AKTIVITAS PENGENDALIAN – TRANSAKSI PEMBELIAN
Aktivitas pengendalian suatu perusahaan yang relevan dengan tujuan audit yang spesifik untuk transaksi pembelian, dengan mngidentifikasi beberapa dokumen dan catatan penting yang digunakan dalam pemrosesan transaksi pembelian secara kredit. Kemudian diidentifikasi dan dijelaskan tentang fungsi-fungsi yang terlibat dalam pelaksanaan serta pencatatan pembelian barang dan jasa. Diantara aktivitas pengendalian yang dibahas adalah pemisahan tugas, pengendalian fisik, pengendalian manajemen, dan pengendalian aplikasi komputer.
DOKUMEN DAN CATATAN UMUM
Sejumlah dokumen dan catatn umum yang tercakup dalam siklus pengeluaran. Bagi perusahaan yang menggunakan sistem database, catatan transaksi akan disimpan dalam suatu database dan auditor perlu memahami tabel-tabel utama yang menggerakkan akses ke informasi dalam suatu sistem, serta bagaiman tabel-tabel tersebut berkaitan satu sama lain. Dokumen dan catatan yang sering ditemukan dalam sebagian besar sistem akuntansi:
Permintaan pembelian
Permintaan tertulis akan barang dan jasa yang diajukan oleh orang atau departemen yang berwenang kepada departemen pembelian.
Pesanan pembelian
Penawaran tertulis dari departemen pembelian kepada penjual atau kelompok pemasok untuk membeli barang atau jasa sebagaimana tertulis dalam pesanan tersebut.
Laporan penerimaan
Laporan yang dibuat atas penerimaan barang yang menunjukan jenis dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok.
Faktur penjual
Tagihan dari pemasok yang menyebutkan jenis barang yang dikirim atau jasa yang diberikan.
Voucher
Suatu formulir internal yang menyebutkan nama pemasok, jumlah yang harus dibayar, tanggal pembayaran untuk pembelian yang telah diterima.
Laporan pengecualian
Laporang yang berisi informasi tentang transaksi-transaksi yang diidentifikasi untuk diinvestigasi lebih lanjut dengan pengendalian aplikasi komputer.
Laporan yang berisi seluruh voucher yang diproses dalam suatu batch atau selama hari itu.
Register voucher
catatan akuntansi formal yang mencatat kewajiban yang telah mendapat persetujuan untuk di bayar.
File induk pemasok yang telah disetujui
File komputer yang berisi informasi tentang penjual dan pemasok dalam pembelian. File pesanan pembelian terbuka
File komputer tentang pesanan pembelian yang telah dikirim ke para pemasok tetapi barang atau jasa belum diterima.
File penerimaan
File komputer yang berisi informasi tentang kuantitas persediaan yang diterima dari pemasok.
File transaksi pembelian
File komputer yang berisi data mengenai voucher yang telah disetujui atas pembelian yang telah diterima.
File induk hutang usaha
File komputer yang berisi data tentang voucher yang belum dibayar yang telah disetujui. File suspensi atau penolakan
File komputer yang menahan transaksi yang belum diproses karena ditolak oleh program aplikasi komputer.
FUNGSI-FUNGSI
Pemrosesan transaksi pembelian mencakup fungsi-fungsi pembelian berikut: 1. Pengajuan pembelian
Permintaan yang diajukan oleh perusahaan untuk melakukan transaksi dengan perusahaan lain, yang meliputi:
Pencantuman nama pemasok pada daftar pemasok yang telah disetujui Pengajuan kembali permintaan barang dan jasa
Pembuatan pesanan pembelian 2. Penerimaan barang dan jasa
Penerimaan atau pegiriman fisikbarng atau jasa, yang mencakup: Penerimaan barang
Penyimpanan barang yang diterima untuk persediaan Pengembalian barang ke pemasok
3. Pencatatan kewajiban
Pengakuan formal oleh perusahaan atas kewajiban hukum, yang meliputi: Pembuatan voucher pembayaran dan pencatatan kewajiban
PENGAJUAN PEMBELIAN
Banyak perusahaan memisahkan subfungsi-subfungsi berikut untuk transaksi dalam jumlah dollar tertentu. Untuk transaksi yang bernilai lebih kecil, suatu departemen biasanya memiliki ruang gerak yang bebas dalam mengajukan permintaan pesanan barang. Apabila perusahaan memberikan kebebasan yang lebih besar pada suatu departemen dalam mengawali transaksi, maka biasanya perusahaan itu berupaya menetapkan anggaran dan tanggung jawab pengendalian yang ketat atas pengeluaran departemen itu.
MENCANTUMKAN NAMA PEMASOK PADA DAFTAR PEMASOK YANG TELAH DISETUJUI
Proses menyetuji pemasok yang akan mengirimkan barang dan jasa yang ddibutuhkan perusahaan merupakan pengendalian yang penting, terutama dalam sistem akuntansi yang mengandalkan pada pengendalian komputer. Jika manajemen, biasanya departemen
PEMBUATAN PESANAN PEMBELIAN
Departemen pembelian mempunyai kewenangan untuk menerbitkan pesanan pembelian hanya setelah menerima permintaan pembelian yang disetujui dengan benar. Pembuatan pesanan pembelian merupakan kelanjutan dari proses pemrakarsaan transaksi. Peran pembelian adalah untuk memastikan sumber pasokan terbaik dan untuk membeli barang-barang yang penting, mendapatkan harga penawaran yang kompetitif. Sistem komputerisasi akan mempunyai daftar induk pemasok yang telah disetujui dan daftar harga terbaru dari semua barang yang pada umumnya dibeli perusahaan. Pesanan pembelian akan dilengkapi dengan informasi dari daftar tersebut.
PENERIMAAN BARANG DAN JASA
PEMBUATAN LAPORAN PENERIMAAN
Laporan penerimaan bernomor urut harus dibuat untuk setiap pesanan yang diterima, untuk mendokumentasikan bahwa barang telah diterima, dan bahwa kewajiban telah ditetapkan. Dalam sistem terkomputerisasi, laporan penerimaan dapat dibuat dengan menggunakan informasi yang telah tersedia dalam komputer dan menambahkan data penerimaan yang sesuai seperti kuantitas yang diterima.
Laporan penerimaan merupakan dokumen yang penting dalam mendukung asersi eksistensi atau kejadian untuk transaksi pembelian. Informasi yang ada dalam laporan penerimaan akan diteruskan ke bagian hutang usaha melalui salinan laporan penerimaan atau secara elektronis. PENYIMPANAN BARANG YANG DITERIMA SEBAGAI PERSEDIAAN
Perusahaan harus menyimpan barang ditempat yang aman dengan akses yang terbatas dan diawasi secara memadai. Kebanyakan sistem perpetual yang terkomputerisasi akan memungkinkan manajemen pergudangan untuk mengawasi persediaan menurut lokasi tertentu di gudang.
PENCATATAN KEWAJIBAN
