BAB V
REFORMASI BIROKRASI : DI KANTOR
PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA
SALATIGA
Perpustakaan dan Arsip
Sebagai gambaran awal perlu kiranya menjabarkan apa yang dimaksud dengan perpustakaan dan arsip, sebab bagi seseorang yang asing terhadap kedua hal tersebut sering mengesankan bahwa perpustakaan dan arsip merupakan sebuah tempat yang tidak menarik untuk dikunjungi, oleh karena itu sebagai permulaan ada baiknya penulis menjabarkan lebih lanjut mengenai perpustakaan dan arsip.
Perpustakaan merupakan salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian khasanah bangsa, serta berbagai layanan jasa lainnya. Pada prinsipnya perpustakaan mempunyai tiga kegiatan pokok (ensiklopedia amerikana, vol 17, 1991 dalam Sutarno NS);
1. Mengumpulkan (to collect) semua informasi yang sesuai dengan bidang kegiatan dan misi lembaganya dan masyarakat yang dilayani.
2. Melestarikan dan memelihara merawat seluruh koleksi perpustakaan agar tetap dalam keadaan baik, utuh, layak pakai baik karena pemakaian ataupun usianya (to preserve).
3. (to make available) menyediakan untuk siap dipergunakan dan diberdayakan atas seluruh sumber informasi dan koleksi yang dimiliki perpustakaan, bagi para pemakainya
Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual (Sulistyo-Basuki 1991: 3).
Menurut Sutarno NS (2003) keberadaan perpustakaan dimaksudkan untuk:
1. Mengumpulkan data, maksudnya perpustakaan mempunyai kegiatan yang terus menerus untuk menghimpun sumber informasi untuk dikoleksi;
2. Mengolah atau memproses semua bahan pustaka, dengan metode tertentu seperti registrasi, klasifikasi, katalogisasi, baik manual maupun menggunakan sarana teknologi informasi, pembuatan perlengkapan lain agar semua koleksi mudah digunakan;
3. Menyimpan dan memelihara, artinya kegiatan mengatur, menyusun, menata, merawat agar koleksi rapi, awet, utuh, lengkap, mudah diakses, tidak mudah rusak, hilang dan berkurang; 4. Sebagai salah satu pusat informasi, sumber belajar, penelitian dan
rekreasi;
5. Membangun tempat informasi yang lengkap bagi pengembangan pengetahuan (knowledge), ketrampilan (skill) dan perilaku/sikap (attitude);
6. Merupakan agen perubahan dan agen kebudayaan dari masa lalu, sekarang dan masa depan.
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah serta menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
c. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
d. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu serta menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
e. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
f. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Kondisi Organisasi Pra Perubahan
mobil perpustakaan keliling, seperti diceritakan oleh Heru Susanto SE, Kepala Seksi Perpustakaan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Susanto menuturkan:
“Perpus keliling wis ono wiwit walikota Salatiga dipimpin Pak Abdul Rahman sekitar tahun 2000 nanging sebab ora ono biaya njuk ditolak lan dialihkan ning Purworejo mergo ono beberapa data sekolah sing ora mampu.”
Pada medio 2010 sampai 2011 Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga menempati 3 gedung. Pertama bangunan eks Kantor Pariwisata, Kesenian dan Kebudayaan Kota Salatiga di Jalan Adi Sucipto No 7 yang digunakan sebagai Kantor Administrasi. Kedua, gedung Eks Dinas Sosial di Jalan Diponegoro No 37 sebagai gedung pelayanan dan sirkulasi peminjaman koleksi buku perpustakaan dan yang ketiga adalah gedung eks dinas penerangan yang kemudian dimanfaatkan sebagai depo arsip.
Lokasi perpustakaan yang berpindah-pindah menjadi kendala tersendiri. Susanto menambahkan:
“Saat lokasi perpustakaan berada di depan BRI pengunjungnya cukup lumayan, sebab ketika jam pulang sekolah banyak pelajar yang mampir. Berbeda jauh dengan ketika perpustakaan bertempat di Jl. Diponegoro. Saat itu perpustakaan menjadi sepi pengunjung karena lokasinya yang berada di bawah jalan dan jadi tidak terlihat”.
2 filling cabinet dan 2 mobile file di Kantor yang menangani urusan kearsipan. Lebih lanjut Ign Bagus Indarto menjelaskan :
“Dulu memang kesan arsip itu kumal, berdebu, semrawut. Paradigma pemahaman dari SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) sendiri tentang pentingnya arsip juga masih sangat rendah, terkadang pengiriman berkas dilakukan dalam bentuk karungan, bahkan hanya berkas yang tidak ada nilai gunanya, semacam undangan. Bahkan pembinaan dari SKPD pun dirasa kurang optimal karna kurangnya perhatian penuh terhadap penanganan masalah kearsipan.”
Kapasitas dan Kualitas Sumber Daya Manusia
Berkaitan dengan kapasitas dan kualitas Sumber Daya Manusia yang ada di KPAD, Kasi Arsip Daerah Indarto SE, AMd, SE menjelaskan :
“Sekarang kita punya 2 orang dari DIII arsiparis. Dari dulu kuotanya memang segitu. Jumlah orangnya tidak bertambah tapi latar belakang pendidikannya dan pekerjaannya bertambah. Tujuan yang harus dilayanipun semakin komplek. Cuma yang terjadi sekarang SDMnya belum ditempatkan sesuai fungsinya, akan tetapi secara jumlah tetap saja masih kurang. Ini dikarenakan KPAD menangani sekitar 60 Satuan Kerja di wilayah Pemerintah Kota Salatiga, apalagi nanti masih ditambah dengan sekitar 155 sekolah yang selama ini belum tercover oleh KPAD”.
“Aktor KPAD masih jauh dari kata “profesional” sebab aktor-aktor yang punya pemikiran konseptual di bidang perpustakaan dan kearsipan masih minim, kita butuh aktor-aktor yang punya background pendidikan S1 Kearsipan dan Perpustakaan, ataupun peningkatan melalui workshop, bimbingan teknik dan diklat fungsional dalam bidang yang diperlukan.”
Pernyataan akan kebutuhan pegawai juga diungkapkan Kepala Sub Bagian Tata Usaha Sri Hartani, SH, MM :
“Memang kalau secara jumlah belum mencukupi, bisa kita lihat dari analisis jabatan tahun 2012. Kita ini masih kekurangan 21 pegawai, dengan rincian S1 Arsiparis 2 orang, DIII Arsiparis 5 orang, S1 perpustakaan 5 orang, dan DIII perpustakaan 9 orang. Kebutuhan akan pegawai itu sementara kita siasati dengan Tenaga Harian Lepas (THL). Sebenarnya kita berharap mereka ini nantinya bisa diangkat (menjadi PNS), karena secara kualitas pekerjaan, sikap dan karakter mereka kita sudah kenal
betul, akan tetapi secara aturan kan tidak memungkinkan”
Pesatnya perkembangan pelayanan perpustakaan memang sesuai dengan apa yang diinginkan, tetapi ini juga menjadi persoalan tersendiri bagi KPAD karena terbatasnya personil yang dimiliki. Agus Parmadi mencoba mensiasati keterbatasan personel ini dengan membuat terobosan dalam melaksanakan pelayanan kepada masyarakat, atas seijin kepala daerah beliau meminta tambahan personel berupa Tenaga Harian Lepas atau Tenaga Kontrak yang berlatar belakang DII, DIII dan S1 perpustakaan sejumlah 6 orang di samping Tenaga Kontrak yang lain semacam Satpam dan tenaga kebersihan. Dalam satu kesempatan Agus Parmadi menjelaskan :
yang mau ke perpustakaan, image nya sudah macam-macam, tetapi kalo sekarang, orang kalo mau dipindah ke perpustakaan
harus siap untuk bekerja.”
Tuntutan Eksternal Untuk Perubahan
Perspektif sentralisasi yang berpusat di Jakarta sudah bergeser menjadi era otonomi daerah. Konsekuensinya pelayanan publik harus lebih dekat dan menjadi tidak berjarak dengan masyarakat sehingga kemudahan dalam hal akses ke fasilitas pelayanan publik menjadi mutlak.
Masyarakat sekarang sudah bosan dengan pelayanan publik yang tidak responsif, lamban dan berbelit-belit. Kemudahan dalam akses informasi menjadikan mereka kritis terhadap perilaku birokrat yang menempatkannya sebagai obyek dan belum dianggap sebagai partner. Media sosial menjadi umum dalam melampiaskan kekecewaan dengan mengkritisi kinerja birokrasi.
Media massa seperti surat kabar juga menjadi efektif sebagai alat kontrol untuk menggiring pelayanan publik berjalan sesuai rel yang sudah ditetapkan. Isu yang diangkat media massa seputar pelayanan publik biasanya akan direspon lebih cepat oleh aparatur pemerintah, meski terkadang membutuhkan waktu yang cukup dalam hal eksekusi.
KPAD sebagai salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah di Pemerintah Kota Salatiga yang melakukan pelayanan publik kepada masyarakat pun berbenah seiring tuntutan masyarakat untuk menyediakan pelayanan perpustakaan dan kearsipan di Kota Salatiga. Perubahan yang paling terlihat adalah gedung pelayanan perpustakaan baru yang sangat representatif.
“landmark” di Kota Salatiga. Heru Susanto, SE Kasi Perpustakaan di KPAD yang mengatakan :
“Perpustakaan tidak lain dari "tempat rekreasi", kita juga bisa menambahkan taman bermain untuk menarik minat masyarakat Salatiga dan daerah sekitar seperti Kabupaten Semarang dan Boyolali untuk berkunjung dan betah berlama-lama di perpustakaan. Cuma kendalanya di persoalan anggaran, birokrasi yang terkadang masih panjang dan rumit”
Kesadaran masyarakat akan pentingnya arsip akhirnya juga menjadi pendorong perubahan di internal KPAD itu sendiri. Ini dibuktikan dengan banyaknya permintaan untuk mendampingi pengelolaan arsip baik di SKPD maupun dari BUMD yang ada di Kota Salatiga. Ini seperti yang disampaikan Kepala Seksi Arsip Ign Bagus Indarto SWE, A.Md, SE :
“Supervisi dan pembinaan di KPAD meliputi pembinaan dan pendampingan ke BUMD (Badan Usaha Milik Daerah) termasuk kemudian SKPD dan sekolah. Selain itu kita juga pernah melakukan pendampingan pengelolaan kearsipan dengan Bank Salatiga. Ini merupakan bagian tuntutan eksternal
yang muncul dan mau tidak mau kita harus siap.”
Berbeda dengan sarana pelayanan perpustakaan yang sudah terhitung modern, kondisi Depo Arsip di daerah Ngawen sedikit memprihatinkan. Menempati gedung eks Dinas Koperasi, bangunan Depo Arsip ini lebih terkesan mirip gudang ketimbang sebagai sarana penyimpanan arsip. Ini juga menjadi keprihatinan sendiri bagi Ign Bagus Indarto dan staf nya di KPAD Kota Salatiga, sebagai lembaga pengelola kearsipan untuk menyimpan dan menyelamatkan keberadaan arsip itu sendiri.
“Melihat kondisi fisik bagunan Depo Arsip di Ngawen cukup
dalam hal ini bangunan gedung arsip memang kurang sekali dan jauh tertinggal dari gedung perpustakaan yang sudah sangat representatif, meskipun kalau dilihat dari struktur organisasi sebenarnya pergerakannya sama-sama eksis dan saling melengkapi. Depo Arsip itu sendiri seharusnya mempunyai standar tertentu terkait dengan keamanan dan kualitas arsip. Gedung yang selama ini difungsikan sebagai sarana penyimpan arsip sebenarnya masih sangat jauh dari standar yang ada, padahal ini juga menjadi tuntutan dari SKPD yang menitipkan arsipnya di KPAD. Jadi sementara ini kita baru bisa mengantisipasi kerusakan arsip dan lingkungan penyimpanan arsip dengan termite control, rodent control dan fumigasi. Belum lagi kalau berbicara tentang teknologi informasi, untuk server, untuk sewa link itu kan juga perlu anggaran. Dan satu hal lagi, pemerintah pusat melalui Arsip Nasional mempunyai JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional), sudah di launching mungkin ya, tapi kita kan belum dapat surat edaran tentang program ini. Padahal dengan adanya JIKN itu, kita juga harus sudah membentuk JIKD (Jaringan Informasi Kearsipan Daerah) yang pusatnya di KPAD.”
Perkembangan teknologi informasi yang pesat juga menjadikan KPAD berbenah dengan cepat, antara lain dengan mengadopsi sistem otomasi untuk pelayanan perpustakaan dengan mengunakan SLIMS (Senayan Library Management System) dan sekaligus menyiapkan aktor yang ada untuk mampu beradaptasi dengan perubahan tersebut. Hal lain yang dilakukan adalah dengan melakukan monitoring dan pembinaan perpustakaan baik di lingkup perpustakaan sekolah, perpustakaan masyarakat dan perpustakaan di rumah ibadah. Seperti yang disampaikan Kepala Seksi Bina Perpustakaan dan Kearsipan Rinaldi Anggoro Shakti S.Sos :
Misalnya tentang IT, kerjasama dengan lembaga lain, pembinaan SDM maupun minat baca masyarakat. Hal tersebut tidak bisa dijawab hanya dengan membangun sebuah gedung. Taruhlah berbicara pendidikan, perpustakaan juga merupakan bidang pendidikan yang dapat dilihat dari ukuran kualitatif, yaitu sejauh mana memiliki pengaruh terhadap masyarakat. Bukan hanya perpustakaan saja tetapi kearsipan juga. Kita juga harus mampu merencanakan semua itu dengan membuat maping terkait dengan pembinaan, monitoring dan evaluasi, sehingga pelayanan itu dinamis sesuai dengan perkembangan.” Pelayanan publik yang mudah, murah dan cepat adalah berbicara tentang apa-apa yang secara umum diinginkan oleh masyarakat, baik dari segi sarana prasarana yang disediakan serta bagaimana cara “aktor” memberikan pelayanan itu sendiri. Tuntutan dari masyarakat menjadi perhatian bagi KPAD, seperti yang disampaikan Agus Parmadi PT SE MSi :
“Komitmen berubah lebih baik menjadi awal dari semua, yang pertama merubah mindset pegawai, dari “sekedar” melayani,
Aktor dan Perubahan
Kantor KPAD Kota Salatiga saat ini mempunyai pegawai berjumlah 34 orang terdiri dari 24 orang Pegawai Negeri Sipil dan 10 orang Tenaga Harian Lepas. Pegawai yang ada di KPAD berangkat dari background pendidikan yang bermacam-macam dan bukan hanya dari ranah perpustakaan dan kearsipan. Pegawai Negeri Sipil yang mempunyai latar belakang pendidikan perpustakaan dan kearsipan hanya berjumlah 6 orang. Ini yang kemudian disiasati dengan merekrut Tenaga Harian Lepas berpendidikan ilmu perpustakaan. Sri Hartani, SH, MM selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha menjelaskan :
Keterbatasan akan pegawai yang mempunyai kompetensi kearsipan dan perpustakaan juga sudah disampaikan ke instansi yang menangani dalam hal ini Badan Kepegawaian Daerah Kota Salatiga. KPAD menyadari bahwa pegawai yang mempunyai kompetensi bidang yang sesuai, mampu memicu perubahan lebih cepat, ini dikarenakan ketika pegawai melakukan interaksi dengan SKPD baik dalam melakukan pembinaan, maupun pendampingan, proses adaptasinya dan transfer ilmu pengetahuannya akan lebih cepat. Persoalan ini sebenarnya juga sudah disadari oleh Agus Parmadi PT selaku Kepala Kantor KPAD :
“Saya sudah mengusulkan permintaan formasi pegawai ke
KPAD selaku lembaga pembina kearsipan, sebenarnya sudah melakukan peningkatan kualitas SDM arsip di lingkungan pemkot Salatiga melalui pembinaan tenaga kearsipan yang dilakukan per triwulan. Persoalan yang muncul terkadang petugas kearsipan itu berganti, pimpinan SKPD juga berganti, dan pemahaman tentang kearsipan dari masing-masing aktor relatif tidak sama, ini yang membuat ritme kerja terkadang menjadi sedikit menyulitkan.
Stimulus perubahan sebenarnya sudah coba dilakukan juga dengan memberikan bantuan berupa sarana prasarana kearsipan dan filling cabinet ke SKPD dan Kelurahan di Pemerintah Kota Salatiga, ini dimaksudkan supaya kinerja petugas kearsipan SKPD dalam pengolahan arsip meningkat, dan arsip bisa tertangani dan tertata dengan baik.
Pada tahun ini KPAD juga merencanakan melakukan pembinaan ke seluruh sekolah di wilayah Salatiga secara bertahap. Persoalaan yang muncul adalah persoalan klasik yaitu persoalan anggaran yang hanya bisa dicover dalam DPA (Dokumen Pelaksanaan Anggaran) diawal tahun dan DPA Perubahan di tengah tahun sehingga tidak memungkinkan improvisasi, jika muncul persoalan di tengah perjalanan. Keterbatasan SDM juga menjadi kendala tersendiri, sebab KPAD harus menangani 60 satuan kerja dan sekitar 95 sekolah di Salatiga.
Agus Parmadi PT, SE MSi Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga menyadari keterbatasan SDM yang ada saat ini, beliau mendorong pegawai dengan basic pendidikan perpustakaan dan kearsipan untuk melimpah ke Jabatan Fungsional Khusus sebagai Pustakawan maupun Arsiparis.
mereka mampu untuk melaksanakan itu, meskipun tetep ada jam-jam yang harus dikerjakan dengan lembur. Ke depan akan kita dorong mereka dari fungsional umum menjadi fungsional khusus, tapi kita imbangi juga dengan perhatian dan dorongan
dalam rangka meningkatkan derajat kepangkatan.”
KPAD telah mendorong pegawai yang ada untuk mengikuti pendidikan pelatihan untuk meningkatkan kompetensi yang dimilikinya, baik yang diselenggarakan oleh pemerintah pusat melalui Perpustakaan Nasional maupun ANRI (Arsip Nasional Indonesia) atau oleh pemerintah provinsi dalam hal ini Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Pendidikan dan pelatihan dimaksudkan untuk merecharge pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, serta menangkap isu-isu strategis yang sedang berkembang untuk kemudian “dibagi” dalam lingkup KPAD dan Pemerintah Kota.
Proses dan Mekanisme Perubahan
“Mulai dari perencanaan kita bahkan sudah menjaring ide dan
gagasan dari teman-teman di seksi, yang kemudian kita desk-an bersama sebelum akhirnya nanti menghasilkan sebuah dokumen. Dalam penyusunan Rencana Kerja Anggaran pun kita sudah berpatokan pada renstra dan renja yang data awalnya dipasok dari masing-masing seksi kemudian
dikompilasi menjadi dokumen utuh.”
Rinaldi Anggoro Shakti, Kasi Bina Perpustakaan dan Kearsipan menjelaskan, perubahan yang paling terlihat adalah adanya gedung pelayanan baru yang menjadi icon Salatiga, gedung dua lantai yang menempati tanah seluas 1740 m² memang sangat representatif. Masyarakat Salatiga dan sekitarnya sangat antusias berkunjung dan memanfaatkan layanan yang ada. Perubahan yang kedua adalah munculnya formasi kebutuhan pegawai negeri sipil dengan background pendidikan perpustakaan dan arsip yang kemudian ditempatkan di KPAD, ini menjadikan tugas pokok dan fungsi yang terkait dengan perpustakaan dan kearsipan mulai bisa tertangani meskipun dengan keterbatasan personil. Perubahan yang ketiga pada level perencanaan yang mampu memetakan kebutuhan yang akan datang dengan menuangkannya dalam dokumen tertulis, sehingga beberapa kegiatan yang dulunya tidak ada, seperti kegiatan fumigasi, lembur pelayanan tujuh hari kerja, fasilitas internet, berlangganan majalah bulanan, yang sebenarnya memang prinsip-prinsip dasar pelayanan bisa tercover dalam Rencana Strategis, Rencana Kerja dan kemudian direalisasikan dalam Dokumen Penetapan Anggaran.
pendampingan di lapangan. KPAD juga berinisiatif mengajukan standarisasi honorarium sebagai upaya memberi reward petugas kearsipan di Salatiga. Tentang bantuan filling cabinet ke Satuan Kerja di Pemerintah Kota Salatiga, Agus Parmadi PT, menjelaskan :
“Salah satu terobosan kepada SKPD sebagai sarana prasarana menata arsip kita berikan filling cabinet. Kita adakan lomba, baik lomba di kelembagaan maupun petugasnya, ini merupakan upaya supaya SKPD maksimal dalam mengelolanya. Kenyataannya Perkembangan SKPD sudah membaik, salah satu contohnya, dokumen-dokumen yang harus diamankan oleh kita banyak yang dikirim, terbukti ada peningkatan sebanyak 100% dokumen yang kita simpan. Hal tersebut menunjukkan bahwa ada peningkatan pemahaman dari kepala SKPD, ya meskipun tidak menutup kemungkinanbahwa masih ada juga kepala SKPD tidak peduli.”
Melihat perkembangan yang ada seharusnya penanganan bidang perpustakaan dan kearsipan ini idealnya dipisah dan masing-masing ditangani oleh lembaga tersendiri. Di Salatiga sendiri ini belum memungkinkan karena Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) untuk dua bidang ini memang masih digabung menjadi satu di KPAD. Berdasarkan penuturan Ign Bagus Indarto, di beberapa kabupaten kota bahkan arsip ini lebih sering dinomor duakan dibanding perpustakaan, bahkan menurut beliau pada level provinsi setelah Badan Arsip dan Perpustakaan digabung belum ada kebijakan tentang kearsipan yang signifikan.
“Saya rasakan setiap kabupaten kota, rata-rata arsip itu dinomor duakan, yang ditonjolkan itu ya perpustakaannya. Arti penting arsip itu sendiri masih dipandang sebelah mata, apalagi kebijakan tentang kearsipan itu masih mengambang sejak perpustakaan dan arsip di level provinsi digabung, jadi
Keterbatasan yang ada dikarenakan SOTK (Struktur Organisasi dan Tata Kerja) KPAD masih berbentuk kantor, juga disampaikan oleh Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah, Agus Parmadi PT, SE, MSi :
“Era saat ini dengan pelayanan yang harus kita berikan baik
pada lingkup masyarakat umum atau pemerintah kota, kalau sebatas kantor saja perlu ditingkatkan. Bila ada peluang akan kita usulkan menjadi Badan Arsip dan Perpustakaan, tapi ini ada kendala, karena pemerintah pusat dalam membentuk satu kelembagaan yang digunakan adalah pertimbangan luas wilayah dan jumlah penduduk. Mereka tidak berpikir seberapa besar yang kita layani. Semoga dengan perubahan UU Pemda ada kesempatan Kearsipan pisah dari perpustakaan. Banyak kebutuhan dari kearsipan yang harus diselamatkan. Tidak hanya dokumen arsip yang baru, tapi arsip dokumen lama juga harus dijaga, menjaga dokumen-dokumen lama itu tidak mudah, ada proses-proses tertentu yang harus dilalui, demikian pula dalam rangka pembinaan, pemahaman kepada birokrasi, pelaku-pelaku pemerintahan untuk lebih memahami pentingnya arsip. Banyak hal yang bersinggungan dengan hukum jika arsip tidak ditangani dengan baik, pengelola arsip juga bisa kena akibat hukumnya, maka kita upayakan agar bisa menjadi badan sendiri (Badan Arsip dan Perpustakaan
Daerah).”
“Arsip harus dikelola, ditata dengan memilih orang-orang yang punya kompetensi. Membentuk komitmen yang berkaitan dengan arsip memang masih sangat kurang, terkadang kepala SKPD ada yang tidak serius dalam pengelolaan arsip, sehingga kita siapkan perubahan dari pengelolaan arsip manual kita arahkan kepada menggunakan teknologi informasi, server sudah kita siapkan, jadi nantinya tidak harus harus mengirimkan arsip secara manual. KPAD masih menunggu sistem ini diberlakukan secara nasional dan sudah dikomunikasikan langsung dengan Telkom. Berkaitan dengan arsip, meskipun sudah kita rencanakan berbasis taknologi informasi, pengelolaan fisik arsip juga tidak boleh terabaikan, kan berbahaya semisal produk-produk faktual yang ada di SKPD sampai tercecer sebab bukti fakta otentiknya arsip itu juga harus tetap ada. Terkait dengan perpustakaan, pelayanan perpustakaaan yang berjalan dengan rutin baru layanan baca di tempat dan pemutaran film, untuk selanjutnya kita harapkan story telling bisa dilaksanakan di perpustakaan salatiga ini.”
Hambatan Reformasi Birokrasi
KPAD sebagai Satuan Kerja Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kota yang melakukan pelayanan publik dan bersentuhan dengan masyarakat luas, mau tidak mau harus harus berbenah dengan melakukan reformasi birokrasi untuk membangun kepercayaan masyarakat. Menurut Prof. Prijono, Tujuan utama reformasi birokrasi yaitu menghasilkan pelayanan publik yang responsif, tidak memihak dan profesional yang bertujuan mengurangi rendahnya kepercayaan terhadap peran pemerintah dalam memenuhi dan melayani kepentingan masyarakat.
“Secara prinsip berkaitan dengan arsip membutuhkan pengkondisian, karena yang kita layani adalah SKPD yang merupakan bagian dari birokrasi, sehingga agak susah untuk bisa kita ajak jalan cepat, memang terlihat lambat tapi meskipun demikian tetap jalan. Penanganannya jelas berbeda dengan perpustakaan yang pelayanannya lebih mudah, hanya sebatas apa yang dibutuhkan masyarakat seperti peminjaman buku, ketika tidak ada yang mengembalikan kita cabut keanggotaannya. Sedangkan melakukan pembinaan kearsipan di SKPD butuh kesabaran. Sampai sekarang arsip koleksipun belum lengkap, masih sebatas arsip yang kurang mempunyai nilai guna, bukan arsip vital bahkan depo arsip pun belum memenuhi syarat, oleh karena itu rencana akan diadakan renovasi supaya penataan arsip lebih terkondisikan, meskipun pelan tetap ada pergerakan. Reward punishment juga perlu diperjelas, sehingga kalau ada petugas yang kerjaannya tidak beres bisa langsung ditegur.”
Melihat perkembangan kebutuhan SDM dari tahun ke tahun, KPAD sebenarnya masih kekurangan pegawai, menurut perhitungan Analisis Beban Kerja (ABK) KPAD masih kekurangan pegawai yang mempunyai kompetensi bidang di perpustakaan dan kearsipan. Penataan staf dan mutasi pegawai di lingkungan Pemerintah Kota terkadang juga menjadi persoalan tersendiri, ritme kerja yang sudah dibangun biasanya akan mengalami penyesuaian ketika ada pegawai yang dimutasi, baik mutasi keluar maupun masuk ke KPAD.
Beberapa kendala dalam menjalankan pelayanan baik kepada masyarakat serta dalam melakukan tugas pokok dan fungsi juga dialami Seksi Bina Perpustakaan dan Kearsipan, seperti diungkapkan Rinaldi Anggoro Shakti :
idealnya SDM yang ada memang mempunyai keahilan di bidang tersebut, cuma kondisi sekarang di seksi bina perpustakaan dan kearsipan belum ideal. Perlu dipetakan mengenai kebutuhan, hambatan di lapangan, langkah ke depan, pembinaan lembaga atau Sumber Daya Manusia, bentuk kerjasama, promosi, bahkan sampai sistem yang berjalan masih relevan atau perlu kita evaluasi. Jadi perlu sumber daya lain yang disiapkan untuk mengantisipasi masalah tersebut. Kemudian mengenai internal KPAD, kebanyakan teman juga masih bingung soal SKP (Sasaran Kinerja Pegawai) dan kurang memahami tentang job deskripsinya, sehingga beberapa persoalan tersebut harus segera kita urai agar memudahkan pekerjaan-pekerjaannya.”
Dalam proses perencanaan kegiatan di KPAD meski sudah dirancang dengan cermat terkadang juga masih menyisakan beberapa detail yang kurang, proses diskusi perencanaan kegiatan sebelum menjadi dokumen juga selalu dibahas di internal KPAD secara berjenjang.
Pelayanan Publik yang Sudah Direformasi
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga, merupakan SKPD di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga yang memberikan pelayanan langsung kepada masyarakat. Berkaitan dengan pelayanan perpustakaan dan kearsipan yang ada di KPAD, Agus Parmadi PT menjelaskan :
“Perpustakaan Salatiga ingin ikut andil dalam mencerdaskan kehidupan bangsa sebagaimana yang tertuang dalam pembukaan UUD 1945 dengan mengupayakan perbaikan dalam hal kelembagaan Sumber Daya Manusia, infrastruktur, pendanaan, pelayanan dan semua hal, oleh karena itu Visi KPAD adalah “Menjadikan perpustakaan dan arsip sebagai pusat informasi, pengetahuan, dan kebudayaan yang
mendukung visi Kota Salatiga”. Visi dan misi yang kita buat tertuang dalam maklumat pelayanan KPAD yaitu “siap
memberikan pelayanan yang terbaik untuk masyarakat”,
karenanya KPAD mengambil motto ‘dengan membaca kita lebih hidup’, maksudnya supaya kehidupan masyarakatnya semakin sejahtera, mandiri, dan bermartabat.”
Pelayanan di KPAD mencakup pelayanan perpustakaan dan kearsipan, dua pelayanan ini berkontradiksi jadi satu. Layanan perpustakaan menyediakan buku yang harus dibaca dan dilayankan kepada masyarakat sebagai pemustaka, sedang pelayanan kearsipan harus menyimpan, mengamankan dan tidak boleh sembarangan untuk dibaca, terkait hal tersebut Parmadi menambahkan :
jam layanan per harinya juga kita tambah, hari senin sampai
jum’at, pelayanan kita buka jam 8 pagi sampai jam 8 malam, sabtu dan minggu jam 8 pagi sampai jam 4 sore, dengan maksud agar masyarakat bisa menggunakan dan memanfaatkan perpustakaan kapan pun. Saat ini perubahannya signifikan, dari yang semula hanya sekitar 50 pengunjung sekarang sudah mencapai 800 sampai 1000 orang per hari.”
Penjelasan di atas menunjukkan bahwa Perpustakaan Salatiga telah mengalami perkembangan yang baik. Keinginannya untuk menjadi perpustakaan modernpun telah dibuktikan dengan adanya pelayanan perpustakaan berupa sistem otomasi SLIMS (Senayan Library Management System), yaitu fasilitasi dengan pelayanan internet gratis, baik dengan PC (Personal Computer) maupun akses wifi, selain itu ada juga gallery planning atau gambaran pembangunan kota salatiga ke depan, termasuk didalamnya informasi mengenai investasi.
Dampak Reformasi Birokrasi
Perubahan yang terjadi di KPAD jelas berdampak terhadap “aktor” yang ada, kemampuan mereka untuk menyesuaikan diri dengan perubahan jelas sangat dibutuhkan. Perubahan menuntut “aktor” untuk meningkatkan kompetensi yang dimiliki, baik dengan mengikuti pendidikan dan pelatihan atau secara kreatif membaca literatur yang dibutuhkan. Sri Hartani selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah mengatakan :
“Proses perubahan ini sempat membuat beberapa teman
meskipun ini merupakan sebuah keniscayaan demi kebaikan
bersama.”
Para “aktor” di KPAD dituntut mempunyai kemampuan, baik berupa pengetahuan, keterampilan serta sikap perilaku yang memadai, sesuai dengan tuntutan masyarakat yang semakin kritis dan berani melakukan kontrol terhadap pelayanan yang diberikan pemerintah, dalam hal ini KPAD. Secara mandiri KPAD sudah menyiapkan sumber dayanya untuk mengantisipasi perubahan yang terjadi dengan melakukan pelatihan internal berkaitan sistem komputerisasi untuk pelayanan yang memang relatif cukup baru di KPAD. Pelayanan tujuh hari kerja di KPAD cukup mendapat apresiasi dari masyarakat, meskipun secara umum ada beberapa kendala terkait jumlah pegawai. Rinaldi Anggoro Shakti mengatakan:
“Agar tidak terjadi semacam cultured shock karena perubahan layanan dengan menggunakan sistem komputerisasi, seharusnya memang SDM yang ada disiapkan untuk itu, sehingga ada yang kemudian mau belajar dan untuk mengantisipasi perubahan tersebut. Kalau mau jujur pelayanan tujuh hari kerja itu berat, manusia kan ada batasan-batasan, tidak mungkin seorang itu memberi pelayanan dari pagi sampai malam, bagaimanapun waktu kerja efektif ada ukurannya, sehingga kita sudah mengaturnya sedemikian rupa supaya pelayanan tetap berjalan lancar.”
aparatur pemerintah dalam hal ini KPAD mampu memberikan pelayanan yang prima kepada masyarakat. Untuk itu ada beberapa strategi yang dilakukan KPAD untuk menarik minat masyarakat di Salatiga dan sekitarnya, seperti diungkapkan Agus Parmadi selaku Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga
“Kita tidak membatasi siapapun yang ingin berkunjung ke perpustakaan. Pada ranah memberikan informasi KPAD mencoba memfasilitasi semua golongan, seperti layanan berkebutuhan khusus yang diberikan kepada pengunjung tuna netra berupa koleksi buku braille dan komputer bicara. Semua boleh berkunjung, menikmati, memanfaatkan layanan perpustakaan, tidak ada batasan, baik itu anak-anak, laki-laki perempuan, tua maupun muda. Salah satu prinsip pelayanan terbaik yang coba kita berikan kepada masyarakat”
Perpustakaan harus memiliki magnet yang menarik masyarakat untuk berkunjung, kalau pelayanan tidak ada daya tarik, orang tidak akan datang, karenanya fasilitas yang diberikan juga harus menarik. Terkait hal tersebut Agus Parmadi menambahkan:
“KPAD dalam hal ini sudah melakukan beberapa perbaikan,
mencoba nguri-uri seni tradisi dengan membuka Sanggar Tari
“Khayangan”, kelas tari ini dibuka untuk siswa usia Sekolah Dasar dan rutin berlatih setiap hari minggu.”
Reformasi Birokrasi di KPAD
Reformasi birokrasi merupakan langkah awal untuk mencapai kemajuan suatu negara dan salah satu cara untuk membangun kepercayaan rakyat. Reformasi birokrasi hakikatnya merupakan upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek-aspek kelembagaan (organisasi), ketatalaksanaan (business process), dan sumber daya manusia aparatur.
Perpustakaan dan Arsip Daerah dalam hal ini juga perlu melakukan reformasi birokrasi agar tetap eksis mengikuti perkembangan masyarakat, baik secara aspek kelembagaan, ketatalaksanaan, dan sumber daya manusia aparatur. Menurut Tamin (2004: 74) reformasi birokrasi adalah adanya pembaharuan dan penyesuaian untuk membentuk kembali pada maksud semula diadakannya birokrasi pemerintah, didefinisikan berbagai kalangan melalui bermacam-macam angle, berkonotasi mencapai kebijakan birokrasi pemerintah di negara demokratis yang betul-betul bekerja sesempurna-sempurnanya, berorientasi kepentingan publik dengan menerapkan manajemen yang semakin modern.
Dinamisnya kepemimpinan pada ranah Pemerintah Daerah yang dimaksudkan untuk kelancaran mesin birokrasi terkadang menjadi persoalan tersendiri. KPAD sebagai Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) juga mengalami ini. Paradigma pemahaman dari SKPD di lingkungan Pemerintah Kota terkait pentingnya Perpustakaan dan Arsip bisa saja berubah jika terjadi resuffle kepemimpinan. Dibutuhkan figur pemimpin yang concern, memberi perhatian agar kegiatan pokok perpustakaan dan arsip daerah dapat berjalan dengan baik.
Pemimpin merupakan aktor yang mempunyai pengaruh kuat dalam melembagakan suatu organisasi, aktor dapat berupa orang, kelompok, organisasi atau jalinan yang mampu mengambil keputusan dan bertindak dengan cara yang sedikit banyak terkoordinasi. Para aktor dapat berupa individu, kelompok, partai, pemerintah dan sebagainya. Kelompok-kelompok yang terorganisasi mempunyai tujuan dan sasaran dalam situasi interaksi dan mempunyai kemampuan untuk melaksanakan tindakan kolektif. Sudah barang tentu terdapat proses-proses sosial di dalam kelompok. Setiap aktor mempunyai serangkaian tertentu kesempatan bertindak untuk dipilihnya. Setiap tindakan yang dipilihnya akan memberikan dampak dan aksi (Burns, 1987 dalam Novi Yani 2013).
Berbicara tentang kapasitas dan kualitas aktor ada di KPAD Kota Salatiga sebenarnya cukup ironis, sebab hanya ada 6 orang yang linear dengan bidang perpustakaan dan kearsipan, yaitu 3 orang lulusan diploma kearsipan, 1 orang diploma perpustakaan, 1 orang sarjana perpustakaan dan 1 orang sarjana sosial dengan konsentrasi perpustakaan. Padahal KPAD menangani 60 Satuan Kerja di wilayah Pemerintah Kota Salatiga, dan 155 sekolah yang selama ini belum tercover secara maksimal oleh KPAD.
Kepala Daerah beliau meminta tambahan personel Tenaga Harian Lepas yang berlatar belakang pendidikan perpustakaan sejumlah 6 orang disamping tenaga kontrak Satpam dan tenaga kebersihan.
Visi KPAD Kota Salatiga yaitu ingin “Menjadikan perpustakaan dan arsip sebagai pusat informasi, pengetahuan, dan kebudayaan yang mendukung visi Kota Salatiga” masih bertahan sampai sekarang. Visi dan misi dibuat lebih mengarah kepada pelayanan sebagaimana tertuang dalam maklumat pelayanan KPAD yaitu “siap memberikan pelayanan yang terbaik untuk masyarakat”. Konsekuensi dari maklumat pelayanan tersebut KPAD harus memaksimalkan potensi yang ada.
Pierson (2000) menjelaskan bahwa perubahan yang terjadi pada suatu institusi dipengaruhi oleh proses dan bukan hanya oleh aktor rasional transaksional, jadi sangat mungkin sebuah organisasi pada prosesnya maupun pada akhirnya akan menyimpang dan berubah haluan, yang berarti tidak seperti cita-cita dan visi ketika organisasi itu dibentuk.
Masyarakat sekarang ini sudah bosan dengan pelayanan publik yang tidak responsif, lamban dan berbelit-belit. Kemudahan dalam akses informasi menjadikan mereka kritis terhadap prilaku birokrat yang menempatkannya sebagai obyek dan belum dianggap sebagai partner. Media sosial menjadi umum dalam melampiaskan kekecewaan atau bahkan mengkritisi kinerja birokrasi yang cenderung mempunyai motif untuk mengontrol perilaku masyarakat dan mencari keuntungan ekonomi.
baik di SKPD maupun dari BUMD yang ada di Kota Salatiga, sedangkan berkaitan dengan pelayanan perpustakaan dan kearsipan yang ada di KPAD.
Fasilitas yang disediakan sekarang tidak hanya membaca buku, tetapi juga mengacu pada perpustakaan modern. Prinsipnya pengunjung yang datang bisa mencari informasi dengan cepat, mudah, murah. Prinsip inilah yang diinginkan masyarakat, apabila hanya menyediakan koleksi buku saja, pengunjung yang datang belum tentu mendapatkan apa yang diinginkan, oleh karena itu disediakan layanan perpustakaan dengan sistem otomasi SLIMS (Senayan Library Management System), penyediaan fasilitas dengan pelayanan internet gratis, baik dengan PC (Personal Computer) maupun akses wifi.
Pelayanan publik merupakan salah satu perwujudan fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat. Pemerintah dalam hal ini KPAD dituntut menerapkan prinsip equity, artinya pelayanan di KPAD tidak boleh diskriminatif, semua masyarakat mempunyai hak yang sama atas pelayanan-pelayanan yang ada sesuai dengan peraturan yang berlaku. Pemberian pelayanan publik oleh aparatur pemerintah merupakan implikasi dari fungsi aparat negara sebagai pelayan masyarakat. Kedudukan aparatur pemerintah dalam pelayanan umum (public services) cukup strategis karena menentukan sejauh mana aparatur pemerintah dalam hal ini KPAD mampu memberikan pelayanan prima kepada masyarakat.
