Accounting Information Systems, 6 th edition James A. Hall

(1)

Accounting Information Systems,

6

th

_edition

James A. Hall

(2)

Objectives for Chapter 2

y

Broad objectives of transaction cycles

y

Types of transactions processed by each of the

three transaction cycles

y

The basic accounting records used in TPS

y

The traditional accounting records and their

magnetic equivalents

y

Documentation techniques

y

Batch and real-time processing and the impact of

(3)

An Overview of Transaction Processing

A Final Transaction is…

y

an economic event that affects the assets and

equities of the firm, is reflected in its accounts, and is

measured in monetary terms.

y

similar types of transactions are grouped together

into three transaction cycles:

y

the expenditure cycle,

y

the conversion cycle, and

(4)

Expenditure Cycle Conversion Cycle Revenue Cycle Cash Subsystems Purchasing/Accounts Payable Cash Disbursements Payroll Fixed Assets Subsystems

Production Planning and Control Cost Accounting

Subsystems

Sales Order Processing Cash Receipts Labor Physical Plant Materials Finished Goods Customers Cash Cash Finished Goods

(5)

Each Cycle has Two Subsystems

y

Expenditure Cycle:

time lag between the two due to credit relations with suppliers:

y physical component (acquisition of goods)

y financial component (cash disbursements to the supplier)

y

Conversion Cycle :

y the production system (planning, scheduling, and control of the

physical product through the manufacturing process)

y the cost accounting system (monitors the flow of cost information

related to production)

y

Revenue Cycle:

time lag between the two due to credit relations with customers :

y physical component (sales order processing) y financial component (cash receipts)

(6)

Accounting Records

Manual Systems (1)

y

Source Documents - used to capture and formalize

transaction data needed for transaction processing

y

Product Documents - the result of transaction

processing

y

Turnaround Documents - a product document of one

system that becomes a source document for another

system

(7)

Accounting Records

Manual Systems (2)

y

Journals - a record of chronological entry

y

special journals - specific classes of transactions that

occur in high frequency

y

general journal - nonrecurring, infrequent, and

dissimilar transactions

y

Ledger - a book of financial accounts

y

general ledger - shows activity for each account listed

on the chart of accounts

y

subsidiary ledger - shows activity by detail for each

(8)

Gambar Formulir Ayat Jurnal (atas) dan Buku Besar (bawah)

(9)

Flow of Info from the Economic Events

Into the General Ledger

Customer's Order Sales Order Sales Journal General Ledger Accounts Receivable Subsidiary Ledger

Periodically Reconcile Subsidiary Ledger to General Ledger

Post

Journal

(10)

4 2 3 General Ledger Control Accounts Accounts Receivable Inventory Cost of Goods Sold Sales Balance Sheet AR XXX Sales Orders Reference File Archive File Source Document Transaction File Sales Orders Keying Audit Trail 1 Journal Error File AR Subsidiary Inventory Subsidiary Master Files Credit File Update Program EXPLANATION OF STEPS IN FIGURE:

1. Compare the AR balance

in the balance sheet with the master file AR control

account balance.

2. Reconcile the AR control

figure with the AR subsidiary account total.

3. Select a sample of update

entries made to accounts in the AR subsidiary ledger and trace these to

transactions in the sales journal (archive file).

4. From these journal

entries, identify source documents that can be pulled from their files and verified. If necessary, confirm these source documents by contacting the customers.

(11)

Source Document Journal General Ledger Financial Statements Financial

Statements General_Ledger Journal

Source Document

Audit Trail

Accountants should be able to trace in both directions.

Sampling and confirmation are two common techniques.

(12)

Accounts Receivable Control Account-General Ledger

Accounts Receivable Subsidiary Ledger (sum of all customers’ receivables)

Sales Journal Cash Receipts Journal

Sales Order Deposit Slip

Remittance Advice Shipping Notice

Example of Tracing an Audit Trail

(13)

Computer‐Based Systems

y

The

audit trail is less observable

in computer-based

systems than traditional manual systems.

y

The data entry and computer programs are the

physical trail.

(14)

Types of Files

y

Master File - generally contains account data (e.g.,

general ledger and subsidiary file)

y

Transaction File - a temporary file containing

transactions since the last update

y

Reference File - contains relatively constant

information used in processing (e.g., tax tables,

customer addresses)

y

Archive File - contains past transactions for

(15)

Computer‐Based Accounting

Systems

y

Two broad classes of systems:

y

batch systems

(16)

Batch Processing

y

A batch is a group of similar transactions that are

accumulated over time and then processed together.

y

The transactions

must be independent of one another

during the time period over which the transactions are

accumulated

in order for batch processing to be

appropriate.

(17)

Sales Orders Keying Unedited Transactions Edit Run Errors Edited Transactions Sort Run Transactions Update Run Old Master (father) AR AR New Master (son)

Transactions (eventually transferred to an archive file) correct errors and

resubmit

catches clerical errors

rearranges the transaction data by key field so that it is in the same sequence as the master file

changes the values in the master file to reflect the transactions that have occurred

(18)

Steps in Batch Processing/Sequential File

y

Keystroke - source documents are transcribed by

clerks to magnetic tape for processing later

y

Edit Run - identifies clerical errors in the batch and

places them into an error file

y

Sort Run - places the transaction file in the same

order as the master file using a primary key

y

Update Run - changes the value of appropriate fields

in the master file to reflect the transaction

y

Backup Procedure

-

the original master continues to

(19)

Advantages of Batch

Processing

y

Organizations can increase efficiency by grouping

large numbers of transactions into batches rather

than processing each event separately.

y

Batch processing provides control over the

(20)

Real‐Time Systems…

y

process transactions individually at the moment the

economic event occurs

y

have no time lag between the economic event and the

processing

y

generally require greater resources than batch

processing since they require dedicated processing

capacity; however, these cost differentials are

decreasing

(21)

(22)

Why Do So Many AIS Use Batch

Processing?

y

AIS processing is characterized by high-volume,

independent transactions, such are recording

cash receipts checks received in the mail.

y

The processing of such high-volume checks can

be done during an off-peak computer time.

y

This is one reason why batch processing maybe

(23)

Alternatif

Data Processing Approach:

Modern Systems versus Legacy Systems‐1

y Modern systems characteristics:

y client-server based and process transactions in real time y use relational database tables

y have high degree of process integration and data sharing y some are mainframe based and use batch processing

y Some firms employ legacy systems for certain aspects of their

data processing.

y Accountants need to understand legacy systems. y Legacy systems characteristics:

y mainframe-based applications y batch oriented

y early legacy systems use flat files for data storage y later legacy systems use hierarchical and network

databases

y data storage systems promote a single-user environment

(24)

Modern Systems versus Legacy Systems‐2

(SK) Sales Orders Transaction FileRecord Structure for Inventory Number Quantity Sold Unit Price Invoice Amount (SK) (PK) Sales Order Number Account Number

(PK) Record Structure for AR Master File Account Number Address Current Balance Credit Limit Last Payment Date Billing Date

Record Structure for Inventory Master File (PK) Inventory Number Quantity on Hand Reorder Point EOQ Vendor Number Standard Cost Total Cost Name Description

Updating Master Files: Primary Keys (PK) and Secondary Keys (SK)

(25)

Database Backup Procedures

Backup Master Backup Program Master Transaction Update Program Recovery Program

• Destructive updates leave no backup.

• To preserve adequate records, backup procedures must be

implemented, as shown below:

The master file being updated is copied as a backup.

A recovery program uses the backup to create a

pre-update version of the master file.

(26)

Documentation Techniques

y

Documentation in a CB environment is necessary

for many reasons.

y

Five common documentation techniques:

y

Entity Relationship Diagram

y

Data Flow Diagrams

y

Document Flowcharts

y

System Flowcharts

y

Program Flowcharts

(27)

Entity Relationship Diagram (ERD)…

y

is a documentation technique to represent the

relationship + between entities * in a system.

y

The REA model version of ERD is widely

used in AIS. REA uses 3 types of entities:

y

resources (cash, raw materials)

y

events (release of raw materials into the production

process)

y

agents (inventory control clerk, vendor, production

(28)

Cardinalities…

y

represents the numerical mapping between entities:

y

one-to-one

y

one-to-many

y

many-to-many

(29)

Sales-person Car Type Customer Order Vendor Inventory Assigned Places Supply

Entity Relationship Entity

1 M

M

_M

1

1 Cardinalities

(30)

Data Flow Diagrams (DFD)…

y

use symbols to represent the processes, data

sources, data flows, and entities in a system

y

represent the logical elements of the system

(31)

Data Flow Diagram Symbols

Entity

Name

N

Process Description Data Store Name Direction of data flow

(32)

Data Flow Diagram Symbols

y Process

y Menggambarkan pekerjaan atau aksi yang dilakukan pada

data sehingga data tersebut dapat ditransformasikan, disimpan atau didistribusikan.

y Data Store

y Menggambarkan data secara keseluruhan y Dapat menyajikan data dalam bentuk

y File folder

y Computer-based file y Notebook

(33)

Data Flow Diagram Symbols

y Source/Sink

y Menggambarkan asal dan/atau tujuan data.

y Kadangkala ditunjukkan sebagai external entity. y Digambarkan dengan simbol segiempat.

y Namanya menyatakan sebagai apakah external agent

tersebut.

y Karena eksternal, memiliki banyak karakteristik yang tidak

menarik

y Data Flow

y menggambarkan data yang bergerak dan berpindah sebagai

suatu unit dari satu tempat ke tempat lainnya pada sistem.

y Digambarkan sebagai tanda panah.

(34)

(35)

Context Diagrams

y

DFD yang meringkas semua aktifitas

pengolahan

y

View level tertinggi dari suatu sistem

y

Menunjukkan system boundaries

y

Skopenya disajikan oleh proses tunggal dan

(36)

(37)

(38)

Balanced DFDs

y

Lima slide berikut ini menggambarkan “balanced” data

flow diagrams.

y

Balanced DFDs ada jika data flows external ekivalen.

y

DFD yang pertama adalah diagram konteks dan yang

berikutnya adalah suatu “explosion” dari diagram

tersebut ke DFD logik level 0.

y

Diagram selanjutnya lagi adalah suatu “explosion” dari

(39)

Source

The

System

Sink

A

B

Context Diagram

39 39

(40)

Source

Sink

1.0

3.0

2.0 The level 0

DFD

Data Store A

C

D

B

40 40

(41)

1.1

1.3

1.2

1.4 G

E

C

A

D

F

Diagram 1.0

41 41

(42)

3.1

3.2 H

D

I

B

File

Diagram 3.0

42 42

(43)

3.1.1

3.1.2 D

J

I

H

Diagram 3.1

43 43

(44)

Context Diagram of a

Food Ordering System

44

(45)

Level‐0 DFD of a

Food Ordering System

45

(46)

Level‐1 DFD of a Food Ordering System

46

(47)

(48)

(49)

Evaluating DFD Quality

y

Mudah dibaca

y

Secara internal konsisten

y

Menyajikan sistem secara akurat

y

Mengurangi overload informasi

(50)

DFD Diagramming

Rules

(51)

Unnecessary Data Input: Black Hole

(52)

(53)

(54)

Documentation of DFD

Components

Proses pada level terendah harus

digambarkan secara rinci.

Penyimpanan data harus digambarkan

dalam bentuk data elements

Setiap data element harus digambarkan

Berbagai pilihan untuk definisi proses

(55)

Preparing Data Flow Diagrams

y

Baca narasi dengan baik – jumlah

baris dan paragraf pada text.

y

Siapkan tabel entitas dan aktifitas.

y

Gambarkan diagram konteks –

(56)

DFD Guidelines

1. Masukkan dalam konteks sistem (bubble) setiap entitas

yang melaksanakan satu atau lebih aktifitas – aktifitas pengolahan informasi.

2. Mulai sekarang, masukkan hanya rutin-rutin pengolahan

normal, tanpa kecuali rutin-rutin atau

error routines, pada diagram konteks, DFD fisik, dan DFD logik level 0.

3. Masukkan pada dokumentasi sistem semua (dan hanya)

aktifitas-aktifitas dan entitas yang dIgambarkan pada narasi sistem – tidak lebih dan tidak kurang.

4. Saat entitas ganda beroperasi secara identik, gambarkan

(57)

Causeway Context Diagram

Charge

customer

Bank

General

ledger

office

Cash

receipts

on account

system

Payment

Deposit

Cash receipts

total

(58)

DFD Guidelines (cont.)

5. Untuk lebih jelasnya, gambarkan alur data untuk setiap alur ke dalam dan keluar file. Untuk kejelasan dan

untuk membantu menentukan bahwa Anda telah

memasukkan semua alur penting, beri label tiap alur dengan nomor aktifitas yang muncul pada alur atau dengan suatu deskripsi dari alur.

6. Jika suatu file penting secara logik (yaitu, karena suatu penundaan antara proses), masukkan file pada

(59)

DFD Guidelines (cont.)

7. Kelompokkan

aktifitas-aktifitas

jika

terjadi

di

tempat

yang sama

dan

pada

waktu

yang sama.

8. Kelompokkan

aktifitas-aktifitas

jika

terjadi

pada

waktu

yang sama

tetapi

di

tempat-tempat

yang berbeda.

9. Kelompokkan

aktifitas-aktifitas

yang berhubungan

secara

logik.

10. Agar DFD dapat

dibaca, gunakan

antara

5 dan

7 bubbles.

(60)

(61)

DFD Guidelines (cont,)

11. Suatu data flow seharusnya menuju ke operasi-operasi entity square jika hanya melakukan fungsi-fungsi operasi (yaitu,

fungsi-fungsi yang berhubungan dengan pekerjaan seperti penyimpanan barang, pengambilan barang dari shelter, dst) yang dilakukan oleh entitas tersebut. Suatu data flow

seharusnya memasukkan entitas bubble jika entitas

operasinya adalah melakukan aktifitas pengolahan informasi.

12. Pada DFD fisik, pembacaan penyimpanan data komputer dan

penulisan ke penyimpanan data komputer harus melalui computer bubble.

13. Pada DFD logik, data flows tidak dapat mengalir dari buble

(lingkaran) yang memiliki nomor lebih besar ke buble (lingkaran) yang memiliki nomor lebih kecil.

(62)

Document Flowcharts

y

Flowcharts

adalah representasi piktorial dari sistem

pengolahan transaksi yang menggambarkan berbagai

jenis alur.

y

Document Flowchart:

y menekankan input-input dan output-output hardcopy serta

alurnya melalui unit-unit organisasi.

y Isinya lebih detil daripada DFD.

y menggambarkan pemisahan fungsi dari suatu sistem.

y

Auditors dan accountants dapat menggunakan flowcharts

pada saat menganalisa sistem untuk menunjukkan

kelemahan kontrol dan pelaporan.

(63)

Common Document Flowcharting

Symbols - I

Punched Card Keying operation Document Multiple copies of a specific document Floppy Disk Manual Operation Connector between two points on a flowchart Journal or ledger

(64)

Permanent file of documents Information flow Document flow Annotation for additional explanation Envelope Adding machine tape used for batch control

Common Document Flowcharting

Symbols - II

(65)

A Sample Document Flowchart

Requesting Department Central Supplies Department

Goods Requisition Form

A

1 2

File

A

Goods Requisition Form

1

(66)

System Flowcharts

y System Flowcharts menggambarkan alur data dan

langkah-langkah pengolahan pada suatu sistem informasi akuntansi.

y Simbol-simbol yang digunakan adalah yang sesuai

dengan standar konvensi industri Amerika, yaitu sesuai dengan American National Standards Institute (ANSI) y Flowcharting symbols dikelompokkan sebagai

simbol input-output, proses, penyimpanan,

simbol-simbol data dan alur informasi, serta simbol-simbol rupa-rupa (miscellaneous).

(67)

Standard Flowchart Symbols

INPUTS PROCESSING OUTPUT DATA STORES CONNECTORS

MISCELLANEOUS DOCUMENTS MANUAL KEYING PUNCH CARD COMPUTER PROCESS MANUAL PROCESS OFFLINE PROCESS CRT DISPLAY GENERAL PURPOSE INPUT-OUTPUT DISK TAPE PAPER FILING SEQUENCE: A = ALPHABETICAL C = CHRONOLOGICAL N = NUMERICAL START/STOP ON-PAGE CONNECTOR OFF-PAGE CONNECTOR LOGIC FLOW TELECOMMUNICATIONS LINK ANNOTATIONS BATCH TOTAL

GOODS; I.e. inventory shipment

(68)

Common System

Flowcharting Routines

y

Slide-slide berikut ini menunjukkan beberapa cara

untuk menunjukkan pengolahan dengan

menggunakan system flowcharting.

y

Perhatikan cara pengesetan kolom-kolom untuk

mengkomunikasikan alur aktifitas antara

entitas-entitas pengolahan.

(69)

Masukkan dokumen ke

komputer melalui keyboard, edit input, record input

Record input Input document Data store1 Data store 2 CLERK COMPUTER Edit/validate input Key input Display input or error Resolve errors, if any Key corrections; accept input Accepted input Input document

(70)

Query input Process query Display User Update Computer

User queries the computer Update sequential data store Data store(s) Input data Old master data New master data Computer

(71)

USER COMPUTER Document Prepare batch totals Batch totals Key document Accepted input Document N Record input Transaction data Prepare exception and summary report Exception and summary report

(Implies manual reconciliation of batch totals)

PREPARATION AND LATER MANUAL RECONCILIATION OF CONTROL TOTALS

(72)

DATA ENTRY CLERK 1 NETWORKED PCs DATA ENTRY CLERK 2 Documents Documents Key enter Rekey inputs Verified input Accepted inputs Record input Verify inputs Input data Documents A A

(73)

Masukkan dokumen ke komputer dengan

menggunakan scanner.

Scanning clerk _Computer

Input document

Scan

document Update_data

Data store(s)

(74)

Input document Scan document Record image Input image Display image of document Record data Document image Key data

Scanning Clerk Computer Data Entry Clerk

Masukkan dokumen ke komputer dengan menggunakan scanner dan manual keying

(75)

System flowcharting guidelines

1. Bagilah

flowchart ke

dalam

kolom-kolom;

masing-masing

satu

untuk

setiap

internal entity dan

satu

untuk

setiap

external entity. Berilah

label pada

setiap

kolom.

2. Kolom-kolom

flowchart harus

dibuatkan

lay-outnya

sehingga

aktifitas-aktifitas

flowchart mengalir

dari

kiri

ke

kanan, tetapi

kolom-kolom

tersebut

sebaiknya

ditempatkan

agar dapat

meminimalkan

garis-garis

yang bersilangan

(crossed lines) dan

konektor

(tanda

hubung).

(76)

System flowcharting guidelines (cont.)

3. Flowchart logic seharusnya

mengalir

dari

atas

ke

bawah

dan

dari

kiri

ke

kanan. Untuk

lebih

jelasnya, beri

tanda

panah

pada

semua

flow

lines.

4. Buatlah

flowchart dalam

satu

halaman. Jika

tidak

dapat, gunakan

banyak

halaman

dengan

off-page connectors. Jangan

tempelkan,

jangan

diikat, jangan

diberi

staple, atau

apapun

untuk

memperkecil

flowchart agar

menjadi

satu

halaman.

(77)

(78)

System flowcharting guidelines

(cont.)

5. Di

setiap

kolom, setidaknya

harus

ada

satu

proses

manual, keying operation, atau

data store antar

dokumen. Jangan

hubungkan

secara

langsung

dokumen-dokumen

pada

kolom

yang sama.

6. Pada

saat

terjadi

persilangan

garis

organisasi

(satu

kolom

dengan

yang lain), tunjukkan

suatu

dokumen

akhir

dari

kedua

garis

alur

tersebut

kecuali

jika

hubungannya

sangat

pendek

sehingga

maksudnya

menjadi

tidak

jelas.

(79)

System flowcharting guidelines

(cont.)

7. Dokumen-dokumen

atau

laporan-laporan

yang

dicetak

di

pengolahan

data (PD) seharusnya

ditunjukkan

dulu

di

kolom

PD. Kemudian

tunjukkan

tujuan

dokumen

atau

laporan

ke

unit tujuan.

8. Dokumen-dokumen

atau

laporan-laporan

yang

dicetak

oleh

fasilitas

peralatan

komputer

terpusat

di

unit organisasi

lain (gudang, bagian

pengiriman)

seharusnya

tidak

ditunjukkan

pada

fasilitas

(80)

System flowcharting guidelines

(cont.)

9. Pengolahan

di

dalam

unit organisasi

pada

alat

–alat

seperti

PC atau

cash register yang dikomputerisasi

seharusnya

ditunjukkan

pada

unit tersebut

atau

sebagai

kolom

terpisah

dekat

dengan

unit tersebut,

tetapi

tidak

pada

kolom

fasilitas

komputer

pusat.

10. Langkah-langkah

pengolahan

sekuensial

(baik

yang dikomputerisasi

ataupun

yang manual)

dengan

tanpa

penundaan

antara

proses-proses

tersebut

dapat

ditunjukkan

sebagai

satu

proses

atau

sebagai

urutan

proses.

(81)

System flowcharting guidelines

(cont.)

11. Satu-satunya

cara

ke

unit penyimpanan

data

komputer

adalah

melalui

segi

empat

pengolahan

komputer.

12. Proses

manual tidak

diperlukan

untuk

menunjukkan

pengiriman

suatu

dokumen.

Pengiriman

dokumen

harus

dijelaskan

dari

perpindahan

dokumen

itu

sendiri.

13. Jangan

menggunakan

proses

manual untuk

memfile

suatu

dokumen. Tunjukkan

saja

dokumen

yang akan

dimasukkan

ke

file.

(82)

Sales Order 4 Customer

Order

Sales Department Credit Department Warehouse _{Shipping Department}

Finished Document Flowchart Showing Areas of Activity Customer Customer Order Prepare Sales Orders Sales Order #1Sales Order #1Sales Order #1Sales Order #1 N Sales Order #1 Checks Credit Credit Records Signed Sales Order #1 Signed Sales Order #1 Distribute SO and File N Customer OrderSigned Sales

Order #1 Sales Order 4 Sales Order3 Sales Order2 Sales Order2 Sales Order 4 Sales Order3 Picks Goods Stock Records A A Sales Order2 Picks Goods N Sales Order3 Customer Sales Order2

(83)

Program Flowcharts…

illustrate the logic used in programs

Program Flowchart Symbols

Logical process Decision Terminal start or end operation Input/output operation Flow of logical process

(84)

LATIHAN

Soal 1

Untuk aktivitas-aktivitas berikut ini, gambarkanlah

potongan

flowchart

yang tepat.

1.

File pesanan

penjualan

dan

file penerimaan

kas

digunakan

untuk

meng

–

update

master file

pesanan

penjualan.

2.

Fungsi akuntansi menerima tiga dokumen : order

penjualan, bukti pengiriman dan faktur penjualan.

Ketiga dokumen tersebut dibandingkan dan

kemudian diarsipkan. Selain itu, fungsi akuntansi

juga melakukan pencatatan pada jurnal penjualan.

(85)

LATIHAN

Soal 2

PT AYO MAJU adalah sebuah perusahaan yang berlokasi di Bekasi. Deskripsi

dari sistem pengolahan gaji yang dimiliki oleh perusahaan adalah sebagai berikut:

Untuk menghitung gaji pegawai, perusahaan menggunakan data yang berasal

dari kartu yang berisi data waktu kerja pegawai dari berbagai departemen serta data pegawai yang disiapkan oleh bagian sumber daya manusia (SDM). Data file pegawai/gaji dari bagian SDM selalu diupdate terlebih dahulu

sebelum dikirim ke sistem pengolahan gaji pegawai .

Proses pembayaran gaji pegawai akan menghasilkan cek bagi pegawai serta

payroll check bagi bank. Data gaji pegawai yang telah diproses akan disimpan

kembali pada file employee/gaji pegawai dan akan digunakan untuk

mempersiapkan laporan gaji pegawai bagi manajemen serta untuk menghitung pajak untuk yang dibayarkan ke pemerintah.

(86)

LATIHAN

Soal 2

Proses untuk pembayaran gaji pegawai juga menghasilkan

payroll disbursement voucher.

Proses pembayaran pajak kepada pemerintah menghasilkan

payrol disbursement voucher dan laporan pajak dan cek

untuk pembayaran pajak. Payroll disbursement voucher yang dihasilkan dari proses pembayaran gaji pegawai dan proses pembayaran pajak akan digunakan untuk mengupdate

general ledger. Anda diminta:

Buat diagram konteks dan DFD level zero dari sistem