V-1
BAB V
ANALISIS DAN INTERPRESTASI HASIL
Pengelolaan dokumenakreditasi yang baik perlu dilaksanakan dengan prosedur yang sistematis, teratur, dan mudah. Hal tersebut diperlukan supaya dalam proses pencarian dokumen yang di butuhkan dapat dilakukan dengan cepat, tepat dan lengkap. Walaupun begitu, untuk mewujudkanya bukan merupakan suatu pekerjaan yang mudah untuk di lakukan, termasuk juga di Program Studi Teknik Industri UNS. Pengelolaan dokumen yang belum terstruktur dan belum adanya guideline penyususunan borang akreditasi program studi pada Program Studi Teknik Industri UNS menjadi kendala tim penyussun borang akreditasi dalam menyusun borang akreditasi.
Pada tahap analisis ini akan dipaparkan mengenai hasil penelitian berupa
guideline penyusunan borang akreditasi program studi teknik industri UNS.
Guideline tersebut berupa matrik yang merupakan integrasi dari matrik matrik
yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, yaitu matrik waktu pengelolaan, matrik pengelola, matrik bentuk dokumen, serta matrik keterkaitan dokumen terhadap setiap standar akreditasi program studi. Matrik tersebut sebagian akan ditampilkan pada tabel 5.1 yang berupa matrik dokumen kebutuhan standar akreditasi, serta tabel 5.2 yang merupakan matrik standar akreditasi terhadap dokumen kebutuhan. Sedangkan secara kesuluran, kedua matrik tersebut akan disajikan pada lampiran
V-2
Tabel 5.1 Matriks Akreditasi Berdasarkan Artefak Pengetahuan
HMTI T
U Dosen Kaprodi Fakultas Event BulanSemesterTahun
1 Struktur Organisasi dan fungsi 2.1 v v v v
2 File Visi misi misi tujuan dan sasaran 1.1a; 1.1b;1.2 v v v v
3 Website PSTI 1.2 v v v
4 File Profil PSTI 1.2 v v v v
5 File jabatan dan Tupoksi 2.1; 2.3 v v v v
6 File Notulensi Rapat Kerja 2.2; 6.1 v v v v
7 File Notulensi Rapat Koordinasi 2.2 v v v
8 File Notulensi Rapat Dewan Dosen 2.1; 2.4; 2.3; 2.5; 4.2.2 v v v v
9 File notulensi rapat KBK 2.4; 5.2.a; 5.2.b; 5.3.1.a;
5.3.1.b v v v
43 File kuesioner pendapat tempat kerja alumni 3.3.1.a; 3.3.1.b; 3.3.1.c v v v v v
44 file hasil pengolahan kuesioner pendapat tempat
kerja alumni 3.3.1.a; 3.3.1.b; 3.3.1.c v v v v v
45 File kuesioner waktu tunggu alumni memperoleh
pekerjaan 3.3.2 v v v v v
46 File kuesioner alumni tentang materi kuliah 3.3.2 v v v v v
47 File hasil pengolahan kuesioner alumni tentang
materi kuliah 5.2.a; 5.2.b v v v
48 File hasil pengolahan kuesioner waktu tunggu
alumni memperoleh pekerjaan 5.2.a; 5.2.b v v v v v
49 File kuesioner kesesuaian bidang kerja dengan
bidang studi 3.3.3 v v
50 Filehasil pengolahan kuesioner kesesuaian
bidang kerja dengan bidang studi 3.3.3 v v
51 File hasil pengolahan tracerstudy 3.3.1.a; 3.3.1.b; 3.3.1.c; 3.3.3 v v v
52 File jumlah calon mahasiswa 2.6;3.1.1.a; 3.1.2; 3.1.4.a;
3.1.4.b; 4.3.2 v v v v
54 File jumlah calon mahasiswa yang diterima yang melakukan regrisrtrasi
3.1.1.b ; 3.1.2 3; 1.4.a;
3.1.4b; 4.3.2 v v v v
55 File jumlah calon mahasiswa tranfer yang
diterima ynag melakukan regrisrtrasi
3.1.1.c; 3.1.2; 3.1.4.a; 3.1.4.b; 4.3.2 v v v v Numerik Dokumen (Doc/pdf/P PT) Foto/ Image Artefak Pengetahuan
Pengelola Waktu Pengelolaan Domain Pengetahuan Standar Nomor Profil PSTI Rapat Kuesioner Calon Mahasiswa
V-3
Tabel 5.2 Matriks Akreditasi Berdasarkan Standar Akreditasi
HMTI TU Dosen Kaprodi Fakultas Event Bulan Semester Tahun
1.1.a File Visi misi misi tujuan dan sasaran v v v v
1.1.b
Website PSTI v v v
File Profil PSTI v
File laporan Sarasehan mahasiswa v
File Visi misi misi tujuan dan sasaran v
Dokumentasi sarasehan mahasiswa v v v v
File jabatan dan Tupoksi v v v v
File Notulensi Rapat Kerja v v v v
File Notulensi Rapat Koordinasi v v v
File mou softfile dan hardfile kerjasama dan
kemitraan v v v v v
2,3 File jabatan dan Tupoksi v v v v
File Notulensi Rapat Dewan Dosen v v v
Rencana Operasional (Renop) Program Studi
Teknik Industri v v v v v
Dokumen SK koordinator & tim kerja Teknik
Industri UNS v v v v v
File Notulensi Rapat Dewan Dosen v v v
Dokumen prosedur pengajuan TA mahasiswa v v v v
Dokumen Manual Mutu UNS Nomor v v v
File rekapitulasi presensi dosen tiap semester
per mata kuliah v v v v
File presensi mahasiswa tiap semester per mata
kuliah v v v v
File notulensi rapat KBK v v v
Numerik Dokumen (Doc/pdf/ PPT) Foto/ Image 1.2 1,2 2,2 2,2
Pengelola Waktu Pengelolaan
Standart Artefak Pengetahuan
1,1
2,1 2,1
2,4 2,3
V-4
5.1Penggunaan
Berdasarkan matrik pertama pada tabel 5.1, matrik disusun berdasarkan dokumen terhadap standar akreditasi. Sehingga dapat diketahui dokumen akan diperlukan oleh standar akreditasi. Sebagai contoh adalah dokumen nomor lima pada tabel 5.1 yaitu dokumen tentang notulen rapat kerja, dokumen tersebut dibutuhkan oleh standar akreditasi point 2.1 dengan deskriptor tatapamong menjamin terwujudnya visi, terlaksanakannya misi, tercapainya tujuan, berhasilnya strategi yang digunakan secara kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab, dan adil (Buku 6-Matriks penilaian akreditasi sarjana) dan standar akreditasi poin 2.2 dengan deskriptor (Karakteristik kepemimpinan yang efektif). Dengan adanya matriks pada tabel 5.1, dapat diketahui bahwa dokumen tersebut dikelola oleh dosen dengan waktu pengelolaan setiap tahun. Sehingga tim penyusun borang akreditasi akan dapat menemukan dokumen tersebut ketika dibutuhkan secara tepat dan cepat.
Pada tabel 5.2 matriks disusun berdasarkan kebutuhan setiap standar akreditasi program studiterhadap dokumen. Sebagai contoh pada standar 2.1, dari tabel tersebut dapat diketahui bahwa standar 2.1 membutuhkan beberapa dokumen yaitu : file Struktur Organisasi dan fungsi, File Notulensi Rapat Kerja, File Notulensi Rapat Dewan Dosen, file Term of Reference (TOR) dan pelaporan penggunaan keuangannya, Kode etik mahasiswa SK Rektor No. 828/H27/KM/2007, Kode etik dosen SK Rektor No. 45/J27/KP /2001, Kode etik sanksi serta penghargaan dosen, mahasiswa dan staf administrasi, Prosedur administrasi kepegawaian, Prosedur administrasi Kemahasiswaan, Rencana Operasional (Renop) Program Studi Teknik Industri, Dokumen SK koordinator & tim kerja Teknik Industri UNS) dan Lampiran dokumen mekanisme umpan balik Program Studi. Pada tabel matriks tersebut juga diidentifikasi waktu terbentuknya dokumen dan penggunaan kembali dokumen tersebut serta pengelola dari dokumen tersebut. Sehingga tim penyusun borang akreditasi akan dapat menemukan dokumen tersebut ketika dibutuhkan secara tepat dan cepat.
V-5
5.2Manfaat
Manfaat dari guideline tersebut adalah untuk memudahkan pengelola borang akreditasi Program Studi Teknik Industri UNS untuk memudahkan dalam menyusun kebutuhan dokumen dari setiap standar akreditasi program studi. Berdasarakan tabel 5.1 dan tabel 5.2, akan dapat diketahui sebuah dokumen dibutuhkan oleh standar berapa saja, ataupun sebuah standara akreditasi memerlukan dokumen apa saja untuk mencapai nilai maksimal.
Pada guideline tersebut juga disertakan tabel waktu pengelolaan dokumen, pengelola dokumen serta bentuk dari setiap dokumen tersebut. Sehingga dengan matrik tersebut akan dapat diketahui pengelola dan waktu pengelolaan sebuah dokumen. Dengan adanya hal tersebut akan membantu Program studi Teknik Industri UNS dalam mengelola dan memonitoring dokumen dari waktu ke waktu secara berkala.
5.3 Proses Lanjutan Guideline
Untuk pengelolaan dan penyusunan borang akreditasi program studi Teknik Industri UNS yang optimal, maka diperlukan tindak lanjut dari penyusunan guideline akreditasi yaitu pembuatan SOP dan penerapan sistem informasi untuk mengelola dokumen kebutuhan akreditasi program studi.
5.3.1 SOP
Pengelolaan arsip/dokumen secara baik mengandung pengertian bahwa arsip/dokumen harus dapat disajikan secara cepat, tepat danlengkap untuk mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan sehari-hari organisasi/instansi. Pada sisi lain pengelolaan arsip/dokumen secarabenar harus dilaksanakan sesuai dengan prinsip dan standar kearsipanbaik nasional maupun internasional, serta sesuai dengan peraturanperundang-undangan yang berlaku agar dapat memberikan jaminankepastian hukum. Untuk mencapai tujuan di atas, pengelolaan arsip/dokumen harus dilakukan secara terprogram dan terpadu diseluruh unit pengolahan yang dituangkan dalam Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Arsip/Dokumen. Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Arsip/Dokumen diperlukan sebagai pedoman kerja bagi seluruh unit kerja di lingkungan Program Studi Teknik Industri UNS, khusunya tim penyusun borang akreditasi. Untuk
V-6
Dengan adanya SOP ini diharapkan dapat dicapai kesamaan pemahamandan pelaksanaan penyusunan borang akreditasi Program Studi Teknik Industri UNS. SOP tersebut disusun selain sebagai pedoman untuk menyusun borang akreditasi program studi, juga diharapkan dapat mendukung pemanfaatan teknologi informasi dalam pelaksanaan sistem pengelolaan dokumen akreditasi berbasisTeknologi Informasi.
5.3.2 Sistem Informasi
Sistem informasi manajemen akreditasi program studi Teknik Industri yang mempunyai fungsi umum untuk mengolah dan mendokumentasikan data instrumen akreditasi program studi Teknik Industri Universitas Sebelas Maret, yang akan digunakan sebagai alat yang mempermudah proses dokumentasi data yang dibutuhkan untuk proses akreditasi dan memudahkan auditor untuk memberikan penilaian.
Tujuan pembentukan sistem informasi manajemen akreditasi pada program studi Teknik Industri Universitas Sebelas Maret adalah sebagai berikut :
a. Membantu administrator dalam proses dokumentasi data atau instrumen yang dibutuhkan dalam proses akreditasi program studi Teknik Industri termasuk mengedit (menambah atau menghapus) data.
b. Membantu administrator dan user dalam proses menampilkan rekapitulasi dokumen atau instrumen yang dibutuhkan dalam proses akreditasi program studi Teknik Industri sesuai kriteria yang telah ditetapkan BAN-PT beserta status dokumen tersebut sudah tersedia atau belum dan nilai instrumen akreditasi dari BAN-PT yang akan diperoleh program studi Teknik Industri dengan status dokumen yang telah ada.
Entitas yang terdapat pada sistem informasi manajemen ini adalah sebagai berikut :
a. Himpunan Mahasiswa Teknik Industri
Entitas Himpunan Mahasiswa Teknik Industri (HMTI) UNS dapat menginputkan dokumen kegiatan yang diikuti maupun diselenggarakan oleh mahasiswa Teknik Industri UNS.
V-7 b. Dosen
Entitas dosen dapat menginputkan dokumen berkaitan dengan penelitian yang telah dilakukan untuk penilaian akreditasi.
c. Staff Tata Usaha
Entitas staff Tata Usaha akreditasi Teknik Industri UNS dapat menginputkan dokumen yang berkaitan dengan penilaian akreditasi (selain dokumen kegiatan mahasiswa) dan membantu dosen menginputkan dokumen terkait penelitian yang dilakukan dosen tersebut serta melihat dan mengecek rekapitulasi semua data yang telah diinputkan.
d. Kaprodi
Entitas Kaprodi Teknik Industri UNS bersama-sama dengan QA bertugas melakukan manajemen standar (menambah atau mengedit atau menghapus user), manajemen elemen penilaian (menambah atau mengedit atau menghapus elemen penilaian), manajemen sub elemen penilaian (menambah atau mengedit atau menghapus sub elemen penilaian), manajemen harkat dan penilaian standar (menambah atau mengedit atau menghapus harkat dan penilaian standar), manajemen kebutuhan data dokumen standar (menambah atau mengedit atau menghapus kebutuhan data dokumen standar) serta manajemen kebutuhan file dokumen standar (menambah atau mengedit atau menghapus kebutuhan file dokumen standar).
e. Tim Penjaminan Mutu (QA)
Entitas QA bekerja sama dengan Kaprodi melakukan manajemen standar (menambah atau mengedit atau menghapus user), manajemen elemen penilaian (menambah atau mengedit atau menghapus elemen penilaian), manajemen sub elemen penilaian (menambah atau mengedit atau menghapus sub elemen penilaian), manajemen harkat dan penilaian standar (menambah atau mengedit atau menghapus harkat dan penilaian standar), manajemen kebutuhan data dokumen standar (menambah atau mengedit atau menghapus kebutuhan data dokumen standar) serta manajemen kebutuhan file dokumen standar
V-8
(menambah atau mengedit atau menghapus kebutuhan file dokumen standar). Selain itu QA juga melakukan manajemen user (menambah atau mengedit atau menghapus user)
