BAB II LANDASAN TEORI

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.Menurut Rudy Tantra [2012:1], Sistem adalah entitas atau satuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem (sistem yang lebih kecil) yang saling berhubungan dan terkait untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan menurut Tupi Setyowati [2011:2], suatu sistem dapat didefinisikan sebagai satu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sub sistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

Menurut Yakub [2012:1], Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur- prosedur yang saling berhubungan bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu. Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen-elemen yang sama, tetapi susunan dasarnya sama. Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem yaitu :

a. Tujuan, tujuan ini menjadi motivasi yang mengarahkan pada sistem, karena tanpa tujuan yang jelas sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali.

b. Masukan, masukan(input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses.

c. Proses, proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai.

d. Keluaran(output) merupakan hasil dari pemrosesan sistem dan keluaran dapat menjadi masukan untuk subsistem lain.

e. Batas, batas(boundry) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah diluar sistem.h

f. Mekanisme pengendalian dan umpan balik, mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback).

6

g. Lingkungan, lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem.

2.1.1 Pengertian Informasi

Menurut Tupi Setiyowati [2011:5], informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai nyata yang dibutuhkan untuk proses pengambilan keputusan saat ini maupun saat mendatang.

Menurut Rudy Tantra [2012:1], Informasi adalah pemrosesan input yang terorganisir, memiliki arti dan berguna bagi orang yang menerimanya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya.

2.1.2 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Yakub [2012:17] Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk menyajikan informasi.

Menurut Rudy Tantra [2012:2] sistem informasi adalah cara yang terorganisir untuk mengumpulkan, memasukkan, dan memproses data dan menyimpannya, mengelola, mengontrol, dan melaporkan sehingga dapat mendukung perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan.Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya, dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

2.2 Pengembangan Sistem Informasi

Sebuah sistem informasi bisa dikatakan berjalan dengan baik tentu dengan pengelolaan pelaksanaan yang baik.Di dalam sistem informasi, dalam pengembangan sistem informasi, ada metode yang paling umum digunakan dikenal dengan istilah SDLC (System Developement Life Cycle).Inilah acuan untuk bisa membangun dan mengelola sebuah sistem informasi yang baik.

2.2.1 Pengertian SDLC(System Development Life Cycle)

Menurut Kendall (2010:11) System Developement Life Cycle(SDLC) adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik.Beberapa aktivitas muncul secara simultan dan aktivitas tersebut dilakukan secara berulang – ulang.Lebih berguna lagi memikirkan bahwa SDLC bisa dicapai dalam tahap – tahap (dengan aktivitas yang saling tumpang tindih satu sama lainya dan menuju tujuan terakhir) dan tidak dalam langkah –langkah terpisah.

Ada beberapa model SDLC, model yang populer dan banyak digunakan adalah waterfall. Teori model ini juga dikemukakan dalam buku SoftwareEngineering karya Roger S.Pressman, yang menggambarkan proses pengembangan software mengikuti skema 'air terjun' atau disebut the waterfall model . Tujuannya adalah untuk memudahkan dalam pengembangan sistem informasi menjadi lebih cermat, terstruktur dan mengikuti metode yang telah ditentukan secara terurut .Sebuah fase tidak bisa dikerjakan sebelum fase sebelumnya telah selesai dikerjakan.Metode ini sering digunakan karena sifatnya general dalam proyek manajemen.Kelebihan dari Waterfall Development Methodology adalah :

 Merupakan model pengembangan paling handal dan paling lama digunakan

 Meminimalisasi pengubahan sistem pada saat proses pengembangan perangkat lunak.

 Cocok untuk system software berskala besar

 Cocok untuk system software yang bersifat umum.

 Pengerjaan project system akan terjadwal dengan baik dan mudah dikontrol.

 Jadwal menjadi lebih menentu .

Kekurangan dari Waterfall Development Methodology adalah :

 Persyaratan system dan rincian proses harus digambarkan dengan sangat jelas dan sebaik mungkin tidak berubah-ubah.

 Sulit untuk mengadaptasi jika terjadi perubahan spesifikasi pada suatu tahapan pengembangan

 Terjadi selisih waktu yang cukup lama antara pengajuan sistem dan pembaharuan sistem

2.2.2 Perancangan SDLC (Model Waterfall)

Model waterfall adalah model air terjun yang menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secar sekuensial. Terdapat enam langkah fase dalam siklus SDLC, jumlah langkas SDLC model waterfall pada referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama. Berikut adalah fase-fase yang digambarkan dalam metode waterfall sebagai berikut:

Gambar 2.1 Contoh Metode Waterfall [Adi Nugroho:2010]

Planning

Analysis

Design

Implementation on

Testing

Maintenance

1. Planning atau Perencanaan

Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan user dalam pembuatan software, termasuk rencana yang akan dilakukan.

2. Analysis atau analisa

Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (systemplanning) dan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya 3. Design atau Perancangan

Tahapperancangan (design), dimana kita mencoba mencari solusi permasalahan yang didapat dari tahap analis.tahapan mengubah kebutuhan yang masih berupa konsep menjadi spesifikasi sistem yang riil untuk diimplementasikan.Jika pada tahapan analisis (from requirement to specification), maka tahapan desain adalah (from specification to implementation). Jadi, bagaimana membuatn spesifikasi yang detail untuk bisa diimplementasikan.

4. Implementation atau implementasi

Pada tahap ini, desain perangkat lunak yang telah dihasilkan, direalisasikan kedalam bentuk program-program yang terpisah sesuai dengan unit- unitnya.Setelah terbentuk kedalam suatu program, maka dilakukan testing atau uji coba terhadap program tersebut.

5. Testing atau pengujian

Tahap kelima adalah pengujian (testing), yang dapat digunakan untuk menentukan apakah sistem/perangkat lunak yang kita buat sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna atau belum. Jika belum, proses selanjutnya adalah bersifat iteratif, yaitu kembali ke tahap – tahap sebelumnya.

6. Maintenance atau pemeliharaan

Pada dasarnya tahapan ini merupakan tahap yang membutuhkan waktu paling lama diantara semua tahapan. Tahapan ini merupakan tahap penggunaan sistem oleh pengguna. Pengguna akan mengetahui hasil dari sistem yang telah diinginkan. Setelah itu, dilakukan tahap perawatan atau maintenance.Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu.Ketika dijalankan mungkin saja masih ada permasalahan yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut.

2.3 UML (Unified Modelling Language)

UML (Unified Modeling Language) bahasa untuk menspesifikasi, menvisualisasikan, serta mengkonstruksi bangunan dasar sistem perangkat lunak, termasuk melibatkan permodelan aturan-aturan bisnis [Adi Nugroho:2011:119], sedangkan menurut Prabowo [2011:6] uml adalah sebuah alat komunikasi bahasa yang berdasarkan diagram, deskripsi atau gambar untuk menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan perangkat lunak berbasis orientasi objek yang standar.

Berdasarkan dua pendapat di atas, dapat disimpulkan Unified Modeling Language (UML) adalah sebuah bahasa berdasarkan grafik atau gambar untuk menvisualisasikan, membangun, mendokumentasikan dari pengembangan sebuah sistem berbasis Object Oriented.

2.3.1 Diagram – Diagram UML

Beberapa literature menyebutkan bahwa UML menyediakan Sembilan jenis diagram. Namun kesembilan diagram ini tidak mutlak harus digunakan dalam pengembangan perangkat lunak, semuanya dibuat sesuai dengan

kebutuhan. Diagram yang sering digunakan adalah Diagram Use case, Diagram Aktivitas(Activity Diagram), Diagram Sequence, Diagram Class.

2.3.2 Use Case Diagram

Use case adalah deskripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna. Use case bekerja dengan cara mendeskripsikan tipikal interaksi antara pengguna suatu sistem dengan sistemnya sendiri melalui sebuah cerita bagaimana sebuah sistem dipakai.

Komponen pembentuk diagram use case adalah

1. Aktor (actor) , menggambarkan pihak-pihak yang berperan dalam sistem 2. Use case, aktifitas / sarana yang disiapkan oleh bisnis / sistem .

3. Hubungan (link) , aktor mana saja yang terlibat dalam use case, dan bagaimana hubungan use case dengan use case lain . ada hubungan antar use case. Digolongkan menjadi 2: yaitu extend digambarkan dengan keterangan <<extend>>, dan include digambarkan dengan keterangan

<<include>> . berikut perbedaanya :

Tabel 2.1 : Perbedaan include dan extend pada use case ( prabowo:2011)

Include Extend

Use case terpanggil (included use case selalu diperlukan oleh use case dasar

Use case ekstensi tidak selalu dibutuhkan oleh use case dasar Yang memutuskan kapan

dipanggilnya use case included adalah use case dasar

Yang memutuskan kapan dipanggilnya use case extend adalah use case extend itu sendiri Panah hubungan dari use case

dasar ke use case include

Panah hubungan dari use case extend ke use case dasar

Terdapat juga relasi yang berhubungan dengan aktor, antara lain :

Tabel 2.2 : Hubungan Relasi Use case(Adi Nugroho : 2010)

Gambar 2.2 Contoh Use Case Diagram [Prabowo Pudjo Widodo dan Herlawati :2011]

2.3.3 Activity Diagram

Menggambarkan proses bisnis dan urutan aktivitas dalam sebuah proses. Dipakai pada business modeling untuk memperlihatkan urutan aktifitas proses bisnis. Struktur diagram ini mirip flowchart atau Data Flow Diagram pada perancangan terstruktur. Sangat bermanfaat apabila kita membuat diagram ini terlebih dahulu dalam memodelkan sebuah proses untuk membantu memahami proses secara keseluruhan.

Tabel 2.3 komponen Activity Diagram[Adi Nugroho:2010]

Notasi Keterangan Simbol

Initial Activity

initial Activity sebagai awal dari aktivits modul sistem aplikasi

Activity Activity menunjukkan aktivitas yang dilakukan

Final Activity

Final Activity menunjukkan akhir dari aktifitas

Decision decisions menunjukkan aktivitas yang harus dipilih apakah pilihan pertama atau kedua

Signal Signal sebagai pengirim dan penerima pesan dari aktivitas yang terjadi. Sinyal terdiri dari 2(dua) jenis, yaitu sinyal penerima yang digambarkan dengan poligon terbuka dan sinyal pengirim dengan yang

digambarkan dengan

Activity Desc

[Opt 1] [Opt 2]

Output Signal I/P Signal

convexpoligon

concurrent activities

concurrent activities menggambarkan aktivitas yang dilakukan bersamaan atau parallel

2.3.4 Sequence Diagram

Sequence diagram digunakan untuk menggambarkan perilaku skenario. Diagram ini menunjukkan sejumlah contoh objek dengan massage yang diletakkan diantara objek – objek ini dalam use case.

Komponen utama dalam sequence diagram terdiri atas objek yang dituliskan oleh kotak segi empat. Massage diwakili oleh garis degan tanda panah dan waktu yang ditujukan dengan progress vertical.

listen read

Gambar 2.3 Contoh Sequence Diagram[Adi Nugroho:2010]

2.3.5 Class Diagram

Class adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansikan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek.Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metoda/fungsi).Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi, dan lain-lain. Class diagram mempunyai 3 area pokok, yaitu nama, atribut, metode.

Tabel 2.4 Komponen Class Diagram

Gambar 2.4 Contoh Class Diagram (Prabowo, 2011)

2.4 Perancangan Berbasis Objek

Perancangan berbasis objek merupakan tahap lanjutan setelah analisis sistem yang merupakan proses spesifikasi yang terperinci atau pendefinisian dari kebutuhan fungsional dan persiapan rancang bangun implementasi yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

Pemrograman berorientasi objek merupakan paradigma pemrograman berorentasi kepada objek.Semua data dan fungsi yang ada dalam paradigma ini

dibentuk dalam kelas-kelas atau objek.Setiap objek dapat menerima pesan, memprosesnya, mengirimkan ke objek lainya.

Pemograman berorientasi obyek adalah suatu cara baru dalam berfikir serta berlogika untuk menghadapi masalah-masalah yang akan dicoba atasi dengan bantuan komputer [Adi Nugroho:121].

Dalam pengembangan suatu sistem baru dilakukan dengan menguraikan hubungan proses-proses dalam bentuk diagram.Fokus dari desain objek adalah perancangan struktur data dan algoritma yang diperlukan dalam implementasi setiap kelas. Perancangan berorientasi objek bertujuan untuk sistematika proses desain dan menghasilkan pendesainan model diagram.

2.4.1 Model Basis Data Berorientasi Objek

Model basis data berorientasi objek (OODBMS) merupakan konsep pendekatan berorientasi objek yang tidak hanya menyimpan data tapi juga operasi- operasi terhadap data yang membentuk objek, apa yang dapat dilakukan pada data yang dikandungnya. Pengembangan basis data berorientasi objek dan realisasi untuk mengatasi keterbatasan basisdata rasional.

Model basis data ini merupakan perluasan bahasa pemrograman menjadi bahasa versi persitens.Bahasa versi persitensini memungkinkan pemrogram memanipulasi data secara langsung dari bahasa pemrograman tanpa perlu memanipulasi data seperti SQL. Dengan cara ini maka terdapat integrasi lebih erat pada bahasa pemrograman dengan basis data dibanding melalui embeded SQL.

Perluasan ini berkehendak dapat memberi transparansi antara konsep-konsep kelas dan objek dibahasa pemrograman tanpa mempedulikan keberadaan di memori.

Keunggulan OODBMS :

 Fitur-fitur lanjut

 Sistem tipe yang seragam

 Dapat menyimpan kelas dengan jumlah banyak

 Dapat mengatasi data yang kompleks

 Adanya kelas yang hirarki

 Tidak memerlukan query language

 Tidak ada gangguan mismach

 Tidak ada primary key

 Adanya inheritance

 Menghasilkan sistem yang dibangun atas bentuk-bentuk antara yang stabil Kelemahan OODBMS :

 Kemungkinan korupsi basis data

 Kekurangan dan perluasan logik

 OODB lebih sulit dimengerti

2.5 Perancangan Basis Data

Perancangan basis data adalah tahap merancang basis data yang akan diterapkan oleh sistem. Menurut Fathansyah [2012:2] basis data dapat didefinisikan dalam sejumlah sedut pandang seperti:

 Himpunan kelompok data(arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.

 Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

 Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

2.5.1 Konsep Dasar Basis Data

Basis data merupakan sekumpulan data yang disusun secara logis dan dikendalikan secara sentral. Basis data memiliki bagian-bagian yang penting, yaitu :

a. Karakter-karakter

Karakter merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter numerik, huruf ataupun karakter-karakter khusus yang membentuk suatu item data.

b. Field

Suatu field menggambarkan suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari data, seperti misalnya nama, alamat dan lain sebaginya. Kumpulan dari field membentuk suatu record.

c. Record

Kumpulan dari field membentuk suatu record. Record menggambarkan suatu unit data individu tertentu. Kumpulan dari record membentuk suatu file.

Misalnya file personalia, tiap-tiap record dapat mewakili data tiap-tiap karyawan.

d. File

File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data yang sejenis. Misalnya file matakuliah berisi data tentang semua mata kuliah yang ada.

e. Data Base

Kumpulan dari file membentuk suatu database.

2.6 PHP

PHP adalah sebuah bahasa pemograman yang berjalan dalam sebuah web- server (server side). PHP diciptakan oleh programmer unix dan Perl yang bernama Rasmus Lerdoft pada bulan Agustus-September 1994. Pada awalnya, Rasmus mencoba menciptakan sebuah script dalam wesite pribadinya dengan tujuan untuk memonitor siapa saja yang pernah mengunjungi website-nya.

Pada awalnya PHP merupakan kependekan dari Personal Home Page (Situs personal). Selanjutnya Rasmus merilis kode sumber tersebut untuk umum dan menamakannya PHP/FI pada sekitar tahun 1995, dan diperkenalkan kepada beberapa programmer pemula dengan alasan bahasa yang digunakan oleh PHP cukup sederhana dan mudah dipahami. Selanjutnya Rasmus menulis ulang PHP dengan bahsa C untuk meningkatkan kecepatan aksesnya.

Mulai bulan September sampai Oktober 1995, kode PHP ditulis ulang dan digabungkan menjadi PHP/F1.Baru di akhir tahun 1995 dirilis bagi umum secara gratis. Mengapa Rasmus membagikan ke publik secara gratis ? Rasmus berangapan

apabila kode PHP ini berguna bagi dirinya, tentu juga akan bermanfaat untuk oranglain. Toh pada akhirnya akan kembali bermanfaat bagi dirinya sendiri.

Pada November 1997, dirilis PHP/FI 2.0.Pada rilis ini, interpreter PHP sudah diimplementasikan dalam program C. Dalam rilis ini disertakan juga modul-modul ekstensi yang meningkatkan kemampuan PHP/FI secara signifikan.Pada tahun 1997, sebuah perusahaan bernama Zend menulis ulang interpreter PHP menjadi lebih bersih, lebih baik, dan lebih cepat. Kemudian pada Juni 1998, perusahaan tersebut merilis interpreter baru untuk PHP dan meresmikan rilis tersebut sebagai PHP 3.0 dan singkatan PHP dirubah menjadi akronim berulang PHP: Hypertext Preprocessing.

Pada pertengahan tahun 1999, Zend merilis interpreter PHP baru dan rilis tersebut dikenal dengan PHP 4.0.PHP 4.0 adalah versi PHP yang paling banyak dipakai pada awal abad ke-21.Versi ini banyak dipakai disebabkan kemampuannya untuk membangun aplikasi web kompleks tetapi tetap memiliki kecepatan dan stabilitas yang tinggi.Pada Juni 2004, Zend merilis PHP 5.0.Dalam versi ini, inti dari interpreter PHP mengalami perubahan besar. Versi ini juga memasukkan model pemrograman berorientasi objek ke dalam PHP untuk menjawab perkembangan bahasa pemrograman ke arah paradigma berorientasi objek.(Stendy 2010:1)

2.7 MYSQL

Ketika aplikasi yang dibuat membutuhkan informasi yang cukup banyak dan kompleks, maka perlu adanya suatu tempat untuk menyimpan berbagai informasi atau data yang dibutuhkan dengan terstruktur yang sering disebut dengan database.Penggunaan database dimaksudkan agar informasi yang ditampilkan dapat lebih fleksibel.Data terbaru dapat diakses oleh pengunjung dan terdokumentasi dengan baik.

MySQL adalah salah satu jenis database server yang banyak digunakan dan sangat terkenal. Kepopulerannya disebabkan MySQL menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk mengakses database yang terbagi menjadi tiga bagian, yaitu DDL, DML dan DCL.Selain itu, MySQL bersifat open source jadi tidak perlu membayar untuk menggunakannya.

2.8 Macromedia Dreamwaver

Menurut Bunafit Nugroho [2008:1] Dreamweaver MX (MX6, MX7, MX 2004 dan MX 8) adalah suatu bentuk program editor web yang dibuat oleh Macromedia dengan alamat web site www.macromedia.com. Dengan program ini, seorang programmer web dapat dengan mudah membuat dan mendesain webnya, karena bersifat WYSIWYG (What You See Is What You Get).

Dreamweaver MX dan 8 selain sebagai editor yang lengkap juga dapat digunakan untuk membuat animasi sederhana yang berbentuk layer dengan bantuan JavaScript yang didukungnya. Dengan adanya program ini kita tidak akan sulit untuk mengetik skrip-skrip format HTML, PHP, JSP, ASP, JavaScript, CSS maupun bentuk program lainnya.

Sebagai editor, dreamweaver mempunyai sifat-sifat yang WYSIWYG yang artinya apa yang kita lihat pada halaman design, maka semuaanya itu akan kita peroleh pada browser. Dengan kelebihan ini sehingga programmer atau desainer web dapat langsung melihat hasilnya tanpa harus membuka pada browser.

2.9 Pengertian Distribusi

Distribusi bisa diartikan sebagai proses penyaluran berupa barang atau jasa yang di lakukan pada suatu organisasi atau perusahaan yang melakukan suatu proses.

Menurut Deliarnov [2008:58] pengertian distribusi adalah kegiataan yang dilakukan untuk menyalurkan barang atau jasa dari tangan produsen ketangan konsumen yang membutuhkan. Secara garis besar distribusi dibagi menjadi 3 yaitu :

 Distribusi langsung

Adalah sistem penyaluran barang yang disampaikan langsung tanpa menggunakan perantara.

 Distribusi Semi Langsung

Adalah sistem penyaluran barang yang disampaikan produsen kepada konsumen melalui pedagang eceran.

 Distribusi Tidak Langsung

Adalah sistem penyaluran barang yang disampaikan produsen kepada konsumen melalui penjualan barang kepada perantara terlebih dahulu (agen atau grosir).

2.9.1 Administrasi

Secara terminology apa yang disebut “Administrasi” adalah mengurus, mengatur, mengelola. Jika dibubuhi oleh awalan pe dan akhiran an pada setiap arti, maka semuanya mengandung maksud adanya keteraturan dan pengaturan sebab yang menjadi sasaran dari penguasaan, pengelolaan dan apalagi pengaturan adalah terciptanya keteraturan dalam susunan dan pengaturan dinamikanya.

Adapun tentang “pengaturan” mengarah pada pemahaman tentang administrasi, tidak saja dari sisi manajemen, juga lebih diarahkan kepada keperluan melakukan pengaturan dalam lokus pemerintahan yaitu “Pemerintah dan Kepemerintahan”.

Menurut Faried Ali [2011:23] “Administrasi adalah kerja sama yang didasarkan pada esensi eksistensi manusia yang dilandasi moral atau ettika dalam mencapai tujuan bersama”.

Pendistribusian surat masuk merupakan bagian dari administrasi dalam lingkup pemerintahan dan pusahaan. Pendistribusian surat masuk pada suatu perusahaan atau instansi pemerintahan sangatlah penting khususnya dalam suatu Divisi, dikarenakan proses tersebut menjadikan kegiatan dokumentasi surat masuk menjadi lebih teratur dan rapih. Selain itu fungsi dari pendistribusian tersebut yaitu mempelancar kegiatan aktifitas berupa pendisposisian dari pemimpin ke unit atau staff dibawah kelolaannya.

Berikut beberapa tahap dalam proses pendistribusian surat masuk pada suatu Divisi, yaitu sebagai berikut :

1. Menerima surat masuk

Surat masuk di suatu perusahaan khususnya suatu divisi biasanya di terima dari divisi lain atau bisa dari luar perusahaan. Penerima surat masuk biasanya dilakukan oleh sekretaris di divisi tersebut.

2. Proses Registrasi surat masuk

Registrasi surat masuk bisa berupa pencatatan tangggal surat, nomor surat, perihal surat, pengirim surat sampai dengan tanggal terima surat dari luar.

Biasanya pencatatan tersebut di buat menggunakan micrososft excell oleh sekretaris.

3. Proses penginputan ke sistem

Setelah surat sudah dilakukan registrasi secara manual melalui microsoft excell maka sekretaris mulai melakukan penginputan menggunakan sistem yang ditujukan ke pemimpin Divisi. Penginputan surat tersebut yang ditujukan ke pemimpin disertai pesan atau catatan dari sekretaris ke pemimpin.

4. Disposisi surat masuk oleh pemimpin

Surat yang sudah masuk ke pemimpin melalui sistem selanjutnya tinggal di berikan disposisi,biasanya pemimpin memberikan disposisi ke unit-unit atau staff di bawah kelolaannya sesuai perihal surat tersebut.

5. Proses pendistribusian surat masuk

Proses selanjutnya setelah pemimpin memberikan disposisi melalui sistem maka langkah selanjutnya pemimpin melakukan proses pendistribusian melalui sistem ke unit-unit atau staff di bawah kelolaannya dan disertai catatan dari pemimpin.

6. Menerima distribusi surat masuk

Sampai pada tahap akhir yaitu proses menerima surat masuk yang didistribusi oleh pemimpin ke unit-unit atau staff. Surat yang sudah didistribusi oleh pemimpin langsung di terima melalui sistem dan masing-masing unit atau staff merespon distribusi tersebut dengan balasan berupa catatan. Hasil proses penditribusian berupa hasil disposisi sampai dengan respon masing-masing unit bisa di baca oleh user yang bisa mengakses ke sistem tersebut.