MANAJEMEN SARANA DAN PRASANA KANTOR DALA

MANAJEMEN SARANA DAN PRASANA KANTOR

DALAM AKTIVITAS KANTOR

Oleh:

Sindy Novalia Giri Anjani 165311059

ABSTRAK

Sarana dan prasana dalam sebuah kantor merupakan hal-hal penting yang dapat menunjang keberlangsungan aktivitas kantor tersebut. Dalam pemanfaatan serta penggunaannya, sarana dan prasana mestilah efektif juga sesuai dengan fungsinya karena dalam beberapa kasus, banyak ditemukan pemanfaatan sarana dan prasarana kantor tidak sesuai dengan sebagaimana mestinya. Manajemen sarana dan prasarana kantor itu sendiri terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, pengadaan, pencatatan/inventarisasi, penyimpanan atau penggudangan, pendistribusian, pemeliharaan, serta penghapusan.

Kata Kunci: Sarana, Prasarana, Efektivitas, Manajemen

ABSTRACT

Tools and infrastructures in an office are two important things to menunjang the activities of the office. In the utilization, the use of tools and infrastructures in an office should be effective and efficient as what should be since in some cases found that the use of tools and infrastructures in an office are not suitable and proper. The management of tools and infrastructures itself are planning, organizing, supervisioning, supplying, inventorying, storing, distributing, maintaining, and erasing

BAB I

PENDAHULUAN

I. Latar Belakang

Di era globalisasi ini, jumlah kantor sudah tidak dapat dihitung jari lagi banyaknya. Untuk menunjang segala aktivitasnya, setiap kantor haruslah memiliki sarana dan prasarana didalamnya. Dalam suatu kantor, sarana dan prasarana merupakan satu kesatuan penting yang dapat menunjang keberlangsungan aktivitas perkantoran. Dalam pemanfaatannya, di beberapa kasus, sarana dan prasana kantor kerap kali tidak sesuai dengan apa yang difungsikan.

Penggunaan serta pemanfaatan sarana dan prasarana kantor yang efektif dapat menjadi salah satu faktor penentu kelancaran produktivitas kantor tersebut. Oleh karena itu, pihak penglola kantor perlu mengetahui cara pemanfaatan sarana dan prasarana kantor dengan baik dalam keberlangsungan aktivitas kantor demi mencapai produktivitas.

II. Identifikasi Masalah

1. Apa itu manajemen?

2. Apa itu sarana dan prasarana kantor?

2. Bagaimana manajemen sarana dan prasarana kantor yang baik?

III. Tujuan

1. Mengetahui apa itu manajemen sarana dan prasarana kantor

BAB II

PEMBAHASAN

I. Pengertian

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Sementara itu, prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Dari definisi tersebut bisa dipastikan bahwa sarana dan prasarana merupakan hal yang menunjang satu sama lain.

Djoyowirono (2005:24) menyatakan bahwa fasilitas/sarana adalah alat yang diperlukan untuk menggerakkan kegiatan manajemen dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Sementara itu menurut Harmon Chaniago dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Kantor Kontemporer”, menyebutkan bahwa sarana kantor adalah segala sesuatu berupa fisik yang menyebabkan orang dapat bekerja untuk mencapai tujuan dari kantor. Sedangkan prasarana kantor adalah segala sesuatu berupa non fisik yang menjadi pedoman, patokan atau standar bagi orang-orang yang bekerja di kantor tersebut. Dari sini dapat diketahui bahwa sarana dan fasilitas memiliki peran yang krusial dalam kegiatan aktivitas kantor terutama untuk mencapai target produktivitas.

II. Jenis-jenis sarana dan prasarana kantor

Menurut Mulyani dalam “Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran” mengemukakan bahwa ada enam jenis sarana dan prasarana kantor, antara lain adalah bekal/peralatan kantor (office supplies), mesin-mesin kantor (office machine), mesin komunikasi kantor, perabot kantor (office furniture), interior kantor (office arrangement), tata ruang kantor (office layout).

1. Bekal/Peralatan Kantor

Vida Hansa Farida, Lilis Nurlaela dan Asep Sumaryana (2004: 20) menyatakan bahwa perbekalan kantor adalah semua perbekalan ataupun peralatan yang berupa barang-barang kantor yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian tujuan organisasi. Selain itu, pengertian lain datang dari Joko Kumoro (2000: 82) yang berpendapat berpendapat bahwa perbekalan kantor (office supplies) yaitu benda-benda habis pakai sebagai bahan untuk melaksanakan kegiatan tatausaha.

 Barang lembaran, misalnya kertas tik, karbon, berkas.  Barang bentuk lainnya, misalnya lim, karet penghapus, tinta.  Alat tulis, misalnya potlot, pulpen, cap nomor.

 Alat keperluan lainnya, misalnya alat pencabut jepitan kawat, mistar, bantalan cap.

 Mesin perkantoran, mesin tik, mesin hitung, mesin stensil.  Perabotan perkantoran, misalnya meja, lemari, peti besi.

 Perlengkapan lainnya, misalnya lampu, permadani, kipas angin.

Dari sini dapat diketahui bahwa perbekalan atau peralatan kantor adalah kebutuhan kantor berupa barang yang habis pakai.

2. Mesin-Mesin Kantor

Menurut Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyety (2010: 46), mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahanbahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.

The Liang Gie (2007:229) membagi jenis-jenis mesin kantor tersebut seperti berikut:

 Mesin ketik (typewriter)

 Mesin dikter (dictating machine)  Mesin hitung (calculating machine)

 Mesin keperluan surat-menyurat (mailing equipment)  Mesin pengganda warkat (duplicator/copier)

 Mesin komunikasi (communication equipment)

3. Mesin Komunikasi Kantor

Mesin komunikasi kantor merupakan mesin-mesin penunjang sebagai penghubung antara satu kantor dengan kantor lainnya, antara kantor dengan pegawai maupun sebaliknya. Contoh dari mesin-mesin tersebut adalah telepon dan faksimile.

4. Perabot Kantor

Menurut Vida Hansa Farida, Lilis Nurlaela dan Asep Sumaryana (2004: 22) perabot kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.

Adapun macam-macam perabot kantor yang paling utama untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor menurut Vida Hansa Farida, Lilis Nurlaela dan Asep Sumaryana (2004: 22) adalah meja tulis, meja mesin tik, dan komputer, kursi, lemari yang dapat dikunci, rak buku/arsip, box, peti kayu.

5. Interior Kantor

Interior kantor merupakan salah satu aspek yang cukup penting dari sarana dan prasarana suatu kantor. Interior kantor dapat berfungsi sebagai faktor pemberi keindahan dalam suatu ruangan atau kantor. Interior kantor yang pas juga dapat membuat pegawai yang bekerja betah berlama-lama berada di kantor untuk menyelesaikan pekerjaannya yang bisa mengarah pada target produktivitas kantor tersebut.

Menurut Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyety (2010: 47) , interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Interior kantor ini meliputi gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup/buatan, jam dinding atau jam meja, dan AC/kipas angin.

Selain itu pendapat lain datang dari Joko Kumoro (2000: 81) yang menyatakan bahwa hiasan kantor (office arrangement) adalah benda-benda kantor yang pada umumnya berfungsi untuk menambah suasana menyenangkan ruangan, seperti bunga, gambar dinding dan sebagainya.

6. Tata Ruang Kantor

Menurut The Liang Gie, tata ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya. Dari sini dapat diketahui bahwa produktivitas seorang pegawai dapat terpengaruh dari kesesuaian tata ruang kantor.

III. Manajemen Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana dalam suatu kantor harus diatur sedemikian rupa agar penggunaannya dapat dilakukan secara efektif. Manajemen sendiri merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dalam mengatur, merencanakan, mengadakan dan merawat atau memperhatikan serta melakukan pengawasan didalam suatu instansi yang merupakan suatu sumberdaya baik sumberdaya manusia maupun non manusia yang bertujuan agar apa yang telah dicita-citakan oleh sebuah organisasi dapat tercapai.

dan efisien. Efektif berarti tujuan dapat dicapai sesuai dengan rencana yang ada, dan efisien berarti dilaksanakan dengan benar dan terorganisir yang sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

Maka dari itu dapat diketahui bahwa manajemen sarana dan prasarana dapat didefinisikan sebagai suatau proses kerjasama yang dilakukan dalam upaya untuk mendayagunakan seluruh sarana dan prasarana yang ada dengan sefektif dan sefisien mungkin. Dari penjelasan ini dapat disimpulkan bahwa sarana atau prasarana yang sudah ada dalam sebuah kantor perlu dikelola dengan baik demi menunjang aktivitas kantor untuk mencapai target produktivitas.

Secara umum, tujuan manajemen prasarana kantor adalah memberikan layanan secara professional di bidang sarana dan prasarana kantor. Manajemen sarana prasarana kantor dapat terwujud sebagai suatu proses yang terdiri atas langkah-langkah tertentu secara sistematis. Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto (2004: 3) berpendapat bahwa pengelolaan sarana dan prasarana kantor meliputi; perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, pengadaan, pencatatan/inventarisasi, penyimpanan atau penggudangan, pendistribusian, pemeliharaan, serta penghapusan.

1. Perencanaan

Dalam manajemen perencanaan adalah sebuah patokan untuk mempermudah menejer agar tercapainya sebuah tujuan, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Dari denisi ini bisa didapatkan bahwa perencanaan dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor dapat mempermudah dalam menentukan apa-apa saja yang dibutuhkan.

Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kantor meliputi pertanyaan: Apa yang dibutuhkan? Dimana dibutuhkan? Kapan dibutuhkan? Bagaimana sarana dan prasarana yang dibutuhkan? Dan Siapa yang membutuhkan?

2. Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Fungsi dari pengorganisasian ini adalah mempermudah dalam mengelola sarana dan prasarana kantor.

3. Pengawasan

4. Pengadaan

Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi. Manajemen pengadaan adalah proses–proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang didukungnya.

Lebih lanjut lagi,Geofrey Mills, et., all. (2001:10) mengemukakan bahwa yang menjadi dasar dalam proses pengadaan adalah:

1. Apakah wilayah kerja memadai?

2. Dapatkah juru tulis bekerja dengan nyaman?

3. Apakah juru tulis dapat menggunakan kedua tangannya? 4. Dapatkah pekerjaan diselia

5. Apakah pekerjaannya terlindungi secara memadai?

6. Apakah ada tempat penyimpanan yang cocok untuk barang milik pribadi juru tulis?

7. Dapatkah wilayah kerja dibersihkan?

Selain itu, Geofrey Mills, ett, all. menyatakan ada beberapa hal yang harus diingat sewaktu membeli perabot:

1. Staf harus dilibatkan sedapat mungkin dalam pemilihan;

2. Pilihan antara kayu dan baja tidak penting sekarang karena biasanya kedua bahan tersebut digunakan bersama;

3. Beberapa system memiliki pemilihan warna;

4. Plastik tidak dapat diperbaiki, tetapi kuat untuk bagian dalam laci; 5. Tidak boleh ada tepi atau sudut yang tajam atau bergerigi;

6. Kunci harus terbenam atau rata dengan permukaan; 7. Tirai harus mudah dipasang atau dilepas;

8. Meja kerja atau meja biasa harus bisa distel ketinggiannya; 9. Unit peraga visual harus bisa distel;

10. Bagian atas meja harus dapat dibuat dengan beberapa bagian yang dapat dimiringkan dari 1 derajat hingga 20 derajat.

5. Pencatatan/Inventarisasi

Menurut Chabib Sholeh dan Heru Rochamnsjah (2010:180) "Inventarisasi merupakan kegiatan atau tindakan untuk melakukan penghitungan, pengurusan, penyelenggaraan peraturan, pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit pemakaian”. Dalam suatu kantor, inventarisasi diperlukan untuk mengetahui jumlah barang yang tersedia dan terpakai sehingga pemanfaatannya bisa maksimal juga untuk meminimalisir kehilangan.

Mulyani, Sri (2008:55-59) menjelaskan tujuan dari inventarisasi sebagai berikut  Agar peralatan tidak mudah hilang.

 Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan

 Memudahkan dalam pegecekan barang.  Memudahkan dalam pengawasan.

6. Penyimpanan

Penyimpanan merupakan salah satu fungsi yang penting dalam manajemen sarana dan prasarana. Sarana dan prasarana kerja yang diadakan dengan berbagai cara mungkin saja tidak langsung digunakan. Berbagai kegiatan pengadaan menyangkut: 1. Klasifikasi

Adanya klasifikasi yang jelas bagi setiap peralatan dan barang,baik yang sifatnya habis sekali pakai (non durable googs), kode identifikasi barang harus diketahui oleh yang berwenang apabila barang keluar;

2. Tempat Penyimpanan

Tersedianya tempat penyimpanan yang memenuhi npersyaratan antara lain: a. Terjalinnya Keamanan.

b. Penyimpanan Alat/Barang c. Tata Cara Penyimpanan

d. Sistem Pengandalian Stok yang Handal

Dengan adanya mekanisme dan tata cara pengaturan terhadap penyimpanan barang tersebut di atas dalam pemanfaatannya sehingga barang tetap dalam kondisi baik sebelum di realisasikan ke pengguna dan pengamanan terhadap barang itu sendiri.

7. Pendistribusian

9. Penghapusan

Dikarenakan setiap sarana dan prasarana memiliki masa guna karena barang tersebut mungkin mengalami kerusakan sehingga tidak dapat digunakan kembali, maka penghapusan dapat dilakukan.

Penghapusan dilaksanakan karena inventaris milik organisasi tidak habis sekali pakai atau mengalami depresi nilai yang artinya semakin lama barang tersebut digunakan nilainya pun turun, dengan pengecualian nilai tanah, bahkan alat/barang suatu ketika akan mencapai titik nol.

Penghapusan sebagai salah satu fungsi manajemen sarana dan prasarana kantor memiliki arti:

 Mencegah membatasi kerugian atau pemborosan biaya untuk keperluan pemeliharaan barang-barang yang semakin buruk kondisinya.

 Meringankan beban kerja dan tanggung jawab pelaksana inventaris.

 Membebaskan satuan organisasi dari pengurusan dan pertanggung jawaban barang yang tidak produktif lagi.

BAB III

PENUTUP

I. Kesimpulan

Manajemen Prasarana Kantor didefinisikan sebagai proses kerja sama pendayagunaan semua prasarana kantor secara efektif dan efisien. Manajemen prasarana kantor itu sendiri meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengadaan, inventarisasi, penyimpanan, pendistribusian, penggunaan, pengawasan, pemeliharaan, dan penghapusan.

Tersedianya prasarana kantor sebagai penunjang berlangsungnya pekerjaan kantor yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan prasarana kantor. Dengan adanya manajemen prasarana kantor yang baik diharapkan Pekerjaan kantor membutuhkan dukungan prasarana yang memadai, agar tujuan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat tercapai dengan optimal.

II. Saran

Referensi:

Chabib Sholeh dan Heru Rochmansjah, 2010, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Sebuah Pendekatan Struktural Menuju Tata Kelola Pemerintahan Yang Baik. Bandung: Fokusmedia.

Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar Limas Perkasa,Cv.

Gie, The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern (Cetakan ke-9). Yogyakarta: Liberty Yogyakarta

Kamus Besar Bahasa Indonesia, Jakarta: Balai Pustaka, 2002.

Kumoro, Joko. 2000. Manajemen Perkantoran. Diktat Kuliah. FIS UNY.

Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto. (2004). Manajemen Logistik Pedoman Praktis bagi Sekretaris dan Staf Administrasi. Jakarta: PT Grasindo.

Mulyani, Sri dkk. 2008. Modul memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: ERLANGGA