PENDAHULUAN
Peran informasi menjadi semakin penting dan menentukan bagi keberhasilan organisasi. Banyak organisasi yang mampu meraih keunggulan dalam persaingan (competitive advantages) karena keberhasilannya dalam memanfaatkan peluang dalam kondisi pesatnya perkembangan teknologi informasi sampai saat ini.
Berkaitan dengan dukungan informasi dalam memberikan dukungan manajemen, khususnya bidang sumber daya manusia (SDM), Badan Litbang Pertanian telah merintis pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sub Sistem Kepegawaian atau dikenal dengan istilah SIMPEG mulai tahun 1986. Perangkat lunak atau paket software aplikasi perdana yang dikembangkan berupa SIMPEG Litbang Pertanian rilis 1.0, kemudian dikembangkan pada tingkat Departemen Pertanian dan diluncurkan dalam bentuk SIMPEG rilis 2.0, sampai yang terakhir telah dipersiapkan paket aplikasi software berbasis windows yang sampai kini masih dalam tahap uji coba.
Dalam tulisan ini diuraikan secara singkat proses pengolahan dan akurasi data kepegawaian dalam upaya memperoleh informasi yang diperlukan untuk dasar kebijakan manajemen maupun pihak lain yang terkait.
MANFAAT DAN KEGUNAAN DATA
Data sumber daya manusia Badan Litbang Pertanian yang telah diolah secara komputerisasi dan dikembangkan database pegawai terdiri dari data dasar pegawai yang meliputi : Nama, Nomor Induk Pegawai (NIP), data dasar yang menyangkut data diri lainnya, bidang keahlian, kepangkatan, pendidikan serta
Informatika Pertanian Volume 11 (Desember 2002)
* Staf pada Sekretariat Badan Litbang Pertanian
** Kasubbag Perencanaan dan Pengembangan Pegawai pada Sekretariat Badan Litbang Pertanian
jabatan, yang sangat diperlukan dalam pengurusan administrasi kepegawaian dan perumusan kebijaksanaan pembinaan dan pengembangan pegawai.
Dalam siklus administrasi kepegawaian, mulai dari perencanaan, pengangkatan pegawai, penempatan pegawai, mutasi, promosi kenaikan pangkat dan jabatan, sampai pensiun pegawai, data kepegawaian tersebut merupakan merupakan syarat utama yang sangat diperlukan. Kesulitan memperoleh data dapat mengakibatkan lambatnya pengurusan kepegawaian atau kesalahan dalam menetapkan putusan yang tidak jarang berimplikasi tuntutan hukum dari pegawai.
PROSES PENGOLAHAN DATA
Bila dibandingkan dengan pengolahan data kepegawaian secara manual (tanpa dukungan komputerisasi), banyak manfaat dan kemudahan SIMPEG yang dirasakan khususnya dalam memberikan dukungan manajemen kepegawaian, antara lain : (1) akses data kepegawaian menjadi lebih cepat, (2) keakuratan dan kebenaran data lebih terjamin, (3) dikembangkannya basis data (database) kepegawaian dalam SIMPEG memungkinkan lebih banyak ragam informasi kepegawaian yang dihasilkan untuk dimanfaatkan sebagai dasar dalam kebijakan manajemen.
Menurut Buku Petunjuk Operasional SIMPEG versi 2.0 tahun 1997, fasilitas menu utama terdiri dari empat jenis proses yakni: Manajemen Data, Penelusuran, Laporan dan Utility.
Proses pengolahan dan akurasi data dalam hal ini berkaitan dengan fasilitas manajemen data, yang meliputi operasi pengelolaan file-file tabel, file data pegawai, pencetakan formulir, reorganisasi (menyusun/mengurutkan kembali) tabel dan data kepegawaian.
Dengan menggunakan fasilitas Menu Penelusuran, secara cepat dan mudah (hanya melakukan entry data NIP) dapat diperoleh informasi yang berkaitan dengan rencana :
1. kenaikan Golongan dan Kepangkatan 2. kenaikan jabatan fungsional
4. kenaikan gaji berkala
Informasi dapat ditampilkan secara individual atau rekapitulasi, dalam bentuk tampilan layar maupun cetakan (hard copy). Dari informasi tersebut, selanjutnya bisa dimanfaatkan dalam merumuskan kebijaksanaan misalnya dalam penyusunan formasi pegawai/pengangkatan pegawai baru serta rencana promosi dalam jabatan fungsional maupun struktural.
Dengan Menu Laporan, dapat disajikan keluaran antara lain : Nominatif Pegawai, Daftar Urut Kepangkatan (DUK), dan data lain yang ditampilkan dalam bentuk daftar, yang bisa dilihat pada tampilan layar ataupun berupa cetakan untuk disimpan sebagai dokumen kepegawaian.
Fasilitas menu utama SIMPEG terlihat sebagai berikut :
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DEPARTEMEN PERTANIAN
VERSI 2.0
Tekan Alt+huruf pertama, Esc
Utility Laporan
Penelusuran Manajemen Data
Gambar 1. Tampilan Menu Utama SIMPEG Departemen Pertanian versi 2.0.
Dalam proses pengolahan data kepegawaian, kualitas data sangat ditentukan oleh staf atau petugas/pelaksana operasional dan pengelola SIMPEG dari tingkat satuan kerja di tingkat Balai Penelitian/Pengkajian, Puslitbang sampai pengelola SIMPEG tingkat Eselon I dan Departemen (Biro Kepegawaian). Ketidakcermatan para operator dalam melakukan perekaman (entry) yang mengakibatkan kesalahan data pegawai akan
menghasilkan informasi yang menyesatkan, yang dalam hal ini bisa berakibat fatal karena dapat menentukan nasib dari pegawai yang bersangkutan atau terjadi kesalahan putusan kepegawaian yang berakibat pegawai dirugikan secara finansial.
Mengenai siapa yang terlibat dalam proses pengolahan data, sebagai pembanding ada baiknya diberikan gambaran petugas/personil yang terlibat pada unit “Electronic Data Processing”/EDP (Rademacher, 1983), yang terdiri dari :
(a) Operator komputer yang tidak memerlukan keahlian, (b) Petugas data entry,
(c) Personil telekomunikasi, (d) EDP auditor,
(e) Database Administration (DBA).
Posisi EDP auditor berperan penting dengan tanggung jawab “data integrity”, keakuratan, konsistensi dan kelengkapan data pada perusahaan besar. Untuk kasus penerapan SIMPEG, tanggungjawab ini berada pada pengelola SIMPEG tingkat UPT Balai Penelitian/Pengkajian dan para pengelola kepegawaian yang berwenang mendokumentasikan berkas/dokumentasi keputusan kepegawaian pada unit kerja.
Akurasi dan validasi data kepegawaian, meliputi kegiatan sebagai berikut :
a. Entry Data
Entry atau perekaman data meliputi proses pengumpulan data, mengkonversikan data tersebut kedalam formulir mesin baca dan menyimpannya sementara langsung ke unit pengolah komputer (central processing unit/CPU). Data yang direkam dalam komputer meliputi data dasar pegawai, data pendidikan formal dan informal, data bidang keahlian, data istri, data anak, data kepangkatan, data pensiun, data latihan penjenjangan, data pelanggaran hukum, dan data penghargaan/jasa. Kesalahan pemasukan data atau pendataan akan menimbulkan kesalahan data, dan apabila data tersebut diolah lebih lanjut akan menghasilkan informasi yang salah dan tidak akurat.
Kesalahan yang mungkin terjadi misalnya memasukkan tanggal mulai berlaku (t.m.t) Golongan yang seharusnya tertulis 01-4-2000 dientry ke dalam komputer menjadi 4-10-2000.
Akibat salah memasukkan data ini dapat merugikan pegawai yang bersangkutan, yang seharusnya dapat naik pangkat periode April, terpaksa ditunda menjadi Oktober (terlambat 6 bulan). Contoh kesalahan lain, misalnya dalam mengisi kode jabatan fungsional yang seharusnya diisi kode 01 (Ahli Peneliti Utama) tetapi diisi kode 10 (Peneliti Non Klasifikasi) dan sebaliknya. Ketelitian dan pemeriksaan ulang (cross check) perlu dilakukan untuk menjamin bahwa data yang dientry benar dan akurat.
b. Updating dan Validasi Data
Updating atau peremajaan data mempunyai peran sangat penting untuk memperoleh data secara akurat dan tepat waktu. Menurut Kroenke (1988), mekanisme updating data yang diperlukan untuk aplikasi data base meliputi operasi memasukkan (entering), penghapusan (deleting), dan merubah (editing/changing) database.
Data yang tersimpan dalam database kepegawaian SIMPEG digolongkan ke dalam dua kategori, yakni data statis dan data dinamis. Data statis tidak berubah/jarang berubah, misalnya identitas nama, NIP, tanggal lahir, tempat lahir, dan jenis kelamin. Sedangkan data dinamis relatif sering mengalami perubahan, misalnya data golongan/kepangkatan, gaji, angka kredit, dan jabatan fungsional, sehingga perlu diremajakan (updating data) secara intensif.
Dari data periode April 2002 ternyata masih ada data yang harus diperbaharui karena terdapat beberapa kesalahan dalam pengisian data sehingga pada keluaran rekapitulasi menurut usia terlihat data usia yang tidak relevan, seperti tampak pada Tabel 1 berikut :
Tabel 1. Keadaan Tenaga Menurut Pendidikan dan Usia Periode April 2002 No. usia S3 S2 S1 <S1 Jml. 1. 15 - 19 - - 5 11 16 2. 20 - 24 - 8 104 85 197 3. 25 - 29 1 31 234 379 645 4. 30 - 34 4 66 509 1002 1581 5. 35 - 39 37 207 580 1358 2182 6. 40 - 44 57 199 348 1129 1733 7. 45 - 49 77 141 154 632 1004 8. 50 - 54 61 72 52 82 267 9. >50 25 21 7 1 54 Total 262 745 1993 4679 7679
(Sumber : Data SIMPEG periode April 2002)
Tabel di atas menunjukkan kurangnya ketelitian atau akurasi dalam mengentry data sehingga terdapat kesalahan data yaitu terdapat pegawai berpendidikan S1 dan dibawah S1 yang berusia 15 – 19 tahun masing-masing sebanyak 5 orang dan 11 orang. Berarti disini terdapat kesalahan karena dalam kenyataannya tidak mungkin tenaga S1 berusia di bawah usia 15 tahun. Terhadap kesalahan tersebut telah diadakan perubahan/ pembetulan data.
Mekanisme updating data sesuai dengan pedoman SIMPEG Deptan yang dikukuhkan dengan Keputusan Menteri Pertanian Nomor 322/Kpts/KP.170/5/1995, dilakukan minimal sebanyak dua kali dalam setahun, yaitu pada bulan April dan Oktober. Updating dilakukan oleh masing-masing unit kerja dan UPT dan menghasilkan beberapa bentuk laporan seperti Daftar Nominatif Pegawai, Daftar Urut Kepangkatan Pegawai, Rekapitulasi Pegawai (dalam bentuk cetakan). Laporan-laporan tersebut disampaikan secara berjenjang unit kerja tingkat atasnya/eselon II seperti dari Balit/BPTP ke Puslitbang, dari Puslitbang kemudian disampaikan ke Bagian Kepegawaian Sekretariat
Badan Litbang Pertanian yang kemudian disampaikan ke Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Departemen Pertanian, sebagaimana yang tergambar pada Gambar 2.
Updating Updating
Tk. UPT Tk. Unit Eselon II Tk.Esel.I
(1) (2) (3)
Keterangan :
Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Litbang
Pertanian Puslitbang/
Eselon II Balit/BPTP
Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Departemen Pertanian
1. Updating data dilakukan pada tingkat UPT Balai Penelitian dan Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP)
2. Updating pada tingkat unit kerja kantor pusat/ Puslitbang dilakukan rekapitulasi dari seluruh unit
UPT
3. Hasil updating dari seluruh unit kerja dan UPT dikompilasi dalam bentuk laporan tingkat unit Eselon I, dan selanjutnya
4. Pada tingkat Departemen, dikompilasi laporan updating pegawai lingkup Departemen Pertanian, dan disajikan dalam rapat pemutakiran data.
Gambar 2. Mekanisme Updating Data Kepegawaian
Peremajaan dan pemeriksaan ulang tentang kebenaran (validasi) data kepegawaian dilakukan untuk memperoleh data terbaru kepegawaian meliputi data transaksi yang berubah setiap saat maupun data statis misalnya nama, Nomor Induk Pegawai (NIP), dan agama.
Petugas pengelola SIMPEG pada tingkat unit kerja, Balit, BPTP sampai tingkat eselon I melakukan updating data minimal dua kali dalam periode satu tahun, yaitu pada bulan April dan Oktober.
c. Evaluasi Data Pegawai
Sampai dengan April 2002, tercatat jumlah PNS yang ada di Badan Litbang Pertanian sebanyak 7.679 pegawai, sebanyak 1.565 diantaranya berstatus sebagai pejabat fungsional peneliti. Dilihat dari jenjang pendidikan, pegawai yang berpendidikan D2 sampai S3 sebanyak 3.432 orang. Hasil evaluasi data SIMPEG tahun 2002 menunjukkan masih banyak field database pegawai yang belum terisi secara lengkap, atau terisi namun tidak benar. Hal ini dapat dilihat dari evaluasi sebagaimana dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Evaluasi Pengisian Data Dasar Pegawai Badan Litbang Pertanian Tahun 2002.
No. Field data dasar Belum diisi Sudah diisi
1. Bidang Keahlian*) 910 655 2. Komoditi Penelitian*) 1297 268 3. Jurusan**) 2261 1171 4. Pendidikan - 7679 5. Tanggal Lahir - 7679 6. Tempat lahir 6 7673 7. Agama - 7679 8. Golongan Darah 1883 5796 9. Tanggal Capeg 896 6783 10. Tmt. Gol. Akhir 11 7668 11. Sumpah Pegawai 1812 5867 12. Tahun Sumpah 4106 3573 13. No. Karpeg 2284 5395 14. No. Askes 4662 3017 15. No. Taspen 2935 4744 16. Alamat Rumah 1085 6594 17. Propinsi 943 6736
*) Khusus untuk peneliti
**) Khusus yang berpendidikan dari D2 s/d S3
Hasil evaluasi pada tabel di atas menunjukkan bahwa masih banyak data dasar pegawai yang belum diisi lengkap. Secara persentasi dapat ditunjukkan data bidang keahlian yang masih belum dientry, misalnya komoditi penelitian (58%) dan jurusan/disiplin ilmu pendidikan (66%), golongan darah (24,5%), sumpah pegawai (23,6%), tahun sumpah (53,5%), Nomor Karpeg (9,7%), Nomor Askes (60,7%), Nomor Taspen (38,2%), alamat rumah (14%), dan propinsi (12%). Sedangkan data yang relatif sudah hanya 3 field yaitu data pendidikan, tanggal lahir dan agama.
Dari keragaan tersebut, dapat dipertimbangkan prioritas dalam melakukan updating data, terutama terhadap data (field) penting dan sering diperlukan untuk laporan yang masih banyak belum terisi. Penyajian informasi dari hasil olahan data yang benar dapat menyesatkan atau merugikan bagi pegawai. Dalam hal ini berlaku prinsip “Garbage In Garbage Out” (GIGO).
KESIMPULAN
Pengolahan data kepegawaian mempunyai peran penting dalam menghasilkan informasi yang diperlukan untuk proses administrasi kepegawaian atau bahan pertimbangan dalam merumuskan kebijaksanaan manajemen.
Data kepegawaian yang tidak benar/akurat dapat merugikan pegawai dan menghasilkan informasi yang menyesatkan. Keakuratan data dan peremajaan data secara konsisten diperlukan dalam melakukan perawatan database pegawai. Kegiatan ini memerlukan dukungan tenaga pelaksana mulai dari operator dan penanggungjawab SIMPEG, serta pengelola kepegawaian dari tingkat UPT sampai tingkat Eselon I dan pengelola kepegawaian tingkat Departemen.
DAFTAR PUSTAKA
Departemen Pertanian. 1995. Keputusan Menteri Pertanian Nomor 322/Kpts/KP.170/5/1995 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawian (SIMPEG Deptan).
Kroenke M. David and Dolan Kathleen A. 1988. Database Processing. Macmillan Publishing Company. New York, USA. Pusat Data Pertanian. 1997/1998. Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian (SIMPEG). Jakarta : Pusat Data Informasi Pertanian, hlm. 56.
Rademacher and Gibson. 1983. An Introduction to Computers and Information Systems. South Western Publishing Co., Cincinnati, USA.
Wijanarko, Fredy. 1982. Desain Sistem dan Teknik Pemrograman. Jakarta : Dinastindo, hlm. 163
