Mengelola Rapat (Handling Meeting)

By: Evada El ummah Khoiro, S.AB., M.AB Prodi Administrasi Niaga 2

Mengelola Rapat

• Adalah proses penyampaian informasi dari 1 pihak ke pihak lain untuk

maksud – maksud tertentu sesuai dengan kepentingan bersama, dan

biasanya berlangsung secara tatap muka.

Apa itu komunikasi kelompok?

Apa itu pertemuan/meeting?

PENGERTIAN dan FUNGSI RAPAT

Pengertian

•

Rapat merupakan suatu

bentuk media komunikasi

kelompok yang bersifat tatap

muka yang sering

diselenggarakan oleh banyak

organisasi, baik swasta

maupun pemerintah

Fungsi Rapat

•

Forum silaturahmi

•

Forum negosiasi

•

Forum demokrasi: dengar

pendapat dan menerima

pertanggungjawaban

RAPAT

Tujuannya R. PenjelasanR. Pemecahan R. Perundingan

Sifatnya R. Formal_{R. Informal}

R. Terbuka R. Tertutup

Jangka Waktunya R. Mingguan_{R. Bulanan}

R. Semesteran R. Berkala R. Insidentil

Saluran Hubungan Organisasi R. Vertikal

R. Horizontal

Pelaksanaannya R. Kerja Terpimpin

R. Kerja Terbuka

MACAM RAPAT

• Rapat Formal: Pertemuan yang diselenggarakan setelah peserta rapat mendapat pemberitahuan sebelumnya (melalui undangan). Pada umumnya pemberitahuan disertai dengan agenda rapat.

RAPAT BERDASARKAN TUJUAN

Rapat Penjelasan

• Rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota tentang kebijak sanaan

yang diambil oleh pimpinan organisasi.

• Misalnya: Prosedur Kerja atau tata cara kerja baru untuk mendapatkan keseragaman kerja

Rapat Pemecahan Masalah

• Rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan

tentang suatu masalah yang sedang dihadapi

• Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu

pemecahannya

berhubungan dengan masalah – masalah yang saling terkait.

Rapat Perundingan

• Rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak

RAPAT BERDASARKAN SIFATNYA

Rapat Formal

:

yaitu Rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan

terlebih dahulu, menurut ketentuan

yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat

undangan

Rapat Informal

:

yaitu Rapat informal dapat terjadi setiap

saat, dengan siapa saja, kapan saja, dimana saja, dan

kemudian

membicarakan suatu masalah yang

mempunyai

kepentingan bersama.

Rapat Terbuka:

yaitu Rapat yang dapat dihadiri oleh

setiap anggota. Materi yang dibahas bukan masalah yang

bersifat rahasia

Rapat

Tertutup:

yaitu Rapat yang hanya dihadiri oleh peserta

tertentu, dan biasanya yang dibahas menyangkut

masalah – masalah yang masih bersifat

RAPAT BERDASARKAN JANGKA WAKTUNYA

RAP

A

T MINGG

U

AN Rapat yang diadakansekali seminggu untuk membahas masalah – masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing – masing manajer.

RAP

A

T BULANAN

Rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan, untuk membahas hal – hal atau peristiwa yang terjadi pada bulan yang lalu. Misalnya: membahas rugi laba

bulan lalu. _RAP

A

T

SEME

S

TERAN

Rapat yang diadakan setiap 6 bulan sekali yang bertujuan

untuk mengadakan evaluasi hasil kerja sama selama 6 bulan, mengambil langkah – langkah selanjutnya dalam jangka waktu 6 bulan.

RAP

A

T T

AHUNAN

Rapat yang diadakan sekali setahunan. Misalnya rapat dewan komisaris, rapat umum

RAPAT BERDASARKAN FREKUENSINYA

Rapat Rutin

• Rapat yang sudah ditentukan

waktunya (mingguan, bulanan, dan tahunan)

Rapat Insidental

• Rapat yang tidak berdasarkan

jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi. Biasanya dalam keadaan

RAPAT BERDASARKAN PERIODISASINYA

Rapat Berkala (Regular Meeting)

• Rapat yang diadakan menurut jangka waktu tertentu, misalnya satu minggu sekali, satu bulan sekali, atau tiga bulan sekali pada waktu dan tempat tertentu.

Rapat Khusus (Temporary Meeting)

• Rapat yang diselenggarakan

untuk mengatasi permasalahan yang sifatnya mendadak atau untuk mengatasi pertentangan atau kesalahpahaman dan

RAPAT BERDASARKAN PESERTANYA

Rapat Vertikal

• Rapat yang berlangsung antara atasan dan bawahan.

• Ide-ide bawahan untuk

menyelesaikan suatu masalah, sehingga dapat bermanfaat dalam pengambilan keputusan.

Rapat Horizontal

• Rapat yang diadakan antar pejabat yang sederajat.

• Membicarakan masalah – masalah

yang memerlukan koordinasi

PRINS

IP D

A

S

AR

Dalam menyelenggarakan rapat hendaknya berdasarkan prinsip dasar dengan menjawab enam pertanyaan pokok yang disebut dengan 5 W dan 1 H:

• WHY : Mengapa rapat ini perlu diselenggarakan.

• WHAT : Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat.

• WHO: Siapa yang akan diundang

• WHERE: Dimana sebaiknya rapat diselenggarakan

• WHEN: Kapan sebaiknya rapat diselenggarakan

• HOW: Bagaimana rapat akan diselenggarakan. Apakah rapat akan diselenggarakan:

1) Secara berkala atau cukup sekali 2) Tertutup atau terbuka

 _{Persiapan Rapat}

 _{Pelaksanaan Rapat}

 _{Penentuan Tujuan Rapat dan Acara Rapat}

 Penentuan Waktu, hari, tanggal, dan tahun

 _{Penentuan Tempat}

 Akomodasi

 _Konsumsi

 Media/Peralatan

1. Ada masalah yang harus dipecahkan bersama

2. Ada partisipasi aktif dari peserta rapat

3. Ada pimpinan dan ketua rapat

4. Ada notulis

5. Ada media tulis

1. Ada masalah yang harus dipecahkan bersama

- Unsur rapat adalah ada permasalahan yang harus dipecahkan

bersama, tapi tidak semua masalah harus melalui rapat.

- Rapat tanpa memecahkan suatu masalah hanyalah obrolan

- Permasalahan harus jelas dan dapat dimengerti oleh semua peserta,

sehingga harus dirumuskan dengan jelas.

- Rumusan masalah harus mendorong kebebasan berpikir

- Menimbulkan pertukaran pikiran, bukan pertarungan pendapat

2. Ada partisipasi aktif dari peserta rapat

- Peserta rapat adalah pihak yang menerima dan mendiskusikan

permasalahan, memberikan sumbangan pemikiran, dan aktif terlibat dalam pemecahan masalah.

- Sifat atau karakter peserta rapat:

• 1) Tipe pemersatu

• 2) Tipe perantara

• 3) Tipe pendengar

• 4) Tipe pemberi semangat

• 5) TIpe inisiatif

• 6) Tipe pemberi informasi

3. Adanya pimpinan atau ketua rapat

- Merupakan poros gerak suatu rapat & menjamin ketertiban

pelaksanaan rapat. Sebagai pengendali jalannya rapat dan

bertanggung jawab agar jalannya rapat menghasilkan keputusan dalam batas waktu yang telah ditentukan.

- Pimpinan rapat harus mampu membangkitkan keberanian peserta,

terutama yang kesulitan dan tidak punya keberanian berpendapat.

• Syarat notulen:

1) Benar & objektif

2) Jelas, tidak ambigu, & dapat

dimengerti bagi yang membaca.

3) Dibuat secara ringkas

4) Sebelum rapat dtutup, notulen

dibacakan, agar peserta dapat memberi masukan guna

penyempurnaan notulen. 4.

Ada Notulis

- Adalah orang yang mencatat hasil

keputusan rapat. Hasilnya adalah notulen.

- Notulen berisi:

1) Tanggal & tempat rapat

dilaksanakan

2) Nama peseta yang hadir

3) Nama pejabat yang memimpin

rapat

4) Waktu dimulai dan diakhirinya

5.

Media rapat

a.

Ruangan, meja, dan kursi, papan tulis/white board

b.

Lampu penerangan

c.

Flip chart

d.

Sound system

e.

Alat tulis

• Undangan rapat sebaiknya dibuat dan diedarkan tidak terlalu jauh atau terlalu dekat/mepet dari waktu rapat akan berlangsung.

• Undangan rapat harus memuat:

1. Hari

2. Tanggal

3. Tempat rapat

4. Acara rapat (bila diperlukan daftar acara ikut dilampirkan)

• Akomodasi meliputi tempat menginap dan konsumsi peserta rapat.

• Tempat menginap tergantung pada tempat dimana rapat diadakan,

bisa di asrama / hotel.

• Bila di asrama artinya tidak ada perbedaan fasilitas bagi peserta.

• Bila di hotel, biasanya ada perbedaan fasilitas, tergantung kedudukan/ jabatan dalam instansi. contoh:

1) Dewan komisaris & dewan direksi – President Suite

2) Branch Manager – Eexecutive Suite

3) Manager – Junior Suite, dsb.

Acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan

Urutan acara rapat terdiri dari:

1. Pembukaan

2. Pengarahan dari pemimpin rapat

3. Pelaksanaan rapat

4. Pembawa acara membacakan hasil rapat

5. Penutup

Judul Rapat : Pemasaran Produk Terbaru Perusahaan

Pemimpin Rapat : Direktur Utama Bapak Susilo, S.E.

Acara:

1. Pembukaan diawali dengan doa

2. Laporan dari rapat sebelumnya oleh ketua Penyelenggara rapat 3. Pengarahan Rapat

4. Perkenalan produk baru 5. Tanggapan dan tanya jawab 6. Pembagian kelompok kerja

7. Rapat pleno mengenai hasil kerja kelompok 8. Cara pemasaran produk/promosi

9. Pembagian wilayah pemasaran 10. Persiapan promosi

11. Pembacaan keputusan-keputusan hasil rapat 12. Kesimpulan rapat

13. Penutup diakhiri dengan doa 14. Pemberitahuan rapat selanjutnya

Contoh Susunan

NO. WAKTU ACARA PENYAJI PENANGGUNG JAWAB

1. 07.30 – 08.30 2.

Contoh lain:

SUSUNAN ACARA RAPAT TAHUNAN PT. INDOKARYA

 Kalimat pembuka harus menarik

 Kalimat Pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat

 Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas

 Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan

 Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi menarik perhatian para pendengar

 Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik : - Penggunaan data

- Anekdot

- Membuat Pertanyaan

- Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa

- Menggunakan Peribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci

Menyusun ringkasan atau kesimpulan

Pada akhir pembicaraan, pembicara harus mengulangi garis besar isi atau topik yang telah dibahas.

Kalimat Penutup

Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu :

1. Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat 2. Berisi anjuran kepada pendengar

3. Berisi Pujian/sanjungan kepada pendengar

4. Usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum, bahkan tertawa

5. Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari kitab suci, atau

kata bijak.

• Pengertian Notula

Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.

• Macam-macam notula

1. Notula Harfiah, yaitu laporan atau pencatatan secara kata demi kata dari

seluruh pembicaraan dalam rapat tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain.

2. Notula Rangkuman, yaitu laporan ringkas tentang pembicaraan dalam

rapat

 Sebagai dokumen dan alat bukti

 Sebagai sumber informasi untuk peserta yang tidak hadir

 Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya

 Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat

 Sebagai dokumen

 Sebagai alat untuk rapat semu

• Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi atau yang menyelenggarakan rapat.

• Hari, tanggal, tempat, dan waktu di mulai dan berakhirnya rapat

• Sifat rapat misalnya rutin, tahunan, luar biasa

• Pemimpin dan notulis rapat

• Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir

• Penyempurnaan rapat sebelumnya dan pengesahan dari pemimpin rapat

• Susunan acara rapat

• Ringkasan jalanya rapat

• Hasil rapat

• Hal-hal lain yang ikut di bicarakan rapat

• Catatan khusus

• Nama dan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat

NOTULA

Rapat Pemilihan Calon Ketua Jurusan

Sekretaris Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen Bandung 2006

Hari : Senin

Tanggal : 24 April 2006

Jam : 09.00 – 12.30 WIB Tempat : Ruang Serba Guna Ketua : Ketua Jurusan

Sekretaris : Sekretaris Jurusan Hadir : 24 peserta

Tidak Hadir : 4 peserta Acara :

• Pembukaan

• Penjelasam tentang tata cara pemilihan calon ketua Jurusan

• Pemilihan Calon Ketua Jurusan

• Tanya jawab dan lain-lain

• Penutup CONTOH

Risalah Pembicaraan Acara ke-1:

• Jam 09.00 WIB Rapat dibuka oleh Sekretaris Jurusan

• Sekretaris membacakan peserta yang hadir dan tidak hadir

• Sekretaris membacakan jadwal pemilihan Ketua Jurusan

Acara ke-2: Penjelasan dari Ketua Jurusan

• Syarat-syarat calon Ketua Jurusan

• prosedur pencalonan

• Prosedur pertimbangan

• Prosedur penetapan

• Pemilihan

Acara ke-3: Pemilihan calon Ketua Jurusan

Berdasarkan SK Dekan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen No. 24/IV/06 Pasal 4, terdapat 3 orang dosen yang dicalonkan, yaitu:

• Dra. Hana Hasana

• Dra. Nina Karmil

• Drs. Pujo Hartono

a. Dra. Hana Hasanah, tidak bersedia di calonkan b. Dra. Nina Karmila, dan

Acara ke-4: Tanya jawab dan lain-lain

• Dra. Nina Karmila, prosedur pertimbangan dan penetapan ketua jurusan

• Drs. Puji Hartono, menayakan kemungkinan di masa mendatang.

Acara ke-5: Penutup

Tepat pada jam 12.30 WIB rapat ditutup oleh ketua jurusan dengan ucapan terima kasih.

Mengetahui dan mengesahkan Bandung, 24 April 2006

K e t u a Sekretaris

Drs. Yudiferi Dra.Shadana

ANY QUESTIONS??