143
SISTEM INFORMASI TRACER STUDY ALUMNI
SMK NEGERI 1 KOTA BENGKULU
BERBASIS WEB
Nando Hidayat1, Habibah Nurfauziah21 STMIK Muhammadiyah Jakarta, Jl.Kelapa Dua Wetan Ciracas No.17, Jakarta, Indonesia 2 STMIK Muhammadiyah Jakarta, Jl.Kelapa Dua Wetan Ciracas No.17, Jakarta, Indonesia
1[email protected] 2[email protected]
Abstrak
Tracer Study merupakan upaya yang dilakukan oleh sekolah untuk mengetahui profil terbaru
mengenai status alumni. Dengan adanya job matching yang dilakukan sekolah dan tersampaikannya informasi mengenai ini kepada para alumi, maka alumni akan memiliki akses yang lebih besar terhadap informasi lowongan pekerjaan. Maka dari itu, diperlukan sebuah sistem oleh sekolah agar terkumpulkan status terbaru alumni dan informasi mengenai job matching akan dapat tersampaikan.
Dalam pengumpulan data yang digunakan oleh penulis dalam membangun Sistem Informasi Tracer Study Alumni SMK Negeri 1 Kota Bengkulu Berbasis Web yaitu: wawancara, kuisioner, dan studi pustaka. Sistem ini didukung oleh bahasa pemrograman MySQL. Sementara metodologi pengembangan pernagkat lunak yang digunakan adalah Metode Waterfall karena kualitas dari sistem yang dihasilkan akan baik. Ini dikarenakan oleh pelaksanaanya secara bertahap, sehingga pemrosesan menjadi teratur.
Hasil dari penelitian ini yaitu untuk mempermudah pengelola dalam mengumpulkan data alumni secara efektif dan efisien, serta untuk mempermudah para alumni yang belum mendapatkan pekerjaan dalam mendapatkan kerja.
Kata Kunci : sistem informasi, tracer study, alumni, web, waterfall
1. PENDAHULUAN
Masalah yang melatarbelakangi mengapa harus dilakukan penelitian ini adalah karena belum tersedia informasi mengenai berapa lama masa tunggu para alumni dalam mendapatkan pekerjaan dan sulitnya alumni dalam mendapatkan pekerjaan. SMK Negeri 1 Kota Bengkulu sebagai sekolah Rujukan setiap tahunnya mengadakan kegiatan Job
Matching yang diharapkan dapat menjadi wadah untuk menjembatani hubungan antara
dunia industri dan masyarakat pada umumnya dan alumni SMK Negeri 1 Kota Bengkulu pada khususnya. Namun sayang, belum ada mediator yang dapat menyalurkan mengenai informasi ini yang dapat menjangkau seluruh alumni. Hal ini menyebabkan kurangnya akses bagi para alumni untuk berpartisipasi dalam kegiatan Job Matching.
Dengan demikian, maka diperlukan sebuah upaya untuk mengukur dan melacak kinerja para alumni serta penggalian informasi mengenai status terkini alumni dalam mendapatkan pekerjaan. Dalam hal ini, Tracer Study perlu diadakan dalam rangka pemecahan masalah terkait isu penyediaan informasi terkini status alumni sekaligus media penyalur informasi Job Matching.
Hal ini mengindikasikan arti penting informasi dari alumni, sebagai bahan pertimbangan untuk penyusunan strategi pembelajaran dan penyebaran informasi yang
mungkin akan dibutuhkan oleh alumni sebagai pencari kerja. Selanjutnya, hasil pengamatan tersebut dapat digunakan oleh jurusan sebagai bahan pertimbangan dalam program pengembangan, khususnya penyusunan strategi pembelajaran mata pelajaran.
Tujuan utama kegiatan tracer study adalah mengidentifikasikan kinerja lulusan, serta menghimpun saran-saran baik dari alumni. Sehingga, dengan strategi pembelajaran yang memadai, maka diharapkan dapat meningkatkan daya saing lulusan dan para alumni akan mendapatkan akses yang lebih besar mengenai adanya Job Matching yang diadakan oleh sekolah.
Dalam kegiatan ini yang menjadi sasaran adalah alumni dan Keuangan SMK Negeri 1 Kota Bengkulu meliputi alumni yang bekerja pada instansi pemerintah, swasta, wirausaha maupun alumni yang melanjutkan pendidikannya ke jenjang perguruan tinggi. Masalah yang melatarbelakangi pentingnya dilakukan penelitian ini adalah belum diketahuinya berapa lama masa tunggu para alumni dalam mendapatkan pekerjaan dan hilangnya komunikasi antara alumni dan sekolah maupun antara sesama alumni. Hal ini diindikasikan oleh adanya beberapa orang alumni yang menyatakan tidak mengetahui sama sekali informasi mengenai keberadaan sesama alumni.
Dalam rangka menyajikan informasi mengenai track record dan penyebaran informasi yang dibuat oleh pihak sekolah kepada para alumni mengenai Job Matching yang diadakan oleh sekolah sehingga para alumni yang belum mendapatkan pekerjaan dapat ikut berpartisipasi dan juga mengikat tali silahturahi antar alumni, harus dilakukan sebuah pelacakan terhadap para alumni. Dalam hal ini tracer study merupakan sebuah studi pelacakan jejak alumni yang sangat strategis menghimpun informasi guna perbaikan kualitas pembelajaran, layanan pendidikan dan mengukur tingkat kesuksesan metode pengajaran yang telah diberikan serta mempersatukan ikatan silahturahmi antar alumni dan sekolah.
1.1. Batasan masalah
Batasan masalah pada penelitian ini hanya berfokus pada:
1. Sistem yang dikembangkan berfungsi untuk mengumpulkan alumni.
2. Sistem dapat memberikan informasi tempat alumni bekerja dan info lowongan kerja terkait job matching yang diadakan oleh sekolah.
3. Sistem ini akan dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan Mysql sebagai media penyimpanan dan menggunakan Dreamweaver sebagai Perangkat Lunak yang digunakan.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas dapat dirumuskan suatu permasalahan, yaitu:
1. Bagaimana cara mengumpulkan data alumni agar bisa terdata?
2. Bagaimana cara mengimplementasikannya agar dapat terkumpul informasi mengenai data para alumni?
1.3. Landasan Teori 1.3.1. Sistem
Sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.
1.3.2. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
145
Nando Hidayat
1.3.3. Tracer Study
Tracer study adalah penelitian mengenai situasi alumni khususnya dalam hal
pencarian kerja, situasi kerja, dan pemanfaatan pemerolehan kompetensi selama kuliah di sekolah asalnya. Manfaat penelusuran alumni (tracer study) ini adalah sebagai berikut:
1. Mengetahui keberadaan lulusan (alumni) serta menjalin komunikasi secara terus menerus dan up to date;
2. Mengidentifikasi profil kompetensi dan keterampilan lulusan
3. Mengetahui relevansi pelaksanaan kurikulum dan kebutuhan pasar kerja 4. Peningkatan mutu berkelanjutan (Continous Quality Improvementh) 5. Pergeseran paradigma penjaminan mutu: input-proces-output-outcome. 6. Pembelajaran yang berbasis capaian (outcomes based education).
1.3.4. Website
Website adalah salah satu layanan internet yang paling banyak digunakan dibanding
dengan layanan lain seperti ftp, gopher, news atau bahkan email.
2. METOLOGI PENELITIAN
Metode Waterfall merupakan salah satu metode dalam SDLC (System Development
Life Cycle) yang mempunyai ciri khas pengerjaan yaitu setiap fase dalam waterfall harus
diselesaikan terlebih dahulu sebelum melanjutkan ke fase selanjutnya. Artinya fokus terhadap masing-masing fase dapat dilakukan maksimal karena jarang adanya pengerjaan yang sifatnya parallel walaupun dapat saja terjadi pararealisme dalam waterfall.
Gambar 1.Tahapan Metode Waterfall
2.1. Alat dan Bahan
Adalah analisis sistem yang digunakan untuk merancang dan membangun web ini dari awal sampai akhir.
Tabel 1. Alat dan Bahan Yang Digunakan No Jenis Komponen 1 Hardware Laptop 2 Software Sublime Text 3 Microsoft Visio PHP MyAdmin XAMPP Chrome 3 Database MySQL
4 Sistem Operasi Windows 7, 32 bit, 2GB
2.2. Sistem yang Berjalan
Analisis sistem yang berjalan merupakan gambaran tentang sistem tracer study yang saat ini sedang berjalan di SMK Negeri 1 Kota Bengkulu. Sistem tracer study masih sederhana yaitu masih melakukan penginputan data secara konservatif dimana para alumni diundang untuk datang dan mengisi data-data diri, sistem tersebut memerlukan biaya yang besar dan waktu yang lama, selain itu informasi yang terkumpul belum sempurna.
2.2.1. Aktor yang terlibat:
1. Admin : Bertugas menginput daftar pertanyaan untuk diajukan dan memperbarui daftar pertanyaan membuat rekapitulasi.
2. Alumni: Bertugas mengisi form pendaftaran yang meliputi nama, email dan kata sandi, mengisi data berdasarkan daftar kuisioner yang diajukan dan memperbarui informasi status terbaru kapanpun.
147
Nando Hidayat
Berikut adalah penjelasan dari sistem yang berjalan saat ini:
1. Admin menyebarkan menghububungi alumni untuk mengisi kuisioner. 2. Alumni datang ke sekolah untuk pengisian data.
3. Data yang sudah diisi disimpan.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Sistem yang Diusulkan
Flowchart Menu Login Aplikasi Tracer Study alumni SMKN 1 Bengkulu dimulai
dengan menampilkan halaman awal yang berisikan menu login. Ada dua pilihan login yaitu
form login admin dan form login user. Dalam aplikasi ini juga terdapat form registrasi yang
digunakan untuk mendapatkan hak akses. Jika ingin menuju form user maka harus masuk menggunakan username login user. Jika ingin menuju form admin maka harus masuk menggunaan login admin dan jika user belum memiliki akun untuk mendapatkan username dan password. maka harus memilih form registrasi.
3.2. Desain Antarmuka 3.2.1. Halaman Registrasi
Halaman ini sebagai halaman utama user
Gambar 4. Rancangan Halaman Registasi Pengguna
3.2.2. Rancangan Halaman Log In
Gambar 5. Rancangan Halaman Log In Pengguna
3.2.3. Halaman Home
149
Nando Hidayat
3.2.4. Rancangan Halaman Kuisioner Alumni
Gambar 6. Rancangan Halaman Kuisioner
3.2.5. Rancangan Halaman Lowongan Kerja
Gambar 7. Rancangan Halaman Lowongan Kerja
3.3. Hasil Implementasi Antarmuka 3.3.1. Halaman Pendaftaran Alumni
Halaman pendaftaran adalah halaman untuk mendaftarkan diri ke dalam sistem untuk para alumni.
Gambar 8. Halaman Registrasi
3.3.2. Halaman Login
Halaman login merupakan pintu masuk sistem, dimana pengguna harus menginputkan nama pengguna dan kata sandi terlebih dahulu sebelum dapat mengakses sistem. Pengguna dapat memasukkan kata sandi dan emailnya baik itu para alumni maupun admin.
Gambar 9. Halaman Login
3.3.3. Halaman Home Alumni
Halaman home alumni adalah halaman yang tampil setelah alumni sukses untuk masuk ke dalam sistem.
151
Nando Hidayat
Gambar 9. Halaman Home
3.3.4. Halaman Kuisioner
Halaman ini berisikan daftar kuisioner khusus untuk para alumni yang sudah bekerja.
Gambar 9. Halaman Kuesioner
3.4. Pengujian
Berikut adalah rencana penggujian yang dilakukan pada sistem informasi pendaftaran klinik yaitu dengan menggunakan data uji berupa data masukan dari pengguna.
Tabel 2. Pengujian Halaman Admin
No Requirement
yang di uji Butir Uji Jenis pengujian
1 Login Alumni melakukan login ke dalam sistem Black Box
2 Identitas Alumni melakukan input data diri seperti
alamat, tanggal lahir dll. Black Box 3 Kuisioner Alumni dapat mengisi kuisioner yang Black Box
tersedia 4 Lowongan
Pekerjaan
Alumni dapat melihat lowongan pekerjaan
jika tersedia Black Box 5 Ganti
Password
Alumni dapat mengganti password
Black Box
Tabel 3. Pengujian Halaman Alumni
No Requirement
yang di uji Butir Uji Jenis pengujian
1 Login Admin Admin melakukan login ke dalam sistem Black Box
2
Laporan dapat melihat laporan status terkini alumni yang sudah bekerja, belum bekerja, dan sedang kuliah
Black Box
3 Daftar Alumni Admin dapat menonaktifkan alumni yang
tidak aktif. Black Box
3.5. Hasil Pengujian
Berikut beberapa kasus pengujian dan hasil dari pengujian:
Tabel 4. Hasil Pengujian Halaman Admin
Requierement Skenario uji HAsil yang Diharapkan Hasil pengujian
Login admin
Input login (jika benar)
Tampil konfirmasi login berhasil
Sesuai
Input login (jika salah)
Tampil konfirmasi login salah
Laporan
Cari data alumni (jika benar)
Data alumni tampil
Sesuai
Cari data alumni (jika salah)
Tampil Konfirmasi data belum tersedia
Daftar Alumni Admin dapat menonkatifkan status alumni (jika benar)
Data tersimpan, terupdate dalam database. Sesuai Admin dapat menonkatifkan status alumni (jika salah)
Data tersimpan, terupdate dalam database.
3.6. Pemeliharaan Perangkat Lunak
Perawatan (maintenance) sistem baru dilakukan oleh pihak manajemen dari sekolah, yaitu oleh admin (administrator). Kegiatan perawatan ini harus dilakukan secara berkala (setiap satu, tiga, atau enam bulan dalam setahun) agar sistem tetap dapat bekerja sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan. Dan harus selalu dijaga karena kesalahan referensial dapat menimbulkan kesalahan baru dalam basis data, melakukan pengecekan pada proses penambahan, pengubahan, dan penghapusan data.
153
Nando Hidayat
4. PENUTUP 4.1. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari penulisan ini adalah:
1. Dengan adanya program aplikasi web tracer study, maka pengumpulan data alumni dapat dilakukan dengan mudah dengan cara yang lebih simple dan cepat. Dikarenakan alumni dapat masuk ke halaman web dan mengisi data dirinya. Dibandingkan dengan cara konvensional, yang mana pihak sekolah meminta alumni untuk datang ke sekolah dan mengisikan data diri terbarunya secara satu persatu.
2. Pengimplementasian program ini dilakukan dengan cara mengundang alumni untuk mengisikan data dirinya melalui form kuiusioner hyang telah disediakan.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Zulfikar Adi Nugroho, Riza Arifudin, 2015, Sistem Informasi Tracer study Alumni Universitas Negeri Semarang Dengan Aplikasi Digital Maps, Jurnal Ilmiah Informatika. [2] Bakti, Very Kunia, 2015, Sistem Informasi Pelacakan Jejak Alumni(Tracer study)
Berbasis Smart Phone Pada Politeknik Harapan Bersama, Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi.
[3] Diana, Elviza As'ad, 2017, Sistem Informasi Berbasis Web Dan Analisis Relevansi
Tracer study Pada Universitas Prof. Dr.Hazairin,Sh Bengkulu, Jurnal Ilmiah Media
Sisfo.
[4] I Nyoman Anom Fajaraditya, Desak Made Dwi Utami Putra, 2015, Pengembangan Sistem Tracer study Berbasis Web Pada STMIK STIKOM Indonesia, Jurnal Ilmu Komputer dan Ilmu Sains Terapan.
[5] Novi Trisman Hadi,Triyanna Widyaningtyas,M. Zainal Arifin, 2015, Pengembangan
