Change Management – Bahan Mata Kuliah Manajemen SDM 12 Maret 2018

(1)

CHAN

GE

OR

DIE

Bahan Mata Kuliah Manajemen SDM, 12 Maret 2018

(2)

(3)

C

..

H

..

A

..

N

..

G

..

(4)

(5)

Are you so comfortable in your zone that you are not aware of the boiling water around you??

As the story goes, researchers found that when they put a frog in a pan of boiling water, the

frog just quickly jumped out. On the other hand, when they put a frog in cold water and put the water to boil over time, the frog just boiled to death.

Seiring ceritanya, para periset menemukan bahwa ketika

mereka memasukkan kodok ke dalam panci air mendidih,

kodok itu segera melompat

keluar. Di sisi lain, saat mereka memasukkan kodok ke dalam air dingin dan meletakkan

airnya mendidih dari waktu ke waktu, kodoknya terebus sampai mati.

(6)

(7)

Beberapa Konsep Manajemen Perubahan:

Kotter’s 8 steps yo change Establish a powerful,

guiding coalition

Form a powerful,

guiding coalition

Develop a vision & Strategy

Communicat e the vision

Remove Obstacles &

empower action

Remove Obstacles &

empower action

Plan and create

short-term wins

Plan and create

short-term wins

Consolidate gains

Consolidate

gains Anchor in the culture

Anchor in the culture

Bridge’s transition model

ENDING

ENDING _{NEUTRAL ZONE}NEUTRAL ZONE _{NEW BEGINNING}NEW BEGINNING

End what ‘used to be’; identify who is losing what, openly acknowledge the loss, mark the endings and continuously repeat

information about what is changing and why.

Individuals within the organization feel disoriented with falling motivation and increasing anxiety. Ensure that people recognize the neutral zone and treat it as part of the organization's change process.

Gain acceptance of the purpose; Communicate a picture of how the new organization will look and feel ; Communicate and gain a step-by-step

understanding of how the organization will change

(8)

Beberapa Konsep Manajemen Perubahan:

Kubler-Ross Five stage model The Change curve

(9)

Manajemen Perubahan yang efektif

Memotivasi perubahan Menetapkan

visi

Mengembangkan dukungan

Mengelola transisi Menjaga

kelangsungan momentum

1

5

4

3

2

Menjadikan standar baru

(10)

Manajemen Perubahan yang efektif

visi

1

5

4

3

2

(11)

Menetapkan visi untuk berubah

• Artikulasikan kebutuhan untuk berubah

– Kenapa berubah? Bagaimana kita akan mendapatkan manfaat dari perubahan ini?

– Apa yang akan terjadi ketika mulai proses perubahan? Apa yang akan terjadi bila kita tidak melakukan perubahan?

• Gambarkan

– Status saat ini (dimana kita hari ini)

– Status ideal (dimana kita akan menuju setelah dilakukan perubahan)

– Apa yang akan terjadi pada setiap orang di dalam Kementerian karena atau selama terjadi perubahan

• Tetapkan secara spesifk apa yang akan dan tidak akan berubah

• Tetapkan tujuan secara spesifk (S M A R T)

(12)

Analisa dampak

Apa yang dipersyaratkan oleh perubahan? Gambarkan secara spesifkk

 _Sumberdaya

 _{Kompetensi dan ketrampilan yang baru}  _{Struktur Organisasi}

 _{Perubahan budaya}  _Teknologi

 _{Fasilitas/pengaturan fsik}  _{Sistem Manajemen SDM}

(13)

6 Principles For Communicating A

Powerful Vision For Change

Sourcek Brent Gleeson, 2017

Simplicity

Consistent behavior

Feedback

Visi perubahan dikomunikasikan pendek dan mudah difahami, dimana pendengar mengerti dan dapat membayangkan hasilnya,

Keaslian dimulai dengan tim kepemimpinan yang

memiliki rekam jejak dan budaya yang baik berdasarkan kepercayaan dan akuntabilitas.

Komunikasi visi perubahan harus dilakukan lebih awal, sering, dan melalui segala cara yang mungkin dilakukan. Ulangi. Ulangi. Ulangi. Gunakan saluran dan setiap

(14)

Manajemen Perubahan yang efektif

visi

1

5

4

3

2

(15)

Memotivasi Perubahan

 _{Membangun kesiapan untuk}

perubahan

• Menekankan pada kebutuhan dan urgensi untuk perubahan

• Menyampaikan ekspektasi positif yang kredibel dan realistis untuk perubahan

 Memahami perspektif pegawai Kementerian terhadap

perubahan

• “Survei” reaksi umum terhadap perubahan

o Positif? Negatif? Netral?

(16)

Tahapan perjalanan

perubahan

Penolakan

“Ini tidak akan terjadi dengan saya”

“Saya tidak harus melakukan ini”

Biarkan pergi

Komitmen

“Ini adalah bagaimana saya bekerja”

“Ini adalah cara yang lebih baik”

Awal yang baru

Hambatan

“Ini tidak akan berjalan” “Saya ingin kembali ke cara yang lama”

Eksplorasi

“Ok, mungkin ini bisa berjalan”

“Mungkin akan ada cara”

(17)

Tanda-tanda resistensi terhadap

perubahan

 _Kebingungan

 _{Tindakan kritis langsung}  _{Persetujuan yang mudah}  _Kebisuan

 _Penolakan

(18)

Kenapa kita menolak perubahan

 _{Kebiasaan/Zona}

nyaman

 _{Interes pribadi}  _{Ketergantungan/}

ketakutan kehilangan

 _{Kebutuhan akan}

keamanan/ketakutan terselubung

 _{Waktu yang buruk}  _Kurangnya

kepercayaan

(19)

Strategi untuk Perubahan

1. Penggunaan kekuasaan dan otoritas

(memaksa atau paksaan )

Asumsikan bahwa dengan kekuasaan/otoritas, mereka yang lebih lemah akan mematuhi pihak yang memiliki kekuasaan lebih besar.

• _{Perubahan adalah keharusan} (tidak ada pilihan!)

• _{Kebutuhan untuk bertahan hidup} • _{Ancaman halus}

(20)

Strategi untuk Perubahan

2. Penggunaan alasan dan data

(Persuasi)

Asumsikan bahwa orang berpikir rasional dan mengikuti interes mereka saat mereka

mengetahui dan memahami. (Orang melakukan yang sekiranya baik buat mereka?)

• _{Baru dan lebih banyak} informasi

• _Kampanye

/komunikasi/pertunjukan keliling

(21)

Strategi untuk Perubahan

3. Penggunaan partisipasi dan

dukungan (Inklusif)

Perubahan untuk seseorang tidak hanya pada level pemikiran dan intelektual, tetapi sering lebih ke level personalk nilai-nilai, perilaku, perasaan, kebiasaan. (diinternalisasikan)

• _{Partisipasi dan keterlibatan} • _Perbincangan

• _{Pendekatan pribadi}

• _{“Tekanan atau dukungan}

sejawat”

• _{Pengalaman positif}

(22)

Manajemen Perubahan yang efektif

visi

1

5

4

3

2

(23)

Pengembangan dukungan

• _{Siapa pemangku}

kepentingan yang akan terkena dampak dari perubahan?

• _{Bagaimana kemungkinan}

reaksi mereka? Apa alasan yang mungkin?

• _{Setelah mengetahui reaksi}

dan alasan mereka, apa strategi yang akan Anda pakai untuk

mempengaruhi pemangku kepentingan berkaitan

dengan komitmen untuk berubah?

(24)

Tahapan perjalanan

perubahan

Penolakan

“Ini tidak akan terjadi dengan saya”

“Saya tidak harus melakukan ini”

Biarkan pergi

Komitmen

“Ini adalah bagaimana saya bekerja”

“Ini adalah cara yang lebih baik”

Awal yang baru

Hambatan

“Ini tidak akan berjalan”

“Saya ingin kembali ke cara yang lama”

Eksplorasi

“Ok, mungkin ini bisa berjalan”

“Mungkin akan ada cara”

(25)

Analisis Peta Kekuatank

(26)

• Kesenjangan waktu,

disibukkan dengan target

• Oposisi dari Serikat Pekerja

• Batas waktu yang tidak jelas

• Masalah di rekrutmen

P

Analisis Peta Kekuatank

Apakah kita benar-benar siap?

• _{Dukungan kepemimpinan} • _{Membagi pemahaman} • _{Mandat yang jelas}

• _{Respon positif karyawan} • _{Duta Perubahan yang kuat}

M

(27)

Manajemen Perubahan yang efektif

visi

1

5

4

3

2

(28)

Mengelola transisi

• _{Identifkasi pemimpin/tim}

perubahan

o Pemimpin formal

o Orang yang punya

pengaruh/pemimpin informal

• _{Membuat rencana aksi dengan}

tahapan, batas waktu, dan tanggung jawab yang spesifk

• _{Membuat dan mengeksekusi}

rencana komunikasi

• _{Apabila memungkinkan, buat}

contoh perubahan

(29)

Strategi komunikasi Anda perlu

menjawab pertanyaan kunci

• _{Apa tujuannya?}

• _{Apa pesan utamanya?}

• _{Siapakah yang ingin Anda pengaruhi?} • _{Informasi apa yang akan}

dikomunikasikan?

• _{Kapan informasi akan disebarluaskan,}

dan berapa waktu yang relevan?

• _{Berapa banyak informasi yang akan}

diberikan, dan berapa tingkat detailnya?

• _{Mekanisme apa yang akan digunakan}

untuk menyebarkan informasi?

• _{Bagaimana umpan balik didorong?}

• _{Apa yang akan dilakukan sebagai hasil}

umpan balik?

(30)

5 prinsip panduan strategi

komunikasi manajemen

perubahan yang baik

• Kejelasan pesan - untuk memastikan relevansi dan pengakuan

• Resonansi pesan - nada

emosional dan penyampaian pesan

• Penargetan yang akurat - untuk menjangkau orang yang tepat dengan pesan yang benar

• Jadwal waktu - untuk mencapai penargetan pesan secara tepat waktu

• Proses umpan balik - untuk

memastikan komunikasi dua arah yang sejati

(31)

Manajemen Perubahan yang efektif

visi

1

5

4

3

2

(32)

Menjaga kelangsungan momentum

• _{Realisasikan janjimu!} • _{Yakinkan Sumberdaya}

tersedia

• _{Sediakan pelatihan untuk}

kompetensi dan

ketrampilan yang baru

• _{Jaga komunikasi terbuka} • _{Tekankan kembali perilaku}

baru

• _{Tetap fokus}

• _{Jaga keberlangsungan}

dukungan untuk Duta Perubahan

• _{Rayakan kesuksesan!}

(33)

Manajemen Perubahan yang efektif

visi

1

5

4

3

2

(34)

Langkah terakhir, yaitu membuat standar baru dengan mengulas langkah-langkah sebelumnya ke tahap akhir guna membentuk

inisiatif perubahan, sistem, dan lingkungan yang selaras dengan visi perubahan.

Pada fase ini bertujuan untuk memastikan bahwa perubahan inisiatif, sistem, dan lingkungan secara menyeluruh mendukung visi perubahan. Semakin kuat sistem pendukung, struktur, dan lingkungan, semakin kuat

kemungkinan melembagakan

perubahan sebagai cara baru dan diterima dalam melakukan

sesuatu.

Menjadikan standar baru

6

(35)

• _{Agar perubahan yang sudah terjadi menjadi}

bagian dari perilaku organisasi yang baru

• _{Mendukung penyelarasan sistem, proses,}

orang, dan lingkungan sesuai dengan perilaku organisasi yang diinginkan

• _{Merealisasikan visi perbahan yang sudah}

dicanangkan sejak awal

Mengapa melembagakan

perubahan itu

penting

(36)

• _{Jadikan perubahan baru sebagai}

bagian dari perilaku organisasi yang baru

• _{Pastikan organisasi memiliki}

sistem, proses, orang, dan lingkungan untuk

mempertahankan perubahan baru

• _{Pastikan organisasi memiliki}

kemampuan untuk menyelaraskan,

mengkomunikasikan, dan memantau praktik yang mendukung standar baru

• _{Lakukan komunikasi, pelatihan,}

dan penguatan sistem yang lebih spesifk, yang

menggambarkan keselarasan, relevansi, dan proses

pelaksanaan perilaku organisasi baru.

Bagaimana cara melembagakan

perubahan

(37)

• _{Harus ada sistem yang}

menjadikannya sebagai norma standar

• _{Sistem harus sesuai}

dengan visi perubahan

• _{Memperkuat tindakan}

yang diperlukan

• _{Memantau kinerja} • _{Mengevaluasi yang}

menyimpang, dan

• _{Melakukan intervensi bila}

diperlukan.

Bagaimana mempertahankan perubahan

(38)

• _{Sistem internal,}

• _{Pelatihan dan pengembangan berkelanjutan,} • _{Evaluasi kinerja,}

• _{Pengumpulan dan analisis data primer dan}

sekunder.

Bagaimana menerapkan perubahan

• _{Kotter mendorong Pemimpin Senior}

berkomunikasi secara menyeluruh tentang hubungan antara perilaku organisasi dan kesuksesan organisasi yang baru.

• _{Komunikasi yang jelas dan menyeluruh}

tentang relevansi dan hubungan perilaku organisasi yang diinginkan di antara

Pemimpin Senior dan Duta Perubahan sangat penting untuk terus melakukan upaya manajemen perbahan

(39)