LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
Rapat Kerja Pimpinan
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
(PENYUSUNAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN FISIP UB TAHUN 2016)
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
LEMBAR PENGESAHAN
LPJ KEGIATAN RAPAT KERJA PIMPINAN UNTUK PENYUSUNAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN THN 2016
1. Judul Kegiatan : Rapat Kerja Pimpinan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya
2. Penanggung Jawab : Prof. Dr. Ir. H. Darsono Wisadirana.,MS
3. Ketua Pelaksana :
a. Nama : Ahmad Imron Rozuli.,SE, M.Si
b. NIP : 197401072006041001
c. Jabatan/Gol : Lektor – III/c
d. Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik 4. Lokasi Kegiatan : Batu, Jawa Timur
5. Bentuk Kegiatan : Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB dalam rangka penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahun 2016
6. Waktu Pelaksanaan Kegiatan : 2 – 4 April 2015
7. Biaya Total Kegiatan : ……….. (……….) 8. Sumber Dana : DIPA BLU UB TA. 2015
Mengetahui Dekan,
Prof. Dr. Ir. H. Darsono Wisadirana.,MS NIP. 195612271983121001
Malang, Ketua,
Ahmad Imron Rozuli.,SE, M.Si NIP : 197401072006041001
I. KATA PENGANTAR
Berdasarkan prinsip – prinsip pengelolaan keuangan negara, BLU diwajibkan menyusun perencanaan strategis lima tahunan dan rencana kerja dan anggaran tahunan yang disebut dengan Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA) tahunan. Dalam menyusun rencana strategis bisnis lima tahunan, BLU mengacu kepada Rencana Strategis Kementerian Negara/Lembaga (Renstra KL). Sedangkan dalam menyusun Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA) tahunan, BLU mengacu kepada rencana strategis lima tahunan. RBA memuat antara lain kondisi kinerja BLU tahun berjalan, asumsi makro dan mikro, target kinerja (output yang terukur), analisis dan perkiraan biaya per output dan agregat, perkiraan harga, anggaran, serta prognosa laporan keuangan. RBA juga memuat prakiraan maju (forward estimate) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. RBA tersebut disusun dengan menganut pola anggaran fleksibel (flexible budget) dengan suatu persentase ambang batas tertentu. RBA merupakan refleksi program dan kegiatan dari satker kementerian negara dan disusun berdasarkan basis kinerja dan perhitungan akuntansi biaya menurut jenis layanannya.
Prinsip penyusunan penganggaran Universitas Brawijaya (UB) yang telah ditetapkan oleh Menteri Keuangan sebagai satker dengan pola pengelolaan keuangan Badan Layanan Umum (PPK-BLU) adalah menggunakan format pendekatan bottom up dan partisipatif dengan memakai pola pagu indikatif, maka setiap tahun UB wajib menyusun RBA tahunan, sebagai bahan masukan RBA Universitas Brawijaya, maka setiap fakultas dalam lingkungan UB harus mengajukan rencana penggunaan anggaran tahunan yang dituangkan dalam bentuk Kertas Kerja (KK). Untuk penyusunan KK, fakultas juga meminta masukan dari unit – unit kerja yang ada dibawahnya yaitu jurusan, program studi, tata usaha, dan unit – unit lain di bawah dekanat. Hal tersebut juga berlaku bagi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang merupakan salah satu sub satker dari Universitas Brawijaya, maka dalam rangka penyusunan KK FISIP UB, perlu untuk menyelenggarakan koordinasi pimpinan tingkat fakultas. Pertemuan ini merupakan sebuah forum pembahasan bersama yang dilakukan setelah seluruh unit kerja fakultas telah melaksanakan rapat koordinasi penyusunan kegiatan di masing – masing unit kerja tersebut. Rapat ini dilaksanakan sebagai bentuk koordinasi untuk mensinergiskan, mengintegrasikan, dan menyepakati prioritas fakultas berikut pendanaan yang diperlukan untuk melaksanakan prioritas-prioritas tersebut. Selanjutnya hasil koordinasi akan dituangkan secara konsisten ke dalam bahan masukan Kertas Kerja (KK) sebagai
rencana penggunaan anggaran FISIP UB Tahun 2016. Tahun Anggaran 2016, merupakan tahun awal dari Rencana Strategis FISIP UB 2016 - 2020, oleh karena itu, penajaman prioritas sangat penting bagi FISIP untuk mencapai target jangka menengah FISIP (5 tahunan) sekaligus untuk meng-cover target tahun – tahun sebelumnya yang belum tercapai. Diharapkan hasil pertemuan tersebut dapat menjadi sebuah rencana aksi yang memberikan gambaran lebih jelas tentang keterkaitan antara prioritas pengembangan, arah kebijakan, strategi pencapaian serta program dan kegiatan yang akan dilaksanakan dengan pendanaannya.
Dalam rangka penyusunan Kegiatan dan Anggaran tahun 2016 serta untuk memberikan pemahaman terkait pertemuan tersebut, serta sebagai laporan hasil kegiatan Rapat Kerja Pimpinan fakultas maka dirasakan perlu untuk disusun laporan pertanggungjawaban yang sekaligus menjadi Petunjuk Pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan Fakultas untuk tahun – tahun selanjutnya.
II. Tujuan Pelaksanaan
Beberapa tujuan yang hendak dicapai dengan dilaksanakannya kegiatan Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB ini adalah :
a. Melakukan koordinasi guna memperoleh kesepahaman serta kesepakatan antar unit kerja (prodi dan dekanat) terkait dengan program kegiatan pengembangan fakultas yang akan dituangkan dalam anggaran tahun 2016;
b. Melakukan sosialisasi konversi program kerja yang telah dibahas melalui rapat kerja masing program studi dan dekanat kedalam form anggaran yang mengacu kepada program kerja rektor dan daftar output tahun 2015;
c. Menghasilkan kesepahaman terkait proses pengelolaan operasional di lingkungan FISIP UB;
III. Waktu Pelaksanaan
Pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan Fakultas dimulai pada tanggal 2 – 4 April 2016. Dengan lokasi di Agrokusuma, Kota Batu, Jawa Timur.
IV. Terminologi
Untuk menyamakan pemahaman atas istilah dan definisi yang digunakan dalam pembahasan Rapat Kerja Pimpinan, maka di bawah ini dijelaskan mengenai beberapa terminologi sebagai berikut:
1. Kertas Kerja (KK), adalah form rencana penggunaan anggaran fakultas yang terdiri atas output, output terdiri atas beberapa program kerja, program kerja terdiri atas beberapa uraian kegiatan yang diuraikan kedalam Rincian Anggaran Belanja (RAB), sebagai lampiran juga disertakan KAK (Kerangka Acuan Kerja). KK merupakan sumber pemasukan bagi penyusunan Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA) BLU Universitas Brawijaya;
2. Unit Kerja, adalah entitas di dalam lingkungan fakultas yang terdiri atas jurusan, program studi, program pascasarjana, tata usaha, dekanat, dan unit kerja dibawah dekanat. Masing-masing unit kerja diwakili oleh ketua jurusan/ ketua program studi dengan masing – masing sekretaris, Dekanat terdiri dari Dekan dan Pembantu Dekan, unit kerja dibawah dekanat diwakili oleh Ketua GJM, Ketua BP3M, dan kepala laboratorium fakultas. Tata Usaha diwakili oleh Kepala Tata Usaha dengan seluruh kasubag dan kaur;
3. Pagu Sementara, setiap jurusan/ prodi serta dekanat berhak untuk mengajukan pagu anggaran sesuai dengan jumlah kegiatan yang diusulkan;
4. Kegiatan Prioritas, pengajuan anggaran masing – masing unit kerja kemudian dibahas dan ditetapkan bersama dalam forum rapat antara dekan dan pembantu dekan II dibantu oleh subag keuangan, adapun kegiatan yang disetujui adalah kegiatan – kegiatan prioritas yang dibutuhkan secara langsung terhadap pencapaian visi dan misi Fakultas;
5. Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) adalah seluruh penerimaan fakultas yang tidak berasal dari penerimaan perpajakan.
6. Badan Layanan Umum (BLU) adalah Instansi di lingkungan pemerintah yang dibentuk untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat berupa penyediaan barang dan/atau jasa yang dijual tanpa mengutamakan mencari keuntungan dan dalam melakukan kegiatannya didasarkan pada prinsip efisiensi dan produktivitas.
V. TATA CARA PELAKSANAAN PENYUSUNAN ANGGARAN FISIP UB
Pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB, dilaksanakan untuk melakukan koordinasi, konversi, dan penetapan kegiatan fakultas yang akan dituangkan kedalam form anggaran. Adapun proses mekanisme penyusunan anggaran fakultas dapat dilihat pada Bagan dibawah ini.
Mekanisme Penyusunan Anggaran FISIP UB
Penjelasan lebih lanjut atas mekanisme penyusunan anggaran fakultas dapat dijelaskan sebagai berikut:
Bagan I. Mekanisme Penyusunan Anggaran FISIP UB Rancangan Awal Usulan Program
kegiatan oleh Masing-Masing Jurusan/Prodi dan Dekanat
Form Kertas Kerja beserta program
kerja rektor dan daftar output 2015 Konversi kegiatan kedalam form
KK 2016 yang dilakukan oleh operator masing–masing unit ker-ja dng pendampingan dan arahan kajur/kaprodi/pimp. dekanat
Evaluasi, sinkronisasi, dan koreksi usulan anggaran masing-masing unit kerja oleh Dekan, PD II, dibantu Keuangan FISIP UB
Penyerahan kembali usulan anggaran yang telah disetujui Dekan dan PD II kepada masing-masing unit kerja
Pedoman serta acuan pelaksanaan kegiatan bagi
masing-masing unit kerja pada tahun 2016
Integrasi anggaran kedalam Kertas Kerja FISIP UB TA 2016
untuk diserahkan ke Universitas
Kegiatan Sebelum Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB
1. Dekan, Pembantu Dekan beserta pimpinan tata usaha, Ketua unit dibawah Dekanat, Ketua Jurusan, Ketua Program Studi, Ketua Program Pascasarjana beserta segenap staf dibawahnya menyusun rancangan awal usulan program kegiatan berdasarkan arah kebijakan dan prioritas pengembangan fakultas yang ditetapkan dalam Renstra FISIP UB 2016- 2020. Adapun langkah – langkah penyusunan rancangan awal usulan kegiatan bagi masing – masing unit kerja, adalah sebagai berikut:
a. Melakukan evaluasi terhadap program kegiatan yang telah berjalan yang terdapat dalam tahun sebelumnya dan tahun berjalan, kemudian menjadikan program – program tersebut sebagai dasar dalam merencanakan kegiatan untuk dilaksanakan pada tahun 2016;
b. Melengkapi rencana kegiatan tersebut dengan Kerangka Acuan Kerja sebagai rasionalisasi pentingnya kegiatan serta menyusun Rincian Anggaran Biaya (RAB)-nya;
c. Urusan Perencanaan Subbag Keuangan FISIP UB menyiapkan form anggaran (KK) yang dilengkapi dengan program kerja rektor dan daftar output tahun 2015, yang selanjutnya akan di upload melalui web perencanaan di
www.perencanaan.fisip.ub.ac.id;
d. Dekan, Pembantu Dekan, dan kajur/kaprodi menyiapkan materi presentasi terkait garis – garis besar program kebijakan tahun 2016.
Kegiatan Dalam Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB
1. Dekan memberikan sambutan pembukaan acara serta menyampaikan tujuan dan output yang diharapkan dari penyelenggaraan Rakerpim FISIP UB. Dijelaskan juga arah rencana program dan kegiatan pengembangan (internasionalisasi) fakultas, kegiatan kerjasama, peningkatan mutu Tridharma (penelitian dan pengabdian masyarakat), serta kegiatan insidental yang melibatkan koordinasi lintas unit kerja. Kegiatan yang tercakup pada bidang ini merupakan penjabaran dari Renstra FISIP UB termasuk usulan kegiatan rutin baru atau kegiatan pengembangan sebagai upaya peningkatan kualitas kegiatan rutin yang belum tertampung dalam Renstra;
2. Pembantu Dekan dan kajur/ kaprodi menyampaikan arah rencana program dan kegiatan pengembangan sesuai bidang masing-masing dan sesuai dengan hasil rapat kerja yang telah diselenggaran di masing – masing unit kerja;
3. Urusan Perencanaan selanjutnya menjelaskan teknis konversi program kegiatan kedalam form anggaran;
4. Selanjutnya masing – masing anggota rapat melakukan konversi yang dilakukan oleh masing – masing operator dengan arahan dari masing – masing kepala unit kerja (kajur untuk jurusan, kaprodi untuk program studi, Dekan, Pembantu Dekan, ketua unit kerja di bawah dekanat, dan Kepala Tata Usaha sebagai perwakilan tenaga kependidikan). Proses konversi dimulai dengan mengunduh form di laman www.perencanaan.fisip.ub.ac.id. Kemudian operator dengan didampingi masing – masing koordinator unit kerja melakukan konversi program kegiatan kedalam form yang telah diunduh tersebut. Proses konversi didampingi oleh urusan perencanaan;
5. Selanjutnya masing – masing unit kerja memasukkan usulan anggaran kepada urusan perencanaan subbag keuangan & Kepegawaian;
6. Usulan anggaran yang telah dimasukkan selanjutnya dilakukan pembahasan antara Dekan dan Pembantu Dekan II yang difasilitasi Subbag Keuangan & Kepegawaian, untuk dilakukan evaluasi, penyelarasan, dan koreksi berbagai usulan kegiatan yang telah diusulkan;
7. Usulan anggaran yang telah disetujui Dekan beserta Pembantu Dekan II diserahkan kembali kepada masing-masing unit kerja sebagai petunjuk dan pedoman kegiatan selama satu tahun anggaran;
8. Subbag Keuangan & Kepegawaian selanjutnya mengintegrasikan serta menggabungkan anggaran menjadi satu serta dituangkan dalam Kertas Kerja (KK) FISIP TA. 2016;
6. Adapun ketentuan Kegiatan Dalam Penyusunan Anggaran FISIP UB, adalah. a. Masing – masing unit kerja wajib melakukan proses konversi;
b. Rincian kegiatan yang ada dalam form dapat ditambah, diganti, tetap, atau dikurangi sesuai dengan faktor efisiensi anggaran, prioritas kegiatan, dan kebijakan unit kerja;
c. Kebutuhan belanja pegawai dan operasional rutin harus dipenuhi dan menjadi prioritas utama;
d. Kegiatan baru yang diusulkan harus dihubungkan dengan output dan program kerja rektor (sesuai acuan yang telah di upload panitia);
e. Apabila dalam rapat koordinasi terjadi ketidaksepakatan antar masing – masing anggota, maka dapat dilakukan tindakan pembahasan kembali bersama – sama dengan memperhatikan prinsip musyawarah untuk mencapai mufakat, dengan perpanjangan waktu rapat. Tetapi apabila alternatif tersebut masih tidak menghasilkan kesepakatan maka terhadap butir-butir ketidaksepakatan dijadikan catatan pembahasan dalam notulen rapat, untuk diputuskan bersama antara Dekan dan Pembantu Dekan II dengan memperhatikan keterbatasan waktu yang tersedia untuk penyusunan KK.
VI. Peserta
Peserta yang hadir dalam Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha adalah:
1. Dekan, Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, dan Pembantu Dekan III;
2. Ketua Jurusan, Ketua Program Studi, Ketua Program Pascasarjana beserta masing-masing sekretaris;
3. Kepala Tata Usaha, kasubag, kaur, Ketua Gugus jaminan Mutu, Ketua Badan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, serta koordinator laboratorium;
4. Panitia pembantu umum.
VII. Tugas dan Tanggung Jawab Peserta
Untuk kelancaran pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB, dibawah ini diperjelas pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing peserta. Pembagian ini dilakukan dengan mempertimbangkan kewenangan masing-masing peserta, penjelasan pembagian kewenangan tersebut sebagai berikut:
1. Dekan
a) Menyampaikan penjabaran rancangan awal Rencana Kerja 2016 yang merupakan bagian dari Renstra FISIP UB Tahun 2016 - 2020 yang meliputi arah kebijakan dan prioritas pengembangan fakultas sampai dengan kegiatan operasionalnya beserta target capaian dan indikasi pendanaannya yang akan dilaksanakan oleh masing – masing unit kerja di bawah fakultas;
b) Menyampaikan tanggapan terhadap program dan kegiatan dalam rancangan anggaran yang diajukan masing – masing peserta rapat, untuk disinkronkan dengan program dan kegiatan fakultas;
c) Melakukan penelaahan terhadap RAB untuk setiap uraian/komponen yang disusun oleh masing – masing peserta dari sudut dukungan bagi pencapaian prioritas pengembangan fakultas, baik dasar pertimbangan perlunya kegiatan, sasaran dan target yang akan dicapai serta kemampuan pendanaan terhadap kegiatan;
d) Sinkronisasi kegiatan-kegiatan yang telah menjadi kesepakatan dengan berbagai Peraturan seperti perpres Pengadaan Barang dan Jasa, peraturan mengenai prinsip – prinsip pengelolaan keuangan, Standar biaya Umum dan Standar Biaya khusus, UU Pendidikan tinggi, dan Peraturan mengenai BLU; f) Menetapkan dokumen KK FISIP UB.
2. Dekanat, Kajur, Kaprodi, Ketua Program Pascasarjana, Ko. Unit Kerja dibawah Dekanat
a) Menyusun rancangan program kerja masing – masing bidang beserta Rincian Anggaran Biaya (RAB);
b) Mempresentasikan gambaran rancangan program kerja masing – masing bidang, rencana pencapaian sasaran dan target dari program dan kegiatan serta perkiraan pendanaannya;
c) Menyepakati dokumen KK FISIP UB. 3. Peserta Lain
a) Melaksanakan konversi kegiatan kedalam form KK 2016;
b) Membantu penelaahan terhadap RAB untuk setiap uraian/komponen yang disusun oleh masing – masing bidang guna mendukung pencapaian prioritas pengembangan fakultas, baik dasar pertimbangan perlunya kegiatan, sasaran dan target yang akan dicapai serta pendanaan terhadap kegiatan;
c) Menjadi notulen rapat kerja.
VIII.Keluaran
Dengan dilaksanakannya Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB ini, telah dihasilkan kesepakatan dan pemahaman yang sama atas arah kebijakan dan prioritas kegiatan yang
tertuang dalam Kertas Kerja Fakultas Ilmu Sosial dan ilmu Politik Universitas Brawijaya Tahun Anggaran 2016.
IX. TINDAK LANJUT
Pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB telah menghasilkan sebuah kesepakatan yang meliputi arah kebijakan, sasaran dan target, yang dituangkan dalam KK. Untuk itu hasil kesepakatan dalam Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB akan ditindaklanjuti oleh Pembantu Dekan II beserta Subbag. Keuangan dengan melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
a) Melakukan penyempurnaan terhadap Rancangan Awal KK FISIP UB TA.2016; b) Melakukan kompilasi hasil dari Rapat Kerja Pimpinan fakultas untuk dijadikan
masukan dalam proses penyempurnaan Renstra FISIP UB Tahun 2016 – 2020.
X. RUNDOWN ACARA
No Kegiatan Waktu Keterangan
Kamis, 2 April 2015
1. Persiapan 10.30 – 11.00 Panitia
2. Perjalanan ke Hotel 11.30 – 12.00 Panitia
3. Registrasi & Pembagian kamar 12.00 – 13.00 Panitia 4. Sambutan, Pembukaan dan
Pengarahan 13.00 – 13.30 Dekan
7. Pengarahan Pembantu Dekan I 13.30 – 14.00 PD I 9. Pengarahan Pembantu Dekan II 14.00 – 14.30 PD II
Pengarahan Pembantu Dekan III 14.30 – 15.00 PD III 10. Istirahat, Sholat Ashar dan coffee
break 15.00 – 15.30 Panitia
11. Presentasi Kajur Sosiologi 15.30 – 16.00 Moderator 12. Presentasi Kajur Ilmu Komunikasi 16.00 – 16.30 Moderator 13. Presentasi Kaprodi Psikologi 16.30 – 17.00 Moderator 14. Presentasi Kaprodi Hubungan
Internasional 17.00 – 17.30 Moderator
15. Istirahat, Sholat Magrib dan Makan
malam 17.30 – 19.00 Panitia
16. Presentasi Kaprodi Ilmu Politik 19.00 – 19.30 Moderator 17. Presentasi Kaprodi Ilmu Pemerintahan 19.30 – 20.00 Moderator 18. Presentasi Ketua Pascasarjana 20.00 – 20.30 Moderator
Jum’at, 3 April 2015
1 Morning Gathering 06.00 – 07.00 Panitia
2 Makan Pagi 07.00 – 08.30 Panitia
3 Penjelasan kebijakan pengelolaan
kegiatan dan anggaran 08.30 – 10.00 PD II
4. Coffee Break 10.00 – 10.15 Panitia
5. Penjelasan teknis proses konversi 10.15 – 11.00 Perencanaan
7. Sholat Jum’at 11.00 – 13.00
Proses konversi usulan kegiatan
kedalam KK 2016 13.00 – 15.00 Panitia
Istirahat, Sholat Ashar dan coffee
break 15.00 – 15.30 Panitia
Proses konversi usulan kegiatan
kedalam KK 2016 15.30 – 17.00 Panitia
Istirahat, Sholat Magrib dan Makan
malam 17.30 – 19.00 Panitia
Proses konversi usulan kegiatan
kedalam KK 2016 19.00 – 20.30 Panitia
Sabtu, 4 April 2015
1 Morning Gathering 06.00 – 07.00 Panitia
2 Makan Pagi 07.00 – 08.30 Panitia
3 Pleno Pengajuan Anggaran 2016 08.30 – 10.00 PD II / Dekan
4. Coffee Break 10.00 – 10.15 Panitia
5. Lanjutan Pleno Pengajuan Anggaran
2016 10.15 – 11.00 PD II / Dekan
6. Penutupan 11.00 – 11.30 PD II / Dekan
7. Berkemas 11.30 – 12.00
XI. PENUTUP
Laporan Pertanggungjawaban ini diharapkan dapat menjadi sarana evaluasi dan petunjuk Pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB pada tahun – tahun yang akan datang.
Malang, 6 April 2015 Ketua Pelaksana,
Ahmad Imron Rozuli.,SE, M.Si 1974010720060410
XII. LAMPIRAN
Form Kertas Kerja, Jenis output, dan Program Kerja Rektor dapat di download di
www.perencanaan.fisip.ub.ac.id. Dibawah ini juga dilampirkan foto kegiatan
