PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PERSEDIAAN OBAT DI GUDANG FARMASI PADA DINAS KESEHATAN KABUPATEN MERAUKE
Tatik Melinda Tallulembang dan Selfina Pare Universitas Musamus (UNMUS) Merauke, Indonesia
Email: tatik_melinda@unmus.ac.id dan vinot81@gmail.com
INFO ARTIKEL ABSTRAK Diterima
26 April 2021
Gudang Farmasi pada Dinas Kesehatan Kabupaten Merauke saat ini masih menghadapi beberapa kendala diantaranya penginputan data obat, pencarian data stok obat, begitu pula dalam pembuatan laporan data stok dan distribusi obat juga belum akurat, maka dirancang suatu sistem informasi gudang farmasi yang dapat mengevaluasi pelayanan pendistribusian dan stok obat.
Setelah melakukan proses analisis dalam pengumpulan data spesifikasi keseluruhan yang diperlukan dalam proses perancangan sistem informasi gudang farmasi dapat memudahkan user khususnya pada bagian sub evaluasi dan pencatatan obat. Berdasarkan hasil pengujian blackbox dan kuisioner, sistem informasi gudang farmasi pada Dinas Kesehatan Kabupaten Merauke dapat memudahkan user dalam pengelolaan data mengenai stok obat, dan distribusi obat pada instansi yang terkait. Sistem komputerisasi ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemograman Microsoft Visual Foxpro 9.0 dan SQL Server 2000 sebagai database software. dengan sistem yang ada saat ini diharapkan dapat meringankan pekerjaan pegawai atau karyawan operator dalam pembuatan laporan stok dan pendistribusian obat.
Kata kunci:
gudang farmasi; blackbox;
distribusi.
Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi memberikan kemudahan berkomunikasi tukar informasi sehingga tempat, waktu dan jarak tidak lagi menjadi kendala (Husaini, 2017) Perkembangan teknologi informasi saat ini menunjukkan bahwa kecepatan, keamanan, dan kemudahan menjadi pertimbangan utama pengembangan sebuah sistem, disinilah
Teknologi informasi telah menjadi sektor yang paling pesat perkembangannya hingga saat ini (Kaunang et al., 2021). Berbagai kelebihan dan kemudahan yang ditawarkan tentu akan meningkatkan efisiensi dan evektivitas kerja dari suatu instansi salah satu kelebihan dari sistem komputerisasi adalah menghasilkan informasi secara relevan tepat waktu dan akurat.
Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Merauke saat ini masih menghadapi masalah yaitu dalam pengelolaan data obat kendala yang dihadapi diantaranya penginputan data obat, pencarian data, persediaan obat (masih menggunakan kartu stok) dan pembuatan laporan data persediaan dan distribusi obat belum akurat dalam pelaksanaanya masih banyak mengalami kendala. Berdasarkan permasalahan tersebut di atas, maka penulis ingin merancang suatu sistem baru yang nantinya diharapkan dapat membantu mengurangi beberapa permasalahan yang timbul dari sistem yang lama tanpa mengubah dan mengurangi fungsi yang telah ada. Solusi alternative yang penulis usulkan disini adalah perlu adanya sistem informasi gudang farmasi yang mengelola data-data persediaan obat di Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Merauke sehingga waktu pengerjaannya menjadi lebih efisien. Sehubungan dengan hal tersebut, maka menjadi alasan bagi penulis untuk mengambil suatu judul ”Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Persediaan Obat Digudang Farmasi Pada Dinas Kesehatan Kabupaten Merauke”.
Sistem informasi merupakan sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi utuk menyediakan data-data yang diperlukan (Larasati & Susilo, 2013). Sistem informasi mempunyai enam komponen, yaitu Komponen input, Komponen output, Komponen basis data, Komponen model, Komponen teknologi, dan Komponen control (Jogiyanto, 2010). Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi (Burch et al., 1979).
Metode Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif.
Teknik pengumpulan datanya yakni stusi pustaka, observasi, dan wawancara. Metode analisis sistem yang digunakan dalam penelitian ini yaitu melakukan analisis terhadap kelemahan sistem yang sedang berjalan, melakukan analisis terhadap kebutuhan sistem, dan melakukan analisis terhadap manfaat perancangan sistem. Analisis sistem dilakukan sebagai upaya untuk mengelolah data menjadi sebuah informasi yang bermanfaat, mudah dipahami terutama dapat mengatasi masalah yang berkaitan dengan penelitian ini.
Hasil dan Pembahasan A. Hasil Penelitian
Sistem Informasi Pengelolaan Data Persediaan Obat Di Gudang Farmasi Pada Dinas Kesehatan Kabupaten Merauke ini dirancang untuk menangani proses distribusi obat, stok obat, dan pembuatan laporan. Berikut adalah tampilan dari masing-masing algoritma :
1. Tampilan Utama Program
Gambar 1.
Form Utama Program
2. Tampilan Login
Proses login adalah proses awal program yang harus dilalui untuk menggunakan sistem lebih lanjut dengan cara memasukkan username dan password.
Gambar 2.
Form Login
Setelah user dan password dimasukkan, maka selanjutnya form utama muncul dan sistem dapat langsung digunakan.
Gambar 3.
Form Utama
Pada form utama terdapat fasilitas menu-menu untuk mengolah data obat, data consumen, data supplier, data pangkat, data golongan, data pegawai dan informasi
3. Tampilan Data Obat
Pada form data obat dapat melakukan penambahan, update maupun hapus barang sesuai kebutuhan.
Gambar 4.
Form input data obat
Hal pertama yang dilakukan untuk menambahkan data obat adalah dengan meng-klik tombol Baru lalu mulai memasukan data barang yang di mulai dengan kode barang dan seterusnya. Berikut gambar list obat :
Gambar 5.
List Data Obat
4. Tampilan Data Consumen
Form ini dibuat untuk melakukan input data yang berhubungan dengan lokasi dimana consumen itu berada. Selain input dapat juga dilakukan perubahan pada data lama dan menghapus data yang sudah tidak digunakan.
Gambar 6.
Form Data Consumen
5. Tampilan Data Supplier
Form ini di buat untuk melakukan input data supplier setiap kali melakukan pembelian obat.
Gambar 7.
Form Data Supplier
Berikut adalah list dari data supplier, dapat dicari bedasarkan kode supplier maupun nama supplier.
6. Tampilan Data Pangkat
Form ini dibuat untuk melakukan input data pangkat.
Gambar 8.
Form Data Pangkat
7. Tampilan Data Golongan
Form ini di buat untuk melakukan input data golongan.
Gambar 9.
Form Data golongan
8. Tampilan Data Pegawai
Form ini di buat untuk melakukan input data pegawai.
Gambar 10.
Form Data pegawai 9. Tampilan Administrator
Gambar 11.
Form Menu Administrator
Dalam Menu administrator akan menampilkan daftar data pemakai program.
Gambar 12.
Form Riwayat Pemakai Sistem 10. Tampilan Laporan
a. Laporan Obat
Gambar 13.
Laporan Obat
b. Laporan Distribusi Obat
Gambar 14.
Laporan Distribusi Obat
B. Pembahasan
Pada pembahasan akan dijelaskan tentang pengujian sistem, keunggulan dan kelemahan sistem, serta strategi penerapan sistem.
1. Pengujian
Pengujian dilakukan dengan metode Black Box. Pengujian Black Box bertujuan untuk menguji komponen sistem yang telah dirancang sebelumnya dan untuk memastikan bahwa setiap elemen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Dalam pengujian yang menggunakan metode Black Box yaitu yang berfokus pada persyaratan atau kebutuhan perangkat lunak, dan berdasarkan hasilnya setiap komponen sistem yang dirancang telah memenuhi persyaratan perangkat lunak.
2. Keunggulan dan Kelemahan Sistem
Keunggulan dari Sistem Informasi Pengelolaan Data Persediaan Obat di Gudang Farmasi Pada Dinas Kesehatan Kabupaten Merauke adalah sebagai berikut :
a. Proses pendataan stok obat dapat berjalan dengan lebih baik karena dilakukan dengan waktu yang lebih singkat.
b. Pengolahan data stok obat data distribusi obat dan pencarian obat dapat dilakukan dengan lebih efisien dan dapat sekaligus didokumentasikan.
c. Pembuatan laporan seperti laporan stok obat dan laporan data distribusi obat dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.
Kelemahan dari Sistem Informasi Pengelolaan Data Persediaan Obat di Gudang Farmasi Pada Dinas Kesehatan Kabupaten Merauke adalah sebagai berikut :
a. Sistem aplikasi ini mengelola data stok obat dan distribusi obat.
b. Sistem ini belum menangani tentang laporan umum seluruh administrasi gudang farmasi
c. Tidak adanya utility yang menghapus data yang tidak diperlukan secara otomatis setiap periode tertentu, sehingga semakin lama data akan semakin banyak.
3. Strategi Penerapan
Penerapan Sistem Informasi Pengelolaan Data Persediaan Obat di Gudang Farmasi Pada Dinas Kesehatan Kabupaten Merauke memerlukan komponen-
1) Processor Pentium 4 2) RAM 1 Gb
3) Harddisk 120 Gb
4) Monitor VGA dengan resolusi layar minimal 1280 x 768 5) Keyboard dan Mouse
6) Printer, untuk pencetakan laporan.
b. Software
Software minimum yang disiapkan : 1) Windows XP (sistem operasi) 2) Microsoft visual foxpro 9.0 3) SQL server 2000.
c. Prosedur
Penerapan sistem pada gudang farmasi sebaiknya diikuti dengan perubahan prosedur agar memperlancar penggunaan sistem. Berikut ini prosedur yang diharapkan dapat menjadi perhatian bagi Bagian gudang farmasi.
1) Data master seperti data obat, data supplier, data consumen, data pegawai, data pangkat dan data golongan harus diinput terlebih dahulu sebelum menggunakan sistem lebih lanjut.
2) Pencetakan laporan dapat dilakukan pada periode tertentu.
d. Sumber Daya Manusia
Operator ataupun pengguna sistem sebaiknya adalah orang yang mengetahui prosedur-prosedur yang ada dan dapat mengoperasikan komputer.
Selain itu untuk dapat melancarkan penggunaan sistem, dapat dilakukan pembekalan kompetensi terhadap calon pengguna sistem dalam persiapan penggunaan sistem.
Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan dan pengujian pada penelitian ini dapat diuraikan kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem informasi pengelolaan data persediaan obat di gudang farmasi ini lebih baik dari pada sistem sebelumnya seperti dalam pencarian data obat dan pengecekan data stok obat.
2. Dengan sistem informasi (sisfo) ini juga meringankan pekerjaan pegawai atau karyawan operator dalam pembuatan laporan stok dan pendistribusian obat karena sudah tersedianya database.
BIBLIOGRAFI
Burch, J. G., Strater, F. R., & Grudnitski, G. (1979). Information systems: Theory and practice.
Husaini, M. (2017). Pemanfaatan teknologi informasi dalam bidang pendidikan (e- education). MIKROTIK: Jurnal Manajemen Informatika, 2(1).
Jogiyanto, H. (2010). Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Kaunang, F. J., Karim, A., Simarmata, J., Iskandar, A., Ardiana, D. P. Y., Septarini, R.
S., Negara, E. S., Hazriani, H., & Widyastuti, R. D. (2021). Konsep Teknologi Informasi. Medan: Yayasan Kita Menulis.
Larasati, I., & Susilo, H. (2013). Analisis Sistem Informasi Manajemen Persediaan Obat (Studi Kasus Pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Gresik). Jurnal Administrasi Bisnis, 1(2), 57–67.
