PERENCANAAN SISTEM INFORMASI
PERSEDIAAN
UNTUK MENINGKATKAN KINERJA
BAGIAN GUDANG
PADA PT. DARMAWAN SURYA PERKASA
Josephine Leonita Bernadette
Universitas Bina Nusantara, Jl. kp utan no 68 B, Tangerang, 08978332000,
Bambang Sugiharto, Ir., M.Eng.sc.
Universitas Bina Nusantara, Dosen Pembimbing Jurusan Teknik Industri
Suparto Darudiato, S.Kom., MM.
ABSTRACT
One measurement of a successful distributor company is able to meet customer needs and demand with precise, both in terms of time, quality, and quantity of product. PT Darmawan Surya Perkasa doesn’t have any appropriate methods for inventory management such as: sales forecasting to determine the next period sales, safety stock, economic order quantity (EOQ), and when the reorder point must be made . In addition, in terms of recording stock goods in and out of the warehouse, is still done manually. The purpose of this paper is to help establish proper inventory management methods and facilitate activities of the company in conducting procurement activities and expenditures from the warehouse. The calculation starts from the sales forecasting for the next period using the trend projection method, and next determine the safety stock, EOQ and Re-Order Point (ROP) with traditional inventory methods for product Trupon DX. Followed by designing a web-based system with the implementation of the object oriented & analysis design (OOAD) in the form of use case diagram, class diagram, sequence diagram. This application is expected to be used by PT. Darmawan Surya Perkasa to facilitate the procurement of goods and warehouse expense, as a place to store historical data procurement and expenditures, and to know when to make orders to suppliers. (JLB)
Keywords: Inventory, Forecasting, safety stock, EOQ, Re-Order Point (ROP), UML
ABSTRAK
Salah satu tolak ukur keberhasilan perusahaan penyalur produk yaitu mampu memenuhi kebutuhan dan permintaan pelanggan dengan tepat, baik dari segi waktu, kualitas, maupun kuantitas produk. PT Darmawan Surya Perkasa belum mempunyai metode yang tepat untuk manajemen persediaannya seperti: peramalan untuk menentukan penjualan periode selanjutnya, jumlah stok minimum yang harus dimiliki, jumlah pesanan ekonomis setiap kali memesan (EOQ), serta kapan pemesanan kembali harus dilakukan. Selain itu dalam hal pencatatan stok barang yang masuk-keluar gudang, masih dilakukan secara manual. Tujuan dari skripsi ini adalah membantu menetapkan metode manajemen persediaan yang tepat dan memfasilitasi kegiatan perusahaan dalam melakukan aktivitas pengadaan dan pengeluaran barang dari gudang. Perhitungan dimulai dari peramalan penjualan untuk periode selanjutnya menggunakan metode trend projection, lalu menentukan safety stock, EOQ dan titik Re-Order Point (ROP) dengan metode persediaan tradisional untuk produk Trupon DX. Dilanjutkan dengan merancang sistem berbasis web dengan metode OOAD yang implementasinya berupa dokumentasi dalam use case diagram, class diagram, sequence diagram. Diharapkan aplikasi ini dapat digunakan oleh PT. Darmawan Surya Perkasa untuk memfasilitasi proses pengadaan dan pengeluaran barang dari gudang, sebagai tempat menyimpan data historis pengadaan dan pengeluaran barang, serta untuk mengetahui kapan harus melakukan pemesanan barang ke supplier. (JLB)
PENDAHULUAN
Persediaan merupakan masalah yang paling sering dijumpai pada bidang industri. Perencanaan yang baik dan matang dalam hal persediaan sangat penting untuk mengurangi biaya persediaan. Menurut Mulyadi (2002, p242), ada lima fungsi dari persediaan, yaitu:
1. Untuk melakukan pembatasan terhadap inflasi dan perubahan harga.
2. Untuk menghindari terjadinya kekurangan stok (out of stock) yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, masalah mutu, atau pengiriman yang tidak tepat.
3. Untuk memberikan suatu stok barang-barang agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan timbul dari produsen.
4. Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah, karena pembelian dalam jumlah besar dapat secara substansial menurunkan biaya.
5. Untuk memasangkan produksi dengan distribusi. Misalnya jika permintaan produk tinggi hanya pada musim panas, suatu perusahaan dapat membentuk stok pada musim tinggi sehingga biaya kekurangan stok dan kehabisan stok dapat dihindari.
PT. Darmawan Surya Perkasa mempunyai masalah pada manajemen persediaannya seperti: penentuan peramalan stok untuk periode selanjutnya, penentuan stok pengaman yang harus disiapkan, penentuan jumlah pemesanan optimal setiap kali memesan ke supplier, dan waktu pemesanan kembali yang harus dilakukan. Dengan adanya masalah-masalah tersebut, PT. Darmawan Surya Perkasa pun kerap mengalami kekosongan stok. Masalah lainnya yang ditemukan adalah dalam pencatatan persediaan, masih dijalankan secara manual.
Berikut ini adalah analisis kebutuhan informasi yang didapatkan dari hasil wawancara dengan pemilik PT. Darmawan Surya Perkasa:
Tabel 1.1 Analisis Kebutuhan Informasi
Tujuan Masalah Solusi Kebutuhan Informasi Meningkatkan pelayanan perusahaan kepada pelanggan dalam hal persediaan. Perusahaan sering kehabisan stok barang sehingga pelanggan harus menunggu lama untuk memperoleh barang pesanannya.
Membuat sistem informasi pengendalian persediaan dengan menggunakan metode EOQ, ROP, dan
safety stock yang dapat
memberikan informasi mengenai kapan persediaan harus dipesan kembali sebelum melewati batas minimum persediaan.
- Waktu yang dibutuhkan dari pemesanan ke
supplier hingga ke tangan
pelanggan.
- Laporan penjualan (barang yang sering dibeli oleh pelanggan). - Laporan persediaan. Memperbaiki proses pencatatan keluar-masuk barang. Terjadinya ketidakakuratan dalam pencatatan barang yang masuk dan keluar gudang.
Membuat sistem untuk proses pencatatan barang sehingga arus keluar-masuk barang dapat tercatat dan terpantau dengan baik.
- Bukti Pengiriman Barang - Surat Jalan
- Kertas Stok - Purchase Order
Tujuan dari penelitian ini:
1.Agar perusahaan dapat mengetahui peramalan permintaan yang harus dipenuhi pada periode selanjutnya.
2.Agar perusahaan dapat mengetahui seberapa besar jumlah safety stock yang harus dimiliki di gudang. 3.Untuk mengetahui jumlah pemesanan ekonomis yang harus dipesan ke supplier setiap kali akan melakukan pemesanan barang (EOQ).
4.Untuk mengetahui titik re-order point (kapan waktu pemesanan harus dilakukan), sehingga perusahaan dapat segera melakukan pemesanan barang ke supplier.
5.Merancang sistem informasi persediaan pada PT Darmawan Surya Perkasa agar perusahaan dapat mengetahui kuantitas persediaan yang terupdate.
METODE PENELITIAN
Metode peramalan yang digunakan adalah metode trend projection (regression).Persamaan yang digunakan adalah:
Ŷ = a + bx
Metode persediaan yang akan digunakan adalah metode persediaan tradisional yang terdiri dari: Safety
stock, EOQ, dan ROP. Menurut Render dan Heizer (2001, p322-324) untuk menghitung EOQ dapat
dilakukan dengan menggunakan rumus:
EOQ =
Dengan adanya EOQ maka dapat diketahui:
a. Biaya pemesanan tahunan = (jumlah pesanan yang dilakukan per tahun) (biaya pemasangan atau pemesanan sekali pesan)
b. Biaya penyimpanan tahunan = (tingkat persediaan rata-rata) (biaya penyimpanan per unit per tahun)
c. Biaya tahunan total = biaya pemesanan + biaya penyimpanan
Rumus Re-order Point yaitu:
ROP = Permintaan per hari lead time untuk pemesanan baru dalam hari
Metode yang akan digunakan dalam perencanaan sistem informasi persediaan adalah metode pendekatan beriorientasi objek pada umumnya UML dipakai dalam memodelkan sistem yang dibangun berbasiskan objek. Hasil dari implementasi perancangan sistem menggunakan metode UML ini adalah berupa dokumentasi sistem.
HASIL DAN BAHASAN
Gambar 1.1 Diagram Pareto Penjualan 2011- 2012
Dari diagram pareto diatas didapatkan produk dengan permintaan tertinggi adalah Trupon DX. Permintaan yang tinggi berarti resiko kekosongan stok pun tinggi pula, untuk itu Trupon DX akan dijadikan bahan penelitian untuk menentukan safety stock, EOQ, dan ROP.
Peramalan dengan Metode Trend Projection (Regression)
Tabel 1.4 Peramalan Trupon DX dengan Metode Trend Projection (Regression)
Bulan Permintaa n
Time X^2 X*Y Forecast Error |Error| Error^2 |Pct Error | Februari 2011 4920 1 1 4920 3892.31 1027.69 1027.69 1056146.74 0.26 Maret 2011 6480 2 4 12960 4251.89 2228.11 2228.11 4964474.17 0.52 April 2011 2640 3 9 7920 4611.47 -1971.47 1971.47 3886693.96 0.43 Mei 2011 3360 4 16 13440 4971.05 -1611.05 1611.05 2595482.10 0.32 Juni 2011 7440 5 25 37200 5330.63 2109.37 2109.37 4449441.80 0.40 Juli 2011 4800 6 36 28800 5690.21 -890.21 890.21 792473.84 0.16 Agustus 2011 0 7 49 0 6049.79 -6049.79 6049.79 36599959.04 1.00 September 2011 12720 8 64 10176 0 6409.37 6310.63 6310.63 39824051.00 0.98 Oktober 2400 9 81 21600 6768.95 -4368.95 4368.95 19087724.10 0.65
2011 November 2011 7440 10 100 74400 7128.53 311.47 311.47 97013.56 0.04 Desember 2011 12600 11 121 13860 0 7488.11 5111.89 5111.89 26131419.37 0.68 Januari 2012 5640 12 144 67680 7847.69 -2207.69 2207.69 4873895.14 0.28 TOTAL 70440 0 34198.3 2 144358774.8 5.73 AVERAGE 5870 0 2849.86 12029897.9 0.48
(bias) (MAD) (MSE) (MAP
E)
Dari tabel peramalan dengan Trend Projection untuk produk Trupon DX didapatkan nilai MSE sebesar 12029897.9. Hasil peramalan permintaan Trupon DX periode selanjutnya dapat dilihat pada tabel di bawah ini:
Tabel 1.5 Forecast Periode 2012-2013
Bulan Forecast Februari 3892.31 Maret 4251.89 April 4611.47 Mei 4971.05 Juni 5330.63 Juli 5690.21 Agustus 6049.79 September 6409.37 Oktober 6768.95 November 7128.53 Desember 7488.11 Januari 7847.69 Total 70440
Tabel 1.6 Biaya Pemesanan
Jenis Biaya Harga
THC 988800 DMG 1440000 Print B/L 100000 Doc 100000 Lif Of 154000 Mandiri 3000 PIB 13813760 Trucking 1500000 Order Cost 18099560
Tabel 1.7 Jumlah Total Biaya Penyimpanan
No. Keterangan Biaya 1 Biaya listrik Rp 4.800.000,00
2 Biaya telepon Rp 1.800.000,00
3 Biaya gaji pegawai Rp 41.400.000,00
4 Depresiasi gudang Rp 18.866.887,52
5 Biaya Perawatan gudang Rp 3.200.000,00
TOTAL Rp 70.066.887,52
Biaya Penyimpanan =
Biaya penyimpanan = Rp 1.216,44 per Kg
Safety Stock
SS = standard deviation * service factor * lead time factor
Safety stock = 4458.63 ~ 4459 kg
Reorder Point (ROP)
ROP = Rata-rata peramalan permintaan + persediaan pengaman (SS) selama masa tenggang ROP = 10563.5 kg
Tabel 1.8 Perbandingan Harga Sebelum dan Sesudah EOQ
Biaya Pemesanan Biaya Penyimpanan Frekuensi Pemesanan Biaya pemesanan (per pesan) Biaya pemesanan tahunan Sebelum EOQ 15 Rp 18.099.560,00 Rp 271.493.400,00 Rp 70.066.887,52 Sesudah EOQ 2 Rp 18.099.560,00 Rp 36.199.120,00 Rp 27.846.744,48
Analysis Document Perancangan Sistem Informasi Pengendalian Persediaan
Tabel 1.9 FACTOR
Functionality: Sistem yang dibangun ini diharapkan dapat membantu
perusahaan dalam proses pengadaan persediaan yang meliputi pengadaan barang, penerimaan barang, pengeluaran barang di gudang. Aplikasi ini juga diharapkan dapat membantu perusahaan untuk menentukan barang tipe apa yang harus segera dipesan.
Application Domain:
Bagian gudang, bagian pembelian, bagian penjualan
Condition: Kondisi yang harus dipenuhi dalam pengembangan
sistem ini meliputi:
- Sistem ini dibangun sesuai dengan masalah yang terjadi di dalam PT Darmawan Surya Perkasa. - Perusahaan perlu menyesuaikan hardware dan
software yang dibutuhkan untuk implementasi sistem
usulan ini.
- Perlu adanya pelatihan pengenalan sistem yang akan diimplementasikan di perusahaan agar para pengguna sistem dapat beradaptasi dan menggunakan sistem dengan baik.
Technology: Teknologi hardware yang dibutuhkan adalah PC (Personal Computer) yang terhubung dengan jaringan LAN (Local Area Network) yang mempunyai pola
centralized, printer, fax,dan semua komputer akan
dihubungkan dengan server.
Sedangkan software yang dibutuhkan adalah ASP.Net MVC 4, dengan database SQL Server 2012, dan Sistem Operasi Microsoft Windows XP.
Object: Supplier, Karyawan, barang, Surat Permohonan
Pengadaan Barang (SPPB), Purchase Order (PO), Surat Jalan, Bukti Terima Barang (BTB), Stock
Opname
yang dapat diandalkan dalam kegiatan pencatatan persediaan, pengolahan data serta penyediaan informasi yang berguna untuk pengguna sistem maupun pihak manajemen perusahaan terhadap kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan Sistem Informasi Persediaan.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
1.Metode Peramalan permintaan yang tepat untuk digunakan oleh PT Darmawan Surya Perkasa adalah metode trend projection (regresi) dengan pnilai MSE sebesar 12029897.9. Dengan menggunakan metode
trend projection (regresi) perusahaan dapat menghindari resiko kekosongan stok.
2.Safety stock yang harus disiapkan untuk produk Trupon Dx adalah sebesar 4.459 kg. Jumlah pemesanan optimum untuk produk Trupon Dx berdasarkan penghitungan dengan metode EOQ yaitu sebanyak 45.784 kg. Waktu pemesanan barang yang tepat untuk menekan biaya pengadaan dan biaya penyimpanan persediaan dapat ditentukan dengan menghitung nilai re-order point (ROP) untuk Trupon Dx, yaitu sebanyak 10.563,5 kg selama satu periode. Apabila stok Trupon Dx sudah mencapai angka tersebut, maka perusahaan harus melakukan pemesanan kembali ke supplier.
3.PT Darmawan Surya Perkasa perlu menerapkan inventory control system. Dengan menerapkan
inventory control system, proses pengadaan dan pengeluaran persediaan dapat selalu termonitor dan
ter-update dengan baik. Perusahaan juga akan terbantu dalam proses pencatatan data sampai penyimpanan data ke dalam sistem dengan mudah.
Saran
Saran yang diberikan kepada PT Darmawan Surya Perkasa sehubungan dengan implementasi skripsi ini adalah:
1.Perusahaan disarankan untuk membangun sistem informasi yang terintegrasi dengan penjualan, pembelian, piutang, hutang, dan keuangan serta akuntansi.
2.Perusahaan disarankan untuk mengembangkan DSS (Decision Support System) untuk menentukan tingkat profit.
3.Perusahaan disarankan untuk mengembangkan EIS (Executive Information System) untuk memonitor perkembangan penjualan perusahaan.
REFERENSI
Arman Hakim Nasution. (2003). Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Cetakan Kedua. Surabaya. Guna Widya.
Booch, G. , Rumbaugh, J., Jacobson, I. (1998). The Unified Modeling Language User Guide. Addison-Wesley, London
Gaspersz, V. (2012). All-in-one Production And Inventory Management. Edisi Revisi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Jacobs, Robert; Chase, Richard; Aquilano, Nicholas J. (2006). Operations Management For Competitive Advantage, (11th ed) Mc Graw-Hill., New York.
Mathiassen, Lars, et.al. (2000). Object Oriented Analysis & Design. Marko Publishing Aps., Denmark. Mulyadi, 2001. Sistem Perencanaan & Pengendalian Manajemen. Salemba Empat. Jakarta.
Render, Barry; Heizer, Jay. (2001) Prinsip-prinsip Manajemen Operasi, Buku 2 (1st edition). Salemba Empat., Jakarta.
Sholiq. (2010). Analisis Dan Perancangan Berorientasi Obyek. Cetakan-1. Bandung: Muara Indah. Yamit, Zulian. (2003). Manajemen Persediaan. Penerbit Ekonisia Fakultas Ekonomi UI, Yogyakarta.
RIWAYAT PENULIS
Josephine lahir di kota Bandung pada tanggal 23 Juli 1985. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Industri dan Sistem Informasi pada tahun 2013. Saat ini bekerja sebagai IT Officer di PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk.
