BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Telkom University merupakan gabungan dari empat perguruan tinggi dibawah Yayasan Pendidikan Telkom (YPT) yaitu Institut Teknologi Telkom (ITT), Institut Manajemen Telkom (IMT), Sekolah Tinggi Seni Rupa dan Desain Indonesia Telkom (STISI Telkom) dan Politeknik Telkom (Politel). Universitas Telkom membagi fokus ilmu menjadi tujuh fakultas yaitu : Fakultas Rekayasa Industri (FRI), Fakultas Informatika (FIF), Fakultas Teknik Elektro (FTE), Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB), Fakultas Komununikasi dan Bisnis (FKB), Fakultas Industri Kreatif (FIK), Fakultas Ilmu Terapan (FIT). (www.telkomuniversity.ac.id)
Salah satu bentuk untuk mewujudkan kualitas hasil didiknya Universitas Telkom memberlakukan kebijakan untuk mewajibkan bagi seluruh mahasiswa/i baru tinggal di asrama yang telah disediakan untuk masa 1 (satu) tahun pertama yang bertujuan dalam rangka membentuk karakter mahasiswa dengan pemberian pembinaan dasar-dasar kepribadian. Layanan asrama dimulai dari registrasi onsite dengan mengisi formulis, biodata dan bukti bayar, setelah itu mahasiswa menunggu plotting kamar dari pengelola asrama dalam beberapa hari. Mahasiswa datang ke asrama untuk melakukan
check in kamar dengan membawa berita acara yang didapat pada saat registrasi onsite.
Petugas akan melayani calon penghuni asrama dengan metode First In First Serve, setelah calon penghuni memenuhi syarat administrasi seperti lulus ujian Seleksi Mahasiswa Baru (SMB) Universitas Telkom dan melakukan pembayaran uang asrama. Informasi yang ingin diketahui oleh calon penghuni asrama yang datang ke asrama Universitas Telkom dan ingin menghuni di sana adalah ketersediaan kamar dan fasilitas apa saja yang akan didapat ketika nantinya menghuni asrama. Untuk itu petugas harus dapat melayani calon penghuni asrama dengan cepat dan menyediakan informasi yang dibutuhkan dengan akurat. Dengan demikian, calon penghuni asrama tidak membutuhkan waktu yang lama untuk dapat memilih kamar sesuai dengan prosedur.
Tabel I.1 Jumlah Penghuni Asrama
Tabel I.1 menunjukan bahwa setiap tahunnya jumlah mahasiswa Universitas Telkom mengalami peningkatan jumlah penghuni asrama, jumlah gedung dan kapasitas yang semakin bertambah dengan cukup signifikan. Maka dari itu dibutuhkan sebuah proses sistem yang mampu membantu calon penghuni untuk mendapatkan kamar asrama. Gedung yang diprioritaskan untuk diisi terlebih dahulu yaitu gedung asrama yang paling dekat dengan gedung perkuliahan, dimulai dari kamar di lantai pertama hingga lantai berikutnya, jika gedung pertama sudah terisi dengan penuh maka akan dilanjutkan ke gedung-gedung berikutnya. Jumlah gedung yang banyak dan lokasi antar gedung asrama cukup berjarak juga menjadi kendala tersendiri untuk para pengelola asrama, seperti pengecekan jam malam, memeriksa status hunian mahasiswa hingga pengelolaan aset asrama.
Asrama Universitas Telkom belum memiliki sistem yang dapat menangani masalah pengolahan data calon penghuni asrama, berita, informasi, peta kamar asrama yang masih kosong maupun yang sudah terisi. Apabila proses untuk registrasi asrama mengharuskan calon penghuni untuk datang langsung ke asrama Universitas Telkom, dengan mahasiswa lebih dari 6000 dan waktu registrasi hanya dibagi menjadi 2 hari di jam kerja maka akan terjadi penumpukan calon penghuni asrama dan orang tua yang ingin mendapatkan informasi sehingga akan menyulitkan petugas untuk melayani, serta akan menyulitkan calon penghuni dan orang tua karena tidak efisien. Dikarenakan adanya berbagai kesulitan yang ditemui oleh para calon mahasiswa, maka hal tersebut akan dapat menurunkan citra Universitas Telkom baik dipihak para calon mahasiswa dan para orang tua mahasiswa.
Tahun Jumlah Gedung Kapasitas
2011 1 192
2012 5 1920
2013 5 3800
2014 17 6528
Oleh karena itu, dibutuhkan pula sebuah sistem yang dapat menampung experience dan
idea dari penghuni asrama yang terdahulu atau sebuah panduan untuk para calon
penghuni asrama Universitas Telkom dan juga dapat menampung pertanyaan mengenai asrama dari para calon penghuni yang akan dijawab oleh para penghuni asrama terdahulu.
Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat sangat membantu dalam menyajikan informasi yang cepat dan efisien. Dengan adanya teknologi informasi pada
knowledge management system memudahkan pendistribusian experience dan idea dari
para penghuni asrama terdahulu dan pertanyaan atau pernyataan mengenai asrama yang dimiliki oleh calon penghuni asrama atau pengelola asrama begitupun sebaliknya dari pengelola asrama.
Dengan adanya proses Knowledge Management Life Cycle mulai dari creation,
storage, transfer, dan application terhadap knowledge yang ada di lingkungan asrama
sehingga data-data yang ada melalui tahap konversi data menjadi informasi dan informasi menjadi knowledge dapat menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih efektif. Proses konversi data to information dilakukan melalui tahap 5C yaitu
Contextualized, Categorized, Calculated, Corrected, Condensed dan proses konversi information to knowledge dilakukan melalui tahap 4C yaitu Comparison, Consequence, Connection, dan Conversation. Knowledge Management System
berguna untuk mengotomasi proses Knowledge Management Life Cycle dan untuk memfasilitasi penyimpanan data serta memberikan informasi yang kemudian akan diolah lebih lanjut menjadi knowledge yang nantinya akan menghasilkan sebuah
pattern yang dapat dipelajari oleh pengelola yang dimana Pattern ini akan membantu
pengelola dalam memahami suatu keadaan.
Menurut Maier (2006) knowledge management system merupakan teknologi yang memungkinkan Knowledge Management untuk berjalan dengan efektif dan efisien. Alavi dan Leidner (1999) menjelaskan definisi knowledge management system adalah sekelompok sistem informasi yang diaplikasikan untuk mengelola knowledge
management system yang akan dibuat ini juga dapat mempermudah para calon
penghuni yang akan tinggal di asrama dalam memperoleh informasi mengenai asrama, seperti view kamar yang akan ditempati, experience dari penghuni yang pernah tinggal di asrama dan kegiatan ada selama menghuni asrama.
Oleh karena itu, dibutuhkan knowledge management system untuk user atau pengelola.
Knowledge management system mempunyai fungsi dalam proses pengumpulan knowledge yang berasal dari mana saja dan dapat berupa experience, idea,
pertanyaan-pertanyaan maupun berupa data tertulis, dapat digunakan juga untuk tukar-menukar
knowledge yang ada dari satu entitas ke entitas lainya. Dalam pengelolaannya sebagai
tempat penyimpanan (dalam bentuk database) knowledge yang ada dan telah tersimpan tidak terbelangkai begitu saja. Dengan demikian, knowledge management system perlu untuk diimplementasikan di asrama Universitas Telkom karena dapat membantu pengelola asrama untuk mengambil sikap atau keputusan, mempercepat proses karena lebih cepat memperoleh informasi dan mempermudah penebaran informasi ke seluruh calon penghuni asrama.
Pada pembuatan knowledge management system di penelitian ini, metode yang digunakan adalah metode iterative incremental, karena pada metode ini proses analisis dan desain knowledge management system dilakukan secara iterasi (berulang) dan berkelanjutan sedikit demi sedikit agar meminimalisir terjadinya kesalahan pada
knowledge management system. Dalam membangun knowledge management system
ini digunakan Codeigniter, yang mana penggunaannya dapat membantu pengembangan aplikasi untuk mengerjakan aplikasi lebih cepat daripada menulis semua kode program dari awal.
I.2 Perumusan Masalah
Bagaimana rancangan knowledge management system untuk para user dormitory Universitas Telkom agar masalah registrasi onsite dapat teratasi?
I.3 Tujuan Penelitian
Menghasilkan rancangan knowledge management system dormitory Universitas Telkom untuk user penghuni dormitory.
I.4 Batasan Penelitian
Batasan-batasan masalah dari penelitian ini adalah:
1. Penelitian yang dilakukan hanya pada tahap pengujian dan tidak menjelaskan implementasi pada Universitas Telkom.
2. First in first serve, calon penghuni yang sudah melengkapi administrasi dapat malakukan reservasi terlebih dahulu.
I.5 Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah:
1. Pengelola dapat mengenali dengan cepat gedung mana yang terisi.
2. Dormitory Universitas Telkom memiliki knowledge management system yang dapat mengkonversi data menjadi informasi dan informasi menjadi knowledge serta mampu memberikan kemudahan bagi seluruh pihak yang bersangkutan. 3. Calon penghuni dormitory menjadi lebih cepat mendapatkan informasi mengenai
dormitory.
I.6 Sistematika Penulisan
Berikut merupakan uraian sistematika penulisan penelitian ini sebagai berikut: Bab I Pendahuluan
Pada bab ini memberikan gambaran tentang ruang lingkup penelitian yang akan dilakukan, antara lain latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat yang didapat, batasan masalah, serta sistematika penulisan.
Bab II Landasan Teori
Bab ini berisi tentang dasar teori yang mendukung serta mendasari penulisan dari penelitian, yaitu membahas mengenai dasar teori pendukung penelitian. Teori tersebut berkaitan dengan asrama, KM, PHP, MySQL, dan metode iterative
incremental.
Bab III Metodologi penelitian
Pada bab ini berisi metodologi yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan dari penelitianuntuk membangun KMS dormitory Universitas Telkom yang meliputi model konseptual dan sistematika penelitian.
Bab IV Analisis dan Perancangan
Pada bab ini berisi identifikasi kondisi existing, analisis usulan, desain diagram kebutuhan aplikasi, dan desain tampilan aplikasi KMS dormitory Universitas Telkom.
Bab V Hasil dan Pengujian
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai hasil aplikasi KMS Dormitory Universitas Telkom dan pengujian yang telah dilakukan beserta analisi implementasi yang dapat dijadikan acuan oleh user ketika akan mengimplementasikan KMS dormitory Universitas Telkom.
Bab VI Kesimpulan dan Saran
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai ringkasan mengenai hasil penelitian dan saran untuk kemungkinan KMS dormitory Universitas Telkom dikembangkan pada penelitian selanjutnya.
