaikan tidak lanjut bimbingan dan konseling dengan memanfaatkan hasil evaluasi.
k. Siswa
Sebagai peserta didik yang tertib sekolah. Wajib mengikuti kegiatan pembelajaran dan mentaati tata tertib sekolah
3.2 Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan dalam sistem monitoring siswa pada Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah yang masih bersifat manual yakni belum terkomputerisasi dengan baik, akan tetapi dalam data-datanya masih dicatat dalam bentuk pembukuan dan pengarsipan. Berikut adalah prosedur sistem berjalan yang ada di Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah.
a. Prosedur Pengumpulan data
Admin mengumpulkan semua data yang dibutuhkan untuk memonitoring siswa, seperti data siswa yang diambil dari penerimaan siswa, data nilai dan kelas dari wali kelas serta data guru yang diambil dari pusat informasi guru b. Prosedur Penginputan Data
Admin melakukan pencatatan data ke buku yang telah disediakan, data yang harus dicatat meliputi data siswa, data guru, data kelas dan data nilai. Data siswa terbagi menjadi 2 data yakni, data pribadi dan data akademik. Penginputan data Pribadi siswa meliputi NISN, Nama siswa, tempat dan tanggal lahir, agama, data nama orang tua, alamat rumah dan nomor telepon. Sedangkan data akademik meliputi Kelas, semester dan tahun ajaran. Penginputan data guru dimulai dari input NUPTK (nomor unik pendidik dan tenaga kependidikan), nama guru, Tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, wali kelas, mata pelajaran, dan status. Data nilai meliputi Mata pelajaran, KKM, Nilai UTS, Nilai UAS dan Grade.
c. Prosedur Pembuatan laporan
Orang tua siswa bisa mendapatkan informasi seputar anaknya yang bersekolah di Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah melalui admin yang bertugas melakukan pencatatan monitoring disekolah.
3.3Activity Diagram
Activity Diagram adalah bentuk visual dari alur kerja yang berisi aktivitas dan tindakan, yang juga dapat berisi pilihan, pengulangan, dan concurrency. Dalam Unified Modeling Language, diagram aktivitas dibuat untuk menjelaskan aktivitas komputer maupun alur aktivitas dalam organisasi.
a. Activity Diagram Data Siswa
ADMIN KOMITE SEKOLAH ORANG TUA SISWA
Rekap data siswa Menerima rekap Data siswa
Catat data siswa ke
pembukuan Lihat data siswa
b. Activity Diagram Data PTK
ADMIN KOMITE SEKOLAH ORANG TUA SISWA
Rekap data ptk Menerima rekap Data ptk
Catat data ptk ke
pembukuan Lihat data ptk
Gamabar III.3. Activity Diagram Data Guru
c. Activity Diagram Data Nilai
ADMIN KOMITE SEKOLAH ORANG TUA SISWA
Rekap data nilai Menerima rekap Data nilai
Catat data nilai ke
pembukuan Lihat data nilai
d. Activity Diagram Data Kelas
ADMIN KOMITE SEKOLAH ORANG TUA SISWA
Rekap data kelas Menerima rekap Data kelas
Catat data kelas ke
pembukuan Lihat data kelas
Gamabar III.5. Activity Diagram Data PTK
3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan a. Data Siswa
Nama Dokumen : Data Siswa
Fungsi : Sebagai data acuan pribadi siswa
Sumber : Sekretaris Yayasan
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada siswa baru atau pindahan
Format : Data siswa
b. Data Guru
Fungsi : Sebagai informasi kepada orang tua siswa
Sumber : Sekretaris Yayasan
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada guru baru atau pindahan
Format : Data guru
c. Data Nilai
Nama Dokumen : Data Nilai
Fungsi : Sebagai informasi kepada orang tua siswa
Sumber : Sekretaris Yayasan
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap UTS, UAS, Ulangan harian, remedial
Format : Data Nilai
d. Data Kelas
Nama Dokumen : Data Kelas
Fungsi : Sebagai informasi kepada orang tua siswa dan admin
Sumber : Sekretaris Yayasan
Frekuensi : Setiap ajaran baru dan penambahan Kelas
Format : Data Kelas
e. Data PTK
Nama Dokumen : Data PTK
Fungsi : Sebagai Penilaian tindakan kelas
Sumber : Sekretaris Yayasan
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada penilaian yang kurang
Format : Data PTK
3.5 Permasalahan Pokok
Adapun dalam aktifitas pekerjaan yang dilakukan oleh admin Madrasah Ibtidaiyah Miftahussalamah pada umumnya mempunyai kendala sebagai berikut:
1. Mulai dari proses pencatatan data masih bersifat manual (tulis tangan) 2. Jika orang tua siswa ingin melihat bagaimana perkembangan akademik anak
(siswa) harus datang ke sekolah dan melihat catatan nilainya
3. Keamanan data yang tersimpan secara manual ini sangat beresiko hilang ataupun rusak
3.6 Pemecahan Masalah
Banyak masalah yang terjadi apabila menggunakan sistem manual. Apabila dilihat dari permasalahan pokok diatas, penulis mengusulkan pemecahan
masalah, yaitu :
1. Perlu adanya system yang terkomuterisasi agar meminimalisir terjadinya kesalahan
2. Membuat program atau aplikasi agar keamanan data terjamin
3. Program bersifat online agar orang tua siswa dapat memonitoring atau melihat prestasi akademik anaknya.
