PEDOMM
ptfl
t
(
\
I
I
IGMAM
DE$ilGtr
GAP
frr;frW
BqfrftDfltrG
PEffiEmilmilffi$UmWE$[
mm[
rffirtrit'/
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PROVINSI
SULAWESI
BAL{T
Kata Pengantar
Puji syukur kita panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Kuasa yang telah memberikan kekuatan pada kita, sehingga buku Pedoman Pengembangan Kapasitas Aparatu Provinsi Sulawesi Barat ini dapat diselesaikan tepat waktu. Menindaklanjuti Perpres No. 59 Tahun 2012 tentang Kerangka Nasional Pengembangan Kapasitas Pemerintah Daerah, PKP2A II LAN Makassar memfasilitasi Pemerintah Daerah Sulawesi Barat dalam penyusunan pedoman peningkatan kapasitas pemerintah. Wujud dari fasilitasi tersebut adalah tersusunnya Pedoman Peningkatan Kapasitas.
Buku pedoman ini ditujukan sebagai bahan rujukan dalam dukungan peningkatan kapasitas pemerintah daerah yang diharapkan akan dilaksanakan secara mandiri oleh SKPD se Provinsi Sulawesi Barat. Di dalam buku ini terdapat lembar kerja yang akan menjadi dasar dalam menyusun kebutuhan pengembangan kapasitas.
Untuk kebutuhan piloting ditetapkan Badan Diklat Provinsi Sulawesi barat yang akan ditetapkan menjadi pelopor/utama dalam upaya pengembangan kapasitas. Penetapan unit piloting untuk pengembangan kapasitas didasarkan pada pentingnya posisi strategis Badan Diklat unit ebaling other khususnya sumber daya aparatur di Provinsi Sulawesi Barat dan SKPD ini relative masih baru yang dengan mudah dipetakan kapasitas yang seharusnya dimiliki. Oleh karena itu, diperlukan tekad yang kuat disertai dengan tindakan yang sungguh-sungguh dari pemerintahan provinsi dan serta SKPD lingkup pemerintah provinsi Sulawesi Barat.
Semoga bermanfaat.
Kepala
Daftar Isi
Judul
Bab I Pendahuluan………..… 1
a. Latar Belakang …………...…... 1
b. Tujuan dan Manfaat………... 4
c. Pengertian dan Ruang Lingkup Pengembangan Kapasitas…… 5 Bab II Konsep, Pengertian dan Ruang Lingkup Pengembangan Kapasitas 7 a. Konsep………..……… 7
b. Pengertian dan Ruang Lingkup Pengembangan Kapasitas…. 13 Bab III Pengembangan Kapasitas Aparatur Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat ... 19 1. Tahapan Persiapan………...……….. 20
2. Tahapan Analisis………... 29
3. Tahapan Perencanaan…….………... 37
4. Tahapan Implementasi..………..… 42
5. Tahapan Monitoring dan Evaluasi Dampak....…….. 46
Bab IV Penutup………..… 48
Daftar Pustaka …..……….. 50
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Provinsi Sulawesi Barat merupakan provinsi pemekaran dari Provinsi Sulawesi Selatan yang secara resmi terbentuk pada tanggal 5 Oktober 2004 berdasarkan UU Nomor 26 tahun 2004. Sebagai daerah yang masih baru pemerintah Provinsi Sulawesi Barat terus memacu pelaksanaan pembangunan di segala bidang baik pembangunan fisik maupun pembangunan non fisik. Selama kurun waktu 9 (sembilan) tahun terakhir ini hasil-hasil pembangunan telah menunjukkan hasil yang signifikan dan telah dirasakan oleh masyarakat yang tersebar pada 6 (enam) kabupaten yaitu, Kabupaten Mamuju, Kabupaten Polman, Kabupaten Majene, Kabupaten Mamasa, dan Kabupaten Kabupaten Mamuju Utara dan Mamuju Tengah.
Dalam mewujudkan tujuan jangka panjang dan sebagai pedoman dan rencana strategis dalam melaksanakan proses pembangunan yang berkesinambungan, Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat menetapkan visi tahun 2011-2016 yaitu “Terwujudnya Percepatan Pertumbuhan Ekonomi dan Kesejahteraan Masyarakat Sulawesi Barat Pada Tahun 2016”. Visi
tersebut dijabarkan dalam 5 misi yang disebut “Panca Karya
Pembangunan Sulawesi Barat”, yaitu:
1. Meningkatkan profesionalisme aparatur pemerintah daerah;
2. Memperluas dan meningkatkan kualitas sarana dan prasarana ekonomi;
3. Meningkatkan akses, kualitas pelayanan kesehatan dan kualitas hidup;
4. Meningkatkan akses dan kualitas pelayanan pendidikan; dan
5. Penerapan kebijakan yang berpihak pada pemanfaatan sumber daya alam dan pengelolaan lingkungan hidup yang berkelanjutan.
Salah satu aspek penting dari Panca Karya diatas adalah meningkatkan profesionalisme aparatur pemerintah daerah. Panca karya tersebut terfokus pada peningkatan kapasitas, kompetensi dan etos professional aparatur pemerintah daerah dalam melaksakan pelayanan masyarakat dan pelaksanaan kebijakan pemerintah sesuai tugas pokok dan fungsi serta visi yang diemban SKPD.
Panca karya tersebut juga sejalan dengan Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 59 tahun 2012 tentang Kerangka Nasional Pengembangan Kapasitas Pemerintah Daerah, dalam merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi, dan mengevaluasi penyelenggaraan urusan pemerintahan yang dilaksanakan oleh pemerintah daerah berdasarkan asas desentralisasi dan tugas perbantuan secara efektif, efisien, dan berkesinambungan.
Pengembangan kapasitas (capacity building) pada prinsipnya adalah suatu usaha dan proses yang dilakukan oleh pemerintah daerah dalam rangka melakukan perubahan dan transformasi dalam pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan. Pengembangan kapasitas merupakan strategi kunci untuk menjawab semua perubahan tersebut.
Manfaat nyata pengembangan kapasitas antara lain: (1) Dapat menemukan area kritis yang dianggap penting untuk ditingkatkan kinerjanya, (2) memberikan solusi atas hambatan-hambatan yang dihadapi sehingga pada akhirnya mampu menciptakan suatu pemerintahan daerah yang lebih efektif dan efisien, (3) meningkatkan kemampuan daerah untuk menyusun perencanaan stratejik atas dasar informasi kebutuhan pengembangan kapasitas yang telah teridentifikasi.
Pengembangan kapasitas tidak hanya melibatkan aparatur pemerintah tetapi juga melibatkan berbagai pemangku kepentingan dalam pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan dengan tanggungjawab masing-masing. Semua pihak dapat mengambil tanggungjawab dan inisiatif baru berdasarkan nilai, pengetahuan dan keterampilannya masing-masing.
Pemangku kepentingan yang terkait dalam pengembangan kapasitas di Provinsi Sulawesi Barat adalah terutama jajaran pemerintah daerah dan anggota DPRD Provinsi Sulawesi Barat. Pengembangan kapasitas ini juga akan melibatkan pihak swasta dan masyarakat sesuai dengan perannya masing-masing sehingga semua pemangku kepentingan memiliki kontribusi yang memadai dalam pembangunan Provinsi Sulawesi Barat.
Selain itu, pengembangan kapasitas akan mendorong aparatur untuk memiliki pemahaman yang luas tentang apa sebenarnya yang dibutuhkan oleh masyarakat. Hubungan yang baik karena memiliki pemahaman yang lebih baik dengan para anggota DPRD serta segenap elemen masyarakat sehingga mampu mengurangi potensi konflik yang mungkin saja dapat terjadi ditengah masyarakat.
Terakhir, pengembangan kapasitas akan menciptakan sejumlah program yang dapat melibatkan berbagai pihak untuk ikut berpartisipasi. Salah satu bentuk partisipasi tersebut adalah adanya dukungan dana yang berasal dari APBN maupun dana yang berasal dari lembaga donor lainnya yang siap mendukung keberhasilan pelaksanaan program peningkatan kapasitas.
B. Tujuan dan Manfaat
Tujuan yang akan dicapai dalam pembuatan pedoman pengembangan kapasitas pemerintah Provinsi Sulawesi Barat adalah:
1. Menyediakan grand design pengembangan kapasitas yang sesuai dengan kebutuhan Provinsi Sulawesi Barat.
2. Menyediakan metode yang secara spesifik menjelaskan cara menyusun dan mengimplementasikan grand design sesuai dengan tahapan-tahapan dalam siklus analisis kebutuhan pengembangan kapasitas.
3. Menyiapkan instrumen untuk mengoperasionalkan metode analisis kebutuhan pengembangan kapasitas.
Sejalan dengan tujuan di atas, manfaat yang diharapkan diperoleh dari grand design pengembangan kapasitas Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat adalah:
1. Memudahkan SKPD dalam lingkup Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat untuk menganalisis kebutuhan pengembangan kapasitas mereka secara sistematis.
2. Memudahkan realisasi program-program pembangunan sesuai dengan RPJMD dan Panca Karya Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat.
3. Mendukung efektivitas implementasi program reformasi birokrasi di Provinsi Sulawesi Barat.
C. Prakondisi Pengembangan Kapasitas
Pengembangan kapasitas dapat terwujud jika prakondisi dibawah ini :
1. Komitmen Pimpinan. Komitmen Gubernur Sulawesi Barat dalam pengembangan kapasitas menunjukkan keinginan kuat pimpinan dalam melaksanakan perbaikan tata kelola pemerintahan di lingkungannya. Hal ini sangat penting mengingat Gubernur Sulawesi Barat diharapkan menjadi penggerak segala bentuk perubahan dan menjadi pelopor dalam pelaksanaan pengembangan kapasitas. Selain itu
“political will” Gubernur Sulawesi Barat merupakan pintu
masuk (entry point) dari keberhasilan tata kelola pemerintahan yang baik.
2. Grand Design Pengembangan Kapasitas, merupakan rencana induk Pemerintahan Provinsi Sulawesi Barat yang berisi informasi gambaran kapasitas, kebutuhan pengembangan dan arah kebijakan yang dituangkan dalam rencana aksi pengembangan kapasitas pemerintahan daerah dan SKPD. 3. Dukungan Kebijakan, terbitnya undang-undang dan peraturan
yang berkaitan dengan tata kelola pemerintah yang baik membutuhkan paradigma baru dalam mengelola pemerintahan. Untuk itu dibutuhkan dukungan kebijakan dari Pemerintahan Provinsi Sulawesi Barat dalam bentuk peraturan yang terkait.
4. Perubahan Pola Pikir (mindset). Hal ini diawali dari kesadaran akan pentingnya pengembangan kapasitas yang hadir karena
adanya tuntutan kebutuhan dari para pemangku kepentingan. Olehnya itu, sebaik apapun pengembangan kapasitas yang dikembangkan, jika mindset sebagai penggerak pengembangan kapasitas tidak dilandasi oleh kesadaran, maka tidak akan menghasilkan output atau outcome yang baik. 5. Transparansi. Pengembangan kapasitas di Provinsi Sulawesi
Barat akan berhasil apabila akuntabilitas terdapat dalam kegiatan pemerintah, begitu pula dengan transparansi dalam pengambilan keputusan, sebagaimana terumuskan dalam indikator “good governance”.
6. Ketersediaan Anggaran. Ketersediaan sumber daya keuangan merupakan faktor yang sangat menentukan keberhasilan pengembangan kapasitas Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat. Hal ini sangat penting dalam pencapaian program dan kegiatan sesuai dengan apa yang tertuang dalam rencana kerja masing-masing Satuan Kerja Perangkat Daerah yang mengacu pada rencana kerja pengembangan kapasitas Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat.
7. Penetapan Tim kerja pada tingkatan daerah maupun SKPD. Dalam melakukan pemetaan kapasitas, tim kerja yang ditetapkan oleh gubernur beranggotakan unsur dari satuan kerja perangkat daerah terkait, sebagaimana yang tercantum dalam Pasal 12 Ayat 5 Perpres Nomor 59 Tahun 2012.
BAB II
KONSEP DAN RUANG LINGKUP
GRAND DESIGN PENGEMBANGAN KAPASITAS
A. Konsep Grand Design Capacity Building (Pengembangan Kapasitas)
1. Konsep Capacity Building (Pengembangan Kapasitas)
Menurut Soeprapto (2010), sebagian orang merujuk pengertian pengembangan kapasitas dalam konteks kemampuan (pengetahuan, keterampilan) sebagian lagi mengartikan kapasitas dalam konteks yang lebih luas termasuk di dalamnya soal sikap dan perilaku. Beberapa ilmuwan melihat pengembangan kapasitas sebagai capacity
development atau capacity strengthening, mengisyaratkan
suatu prakarsa pada pengembangan kemampuan yang sudah ada (existing capacity). Sementara yang lain lebih merujuk pada constructing capacity sebagai proses kreatif membangun kapasitas yang belum nampak (not yet exist).
African Capacity Building Fundation (2001), mendefinisikan peningkatan kapasitas sebagai sebuah proses untuk meningkatkan kemampuan individu, kelompok, organisasi, komunitas atau masyarakat untuk menganalisa lingkungannya; mengidentifikasi masalah-masalah, kebutuhan-kebutuhan, isu-isu dan peluang-peluang; memformulasi strategi-strategi untuk mengatasi masalah-masalah, isu-isu dan kebutuhan-kebutuhan tersebut, dan memanfaatkan peluang yang relevan, merancang sebuah rencana aksi, serta mengumpulkan dan menggunakan secara efektif, dan atas dasar sumber daya yang berkesinambungan
untuk mengimplementasikan, memonitor, dan mengevaluasi rencana aksi tersebut, serta memanfaatkan umpan balik sebagai pelajaran.
Menurut Grindle (1997) capacity building adalah : “capacity building is intented to encompass a variety of
strategies that have to do with increasing the efficiency, effectiveness, and responsiveness of government performance”.
Sementara itu capacity building didefinisikan oleh Brown (2001) sebagai suatu proses yang dapat meningkatkan kemampuan seseorang, suatu organisasi atau suatu sistem untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Pengertian lain menyatakan bahwa capacity building umumnya dipahami sebagai upaya membantu pemerintah, masyarakat ataupun individu dalam mengembangkan keahlian dan keterampilan yang dibutuhkan untuk mewujudkan tujuan-tujuan mereka. Program pengembangan kapasitas seringkali didesain untuk memperkuat kemampuan dalam mengevaluasi pilihan-pilihan kebijakan mereka dan menjalankan keputusan-keputusan yang dibuat secara effektif. Sebagaimana yang dinyatakan oleh Katty Sensions, bahwa :
“Capacity building usually is understood to mean helping
governments, communities and individuals to develop the skills and expertise needed to achieve their goals. Often designed to strengthen participant’s to abilities to evaluate their policy choices and implement decisions effectively, may included education and training, instutional and legal reforms, as well as scientific, technological and financial assistance”
Dalam pengertian yang lebih luas, yang sekarang digunakan dalam pembangunan masyarakat, kapasitas tidak
hanya berkaitan dengan keterampilan dan kemampuan individu, tetapi juga dengan kemampuan organisasi untuk mencapai misinya secara efektif dan kemampuan mempertahankan kelangsungan hidupnya dalam jangka panjang.
Kebanyakan literatur mendefinisikan kapasitas sebagai kemampuan umum untuk melaksanakan sesuatu. UNDP (2006) mendefinisikan kapasitas sebagai kemampuan (kemampuan memecahkan masalah) yang dimiliki seseorang, organisasi, lembaga, dan masyarakat untuk secara perorangan atau secara kolektif melaksanakan fungsi, memecahkan masalah, serta menetapkan dan mencapai tujuan.
Elemen-elemen dalam pengembangan kapasitas merupakan hal-hal yang harus dilaksanakan dalam mencapai kondisi kapasitas masyarakat yang berkembang. McGinty (2003) dalam Sutrisno (2013) menyebutkan lima elemen utama dalam pengembangan kapasitas sebagai berikut: 1. Meningkatkan pengetahuan meliputi upaya peningkatan
keterampilan, penelitian serta memberikan bantuan pembelajaran.
2. Mengembangkan kepemimpinan komunitas dalam bentuk organisasi.
3. Membangun jejaring dalam bentuk kerjasama dan aliansi. 4. Memberikan penghargaan terhadap masyarakat dan
mengajak mereka untuk bersama-sama mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
5. Dukungan informasi meliputi kemampuan untuk mengumpulkan, mengakses serta mengelola informasi yang dipandang bermanfaat.
Bartle (2007) menjabarkan elemen-elemen dalam pengembangan kapasitas masyarakat secara lebih detil menjadi enam belas aspek, yaitu:
1. Altruism, yaitu mengutamakan kepentingan umum. 2. Common values atau kesamaan nilai dalam
bermasyarakat, yaitu masyarakat memiliki kesamaan peran dalam mengusulkan ide.
3. Communal service atau layanan masyarakat. 4. Communication atau komunikasi
5. Confidence atau percaya diri
6. Context atau Keterkaitan (politik dan administratif) 7. Information atau Informasi
8. Intervention atau rintangan 9. Leadership atau kepemimpinan 10. Organization atau organisasi 11. Networking atau jaringan kerja 12. Political power atau kekuatan politik 13. Skills atau keterampilan dan keahlian 14. Trust atau Kepercayaan
15. Unity atau Keselarasan 16. Wealth atau kekayaan
Dalam Buku The Capacity Building For Local Government
Toward Good Governance yang ditulis oleh Soeprapto
menyampaikan bahwa World Bank menekankan perhatian capacity building pada:
1. Pengembangan sumber daya manusia; training, rekruitmen dan pemutusan pegawai profesional, manajerial dan teknis,
2. Keorganisasian, yaitu pengaturan struktur, proses, sumber daya dan gaya manajemen,
3. Jaringan kerja (network), berupa koordinasi, aktifitas organisasi, fungsi network, serta interaksi formal dan informal,
4. Lingkungan organisasi, yaitu aturan (rule) dan undang-undang (legislation) yang mengatur pelayanan publik, tanggung jawab dan kekuasaan antara lembaga, kebijakan yang menjadi hambatan bagi development tasks, serta dukungan keuangan dan anggaran.
5. Lingkungan kegiatan lebih luas lainnya, meliputi faktor-faktor politik, ekonomi dan situasi-kondisi yang mempengaruhi kinerja.
UNDP dalam Edralin (1997) memfokuskan pada tiga dimensi, yaitu:
1. Tenaga kerja (dimensi human resources), yaitu kualitas SDM dan cara SDM dimanfaatkan.
2. Modal (dimensi fisik), menyangkut sarana material, peralatan, bahan-bahan yang diperlukan dan ruang/gedung,
3. Teknologi, yaitu organisasi dan gaya manajemen, fungsi perencanaan, penentuan kebijakan, pengendalian dan evaluasi, komunikasi, serta sistem informasi manajemen.
Dengan demikian dapat disampaikan bahwa upaya pengembangan kapasitas dilaksanakan di berbagai tingkatan yang mencakup berbagai macam aspek, mulai dari sumberdaya manusianya maupun juga sistem-sistem yang mengatur proses kerja di dalamnya.
2. Konsep Grand Design Capacity Building (Pengembangan Kapasitas)
Pengembangan kapasitas berkaitan dengan kemampuan pemerintah daerah untuk merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi, dan mengevaluasi penyelenggaraan urusan pemerintahannya
berdasarkan asas desentralisasi dan tugas perbantuan secara efektif, efisien, dan berkesinambungan. Ruang lingkup pengembangan kapasitas pemerintahan meliputi 3 (tiga) hal pokok, yang terdiri dari pengembangan kapasitas kebijakan, pengembangan kapasitas kelembagaan, dan pengembangan kapasitas sumberdaya manusia.
Pengembangan dan peningkatan kapasitas merupakan kegiatan multidimensi dan berskala besar yang memerlukan orientasi cukup panjang. Di samping kegiatan prioritas jangka pendek, pengembangan dan peningkatan kapasitas perlu diimbangi dengan kegiatan jangka menengah dan jangka panjang yang direncanakan secara terpadu sehingga harus disusun urutan prioritasnya. Oleh karena kebutuhan pengembangan dan peningkatan kapasitas sangat besar bila dibandingkan dengan sumber daya keuangan dan manusia yang tersedia, maka penyusunan prioritas dan pentahapan kegiatan pengembangan dan peningkatan kapasitas adalah penting.Upaya tersebut membutuhkan suatu grand design yang mengikuti dinamika perubahan penyelenggaraan pemerintahan Propinsi Sulawesi Barat sehingga menjadi suatu
living document (dokumen hidup yang harus direvisi/dimutakhirkan setiap ada perubahan)
Grand Design Pengembangan Kapasitas Pemerintah
Propinsi Sulawesi Barat merupakan rancangan induk dari arah kebijakan umum, strategi, program, dan kegiatan yang mendasari pengambilan kebijakan oleh pemerintah untuk pembangunan dan pengembangan kapasitas pada kurun waktu 5 – 20 tahun ke depan dalam rangka mewujudkan reformasi birokrasi di Pemerintahan Sulawesi Barat. Grand
memberikan arah kebijakan pelaksanaan pengembangan kapasitas aparatur agar pengembangan kapasitas aparatur lingkup pemerintah provinsi di Sulawesi Barat dapat berjalan secara efektif, efisien, terukur, konsisten, terintegrasi, melembaga, dan berkelanjutan.
Grand design yang dibuat diselaraskan dengan RPJP, RPJMD, dan dokumen-dokumen terkait milik Pemerintah Propinsi Sulawesi Barat - tanpa mengesampingkan kebijakan di tingkat pusat - karena dokumen-dokumen tersebut telah menetapkan prioritas-prioritas, visi, misi, dan aspirasi daerah. Meski demikian, Grand design ini tidak bersifat kaku, melainkan dapat diubah oleh Tim Pengembangan Kapasitas sesuai dengan perkembangan yang terjadi di Propinsi Sulawesi Barat (dapat memiliki sifat fleksibilitas sebagai suatu
living document).
B. Ruang Lingkup Grand Design Pengembangan Kapasitas
Secara umum terdapat tiga tingkatan atau tiga lapisan pengembangan kapasitas, yakni tingkat kebijakan, kelembagaan, dan sumber daya manusia. Semua tingkatan pengembangan kapasitas ini sama pentingnya serta saling tergantung dan saling mendukung satu sama lain. Berdasarkan ketiga tingkatan pengembangan di atas, Pemerintah kemudian merumuskan kebijakan untuk mendorong Pemerintah Daerah agar melakukan upaya-upaya yang konstruktif dan terencana, melakukan pengembangan kapasitasnya berdasarkan ketiga tingkatan tersebut. Dengan demikian, konsep pengembangan kapasitas sudah sangat jelas bahwa arah reformasi birokrasi yang telah dicanangkan pada Pemerintah Daerah, pada dimensi makro dan mikro kemudian semakin dipertajam arah kebijakan strategisnya
yang akan dikembangkan kapasitasnya adalah berada pada tiga tingkatan, yaitu tingkatan kebijakan, kelembagaan, dan SDM.
Ketiga tingkatan inilah yang kemudian menjadi fokus pengembangan kapasitas di lingkup pemerintah Provinsi Sulawesi Barat. Adapun aspek-aspek yang mengiringi tiap tingkatan dapat dilihat pada di bawah ini.
Matriks 1. Ruang Lingkup Pengembangan Kapasitas
No. Tingkatan Aspek
1. Kebijakan Penyusunan dan penetapan kebijakan daerah berupa peraturan daerah dan peraturan gubernur yang dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip tata kelola pemerintahan yang baik dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan Evaluasi implementasi kebijakan daerah untuk menilai efektivitas pelaksanaannya
Membangun komitmen seluruh penyelenggara
pemerintahan daerah untuk melaksanakan kebijakan daerah yang telah ditetapkan
2. Kelembagaan Peningkatan kapasitas struktur organisasi yang efektif, efisien, rasional dan proporsional
Peningkatan kapasitas tata laksana penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi setiap unit kerja pemerintahan daerah Pelembagaan kapasitas SKPD organisasi yang produktif dan positif berdasarkan nilai-nilai luhur budaya bangsa Peningkatan kapasitas anggaran
Peningkatan kapasitas sarana dan prasarana kerja sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan tugas
Penerapan standar prosedur operasi (SOP) dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah dan pelayanan umum
3 Sumber Daya Manusia
Peningkatan pengetahuan dan wawasan, keterampilan dan keahlian
Pembentukan sikap dan perilaku kerja penyelenggara pemerintahan daerah
Sumber: Perpres No. 59 Tahun 2012 tentang Kerangka Nasional Pengembangan Kapasitas Pemerintah Daerah
Secara ringkas ketiga ruang lingkup pengembangan kapasitas tersebut dapat dijelaskan yaitu; 1) Pengembangan kapasitas kebijakan pada dasarnya adalah penyusunan dan penetapan serta penerapan peraturan daerah dan peraturan kepala daerah yang dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip tata kelola pemerintahan yang baik; 2) Pengembangan kapasitas kelembagaan meliputi peningkatan kapasitas struktur organisasi yang efektif, efisien, rasional dan proporsional, peningkatan kapasitas pelaksanaan tupoksi, pelembagaan kapasitas SKPD, peningkatan kapasitas anggaran, peningkatan sarana prasarana, dan penerapan SOP (standard operating procedure); dan 3) Pengembangan kapasitas sumber daya manusia berkaitan dengan peningkatan pegetahuan dan wawasan, keterampilan dan keahlian, serta pembentukan sikap dan prilaku kerja penyelenggara pemerintah daerah.
Proses pengembangan kapasitas di Provinsi Sulawesi Barat dilakukan melalui 5 (lima) tahapan penting yang disebut sebagai siklus pengembangan kapasitas Provinsi Sulawesi Barat. Masing-masing tahapan memiliki proses dan kegiatan yang berbeda dengan output yang berbeda pula. Adapun tahapan yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Tahap Persiapan: Tahapan ini khusus untuk
mengidentifikasi kebutuhan pengembangan kapasitas serta aspekpengembangannya berdsarkan tingkatan kebijakan, kelembangaan dan sumber daya manusia di lingkup pemerintah Provinsi Sulawesi Barat. Aspek penting pada tahapan adalah dibentuknya tim kerja pengembangan kapasitas serta pemetaan sumber daya yang akan digunakan.
2. Tahap Analisis: Tahapan ini khusus untuk mengidentifikasi
isu-isu penting dalam proses pengembangan kapasitas dengan menggunakan berbagai metode dan instrument. Setelah identifikasi isu dilakukan maka dilanjutkan dengan pemilihan isu prioritas yang akan dijadikan sebagai program dan kegiatan dalam pelaksanaan pengembangan kapasitas pemerintah Provinsi Sulawesi Barat.
3. Tahap Perencanaan: Tahap perencanaan adalah dokumen
rencana yang dibuat oleh tim pengembangan kapasitas pemerintah Provinsi Sulawesi Barat berisi tentang program dan kegiatan yang siap untuk dimplementasikan dalam periode 5 tahun.
4. Tahap Implementasi: Tahap implementasi yaitu
pelaksanaan seluruh program dan kegiatan sesuai dengan skala prioritas yang tercantum dalam dokumen rencana. Proses implementasi ini melibatkan berbagai pemangku kepentingan baik yang bertindak sebagai subyek maupun sebagai obyek dalam pengembangan kapasitas.
5. Tahap Monitoring dan Evaluasi Dampak: Tahap monitoring
dan evaluasi dampak adalah tahap terakhir siklus pengembangan kapasitas pemerintah Provinsi Sulawesi Barat guna menilai sejauh mana keberhasilan setiap tahapan yaitu tahap persiapan, tahap analisis, tahap perencanaan dan tahap implementasi.
Sebagai sebuah siklus, ke lima tahapan akan bergerak dari satu tahapan ke tahapan berikutnya secara berkelanjutan dan saling berkontribusi satu sama lain terhadap tahapan berikutnya.
Grand design pengembangan kapasitas aparatur Pemerintah
Propinsi Sulawesi Barat tidak terlepas dari Reformasi Birokrasi yang tengah berjalan. Agenda Reformasi Birokrasi dalam pengembangan kapasitas aparatur Pemerintah Propinsi Sulawesi Barat dimasukkan dalam bentuk kerangka program yang dijabarkan dalam bentuk beragam kegiatan. Ruang lingkup pengembangan kapasitas tidak terlepas dari program dan kegiatan Reformasi Birokrasi yang selanjutnya dipadukan dengan pengembangan kapasitas sebagaimana tertuang dalam Perpres No. 59 Tahun 2012.
Guna memberikan pemaknaan yang serupa terhadap ketiga ruang lingkup pengembangan kapasitas aparatur Pemerintah Propinsi Sulawesi Barat, maka pengertian setiap ruang lingkup dijabarkan sebagai berikut:
a. Grand design adalah sebuah pedoman yang berisikan tata cara memetakan kebutuhan dan mengimplementasikan pengembangan pengembangan kapasitas Aparatur di Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat.
b. Pengembangan kapasitas Aparatur adalah suatu usaha dan proses yang dilakukan oleh pemerintah Provinsi Sulawesi Barat dalam rangka melakukan perubahan di tingkatan kebijakan, kelembagaan, dan sumber daya manusia berdasarkan prinsip-prinsip tata kelola pemerintahan yang baik;
c. Pengembangan kapasitas kebijakan adalah pengembangan kapasitas yang dilakukan oleh pemerintah Provinsi Sulawesi Barat pada tingkatan kebijakan, mencakup : (1) penyusunan dan penetapan kebijakan daerah, (2) penggalangan komitmen
guna melaksanakan kebijakan daerah yang telah ditetapkan, dan (3) evaluasi implementasi kebijakan daerah;
d. Pengembangan kapasitas kelembagaan adalah pengembangan kapasitas yang dilakukan oleh pemerintah Provinsi Sulawesi Barat pada tingkatan kelembagaan, mencakup: (1) pengembangan kapasitas struktur organisasi, (2) pengembangan kapasitas tata laksana, (3) pelembagaan kapasitas SKPD, (4) pengembangan kapasitas anggaran, (5) pengembangan kapasitas sarana dan prasarana kerja, dan (6) penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP);
e. Pengembangan kapasitas sumber daya manusia adalah pengembangan kapasitas yang dilakukan oleh pemerintah Provinsi Sulawesi Barat pada tingkatan sumber daya manusia, mencakup: (1) peningkatan pengetahuan dan wawasan, keterampilan dan keahlian, serta (2) pembentukan sikap dan perilaku kerja penyelenggara pemerintahan daerah.
BAB III
TAHAPAN PENGEMBANGAN KAPASITAS APARATUR
PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT
Pengembangan Kapasitas Aparatur Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat merupakan suatu siklus yang menggambarkan proses perencanaan strategik yang terdiri dari lima tahapan sebagaimana gambar 1, yaitu: persiapan (preparation), analisis (analysis), perencanaan (planning), implementasi (implementation), serta monitoring dan evaluasi dampak (monitoring and evaluation). Siklus pengembangan kapasitas menggunakan serangkaian alat bantu seperti analisis dokumen, turun lapang, survei, FGD. Penggunaan alat bantu tersebut disesuaikan dengan kondisi Pemerintah Daerah Provinsi Sulawesi Barat yang akan menerapkan pengembangan kapasitas tersebut.
Gambar berikut merupakan tahapan yang ada dalam siklus pengembangan kapasitas yaitu: Persiapan, Analisis, Perencanaan dan Pemrograman, Implementasi serta Monitoring dan Evaluasi Dampak.
Tahap awal siklus dimulai dari persiapan. Tahap ini bertujuan untuk membangun kesadaran peningkatan kapasitas antar pemangku kepentingan di tingkat pemerintah Sulawesi Barat. Selain itu tahap ini juga mencakup mobilisasi dan alokasi sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan analisis kebutuhan peningkatan kapasitas.
Output yang diharapkan dari tahap persiapan pengembangan kapasitas Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat adalah :
1. Dokumen identifikasi kebutuhan dan tujuan pengembangan kapasitas;
2. Tim kerja pengembangan kapasitas; 3. Rancangan rencana aksi;
4. Peta dukungan sumber daya yang tersedia;
Secara umum tahap persiapan mencakup langkah-langkah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi kebutuhan pengembangan kapasitas 2. Menetapkan sasaran pengembangan kapasitas 3. Membentuk tim pengembangan kapasitas 4. Merancang rencana aksi
5. Memetakan dukungan sumber daya yang tersedia
LANGKAH 1 Identifikasi Kebutuhan Pengembangan LANGKAH 2 Penetapan Sasaran Pengembangan LANGKAH 3 Pembentukan Tim Pengembangan LANGKAH 4 Rancangan Rencana Aksi LANGKAH 5 Pemetaan Sumber Daya 1. TAHAPAN PERSIAPAN
Pengembangan kapasitas di Provinsi Sulawesi Barat dimulai dari identifikasi kebutuhan pengembangan kapasitas untuk menilai kebutuhan pengembangan kapasitas pada saat ini. Untuk mengidentifikasi kebutuhan pengembangan tersebut Gubernur Sulawesi Barat menunjuk Biro Organisasi pada Sekretariat Daerah untuk menginisiasi analisis kebutuhan pengembangan kapasitas dalam bentuk identifikasi berbagai masalah dan kebutuhan pengembangan organisasi, penetapan sasaran dan cakupan pengembangan kapasitas dan merekomendasikan Tim Pengembangan Kapasitas Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat, serta menjalin komunikasi dan menggalang komitmen dari berbagai pemangku kepentingan.
Proses identifikasi kebutuhan pengembangan dilakukan dengan melibatkan staf dan pejabat pemerintahan Provinsi Sulawesi Barat serta para pemangku kepentingan seperti Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, pihak swasta, kelompok-kelompok kemasyarakatan, dan penerima jasa layanan pemerintah. Alat bantu yang digunakan dalam langkah ini adalah Focus Group Discussion.
Lembar kerja 1: Format Isian FGD
Pertanyaan Key Informan Tanggapan
(1) (2) (3)
Petunjuk Pengisian
Kolom (1) : Diisi dengan persoalan yang muncul Kolom (2) : Diisi dengan para pemangku kepentingan
Kolom (3) : Diisi dengan tanggapan dari pemangku kepentingan LANGKAH 1 Identifikasi Kebutuhan Pengembangan
Dari hasil identifikasi kebutuhan pada langkah sebelumnya, maka dapat dirumuskan sasaran pengembangan kapasitas. Perumusan sasaran pengembangan kapasitas tidak terlepas dari tiga tingkatan pengembangan kapasitas dengan mempertimbangkan aspek pengembangan kapasitas pemerintah Provinsi Sulawesi Barat.
Proses dalam langkah ini dilakukan Biro Organisasi Pemerintah Sulawesi Barat melalui Lokakarya dengan pemangku kepentingan (DPRD dan kelompok masyarakat terkait langsung) dan investigasi. Lokakarya membahas 6 hal pokok:
1. Pemaparan konsep pengembangan kapasitas,
2. Pemaparan metode dan pendekatan analisis kebutuhan pengembangan kapasitas yang dapat dilakukan oleh pemerintah provinsi sulawesi barat,
3. Definisi sasaran yang diharapkan dari analisis kebutuhan pengembangan kapasitas,
4. Identifikasi isu-isu kunci yang diketahui oleh berbagai pemangku kepentingan,
5. Kesepakatan yang sifatnya tentatif mengenai isu-isu kunci yang harus ditangani oleh tim pengembangan kapasitas, dan 6. Menentukan jadwal tentatif
Investigasi dilakukan untuk mendalami isu-isu pengembangan kapasitas yang muncul dicermati lebih jauh melalui interview (dengan staf ahli) atau FGD dan analisis dokumen.
Pembentukan tim pengembangan kapasitas harus dilakukan oleh pemerintah Provinsi Sulawesi Barat. Tim Pengembangan Kapasitas pemerintah Provinsi Sulawesi Barat ditetapkan melalui Surat Keputusan Gubernur yang komposisinya terdiri dari Pembina, pengarah, tim teknis. Dalam pelaksanaan kegiatannya, Tim Teknis yang terdiri dari kepala SKPD membentuk Kelompok Kerja SKPD untuk memastikan bahwa seluruh pihak yang terlibat dalam analisis kebutuhan pengembangan kapasitas ini memahami tujuan dan ruang lingkup, serta peran mereka. Kelompok kerja ini yang melakukan tahap analisis dan perencanaan pada pengembangan kapasitas dan yang nantinya akan melaksanakan seluruh tahapan pengembangan kapasitas.
Komposisi SK Tim Pengembangan Kapasitas Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat terdiri atas:
Pembina : 1. Gubernur 2. Wakil Gubernur 3. Ketua DPRD
Tim Pengarah : Ketua : Sekretaris Daerah Sekretaris : Biro Organisasi Koordinator: Asisten I,II,III dan IV Anggota : Staf Ahli
Anggota: Kepala Biro Tim Teknis : Kepala SKPD
Kelompok Kerja SKPD
: Koordinator (1 orang) Sekretaris (1 orang)
Anggota (terdiri dari perwakilan masing-masing unit kerja dalam SKPD)
Fungsi tim pengembangan kapasitas dapat dihat pada Matriks 2:
Matriks 2. Fungsi Tim Pengembangan Kapasitas Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat
Pembina Pengarah Tim Teknis Kelompok Kerja SKPD
1) Menetapkan Peraturan Dan Kebijakan Tentang Pengembangan Kapasitas Provinsi Sulawesi Barat. 2) Mendorong, dan mendukung, pengembangan kapasitas Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat. 3) Meminta laporan monitoring dan evaluasi pengembangan kapasitas Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat. 1) Memastikan pengembangan kapasitas menjadi isu penting dalam pembuatan program dan kebijakan pengembangan daerah 2) Memastikan tim teknis bekerja berdasarkan target kerja dan waktu yang telah disepakati 3) Menetapkan ruang lingkup analisis kebutuhan peningkatan kapasitas 4) Memastikan ketersediaan sumber daya pada setiap tahapan. 5) Menerima laporan rutin dan mengevaluasi kemajuan pekerjaan tim teknis 6) Mengkomunikasikan kemajuan kegiatan pengembangan kapasitas kepada semua pemangku kepentingan. 7) Menyetujui hasil-hasil temuan analisis kebutuhan pengembangan kapasitas. 8) Mengevaluasi dampak pengembangan kapasitas. 1) Berkoordinasi dengan anggota tim pengarah. 2) Mengikuti dan memantau setiap kemajuan kegiatan kelompok kerja SKPD. 3) Menindaklanjuti arahan pengarah. 4) Memastikan kelompok kerja SKPD memiliki keterampilan yang dibutuhkan. 5) Menggalang dan mengkoordinasikan dukungan eksternal. 6) Menyediakan panduan
kerja bagi kelompok kerja SKPD 7) Melaporkan kemajuan kegiatan pengembangan kapasitas kepada pengarah 8) Mendiseminasikan hasil pengembangan kapasitas SKPD 1) Menganlisa kondisi objektif SKPD terkait kebutuhan pengembangan kapasitas 2) Menemukan
isu-isu yang menjadi penyebab utama terjadinya kesenjangan kapasitas 3) Menetukan alternatif penyelesaian masalah untuk menutupi kesenjangan kapasitas yang ada 4) Menganalisis kebutuhan pengembangan kapasitas dimasa yang akan datang 5) Menyusun perencanaan dan penganggaran pengembangan kapasitas 6) Menyusun dokumen grand design pengembangan kapasitas SKPD.
Pada saat menyusun rencana aksi, Tim Pengembangan Kapasitas harus melakukan hal-hal sebagai berikut:
1. Menetapkan metodologi penilaian kebutuhan berdasarkan sasaran dan cakupan pengembangan kapasitas
2. Mempertimbangkan kebutuhan akan dukungan pihak eksternal untuk melaksanakan proses pengembangan kapasitas.
3. Menetapkan jadwal untuk penilaian kebutuhan pengembangan kapasitas dan penyusunan rencana aksi pengembangan kapasitas. 4. Mensikronkan antara proses penilaian kebutuhan pengembangan
kapasitas dengan proses perencanaan dan penganggaran yang telah ada.
Pada langkah keempat ini, Alat bantu yang disarankan adalah teknik process planning, gantt charts, flow charts, wawancara, dan membentuk kelompok-kelompok kecil.
Lembar Kerja 2. Contoh Matriks Kegiatan Rencana Aksi Analisis Kebutuhan Pengembangan Kapasitas Daerah
No Tahapan Kegiatan Bulan Metodolo gi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 (1) (2) (3) (4) 1. Persiapan Identifikasi Kebutuhan Pengembangan Penetapan Sasaran Pengembangan Pembentukan Tim Kerja PKD Rancangan Rencana Aksi Pemetaan Sumber Daya 2. Analisis Identifikasi Isu Klasifikasi Isu Prioritasi Isu Penyusunan Kebutuhan pengembangan kapasitas 3. Perencanaan Penyusunan Rencana Aksi Pengembangan Kapasitas Penyusunan Dokumen Grand Design Pengembangan Kapasitas 4. Pelaporan & Advokasi Rencana Aksi Pengembangan Kapasitas ke dalam rencana kerja SKPD
Petunjuk Pengisian
Kolom (1) : Nomor tahapan kegiatan
Kolom (2) : Tahapan dan kegiatan pengembangan kapasitas
Kolom (3) : Lama pelaksanaan setiap kegiatan. Pelaksanaan kegiatan disesuaikan dengan sarana prasarana dan kemampuan Tim Pengembangan Kolom (4) : Diisi dengan metodologi yang digunakan pada setiap kegiatan
Pemetaan dukungan sumber daya dilakukan berdasarkan metodologi yang dipilih dan jadwal penilaian kebutuhan pengembangan. Sumber daya yang dimaksud meliputi keuangan, manusia, sarana dan prasarana serta waktu. Sumber daya keuangan berasal APBN, APBD, Hibah serta sumber lain yang sah. Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat dapat pula menggunakan anggaran dari luar, seperti lembaga donor dan perusahaan-perusahaan swasta, yang alokasi anggarannya dapat digunakan untuk membiayai kegiatan-kegiatan pendukung, seperti workhop, FGD, dan kegiatan-kegiatan pendukung lainnya.
Pemetaan sumber daya dilakukan oleh tim teknis, DPRD, bagian penganggaran, dan Gubernur Provinsi Sulawesi Barat. Pada langkah terakhir dari tahap ini, Alat bantu yang disarankan adalah Matriks
Identifikasi Sumber Daya.
Lembar Kerja 3. Matriks Identifikasi Sumber Daya
Sumber Daya Keuangan Kondisi SDM Sarana dan Prasarana
Waktu APBN APBD Hibah Kuantitas Kualitas
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Petunjuk Pengisian
Kolom (1) : Diisi dengan kondisi sumber daya keuangan melalui pembiayaan APBN dengan keterangan sangat tersedia, tersedia, kurang tersedia dan tidak tersedia.
Kolom (2) : Diisi dengan kondisi sumber daya keuangan melalui pembiayaan APBD dengan keterangan sangat tersedia, tersedia, kurang tersedia dan tidak tersedia
Kolom (3) : Diisi dengan kondisi sumber daya keuangan melalui pembiayaan Hibah dengan keterangan sangat tersedia, tersedia, kurang tersedia dan tidak tersedia.
Kolom (4) : Diisi dengan kondisi sumber daya manusia dari sisi kuantitas dengan menuliskan keterangan sangat memadai, memadai, kurang memadai, dan tidak memadai.
Kolom (5) : Diisi dengan kondisi sumber daya manusia dari sisi kualitas dengan menuliskan keterangan sangat memadai, memadai, kurang memadai, dan tidak memadai.
Kolom (6) : Diisi dengan kondisi sarana dan prasarana bagi pengembangan kapasitas dengan menuliskan keterangan sangat memadai, memadai, kurang memadai, dan tidak memadai.
Kolom (7) : Diisi dengan kondisi ketersediaan waktu bagi upaya pengembangan kapasitas dengan menuliskan keterangan sangat memadai, memadai, kurang memadai, dan tidak memadai.
Tahapan ini meliputi 4 langkah yaitu identifikasi isu, klasifikasi isu, prioritasi isu dan penyusunan kebutuhan pengembangan kapasitas pada 3 tingkatan yaitu kebijakan, kelembagaan dan sumber daya manusia pemerintah Provinsi Sulawesi Barat. Guna memperoleh hasil yang diharapkan, di tahapan ini Tim Teknis membentuk Kelompok Kerja SKPD untuk melakukan serangkaian langkah yang melibatkan seluruh unsur yang ada pada satuan kerja yang akan dianalisis kebutuhan pengembangan kapasitasnya. Pelibatan tersebut bertujuan untuk memperoleh informasi seakurat mungkin sehingga potret kebutuhan yang ditemukan tidak menjadi bias dan kebijakan yang diambil kelak dapat benar-benar sesuai dengan harapan. Langkah tersebut meliputi kegiatan sebagai berikut:
1. Melakukan identifikasi Isu. 2. Melakukan klasifikasi Isu. 3. Melakukan prioritasi atas isu.
4. Menyusun kebutuhan-kebutuhan pengembangan kapasitas SKPD di masa yang akan datang.
LANGKAH 1 Identifikasi Isu LANGKAH 2 Klasifikasi Isu LANGKAH 3 Prioritasi Isu LANGKAH 4 Penyusunan Kebutuhan Pengembangan Kapasitas 2. TAHAPAN ANALISIS
Output dari tahap analisis pengembangan kapasitas Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat adalah:
1. Isu-isu terkait kapasitas yang harus dimiliki oleh SKPD
2. Dokumen daftar prioritasi kegiatan pengembangan kapasitas SKPD. Pada tahap analisis ini, kegiatan terfokus pada upaya mendukung kelompok kerja dalam menentukan prosedur kerja untuk menilai kebutuhan pengembangan kapasitas Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat pada tingkat SKPD. Selama berlangsungnya proses analisis, beberapa hal berikut perlu diperhatikan:
1. Melakukan penilaian internal dan atau eksternal dari satuan kerja (SKPD) yang bersangkutan.
2. Memastikan bahwa ketiga tingkatan pengembangan kapasitas (kebijakan, kelembagaan dan sumberdaya manusia) tercakup dalam penilaian.
3. Memastikan hasil identifikasi isu dan prioritas kegiatan sesuai kebutuhan pengembangan kapasitas di masa yang akan datang. 4. Mempresentasikan hasil temuan kepada para pemangku
kepentingan.
5. Merevisi hasil temuan sesuai dengan komentar dan masukan yang diterima.
Pada langkah ini, kelompok kerja melakukan upaya menemukan isu-isu terkait kapasitas yang harus dimiliki oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dalam mencapai dan atau meningkatkan kinerja.
Penemuan isu tersebut dilakukan dengan cara mendeskripsikan pelayanan yang menjadi tugas pokok dan fungsi (Tupoksi) SKPD. Pendeskripsian dilakukan dengan tujuan memahami apa saja layanan yang harusnya diberikan oleh SKPD sebagaimana yang diatur dalam Peraturan Daerah (PERDA).
Pelayanan SKPD terdiri dari pelayanan internal dan eksternal. Pelayanan internal berupa pelayanan administratif yang berhubungan dengan pengembangan kepegawaian, manajemen keuangan, perencanaan pembangunan, ketatalaksanaan dan kerumahtanggaan. Sedangkan pelayanan eksternal berhubungan dengan pelayanan publik yang merupakan tupoksi utama dari SKPD.
Metode dan instrumen yang digunakan adalah interview, Focus
Group Discussion (diskusi dengan kelompok-kelompok kecil),
environmental scanning dan analisis dokumen. Interview dan FGD
dilakukan dengan melibatkan berbagai unsur dalam SKPD yang dianggap memahami tupoksi, kinerja dan permasalahan yang dihadapi SKPD. Khusus untuk FGD, kelompok kerja juga mengundang pemangku kepentingan untuk dilibatkan dalam proses diskusi, yang terdiri dari perwakilan pengguna layanan SKPD, pemerhati layanan SKPD, dan tenaga ahli (narasumber) yang dianggap mampu memberikan gambaran dan masukan tentang harapan pelayanan yang dibutuhkan di masa yang akan datang.
Lembar Kerja 4. Contoh Pertanyaan Kunci FGD yang akan digunakan dalam mengIdentifikasi Isu
Pertanyaan Kunci
1. Bagaimana dukungan kebijakan yang ada dalam menunjang pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi?
2. Apakah pelayanan yang diberikan selama ini telah memenuhi semua layanan yang menjadi Tupoksi SKPD?
3. Bagaimana gambaran layanan SKPD tersebut saat ini? 4. Bagaimana gambaran kinerja organisasi secara keseluruhan?
5. Apa saja faktor pendukung dan penghambat keberhasilan layanan SKPD saat ini?
6. Sejauhmana struktur organisasi yang ada mampu mendukung pelaksanaan tupoksi organisasi?
7. Bagaimana kondisi SDM dalam menunjang pelaksanaan tupoksinya? 8. Kondisi-kondisi apa yang harus diantisipasi organisasi agar tetap eksis
menjalankan fungsinya 10 -20 tahun ke depan? 9. Dan lain-lain yang dianggap relevan.
Selama proses FGD berlangsung, kelompok kerja merekam dengan cermat segala pembicaan yang berkembang dalam diskusi melalui bantuan alat perekam dan catatan notulensi hasil FGD. Untuk dapat memotret kapasitas SKPD yang diharapkan 20 tahun kedepan, pertanyaan nomor 8 harus dikembangkan lagi dengan metode
environmental scanning dan analisis dokumen. Kelompok kerja dalam
melakukan environmental scanning, mempertimbangkan dinamika lingkungan eksternal seperti Asean Economic Community, Reformasi Birokrasi, Millenium Development Goals (MDGs) serta RPJPD Provinsi Sulawesi Barat yang merupakan tujuan jangka panjang pembangunan Sulawesi Barat.
Pada langkah ini Kelompok kerja terleih dahulu merumuskan visi pengembangan kapasitas SKPD yang memuat kondisi yang diharapkan dicapai 20 tahun kedepan. Berdasarkan visi tersebut kelompok kerja mendiskusikan hasil FGD untuk menemukan dan membuat rumusan isu-isu penting seperti tema, topik, substansi yang berhubungan dengan pengembangan kapasitas SKPD dalam bentuk rumusan kalimat formal yang akan dituangkan kedalam lembar kerja dibawah ini:
Lembar kerja 5. Matriks Identifikasi Isu pada tingkatan pengembangan kapasitas*
Tingkatan Aspek Isu
(1) (2) (3)
Kebijakan Penyusunan dan penetapan kebijakan daerah berupa perda dan pergub yang dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip tata kelola pemerintahan yang baik dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan
1. ……….. 2. ………..
Evaluasi implementasi kebijakan daerah untuk menilai efektivitas pelaksanaannya
1. ……….. 2. ……….. Membangun komitmen seluruh
penyelenggara pemerintahan daerah untuk melaksanakan kebijakan daerah yang telah ditetapkan
1. ……….. 2. ………..
Kelembagaan Peningkatan kapasitas struktur organisasi yang efektif, efisien, rasional dan proporsional
1. ……….. 2. ……….. Peningkatan kapasitas tata laksana
penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi setiap unit kerja pemerintahan daerah
1. ……….. 2. ……….. Pelembagaan kapasitas SKPD organisasi
yang produktif dan positif berdasarkan nilai-nilai luhur budaya bangsa
1. ……….. 2. ……….. Peningkatan kapasitas anggaran 1. ……….. 2. ……….. Peningkatan kapasitas sarana dan
prasarana kerja sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan tugas
1. ………. 2. ………..
Penerapan standar prosedur operasi (SOP) dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah dan pelayanan umum
1. ……….. 2. ……….. Sumber Daya
Manusia
Peningkatan pengetahuan dan wawasan, keterampilan dan keahlian
1. ……….. 2. ……….. Pembentukan sikap dan perilaku kerja
penyelenggara pemerintahan daerah
1. ……….. 2. ………..
* Panduan bagi Kelompok Kerja
Petunjuk Pengisian
Kolom (1) : Diisi dengan tingkatan pengembangan kapasitas yaitu kebijakan, kelembagaan dan sumberdaya manusia
Kolom (2) : Diisi dengan aspek-aspek yang ditemukan dalam FGD terkait pengembangan kapasitas SKPD di tiga tingkatan
Kolom (3) : Diisi dengan isu-isu terkait setiap aspek yang ditemukan dalam FGD terkait pengembangan kapasitas SKPD di tiga tingkatan
Pada langkah ketiga dari tahapan analisis, kelompok kerja telah menggali semua isu kemudian melakukan prioritasi isu dengan menggunakan lembar kerja berikut:
Lembar Kerja 6. Format Prioritasi Isu
Tingkatan Isu Prioritas Isu Total Bobot Kriteria*) Salah satu fungsi utama organisasi Mudah diilakukan dengan sumber daya yang tersedia Berdampak langsung kepada pemangku Kepentinga n Bersifat strategis dalam program pembangu nan Dapat meningka tkan kinerja Organisasi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Kebijakan Kelembagaan SDM
Petunjuk Pengisian
Kolom (1) : Diisi dengan tingkatan pengembangan kapasitas yaitu kebijakan, kelembagaan, dan sumber daya manusia.
Kolom (2) : Diisi dengan isu yang telah diperoleh pada lembar kerja 5 kolom 3 hasil identifikasi isu.
Kolom (3 - 7) : Diisi dengan nilai bobot penilaian dengan nilai 4 untuk kategori sangat sesuai, nilai 3 untuk kategori sesuai, nilai 2 untuk kategori cukup sesuai dan nilai 1 untuk kategori tidak sesuai.
Kolom (8) : Diisi dengan total bobot yang berasal dari penjumlahan Kolom (3), (4), (5), (6), (7) dimana bobot tertinggi menjadi isu prioritas tertinggi
Langkah ini dilakukan oleh kelompok kerja SKPD dalam bentuk diskusi yang melibatkan pegawai SKPD yang bersangkutan. Tujuan diskusi adalah untuk mengidentifikasi bentuk-bentuk kegiatan berdasarkan isu prioritas dan kebutuhan. Hasil diskusi secara sistematis direkam ke dalam lembar kerja 7 berikut:
Lembar Kerja 7. Format Hasil Penyusunan Kebutuhan Pengembangan Kapasitas Tingkatan Isu Prioritas Kebutuhan Kegiatan
(1) (2) (3) (4)
Kebijakan
Kelembagaan
SDM
Petunjuk Pengisian:
Kolom (1) : Tingkatan pengembangan kapasitas.
Kolom (2) : Diisi dengan Isu prioritas yang diambil dari lembar kerja 5.
Kolom (3) : Diisi dengan kebutuhan yang terkait dengan penanganan isu pengembangan kapasitas.
Kolom (4) : Diisi dengan jenis kegiatan-kegiatan yang mendukung pemenuhan kebutuhan pada kolom 3
Kegiatan-kegiatan yang telah teridentifikasi, selanjutnya diprioritasi berdasarkan kriteria mendesak (sangat penting untuk segera dilakukan), ekonomis (biaya yang digunakan murah), realistis, manfaat dan keterkaitan dengan misi organisasi. Penentuan prioritas kegiatan melibatkan unsur pimpinan SKPD dan pejabat fungsional serta pemangku kepentingan terkait dengan menggunakan lembar kerja berikut:
Lembar Kerja 8. Format Prioritas kegiatan
Tingkatan Kegiatan Prioritas Kegiatan Total Bobo t Kriteria*)
Mendesak Ekonomis Realistis Manfaat
Keterkaiatan dengan Misi Organisasi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Kebijakan Kelembagaan SDM Petunjuk Pengisian
Kolom (1) : Tingkatan pengembangan kapasitas
Kolom (2) : Diisi dengan kegiatan yang telah diperoleh pada lembar kerja 7 kolom 4 hasil penyusunan kebutuhan pengembangan kapasitas Kolom (3-7) : Kriteria penentuan isu prioritas, diisi dengan nilai 4 untuk kategori
sangat sesuai, nilai 3 untuk kategori sesuai, nilai 2 untuk kategori cukup sesuai dan nilai 1 untuk kategori tidak sesuai.
Kolom (8) : Diisi dengan total bobot (bobot tertinggi menjadi kegiatan prioritas tertinggi
Identifikasi kebutuhan pengembangan kapasitas pada tahapan sebelumnya kemudian disusun kedalam suatu rencana strategis pengembangan kapasitas tahun jamak, kerangka pengeluaran jangka menengah serta penetapan prioritas dan urutan kegiatan yang umumnya dikenal dengan istilah Rencana Kerja Pemerintah Daerah. Program kerja tahunan yang berdasarkan pada penetapan prioritas dan urutan kegiatan terdiri dari penganggaran tahunan dan implementasi rencana kerja jangka pendek dalam pengembangan kapasitas.
Pengembangan kapasitas dipandang sebagai kegiatan multi-dimensi yang diarahkan pada reformasi di setiap tingkat (tingkat kebijakan, kelembagaan, sumber daya manusia), sehingga dalam penyusunan perencanaan dan program kegiatan pengembangan kapasitas perlu dibedakan antara jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang untuk menentukan prioritas dan mencocokkan kebutuhan yang sifatnya mendesak. Rentang waktu yang relatif lama memungkinkan daerah untuk membuat konsep "batasan pengembangan" dalam konteks pengembangan kapasitas, yang mana kegiatan tahun pertama sebagai dasar untuk melanjutkan upaya pengembangan kapasitas di tahun-tahun berikutnya, yang didasarkan
LANGKAH 1
Penyusunan Rencana Aksi Pengembangan Kapasitas
LANGKAH 2
Penyusunan
Dokumen Grand Design
Pengembangan Kapasitas
pada program aksi pengembangan kapasitas tahunan. Perencanaan yang dirumuskan dalam tahapan ketiga ini membutuhkan tenaga-tenaga ahli yang menguasai dan mengerti permasalahan, teori dan konsep, metode dan teknik-teknik perencanaan program yang akan memberikan saran masukan dalam membuat perencanaan.
Berdasarkan saran masukan yang dirangkum dari hasil diskusi, dengar pendapat dan acara lainnya bersama para tenaga ahli dalam tahap penilaian sebelumnya, maka rencana pengembangan kapasitas jangka menengah akan dirumuskan sebagai dokumen strategis jangka menengah yang berisi daftar semua komponen yang diperlukan untuk membangun kapasitas daerah. Hal ini menjadi bagian dari rencana strategis pembangunan daerah yang akan diputuskan oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. Keputusan ini menjadi dasar untuk perencanaan jangka menengah, program tahunan dan juga dalam hal penganggaran.
Pendekatan strategis dalam perencanaan pengembangan kapasitas berpusat pada tiga pokok masalah:
a. Tujuan pengembangan kapasitas: Kinerja yang diharapkan meningkat dengan melakukan pengembangan kapasitas.
b. Hasil pengembangan kapasitas: Organisasi atau individu yang dapat meningkatkan kinerjanya, misalnya dengan kegiatan, tatacara dan perilaku dengan memanfaatkan output dari implementasi pengembangan kapasitas.
c. Manfaat pengembangan kapasitas: Pelayanan atau produk yang akan disediakan oleh organisasi atau individu dengan melakukan pengembangan kapasitas
Penyusunan rencana dan program kegiatan dalam pengembangan kapasitas perlu memperhatikan langkah-langkah sebagai berikut berikut:
Secara terbuka mendiskusikan prioritas dengan semua pemangku kepentingan dan tetap menjaga masukan yang bersifat strategis.
Gunakan perspektif jangka menengah untuk mengidentifikasi urutan dari setiap kegiatan.
Hasil yang diharapkan pada tahap ini adalah Dokumen Grand
Design Pengembangan Kapasitas SKPD yang terdiri dari:
1. Rencana Aksi Pengembangan Kapasitas (RAPK) SKPD dalam kurun waktu 5 tahun yang disertai dengan Kerangka pengeluaran program dan kegiatan pengembangan kapasitas SKPD.
2. Pembuatan rencana aksi pengembangan kapasitas yang bertujuan untuk menentukan strategi pengembangan kapasitas jangka panjang untuk setiap masalah pada kondisi ideal yang terdiri dari
output dan outcome.
Penyusun rencana aksi dilakukan dengan menggunakan lembar kerja 8 sebagai dasar bagi kelompok kerja bersama pimpinan SKPD untuk menentukan kegiatan apa dan kapan akan dilaksanakan dengan mempertimbangkan total bobot dari masing-masing kegiatan serta faktor-faktor eksternal yang belum terakomodasi dalam indikator pembobotan yang digunakan.
Kegiatan-kegiatan disusun dalam rencana aksi pengembangan kapasitas yang secara detail memuat tingkatan pengembangan kapasitas, kegiatan, perkiraan waktu penyelesaian, besaran anggaran (sesuai alokasi anggaran SKPD) serta penanggungjawab kegiatan.
LANGKAH 1 Penyusunan Rencana Aksi Pengembangan Kapasitas
Hasil dari Penyusunan Rencana Aksi Pengembangan kapasitas disampaikan Kelompok Kerja pada pimpinan SKPD yang selanjutnya akan dilaporkan pada Tim Pengarah Pengembangan Kapasitas.
Lembar kerja 9. Penyusunan Rencana Aksi Pengembangan kapasitas
Tingkatan/ Kegiatan
Perkiraan waktu Penyelenggaraan
Total Kegiatan Total Anggaran (Rp) Penanggung Jawab
Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5 JK Rp JK Rp JK Rp JK Rp JK Rp (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) I. Kebijakan 1. Penyusunan Rancangan Perda 2. 3. II. Kelembagaan √ 1. 2. 3. √ III. SDM 1. 2. Petunjuk Pengisian
Kolom (1) : Tingkatan pengembangan kapasitas (kebijakan, kelembagaan dan SDM)
Kolom (2, 4, 6, 8, 10) : Diisi dengan tanda √ pada tahun dimana kegiatan akan direncanakan dilaksanakan
Kolom (3, 5, 7, 9, 11) : Di isi dengan perkiran pagu anggaran indikatif + tahun berikutnya
Kolom (12) : Diisi dengan total kegiatan pada setiap tingkatan kebijakan, kelembagaan dan sumber daya manusia.
Kolom (13) : Diisi dengan total anggaran pada setiap tingkatan kebijakan, kelembagaan dan sumber daya manusia
Dokumen Grand Design Pengembangan Kapasitas berisikan rangkuman dari seluruh tahapan analisis pengembangan yang dilengkapi dengan dokumen perencanaan jangka menengah. Dokumen ini berfungsi sebagai bahan masukan bagi perbaikan kegiatan pada renstra yang sudah berjalan dan atau sebagai bahan penyusunan Kajian Lingkungan Hidup Strategis (KLHS) renstra periode berikutnya. Sistematika penulisan RAPK adalah sebagai berikut:
Matriks 4. Outline Dokumen Grand Design Pengembangan Kapasitas Judul dan Isi
Ringkasan Eksekutif
Berisikan uraian singkat substansi Analisis Kebutuhan Pengembangan Kapasitas yang meliputi persiapan, analisis, perencanaan dan pemrograman, implementasi serta evaluasi dan monitoring.
Bab I. Pendahuluan dan Latar Belakang
Menguraikan dasar pemikiran perlunya disusun Grand Design Pengembangan Kapasitas Pemerintah Daerah sebagai masukan dalam perencanaan pembangunan daerah dan rencana kerja SKPD dari sisi penguatan internal. Bab ini berisikan antara lain : dasar hukum dan peraturan terkait, kondisi saat ini dan kondisi yang diinginkan (visi pengembangan kapasitas 20 tahun kedepan), keterkaitan dengan dokumen perencanaan pembangunan lainnya, tujuan dan manfaat.
Bab II. Gambaran Organisasi
Menguraikan visi dan misi, tugas dan fungsi, struktur organisasi serta sumber daya organisasi terutama SDM dan sarana prasarana.
Bab III. Pendekatan Analisis Kebutuhan Pengembangan Kapasitas
Bab ini berisi penjelasan umum mengenai metode analisis yang digunakan dalam siklus Pengembangan Kapasitas berisi tahapan serta langkah-langkah dalam setiap tahapan. Setiap langkah dalam tahapan menggunakan metode, teknik analisis dan teknik pemaparan.
Bab IV. Rencana Aksi Pengembangan Kapasitas
Bab ini berisi daftar kegiatan pengembangan kapasitas yang tersusun secara sistematis menurut tingkatan pengembangan kapasitas, prioritas dan urutan pelaksanaan kegiatan, pagu indikatif dan penanggungjawab kegiatan.
Bab V. Penutup Lampiran-lampiran
LANGKAH 2 Penyusunan Dokumen Grand Design Pengembangan Kapasitas
Tahapan implementasi adalah proses internalisasi rencana aksi pengembangan kapasitas dalam program dan kegiatan tahunan SKPD. Tahapan ini terdiri dari langkah persiapan, pelaksanaan dan pelaporan berdasarkan monitoring dan evaluasi untuk kegiatan-kegiatan yang telah diprogramkan setiap tahun sesuai dokumen rencana aksi pengembangan kapasitas. LANGKAH 1 Penetapan Rencana Kerja LANGKAH 2 Pelaksanaan Kegiatan Tahunan SKPD LANGKAH 2 Monitoring dan Evaluasi Kegiatan 4. TAHAPAN IMPLEMENTASI
Langkah ini bertujuan untuk memasukkan rencana kegiatan yang telah disusun dalam dokumen rencana aksi pengembangan kapasitas ke dalam draft rencana kerja SKPD tahun berjalan. Selanjutnya draft rencana kerja SKPD disampaikan kepada Bappeda sebagai bahan penyusunan Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) yang dijadikan pedoman untuk penyusunan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (RAPBD) Provinsi untuk dibahas dengan DPRD.
Mekanisme penetapan rencana kerja mengikuti Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku pada masing-masing SKPD dan mekanisme perencanaan daerah.
Kegiatan yang telah mendapatkan persetujuan menjadi kegiatan definitif SKPD selanjutnya dilaksanakan oleh unit kerja penanggung jawab program dan kegiatan. Pelaksanaan kegiatan mengikuti prosedur yang berlaku. Misalnya jika kegiatan itu memerlukan pengadaan barang/jasa, maka harus mengikuti Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah guna memastikan transparansi dan kewajaran dalam pengadaan.
LANGKAH 1 Penetapan Rencana Kerja
Tabel 1. Format Pelaksanaan Kegiatan Tahunan X SKPD Kegiatan Waktu Pelaksanaan Besar Anggaran Sumber Anggaran Unit Kerja Penanggung Jawab (1) (2) (3) (4) (5) Petunjuk Pengisian:
Kolom (1) : Diisi dengan jumlah kegiatan dalam RKPD yang telah disetujui
Kolom (2) : Diisi dengan jadwal pelaksanaan
Kolom (3) : Diisi dengan jumlah anggaran yang telah disetujui Kolom (4) : Diisi dengan sumber pembiayaan
Kolom (5) : Diisi dengan unit penanggungjawab kegiatan
Untuk menjamin agar setiap pelaksanaan kegiatan berjalan sesuai dengan perencanaan maka perlu dilakukan monitoring secara berkala dan evaluasi menyeluruh di akhir kegiatan, yang pelaksanaannya melekat pada mekanisme monitoring dan evaluasi SKPD yang bersangkutan. Hasil monitoring dan evaluasi diserahkan oleh SKPD kepada tim pengarah secara berkala setiap akhir tahun.
Format laporan yang diserahkan kepada Tim Pengarah terdiri dari 2 tabel utama yaitu tabel 1 Pelaksanaan Kegiatan Tahunan X SKPD serta tabel 2 berikut ini:
Tabel 2. Format Laporan Kemajuan Kegiatan Pengembangan Kapasitas SKPD Tahun X
Tingkatan Target Realisasi Capaian (%) Keterangan
(1) (2) (3) (4) = (3)/(2) x 100 (5)
Kebijakan Kelembagaan SDM
Petunjuk Pengisian:
Kolom (1) : Tingkatan pengembangan kapasitas (kebijakan, kelembagaan dan SDM).
Kolom (2) : Diisi dengan jumlah kegiatan (Lembar Kerja 9 Kolom 13) setiap tingkatan yang terdapat dalam dokumen rencana aksi.
Kolom (3) : Diisi dengan jumlah kegiatan yang telah dilakukan. Kolom (4) : Diisi dengan prosentase capaian (Kolom 3/Kolom 2 X 100).
Kolom (5) : Diisi dengan penjelasan tentang kondisi capaian, alasan-alasan, faktor pendukung dan penghambat baik internal maupun eksternal SKPD serta rekomendasi.
Tahapan akhir dari siklus pengembangan kapasitas adalah monitoring dan evaluasi dampak dari pengembangan kapasitas di tingkat Provinsi, yang dilakukan oleh pengarah dengan tujuan menilai seberapa baik setiap SKPD melaksanakan kegiatan pengembangan kapasitas. Hasil penilaian tersebut akan menjadi bahan dalam merencanakan ulang rencana aksi pengembangan kapasitas provinsi periode berikutnya. Alur pikir tahapan monitoring dan evaluasi dampak dapat dilihat pada gambar berikut:
LANGKAH 1
Monitoring Pengembangan Kapasitas
LANGKAH 2
Evaluasi Dampak
Langkah ini dilaksanakan oleh pengarah untuk memastikan setiap rencana aksi kegiatan telah berjalan sesuai dengan rencana pengembangan kapasitas SKPD dengan cara menilai Laporan Kemajuan Kegiatan Pengembangan Kapasitas SKPD Tahun berjalan yang diserahkan di akhir tahun.
Langkah ini dilaksanakan oleh tim pengarah diakhir periode pengembangan kapasitas (5 tahun sekali), untuk memastikan pengembangan kapasitas telah berjalan sesuai dengan rencana dan membawa manfaat nyata bagi peningkatan kapasitas SKPD. Dampak pengembangan diukur oleh tim pengarah dengan membandingkan dokumen monitoring tahunan dengan hasil pengukuran kinerja yang sudah ada misalnya Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD), Laporan Kinerja Pemerintah Daerah (LKPD), Standar Pelayanan Minimal (SPM), Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM), Indeks Pengaduan Masyarakat (IPM), dll.
Dari hasil evaluasi dampak, tim pengarah kemudian mengajukan rekemondasi bagi penilaian kembali pengembangan kapasitas pemerintah Provinsi Sulawesi Barat.
LANGKAH 1 Monitoring Pengembangan Kapasitas
